Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei Közbeszerzési- és beszerzés lebonyolításának szabályzata Jóváhagyta: Pelle József igazgató Hatályos: az aláírás napjától. Érvényes visszavonásig.
Tartalomjegyzék I. A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA, TÁRGYA... 3 1. A SZABÁLYZAT HATÁLYA... 3 2. A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA... 3 II. A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉK ÉS AZ ÉRTÉKHATÁROK MEGHATÁROZÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK... 4 III. A KÖZBESZERZÉSI IGÉNYEK TERVEZÉSE... 5 IV. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE... 6 V. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS SZABÁLYAI, AZ AJÁNLATI... 7 VI. AZ AJÁNLATOK FELBONTÁSA, ELBÍRÁLÁSA... 9 VII. A KÉT SZAKASZBÓL ÁLLÓ ELJÁRÁSOK SZABÁLYAI... 12 VIII. A VERSENYPÁRBESZÉD... 13 VIII./A A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS... 13 IX. TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS... 14 X. NEMZETI ELJÁRÁSREND KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS... 14 A SZERZŐDÉS MEGKÖTÉSE... 15 A KÖZBESZERZÉSI SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSA, TELJESÍTÉSE... 15 XI. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK DOKUMENTÁLÁSI RENDJE... 16 XII. A KÖZZÉTÉTEL, ADATSZOLGÁLTATÁS ÉS KÖZBESZERZÉSI TERVEZÉS SZABÁLYAI... 16 1. AZ AJÁNLATKÉRŐ HIRDETMÉNY ÚTJÁN KÖTELES KÖZZÉTENNI:... 16 2. AZ AJÁNLATKÉRŐ KÖTELES AZ ALÁBBI ADATOKAT, INFORMÁCIÓKAT, DOKUMENTUMOKAT, HA RENDELKEZIK HONLAPPAL, SAJÁT HONLAPJÁN, HA HONLAPPAL NEM RENDELKEZIK A KÖZBESZERZÉSI HATÓSÁG VAGY ÖNKORMÁNYZATI INTÉZMÉNY ESETÉN A FENNTARTÓ HONLAPJÁN KÖZZÉTENNI:... 16 XIII. A KÖZBESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE... 17 XIV. A KÖZBESZERZÉS ALÁ NEM TARTOZÓ BESZERZÉSEK... 18 1. BESZERZÉS FOGALMA... 18 2. A BESZERZÉSEK TÍPUSAI... 18 3. A BESZERZÉSI ELJÁRÁS INDÍTÁSA... 18 4. AJÁNLATKÉRÉS... 18 5. AZ AJÁNLATI FELHÍVÁS MÓDOSÍTÁSA, VISSZAVONÁSA... 19 6. AZ AJÁNLATOK BENYÚJTÁSA ÉS NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE... 19 7. AZ AJÁNLATOK ÉRTÉKELÉSE... 19 8. TÁJÉKOZTATÁS A BESZERZÉSI ELJÁRÁS EREDMÉNYÉRŐL... 19 9. SZERZŐDÉSKÖTÉS... 19 10. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG... 20 XV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 20 MELLÉKLETEK... 21 2
A közbeszerzésről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) követelményeit figyelembe véve a Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei (továbbiakban: Intézmény) részére a Közbeszerzési- és beszerzés lebonyolításának szabályzatát (továbbiakban: szabályzat) az alábbiak szerint határozom meg. I. A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA, TÁRGYA 1. A szabályzat hatálya Az Intézmény a Kbt. 6. (1) bekezdés b) pontja alapján tartozik a törvény hatálya alá. A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan - a közbeszerzés tárgyát képező - árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, valamint szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére (továbbiakban: közbeszerzés), amelyek vonatkozásában a Kbt-t figyelembe véve az 527/2004. sz. Főpolgármesteri intézkedés, a Fővárosi Önkormányzat és szervei Közbeszerzési szabályzatában leírtak versenyeztetést írnak elő, továbbá, ha a közbeszerzési értékhatárok azt kötelezővé teszik és az Intézmény az ajánlatkérő. Meghatározott beszerzések során, ha azok értéke a Kbt. szerinti értékhatárt eléri vagy meghaladja, kötelező a Kbt., valamint e szabályzat rendelkezései szerint eljárni, figyelemmel a Kbt-ben nevesített kivételekre (Kbt. 116., 120. ). Ha a beszerzés több egymással szükségszerűen összefüggő közbeszerzési tárgyat foglal magában, a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a beszerzést minősíteni. 2. A közbeszerzés tárgya a. Árubeszerzés: Az árubeszerzés olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak - vételi joggal vagy anélkül történő - megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. A Kbt. szerinti eljárást - ha a közbeszerzés tárgya szolgáltatás megrendelés - nem kell alkalmazni a következő esetben: meglévő építmény vagy egyéb ingatlan vétele vagy ingatlanra vonatkozó egyéb jognak a megszerzése; kivéve az ilyen szerződéssel összefüggő pénzügyi szolgáltatásra irányuló (bármilyen formában, illetve tartalommal megkötött) szerződés. b. Építési beruházás: Az építési beruházás olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: a) a Kbt. 1. mellékletben felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; b) építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; c) az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történő kivitelezése. 3
c. Építési koncesszió: Az építési koncesszió olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, ahol a hasznosításhoz kapcsolódó kockázatokat teljes egészében vagy legalább jelentős részben a nyertes ajánlattevő viseli. d. Szolgáltatás megrendelése: A szolgáltatás megrendelése - árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő - olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről. e. Szolgáltatási koncesszió: A szolgáltatási koncesszió olyan szolgáltatás megrendelés, amelynek alapján az ajánlatkérő a szolgáltatás nyújtásának jogát (hasznosítási jog) meghatározott időre átengedi, és ellenszolgáltatása a hasznosítási jog vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, ahol a hasznosításhoz kapcsolódó kockázatokat teljes egészében vagy legalább jelentős részben a nyertes ajánlattevő viseli. II. A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉK ÉS AZ ÉRTÉKHATÁROK MEGHATÁROZÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 1. A közbeszerzés értékének meghatározása és értelmezése A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért vagy kínált - általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt. 12-18. -aiban foglaltakra tekintettel megállapított - legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az ajánlatkérő által a részvételre jelentkezők, vagy az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben az ajánlatkérő teljesít ilyen jellegű kifizetést a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére. A közbeszerzés megkezdésén a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében pedig az ajánlattételi felhívás megküldésének, illetőleg bizonyos esetekben a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni. A nemzeti értékhatár feletti közbeszerzések esetén a közbeszerzések megkezdésén a nemzeti közbeszerzési eljárást megindító ajánlattételi felhívás közzétételre való feladásának vagy az ajánlattételi felhívás megküldésének időpontját kell érteni. A közbeszerzések értékhatárát a Kbt. valamint az éves mindenkori költségvetési törvény határozza meg (1. számú melléklet). Az értékhatár folyamatos figyelemmel kíséréséért és a szabályzaton történő átvezetéséért a gazdasági vezető felelős. Az értékhatárokat szervezeti szinten kell értelmezni. Ha a költségvetési szerv központból és tőle földrajzilag teljesen elkülönült szervezeti egységből áll, akkor is egy költségvetési szervként kell kezelni. 4
