Előterjesztés az ÁROP 1.A.2. szervezetfejlesztési pályázat keretében végrehajtott projekt ismertetéséről és a szükséges további intézkedésekről

Átírás

1 Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata (9400 Sopron, Fő tér 1.) Ügyiratszám: 40571/2010. CÍM: Előterjesztés az ÁROP 1.A.2. szervezetfejlesztési pályázat keretében végrehajtott projekt ismertetéséről és a szükséges további intézkedésekről Előterjesztő: Dr. Fodor Tamás polgármester Az előterjesztést megkapta: Jogi és Ügyrendi Bizottság Törvényességi véleményezésre bemutatva: május 5. Meghívottak: -

2 Előadó: Dr. Tölli Katalin aljegyző Tisztelt Közgyűlés! Önkormányzatunk a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ) által Államreform Operatív Program ÁROP-1.A.2 keretében A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése címmel hirdetett pályázaton a Tisztelt Közgyűlés júniusi ülésén hozott döntése alapján indult, és Ft. támogatást nyert el. A támogatási szerződés megkötésére február 19-én került sor. Ezt követően kiválasztásra került a közbeszerzési eljárás lebonyolítására a Pro-Vital 2000 Kft. (szerződéskötés február 20.), a projektmenedzsment segítő szakértői szolgáltatásra a Hitesy Bartucz Hollai Euroconsulting Kft. (szerződéskötés március 18.), adatbázisok, tanulmányok készítése, eljárásrendek felülvizsgálata, átés kidolgozása, valamint a projekthez kapcsolódó képzések bonyolítása munkarész megvalósítására pedig közbeszerzési eljárás eredményeképpen - a GHK Konzorcium (konzorciumvezető: Konett Kft., szerződéskötés július 3.). A projekt időszaka a végleges ütemezés szerint 2009 júliusától a július 5-ei elszámolási határidőig tart. A projektben vállalt új módszerek, eljárások és struktúrák gyakorlati bevezetésére további 90 nap áll rendelkezésre. A projekt célja a lakosság elégedettségének növelése, a társadalmi konszenzus mentén működő polgárbarát, ügyfélbarát város megteremtése, hiszen ez nyújt lehetőséget a felelős és építő lakossági-civil-vállalati szerepvállalásra. A pályázatban szereplő összes feladat megvalósítása azt a célt szolgálja, hogy a szervezet (a hivatal, illetve az önkormányzat) jobban tudjon alkalmazkodni, jobban meg tudjon felelni a vele szemben támasztott elvárásoknak. A) A projekt végrehajtása a pályázat részterületei szerinti bontásban 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése a) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; tanulmányterv készült Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala ügyfélszolgálati tevékenységeit (kivéve Okmányiroda) érintő eljárásrendre b) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); tanulmányterv készült Okmányirodai ügyfélszolgálati rendszer, egyablakos ügyintézés kialakítása Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala ügyfélszolgálatában címmel, és ügyfélszolgálati szemléleti képzést tartottunk

3 c) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; a hivatal szervezeti egység vezetői háromnapos tréningen vettek részt d) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; a hivatal munkatársai kétszer háromnapos tréningen vettek részt e) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; a hivatal munkatársai kétnapos tréningen vettek részt f) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására c. adatbázis terv készült g) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; Szervezetfejlesztési módszertan kézikönyv készült és a hivatal munkatársai képzésen vettek részt h) a hivatal működését, illetve a nyújtott szolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése; Kézikönyv készült az eredményességi mutatószámok bevezetéséhez i) szervezeti szintű teljesítménymérési, és értékelési eszközök bevezetése; Teljesítményértékelési kézikönyv készült j) a projekt szemlélet megerősítése; Projektmenedzsment a közigazgatásban tréningen vettek részt a hivatal munkatársai. 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; eljárás készült a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamatáról, a hivatal munkatársai képzésen vettek részt b) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; a hivatal munkatársai képzésen vettek részt c) új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; Kézikönyv készült a stratégiai tervezésre és annak éves költségvetéssel való összekapcsolására a közoktatási intézmények hatékonyság- és erőforrás vizsgálatán keresztül bemutatott feladatarányos finanszírozás (FELFIN) módszerével, a hivatal munkatársai képzésen vettek részt d) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása; tanulmányterv készült 3. A partnerség erősítése

