ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Az Európai Uniós pályázatok vizsgálata A vizsgálatot végezte: Az ellenőrzött szervezeti egység: Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály Fővárosi Bíróság Gazdasági Hivatala Hivatkozási szám: 2009. El. IV. O. 14. Az ellenőrzés tárgya: Az ellenőrzés típusa: Ellenőrzési módszerek és eljárások: Ellenőrzött időszak: A FBGH-ban a pályázatok lebonyolításának vizsgálata szabályszerűségi ellenőrzés dokumentációk szúrópróbaszerű vizsgálata, elemzés 2009. év A fogyatékos személyek, az időskorú, beteg, vagy babakocsit használó emberek mindennapos ügyintézését jelentősen megkönnyíti a komplex (fizikai, infokommunikációs) akadálymentesítés. Az európai uniós támogatási források igénybevételével biztosítható a közszolgáltatásokhoz való egyenlő esélyű hozzáférés. A Közép-Magyarországi Operatív Program (a továbbiakban KMOP) keretén belül pályázati felhívást tettek közzé 2008. május 15-én az Állami fenntartású közintézmények akadálymentesítése tárgyában. A Fővárosi Bíróság (a továbbiakban FB) a KMOP 2008.4.4.2. Állami fenntartású közintézmények akadálymentesítése tárgyú felhívásra 4 projekt javaslatot nyújtott be (4 épület, valamint ezeken belül két épület liftjének akadálymentesítésére), amelyeket 2008. szeptember 26-án fogadott be a Támogató. 2008. november 06-i levél szerint a Támogató döntése alapján az FB vissza nem térítendő támogatásban részesült. Ellenőrzésünk célja az uniós források felhasználásával összefüggő gazdasági folyamatok rendszeres ellenőrzése, az egyes projektek előrehaladásának, szabályszerűségének, nyomon követése, valamint a projekt szabályszerű megvalósításának elősegítése. Vizsgáljuk a megvalósítás tervszerűségét, és a források felhasználását, a közbeszerzések lebonyolítását, valamint a Támogatási Szerződésben foglaltak megvalósulását a gyakorlatban. 1
Szabályozottság Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) Az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv működésében a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel. A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat e működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. A 2008. évben a FB-nak lehetősége nyílt európai uniós források felhasználására és segítségével beruházások megvalósítására. Optimális esetben effajta támogatást a FB a jövőben is igénybe vehet. Mivel innentől kezdve az adott tevékenység is a költségvetési szerv gazdasági folyamatihoz kapcsolódik, szükséges a FB jelenlegi nyomvonalát bővíteni az európai uniós források felhasználásának gazdasági folyamataihoz (kiemelten az uniós források fogadása, felhasználása, elszámolása, ellenőrzése terén) kapcsolódó ellenőrzési nyomvonal/nyomvonalak kialakításával. Mivel a pályázatok megvalósításához közbeszerzési eljárások is szorosan kapcsolódnak, és a nyomvonal által biztosított ellenőrzési pontok egyre hangsúlyosabb szerepet kapnak, szükségesnek látjuk a nyomvonalat az előbbieken túl, a közbeszerzésekre vonatkozó nyomvonallal is bővíteni. Pályázatok vizsgálata A megvalósítandó projektek előkészítése A FB (mint Kedvezményezett) hosszas előkészületi munkákat végzett annak érdekében, hogy az Unió által évenként meghirdetett, bizonyos témakörű támogatások közül az akadálymentesítésre vonatkozó keretösszegből 4 épületére támogatást nyerjen. 