Tilos a Kbt., vagy a Kbt. Második Része alkalmazásának megkerülése céljából a közbeszerzést részekre bontani. Az ajánlatkérőnek egybe kell számítania azon hasonló áruk beszerzésére, vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerződések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy időben merül fel, valamint az ugyanazon építési beruházás megvalósítására irányuló szerződések értékét. A Kbt. 18. (2) bekezdésétől eltérően mindig a Kbt. Harmadik Része szerinti eljárás alkalmazható olyan szerződés megkötésére, amelynek becsült értéke - a (2) bekezdés alkalmazása nélkül - szolgáltatás megrendelése és árubeszerzés esetében 21 824 000 forintnál, az építési beruházások esetében pedig 272 800 000 forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított rész értéke nem haladja meg annak az értéknek a húsz százalékát, amit az ajánlatkérő a beszerzés becsült értékeként állapított volna meg. III. A KÖZBESZERZÉSI IGÉNYEK TERVEZÉSE 1. A jóváhagyott költségvetési előirányzatok figyelembevételével a költségvetési év elején, a gazdasági vezető (a 33.. (1) bekezdésében foglalt előírás alapján legkésőbb március 31. napjáig) éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről. A közbeszerzési tervet az Igazgató jogosult jóváhagyni. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésekre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésekre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni, ha az előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A közbeszerzési terv módosításáért, aktualizálásáért a gazdasági vezető felelős. A közbeszerzési tervet 5 évig meg kell őrizni. A terv nyilvános adat. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az Intézménynek (ajánlatkérőnek) honlapján (www.bmszki.hu), közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás elkészítésétől számított öt munkanapon belül közzé kell tennie. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. A közbeszerzési terv megőrzéséért a gazdasági vezető felelős. A közbeszerzési tervet meg kell küldeni a Közbeszerzési Hatóság vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére. 2. A közbeszerzési tervben rögzíteni kell: - a tervezett közbeszerzéseket, - a közbeszerzés értékét (becsült érték), - a pénzügyi forrás rendelkezésre állásának várható időpontját, külön a költségvetési támogatást, saját bevételt, vagy egyéb forrást, - az egyes közbeszerzések megvalósítási határidejét, - az egyes közbeszerzési eljárásokat lebonyolító szervezetet (saját, külső), - adott esetben, történt-e előzetes összesített tájékoztató közzététele. 5
IV. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE 1. Az Intézményben a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátására - állandó jelleggel működő - külön önálló szervezeti egység nem került kialakításra. (Önálló szervezeti egység kialakítása csak akkor szükséges, ha azt a közbeszerzések nagyságrendje és -különösen a magas értékű közbeszerzések - gyakorisága azt indokolja. Ez esetben, a felelősség érvényesíthetősége miatt a szervezeti egységen belüli munkamegosztást is célszerű szabályozni.) Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, az Igazgató a közbeszerzés lebonyolítására külső szervezetet vagy tanácsadót kérhet fel, vagy ideiglenes szervezetet hozhat létre. 2. Az Intézmény, az ajánlatok elbírálására legalább 3 tagú (a Kbt. 22. (4) bekezdése alapján) bírálóbizottságot hoz létre, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít, a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó Igazgató részére. A bírálóbizottság tagjait az Igazgató bízza meg. A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetőleg szervezeteknek megfelelő a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük [Kbt. 22. (3) bekezdés]. 3. A hivatalos közbeszerzési tanácsadónak a bírálóbizottság munkájába történő bevonásról az Igazgató dönt. 4. Ajánlatkérőnél a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalára az Igazgató jogosult. 5. A közbeszerzési tevékenység irányításával, valamint a feladatok megszervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatok és hatáskörök 5.1 A szervezet közbeszerzési tevékenységének irányításáért az Igazgató a felelős. 5.1.1. Feladata többek között: - felügyeli a közbeszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenőrzi a közbeszerzési eljárásba bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét, - jogkörében minden olyan intézkedést megtesz, illetve köteles megtenni, amely a közbeszerzések lefolytatásának jogszerűségét és a verseny tisztaságát biztosítja, - rendelkezik a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok elvégzéséről, s azt a dolgozók részére átadott megbízásban rögzíti. 5.2 A szervezet közbeszerzési feladatainak előkészítése, szervezése és megvalósítása a gazdasági vezető feladata és hatásköre 5.2.1 Elvégzendő feladatai: - a hirdetmény, a dokumentáció jóváhagyásra történő előkészítése, intézkedés a közzétételről, - az állandó és az adott közbeszerzésnél érvényesíteni kívánt pénzügyi, szakmai, jogi követelmények meghatározása, 6