4 a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Kommunikációs tervvázlat és új munkaköri leírások készültek b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa, Partnerségi eljárás készült c) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére; szervezeti és informatikai megoldások hálózatok létrehozására tanulmányterv készült, adatbázisok készültek. Az elkészült dokumentációt terjedelmi okokból nem csatoltuk az előterjesztéshez, de megtekinthető a Polgármesteri Hivatal Jegyzői Irodáján. B) A projekt eredményeinek hasznosítása 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése Az egyablakos ügyfélszolgálatot szándékunkban áll évben bevezetni, az idei évben azonban a tárgyi körülményeket kell megteremteni (megfelelő helyiség kialakítása, felszerelése). A képzéseken szerzett ismereteket a Polgármesteri Hivatal munkatársai munkájuk során tudják hasznosítani. Az intézményekkel való kapcsolattartást, információáramlást új alapokra helyezzük egy webes (extranet) felületen lévő interaktív adatbázis kialakításával. Az önkormányzat, illetve a hivatal eredményességének mérésére két alkalommal (2009-ben és 2010-ben) végeztek telefonos közvélemény-kutatást, illetve a hivatali dolgozók tekintetében anonim internetes felmérést. Ezek eredményei a projekt során feldolgozásra kerültek. Az önkormányzat eredményességének folyamatos mérése érdekében tervezzük ugyanezen kérdőív alkalmazásával legalább évi egy közvélemény-kutatás megszervezését. 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása A költségvetés tervezés elfogadásának folyamatát belső dokumentumban részletezzük, rövidtávon azonban új költségvetés-tervezési technikát, illetve ellenőrzési módszert nem kívánunk bevezetni. 3. A partnerség erősítése A lakosság tájékoztatásának javítása érdekében Kommunikációs tervet fogadunk el, Kommunikációs stratégiát készítünk, és a hivatalban külön a kommunikációval foglalkozó csoportot állítunk fel. Kisebb változtatásokat hajtunk végre a városi honlapon. Új alapokra helyezzük a civil és vállalkozói szférával való együttműködést, ennek érdekében a Közgyűlés Partnerségi módszertani kézikönyvet fogad el, és szervezett keretek között kívánjuk bevonni a civil partnereket önkormányzati projektek megvalósításába. A munka informatikai támogatást is kap, az intézményekhez

5 hasonlóan a partnerek részére is interaktív extranet felületet és adatbázist alakítunk ki. C) A közgyűlési döntések hátterének bemutatása A B) részben ismertetett tervek végrehajtásához közgyűlési döntések is szükségesek az eredményességmérésről és mutatószámok bevezetéséről, a Kommunikációs tervről, és a Partnerségi módszertani kézikönyvről. 1. Az eredményességmérésről 2009 második felében 508 fős lakossági mintán lebonyolított telefonos lakossági felmérés történt Sopron Megyei Jogú Városban. Az adatfelvétel során törekedtünk arra, hogy a minta nemek és korcsoportok szempontjából kiegyenlített legyen. A felmérést 2010 márciusában megismételtük. A felmérés célja az önkormányzat közszolgáltatásaival és a hivatal működésével való elégedettség mérése volt. A kutatás egyik fontos célja és végső kimenete olyan eredményességi mérőszámok bevezetése, mellyel az önkormányzat munkájának hatékonysága becsülhető. Természetesen lakossági felmérések segítségével elsősorban azt lehet megbecsülni, hogy a lakosság, a közvélemény szerint milyen az önkormányzat és a hivatal munkájának eredményessége, ami fontos visszajelzést jelenthet nemcsak a munka hatékonyságáról, hanem a lakosság felé irányuló kommunikáció sikerességéről is. A kérdőív összesen 15 kérdést tartalmazott. Az első négy demográfiai adatokra vonatkozott (nem, korcsoport, végzettség, fő tevékenység). A kérdőív fő része kérdéseket tartalmazott az önkormányzattal kapcsolatos tájékozódásra, az önkormányzattal és a polgármesteri hivatallal való elégedettségre, az önkormányzat felé történő problémajelzés módjára, és a lakosság önkormányzattal, polgármesteri hivatallal kapcsolatos ismereteire vonatkozóan. A felmérés kérdőívét a határozat melléklete tartalmazza. 2. A kommunikációról A témakörben készült tanulmány a hatékonyabb kommunikációs munka érdekében szervezeti változtatást javasol a hivatalban, a Polgármesteri Irodán belül új csoport, a Sajtóiroda létrehozását a Városmarketing csoporttól elkülönülten. Vezetője a stratégiai kommunikációs tanácsadó lenne (új pozíció), tagjai a sajtóreferens és a honlap referens. Feladatai: a kommunikáció stratégiai tervezése, és a külső-belső kommunikáció operatív lebonyolítása. A lakosság felé irányuló tájékoztatási tevékenységet javasolták egy kommunikációs stratégiába illeszteni, amely meghatározza a közös célt, a központi üzeneteket, és a tájékoztatási munka aktivitását és stílusát. Ezt a stratégiát el kell készíteni (tervezetet és javaslatokat ad ehhez a tanulmány), majd operatív feladatokra lebontani, végrehajtani és az eredményt mérni. A tervezést vagy egy külön belső projekt

