Oktatási anyag Excel kezdő 2010.10.11. 1
Tartalom I. Alapfogalmak... 3 A munkafüzet és részei... 3 Aktív cella... 3 Tartomány... 3 Összefüggő tartomány... 3 Nem összefüggő tartomány... 4 II. A program környezete... 5 Eszköztárak... 5 Eszköztárak megjelenítése ill. elrejtése... 5 Több megnyitott dokumentum kezelése... 5 Átváltás a megnyitott munkafüzetek között:... 5 III. A munkafüzet egészére vonatkozó műveletek... 6 Új munkafüzet létrehozása... 6 Munkafüzet mentése... 6 Munkafüzet megnyitása... 6 Mozgás a munkalapon... 6 Munkalapok kezelése... 6 Mozgás a munkalapok között... 6 Munkalap átnevezése... 7 A táblázat szerkesztése... 7 Adatok bevitele ill. módosítására... 7 Táblázat részeinek kijelölése... 7 Összefüggő tartomány kijelölése... 7 Nem összefüggő tartomány kijelölése... 8 Teljes sor vagy oszlop kijelölése... 8 Több sor vagy oszlop kijelölése... 8 Teljes táblázat kijelölése... 8 Új sor(ok) vagy oszlop(ok) beszúrása... 8 Sor(ok) vagy oszlop(ok) törlése... 8 Cellák tartalmának törlése... 8 Cellák másolása... 8 Cellák áthelyezése... 9 IV. Az Excel adattípusai... 10 2
I. Alapfogalmak A munkafüzet és részei A táblázatkezelő programmal készített dokumentumokat munkafüzetnek nevezzük. Egy munkafüzet több munkalapból áll. Egy munkalap pedig tulajdonképpen egy hatalmas táblázat. A táblázat sorokból és oszlopokból áll. A táblázat egy rubrikáját ami a táblázat valamely sorának és oszlopának találkozása - cellának nevezzük. Ahhoz, hogy ebben a nagy táblázatban tájékozódni tudjunk, a táblázat sorait és oszlopait azonosítókkal látták el. A sorokat számokkal azonosítjuk, az oszlopokat pedig az ábécé betűivel, ill. mivel több oszlop van, mint ahány betű az angol ábécében, a Z után betűpárokat használunk: AA, AB, stb. Ily módon a táblázat bármelyik celláját azonosítani tudjuk oly módon, hogy megadjuk, mely sor, ill. oszlop kereszteződésében található. Az F oszlop hatodik cellájára például F6 jellel hivatkozunk. Az F a cella oszlopazonosítója, a 6-os pedig a sorazonosítója. Az F6 kódot cellahivatkozásnak nevezzük. Aktív cella A táblázatnak mindig ki van jelölve valamelyik cellája, ahová adatot vihetünk be. Ezt a képernyőn egy vastag keretű télalap, az ún. cellakijelölő ( nevezzük. )mutatja. Ezt a cellát aktív cellának Tartomány Sokszor szükség van arra, hogy egyszerre több cellára hivatkozhassunk. Egy több cellából álló területet tartománynak nevezünk. Összefüggő tartomány Ha ez a tartomány téglalap alakú, akkor összefüggő tartománynak nevezzük, és úgy hivatkozunk rá, hogy kettőspontok között megadjuk a négyszögletes terület bal felső, ill. jobb alsó celláját (Pl.: B2:C4). 3
Nem összefüggő tartomány Ha a tartomány nem összefüggő, azaz nem egyetlen téglalapalakú terület, akkor összefüggő tartományokra bonthatjuk, és azokat külön-külön adjuk meg, egymástól pontosvesszővel elválasztva. Pl. (B2:B4; C4:D5;B6) 4
II. A program környezete Kiválasztjuk a Start \ Programok menüből a Microsoft Excel ikonját, vagy: A Sajátgépben vagy a Keresés programmal megkeressük az alkalmazást indító Excel.exe fájlt, és duplán kattintunk az ikonjára. Mint minden Windows-ablakban, itt is megtaláljuk a fejlécsort, menüsort, eszköztárat, gördítősávokat és az állapotsort. A fejlécsorban az alkalmazás neve mellett a megnyitott, aktív munkafüzet nevét olvashatjuk. Az újonnan létrehozott, még nem mentett dokumentumokat az Excel Munkafüzet néven