- a közbeszerzési dokumentumok elkészítésében közreműködő alkalmazottak, szakértőként megbízott személyek vagy gazdálkodó szervezetek, kiválasztása, azokra javaslattétel, - folyamatosan vizsgálata, hogy a közbeszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e, - rendszeres ellenőrzése a teljesítések szerződésszerűségének, a szolgáltatásnak és ellenszolgáltatásnak, aránya és összhangja vonatkozásában, - a közbeszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátásának irányítása, - intézkedés megtételének kezdeményezése az Igazgatónál, ha feladatkörébe tartozó munkájának végzése során szabálytalanságot vagy a szervezet működési köre vonatkozásában célszerűtlenséget tapasztal, - a jelen szabályzatban és a Kbt-ben meghatározott egyéb feladatok végrehajtása. A tárgyévet követően az előző évi közbeszerzési eljárásokról, a gazdasági vezető köteles éves statisztikai összegzést összeállítani. Az éves statisztikai összegzést igazgatói aláírásra előkészíti, majd gondoskodik a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldéséről legkésőbb a tárgyévet követő év május 31-ig. Új beszerzési igény esetén a minősítésére (Kbt. hatálya alá tartozik-e), a közbeszerzési eljárások meghatározására a gazdasági vezető tesz javaslatot. Az ajánlatkérő minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban, vagy az eljárási cselekmények elektronikus gyakorlása esetén külön, a Kbt. felhatalmazása alapján alkotott jogszabály szerint elektronikusan köteles dokumentálni. [ Kbt. 34. (1) bekezdés]. A gazdasági vezető 5.2.1 pont szerinti hatáskörét részben vagy egészben, esetenként vagy az általa meghatározott értékhatárt el nem érő beszerzések esetén az irányítása alatt álló munkaszervezet általa kijelölt megfelelő szakértelemmel rendelkező munkatársára - kizárólag írásban - átruházhatja. A hatáskör átruházásánál megfelelő szakértelemnek minősül: - a közbeszerzési jogszabályok ismerete, alkalmazásának gyakorlata, - a beszerzés tárgyára vonatkozó beszerzési, üzemeltetési ismeretek és tapasztalat megléte, - az ajánlattevők gazdasági, pénzügyi és műszaki alkalmasságának felmérésére és megítélésére vonatkozó ismeretek és tapasztalatok megléte. V. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS SZABÁLYAI, AZ AJÁNLATI FELHÍVÁS KÖZZÉTÉTELE ÉS TARTALMA 1. A közbeszerzési eljárás megkezdésének feltétele a fedezet rendelkezésre állása, illetve arra vonatkozó garancia, hogy az a teljesítéskor rendelkezésre fog állni. Ezt a közbeszerzési eljárás megkezdésekor a gazdasági vezető köteles ellenőrizni, és a kötelezettségvállalás szabályait megfelelően alkalmazni. 2. A közbeszerzési eljárás során - az egyes eljárási cselekmények, az értékelés során hozott döntések és a szerződések megkötése tekintetében - biztosítani kell a verseny tisztaságát, nyilvánosságát és az ajánlattevők esélyegyenlőségét. 7
3. A közbeszerzési eljárás során az eljárás valamennyi résztvevője köteles betartani a közbeszerzés szabályait, attól csak az esetben és annyiban térhet el, amennyiben azt a törvény és azzal összhangban meghozott egyéb szabályok, rendeletek megengedik. 4. A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, tárgyalásos eljárás, vagy verseny párbeszéd lehet. Tárgyalásos eljárást és versenypárbeszédet csak akkor lehet alkalmazni, ha a Kbt. ezt kifejezetten megengedi. 5. Ajánlatkérő a fenti bekezdésekkel kapcsolatos feladatok gyorsabb és rugalmasabb, valamint költségkímélőbb ellátása érdekében - a gazdasági forgalomban részt vevő szervezetek és személyek tájékoztatása céljából, a Kbt. 32. (1) bekezdésben biztosított választási lehetőséggel élve - nem készít és nem jelentet meg az adott évre vonatkozó közbeszerzésekről előzetes összesített tájékoztatót. 6. A nyílt eljárás hirdetménynek minősülő ajánlati felhívás közzétételével indul. A felhívás csak akkor tehető közzé, ha a kiíró a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyeket beszerezte, és ajánlatkérő rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy olyan biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésére áll. 7. A nyílt eljárás megindítására szóló ajánlati felhívást a Kbt-ben meghatározott tartalommal kell közzétenni. A nemzeti és közösségi eljárási rend szabályai szerint bonyolított eljárásokhoz kapcsolódó hirdetmények kizárólag elektronikusan adhatók fel közzétételre. Az ajánlati felhívás összeállítását, közzétételét az Igazgató vagy az általa megbízott szervezet (személy) hagyja jóvá. 8. Az ajánlati felhívásban a közbeszerzés jellegétől függően előírható, hogy az ajánlattevő a pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmasságát bizonyító igazolásokat nyújtsa be. 9. Ha az ajánlati felhívásban előírásra kerül, hogy az ajánlattevő köteles ajánlati biztosítékot fizetni az Intézmény számlájára, akkor csak annak az ajánlattevőnek lehet ajánlatát érvényesnek tekinteni, aki az ajánlatához mellékeli a befizetést bizonyító dokumentum másolatát. 10. Amennyiben az ajánlatkérő előírja, az ajánlati felhívásban a bankgarancia megszerzéséről és annak igazolásáról is rendelkezni kell. 11. A nyertes pályázó visszalépése esetén ajánlatkérő jogosult a következő legjobb ajánlatot tevő pályázóval szerződést kötni. Ezen körülményre az ajánlattevők figyelmét az ajánlati felhívásban ugyancsak fel kell hívni. 12. Az ajánlati felhívást közérthetően, célratörően, szabatosan, a magyar nyelv általános jelentésére figyelemmel, és a műszaki tartalomra, valamint a közbeszerzési cselekmény körülményeire tekintettel kell megfogalmazni és közzétenni. 13. A közbeszerzéssel kapcsolatos hirdetményeket a közösségi értékhatárokat elérő közbeszerzésekre vonatkozóan - a Közbeszerzési Hatóságon keresztül - az Európai Unió Hivatalos lapjában (TED), míg a nemzeti értékhatárokat elérő közbeszerzésekre vonatkozóan a Közbeszerzései Hatóság Hivatalos Lapjában, a Közbeszerzési Értesítőben kell megjelentetni. 14. E szabályzat alkalmazásában hirdetmény az ajánlati felhíváson kívül, felhívás előminősítési eljárásban való részvételre, részvételi felhívás, tájékoztató az eredményről, szerződés teljesítéséről illetve a Kbt-ben meghatározott egyéb követelmény. 15. Hirdetmények: 8
