Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál az ÁROP 3.A.2-2013-2013-0035 számú pályázat alapján Nagykőrös Város Önkormányzata optimális feladat ellátási és finanszírozási modellje, kiemelve az üzemeltetési, vagyongazdálkodási kérdéseket 1
Tartalomjegyzék 1 Előzmények... 3 2 A feladat ellátási finanszírozából-, valamint a gazdasági stabilitás igényéből eredő követelmények... 6 2.1 Párhuzamosságok megszüntetése igényéből eredő változások... 7 2.2 Hatékony likviditás menedzsment megvalósítása igényelte változások... 8 2.3 Szabályozottság kezelésének változása... 9 3 A javasolt modell bemutatása... 11 3.1 Költségvetés tervezés, kezelés... 11 3.2 Költségvetés végrehajtása... 11 3.3 Költségvetési beszámolás, zárszámadás... 14 4 A javasolt modell várható hozadékai és követelményei... 16 5 A modell teljeskörű bevezethetőségének ütemezése... 18 6 Mellékletek... 21 6.1 1. számú melléklet: Folyamat modellek... 21 6.1.1 Önköltségszámítás... 21 6.1.2 Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása... 22 6.1.3 Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása... 23 6.1.4 PH havi önköltségszámítása... 24 6.1.5 NSZK havi önköltségszámítása... 25 6.1.6 KÖVA-KOM havi önköltségszámítása... 26 6.1.7 Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése... 27 6.1.8 Önköltségek elemzése... 28 6.1.9 Kötelezettségvállalás nyilvántartás... 29 6.1.10 Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása... 30 6.1.11 Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése... 31 6.1.12 Rendszeres dologi beszerzések kezelése... 32 6.1.13 Közüzemi szolgáltatók kezelése... 33 6.1.14 Engedélyezett készpénzes egyedi beszerzések kezelése... 34 6.1.15 Beszerzés... 35 6.1.16 Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése... 36 6.1.17 Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása... 37 6.1.18 Egyedi beszerzések előkészítése... 38 6.1.19 Egyedi beszerzések lebonyolítása... 39 6.2 2 számú melléklet: A városi kincstári feladatokat ellátó Pénzügyi Szervezet javasolt funkcionalitása... 40 2
1 ELŐZMÉNYEK Nagykőrös Város Önkormányzata sikeresen indult az Államreform operatív program keretében megvalósuló - Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára címmel meghirdetett - ÁROP-3.A.2-2013 egyfordulós pályázaton. A pályázat egyik célja a Magyary Programmal összhangban az volt, hogy Az önkormányzatok költségcsökkentésének, hatékonyságnövelésének módszertani és gyakorlati támogatása annak érdekében, hogy a megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási környezetben is ésszerűen és fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálattal, kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt. A Nagykörös Város Önkormányzata pályázaton való indulását az önkormányzatok működését érintő több változás mellett - alapvetően az is indokolta, hogy az egyes önkormányzati feladatok állami szintre kerültével 2013- tól új feladat-ellátási rendszer lépett életbe, vagyis megtörtént a forrásszabályozás átalakítása. A Mötv. 117-118. -ai az alábbiak szerint rögzíti a feladatfinanszírozás alapjait: a feladatfinanszírozási rendszerben az Országgyűlés a helyi önkormányzat kötelezően ellátandó feladataihoz jogszabályokban meghatározott közszolgáltatási éves szinten kizárólag a kötelezően ellátandó feladatainak kiadásaira fordíthatja; a támogatás mértékének meghatározásakor figyelembevételre kerül: o takarékos gazdálkodás, o melyet a helyi önkormányzat jogszabályon alapuló, elvárható saját bevétele, o a helyi önkormányzat tényleges saját bevétele költségvetési rendeletben működési hiány nem tervezhető; az állam által prioritásként kezelt, önként vállalt feladatok finanszírozásához is biztosítható állami támogatás; az önkormányzat működőképessége megőrzéséhez kiegészítő támogatás adható. 3