6 keretében vagy egy külső szakértő tanácsadó cég megbízásával javasolták, az előbbi költségkímélő megoldást választjuk. A kommunikációs stratégia alapjait, kiindulópontját képező Kommunikációs tervet a Közgyűlés fogadja el. A Kommunikációs tervet a határozat melléklete tartalmazza. 3. A partnerségről A partnerségi modell lényege, hogy a civil szféra és a helyi vállalkozások az önkormányzat számára partnerek a projektjei végrehajtásában, vagyis javaslattételi, véleményezési fórumokat kell számukra biztosítani és be kell őket vonni a projektek végrehajtásába. (A döntéseket a Közgyűlés hozza, a végrehajtást a hivatal menedzseli.) A partnerség-építés folyamata: 1. partnerség építő fórum, amelyen összegyűjtjük a projekt ötleteket 2. közgyűlési döntés a projektekről 3. egyes projektekben közreműködő partnerek kiválasztása (partnerségi adatbázis alapján) 4. partnerségi csoportok megalakítása, működési rend meghatározása 5. komplex partnerségi projekt terv elkészítése 6. közgyűlés elfogadja a komplex partnerségi projekt tervet 7. a projekt terv végrehajtása, közben évközi partnerségi fórum, további javaslatok 8. partnerségi projekt zárás 9. a projekt zárásról szóló beszámolót a Közgyűlés elfogadja 10. évzáró partnerségi fórum A bevezetés előnye, hogy a vállalkozókat és civil szervezeteket hatékonyabban be lehet vonni az önkormányzat projektek megvalósításába, ugyanakkor a döntéshozatal előkészítésébe is befolynak, és több információt lehet a részükre nyújtani. A projekt végrehajtása során a tanácsadó civil szervezetekkel, vállalkozásokkal (pl. HÉT tagjaival, képviselővel) egyeztetett, és javaslataik figyelembe vételével kidolgozta Sopron Megyei Jogú Város partnerségi modelljét. A partnerségi együttműködés bevezetéséhez a Közgyűlésnek el kell fogadnia a Partnerségi módszertani kézikönyvet, amely a határozat mellékletét képezi. Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy az ÁROP 1.A.2. szervezetfejlesztési projekt végrehajtásáról szóló beszámolót fogadja el, és a továbblépéshez szükséges C) fejezetben ismertetett döntéseket hozz a meg. A határozatok elfogadásához az SZMSZ 53. (1) bekezdése alapján egyszerű többség szükséges. Határozati javaslatok: I. Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése az ÁROP 1.A.2. szervezetfejlesztési projekt végrehajtásáról szóló beszámolót elfogadja.