A nyílt eljárás ajánlati felhívással indul, amelyet az ajánlatkérő hirdetmény útján köteles közzétenni. Ha az ajánlatkérő támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani, az eljárást megindíthatja függetlenül attól, hogy sor került-e már a támogatás pályázati felhívásának megjelenésére, az eljárást megindító felhívásban azonban fel kell hívni a gazdasági szereplők figyelmét erre a körülményre, valamint a Kbt. 83. (4) bekezdésben foglaltakra. 15.1. Az ajánlatkérő a dokumentációban felhívhatja a figyelmet arra, hogy közbeszerzési eljárása közbeszerzési tanácsadó bevonásával történik. Az ajánlatkérő a megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében építési beruházás esetén dokumentációt köteles készíteni, amely egyebek mellett tartalmazza a szerződéstervezetet. Az Intézmény - mint ajánlatkérő - jogosult a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződésben biztosítékot kikötni, ezt a tényt, továbbá a biztosíték(ok) körét és mértékét az eljárást megindító felhívásban közölni kell. 15.2. Az ajánlati/részvételi felhívás összeállításáról, hirdetményben történő közzétételéről, - külön jogszabályban meghatározott minta szerint -, valamint az eljáráshoz kapcsolódó dokumentáció összeállításáról a gazdasági vezető gondoskodik. Az eljárást megkezdeni a dokumentumok Igazgató általi jóváhagyását követően lehet. 15.3. Az eljárás megindításának minősül a részvételi/ajánlati felhívás kibocsátása. A Kbt. 4. sz. melléklet szerinti szolgáltatások esetében nemzeti eljárás (harmadik rész) alkalmazható. Ha a közbeszerzés tárgya olyan összetett szolgáltatás, amely a Kbt. 3. sz. melléklet, valamint a 4. sz. melléklet szerinti valamely szolgáltatást is magában foglalja, a nemzeti eljárás alkalmazható, feltéve, hogy a 4. sz. melléklet szerinti szolgáltatás értéke meghaladja a 3. sz. melléklet szerinti szolgáltatás értékét. 16. A gazdasági vezető csak az előző pontok alapján elkészített és kellően ellenőrzött hirdetményeket továbbíthatja az Igazgatónak, aki a közzétételt írásban engedélyezi. Hirdetményt csak engedélyezés után lehet megküldeni a Közbeszerzési Értesítő szerkesztőségének, illetve a Közbeszerzési Hatóságnak. 17. A közzététellel járó ellenőrzési díjat a gazdasági vezető a hirdetmény közzétételének engedélyezése után utalja át a Közbeszerzési Hatóság részére. 18. A Kbt-ben foglalt általános eljárások szerint az ajánlatok benyújtására vonatkozó határidőket a 2. számú melléklet foglalja össze. VI. AZ AJÁNLATOK FELBONTÁSA, ELBÍRÁLÁSA ÉS A SZERZŐDÉSEK MEGKÖTÉSE 1. Az ajánlatok felbontásával, minősítésével, elbírálásával kapcsolatos feladatok ellátására az Igazgató bizottságot hoz létre, melynek tagjait írásban bízza meg a 3. számú melléklet szerint. A bizottság tagjai lehetnek az Intézmény dolgozói és külső szakemberek is. 9
A közbeszerzés tárgya, jellege, bonyolultsága indokolhatja különleges szempontok mérlegelését. Ilyen esetben az ajánlatok minősítésére több bizottság is létrehozható. Ez esetben a bizottságok létrehozójának rendelkeznie kell arról is, hogy a bizottságok tevékenységét és kapcsolattartást ki koordinálja és az ajánlatok felbontását mely bizottság végzi. 2. A bizottság tagjainak kiválasztásánál fokozottan be kell tartani a Kbt-nek az összeférhetetlenségére vonatkozó szabályait. Az ajánlatok elbírálására létrehozott bizottság tagja, az elbírálásba bevont tanácsadó. A közbeszerzési eljárást lezáró határozatot hozó személy nem lehet az, akire a meghatározott kizáró okok az ajánlattevővel, illetve hozzátartozójukkal kapcsolatban állnak fenn. Az eljárásban résztvevő személyek nem lehetnek ajánlattevők, illetve nem állhatnak a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyba, vagy nem lehetnek annak vezető tisztségviselői, illetve abban tulajdoni részesedéssel rendelkezők, továbbá ezen személyek hozzátartozói. A bizottsági tagoknak írásban nyilatkozni kell arról, hogy megfelelnek az összeférhetetlenségi követelménynek, nem áll fenn összeférhetetlenség, a 4. számú melléklet szerint. 3. Az ajánlatok felbontását a Kbt-ben részletezett előírások szerint a bizottság végzi. 4. Az ajánlatok felbontását követően a Bírálóbizottság köteles megállapítani az ajánlatok érvényességét, illetve esetleges érvénytelenségét, továbbá az eljárásból kizárandó ajánlattevőket. A létrehozott bírálóbizottságnak a Kbt-ben előírt körülmények maradéktalan érvényesítésével a 2. számú mellékletben meghatározott főbb feladatokat kell elvégeznie. Érvénytelennek kell minősíteni az ajánlatot az alábbi esetekben: (1) az ajánlat vagy a részvételi jelentkezés érvénytelen, ha a) azt az ajánlattételi, illetve részvételi határidő lejárta után nyújtották be; b) az ajánlattevő, részvételre jelentkező vagy alvállalkozója, vagy az ajánlatban, illetve részvételi jelentkezésben az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezet nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek [24. ]; c) az ajánlattevőt, részvételre jelentkezőt vagy alvállalkozóját, vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetet az eljárásból kizárták; d) az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező nem felel meg a szerződés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek; e) egyéb módon nem felel meg az ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek, ide nem értve a részvételi jelentkezések és az ajánlatok ajánlatkérő által előírt formai követelményeit; (2) Az (1) bekezdésben foglaltakon túl az ajánlat érvénytelen, ha: a) aránytalanul alacsony ellenszolgáltatást tartalmaz [69. ]; b) lehetetlen vagy túlzottan magas vagy alacsony mértékű, illetve kirívóan aránytalan kötelezettségvállalást tartalmaz [70. ]; c) az ajánlattevő az ajánlati biztosítékot az ajánlatkérő által előírt határidőre nem, vagy az előírt mértéknél kisebb összegben bocsátotta rendelkezésre. (3) Az (1) bekezdésben foglaltakon túl a részvételi jelentkezés érvénytelen, ha a részvételre jelentkező ajánlatot tesz. 10
Az ajánlatkérő kizárhatja az eljárásból azt az ajánlattevőt, aki a) számára nem kell nemzeti elbánást nyújtani illetőleg b) ajánlatában olyan származású árut ajánl, amely számára nem kell nemzeti elbánást nyújtani. 5. Az ajánlatok felbontásáról, ismertetéséről, a bizottság jegyzőkönyvet köteles felvenni. A jegyzőkönyvnek legalább a következőket kell tartalmaznia: - az ajánlat felbontásának helyét, idejét, - az ajánlatot felbontó személyek nevét, - az ajánlattevő nevét, székhelyét (lakóhelyét), - az ajánlattevő által kért ellenszolgáltatást, - az ajánlattevő által vállalt egyéb feltételeket (részszempontokat), - az ajánlatokra vonatkozó egyéb különleges követelményeket. 6. Az ajánlatok felbontásáról készült jegyzőkönyvet öt munkanapon belül meg kell küldeni az ajánlattevőknek. Az ajánlatok felbontásáról készült jegyzőkönyv, valamint a tájékoztatás elküldéséért a gazdasági vezető felelős. 