I. Szervezeti, személyzeti adatok I.2. A szervezeti egységek feladatainak leírása 2018. február 1-jétől hatályos SzMSz. alapján [20/2015. (11.30.) sz. utasítás] Elnöki Kabinet Az Elnöki Kabinet vezetői feladatait a Főtitkár látja el. A Főtitkár az Elnök által kiadott feladatok végrehajtását ellenőrzi a nem szakmai feladatot ellátó szervezeti egységek (Gazdálkodási Főosztály, Informatikai és Nyilvántartási Főosztály, Ügykezelési és Ügyfélszolgálati Osztály). Az Elnöki Kabinet feladata: a) az Elnök munkájának segítése; b) titkársági feladatok ellátása; c) a Kabinet feladatainak teljesítéséhez szükséges ügyviteli, technikai teendők megszervezése, ellátása; d) a Hatósághoz érkező közérdekű adatigénylések koordinálása, az adatigénylések válasz-tervezeteinek elkészítése; e) vezetői értekezletek megszervezése, valamint arról jegyzőkönyv készítése; f) a belső ellenőrzési dokumentációval kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása; g) a hazai konferenciák, rendezvények, szakmai programok szervezése, lebonyolítása; h) a nemzetközi konferenciák, rendezvények, szakmai programok szervezése, lebonyolítása a Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztályával együttműködve; i) a sajtóval való kapcsolattartás biztosítása; j) a belső szabályzatok, utasítások elkészítése, nyilvántartása, kezelése; k) közreműködés a jogszabály-tervezetek véleményezésében; l) az Elnökhöz, illetve a Főtitkárhoz érkező vendégek fogadása, ellátásuk biztosítása; m) együttműködés a Hatóság más szervezeti egységeivel; n) közreműködés a Hatóság éves beszámolójának elkészítésében. Ügykezelési és Ügyfélszolgálati Osztály Az Ügykezelési és Ügyfélszolgálati Osztály vezetőjének feladatai: A./ a Hatóság ügykezelése tekintetében: 1) a Hatóság e-ügyintézésre való áttérés feladatainak koordinálása, 2) az ügyviteli munkafolyamatok végrehajtásának megszervezése, 3) a hatékonyságot javító intézkedések kidolgozása, a feladatok kiadása, azok végrehajtásának ellenőrzése, értékelése; 4) a Hatósághoz érkező, illetve ott keletkező nem minősített iratok központi ügykezelésének, ügyviteli folyamatainak biztosítása (az irattár kezelése, nyilvántartások vezetése, iratselejtezés, iratmegsemmisítés és levéltárba adás feladatainak elvégzése); B./ a Hatóság ügyfélszolgálata vonatkozásában: 1) ügyfélszolgálati feladatok ellátásának biztosítása, megszervezése.
Szabályozási és Titokfelügyeleti Főosztály A Szabályozási és Titokfelügyeleti Főosztály feladatai: a) jogszabálytervezetek véleményezésének felügyelete és koordinálása, és a Hatóság joggyakorlatának fenntartása; b) az Elnök közvetlen alárendeltségében a minősített adatokkal és nemzetbiztonsági szolgálatokkal kapcsolatos ügyek intézése; c) a főosztály feladatainak teljesítéséhez szükséges ügyviteli, technikai teendők megszervezése, ellátása; d) a főosztály tevékenységéből származó közérdekű adatok, illetve azok változásai az e) aktív közreműködés a főosztály szakmai tevékenységét érintő közérdekű f) adatvédelmi konferenciák szakmai előkészítése; g) közreműködés a Hatóság éves beszámolójának elkészítésében, h) együttműködés a Hatóság más szervezeti egységeivel. Elnökhelyettesi Kabinet Az Elnökhelyettesi Kabinet a GDPR alkalmazásáig a következő szakmai, felkészülési feladatokat látja el: a) szakmai kapcsolattartás az Európai Bizottsággal, b) az adatvédelmi rendelet együttműködési eljárásai (egyablakos ügyintézés - 60. cikk, kölcsönös segítségnyújtás - 61. cikk, közös műveletek - 62. cikk, sürgősségi eljárás - 66. cikk) alá vont ügyek vitelére történő felkészülés, c) a Hatóság képviselete az egységességi mechanizmusban, d) a magyar álláspont kialakítása és képviselete az illetékes szakfőosztály támogatásával, e) külföldi társhatóságokkal, egyéb szervekkel, személyekkel való kapcsolattartás, f) részvétel az adatvédelmi rendelettel kapcsolatos hazai es külföldi konferenciákon, előadások tartása. Az Elnökhelyettesi Kabinet további feladatai: a) az Elnökhelyettes munkájának segítése, b) a titkársági teendők ellátása, c) a Kabinet feladatainak teljesítéséhez szükséges ügyviteli, technikai teendők megszervezése, ellátása, d) a belső adatvédelmi felelősök nyilvántartásának vezetése, e) az Elnökhelyetteshez érkező vendégek fogadása, ellátásuk biztosítása, f) az Elnöki Kabinet szervezésében történő konferenciák, rendezvények, szakmai programok lebonyolításában való közreműködés a Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztályával együttműködve. g) közreműködés a Hatóság éves beszámolójának elkészítésében az Elnökhelyettesi Kabinetre vonatkozó tevékenységek összefoglalása révén, h) közreműködés az Elnökhelyettesi Kabinet által ellátott feladatokkal összefüggő jogszabály-tervezetek véleményezésében.
Adatvédelmi Főosztály Az Adatvédelmi Főosztály feladata: a) az adatvédelmi hatósági vizsgálatok lefolytatása; b) panasz, bejelentés alapján a törvényben meghatározott feltételek fennállása esetén a személyes adatok védelmével összefüggő vizsgálat lefolytatása; c) a személyes adatok védelmével kapcsolatos konzultációs beadvány esetén a beadványozó tájékoztatása a Hatóság álláspontjáról; d) a jogszabály tervezetek véleményezésében való közreműködés; e) az adatvédelmi konferenciák szakmai előkészítése; f) közreműködés a sajtóügyek szakmai előkészítésében, a Hatóság nevében nyilatkozó szakmai felkészítése; g) a főosztály tevékenységéből származó közérdekű adatok, illetve azok változásai az h) aktív közreműködés a főosztály szakmai tevékenységét érintő közérdekű i) közreműködés a Hatóság éves beszámolójának elkészítésében; j) szakmai együttműködés a Hatóság más szervezeti egységeivel - a hatósági eljárásokkal kapcsolatos pénzügyi teendők ellátása során a Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztállyal (eljárási bírság, adatvédelmi bírság stb.); k) a hatósági együttműködés keretében kapcsolattartás a szakmai szereplőkkel, társhatóságokkal; l) nemzetközi adatvédelmi, illetve adatkezelési ügyekben kapcsolattartás külföldi hatóságokkal; m) az Infotv. 35. -a szerinti adatvédelmi nyilvántartással kapcsolatos ügyekben az Adatvédelmi Főosztály vezetőjének írásbeli utasítása alapján vizsgálati, hatósági eljárás lefolytatása. Információszabadság Főosztály Az Információszabadság Főosztály feladatai: a) bejelentés alapján az Infotv. 52. -ában meghatározott vizsgálat lefolytatása, b) az Elnök, illetve az Elnökhelyettes rendelkezése szerint jelentés készítése a Hatóság által lefolytatott vizsgálatról, c) együttműködés a Hatóság más főosztályaival a szakmai ügyek vitelében, d) a Szabályozási és Titokfelügyeleti Főosztály útján javaslattétel a személyes adatok védelmét és a közérdekű adatok nyilvánosságát érintő jogszabály megalkotására, módosítására, hatályon kívül helyezésére, e) jogszabály-tervezetek véleményezésben való közreműködés, f) közreműködés a sajtóügyek szakmai előkészítésében, a Hatóság nevében nyilatkozó szakmai felkészítése, g) a főosztály tevékenységéből származó közérdekű adatok, illetve azok változásai az h) aktív közreműködés a főosztály szakmai tevékenységét érintő közérdekű i) a főosztály feladatainak teljesítéséhez szükséges ügyviteli, technikai teendők megszervezése, ellátása,
