100/2008. (IX. 18.) Kgy. határozat. A Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatának módosítása

Átírás

1 100/2008. (IX. 18.) Kgy. határozat A Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatának módosítása 1. A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése az Önkormányzat közbeszerzési szabályzatát a melléklet szerinti tartalommal jóváhagyja, és felhatalmazza a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Elnökét és a megyei főjegyzőt, hogy a szabályzatot adja ki. Határidő: azonnal Felelős: dr. Hargitai János, a közgyűlés elnöke Lászlóné dr. Kovács Ilona megyei főjegyző 2. A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése úgy rendelkezik, hogy a Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont projekt közbeszerzési eljárásai során a Közbeszerzési Szabályzat rendelkezéseit a Jogi és Ügyrendi Bizottság 33/2008. (VII. 24.) JÜB határozatának 1. pontjával elfogadott Konzorciumi Együttműködési Megállapodásban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Határidő: folyamatos Felelős: dr. Hargitai János, a közgyűlés elnöke

2 A 100/2008. (IX. 18.) Kgy. határozat melléklete Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzata A szabályzat célja I. A közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. tv. (továbbiakban Kbt.) 6. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a Baranya Megyei Önkormányzat, mint ajánlatkérő (továbbiakban: Önkormányzat) a Kbt. végrehajtása tárgyában kiadott jogszabályokkal összhangban meghatározza: a) a közbeszerzési eljárások - előkészítésének - lefolytatásának - belső ellenőrzésének felelősségi rendjét b) a nevében eljáró, illetőleg az eljárásban bevont személyeket, illetőleg szervezeteket c) a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét d) az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket. A közbeszerzési eljárás alapelvei II. 1. A közbeszerzési eljárásban ideértve a szerződés megkötését is az Önkormányzat, mint ajánlatkérő köteles biztosítani a verseny tisztaságát és nyilvánosságát. 2. Az Önkormányzat, mint ajánlatkérő által lefolytatott közbeszerzési eljárásokban esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot kell biztosítani az ajánlattevők számára. 3. Az Európai Unióban letelepedett ajánlattevők, és a közösségi áruk számára nemzeti elbánást kell nyújtani az Önkormányzat által lefolytatott közbeszerzési eljárásokban. Az Európai Unión kívül letelepedett ajánlattevők és a nem közösségi áruk számára nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárásban a Magyar Köztársaságnak és az Európai Közösségnek a közbeszerzések terén fennálló nemzetközi kötelezettségeivel összhangban kell nyújtani. A közbeszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, ellenőrzésének felelősségi rendje III. A közbeszerzési eljárás előkészítése 1. Az Önkormányzat minden évben közbeszerzési tervet készít, mely tartalmazza a tervezett közbeszerzések időbeli ütemezését, oly módon hogy a Kbt-ben előírt szabályok maradéktalanul betartására kerülhessenek. 2. Előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell. A módosítást minden esetben meg kell indokolni.

3 3. Az előkészítés során az adott közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározásáért, a kapcsolódó helyzet-, illetve piacfelmérés lefolytatásáért, a becsült érték meghatározásáért a Hivatal azon szervezeti egysége vezetője felelős, amelyhez a közbeszerzés tárgya kapcsolódik. A becsült érték felmérése bármilyen módszerrel történhet, amely alátámasztja a beszerzés ellenértékét, és nem sérti a közbeszerzés alapelveit. 4. A közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a több évre áthúzódó építési beruházásokat, továbbá a több évre vonatkozó szolgáltatásokat is. 5. A közbeszerzési terv összeállítása a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Fejlesztési és Közgazdasági Főosztályának feladata. 6. A közbeszerzési tervet az önkormányzat éves költségvetésének elfogadását követően, az abban foglalt feladatokat figyelembe véve, legkésőbb a tárgyév április 15-éig kell elkészíteni. 7. A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. Anyagi fedezet biztosítása 8. A közbeszerzési eljárást megindítani akkor lehet: a) ha az Önkormányzat éves költségvetésben biztosított a szerződés megkötéséhez szükséges anyagi fedezet, vagy megfelelő biztosíték van arra, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll, b) ha az Önkormányzat támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani. Ez utóbbi körülményre az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívásban fel kell hívni az ajánlattevők/részvételre jelentkezők figyelmét. 9. A közbeszerzési eljárás megindításának további feltétele a szerződés megkötéséhez szükséges valamennyi jogerős hatósági engedély megléte. 10. Közbeszerzési eljárás megindítására csak az erre vonatkozó közgyűlési határozat, illetve a Közgyűlés elnökének döntése alapján kerülhet sor. Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont szervek és személyek IV. 1. A közbeszerzési eljárások előkészítésében és lebonyolításában az alább felsorolt szervezetek és személyek vesznek részt: - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés), - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Elnöke, - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Költségvetési Bizottsága, - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottsága, - az önkormányzati koordinációs tanácsnok, - a megyei főjegyző - a Bíráló Bizottság, - a Tárgyaló Bizottság, - a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Fejlesztési és Közgazdasági Főosztályának vezetője, - a témafelelős