7. Az ajánlatokat legrövidebb időn belül el kell bírálni. Az eljárás eredményét vagy eredménytelenségét legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított 30 napon, építési beruházás esetén 60 napon belül ki kell hirdetni, megjelölve az eljárás nyertesét és adott esetben,- ha arra az ajánlati felhívásban utalás volt- a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőt. A bírálóbizottság az érvényesnek tartott részvételi jelentkezéseket/ajánlatokat a felhívásban megadott szempontok szerint értékeli. Ennek során felelős az objektív, a Kbtben meghatározott szempontok szerinti értékelés biztosításáért. Az eredményhirdetés időpontját egy alkalommal, legfeljebb 30 nappal a bizottság jogosult elhalasztani. Az eredeti határidő lejárta előtt a halasztásról és annak indokáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatni kell. A tájékoztató elkészítéséért a gazdasági vezető felelős. 8. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor a Kbt. 77. (2) bekezdésében foglalt előírások szerint írásbeli összegezést kell készíteni az ajánlatokról, az ebben foglalt adatokat meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek. Az összegezés elkészítéséért, valamint az ajánlattevők részére történő megküldéséért az Igazgató felelős. 9. Az ajánlatok elbírálására vonatkozó döntést az Igazgató hagyja jóvá. Az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót [(1) bekezdés e) pont] az ajánlatkérő legkésőbb a szerződéskötést, vagy ennek hiányában az eljárás eredménytelenné nyilvánításáról vagy a szerződés megkötésének megtagadásáról [124. (9) bekezdés] szóló ajánlatkérői döntést követő tíz munkanapon belül kell megküldeni a Közbeszerzési Értesítő részére. A közbeszerzési eljárás e hirdetmény közzétételével zárul le. A hirdetmény közzétételéért az Igazgató felelős. 10. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha az ügyben jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. 11
11. Ha az ajánlattételi eljárásban való részvétel ajánlati biztosíték adásához lett kötve az előírt határidőre az ajánlatok nem kerülnek elbírálásra, akkor a biztosítékokkal azonos nagyságú összeget vissza kell fizetni minden érintett ajánlattevő részére. 12. Az Igazgató a szerződések kötésére vonatkozó előírások (kötelezettségvállalás, ellenjegyzés stb.) betartásával köti meg a szerződést az eljárás nyertesével. Amennyiben az eljárás nyertese visszalép - ha az ajánlati felhívásban ezen kitétel szerepelt -, akkor ajánlatkérő adott esetben jogosult, az eredmény kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel megkötni a szerződést. 13. A szerződés teljesítésével, módosításával, megszűntetésével kapcsolatos feltételekre vonatkozó előírásokra a Kbt., illetve egyéb kérdésekben a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni. VII. A KÉT SZAKASZBÓL ÁLLÓ ELJÁRÁSOK SZABÁLYAI 1. Két szakaszból áll a meghívásos és a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás továbbá versenypárbeszéd. Az ilyen eljárások első - részvételi - szakaszában az ajánlatkérő nem kérhet, a részvételre jelentkező pedig nem tehet ajánlatot. A részvételi szakaszban az ajánlatkérő a jelentkezőnek a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, illetőleg alkalmatlanságáról dönt. 2. A részvételi szakaszt megindító részvételi felhívásban a Kbt. 84. -ában leírtakat kell meghatározni. 3. A közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre vonatkozó részvételi felhívásban a részvételi jelentkezés határideje nem határozható meg a hirdetmény feladásának napjától számított 30 napnál rövidebb időtartamban. 4. A részvételi felhívás elkészítéséért, elkészíttetéséért a gazdasági vezető, közzétételéért az Igazgató a felelős. 5. A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes részvételi jelentkezés felbontásra nem kerül. 6. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított öt napon belül meg kell küldeni az összes jelentkezőnek. A jegyzőkönyv elkészítéséért és az összes jelentkező részére történő megküldéséért a gazdasági vezető a felelős. 7. A részvételi jelentkezéseket a lehető legrövidebb időn belül kell elbírálni és azt követően a részvételi szakasz eredményét vagy eredménytelenségét kihirdetni. A részvételi szakasz eredményét legkésőbb a részvételi jelentkezések felbontásától számított 30 napon, építési beruházás esetén 60 napon belül a részvételi felhívásban meghatározottak szerint kell kihirdetni. A részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor írásbeli összegzést kell készíteni a részvételi jelentkezésről, amelyben a részvételre jelentkezők alkalmasságát, illetőleg alkalmatlanságát a részvételi felhívásban előírt alkalmassági szempontok alapján indokolni kell. Az írásbeli összegzést a jelentkezőknek az eredményhirdetés napján meg kell küldeni. 12
Az írásbeli összegzés elkészítéséért a jelentkezők részére, valamint a Közbeszerzési Hatóság részére megküldéséért az Igazgató a felelős. 8. Ha a részvételi szakasz eredményes, az eredményhirdetéstől számított öt munkanapon belül az alkalmasnak minősített jelentkezőknek az írásbeli ajánlattételi felhívást egyidejűleg meg kell küldeni. Az ajánlattételi felhívás megküldéséért az Igazgató a felelős. 9. Az ajánlattételi határidő az ajánlattételi felhívás megküldésétől számított 40 napnál rövidebb időtartamban nem határozható meg. VIII. A VERSENYPÁRBESZÉD 1. A versenypárbeszédet az ajánlatkérő akkor alkalmazhatja, ha a./ a közbeszerzés tárgyára vonatkozó közbeszerzési műszaki leírás meghatározására nem, vagy nem a nyílt, illetve megbízásos eljárásban szükséges részletességgel képes, vagy b./ a szerződés típusának vagy jogi, illetve pénzügyi feltételeinek meghatározására nem, vagy nem a nyílt, illetve meghívásos eljárásban szükséges részletességgel képes. 2. A versenypárbeszédben az ajánlatok értékelési szempontja kizárólag az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása lehet. 3. Az Intézménynek a párbeszéd során biztosítani kell az egyenlő bánásmódot az ajánlattevők számára, így különösen az Intézmény által adott bármilyen tájékoztatást az összes ajánlattevőnek meg kell adni. Az ajánlattételi felhívásban közölni kell: a) az ajánlattétel határidejét, az ajánlatok benyújtásának helyét, b) az ajánlatok bontásának helyét és időpontját, c) a dokumentáció rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos adatokat, amennyiben a felhívással együtt ajánlatkérő nem küldi meg a dokumentációt, d) az ajánlati kötöttség időtartamát. 4. A részvételi felhívás alkalmazandó szabályokat Kbt. 103. -a határozza meg. A versenypárbeszéd ajánlati szakaszának szabályait a Kbt. 105-107. határozza meg. VIII./A A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS 1. A meghívásos közbeszerzési eljárási típus a nyílt eljárás mellett csak a Kbt-ben meghatározott feltételek fennállása esetén (különleges esetekben) alkalmazható. A Kbt. előírásainak betartásával biztosítani kell, hogy a közbeszerzési eljárás a lehetőségek szerinti legrövidebb időn belül lebonyolítható legyen. A meghívásos eljárás alkalmazásáról - a Kbt-ben meghatározott feltételek teljesülése esetén - az Igazgató jogosult dönteni. 13