1.1 A BM által megfogalmazott feladatfinanszírozási helyzetkép 2013-2014-ben A 2013. évi Feladatfinanszírozási eredmények: önkormányzati kötelező feladatokhoz igazodó, általános támogatások o hivatali feladatok támogatása, o település-üzemeltetési feladatok támogatása (közvilágítás, köztemető, közutak fenntartása, zöldterület-gazdálkodás), köznevelési feladatok (óvoda): feladat alapú bér- és üzemeltetési támogatás, szociális szakellátás (intézményi ellátások). Ahol nem valósult meg 2013-ban a feladatfinanszírozás: szociális és gyermekjóléti alapfeladatok kulturális feladatok A 2014. évben az első időszak tapasztalatai alapján a finanszírozási rendszer alább felsoroltak szerinti - finomhangolása lett tervbe véve: szerkezetátalakítási tartalék keretében nyújtott kiegészítő támogatások beépültek az alapfinanszírozásba (22/2013. (VI. 11.) BM rendelet), település-üzemeltetés: településkategóriánkénti fajlagos összegek szerinti finanszírozás, beszámítás rendszere differenciált, törvényben rögzített sorrendben kell érvényesíteni (bővült az érintett jogcímek köre), gyengébb jövedelem-termelő képességű kistelepülések (2000 fő alatt) támogatása, pedagógus életpálya-modell, gyermekétkeztetés: feladat-alapú bér- és üzemeltetési támogatás a normatív elosztás helyett. Az átalakult a finanszírozási rendszer mellett megfogalmazott további célkitűzések: Az önkormányzatok új fejlesztési rendszerének kialakítása. A feladatfinanszírozási rendszer további finomítása. Az adósság újratermelődésének megakadályozása szabályozás révén. 4
Az önkormányzati gazdálkodásért való személyi felelősségi rendszer erősítése. Állami - önkormányzati kontrolling rendszer kialakítása. 1.2 A pályázattal megvalósítani kívánt célok Az előzőekben áttekintett feladatoknak való megfelelést kívánja teljesíteni Nagykőrös Város Önkormányzata az ÁROP-3.A.1 számú, Nagykőrös Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése című pályázaton elnyert támogatásból megvalósuló projekt eredményein alapulva. A projekt megvalósításába bevont külső szakértők közreműködésével elkészült az Önkormányzatunk jelenlegi gazdálkodási gyakorlatát áttekintő felmérése, elemzése, és gazdálkodási gyakorlatra vonatkozó továbbfejlesztési javaslatok kerültek megfogalmazásra. Természetesen a teljes munka során vezérelvként szerepelt a feladatfinanszírozás feltételeinek megteremtése. Jelen dokumentum arra vállalkozik, hogy teljes körűen bemutassa a javasolt feladat ellátási és finanszírozási modellt - mind a funkcionális,- mind a szervezeti működésre vonatkozó változásokat is tartalmazva egy adott gazdálkodási (költségvetési) évre vonatkozóan. 5
2 A feladat ellátási finanszírozából-, valamint a gazdasági stabilitás igényéből eredő követelmények Az előző pontban áttekintett az önkormányzati feladat változásokat jelentő - előzményeken túl a Nagykőrös Város Önkormányzata működése hatékonyságának növelése érdekében eddig megtörtént változtatások eredményeit figyelembe véve döntött mind az addigi működési-, mind finanszírozási gyakorlatának újragondolása mellett, mely utóbbinak fontosságát a feladat ellátás finanszírozásnak bevezetése még hangsúlyosabbá tett. Az Önkormányzat működését áttekintő és elemző tevékenységen alapulva a projekt során elkészült dokumentumokban - megfogalmazott szakértői javaslatok az alábbi csoportokba sorolhatók: Racionális forrás felhasználást eredményező szervezeti-, működési változtatások (a párhuzamos-, illetve a gyakorlatban nem maradéktalanul működtetett funkciók kérdése). o Egyrészt ezek végrehajtásának megalapozására, támogatására került kiválasztásra az a három meghatározó funkció beszerzés; finanszírozási