Bevezetés az Excel 2010 használatába

Átírás

1 Molnár Mátyás Bevezetés az Excel 2010 használatába Csak a lényeg érthetően!

2 Tartalomjegyzék A TÁBLÁZATKEZELÉS ALAPJAI 1 AZ EXCEL PROGRAMABLAK FELÉPÍTÉSE 1 GYORSELÉRÉSI ESZKÖZTÁR 5 ÁLLAPOTSOR 6 AZ EXCEL MUNKAFÜZET 7 ADATBEVITEL 7 A BACKSTAGE NÉZET 14 KÉPERNYŐ NÉZETEK 19 TÁBLÁZATOK SZERKESZTÉSE 21 CELLATARTALOM SZERKESZTÉSE 21 SZERKESZTŐ MŰVELETEK VISSZAVONÁSA 22 SOROK, OSZLOPOK BESZÚRÁSA, TÖRLÉSE 22 MÁSOLÁS 24 ÁTHELYEZÉS 27 KÉPLET ÉS FÜGGVÉNYHASZNÁLAT ALAPJAI 29 MATEMATIKAI MŰVELETEK VÉGREHAJTÁSI SORRENDJE 29 CELLA- ÉS TARTOMÁNYHIVATKOZÁSOK 31 A FÜGGVÉNY HASZNÁLAT ALAPJAI 37 HIBAÉRTÉKEK JELENTÉSE 42 MUNKALAPOK KEZELÉSE 43 MUNKALAPOK SZERKESZTÉSE 43 HIVATKOZÁS MÁSIK MUNKALAPON LÉVŐ ADATRA 48 TÁBLÁZATOK FORMÁZÁSA 49 FORMÁZÁS A MINIPULT ÉS A HELYI MENÜK PARANCSAIVAL 49 A CELLÁK FORMÁZÁSA PÁRBESZÉDPANEL 49 FORMÁZÁS CELLASTÍLUSOKKAL 50 FORMÁZÁS DOKUMENTUM TÉMÁKKAL 51 BETŰTÍPUSOK 52 CELLÁK EGYESÍTÉSE 54 CELLATARTALOM IGAZÍTÁSA 54 SZÁMFORMÁTUMOK 55 CELLÁK SZEGÉLYEZÉSE ÉS MINTÁZÁSA 59 CELLÁK KITÖLTÉSE SZÍNNEL 60 OSZLOPSZÉLESSÉG BEÁLLÍTÁSA 60 SORMAGASSÁG BEÁLLÍTÁSA 61 OLDALBEÁLLÍTÁSOK ÉS NYOMTATÁS 63 OLDALBEÁLLÍTÁSOK 63 ÉLŐFEJ ÉS ÉLŐLÁB 67 A MUNKAFÜZET NYOMTATÁSA 69 TARTALOMJEGYZÉK 71

3 CELLA- ÉS TARTOMÁNYHIVATKOZÁSOK A hivatkozás a munkalap celláját vagy cellatartományát azonosítja, és közli az Excellel, hol keresse a képletben használni kívánt adatokat. Hivatkozhatunk ugyanazon munkafüzet más munkalapjainak celláira, más munkafüzetben lévő adatra. A más munkafüzetek celláira történő hivatkozást külső hivatkozásnak (csatolásnak) hívjuk. Az Excel az új fájlformátumban az oszlopokra betűkkel (A-tól XFD-ig, összesen oszlop), a sorokra számmal hivatkozik (1-től ig). Ezeket a betűket és számokat sor- és oszlopazonosítónak hívjuk. Cellahivatkozáskor először az oszlop betűjét, majd a sor számát adjuk meg. A B10 például a B oszlop és az 10. sor metszéspontjában található. Cellatartományra hivatkozáskor adjuk meg a tartomány bal felső sarkában lévő cella hivatkozását, egy kettőspontot (:), majd a tartomány jobb alsó sarkában lévő hivatkozást. A hivatkozás tárgya Az A oszlop 10. sorában lévő cella Az A oszlop sorának cellatartománya A B-E oszlop 15. sorának cellatartománya Hivatkozás A10 A10:A20 B15:E15 Az 5. sor minden cellája 5:5 Az sor minden cellája 5:10 A H oszlop valamennyi cellája A H-J oszlop valamennyi cellája Az A-E oszlop sorának cellatartománya H:H H:J A10:E20 Relatív hivatkozás Amikor képletet hozunk létre, a cellákra vagy tartományokra vonatkozó hivatkozások általában a képletet tartalmazó cellához viszonyítva (relatíve) határozzák meg az adat helyét. A következő példában a D2 cellában lévő képlet ugyanabban a sorban a képlettől balra két cellával lévő értékhez hozzáadja a képlettől egy sorral lejjebb és balra kettő cellával lévő értéket ezt relatív hivatkozásnak nevezzük. Ez most a B2 és B3 cellát jelenti. Ha relatív hivatkozást tartalmazó képletet másolunk, az Excel a hivatkozásokon relatíve nem változtat. A másolat is ugyanabban a sorban a képlettől balra két cellával lévő értékhez hozzáadja a képlettől egy sorral lejjebb és balra kettő cellával lévő értéket ezért másolat ugyanazt a műveletet végzi, relatíve ugyanonnan vett adatokkal.