tárolja, és megszámozza őket a létrehozás sorrendjében. Az eszköztár alatt elhelyezkedő sor két részből áll: a bal oldalon lévő név mezőből és az ún. képletsorból. A név mezőben az aktív cella nevét látjuk, a képletsorban tekinthetjük meg, ill. szerkeszthetjük az adott cella tartalmát. A munkaterületen találjuk magát a táblázatot, a munkafüzet egy munkalapját. Az első sor az oszlopazonosítók sora, az első oszlop pedig a sorazonosítók oszlopa, amelyek segítik a táblázatban való tájékozódást. A munkaterület alatti sor szintén két részből áll. A jobb oldali sáv az egyszerű vízszintes görgetősáv. A bal oldalon található gombok, az ún. munkalapfülek. segítségével lapozhatunk a munkafüzetben, azaz itt választhatjuk ki azt a munkalapot, amellyel éppen dolgozni akarunk. Eszköztárak A Microsoft Excel alkalmazásban több eszköztár is segíti a különböző műveletek gyors elérését. Az egyes eszköztárakat egymástól függetlenül elrejthetjük vagy megjeleníthetjük az alkalmazás ablakában. Eszköztárak megjelenítése ill. elrejtése Kiválasztjuk a Nézet \ Eszköztárak menüpontot, és a megjelenő listában az elrejteni vagy megjeleníteni kívánt eszköztár nevére kattintunk. Az éppen látható eszköztárakat a listában pipa jelzi. A leggyakrabban használt műveletek ikonjait a Szokásos és a Formázás eszköztárak tartalmazzák. Több megnyitott dokumentum kezelése A Microsoft Excel alkalmazással egyszerre több munkafüzetet is megnyithatunk. Az összes megnyitott munkafüzet a táblázatkezelő ablakán belül külön ablakban található. A megnyitott munkafüzetek között mindig van egy aktív, mellyel az adott pillanatban dolgozunk. Átváltás a megnyitott munkafüzetek között: Az Ablak menüben megjelenő megnyitott dokumentumok listájából kiválasztjuk azt, amelyet aktívvá kívánunk tenni. 5
III. A munkafüzet egészére vonatkozó műveletek Új munkafüzet létrehozása A Microsoft Excel indításkor automatikusan megnyit az alkalmazás ablakán belül egy új iratot Munkafüzet1 néven. A dokumentum neve mindaddig Munkafüzet1 marad, míg azt el nem mentjük háttértárra valamilyen más néven. Ha munka közben újabb dokumentumokat hozunk létre, azok Munkafüzet néven jönnek létre egyre növekvő sorszámmal. Új munkafüzetet a következőképpen hozhatunk létre: Kattintunk a Szokásos eszköztár Új dokumentum gombján ( ). Munkafüzet mentése Kiválasztjuk a Fájl \ Mentés vagy a Fájl \ Mentés másként menüpontot, vagy a Szokásos eszköztáron a Mentés gombra ( ) kattintunk. A Hely mezőben beállítjuk azt a mappát, amelyben el szeretnénk helyezni a dokumentumot. A Fájlnév mezőbe beírjuk a dokumentum nevét. Az.xls kiterjesztést az alkalmazás automatikusan a név mögé fűzi, ezért a fájlkiterjesztést nem kell megadni. A Mentés gombra kattintunk. Munkafüzet megnyitása Kiválasztjuk a Fájl \ Megnyitás menüpontot vagy a Szokásos eszköztáron a Megnyitás gombra ( ) kattintunk. A Hely mezőben beállítjuk azt a mappát, amelyben a megnyitni kívánt dokumentum található. A Hely mező alatt megjelenő listában kattintással kijelöljük a dokumentumot. A Megnyitás gombra kattintunk. Mozgás a munkalapon A táblázatban való mozgás tulajdonképpen a cellakijelölő mozgatását jelenti. A cellakijelölő mozgatásával egy másik cellát teszünk aktívvá, ezáltal lehetővé téve az adott cella szerkesztését. Billentyűzettel, A cellakijelölőt az aktív cellától balra ill. jobbra eső szomszédos cellába viszi., A cellakijelölőt az