4 A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének hatásköre 2. A Közgyűlés a Költségvetési, valamint a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság közös előterjesztése alapján a Kbt. Második részében szabályozott - kivéve a Kbt. 4. számú mellékletében foglalt szolgáltatások beszerzése esetén lefolytatandó egyszerűsített eljárásokat: továbbiakban egyszerűsített eljárások - eljárások során dönt az eljárások indításáról és a lefolytatandó eljárások fajtájáról. 3. A Közgyűlés - a Költségvetési, valamint a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság közös előterjesztése alapján - dönt a Kbt. Harmadik részében szabályozott közbeszerzési eljárások megindításáról - kivéve az egyszerűsített eljárásokat - és meghatározza az eljárás fajtáját. A Közgyűlés elnökének hatásköre 4. A Közgyűlés elnöke - az önkormányzati koordinációs tanácsnok véleményének kikérésével - dönt az eljárások megindításáról az egyszerűsített közbeszerzés, valamint a Kbt. Negyedik részében szabályozott, nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzés esetén. 5. A Közgyűlés elnöke - a Költségvetési, valamint a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság döntése előtt - véleményt nyilvánít a Közgyűlési döntéssel indított közbeszerzési eljárás során az eljárásban résztvevő ajánlatok érvényességéről, vagy érvénytelenségéről, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, és az eljárást lezáró valamennyi döntésről. 6. A Közgyűlés elnöke képviseli az ajánlatkérőt, aláírja az eljárást megindító és lezáró hirdetményeket és egyéb dokumentumokat, figyelemmel kíséri a közbeszerzési eljárást, és aláírja a közbeszerzési eljárás befejezését követően kötendő szerződéseket. A Költségvetési Bizottság hatásköre 7. A Költségvetési Bizottság a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottsággal közösen biztosítja a Kbt. rendelkezéseinek betartását, közreműködik a közbeszerzési eljárások bonyolításában. 8. A Költségvetési Bizottság a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottsággal közösen javaslatot tesz a Közgyűlésnek a Kbt. Második és Harmadik részében szabályozott közbeszerzési eljárás megindítására - kivéve az egyszerűsített eljárásokat - és a lefolytatandó eljárás fajtájára. 9. A közbeszerzési eljárást elrendelő döntést követően a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottsággal közösen jóváhagyja az eljárást megindító hirdetményt és az ajánlatkérési dokumentációt, továbbá meghívásos és hirdetmény nélküli egyszerű eljárás esetén meghatározza azon személyek és szervezetek körét, akik/amelyek az eljárásban ajánlatot tehetnek. 10. A Bíráló Bizottság szakvéleményének megismerése után, a közgyűlés elnöke véleményének kikérésével a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottsággal közösen dönt a közbeszerzési eljárásban résztvevő ajánlatok érvényességéről, vagy érvénytelenségéről, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, és meghozza az eljárást lezáró döntést. A Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság hatásköre 11. A Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság a Költségvetési Bizottsággal közösen biztosítja a Kbt. rendelkezéseinek betartását, közreműködik a közbeszerzési eljárások bonyolításában. 12. A Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság a Költségvetési Bizottsággal közösen javaslatot tesz a Közgyűlésnek a Kbt. Második és Harmadik részében szabályozott közbeszerzési eljárás megindítására - kivéve az egyszerűsített eljárásokat - és a lefolytatandó eljárás fajtájára. 13. A közbeszerzési eljárást elrendelő döntést követően a Költségvetési Bizottsággal közösen jóváhagyja a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt és az ajánlatkérési dokumentációt, továbbá meghívásos és hirdetmény nélküli egyszerű eljárás esetén meghatározza azon személyek és szervezetek körét, akik/amelyek az eljárásban ajánlatot tehetnek.