terven alapuló kötelezettségvállalás; önköltségszámításon alapuló kontrolling, melyek folyamat modelljei részletesen kidolgozásra kerültek. Bemutatásukra önálló dokumentum készült, magukat a folyamat ábrákat az 1. sz. melléklet is tartalmazza. o Másrészt meg kell hozni azokra a szervezeti változtatásra vonatkozó döntéseket, melyek a jelenleg több intézménynél megtöbbszörözötten működő feladatok összevonását eredményezhetik. A likviditás menedzsment támogatására a kidolgozott kötelezettségvállalás kezelésen túl az un. Kiskincstár működtetési gyakorlatának tovább fejlesztése. Hatékony vagyon gazdálkodás és kintlévőség kezelés megvalósítása. Az Önkormányzat teljes vagyonának- jelenlegi és jövőbeli - kezelésére egységes elvek megfogalmazása és lefektetése szükséges. A megfogalmazottak folyamatos teljesülésének biztosítása érdekében a 6
feladat nevesítésén túl, operatív feladat végrehajtójának nevesítése is szükséges. Ezen vagyongazda folyamatos tevékenységét képezze az Önkormányzat vagyonának felügyelete, a bekövetkező, illetve tervezett változások proaktív kezelése. Tervezett változások esetén alternatív megoldások felkutatása, gazdaságossági számításokon alapuló előkészítő anyagok készítése, melyekre támaszkodva a meghozandó Testületi döntések is megalapozottabbá válhatnak. A kintlévőségek kezelésében egyrészt a jelen gyakorlattal ellentétben élni kell azok operatív a kintlévőség aktuális állapotának megfelelő - beszedési/ behajtási lehetőségeivel, másrészt megvalósítandó az étkeztetési térítési díj követelések számviteli előírásainak teljes körűvé tétele is. 2.1 Párhuzamosságok megszüntetése igényéből eredő változások A jelenlegi működésben több területen léteznek párhuzamosan működő funkciók, illetve tevékenységek. A létesítményüzemeltetés, fenntartás szakmai tevékenységet mind az NSzK, mind a KÖVA-KOM végez. Nem az azonos szakmai kompetenciát igénylő tevékenységek kerültek köztük megosztásra, hanem az ellátandó létesítmények köre (KÖVA-KOM-nál a telephelyek, a kezelésében lévő lakás és nem lakás célú ingatlanok és területek; NSzK-nál az összes többi nem KÖVA-KOM-nál lévő épületé). Létszám és erőforrás racionalizálást eredményezhetne a KÖVA-KOM, és az NSzK által is ellátott létesítményüzemeltetés, fenntartás szakmai tevékenységek egy szervezethez sorolása (ez utóbbi elkerülhetetlenné is válik, ha a KÖVA- KOM-ot illetően a tulajdonosi szerkezetben változásra kerül sor). A gazdálkodási folyamat tevékenységeinek egy része teljes körűen szerepelnek a Polgármesteri Hivatalban, míg az Óvodák, a Kulturális Központ és a Humán Szolgáltató Központ vonatkozásában a szabályzatok szerint az NSzK-hoz telepítettek. Ez azt jelenti, hogy a tervezés, a kötelezettségvállalástól, a szerződéskötésen át, a pénzügyi és számviteli tevékenységek és nyilvántartások vezetésén keresztül a beszámolásig 7
mind a Polgármesteri Hivatalban, mind az NSzK-ban rendelkezni kell megfelelő szakértelemmel és infrastruktúrával. A tényleges gyakorlatban viszont az NSzK-hoz rendelt Intézmények esetén csak a pénzügyiszámviteli tevékenységeket végzi az NSzK teljeskörűen, a beszerzés fázisait pedig részben az NSzK, és részben maguk az Intézmények végzik. Tehát a beszerzés a megrendelés és szerződéskötés tevékenységekhez minden intézményben lekötött a feladatokra vonatkozó szakmai erőforrás. A megtöbbszörözött óvoda-, és gyermekélelmezést ellátó konyhák vezetési feladatainak összevonása szintén létszám (a jelenlegi minimális létszám esetén kérdéses) és erőforrás racionalizálást eredményezhetne. A redundáns funkciók, vagy tevékenységek mindig a szükségesnél bonyolultabb szervezetet és többlet ráfordítást igényelnek. Ugyanakkor a feladatok és létszámigényük, finanszírozottságuk