7 Felelős: Dr. Fodor Tamás polgármester Határidő: azonnal II. Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése felkéri a polgármestert, hogy a határozat mellékletét képező kérdőívnek megfelelően évente végeztessen lakossági felmérést az önkormányzattal és a polgármesteri hivatallal való lakossági elégedettség mérésére. Felelős: Dr. Fodor Tamás polgármester Határidő: 2011 évtől kezdődően minden év december 31. III. Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése elfogadja a határozat mellékletét képező Kommunikációs tervet, elrendeli annak alkalmazását, és felkéri a polgármestert, hogy a terv alapján gondoskodjon részletes Kommunikációs stratégia kidolgozásáról. Felelős: Dr. Fodor Tamás polgármester Határidő: a Kommunikációs terv alkalmazására azonnal, a Kommunikációs stratégia kidolgozására december 31. IV. Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése elfogadja a határozat mellékletét képező Partnerségi módszertani kézikönyvet, és felkéri a polgármestert, hogy ennek alapján gondoskodjon a partnerségi együttműködési folyamat elindításáról. Felelős: Dr. Fodor Tamás polgármester Határidő: augusztus 31. Sopron, május Dr. Fodor Tamás polgármester

8 /2010. ( ) Kgy. határozat melléklete LAKOSSÁGI FELMÉRÉS KÖZVÉLEMÉNY- KUTATÁSI KÉRDŐÍVE D1. A kérdezett neme: 1 Férfi 2 nő D2. Melyik korcsoportba tartozik az alábbiak közül? NV D3. Mi az Ön legmagasabb iskolai végzettsége? 1 alapfokú 2 érettségi 3 diploma 9 NT/NV D5. Dolgozik Ön jelenleg? 1 igen 2 munkanélküli 3 nyugdíjas 4 tanuló 5 egyéb (GYES, GYED, stb.) 9 NV K1. A következőkben önkormányzati médiumokat olvasok fel önnek. Kérem, mondja meg, hogy az utóbbi időben szokta-e olvasni, vagy nézni-hallgatni ezeket. (a válaszok közül akár többet is jelölhet) 1-2 néha 3 - rendszeresen 9 NT/NV soha 1 Helyi Téma (városi lap) Pulzus TV (városi önkormányzati tv) sopron.hu K2. Szeretne-e több tájékoztatást kapni az önkormányzat és intézményei munkájáról? 1 igen 2 nem 9 NT/NV K3. Ha önkormányzattal kapcsolatos információkra kíváncsi, merre kezd keresni? 1 - igen 2 nem 9 NT/NV 1 önkormányzati honlap városi lap barátok, ismerősök tudakozó önkormányzati képviselőket személyesen keres meg K4. Került-e kapcsolatba az polgármesteri hivatallal az elmúlt egy évben? 1 igen, többször is 2 igen 3 nem 9 NT/NV

9 K5. Arra kérem, hogy értékelje a polgármesteri hivatalt az alábbi területeken? Értékeljen egy 10-es skálán, ahol az egyes azt jelenti, hogy teljesen elégedetlen, a 10-es pedig, hogy teljesen elégedett NT/NV 1 polgármesteri hivatal nyitvatartási ideje polgármesteri hivatali ügyintézővel való elégedettség 3 az ügyintézés gyorsaságával való elégedettség az ügyintézés minőségével való elégedettség K6. Arra kérem, hogy értékelje az önkormányzatot az alábbi területeken? Értékeljen egy 10-es skálán, ahol az egyes azt jelenti, hogy teljesen elégedetlen, a 10-es pedig, hogy teljesen elégedett. 1 az önkormányzat fejlesztéseivel helyi újság minőségével a csatornázottsággal való elégedettség közbiztonsággal való elégedettség Közterületek tisztaságával, parkosítással K7. Az ön települése az elmúlt évekhez képest inkább fejlődött, vagy inkább hanyatlott? Négy kategóriát sorolnék fel: 1 jelentősen fejlődött 2 inkább fejlődött 3 inkább hanyatlott 4 jelentősen hanyatlott 9 NT/NV K8. Az alább felsoroltak közül ön szerint melyeket működteti az önkormányzat és melyiket az állam? 1 - önkormányzat 2 - állam 9 NT/NV 1 óvoda, bölcsőde általános- és középiskola idősek otthona parkok, közterek tisztán tartása K9. Ha problémája van a lakókörnyezetében, milyen módon adná az önkormányzat tudtára? 1 - igen 2 nem 9 NT/NV 1 postai levéllel sms-ben ben panaszládába dobnám közmeghallgatáson mondaná el személyesen keresné fel az önkormányzatot K10. És használta már valamelyik formát? 1 - igen 2 nem 9 NT/NV 1 postai levél sms panaszládába dobta közmeghallgatáson mondta el személyesen keresné fel az önkormányzatot K11. Meg tudná nevezni a polgármestert? (nyitott kérdés, a kérdezőbiztos nem ad meg válaszlehetőséget) 1 megválasztott polgármester