2008-ban a FB elkülönített számlát is nyitott az akadály-mentesítés tervezése, a pályázat elkészítése érdekében felmerült kiadások fedezésére Az épületeket külön-külön kellett pályáztatni. Mindegyik épületre külön be kellett szerezni a kötelező dokumentumokat. Ezek beszerzése, előkészítése minden esetben, határidőben megtörtént. A vállalkozói szerződések, számlák, teljesítésigazolások összhangban álltak egymással, a dokumentumok a megfelelő aláírásokkal ellátottak voltak. A pályázat pozitív elbírálásban részesült, és a FB 2008. november 06-án megkapta a 4 épületre vonatkozó értesítéseket, hogy a benyújtott költségvetés alapján mekkora értékben ítélik támogathatónak az egyes épületekre tervezett beruházásokat. A megítélt támogatás két esetben kevesebb volt, a tervezett költségvetésnél. 2
Az uniós projekt megvalósítása A szabályoknak megfelelően az FB a pályázattal kapcsolatos pénzforgalom bonyolítására a Magyar Államkincstárnál Európai Uniós Program célelszámolási forintszámlát nyitott. Az uniós pályázat végrehajtása során több, szigorú adminisztrációs feladattal kell a Kedvezményezettnek megbirkóznia. Ezek a nyilvántartások, adatközlések stb. amelyeket a Támogatási Szerződések is tartalmaznak, általában kötelező jellegűek, és késedelmes vagy végre nem hajtásuk a szerződés megszegését vonja maga után. E feladatok teljesítése során az esetlegesen jelentkező egyedi problémák miatt sok esetben kérdések merülnek fel. Mindennemű olyan kérdésben, amelyre egyértelmű válasz nem található egyetlen segédletben sem, a hibázás lehetőségét kizárandó, a pályázatok végrehajtását felügyelő ESZA szervezethez, vagy az illetékes közvetítő személyekhez kell fordulni, akár írásban, akár szóban. Efféle, elektronikus úton továbbított megkeresésekkel a projekt megvalósításának ellenőrzése során többel is találkoztunk. A kapott válaszok a feladatok szabályos végrehajtását segítették. Pályázatok az épületenkénti akadálymentesítés kivitelezésére (2009. június) Mind a négy épület megkapta az engedélyt az akadálymentesítés végrehajtására, valamint két épületben az akadálymentes lift kiépítésére. Az FB ajánlattételi felhívása építési beruházásra a Közbeszerzési Értesítő 2009/69 számában 2009. június 15-én jelent meg. Az ajánlattételi- és tervdokumentációt az átvételi igazolások alapján 5 vállalkozás vette át. A Belső Ellenőrzési Osztály a pályázat bontásától (2009. július10-től) egészen az eredménytelenség kihirdetéséig 3 megbeszélésen volt jelen. A pályázat lebonyolítása a szabályoknak megfelelően történt. 2009. július 10. Pályázatok bontása és tárgyalás (A pályázat eredményes lefolytatása érdekében a pályázóknak hiánypótlást kellett elküldeniük a következő hétre) 2009. július 17. Tárgyalás 2009. július 27. 10 óra, Eredményhirdetés: A kiírt pályázat eredménytelen lett. Az ajánlattevők között nem volt olyan, aki a rendelkezésre álló pénzügyi kereten belül meg tudta volna valósítani a beruházást. Az eredménytelenség miatt új pályázat került kiírásra. Időközben a FB a projektek végrehajtására a Támogatótól megigényelte épületenként a lehetséges 35% előleget. 3
Új közbeszerzési pályázat (2009. szeptember) A feladatok megvalósítására az eredménytelenség után szeptember 14-én újabb közbeszerzési pályázat került kiírásra. A kiírásra négy vállalkozás nyújtott be ajánlatot. A pályázat bontására 2009. október 5-én, a tárgyalásra október 6-án került sor. A bontás alapján érvénytelen ajánlat nem érkezett. Az eljárás dokumentumait ebben az esetben is rendben találtuk. A tárgyalásra a FB-t képviselők a pályázati ajánlatokat átvizsgálták, kérdéseiket a pályázók képviselőivel tisztázták. A tárgyalásról