felülvizsgálata, az aránytalanságokban rejlő kockázatok feloldása is szükséges. A párhuzamosságok indokolatlanul többlet ráfordítást eredményeznek, az alul biztosított kapacitások viszont kockázatot hordoznak. Ezért a javasolt működési modell ezek jövőbeli kiváltására vonatkozóan egységesítést, illetve centralizálást fogalmaz meg, ami egyaránt működési és szervezeti változtatást is igényel. Amennyiben a KÖVA-KOM tulajdonosi szerkezetében változásra kerül sor, akkor annak hatásával is együtt kell megfontolás tárgyává tenni, hogy a Kincstári funkciókkal egy szervezetet képező Gazdasági-műszaki Ellátó szervezetté alakulva lássa el a beszerzést, vagyon kezelést és létesítmény működtetést, vagy külön intézmények közötti feladat megosztással kell ezeket az egységes, de csak egy szervezet által működtetendő funkciókat megvalósítani. 2.2 Hatékony likviditás menedzsment megvalósítása igényelte változások A hangsúlyossá vált likviditási helyzet javítását, illetve stabilizálását két javasolt változtatás szolgálja. Megvalósításukkal biztosíthatóvá válhat a költségvetési egyensúly fenntarthatósága. 8
Az egyik a keretgazdálkodáson alapuló kötelezettségvállalás javaslatra kidolgozásra került annak részletes folyamat modellje is, melyet részletesen egy önállóan elkészült dokumentum-, s magát a folyamat modell ábráját az 1. sz. melléklet is tartalmazza. A modell kidolgozásának vezérelve annak biztosítása volt, hogy minden időpontban csak a rendelkezésre álló pénzügyi források mértékével összehangoltan történhessenek kötelezettségvállalások. A másik javaslat az un. kiskincstár, vagyis a Nagykőrös városi kincstár működtetésének továbbfejlesztése. Ez azt a - jelenlegi gyakorlattól eltérő funkcionalitású - működési mód megvalósítását igényli, mely szerint a városi kincstári feladatok ellátására kijelölendőek a Pénzügyi Szervezet feladatait ellátó munkakörök. A városi kincstár feladatát képezze az önállóan működő teljes jogkörű intézmények pénzellátási, gazdálkodási és könyvvezetési feladatainak ellátása (javasolt feladatok felsorolását a 2. sz. mell. tartalmazza). A hozzá tartozó költségvetési szervek pénzeszközeit a helyi önkormányzat költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódó alszámlákon biztosítja. Az előirányzat felhasználás és annak finanszírozása- a gazdasági eseményekhez igazodóan utólagosan, és az intézményi bevételek, illetve átvett pénzeszközök beszámításával történik. A költségvetési szervek a Pénzügyi Szervezet által számukra jóváhagyott havi ütemezésű előirányzat-felhasználási keretek felett rendelkezhetnek. A keretek kezelésének hogyanját a Kötelezettség vállalás folyamat modell (1. sz. mell.) tartalmazza. Értelemszerűen kötelezettségvállalás, illetve fizetési megbízás csak a keretösszegek terhére történhet. 2.3 Szabályozottság kezelésének változása Ahogy ezt a jelenlegi gyakorlatot elemző tanulmányban megfogalmazásra került, a szabályozottságot kettősség jellemzi. Egyrészt gazdálkodó szervezetenként felváltva fordul elő a nem teljes körűség, valamint a naprakészség hiánya, másrészt a szabályzatok tartalma és a valóságban működő gyakorlat eltérő volta fordul elő. Ennek kiküszöbölése érdekében nevesíteni szükséges a szabályzatok kezelésének feladatát, meghatározva a feladat végrehajtóját is. Az új működési modell bevezetése különösen aktuálissá teszi a feladatot, de ellátása nem lehet kampányszerű, hiszen a szervezetet folyamatosan érhetik 9
külső és belső változtatások. A feladat végrehajtójának minden esetben el kell végeznie a változás által érintett szabályzatok szükség szerinti módosítását, összehangolását. Nem elegendő a naprakész szabályzatok megléte, de ellenőrizni is kell rendszeresen, hogy az alkalmazott gyakorlat megfelel-e a szabályzatban foglaltaknak. Eltérés esetén megvizsgálva annak okát sorra kell kerülnie a szükséges intézkedések meghozatalának is. 10