10 2 más 5 NT/NV

11 A /2010. ( ) Kgy. határozat melléklete Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának és Polgármesteri Hivatalának Kommunikációs Terve (a Kommunikációs stratégia alapjai) Jövőkép (vízió) Sopron, Liszt Ferenc városa, legyen olyan határmenti kapu és térségi központi funkciókkal rendelkező város, egyben a CENTROPE régió egyik kulturális központja, nemzetközi turisztikai desztináció, melyben a minőségi életkörülmények hátterét modern szerkezetű gazdaság működése adja. Stratégiai üzenetek Sopron tradicionálisan nyitott és befogadó város, ahol a többnyelvű, multikulturális szellemiség vonzó életteret jelent az itt lakóknak, és kreatív, alkotó környezetet a vállalkozásoknak, vállalatoknak. Modern szerkezetű gazdasága és fejlett szolgáltatásai miatt újra Sopron a vezető központi város mind a magyar, mind a burgenlandi környékbéli települések számára. A Polgármesteri Hivatal gyors és ügyfélbarát, amely udvariasan, pontosan és megbízhatóan intézi a lakosság és a vállalkozók ügyeit. Kommunikációs cél Az önkormányzat részére: interaktív, a kölcsönös bizalomra épülő együttműködő kommunikáció és kapcsolat a lakossággal és a többi célcsoporttal. A Polgármesteri Hivatal részére: udvarias, gyors és pontos ügyintézésen és ügyfélszolgálaton keresztül megbízható partner lenni az ügyfelek felé. Elképzelt image Innovatív, kreatív, fejlesztő önkormányzat. Gondoskodó, megbízható hivatal. A Kommunikációs stratégia alapelvei a) Aktivitás: az önkormányzat és a hivatal tevékenységéről aktív, kezdeményező módon informálja a lakosságot b) Nyíltság: nyílt, őszínte kommunikációs stílus c) Interaktivitás: kétirányú kommunikáció, fontos a visszajelzések gyűjtése d) Nyilatkozati rend: általában szóvivőn keresztül folyik a kommunikáció, kiemelt esetekben az önkormányzatot a polgármester és az alpolgármesterek, a hivatalt a jegyző képviseli a nyilvánosság előtt

12 A /2010. ( ) Kgy. határozat melléklete SOPRON MEGYEI JOGÚ VÁROS PARTNERSÉGI MÓDSZERTANI KÉZIKÖNYVE A partnerség alapelvei: 1. Tisztelet a szövetségre lépő partnerek tiszteletben tartják egymás meggyőződéseit, véleményét, és eszerint kötnek egymással megállapodást. 2. Bizalom a partnerek nyitottan, Sopron városának jobbítása érdekében fordulnak a gondolatok sokfélesége felé 3. Kompromisszumkészség a partnerek nyitottak Sopron város partnerségépítési projektje keretében vállalható kompromisszumokra 4. Közös cél a partnerek pontosan megfogalmazott, a város stratégiai irányaiból következő célok érdekében lépnek szövetségre és fogalmazzák meg rövid- és hosszabb távú partnerségi projektjeiket, melyeket az alábbiak jellemeznek: - összefogás, - érdekérvényesítés, - alkalmazkodás képessége, - komplex válaszlehetőség komplex problémákra, - értékteremtés, - egyenrangú viszony, - gyors és pontos információszerzés, - új feladatok, megrendelések és források megszerzésének lehetősége, - innovációk, ötletek, új látásmód, - visszajelzés saját munkánkról, kritika, bátorítás, sikerélmény. A partnerség-építés soproni modellje Döntéshozatali funkció: Közgyűlés Menedzselési funkció: Polgármesteri Hivatal fejlesztési menedzserei Javaslattételi funkció: Partnerség-építő nyílt fórum Véleményezési funkció: Helyi Érdek-egyeztető Tanács Végrehajtó funkció: Partnerségi csoportok