j) közreműködés a Belső Adatvédelmi Felelősök Konferenciája szakmai előkészítésében, k) adatvédelmi konferenciák szakmai előkészítése, l) részvétel a Hatóság tevékenységéről szóló éves beszámoló elkészítésében m) az Információszabadság és Audit Főosztály vezetőjéhez, illetve a főosztály osztályaira érkező vendégek fogadása, ellátásuk biztosítása. Engedélyezési és Incidens Bejelentési Főosztály Az Engedélyezési és Incidens Bejelentési Főosztály: a.) felkészülés adatvédelmi incidens bejelentések fogadására; b.) felkészülés adatvédelmi incidenssel kapcsolatos panaszok és közérdekű bejelentések fogadására; c.) felkészülés adatvédelmi incidens bejelentések kezelésére (hatósági ellenőrzések, illetve hatósági eljárások lefolytatására); d.) felkészülés adatvédelmi hatásvizsgálat kötelező jegyzékének összeállítására; e.) felkészülés olyan adatkezelési műveletek típusai jegyzékének összeállítására, amelyekre vonatkozóan nem kell adatvédelmi hatásvizsgálatot lefolytatni; f.) felkészülés az adatvédelmi hatásvizsgálathoz kapcsolódó előzetes konzultáció lefolytatására; g.) felkészülés a GDPR 40. cikkében meghatározott magatartási kódexek jóváhagyásával kapcsolatos feladatok ellátására; h.) felkészülés a jóváhagyott magatartási kódexekkel kapcsolatos, a GDPR 41. cikke szerinti ellenőrzési tevékenység engedélyezésére irányuló eljárás lefolytatására; i.) felkészülés a GDPR 42. cikk (5) bekezdésében meghatározott tanúsítási szempontok jóváhagyásával kapcsolatos feladatok ellátására; j.) felkészülés a tanúsító szervezetek Nemzeti Akkreditációs Hatóság általi akkreditációja során a NAIH szakhatósági feladatainak ellátására; k.) felkészülés a harmadik országba történő adattovábbításra vonatkozóan a GDPR 46. cikk (3) bekezdése szerinti engedélyezési eljárásokkal kapcsolatos feladatok ellátására; l.) a kötelező szervezeti szabályozás jóváhagyására irányuló eljárások lefolytatása; m.) az adatvédelmi audit eljárások lefolytatása. Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztálya A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztálya feladatai: a) nemzetközi ügyeket érintő egyéb tevékenység, kapcsolattartás a hazai és külföldi szakmai partnerekkel és adatvédelmi hatóságokkal, b) nemzetközi adattovábbításhoz kapcsolódó ügyek intézése (főként az EGT-n kívüli országokba), c) részvétel a Hatóság nemzetközi vonatkozású eljárásaiban, nemzetközi tárgyú panaszok intézéseiben, d) közreműködés a Hatóság más szervezeti egysége által lefolytatott vizsgálatokban vagy ellenőrzésekben, e) a főosztály tevékenységéből származó közérdekű adatok, illetve azok változásai az f) aktív közreműködés a főosztály szakmai tevékenységét érintő közérdekű
