B/IV. Külsı szakmai gyakorlat kidolgozása (tananyagának, tematikáinak, módszertani útmutatóinak kidolgozása a külsı szakmai gyakorlaton részt vevı hallgatók számára) Bertóthyné dr. Végvári Erzsébet: Módszertani útmutató a felsıfokú szakképzésben részt vevı hallgatók számára az Elektronikus írástechnika III. kurzus szakmai gyakorlatához 2012. I. negyedév TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt
Elektronikus írástechnika III. kurzushoz kapcsolódó Szakmai és vizsgakövetelmények Felsıfokú Szakképzés: Titkárságvezetı Gazdasági idegen nyelvő menedzser Modul: 2559-06 Irat- és dokumentumkezelés, -készítés Vizsgatípus: Írásbeli vizsga 1. vizsgafeladat: A nyomtatott formában rendelkezésére bocsátott kb. 1500-2000 karakter terjedelmő magyar vagy idegen nyelvő szöveg begépelése és javítása a megadott korrektúrajelek figyelembevételével. 2. vizsgafeladat: A begépelt szöveg, levél formázása a tanult szövegszerkesztı program alkalmazásával a megadott szerkesztési utasítások szerint és kinyomtatása. Elektronikus írástechnika III. kurzushoz kapcsolódó Módszertani útmutató a külsı szakmai gyakorlaton résztvevı hallgatók számára A módszertani útmutató a szakmai és vizsgakövetelményekhez igazítva nyújt segítséget a külsı szakmai gyakorlatot végzı hallgatónak az irat- és dokumentumkezelés, -készítés mint mindennapos irodai írásbeli munkatevékenység hatékony végzéséhez. A szakmai gyakorlat megkezdése elıtt a hallgatónak mindenképpen ajánlott áttanulmányozni az ajánlott megfigyelési szempontokat és a módszertani útmutatóban megjelölt anyagot. A hallgató a kapott módszertani útmutató segítségével feleleveníti a tanórákon és a belsı szakmai gyakorlaton elsajátított ismereteket. Ezek után a megfelelı precizitással tudja elvégezni az adott gyakorlati helyen megkívánt írásbeli irodai feladatokat. A gyakorlat elvégzése után célszerő az adott irodai munkavégzésrıl feljegyzést készíteni, amely kiértékelésre kerül a gyakorlatot ellenırzı oktatóval. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 2
1. Ismeret: Különleges másolási feladatok végzése Milyen különleges másolási feladatok végzését tapasztalta a munkahelyen? Alkalmaznak-e még írógépet ha igen, milyen típusút a nyomtatványok kitöltéséhez? Különleges másolási feladatok típusai: - őrlapok, kész nyomtatványok kitöltése - borítékok címzése - kézírásos szövegrıl gépirat készítése - javított kéziratról történı szövegbevitel gépírással - egyéb, speciális munkák Őrlapok, nyomtatványok kitöltése Vannak olyan őrlapok, nyomtatványok, amelyeket vagy kézírással vagy pedig gépírással kell kitölteni. Ha választani lehet, mindenképpen a gépírással történı kitöltést kell elınyben részesíteni, mivel a gépirat esztétikus, jól olvasható. Gépírással történı kitöltés: - az írógép megválasztása (ha lehetséges elektronikus írógép használata javasolt) - betőtípust, méretet csak szövegszerkesztı írógép esetében választhatunk, egyébként ezek adottak, és nem változtathatók - a nyomtatvány befőzése után ügyeljünk arra, hogy a megfelelı sorba kerüljön az írás - hibázás esetén a mechanikus javítást alkalmazhatjuk (lefestés), illetve elektronikus írógép esetén a javító szalag használatával javíthatunk Boríték címzése A boríték/borítékok címzése a számítógép szövegszerkesztı programjával megoldható. Kézírásos szövegrıl gépirat készítése - lsd. 3. ismeretnél Javított kéziratról történı szövegbevitel gépírással lsd. 5. ismeretnél TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 3