2. A két szakaszból álló eljárás ajánlattételi szakaszában az ajánlattételi határidőt az ajánlatkérő nem határozhatja meg az ajánlattételi felhívás megküldésétől számított 30 napnál [Kbt. 85. ] rövidebb időtartamban. 3. Ha az ajánlatkérő a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napját legalább ötvenkét nappal megelőzően, de legfeljebb tizenkét hónapon belül előzetes összesített tájékoztató hirdetményt adott fel, és az tartalmazta a részvételi felhívás időpontjában rendelkezésre álló adatokat is, a 2. pontban előírt határidőnél rövidebbet is meg lehet határozni. Ebben az esetben az ajánlattételi határidő nem lehet rövidebb az ajánlati felhívás megküldésének napjától számított 26 napnál. 4. Ajánlatkérő meghatározhatja az ajánlattevők keretszámát. A keretszámnak legalább 5 [Kbt. 84. (4)] ajánlattevőt kell magában foglalnia. Ha keretszámot határozunk meg, azt a részvételi felhívásban kell megadni. 5. A meghatározott ajánlattevői keretszámnak megfelelően kiválasztott jelentkezőket egyidejűleg, közvetlenül, írásban kell felhívni ajánlattételre, amennyiben ezt az alkalmasnak minősített jelentkezők száma lehetővé teszi. Ha nem határozunk meg keretszámot, az összes alkalmas jelentkezőt fel kell hívni ajánlattételre. Az ajánlattételre történő felhívás elkészítéséért és az érintetteknek történő megküldéséért az Igazgató vagy a megbízott szervezet/tanácsadó a felelős. IX. TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS 1. A tárgyalásos eljárás hirdetmény közzétételével, vagy anélkül indulhat. Hirdetmény közzétételével induló tárgyalás alkalmazásának feltételeit a Kbt. 89. (2) bekezdése rögzíti. A hirdetmény közzététele nélkül induló (hirdetmény nélküli) tárgyalásos eljárás alkalmazásának feltételeit a Kbt. 94. (2)-(5) bekezdése határozza meg. 2. A tárgyalásos eljárásra a nyílt eljárás szabályait, illetőleg a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás esetében a két szakaszból álló eljárás szabályait is megfelelően alkalmazni kell. 3. A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megkezdése napján ajánlatkérő köteles benyújtani a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz - telefaxon vagy elektronikus úton, vagy közvetlenül: - az ajánlattételi felhívást, továbbá - az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetek (személyek) nevéről, címéről (székhelyéről, lakhelyéről), valamint - a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást. A tájékoztatás elküldéséért az Igazgató vagy a megbízott szervezet/tanácsadó a felelős. X. NEMZETI ELJÁRÁSREND KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS Közbeszerzési eljárást kell lefolytatni a nemzeti értékhatárok feletti közbeszerzések esetében, a Kbt. harmadik részének megfelelően. 14
E rész szerinti eljárás alkalmazható továbbá olyan esetben, amelyre a Kbt. III. fejezete azt lehetővé teszi, azaz a Kbt. 4. melléklete szerinti szolgáltatások esetében a Kbt. Harmadik Része alkalmazható. Ha a közbeszerzés tárgya olyan összetett szolgáltatás, amely a Kbt. 3. melléklet, valamint a 4. melléklet szerinti valamely szolgáltatást is magában foglal, a Kbt. Harmadik Része alkalmazható, feltéve, hogy a 4. melléklet szerinti szolgáltatás értéke meghaladja a 3. melléklet szerinti szolgáltatás értékét. [18. (3) bekezdés; 19. (2) bekezdés]. Az Intézmény az ajánlattételi felhívást hirdetmény útján köteles közzé tenni. Az Intézmény az ajánlattételi felhívásban a kizáró okokat is meghatározhatja. Ebben az esetben kizárólag a Kbt. 56-57. -ban foglalt kizáró okokat lehet leírni (az igazolási módokat 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet szabályozza részletesen).. Az ajánlatkérő hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárást az alábbi esetekben is indíthat: a) az árubeszerzés vagy szolgáltatás becsült értéke nem éri el a huszonöt millió forintot vagy az építési beruházás becsült értéke nem éri el a százötvenmillió forintot; b) a beszerzés nyilvánosan közzétett, bárki által igénybe vehető és kivételesen kedvező feltételei csak rövid ideig állnak fenn, és az ellenszolgáltatás a piaci árakhoz képest lényegesen alacsonyabb, továbbá e kedvező feltételek igénybevétele az e rész szerinti eljárás alkalmazása esetén meghiúsulna. Az ajánlatkérő köteles biztosítani a versenyt és legalább három ajánlattevőt kell ajánlattételre felhívni. Az Intézmény az ajánlatok elbírásának befejezésekor írásbeli összegezést köteles készíteni az ajánlatokról. Az írásbeli összegezést az Intézmény köteles az összes ajánlattevőnek megküldeni. A közbeszerzési eljárás - ha eredményes - szerződéskötéssel zárul. A szerződés megkötése 1. Eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződés a Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás rendje szabályzatban foglaltak szerint írásban köthető meg, az ajánlati felhívás, a dokumentáció, a dokumentáció részeként kiadott szerződéstervezet, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően. Rész-ajánlattétel esetén a részek tekintetében adott nyertesekkel kell a szerződést megkötni. A szerződés szükség esetén tartalmazhatja - az ajánlati felhívásnak megfelelően - az ajánlattevőként szerződést kötők közötti együttműködés feltételeit is. 2. A szerződéskötés tervezett időpontját az ajánlati felhívásban nem kötelező megadni, azonban, az nem határozható meg az írásbeli összegzés megküldését követő naptól számított tízedik napnál korábbi és harmincadik - építési beruházás esetében hatvanadik - napnál későbbi időpontban. A közbeszerzési szerződés módosítása, teljesítése 3. A közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződés módosítása kizárólag a Kbt. 132. -ában meghatározott okból kezdeményezhető. 4. Ha a szerződés olyan eleme változik a módosítás eredményeként, amely a közbeszerzési eljárásban az ajánlatok értékelésének [63. (4) bekezdés] alapjául szolgált, az ajánlatkérő köteles az eljárásban részt vett minden ajánlattevőt a módosításról és annak részletes indokairól értesíteni. Az értesítésről a gazdasági vezető köteles gondoskodni. 15