jegyzőkönyvek készültek. A kérdéses témák megvitatása után a pályázók megtették végleges árajánlataikat. Az ajánlatok alapján mindegyik pályázatnál nyertest lehetett hirdetni. Szerződések Az eredményes közbeszerzési pályázat után október végén a FB megkötötte valamennyi nyertes pályázóval a vállalkozási szerződést. A munkálatok elkezdése előtt októberben a FB megkötötte a komplex akadálymentesítés kivitelezési munkáinál felmerülő tervezői közreműködésre vonatkozó tervezői művezetői szerződést, és a komplex akadálymentesítés kivitelezési munkái során szükséges teljes körű műszaki ellenőrzési feladatok teljesítésére vonatkozó megbízási szerződést. Kivitelezés megkezdése Az akadálymentesítés megvalósítása az eredményes pályázat és a szerződéskötések után elkezdődött. Valamennyi nyertes vállalkozó elkészítette a pénzügyi/műszaki ütemtervét a tervezett költségvetésnek megfelelően. A pénzügyi ütemterv szerinti első részszámlák folyamatosan érkeznek be. A megfelelő aláírásokkal ellátottak, könyvelésük a tervezett költségvetés alapján a megfelelő sorokra megtörténik. Egyéb 2009. július 29-én a támogatáshoz, valamint a megvalósításhoz kapcsolódó dokumentációt az ESZA képviseletében ellenőrök ellenőrizték. A vizsgált anyagokban szabálytalanságot nem találtak. A Támogatási Szerződésben szerepel az ún. PEJ, azaz Projekt Előrehaladási Jelentés elkészítése (a záró PEJ-en kívül) olyan pályázatok esetében, ahol a kivitelezés meghaladja az egy évet. Mivel az eredménytelen pályázat miatt a FB olyan késedelembe került, hogy a projekt megvalósítása meghaladja az egy évet, javasoljuk a Szerződésben előírtaknak megfelelően a PEJ elkészítését és megküldését a Közreműködő Szervezet, azaz az ESZA számára. 4
Támogatási Szerződés Az első eredménytelen közbeszerzési pályázat miatt az akadálymentesítés megvalósítása később kezdődött, az új pályázat eredményességének kihirdetésekor pedig már lehetett tudni, hogy az eredeti elszámolási időszak ütemterve nem tartható. Erről a FB az ESZA felé jelentést tett az eredményes pályázat után, mikor a projekt megvalósítási véghatárideje meghatározásra került. Ezzel egy időben az előbbiekre vonatkozó, az időközben beálló Áfa-kulcsváltozások, és egyéb belső módosítások miatt az FB kezdeményezte a Támogatási Szerződés módosítását is. A szerződésmódosítás az ellenőrzés idején még az Irányító Hatóságnál volt jóváhagyásra felterjesztve. Pénzügyi elszámolás Az elszámolási tevékenységet elektronikus számlakitöltő program támogatja. Itt az egyes projektek életútja, eseményei, valamint az ezzel kapcsolatos levelezések is nyomon követhetők. A kifizetési igényléshez a számlák adatait felvitték, kitöltötték az ehhez kapcsolódó dokumentumokat. A megfelelő költségvetési sort a támogatási szerződéssel összhangban feltöltötték. A számlák a kettős finanszírozás elkerülése miatt a megfelelő projekt záradékkal ellátottak voltak. Ellenőrzésünk befejezési szakaszában 12 db számla tekintetében készítették elő a kifizetési kérelmet. Ez azért fontos, hogy a likviditási problémák elkerülése miatt a 35%-os előlegszint visszapótlása az Európai Uniós Program célelszámolási forintszámlán folyamatosan biztosítva legyen. Az előkészítés alatt lévő kifizetési elszámolások elfogadása, az előleg visszapótlása, a projekt megvalósításának folyamata során benyújtott új számlák és azok elszámolása már a jelenlegi ellenőrzési időszakon kívül esnek. Budapest, 2010. február 17. Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály 5