4 Igaz, hogy emiatt viszont az oszlop és/vagy a sorazonosító értékén változtatnia kell. Így lett a B2 hivatkozásból B3, és a B3-ból pedig B4. A program hajlandó a hivatkozásokat úgy is megmutatni nekünk, ahogy azt előbb szavakkal leírtuk (konkrét cellahivatkozások nélkül). Ehhez be kell kapcsolnunk az S1O1 hivatkozási stílusú megjelenítést (Fájl, Beállítások, Képletek parancs S1O1 hivatkozási stílus jelölőnégyzetet). Íme, a B2 cella képlete! Ne tessék megrémülni, pontosan az van odaírva, amit előbb emberi nyelven elmondtunk. Az első hivatkozás S betűje (Sor) mögött nincs szám, ez azt jelenti, hogy ugyanabban a sorban van az adat, mint a képlet. Az O betű (Oszlop) mögött szögletes zárójelben -2 látható, azaz balra két oszloppal van adat. Ez csak így leírva tűnik bonyolultnak, ha már értjük, akkor ez egyszerű lesz! Az oszlopazonosító betűjeleket sorszámokra cserélte a program ennek később még szerepe lesz! Jól látható, hogy a másolt képlet betűre megegyezik az eredeti képlettel persze, hiszen azért másolat. Vigyázat! Az S1O1 hivatkozási stílus beállítás az aktuális munkafüzetre (fájlra) vonatkozik. Ha ezt fájlt mentjük, s elküldjük egy kollégánknak, akkor azt így kapja meg. Ha Ő még nem ismeri ezt megjelenítési módot (mert nem ebből a jegyzetből tanult), akkor valószínűleg a frászt hozzuk ezzel rá. Ha már értjük a relatív hivatkozás működését, akkor kapcsoljuk ki az S1O1 hivatkozási stílus jelölőnégyzetet, s így mentsük a fájlt. Abszolút hivatkozás Ha a másolt képletnek ugyanabból a cellából kell venni az adatot, mint az eredeti képletnek, akkor használjunk abszolút hivatkozást. Az abszolút hivatkozás jele a $ jel. Ha a $ jelet mind az oszlop-, mind a sorazonosító elé kitesszük, akkor ez a hivatkozás a másolás után nem változik. A B1 cella képletét bárhová másoljuk, az a második szorzó tényzőt mindig a D5 cellából veszi (mindig a D5-re hivatkozik).

5 Az S1O1 hivatkozási stílussal megjelenítve a D1 cellára történő abszolút hivatkozás így néz ki: S1O4 első sor 4. oszlop ezért vannak ebben a megjelenítési módban oszlopszámok az oszlopazonosító betűk helyett. Vegyes hivatkozás Lehetőségünk van csak az oszlopazonosítót, vagy csak a sorazonosítót rögzíteni a hivatkozásban. A hivatkozás rögzített részét a program másoláskor nem változtatja meg. $A1 vagy A$1 A következő példában hitelek kamatait számítjuk ki től ig 2%-tól 8%-ig terjedő éves kamatokkal. A B3 cellába olyan képletet írunk, amely a B3:F9 tartományba másolva mindig az A oszlopból veszi az első szorzótényezőt, abból a sorából, ahová a másolt képlet kerül. A második szorzótényezőt abból az oszlopból veszi a képlet, ahová másoljuk, de mindig a második sorból. Ezért a helyes képlet: =$A3*B$2. A B3 cella képletét akárhová másoljuk az első szorzó tényezőt mindig az A oszlopból veszi, annak abból a sorából ahová a képletet másoltuk. A második szorzó tényezőt abból az oszlopból veszi, amelyik oszlopba másoltuk, de mindig az első sorból. Váltás a relatív és az abszolút hivatkozás között Ha képletet hoztunk létre és a relatív hivatkozást abszolútra kívánjuk változtatni (vagy fordítva), jelöljük ki a képletet tartalmazó cellát. A szerkesztőlécen jelöljük ki a megváltoztatni kívánt hivatkozást és azután nyomjuk meg az F4 funkcióbillentyűt. Valahányszor az F4 billentyűt lenyomjuk, az Excel átkapcsol a kombinációk között: abszolút oszlop és abszolút sor (például $C$1); relatív oszlop és abszolút sor (C$1); abszolút oszlop és relatív sor ($C1); valamint relatív oszlop és relatív sor (C1). Ha például egy képletben a $A$1 címet jelöljük ki és megnyomjuk az F4 billentyűt, a hivatkozás A$1 lesz. Nyomjuk le ismét az F4 billentyűt, ettől a hivatkozás $A1 lesz és így tovább.