5. A szerződésbe foglalhatók olyan rendelkezések, amelyek minden ajánlattevő számára előre megismerhető módon, egyértelműen rögzítik a szerződés meghatározott tartalmi elemei későbbi változásának pontos feltételeit és tartalmát. Az ilyen rendelkezések esetében nem kell vizsgálni a 132. -ban foglalt feltételek fennállását, az előirányzott változások azonban nem eredményezhetik a szerződés tárgyának alapvető megváltozását. XI. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK DOKUMENTÁLÁSI RENDJE 1. A közbeszerzési eljárásokat azok megindításától a jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig, illetőleg a közbeszerzési szerződés teljesítéséig terjedően írásban kell dokumentálni. A keletkezett iratokat, szerződéseket, azzal kapcsolatos jelentéseket, összegezéseket stb. lehetőség szerint elektronikus úton rögzített (CD, stb.) formában is meg kell őrizni. 2. A közbeszerzési eljárás során keletkező valamennyi iratot és dokumentumot az iratkezelés rendjéről és szabályairól szóló szabályzat szerint kell kezelni és őrizni. A közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentumot 5 évig meg kell őrizni. XII. A KÖZZÉTÉTEL, ADATSZOLGÁLTATÁS ÉS KÖZBESZERZÉSI TERVEZÉS SZABÁLYAI 1. Az ajánlatkérő hirdetmény útján köteles közzétenni: a) a nyílt eljárást megindító ajánlati felhívást; b) a meghívásos, a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárást és a versenypárbeszédet megindító részvételi felhívást, kivéve a külön jogszabályban foglaltak szerint időszakos előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetménnyel meghirdetett és az előminősítési hirdetménnyel meghirdetett meghívásos és tárgyalásos eljárást megindító közvetlen részvételi felhívást; c) a 123. -ban szabályozott eljárást megindító felhívást; d) az időszakos előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetménnyel meghirdetett, és az előminősítési hirdetménnyel meghirdetett meghívásos és tárgyalásos eljárást meghirdető időszakos előzetes tájékoztatót és előminősítési hirdetményt; e) az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót; f) a tervpályázati eljárás tervpályázati kiírását; g) a tervpályázati eljárás eredményéről szóló tájékoztatót; h) a szerződés módosításáról szóló tájékoztatót (15 munkanapon belül). Az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót [(1.e) pont] az ajánlatkérő legkésőbb a szerződéskötést, vagy ennek hiányában az eljárás eredménytelenné nyilvánításáról vagy a szerződés megkötésének megtagadásáról [124. (9) bekezdés] szóló ajánlatkérői döntést követő tíz munkanapon belül kell megküldeni. A közbeszerzési eljárás e hirdetmény közzétételével zárul le. 2. Az ajánlatkérő köteles az alábbi adatokat, információkat, dokumentumokat, ha rendelkezik honlappal, saját honlapján, ha honlappal nem rendelkezik a Közbeszerzési Hatóság vagy önkormányzati intézmény esetén a fenntartó honlapján közzétenni: a) a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait); b) a 9. (1) bekezdés k) pontja alkalmazásával megkötött szerződéseket; c) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos 79. (2) bekezdése szerinti adatokat; 16
d) a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában da) a kérelem e törvényben meghatározott adatait [137. (9) bekezdés], db) a Közbeszerzési Döntőbizottság szerződés megkötését engedélyező végzését [144. (4) bekezdés]; e) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket; f) a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre, a szerződő felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét; g) a külön jogszabályban meghatározott éves statisztikai összegzést. 3. A hirdetmények honlapon történő közzétételére az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala, a törvény harmadik része szerinti eljárás esetén a Közbeszerzési Hatóság részére történő feladást követően kerülhet sor. A honlapon közzétett hirdetmény nem tartalmazhat más adatot, mint amely az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TEDadatbank), illetőleg a Közbeszerzési Értesítőben megjelent, és fel kell tüntetni a hirdetmény feladásának napját is. 4. Az ajánlatkérő közzétételi kötelezettségének megfelelhet úgy is, hogy honlapjáról elérhetővé teszi a Közbeszerzések Tanácsa honlapján az adott közbeszerzési eljárásra vonatkozóan megjelenő adatokat, információkat. XIII. A KÖZBESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE 1. A közbeszerzések ellenőrzésére folyamatba épített (előkészítési szakasz, lefolytatás) ellenőrzés és utólagos ellenőrzés formájában kerülhet sor. 2. A munkafolyamatba épített ellenőrzések a közbeszerzési eljárás során kerülnek végrehajtásra. Munkafolyamatba épített ellenőrzésen az egyes cselekmények törvényességének és jelen szabályzat szerinti megfelelőségének ellenőrzését kell érteni. Ennek megfelelően a munkafolyamatba épített ellenőrzéssel kell biztosítani az előírásoktól való eltérés megelőlegezését és az azonnali beavatkozás lehetőségét. 3. A munkafolyamatba épített ellenőrzések megállapításait dokumentálni kell és amennyiben megállapítható, meg kell jelölni a felelős személyt vagy személyeket is. 4. A munkafolyamatba épített ellenőrzés eredményeinek visszacsatolása révén biztosítható a folyamat hatékony és szabályos működése. 5. A közbeszerzési eljárások utólagos ellenőrzése a belső ellenőr hatáskörébe tartozik. A belső ellenőr ellenőrizheti a teljes beszerzési folyamatot, annak minden dokumentumát. 6. Az ellenőrzés során különös gondot kell fordítani a szabályszerűségre, az elbírálás szempontjainak előkészítésére, és azok érvényesítésére az elbírálás során. 7. Amennyiben a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, arról az Igazgató köteles a fenntartót haladéktalanul tájékoztatni. 17
