ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése A Csurgói Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése Megbízó: Csurgó Város Önkormányzata Fejlesztési programtervek Rövid távú akciótervek 2009. december
1e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása Programterv Egyértelmű feladat- és felelősségi körök kialakítása személyi szinten Kapcsolati térkép összeállítása Irodák közötti együttműködések leszabályozása A szervezeti egységek közötti együttműködés javítása csapatépítő tréningek, rendezvények révén Konkrét tevékenységek Határidő Felelős Egyértelmű feladat- és felelősségi körök kialakítása személyi szinten Kapcsolati térkép összeállítása Irodák közötti együttműködések leszabályozása Munkaköri leírások átvizsgálása 2010. dec. 31. Jegyző Minta kapcsolati térkép összeállítása Minden irodára kapcsolati térkép összeállítása 2010. okt. 31. Jegyző SZMSZ módosítása 2010. dec. 31. Jegyző
1f) A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése Programterv Felsővezetői megbeszélések rendszeressé tétele Irodavezetői megbeszélések tartalmi fejlesztése Koordinációs funkcióval bíró szervezeti egység kialakítása Irodavezetői értekezleten rögzített feladatok kommunikációjának és követésének új alapokra helyezése Konkrét tevékenységek Határidő Felelős Felsővezetői megbeszélések rendszeressé tétele Évente legalább 3 alkalom kijelölése, amikor a felsővezetés elvonul és stratégiai kérdésekről cserél eszmét Irodavezetői megbeszélések tartalmi fejlesztése 1. Irodavezetői megbeszélések tematikájának átalakítása és rögzítése 2. Az új tematikának megfelelő előkészítő mechanizmusok bevezetése 2010. december 31. Jegyző 2010. december 31. Jegyző
Irodavezetői értekezleten rögzített feladatok kommunikációjának és követésének új alapokra helyezése 1. Emlékeztetők elektronikus rögzítése és a releváns feladatok továbbítása 2. A kiosztott feladatok utánkövetése 3. Az irodavezetői értekezlethez visszacsatolás 2010. október 31. Jegyző
1l) A projekt szemlélet megerősítése Programterv Pályázati szabályzat módosítás Projekt menedzsment eljárásrend kialakítása Projektmenedzsment képzés Konkrét tevékenységek Határidő Felelős Pályázati szabályzat módosítás Projektmenedzsment képzés 1. Előzetes javaslat kidolgozása 2. Egyeztetés a javaslat megvitatására 3. Eljárásrend véglegesítése és jóváhagyása 4. Eljárásrend bevezetése 1. Képzési szükségletek felmérése 2. Képzési program kialakítása 3. Képzés lebonyolítása (4. Rendszeres továbbképzések) 2010. december 31. Jegyző 2010. jún. 31. Jegyző
1a) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében Programterv A hivatal egészére vonatkozóan a döntési kompetenciáinak átvilágítása, pontosítása, kiegészítése, rendszerezése és a változtatások, pontosítások egyértelmű végigvezetése a megfelelő dokumentumokon Polgármester, alpolg., jegyző és az irodavezetők döntési kompetenciáinak tisztázása A ma spontán érvényesülő stratégiai elvek megvizsgálása, meghatározása A széleskörű bevonásra épülő stratégiaalkotási folyamat bevezetése Konkrét tevékenységek Határidő Felelős
Polgármester, alpolg., jegyző és az irodavezetők döntési kompetenciáinak tisztázása A széleskörű bevonásra épülő stratégiaalkotási folyamat bevezetése 1. Dokumentum-elemzés + kapcsolódó interjúk 2. Helyzetkép elkészítése 3. Belső vezetői workshop 4. A szükséges módosítások átvezetése a dokumentumokban 5. Belső utasítás 6. A módosítások egységes kommunikálása irodán belül és az egész hivatal szintjén Eljárás készítése a vonatkozó fejlesztési javaslatról 2010. december 31. Polgármester 2010. december 31. Polgármester
1d) Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása Programterv Rendelet-előkészítés minőségének javítását célzó eljárások kidolgozása Az előzetes hatástanulmány alkalmazásának bevezetése jelentősebb horderejű rendeletek esetében Statisztikai mutatók és szakmai információk adatbázisának kiépítése a döntések jobb megalapozása érdekében Konkrét tevékenységek Határidő Felelős Rendelet-előkészítés minőségének javítását célzó eljárások kidolgozása Statisztikai mutatók és szakmai információk adatbázisának kiépítése a döntések jobb megalapozása érdekében Eljárás az előterjesztési, rendeletalkotási és indítványozási szabályozás módosításáról (benne SZMSZmódosítások) 1. Információtípusok kiválasztása 2. Alkalmazás kiválasztása 3. Struktúra kialakítása 4. Alap adatbázis feltöltése 2010. december 31. Jegyző 2010. december 31. Jegyző