2. Ismeret: Ergonómikus munkatér beállítása Bemelegítı tornagyakorlatok Bemelegítı ujjtechnikai gyakorlatok A munkavégzés területe megfelel-e a tanult ergonómiai elvárásoknak? Szükségesnek látja-e a feltételek javítását? Milyen téren? Találkozott-e új, korszerő munkaeszközzel? Programmal? Figyelje meg, végeznek-e a munkatársak bemelegítı tornát, ha igen, milyen típusút? Alkalmaznak-e munkatársai bemelegítı ujjtechnikai gyakorlatokat? Ergonómikus munkatér beállítása: - szék beállítása (magasság talp a talajon), háttámla (gerinctámasztás) - billentyőzet távolságának beállítása (1 arasz, a hastól számítva) - papírtámasztó, -tartó elhelyezése (tetszıleges oldalon) - megvilágítás (képernyı tükrözıdésének elkerülése, természetes fény vagy lámpa balról) Bemelegítı torna: - szemtorna (körzés mindkét irányba 3 x, mozgatás le-fel, gyors pislogás 1 percig; pihentetı tenyerezés) - ujjtorna, kéztorna (kézszorítás, ujjnyitás 10 x, csuklókörzés mindkét irányba) - testtorna vállkörzések, nyakkörzés, törzsnyújtás, törzsfordítás Bemelegítı ujjtechnikai gyakorlatok: Ujjtechnikai gyakorlatok végzése tananyagból típusa: Ujjtechnikai gyakorlat a két kéz minden ujjának bemelegítéséhez Cél: Egészségvédelem TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 4
3. Ismeret: Kéziratról történı szövegbevitel Figyelje meg, alkalmazzák-e a munkahelyeken a kéziratról történı másolást? Kik készítenek kézírással dokumentumokat? Milyen típusú kézírásos dokumentumokról kell készíteni szövegbevitelt? Van-e valamilyen speciális elvárás, kikötés a kéziratról történı szövegbevitel esetében a bekezdést, betőtípust, betőméretet illetıen? Általában melyik szövegszerkesztı programban történik a szövegbevitel? A kéziratról történı másolás a különleges másolási feladatok közé tartozik. Sok munkahelyen még ma is alkalmazzák a különféle vezetık, más munkatársak gondolataikat leírják, majd pedig legépeltetik, azaz elektronikus szövegbevitellel rögzítik. Mivel ezt más végzi (adminisztrátor), nehezebb feladat, mint a nyomtatott szöveg másolása. Irányelvek, lépések: - A kéziratot a másolás elıtt végig kell olvasni az esetleges olvasási nehézségeket ezzel lehet kiküszöbölni, mivel a szövegösszefüggésbıl következtetni lehet az olvasandó szóra, szavakra. - A kéziratot célszerő a monitorral egyvonalban papírtartóra helyezni, hogy együtt lehessen látni a monitorral, azaz a gépelt szöveggel. - A kézirat szövegét mondatról mondatra kell másolni, amikor egy-egy mondattal készen vagyunk, azt alá lehet húzni, vagy valamilyen módon jelezni, hogy már begépelésre került. - Ha végképp nem tudunk valamit kiolvasni, mindenképpen kérdezzük meg a kézirat készítıjét, semmiképpen sem szabad kitalált (helytelen) szót beírni. - Másolás közben a helyesírás-ellenırzı programot szükséges alkalmazni. - Amennyiben a kézirat készítıje hozzájárul, a nyelvhelyesség-ellenırzı programot is be kell állítani. - Az elkészült anyagot újra le kell ellenırizni, szóról szóra. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 5
4. Ismeret: Diktálás utáni írás összefüggı szövegek Figyelje meg, alkalmazzák-e az adott munkahelyen a diktálás utáni írást? Mely munkatársak diktálnak? Megítélése szerint milyen a diktálás sebessége? Követhetı-e a diktátum? Van-e lehetıség diktálás közben javítani? Az összefüggı szövegek írása diktálás után komoly erıpróba egy adminisztrátor számára. Fontos a koncentrált figyelem, a diktáló beszédtempójának felvétele, követése. Amennyiben elhallás következnék be, diktálás közben ha van rá lehetıség rögtön rá kell kérdezni a diktálótól, amennyiben ez nem lehetséges, az adott szót ki kell hagyni (több szóközzel jelölni), majd a diktálás befejezése után azonnal rákérdezni. Elıfordul az is, hogy a szövegösszefüggésbıl kikövetkeztethetı az adott szó/szavak, ám ezt a diktálás befejezése után pontosítani kell! Amennyiben nehezen követhetı a diktátum (túlságosan gyors) udvariasan meg kell kérni a diktálót, hogy lassítsa a tempót. Dokumentum készítése diktálás/hallás után, a diktálás utáni írás szabályainak megfelelıen: Munkaképernyı beállítása (margók, betőtípus, betőméret, bekezdések stb.) Írás: szabályos tízujjas gépírással, helyesírás-ellenırzı segítségével, javítószerkezettel; a billentyőzetre való ránézés nélkül, követve a diktálót; diktálás közben a monitort nézni kell! - diktálás közben ha van idı, javítani kell a hibákat, amennyiben nincs idı, akkor a diktálás befejezése után - írás után újraellenırzés (központozás elvégzése,helyesírási, gépelési hibák kijavítása, diktálási hibák korrigálása). - az elkészült dokumentum mentése, esetleg nyomtatása TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 6