XIV. A KÖZBESZERZÉS ALÁ NEM TARTOZÓ BESZERZÉSEK 1. Beszerzés fogalma A XIV. pont szabályozása kiterjed minden olyan - a közbeszerzési értékhatárt el nem érő - árubeszerzésre, építési beruházásra, valamint szolgáltatás megrendelésére (továbbiakban: beszerzés) amelyek vonatkozásában az Intézmény a megrendelő vagy ajánlatkérő. 2. A beszerzések típusai - 100.000 Ft bruttó összeghatárig a beszerzés, szolgáltatásvásárlás előzetes árajánlat nélkül történhet. A Gazdálkodási szabályzat rendelkezik arról, hogy nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetés teljesítéséhez, amely értéke a százezer forintot nem éri el. - 100.000 Ft bruttó összeg felett a beszerzés, szolgáltatásvásárlás kizárólag írásban, megrendelővel vagy szerződéssel, kötelezettségvállalással történhet. - 200.000 Ft 1.000.000 Ft bruttó összeg közötti megrendelés, beszerzés esetén minden esetben három árajánlatot kell bekérni, és a legkedvezőbb, ugyanakkor a célnak megfelelő minőségű árut (szolgáltatást) kínáló ajánlatot kell elfogadni. - 1.000.000 Ft bruttó összeg feletti beszerzési eljárás estén ajánlati felhívás közzététele kötelező. 3. A beszerzési eljárás indítása - A megrendelés elindítása előtt pontosan meg kell határozni a beszerzés célját, a teljesítés elvárt határidejét, a beszerzés (szolgáltatás) pontos jellemzőit, tartalmát, hogy a szabályszerűen, határidőre benyújtott ajánlatok érdemben összevethetők legyenek. - Az ajánlattételi határidőt úgy kell megállapítani, hogy az ajánlattevők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehessenek, de minimum 3 és maximum 20 munkanap lehet a határidő. - A beszerzési eljárás során valamennyi ajánlattevő számára - az egyenlő esély biztosítása érdekében - az ajánlat megtételéhez szükséges valamennyi kiegészítő információt a megrendelő köteles a többi ajánlattevő egyidejű értesítése mellett megadni. 4. Ajánlatkérés Az ajánlati felhívásnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: - beszerző szerv megnevezését, székhelyét, - a beszerzések szabályozására való hivatkozást, - nyilatkozatbenyújtási kötelezettséget, hogy ajánlattévő megismerte és elfogadja az ajánlati felhívás feltételeit, - a beszerzés tárgyának pontos meghatározását, főbb adatait, mennyiségét, - a teljesítés helyét, határidejét, feltételeit, - az ellenszolgáltatással kapcsolatos kikötéseket, feltételeket, - részajánlat nem tehető, - előlegfizetés kizárt, - hiánypótlás lehetőségét, jelezve, hogy a hiánypótlás nem irányulhat az ajánlat érdemi részének módosítására, kizárólag adminisztratív jellegű pontosítást szolgál, - az ajánlat benyújtásának helyét, módját, - pontos határidejét (óra, perc pontossággal), - a példányszámát és a szükséges mellékleteket, adóigazolásokat, - azt a rendelkezést, hogy a határidő beérkezési vagy postára adási határidőt jelent-e, - eredményhirdetés esetén annak helyét, határidejét, a bontáson jelenlévők körét, 18
- jogfenntartást a beszerzési eljárás indoklás nélküli eredménytelenné nyilvánítására. 5. Az ajánlati felhívás módosítása, visszavonása - Az Intézmény, mint megrendelő, az ajánlattételi határidő lejártáig módosíthatja az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban meghatározott feltételeket. A módosított feltételekről az ajánlattételi határidő lejártáig új ajánlati felhívást kell egyidejűleg valamennyi ajánlattevőnek küldeni. - Az Intézmény, mint megrendelő, az ajánlattételi határidő lejártáig visszavonhatja az ajánlati felhívást. 6. Az ajánlatok benyújtása és nyilvántartásba vétele - Ajánlatot kizárólag zárt borítékban lehet benyújtani. A boríték határidő előtti kibontása, tartalmának megismerése fegyelmi felelősségrevonást eredményeztet. - Az ajánlattevő részére amennyiben ajánlatát személyesen nyújtja be az ajánlat átvételéről elismervényt kell adni. Az átvételi elismervénynek tartalmaznia kell az átvétel időpontját, az átvevő nevét és kézjegyét. - Az ajánlatokat a benyújtási határidőt követő felbontás után soron kívül iktatni kell az ajánlatkérőnél. 7. Az ajánlatok értékelése Az ajánlat érvényes, amennyiben az ajánlati felhívás feltételeinek megfelel. Érvénytelen az ajánlat amennyiben - az ajánlattételi határidő lejártát követően nyújtja be ajánlattevő az ajánlatát, - a felhívásban foglalt formai és tartalmi követelményeknek nem felel meg, - az ajánlati kötöttség beálltát követően módosítja ajánlattevő, - az ajánlattevő ajánlatában meghatározott ellenszolgáltatás mértéke eléri a Kbt. szerinti közbeszerzési értékhatárt. Az eljárási eseményekre csak az Intézmény kijelölt helyiségében kerülhet sor. Az ajánlatok felbontásánál legalább három, az Igazgató által kijelölt személynek jelen kell lennie. A megrendelő az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban meghatározott feltételeknek megfelelő ajánlatokat a legalacsonyabb összegű elvárt minőséget nyújtó ellenszolgáltatás alapján (összességében legkedvezőbb ajánlat) bírálja el. A beszerzési döntés meghozatalára az Igazgató jogosult. Amennyiben csak egy ajánlat érkezik, vagy egyik ajánlat sem mutatkozik megfelelőnek, az Igazgató dönthet az eljárás eredménytelenségéről. 8. Tájékoztatás a beszerzési eljárás eredményéről A beszerzési eljárás eredményéről az ajánlatkérő az ajánlattevőket a döntést követően 8 munkanapon belül írásban (e-mail vagy levél, vagy fax) tájékoztatja. 9. Szerződéskötés Az írásos megrendelőnek vagy a megkötendő szerződésnek tartalmaznia kell a beszerzési eljárást lezáró döntés iktatószámát, valamint azt a kitételt, hogy az ajánlati felhívás, a dokumentáció és a nyertes ajánlat a szerződés (megrendelés) elválaszthatatlan mellékletét képezi. A felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően - a szerződéskötéskor indokolhatóan előre nem látható ok vagy beállott körülmény miatt - a szerződés módosítása indokolt. 19
10. Összeférhetetlenség A beszerzések előkészítésében, az ajánlatok elbírálásában és a döntéshozatalban részt vevő személy - nem lehet az ajánlattevő, illetve az ajánlattevőnek vagy az ajánlattevő képviselőjének hozzátartozója vagy közeli rokona, - nem állhat az ajánlattevővel munkaviszonyban vagy egyéb szerződéses jogviszonyban, - nem lehet az ajánlattevő tulajdonosa vagy résztulajdonosa. A beszerzések előkészítésében, az elbírálásban és a döntéshozatalban részt vevő a vele szemben fennálló összeférhetetlenségi okot köteles haladéktalanul bejelenteni az Igazgatónak. XV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat az aláírásával lép hatályba. 2. A szabályzat hatálybelépésével a korábbi Közbeszerzési szabályzat hatályát veszti. 3. A gazdasági vezetőnek kell gondoskodni, hogy a szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék és annak tényét a szabályzat 5. sz. mellékletében aláírásukkal igazolják. Budapest, 2014. május 22. Pelle József igazgató Mellékletek 1. számú melléklet: Közbeszerzési értékhatárok 2014. év 2. számú melléklet: A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzési eljárás feladatai, időrendje, a végrehajtásért illetve a döntésért felelős személyek meghatározása 3. számú melléklet: Megbízás 4. számú melléklet: Összeférhetetlenségi, titoktartási nyilatkozat 5. számú melléklet: Megismerési nyilatkozat 20