3 A JAVASOLT MODELL BEMUTATÁSA A fejezet a javasolt jövőbeli feladat ellátási és finanszírozási modellt egy pénzügyi év teljes működés folyamatán keresztüli mutatja be, kihangsúlyozva az egyes funkciók, illetve tevékenységek tartalmának egymásra épülését is. 3.1 Költségvetés tervezés, kezelés Az önköltségszámításnak a részletesen kidolgozandó folyamatmodellek közé való beválogatásának egyik fontos indoka volt az Önkormányzat teljes kötelező és vállalt feladatkörére kiterjedő feladat ellátáson alapuló finanszírozás megalapozása. Az önköltség számítási modell fontos részeredménye az egyes feladatok/tevékenységek tényleges fajlagos egységköltségeinek meghatározása. Az egyes feladatok számosságának megtervezése után ezen fajlagosok használatával megbízhatóan kiszámítható a végrehajtásuk költség igénye. Ezen - számításon alapuló módszerrel meghatározásra kerülő feladatonkénti kiadási előirányzatok összegét szembeállítva az adott feladat/tevékenység tervezhető bevételével, megállapítható, hogy melyeket finanszíroz alul, vagy felül a várható bevétele. A feladatok/tevékenységek finanszírozottsága pozitív és negatív eltéréseinek mértékét meghatározva lehet megalapozott döntést hozni a bevételek és kiadások összhangja megteremtésének hogyanjáról. Az önköltség összetevői mértékében (árában), vagy a feladatok/tevékenységek számosságában bekövetkező évközi változások várható hatása szintén számíthatóvá válik, tehát azonnal elő lehet készíteni a változás hatásának menedzselését. 3.2 Költségvetés végrehajtása A szerény finanszírozási forrás mértékek a működőképesség megőrzése érdekében - nélkülözhetetlenné teszik a gazdálkodás hatékonyságának növelését szolgáló minden lehetőség megragadását. 11
Ezért az adott költségvetési év végrehajtása folyamatának kialakítása során - a funkciók és tevékenységek kialakításában komoly hangsúllyal került figyelembevételre és a kedvező megoldás megkeresése: a párhuzamosságok megszüntetésére, hatékony likviditás menedzsment megvalósítására, és a racionális létesítményüzemeltetés, fenntartás működtetésre. A párhuzamosságok feloldásában követett vezérelv az volt, hogy az intézmények azonos funkciói egységesen, azonos elven, és lehetőleg centralizáltan lehessenek végrehajthatóak. A likviditás biztosíthatóságának érdekében az éves kiadási előirányzatokat a bevételi előirányzatok (KÖVA-KOM esetében költség és bevételi tervek) teljesülése várható időüteméhez illesztetten ütemezetten megbontani szükséges. Praktikusan ez az éves előirányzatok/tervek havi ütemezésű gazdálkodási keretekre való leosztását jelenti. Ez alapján történhetnek majd az intézményi felhasználások mind a személyi jellegű, mind a dologi és felhalmozás jellegű jogcímekre vonatkozóan. Az éves előirányzatok gazdálkodói keretekre való lebontása kontrolleri feladat, melyek a Pénzügyi Iroda vezetője általi jóváhagyás után válnak a kötelezettségvállalás alapjául. Egy-egy intézmény-, illetve a teljes Önkormányzat éves előirányzata összegéből célszerű év elején tartalékot képezni az esetleges rendkívüli igények biztonságos finanszírozhatósága érdekében. Az év közben szükségessé válható (költségvetés változása-, előirányzat átcsoportosítása-, vagy tartalék felhasználás szükségessége) keretmódosítások a jóváhagyott keretek kialakításával azonos lépésekben történnek. Amennyiben egy pénzügyi évben az éves előirányzat terhére képzett tartalék felhasználása szükségtelenné válik, a következő pénzügyi évben megvalósítani tervezett feladatok finanszírozására - mint maradványok forrásként lesz felhasználható. Az előirányzat felhasználás fázisai: Keretellenőrzésen alapuló értékhatártól független, teljes körű kötelezettség vállalás, amit 12