5. Ismeret: Javított kéziratról történı szövegbevitel Készített-e javított kéziratról gépelt anyagot? Milyen típusú anyagokat kapott javított formában kézhez? Kapott-e magyarázatot a javított kézirathoz? Mennyire volt olvasható a javított kézirat? A javított kéziratról történı szövegbevitel a különleges másolási feladatok közé tartozik. Általában olyan esetekben alkalmazzák, amikor szépirodalmi mőveket, esszéket stb. a szerzı kézírással készít el, s arról kell gépelt másolatot készíteni. De más esetekben is alkalmazzák a vezetık, munkatársak gondolataikat leírják, közben a kéziraton elvégzik a szükséges javításokat (áthúzás, föléírás, beékelés, lapszéljegyzetek stb.) majd pedig legépeltetik, azaz elektronikus szövegbevitellel rögzítik. Mivel ezt más végzi (adminisztrátor), nehezebb feladat, mint a nyomtatott szöveg másolása. Irányelvek, lépések: - A másolás megkezdése elıtt a szerzıvel meg kell állapodni a paramétereket illetıen (betőméret, típus, margók, stb.). - A kéziratot a másolás elıtt végig kell olvasni az esetleges olvasási nehézségeket ezzel lehet kiküszöbölni, mivel a szövegösszefüggésbıl következtetni lehet az olvasandó szóra, szavakra. - A kéziratot célszerő a monitorral egyvonalban papírtartóra helyezni, hogy együtt lehessen látni a monitorral, azaz a gépelt szöveggel. - A kézirat szövegét mondatról mondatra kell másolni, amikor egy-egy mondattal készen vagyunk, azt alá lehet húzni, vagy valamilyen módon jelezni, hogy már begépelésre került. - Másolás közben a helyesírás-ellenırzı programot is szükséges alkalmazni. - Ha végképp nem tudunk valamit kiolvasni, mindenképpen kérdezzük meg a kézirat készítıjét, semmiképpen sem szabad kitalált (helytelen) szót beírni. - Amennyiben a kézirat készítıje hozzájárul, a nyelvhelyesség-ellenırzı programot is be kell állítani (amennyiben nem ragaszkodnak a szó szerinti megfeleléshez). - Az elkészült anyagot újra le kell ellenırizni, szóról szóra. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 7
6. Ismeret: Hibás dokumentum javítása, helyesen történı szövegbevitele Figyelje meg, a másolásra kerülı dokumentumok hibátlanok-e helyesírási szempontból? Hibátlanok-e gépírási szempontból? Milyen alapvetı helyesírási illetve gépelési hibákkal találkozott? Másolás közben gyakran elıfordul, hogy hibás szöveggel találkozunk. A hibák lehetnek gépelési hibák, helyesírási hibák és nyelvhelyességi hibák. A gépelési hibák észlelésekor bátran javítsuk azokat, de mindenképpen értelmezzük az adott mondatot/szövegkörnyezetet, hogy biztosak legyünk a dolgunkban. A helyesírási hibákat másoláskor jelzi a helyesírás-ellenırzı program (piros hullámos vonallal történı aláhúzás). A helyesírás-ellenırzı azonban nem minden esetben ad biztos segítséget, tehát a gépírónak tisztában kell lennie a helyesírási szabályokkal. A nyelvhelyességi hibákkal vigyázni kell, nem minden esetben lehet alkalmazni. Általában az ügyviteli munkakörökben szigorú szakszövegeket írunk, ilyenkor nem célszerő alkalmazni a programot, mivel nagyon pontosan kell ragaszkodni az eredeti szöveghez. Amennyiben hivatalos levelet írunk, s a levél szerzıje hozzájárul, használhatjuk a nyelvhelyesség-ellenırzıt. Sokszor találkozunk elválasztási hibákkal, ezeket az automatikus elválasztás alkalmazásával küszöbölhetjük ki. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 8