aktív cella felett ill. alatt lévő szomszédos cellába viszi. PgUp, PgDn A cellakijelölőt egy képernyőoldallal feljebb, ill. lejjebb viszi. Egérrel A bal egérgombbal az aktívvá tenni kívánt cellában kattintunk. Ha az adott cella nem látható a képernyőn, a görgetősávot használjuk a táblázatban való navigáláshoz. Munkalapok kezelése Mozgás a munkalapok között A munkafüzet általában több munkalapból áll, ezek közül mindig van egy aktív, amellyel éppen dolgozunk. Egy munkalapot az alábbi módon tehetünk aktívvá: Bal egérgombbal szimplán kattintunk a megfelelő munkalapfülön. 6
Munkalap átnevezése Duplán kattintunk a munkalapfülön. Beírjuk a munkalap új nevét. Enter-t ütünk. A táblázat szerkesztése Adatok bevitele ill. módosítására Aktívvá tesszük azt a cellát, amelybe adatot kívánunk bevinni. Belekattintunk a képletsorba. Beírjuk az adatot. Enter-t ütünk vagy a képletsor gombjára kattintunk. Más lehetőség az adatbevitelre: Aktívvá tesszük azt a cellát, amelybe adatot szeretnénk bevinni. Lenyomjuk az F2 funkcióbillentyűt. Begépeljük az adatot. Enter-t ütünk vagy a képletsor gombjára kattintunk. Még egy módszer: Duplán kattintunk a szerkeszteni kívánt cellában. Beírjuk vagy átírjuk az adatot. Enter-t ütünk vagy a képletsor gombjára kattintunk. Az alábbi módszert módosításnál nem, csak új adatok bevitelénél használjuk: Aktívvá tesszük azt a cellát, amelybe adatot szeretnénk bevinni. Begépeljük az adatot. Enter-t ütünk vagy a képletsor gombjára kattintunk. A beírt adat két helyen is megjelenik: magában a táblázatban, és a képletsorban. Írás közben az állapotsorban a Beírás vagy a Szerkesztés felirat látható. Ha a begépelt adatot mégsem szeretnénk véglegesíteni, akkor az ESC billentyűvel vagy a képletsor gombjával visszaállíthatjuk a cella korábbi állapotát. Táblázat részeinek kijelölése Az Excel-ben a legtöbb művelet elvégzéséhez ki kell jelölni azokat a cellákat, amelyeken a műveletet el szeretnénk végezni. Erre csak akkor nincs szükség, ha egyetlen celláról van szó, hiszen az aktív cella mindig ki van jelölve. Összefüggő tartomány kijelölése Billentyűzettel: A cellakijelölőt a kijelölendő tartomány egyik sarkába visszük. Lenyomjuk a Shift billentyűt. A Shift billentyű nyomva tartása közben a kurzormozgató billentyűk (ill. nagyobb tartomány kijelölése esetén a PgUp, PgDn billentyűk) segítségével kijelöljük a kívánt tartományt. Felengedjük a Shift billentyűt. Egérrel: A tartomány egyik sarkában lévő cellából az egérkurzort az átellenes cellába húzzuk. Vigyázat! A kijelölés megkezdése előtt győződjünk meg róla, hogy az egérkurzor alakú! 7
Nem összefüggő tartomány kijelölése Kijelöljük az első összefüggő résztartományt. Lenyomjuk a Ctrl billentyűt. A Ctrl billentyű nyomva tartása közben kijelöljük a többi résztartományt is. Felengedjük a Ctrl billentyűt. Teljes sor vagy oszlop kijelölése A sor- vagy oszlopazonosítóra kattintunk. Több sor vagy oszlop kijelölése Végigvonszoljuk az egérkurzort a kijelölendő sorok vagy oszlopok azonosítóin. Teljes táblázat kijelölése A munkaterület bal felső sarkában (ahol az oszlopazonosítók sora és a sorazonosítók oszlopa találkozik) kattintunk. Új sor(ok) vagy oszlop(ok) beszúrása Az új sor(ok) ill. oszlop(ok) alatt kijelölünk annyi sort ill. oszlopot, amennyit be szeretnénk szúrni. Kiválasztjuk a Beszúrás \ Sorok vagy a Beszúrás \ Oszlopok menüpontot. Sor(ok) vagy oszlop(ok) törlése