o személyi jellegű előirányzatok vonatkozásában létszám-, vagy illetmény összegének változás(ai) kezdeményezhetnek, o dologi, felújítási és felhalmozási előirányzatok esetében pedig a beszerzési-, vagy szolgáltatás igényének megjelenése, illetve folyamatos fennállása idéz elő (részletesen lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta Kötelezettségvállalás folyamatmodellben). Központosított, összevont beszerzés, amit az ennek végrehajtására megbízott szervezeti egység(ek) munkatársa(i) az éves beszerzési terv és az intézmények által e-mailben küldött beszerzési igény alapján végeznek (részletesen a szerződés megkötésétől/megrendelés elküldésétől és nyilvántartásukon át, a teljesítés-, majd a számla befogadásán és pénzügyi teljesítésén keresztül - lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta Beszerzés folyamatmodellben). A kiválasztásra kerülő szállító(k)tól olyan szállítási gyakoriság igénylendő, amely szükségtelenné teszi a készletezést. A felsorolt tevékenységeket - a beszerzést végző(kö)n túl - a Kincstáron belüli (vagy más szervezetben kijelölt) könyvvezetési és pénzügyi funkciót betöltő munkatársak látják el. Követelések számlázás támogatások, térítési díjak, átvett pénzeszközök kezelését szintén a Kincstáron belüli, vagy hozzá rendelt könyvvezetési és pénzügyi funkciót betöltő munkatársak látják el. A követelések kezelésében a támogatások, térítési díjak, egyéb bevételek várható összegei bevételi kötelezettségvállalásként, a tényleges bevételek számlái/előírásainak könyvelése pedig a bevételeket könyvelő munkatárs feladatát képezi. befizetést nem teljesítő részére díjelőírást és fizetési felszólítást kell készíteni, és azt le kell könyvelni, illetve nyilvántartásba venni. A határidőn túli követelések esetében fizetési felszólítást kell alkalmazni minden típusú kintlévőség esetén is. Az eredménytelen fizetési felszólítások esetén pedig meg kell kezdeni a behajtási eljárást. Kontrolling funkció tevékenységeit szintén a Kincstári funkciót ellátó szervezet(ek)en belüli költségvetést kezelő, utókalkulációt ellátó, és elemzéseket elvégző munkatársak látják el. A funkciót és szereplőit részletesen lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta Önköltség számítási folyamatmodellben. A feladat alapú finanszírozás alapjául szolgál ez a funkció, aminek a teljes Önkormányzatra vonatkozó egységes elven és 13
módszerrel való megvalósítása egyben a Kormányzati elvárásnak való megfelelést is eredményezi. A pénzügyi év során a hatékony likviditás menedzsment az alábbi működési változások által biztosító: Azáltal, hogy az Önkormányzat teljes pénzeszköze a költségvetési elszámolási számlán kezelt, és a Kincstár az intézményi tényleges kifizetéseket az ehhez kapcsolódó alszámlákon keresztül teljesíti, megvalósul az utófinanszírozás. A havi gazdálkodási keretekre lebontott előirányzatokon alapuló teljes körű kötelezettségvállalással megakadályozottá válik a pénzügyileg nem teljesíthető kötelezettségek keletkezését. A kontrolling funkció megvalósulása lehetővé teszi az évközi változások pénzügyi hatásainak meghatározását, döntési alternatívák kidolgozását. A hatékony létesítmény és vagyon, valamint kintlévőség kezelés gyakorlatának megvalósulását az alábbiak tudják biztosítani: A létesítménykezelési, üzemeltetési tevékenységek egységes kezelése, és folyamatosan végzetté válása (a létesítményenként kezelt ráfordítások utókalkulált kimutatatása folyamatos értékelhetősége, elemezhetősége). A létesítmények állapotának, használatának, illetve használhatóságának folyamatos értékelése, esetleges (költségvetési éven belüli, illetve következő költségvetési évre figyelembeveendő) változások előkészítéseként döntés előkészítő számítások készítése. A határidőn túli követelések behajtási tevékenységeinek maradéktalan végrehajtása. Az esetenkénti szabad pénzeszközökkel való pénzügyi tevékenységek végzése. 3.3 Költségvetési beszámolás, zárszámadás Ezt a funkciót a teljes Önkormányzat minden intézményére vonatkozóan a számukra végzett tervezési-, könyvvezetési-, önköltség számítási- és pénzügyi 14