7. Ismeret: Hivatalos iratok írása diktálás/hallás után Milyen típusú dokumentumokat, hivatalos iratokat írt diktálás után? Volt-e lehetısége javítani diktálás közben? Alkalmazta-e a javítószerkezetet és a helyesírás-ellenırzı programot? Szükség volt-e nyelvhelyesség-ellenırzı használatára? Megengedték-e? Figyelje meg, alkalmaznak-e gyorsbillentyőt a munkatársak diktálásra írás közben? A hivatalos iratok írása hallás után olyan komplex feladatot jelent, amelyben nagyon fontos a megosztott figyelem, hiszen a hallás utáni gépelés összekapcsolódik a szövegszerkesztési mőveletek végzésével és közben a tartalmi tagolást is szem elıtt kell tartania a gépelınek. Elsısorban tisztában kell lenni azokkal a gyakori kifejezésekkel, amelyek a hivatalos iratokban szerepelnek, ezeket gyorsan, hibátlanul kell tudni írni (pl. meghatalmazás, ajánlattétel, szerzıdésmódosítás stb.). Másodsorban tisztában kell lenni az egyes hivatali iratformák formai szabályainak követelményeivel. Ez azért fontos, mert ha gépelés közben lehetıség adódik, akkor a begépeléssel együtt bizonyos formázásokat el lehet végezni. Írás közben ügyelni kell a helyesírásra, a gépelési hibákat lehetıleg azonnal ki kell javítani, és lehetıleg rögtön megformázni az iratot (amennyiben bıséges idı áll rendelkezésre). A formázást utólag is el lehet végezni, de általában az a tapasztalat, hogy a gépíró már írás közben önkéntelenül is formába önti a hivatalos iratokat. Ezt általában az egyszerő ügyiratoknál, illetve a rövidebb típusú iratoknál szokták alkalmazni (pl. nyugta, átvételi elismervény). Amennyiben erre nincs lehetıség, akkor a diktálásra írás az irat tömbformában történı elkészítését jelenti, és utána lehet a tanult követelményeknek megfelelıen megformázni azt. Ilyenkor nagyon lényeges, hogy a beírás enter billentyő használata nélkül történjen, mert ellenkezı esetben az utólagos formázásnál gondok jelentkeznek. Amennyiben a diktálás nem minden esetben egyértelmő tehát elhallás következik be mindenképpen szükséges a rosszul hallott szavak tisztázása a diktálóval. A feladat elkészítése után többszöri, szigorú ellenırzés szükséges. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 9
8. Ismeret: Másolással egybekötött dokumentumformázás Milyen típusú dokumentumok készítésénél alkalmazták a másolással egybekötött formázást? Alkalmazták-e egyáltalán? Milyen szövegszerkesztıben dolgoztak? Voltak-e megadott paraméterek? Voltak-e valamilyen különleges elvárások a munkahelyen (másfajta levélforma, stb.). A másolás közbeni dokumentumformázás az írásbeli vizsgafeladat egyik fı része az adott felsıfokú szakképzésekben. A hallgatónak meghatározott idı alatt meghatározott mennyiségő szöveget kell bemásolnia úgy, hogy közben a megadott utasításoknak megfelelıen alakítja, formázza a szöveget. A munkahelyeken sok esetben nagyon rövid idı áll rendelkezésre egy-egy irat/dokumentum elkészítésére, ezért van szükség arra, hogy másolás közben formázzunk is. A másolás közbeni dokumentumformázás alapja a megfelelı sebességő másolás (minimum: 200 karakter/perc). A munka megkezdése elıtt be kell állítani a helyesírás-ellenırzı programot, a megfelelı paramétereket. A másolás ilyen esetben általában enter használatával történik. A formázás fajtái: félkövér betők, aláhúzás, dılt betős írás, új bekezdésbe írás, idézıjelbe tétel, középre helyezés, betőtípus váltás, szócsere, szó beszúrása, szó törlése, helyesírási hibás szó javítása stb. Fokozottan kell figyelni ilyenkor a sortévesztésre, ennek elkerülése érdekében a szöveget tegyük egy papírtartóra a monitor mellé. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 10