5 14. A Bíráló Bizottság szakvéleményének megismerése után, a közgyűlés elnöke véleményének kikérésével a Költségvetési Bizottsággal közösen dönt a közbeszerzési eljárásban résztvevő ajánlatok érvényességéről, vagy érvénytelenségéről, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, és meghozza az eljárást lezáró döntést. Az önkormányzati koordinációs tanácsnok feladatai 15. Az önkormányzati koordinációs tanácsnok a Közgyűlés elnöke felkérésére véleményt nyilvánít az eljárás megindításával kapcsolatban az egyszerűsített közbeszerzések, valamint a Kbt. Negyedik részében szabályozott, nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzések esetén. A Bíráló Bizottság feladatai 16. A közbeszerzési eljárásban az ajánlati (ajánlattételi) felhívás, részvételi felhívás, illetve a dokumentáció elkészítésére, valamint az ajánlatok értékelésére a Hivatal köztisztviselői közül, szükség esetén külső szakértő bevonásával a főjegyző legalább három, legfeljebb öttagú Bíráló Bizottságot hoz létre. A főjegyző a megyei önkormányzat képviselőjét felkérheti bizottsági tagságra. 17. A Bíráló Bizottság tagjainak a közbeszerzés tárgyának megfelelő műszaki, technológiai, valamint jogi és közgazdasági szakértelemmel kell rendelkezniük. 18. A Bíráló Bizottság szakvélemény készítésével segíti az eljárásban résztvevő szervezetek döntését. A Tárgyaló Bizottság feladatai 19. A Kbt. 6. Címében szabályozott tárgyalásos eljárásban a tárgyalást Tárgyaló Bizottság folytatja le. 20. A Tárgyaló Bizottság a tárgyalás során az ajánlatkérő képviseletében jár el, ellátja a Kbt.-ben és az ajánlati/ajánlattételi dokumentációban meghatározott feladatokat. A Tárgyaló Bizottság elnöke a tárgyalásról jegyzőkönyvet készít, melyet haladéktalanul átad a Bíráló Bizottságnak. 21. A Tárgyaló Bizottság legalább 3 tagból áll, tagjait az ajánlati/ajánlattételi dokumentációt elfogadó Költségvetési, valamint Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság választja meg saját tagjai közül és javaslatot tesz a megyei főjegyzőnek további tagok kijelölésére, illetőleg felkérésére. 22. A Bizottságok által a Tárgyaló Bizottság tagjának javasolt hivatali köztisztviselőket a megyei főjegyző kijelöli. 23. A Bizottságok által a Tárgyaló Bizottság tagjának javasolt, a közbeszerzés eredményes lefolytatásához szükséges szakértelemmel rendelkező személyeket a megyei főjegyző felkéri. A témafelelős 24. A Bíráló Bizottság működését a főjegyző által kijelölt témafelelős koordinálja, aki tagja a bizottságnak. Témafelelősi feladat ellátására olyan köztisztviselő jelölhető, aki az adott közbeszerzésre vonatkozóan megfelelő szakértelemmel rendelkezik. Megfelelő szakértelemnek minősül: - a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok ismerete, - a beszerzés tárgyára vonatkozó beszerzési, üzemelési, fenntartási ismeretek és tapasztalatok, - az ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmassága felmérésére és megítélésére vonatkozó ismeretek és tapasztalatok, - valamint esetenként meghatározott egyéb ismeretek és tapasztalatok megléte.