tevékenységek mellett a Kincstári szervezet(hez rendelt munkatársakkal) látja el. A funkció részét képezi a jogszabályi előírásokon alapuló beszámolási és adatszolgáltatási feladatokon túl, mind az Intézmények, mind a Testület számára vonatkozó adatszolgáltatásokat, tájékoztató adatközléseket, valamint a kontrolling elemzések alapján kidolgozott döntés előkészítő információk szolgáltatása is. 15
4 A JAVASOLT MODELL VÁRHATÓ HOZADÉKAI ÉS KÖVETELMÉNYEI Az intézmények azonos funkcióinak egységessé tétele, azonos elven, és lehetőleg centralizáltan való végrehajtása a párhuzamosságok megszüntetésével nem csak a gazdaságosságot tudja javítani, hanem az egységességből adódóan az információk hitelessége, megbízhatósága is növekszik, összehasonlíthatóságuk megbízhatóvá válik. A tudatos gazdálkodás érvényesülhet a költségvetési év teljes életciklusán, melynek konkrét megnyilvánulásai az alábbiak szerint összegezhető: Az egységes és teljes körűen bevezetendő önköltségszámítás a jogszabályi előírások betartásán túl: Alapul szolgál a feladatalapú finanszírozáshoz. A fajlagos költségeket alkalmazva megalapozottá és tudatosabbá teszi a költségvetés tervezését. Lehetőséget biztosít az önköltség csökkenthetőség vizsgálatára. Alternatív lehetőségek vizsgálhatóságát biztosítja (pl. azonos feladatok egy-, vagy több intézményben szereplő ráfordításai; azonos funkciót ellátó létesítmények fajlagos ráfordításai). Az év közbeni feladat volumen-, vagy árváltozások tárgyévi és következő évi pénzügyi várható hatása egyszerűen számszerűsíthetővé válik. A központosított beszerzés kedvezőbb árkondíciókat tesz elérhetővé, ami kiadás csökkenést eredményez. Az un kiskincstár elv és a javasolt kötelezettség vállalási módszer együttes alkalmazása megbízható cash-flow-t eredményez, amely alapján a likvidhitel szükségessége csökkenthető, illetve az időszakosan szabad, leköthetővé váló szabad pénzeszközök bevétel növekedést eredményeznek. A tudatos és folyamatos létesítménygazdálkodás tevékenység alkalmazása a kezelésüket proaktívvá teheti és nem estenkénti tűzoltási feladat végrehajtások jelentkeznek. Megakadályozhatóvá, illetve csökkenthetővé válnak az esetleges létesítményekhez kapcsolódó veszteségek. Az összes létesítmény működtetésének, üzemeltetésének egyetlen szervezethez rendelése a 16
párhuzamosság megszüntetése mellett az erőforrások hatékonyabb használatát is eredményezi. Természetesen a jelenleg nem-, vagy nem maradéktalanul működtetett funkciók, illetve tevékenységek megvalósulásának erőforrás igénye is jelentkezik. Ez adott területeken létszám igényt jelenthet, de egy integrált rendszer használatbavétele pedig létszám megtakarítást eredményez. Az áttekintett szervezeti és működési változásoktól a Nagykőrös Város Önkormányzata működésének mind szervezettsége, mind gazdaságossága területén hatékonyság növekedés és biztonságos működtethetőség várható. 17