1b) A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében Programterv Szervezet finomítása az ügyintézési folyamatok átfogó értékelése alapján Teljesítménymérés kiterjesztése minden ügyintézési folyamatra Átfogó ügyfél-elégedettség mérés lebonyolítása E-közigazgatási akcióterv készítése Konkrét tevékenységek Határidő Felelős Teljesítménymérés egy ügyintézési folyamatra E-közigazgatási akcióterv készítése 1. Koncepció és módszertan meghatározása 2. Pilot folyamat kiválasztása 3. A pilot folyamat teljesítménymérésének bevezetése 1. Jogszabályelemzés 2. Akciók gyűjtése 3. Akciók priorizálása 2010.december 31. Jegyző 2010. december 31. Jegyző
1.c Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása Programterv Az ügyfélszolgálati tevékenység színvonalának javítása Eljárás ügyfélelégedettség mérésről Az jelenlegi ügyfélszolgálati (ügyintézési) folyamatok átfogó értékelése és folyamatjavítások bevezetése Ügyfélszolgálati (Ügyintézési) folyamatokat támogató workflow rendszer bevezetése Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. febr. 29. Jegyző Az ügyfélszolgálati tevékenység színvonalának javítása Képzés az ügyfélszolgálaton dolgozó munkatársaknak kommunikáció témakörben
Eljárás ügyfélelégedettség mérésről Az jelenlegi ügyfélszolgálati (ügyintézési) folyamatok átfogó értékelése és folyamatjavítások bevezetése Eljárásrend készítése, Próbamérés az elkészített kérdőívvel 1. Aktuális erőforrástérkép összeállítása 2. Jelenlegi működés folyamat/termék szemléletű értékelése 3. Folyamat változtatások koncepciójának kidolgozása és választás 4. A módosított folyamat(ok) dokumentálása 5. Betanítás 6. Folyamat-változtatások életbeléptetése 2010. dec. 31. jegyző 2010. dec. 31. Jegyző
1k) Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök Programterv A szervezeti szintű teljesítménymérés szabályozása és illesztése az egyéni teljesítményméréshez (hivatali és intézményi szint) A rendszer informatikai alapokra való helyezése Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. nov. 31 Jegyző A szervezeti szintű teljesítménymérés szabályozása és illesztése az egyéni teljesítményméréshez I. (hivatali szint) Eljárás a szervezeti és egyéni teljesítmény célkitűző, - nyomonkövető - mérő és értékelő rendszerről A szervezeti szintű teljesítménymérés szabályozása és illesztése az egyéni teljesítményméréshez II. (intézményi szint) Eljárás a szervezeti és egyéni teljesítmény célkitűző, - nyomonkövető - mérő és értékelő rendszerről 2010. dec. 31. Jegyző
3b) A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok Programterv Települési partneradatbázis továbbfejlesztése Partnerségi együttműködés részletes szabályozása Partnerségi képzés az érintettek bevonásával Konkrét tevékenységek Határidő Felelős Települési partneradatbázis továbbfejlesztése 1. Adatbázis struktúrájának kialakítása 2. Szükséges adatok összegyűjtése és bevitele az adatbázisba (3. Adatbázis folyamatos frissítése) 2010. nov. 31 Jegyző A partnerekkel való kapcsolattartás részletes mechanizmusának kialakítása Eljárás a partnerségi együttműködésről 2010. nov. 31. Jegyző
3 a) Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére Programterv Internetes tartalommenedzsment felülvizsgálata (közérdekű és nem közérdekű) Városi kommunikációs stratégia és terv kidolgozása és elfogadása A lakossági tájékoztatás fejlesztése az intézményekkel való együttműködéssel Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző Internetes tartalommenedzsment felülvizsgálata I. Közzétételi szabályzat megalkotása a közérdekű adatok elektronikus közzétételének teljesítésére vonatkozó részletes szabályairól Internetes tartalommenedzsment felülvizsgálata II. Közzétételi szabályzat megalkotása a nem közérdekű adatok elektronikus közzétételének teljesítésére vonatkozó részletes szabályairól 2010. dec. 31. Jegyző
1.h. Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe Programterv Intézményi kontrolling megerősítése A gazdálkodási információk intézmények felé történő biztosítása optimális rendszerének kialakítása A negyedéves/havi/heti/napi információáramlás erőforrás szükségletének csökkentése automatizálással Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző Intézményi kontrolling megerősítése Eljárás intézményi adatszolgáltatásról + sablon adattábla készítése A gazdálkodási információk intézmények felé történő biztosítása optimális rendszerének kialakítása Eljárás intézményi adatszolgáltatásról + sablon adattábla készítése 2010. dec. 31. Jegyző