6 25. A témafelelős feladata a közbeszerzési eljárás szakszerű előkészítése és lebonyolításának megszervezése, valamennyi - az eljárás során szükséges - adminisztrációs intézkedés megtétele, és adatszolgáltatás a közbeszerzési nyilvántartás vezetéséhez. 26. A témafelelős az eljárást lezáró döntést követően figyelemmel kíséri a megkötött szerződések teljesítését. Ha a szerződés teljesítése nem megfelelő, tájékoztatja a közgyűlés elnökét, és javaslatot tesz a lehetséges intézkedésekre. Az eljárások belső ellenőrzése 27. Az eljárások lefolytatásának törvényességét és szakszerűségét a Hivatal Ellenőrzési Csoportja az eljárások befejezését követően belső ellenőrzés keretében köteles ellenőrizni. Az ellenőrzésekről készült jelentést a tisztségviselőknek, a főjegyzőnek és az érintett főosztályvezetőknek megküldi. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje V. 1. A közbeszerzési eljárást - annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig - írásban, a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően, a Hivatal Iratkezelési Szabályzata szerint kell dokumentálni. A közbeszerzési eljárás dokumentálása teljeskörű, annak minden elemére és részfolyamatára kiterjed. 2. A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó iratokat - közbeszerzési eljárásonként külön főszámon - a témafelelős vezeti. Amennyiben a közbeszerzési eljárásba tanácsadó, vagy szakértő szervezet kerül bevonásra, akkor a tanácsadó/szakértő szervezetnél megőrzésre kerülő valamennyi eredeti iratról haladéktalanul másolati példányt kell az eljárás Hivatali dokumentációjába helyezni. 3. A közbeszerzési eljárásokról - a témafelelős adatszolgáltatása alapján - a Fejlesztési és Közgazdasági Főosztály nyilvántartást vezet. 4. A Kbt. 7. -ában meghatározott közbeszerzési eljárások dokumentálásával és az iratok megőrzésével kapcsolatos feladatok végrehajtásáért a megyei főjegyző felelős. 5. Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárultától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell őrizni. 6. A Baranya Megyei Önkormányzat nevében a (Hivatal) Fejlesztési és Közgazdasági Főosztály a tárgyévi beszerzésekről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai öszszegzést készít, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig a Közbeszerzések Tanácsának kell megküldeni. Az eljárásba bevont személyek, az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelősségi köre VI. 1. Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés a Kbt.-ben foglalt határidőre történő elkészítéséért és továbbításáért, továbbá a közbeszerzési nyilvántartás vezetéséért a Fejlesztési és Közgazdasági Főosztály vezetője a felelős. 2. Az eljárások szabályszerűségéért, illetve jogszerűségéért az eljárást kezdeményező főosztály vezetője és a Bíráló Bizottság a felelős. 3. Az eljárások adminisztrálásáért, illetve az eljárás során keletkezett iratok megőrzéséért az eljárást kezdeményező főosztály vezetője és a témafelelős felel.

7 4. Az eljárás során hozott döntésekért - beleértve az eljárást lezáró döntést is a döntést hozó szervezet - a Közgyűlés, a közgyűlés elnöke, illetve a Költségvetési,valamint a Gazdasági és Foglalkoztatási Bizottság a felelős. 5. A Kbt. rendelkezéseinek mellőzésével lefolytatott beszerzések esetében a kötelezettségvállalás általános szabályai szerinti felelősség érvényesül. A közbeszerzési eljárás lefolytatásának különös szabályai VII. 1. Jelen szabályzat rendelkezéseit a időszakban a részben Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó forrásból finanszírozott közbeszerzések során a 16/2006 (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet (továbbiakban: Rendelet) /B. -aival összhangban kell alkalmazni. 2. Az 1.) pontban hivatkozott közbeszerzések során a Bíráló Bizottság kiegészül a Rendeletben feljogosított szervezetek által jelölt tagokkal. 3. A konzorciumi együttműködés keretében megvalósuló közbeszerzések esetében a jelen szabályzattól eltérő rendelkezések alkalmazásáról a Közgyűlés a konzorciumi együttműködési megállapodás elfogadásakor dönt. Ez a szabályzat október 1-én lép hatályba. Rendelkezéseit - a VII. fejezet kivételével - a hatálybalépését követően megkezdett közbeszerzések során kell alkalmazni. A hatálybalépést megelőzően megkezdett közbeszerzések során a 142/2004. (XI. 18.) Kgy. határozattal jóváhagyott, december 1.-től hatályos Közbeszerzési Szabályzat előírásai szerint kell eljárni. Jelen szabályzatot a VII. fejezet 1.) pontjában hivatkozott közbeszerzések esetében a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. A szabályzatot a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 100/2008. (IX. 18.) Kgy. határozatával jóváhagyta. Pécs, szeptember 18. Dr. Hargitai János s.k. a közgyűlés elnöke Lászlóné dr. Kovács Ilona s.k. megyei főjegyző