5 A MODELL TELJESKÖRŰ BEVEZETHETŐSÉGÉNEK ÜTEMEZÉSE Az alábbi összefoglaló táblázat tartalmazza a Nagykőrös Város Önkormányzata szervezetére és gazdálkodására vonatkozó javaslatok előkészítésének és bevezetésének időbeli besorolását és priorizálását. Prioritási megvalósíthatók (2014 Rövidtávon sorsz. évben) 1. Fajlagos költségek kialakítását célzó önköltség számítási modell kidolgozása, megvalósításának előkészítése 2. Párhuzamosságmentes, egységes beszerzési gyakorlat módszerének kidolgozása. 3. A szabályozottság kezelésére létrehozni azt a folyamatosan végzendő tevékenységet, amely a napra-kész szabályzatok biztosításán túl rendszeresen ellenőrzi a tényleges gyakorlat és a szabályzatban foglaltak egyezőségét. 4. A KÖVA-KOM várható tulajdononos szerkezet változás hatásának vizsgálata, szükséges döntések meghozatala. Középtávon megvalósíthatók (2015. évben) Fajlagos költségek kialakítását célzó önköltségszámítás részletes kidolgozása, rendszer előkészítése Egységes beszerzési gyakorlat megvalósítása. Hosszabb távon megvalósíthatók (2016. évben) Fajlagos költségek kialakítását célzó önköltségszámítás megvalósítása 18
Prioritási sorsz. Rövidtávon megvalósíthatók (2014 évben) Középtávon megvalósíthatók (2015. évben) Hosszabb távon megvalósíthatók (2016. évben) 5. Az összes létesítmény üzemeltetése működtetésére egységes (egyetlen) gyakorlat és szervezet kiválasztása. 6. Három eltérő számítógépes rendszer helyett egyetlen (gazdálkodó és költségvetési szervezetre is használható) alkalmazás használata (min. alkalmazások egységesítése). 7. Az előirányzatok rendelkezésre állásának megfelelő ütemezés szerinti, teljeskörű kötelezettség vállalási gyakorlat megtervezése. Az előirányzatok rendelkezésre állásának megfelelő ütemezés szerinti kötelezettség vállalási gyakorlat bevezetése (likviditás menedzsment első szintje). 8. Kiskincstár funkció a teljes Önkormányzatra vonatkozó működtetése bevezetése (likviditás menedzsment kiteljesítése). 9. Kontrolling funkció tartalmi Kontrolling funkció Az új kontrolling 19
Prioritási sorsz. Rövidtávon megvalósíthatók (2014 évben) Középtávon megvalósíthatók (2015. évben) Hosszabb távon megvalósíthatók (2016. évben) kidolgozása, működtetésének létrehozása, működtetése a funkció teljeskörű bevezetése. megtervezése. tervezéstől a működésen át a beszámolásig. 10. Mind az óvodák, mind a konyhák vonatkozásában a szakmai vezetés összevonása. 20
6 MELLÉKLETEK 6.1 1. számú melléklet: Folyamat modellek 6.1.1 Önköltségszámítás 21
6.1.2 Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása 22
6.1.3 Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása 23
6.1.4 PH havi önköltségszámítása 24
6.1.5 NSZK havi önköltségszámítása 25
6.1.6 KÖVA-KOM havi önköltségszámítása 26
6.1.7 Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése 27
6.1.8 Önköltségek elemzése 28
6.1.9 Kötelezettségvállalás nyilvántartás 29
6.1.10Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása 30
6.1.11Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése 31
6.1.12Rendszeres dologi beszerzések kezelése 32
6.1.13Közüzemi szolgáltatók kezelése 33
6.1.14Engedélyezett készpénzes egyedi beszerzések kezelése 34
6.1.15Beszerzés 35
6.1.16Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése 36
6.1.17Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása 37
6.1.18Egyedi beszerzések előkészítése 38
6.1.19Egyedi beszerzések lebonyolítása 39
6.2 2 számú melléklet: A városi kincstári feladatokat ellátó Pénzügyi Szervezet javasolt funkcionalitása A költségvetési egyensúly fenntartása, a likviditás folyamatos menedzselése, az alábbiak megvalósításával: az önkormányzat intézményeinek o pénzellátása, o gazdálkodási tevékenységeik ellátása, o könyvvezetési tevékenységeik ellátása; önkormányzat költségvetési elszámolási- és a hozzá kapcsolódó intézményenkénti alszámlák kezelése, vezetése; előirányzat-felhasználási keretek meghatározása, módosítása; önköltségszámítás, kontrolling funkciók ellátása; költségvetés tervezés, pénzügyi információk szolgáltatása. 40