9. Ismeret: Állóképesség fejlesztése A munkatársak napi hány órát töltenek tényleges szövegbevitellel gépírással? Ön hány órát töltött el átlag naponta? Milyen terjedelmő anyagokat készített gépírással? Figyelje meg, mennyi ideig tart egy nagyobb terjedelmő dokumentum elkészítése? Milyen intenzitással dolgoznak a munkatársai? Tartanak-e pihenıt dokumentumkészítés közben? Az állóképesség fejlesztése azért szükséges, hogy a gépíró hozzászokjon a hosszabb terjedelmő munkák készítéséhez, anélkül, hogy az esetleges fáradtság miatt hibákat kövessen el. Az állóképesség fejlesztése érdekében szükség van a helyes kéz- és testtartás alkalmazására munka közben, illetve az ergonómikus munkaterület beállítására. Az állóképesség fejlesztése érdekében szükséges, hogy a munka megkezdése elıtt bemelegítı tornagyakorlatokat végezzen. Ezek a gyakorlatok testtorna, kéz- és ujjtornagyakorlatok legyenek. Munkavégzés közben 45-60 percenként szükséges az újabb frissítı mozgások végzése, ilyenkor szemgyakorlatokat, pihentetı szemgyakorlatokat célszerő végezni, illetve bármely olyan testrészt meg kell tornáztatni, amelyik elfárad, fáj. Szükséges még különbözı nyújtógyakorlatok végzése, és mindenképpen fontos, hogy felálljunk a székrıl, és a lábunkat, derekunkat is megmozgassuk. Munkavégzés közben, amikor nagyon fáradtak vagyunk mindenképpen kell tartani pihenıt, erre nem szabad sajnálni az idıt, mert mindenképpen megtérül, és ezáltal elkerülhetı a hibázás. Az állóképesség fejlesztésének érdekében hosszú, bonyolult, nehezen írható dokumentumokat kell készíteni, amelyeknél nagyon fontos ilyenkor a koncentrált figyelem. Amikor érezzük, hogy lankad a figyelmünk, néhány másodperc/perc relaxáció után lehet folytatni a munkát. A hosszabb terjedelmő munkák esetében érdemes munka közben többször újraellenırizni az elvégzett tevékenységet, mert ilyenkor elkerülhetı, hogy hibákat hagyjunk benne a munkánkban. A munka elvégzése után precíz, pontos újraellenırzés szükséges. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 11
10. Ismeret: Hosszabb terjedelmő másolások, háttérzajjal, háttérzenével Milyen háttérzaj volt tapasztalható a munkahelyen? Volt-e háttérzene a munkahelyen? A nap mely szakában alkalmaznak háttérzenét? Zavarta-e a háttérzaj/zene a munkavégzésben? A háttérzaj a legtöbb munkahelyen jelen van, ehhez hozzá kell szoknia az adminisztrációs munkát végzıknek. A háttérzaj lehet beszélgetés, mászkálás, ajtócsapkodás, mőködı tévékészülék, közlekedési zajok, ablakon át beszőrıdı egyéb zajok stb. Akkor jelent nagyobb gondot, ha nagyon hangos, illetve, ha sokféle háttérzaj hallatszik együttesen. Ez ellen védekezni szükséges, fıleg akkor, ha olyan munkát végzünk, amely pl. határidıs, vagy pl. nagyon sok számot tartalmaz, kimutatások, listák készítésénél, stb. Ilyenkor a gépíró egyet tehet, megpróbálja csökkenteni a zajt (csukott ablak, ajtó stb.), vagy pedig különféle füldugókat használ, illetve fejhallgatón keresztül finom, szöveg nélküli zenét hallgat. Ha lehetısége van, elvonul a munkájával egy olyan helyiségbe, ahol egyedül lehet bizonyos ideig. Manapság sok munkahelyen (különösen ügyfélszolgálati térben) tapasztalható, hogy háttérzenét sugároznak, illetve megy a tévé, hogy a várakozó ügyfelek ne unatkozzanak. Ez jelentıs terhet jelent az adminisztratív munkát végzıknek, hiszen fokozottan kell figyelniük ilyenkor. A háttérzene elınye, hogy oldja a munka monotonitását, viszont hátránya, hogy akadályozza, zavarja a felelısségteljes munkavégzésben a dolgozót. Mindkét esetben: háttérzene, háttérzaj megléte esetén is a megosztott figyelem kialakítása, fejlesztése lényeges, általában az tapasztalható, hogy egy idı után a munkát végzık hozzászoknak, sokszor nem is hallják meg. Az az ügyviteli munkahely az ideális, ahol a legkevesebb a háttérzaj, és a háttérzenét pedig igény szerint lehet be- és kikapcsolni; pihentetı, monotónia oldó szándékkal, céllal használható. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 12