2b) Stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása Programterv A stratégiai célok meghatározása és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése Teljes feladatreform (kötelező és nem kötelező feladatok) Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző A stratégiai célok meghatározása és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése Eljárás a stratégiai célok meghatározásáról és felülvizsgálatról Nem kötelező jellegű önkormányzati feladatok felülvizsgálata 1. Egyes szolgáltatások iránti igények felmérése valamint a ráfordítások számbavétele 2. A kétféle információ alapján feladatok újraszervezése 2010. dec. 31. Jegyző
2c) Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között A szakpolitika prioritások meghatározásának és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése Teljes feladatreform (kötelező és nem kötelező feladatok) Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző A szakpolitika prioritások meghatározásának és felülvizsgálatának szabályozása / fejlesztése Eljárás készítése a szakpolitika prioritások meghatározásáról és felülvizsgálatáról Nem kötelező jellegű önkormányzati feladatok felülvizsgálata 1. Egyes szolgáltatások iránti igények felmérése valamint a ráfordítások számbavétele 2. A kétféle információ alapján feladatok újraszervezése 2010. dec. 31. Jegyző
2d) Költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Jelenlegi költségvetési készítési menet optimalizálása A költségvetés készítés információs bázisának megerősítése I. (jogilag/ adatszerkezetileg) A költségvetés készítés információs bázisának megerősítése II. (beltöltött adat oldalról) Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző Jelenlegi költségvetési készítési menet optimalizálása Eljárás készítése a költségvetési tervezés informatikai támogatásáról A költségvetés készítés információs bázisának megerősítése A költségvetést alátámasztó adatok rendszeréről szóló eljárás elkészítése 2010. dec. 31. Jegyző
2e) Új költségvetési tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása A saját tulajdonú gazdasági társaságokkal és intézményekkel kötendő ( költségvetési) megállapodások kötésének felülvizsgálata Sarokszám alapú költségvetés teljes körű bevezetése a hivatalra és intézményeire Feladatalapú költségvetés teljes körű bevezetése a hivatalra és intézményeire Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző A saját tulajdonú gazdasági társaságokkal kötendő ( költségvetési) megállapodások kötésének felülvizsgálata Eljárás készítése a saját tulajdonú gazdasági társaságokkal kötendő megállapodások kötéséről Az intézményekkel kötendő ( költségvetési) megállapodások kötésének felülvizsgálata Eljárás készítése a saját tulajdonú gazdasági társaságokkal kötendő megállapodások kötéséről 2010. dec. 31. Jegyző
2a) Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (havi vagy afölötti szint) Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (heti szint) Naprakész információk automatizált biztosítása a döntéshozóknak a felelősségvállalásokhoz Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (havi vagy afölötti szint) Eljárás a hivatali pénzügyi kontrollingról + adattábla Naprakész információk biztosítása a döntéshozóknak a felelősség-vállalásokhoz (heti szint) Eljárás kiegészítés a hivatali pénzügyi kontrollingról + adattábla 2010. dec. 31. Jegyző
2f) Közbeszerzési eljárások lebonyolítása Naprakészség kialakítása a közbeszerzések (tervek) nyilvántartásában Közbeszerzéshez szükséges kompetenciák fejlesztése Elektronikus közbeszerzési eljárás bevezetése Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. okt. 31 Jegyző Naprakészség kialakítása a közbeszerzések (tervek) nyilvántartásában Közbeszerzési szabályzat módosítása Közbeszerzéshez szükséges kompetenciák fejlesztése Képzés közbeszerzés témakörében 2010. dec. 31. Jegyző
2g) Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése Zöld közbeszerzésről ismeretek bővítése Zöld közbeszerzési gyakorlat kialakítása I. szint Zöld közbeszerzési gyakorlat kialakítása II. szint Konkrét tevékenységek Határidő Felelős 2010. feb. 29. Jegyző Zöld közbeszerzésről ismeretek bővítése Zöld közbeszerzésről tréning(modul) Zöld közbeszerzési gyakorlat kialakítása I. szint (az irodai számítástechnikai berendezések és fénymásolásra, illetve nyomtatásra használt papírok) Eljárás a zöld közbeszerzésről 2010. dec. 31. Jegyző