Kijelöljük a törlendő sor(oka)t ill. oszlopo(ka)t. Kiválasztjuk a Szerkesztés \ Törlés menüpontot. Cellák tartalmának törlése Kijelöljük a törlendő cellákat. Lenyomjuk a Delete billentyűt. Ez a módszer csak a cellák tartalmát törli, magukat a cellákat nem. A Delete billentyűvel csak a cellák értéke törlődik, a cella formátuma megmarad. Ha pl. félkövér betűstílussal szedett szöveget tárolunk egy cellában, majd töröljük a Delete billentyűvel, akkor abban az esetben, ha a kitörölt érték helyébe új adatot viszünk be, az automatikusan félkövér betűstílussal jelenik meg. Ha azt szeretnénk, hogy egy cellának nemcsak értéke, hanem formátuma is törlődjön, akkor kijelöljük az adott cellát, majd kiválasztjuk a Szerkesztés \ Tartalom törlése \ Mindent menüpontot. Cellák másolása Cellák másolása a vágólap segítségével Kijelöljük a másolni kívánt cellákat Kiválasztjuk a Szerkesztés \ Másolás menüpontot, vagy a Szokásos eszköztár Másolás gombjára ( ) kattintunk. A cellakijelölőt odavisszük, ahová a cellákat másolni kívánjuk. (több cella másolása esetén ebbe a cellába kerül majd a kijelölt tartomány bal felső cellája) Kiválasztjuk a Szerkesztés \ Beillesztés menüpontot, vagy a Szokásos eszköztár Beillesztés ikonjára ( ) kattintunk. Fogd és vidd módszerrel Kijelöljük a másolni kívánt cellákat. 8
Az egérkurzort a kijelölt tartomány szélére visszük (az egérmutató alakúvá változik), majd a Ctrl billentyű nyomva tartása közben a megfelelő helyre vonszoljuk. Cellák áthelyezése Cellák áthelyezése a vágólap segítségével Kijelöljük a másolni kívánt cellákat Kiválasztjuk a Szerkesztés \ Kivágás menüpontot, vagy a Szokásos eszköztár Kivágás gombjára ( 9
IV. Az Excel adattípusai A táblázatkezelő programokkal bevitt adatokkal általában különböző matematikai vagy egyéb műveleteket végzünk. A különböző típusú adatokkal azonban nem végezhetünk el tetszőleges műveletet. Még a számítógép sem képes például arra, hogy szöveges adatokat adjon vagy szorozzon össze egymással. A táblázatkezelő program már az adatbevitel során automatikusan hozzárendel az adatokhoz valamilyen típust, és ezzel meghatározza azt is, hogy az adattal milyen műveletek végezhetők. Az alábbiakban felsoroljuk az Excel-ben használt legfontosabb típusokat: Szöveg A táblázatban általában a leíró jellegű adatok, amelyekkel legtöbbször nem végzünk műveletet. Szám A legfontosabb típus. Matematikai műveleteket, statisztikai számításokat végezhetünk velük. Fontos tudni, hogy a számítógép csak a megfelelő formában bevitt adatokat tudja számként értelmezni. A számokat például sosem szabad a mértékegységgel együtt beírni, mert ilyenkor a program szöveges típust rendel hozzá, és nem tudunk vele matematikai műveleteket végezni. Amíg nem állítjuk be a cellák igazítását (ld. a Táblázatok formázása című fejezetet), addig az adatbevitelkor a táblázatkezelő a szám típusú adatokat automatikusan jobbra igazítja, ebből tudhatjuk, hogy a számokat a megfelelő formában vittük-e be. Dátum A szám típus egy speciális fajtája. A táblázatkezelő program ugyanis a dátum típusú adatokat egyetlen szám formájában tárolja. Ez a szám az 1900. január 1-je és az adott dátum között eltelt napok száma. Így például kivonhatunk egymásból két dátum típusú adatot, meg fogjuk kapni a két dátum között eltelt napok számát. Logikai Két ilyen érték van: az IGAZ és a HAMIS. A gyakorlatban kisebb jelentőségű. 10