g) a Hatóság más szervezetei egységei által végzett ügyek nemzetközi vonatkozású részeinek szükség szerinti koordinálása és véleményezése, h) törvényben meghatározott képviseleti jogkörének gyakorlása a nemzetközi, különösen az Európai Unió közös adatvédelmi munkacsoportjaiban, i) az európai adatvédelmi biztosokból álló ún. 29. cikk alapján működő Adatvédelmi Munkacsoport tevékenységében való aktív részvétel, j) közreműködés a Hatóság éves beszámolójának elkészítésében, a Nemzetközi fejezet összeállítása, az éves beszámoló angol nyelvű fordításának lektorálása, k) külföldi társhatóságokkal, egyéb szervekkel, személyekkel való kapcsolattartás, hírek gyűjtése, feldolgozása, egyes adatvédelmi kérdések nemzetközi gyakorlatának kutatása és felhasználásra történő előkészítése; l) külföldi konferenciákon való részvétel, hazai nemzetközi konferenciák szakmai előkészítése, előadások, a konferenciák anyagainak katalogizálása, az Elnök és az utazó munkatársak szakmai előkészítő dokumentumokkal való ellátása, a szereplések dokumentálása, fordítása, m) a Hatóság munkatársai külföldi kiküldetéseinek szakmai véleményezése, n) közreműködés a Hatóság angol nyelvű honlapjának tartalommal való feltöltésében, o) közreműködés jogszabály tervezetek véleményezésében. Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály feladatai ellátása során: irányítja és ellenőrzi: - a Hatóság működésével összefüggő gazdálkodási és pénzügyi, munkaügyi feladatok maradéktalan elvégzését; - a pénzügyi és számviteli feladatok ellátását; - a személyzeti-, bér-, eszköz- és készlet-nyilvántartási, selejtezési, könyvelési feladatok elvégzését; - a költségvetés/beszámolók, negyedéves mérleg jelentések kidolgozását és végrehajtását; - a vagyongazdálkodási feladatok elvégzését; - a pénzügyi tárgyú szabályzatok elkészítésében való közreműködést. ellátja: - a szerződések nyilvántartását és kezelését; - az adatvédelmi hatósági eljárásokkal kapcsolatos pénzügyi teendőket (bírságnyilvántartás, stb), valamint ezen tevékenységéről tájékoztatást nyújt az Adatvédelmi Főosztály vezetőjének; - a bankforgalom intézését; - a közbeszerzéseket; - az anyag- és eszközbeszerzéseket - az épület napi üzemeltetési feladatait (karbantartás, takarítás, közszolgáltatások biztosítása), - a recepciós, biztonsági szolgálat megszervezését és üzemeltetését, - a munka- és tűzvédelmi feladatokat. - Koordinálja az eszköz- és készletgazdálkodást. - Elvégzi a költségvetés / beszámolók, havi költségvetési jelentések, negyedéves mérlegjelentések, egyéb adatszolgáltatások, zárszámadás kidolgozását és végrehajtását. - Házi pénztárat üzemeltet.
A gazdálkodási és humánpolitikai főosztályvezető a Hatóság gazdasági és pénzügyi feladatainak irányítása és ellenőrzése során a hatáskörébe tartozó ügyekben Elnöki ellenjegyzés mellett gazdasági és pénzügyi intézkedésre jogosult. A gazdálkodási és humánpolitikai főosztályvezető a gazdálkodási és humánpolitikai osztályvezetőn keresztül felelős az alábbi feladatok ellátásáért: - a gazdálkodási területen: - a számviteli és bizonylati rend megszervezése; - a költségelszámolás kialakítása; - a leltár és mérlegkészítés megszervezése; - a jelentések, tervek elkészítése; - a pénz- és eszközgazdálkodás megszervezése; - az adatvédelmi hatósági eljárásokkal kapcsolatos pénzügyi teendők ellátása, és ezzel kapcsolatosan az Adatvédelmi Főosztály vezetőjének tájékoztatása; - a gazdasági adatszolgáltatás és - mindezek feladatok teljesítésének tartalmi helyességéért. a humánpolitikai területen: - a ki- és belépéssel, a köztisztviselők előmenetelével, oktatásával, továbbképzésével kapcsolatos ügyintézés, - az alap- és szakvizsgák megszervezése, bonyolítása, - az oktatási- és továbbképzési terv elkészítése, végrehajtása, - a cafetéria-rendszer üzemeltetése, - a vagyonnyilatkozatokkal, teljesítmény-értékelésekkel kapcsolatos feladatok ellátása, - a köztisztviselők és munkavállalók személyi anyagának kezelése, - a közszolgálati adatszolgáltatás elvégzése, - a munkavállalók szociális ügyeinek intézése, - a kitüntetésekre és az elismerésekre vonatkozó döntés előkészítése, - a köztisztviselőket megillető jogosultságok biztosítása, - a személy- és bérgazdálkodáshoz kapcsolódó adatszolgáltatások elvégzése, - munka- és tűzvédelmi feladatok ellátása. A gazdálkodási és humánpolitikai főosztályvezető a beszerzési és üzemeltetési osztályvezetőn keresztül felelős az alábbi feladatok ellátásáért: - közbeszerzésekkel kapcsolatos ügyintézés, - anyag- és eszközbeszerzések teljesítése, - a Hatóság épületének napi üzemeltetése (karbantartás, takarítás, közszolgáltatások biztosítása), - a hivatali gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása, - recepció, portaszolgálat megszervezése és üzemeltetése. A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály feladata továbbá - a főosztály tevékenységéből származó közérdekű adatok, illetve azok változásai az adatok keletkezését, illetve módosulását követő azonnali továbbítása a belső - aktív közreműködés a főosztály szakmai tevékenységét érintő közérdekű
- a Hatóság szakkönyvrendeléseinek koordinálása, a megvásárolt szakkönyvek könyvtári nyilvántartásba vétele; - a Hatóság könyvtárának működtetése, a könyvrendelések nyomon követése, a megvásárolt szakmai kiadványok nyilvántartásba vétele, a kölcsönzés adminisztrációja. Informatikai és Nyilvántartási Főosztály Az Informatikai és Nyilvántartási Főosztály feladata: a) a Hatóság informatikai rendszerének teljeskörű kialakítása, üzemeltetése és karbantartása; b) közreműködés az informatikai tárgyú beszerzésekben; c) az aktív részvétel a Hatóság szakmai eljárásaiban (adatvédelmi hatósági eljárás, adatvédelmi audit eljárás); d) az információbiztonsági feladatok teljes körű megszervezése, végrehajtása és ellenőrzése, ezen belül gondoskodik a Hatóság informatikai biztonsági szabályzatának és a kapcsolódó szabályzatok elkészítéséről aktualizálásáról; megsértése esetén a szabályzat rendelkezései alapján jár el; e) gondoskodik a Hatóság internetes honlapjának üzemeltetéséről, fejlesztéséről és szolgáltatást nyújt a szolgáltatott tartalom kezeléséhez; f) gondoskodik az info- és telekommunikációs infrastruktúra és rendszerek (telefonos rendszer, beléptető rendszerek, TV, multimédia) üzemeltetéséről, fejlesztéséről az ezeket a rendszereket üzemeltető külső szolgáltatókkal együttműködve; g) közreműködés az éves beszámoló elkészítésében, h) az Infotv. 35. pontja szerinti adatvédelmi nyilvántartással kapcsolatos feladatok ellátása; i) ellátja az informatikai üzemeltetési, műszaki és biztonsági feladatokat; j) betartatja a környezetvédelmi és kapcsolódó biztonsági előírásokat, k) a Hatóság honvédelmi feladatainak megtervezése, biztosítása, kapcsolattartás, l) különleges jogrendben a Hatóság alapvető működésének biztosítása és az ehhez kapcsolódó tervek, intézkedések elkészítése és ellenőrzése, m) együttműködés a Hatóság más szervezeti egységeivel, n) a főosztály tevékenységéből származó közérdekű adatok, illetve azok változásai az o) aktív közreműködés a főosztály szakmai tevékenységét érintő közérdekű p) a belső adatvédelmi felelős által továbbított közérdekű adatot tartalmazó dokumentumok közzététele, q) a közérdekű adatok közzétételéről és az adatigénylések rendjéről szóló szabályzatban meghatározott feladatok ellátása.