13 Közgyűlés: A partnerségi folyamatok kezdeményezője, megbízója, döntéshozó, beszámoltató. Polgármesteri Hivatal: Feladata a partnerségi folyamatok menedzselése, a megvalósító partnerségi csoportok összefogása, mentorálása, a kommunikáció és a kapcsolatok működtetése. A partnerségi csoportok irányítása, módszertani támogatás, partnerségi fórumok megszervezése és lebonyolítása, beszámoló a Közgyűlésnek. Partnerség-építő nyílt fórumok: Évente három alkalommal. A meghívotti kör: vállalkozók, civil szervezeti vezetők, ernyőszervezetek vezetői, Polgármesteri Hivatal kulcsemberei, Közgyűlés tagjai. HÉT (Helyi Érdekegyeztető Tanács): Feladata a városfejlesztési komplex és szektorokat érintő stratégiai kérdések, előterjesztések véleményezése, javaslattétel és döntés-előkészítés. A partnerségi csoportok: A Közgyűlés által elfogadott partnerségi projekt ötleteket megvalósító teamek. Tagjaik hozzáértés és kompetencia alapján a partnerségi adatbázisból kerülnek kiválasztásra. Munkájukra a Közgyűlés ad megbízást. Feladatuk a Közgyűlés által elfogadott (egyszerű és komplex) partnerségi projektek megvalósítása a projektek tervezésétől, a végrehajtásától a zárás-értékelésig. Partnerségi projekt típusok komplexitás szerint: 1. Egyszerű partnerségi projektek: Néhány hetes egyszerű projektek. Kezdeményezhetők olyan feladatok, amelyek átfutási ideje néhány hét, megvalósításuk nem túl bonyolult, de a szűk határidő és erőforrás keretek miatt projektszerűen szükséges megvalósítani. 2. Komplex partnerségi projektek: Több hónapos komplex projektek. A Polgármesteri Hivatal több szervezeti egységére kiterjedő, stratégiai projektek tartoznak ebbe a kategóriába. A feladatok összetettsége, a sok résztvevő miatt részletesebb előkészítés, tervezés, nagyobb projekt szervezet szükséges a sikeres végrehajtáshoz. E projektek esetében szükségesek azon technikák gyakorlati alkalmazása, amelyek a Polgármesteri Hivatal projektszabályzatában szerepelnek (pl. részletes kockázatelemzés, staekholder elemzés, tervezés támogatása szoftverrel).

14 A partnerség-építés irányítása és menedzselése A partnerség-építés résztvevője Partnerségi referens Partnerség építés fejlesztési menedzserei Feladata képviseli a stratégiai irányokat, kontrollálja és koordinálja a partnerségi csoportok munkáját, előkészíti és lebonyolítja a Partnerség-építő nyílt fórumokat, elkészíti a közgyűlési előterjesztéseket Javaslattétel a partnerségi csoport tagjainak kiválasztására, a projekt folyamat irányítása, kapcsolattartás a (civil és vállalkozói) partnerekkel, adatbázisok kezelése, extranet felületen információk közzététele, kapcsolattartás a hivatalvezetéssel, a partnerségi referenssel és más partnerségi csoportok vezetőivel, a projekttel kapcsolatos adminisztráció Felelőssége felelős a partnerség-építés folyamatának haladásáért, kontrolljáért a partnerség-építés folyamatának menedzseléséért,a folyamat haladásának biztosításáért

15 A partnerség-építés folyamata és eljárása Partnerség-építés folyamata Input Folyamat-elem Output Kiválasztott stratégiai területek Előterjesztés Előterjesztés a Komplex Partnerségi Projekt Terv elfogadásáról Partnerségi Fórum egyeztetett forgatókönyve Évközi Partnerségi Fórum javaslatai Beszámoló a Komplex Partnerségi Projekt Terv megvalósításáról Nyílt Partnerség-építő Fórum Közgyűlési döntés az induló témáról Partnerségi csoport összeállítása az adatbázis felhasználásával Partnerségi csoport megalakulása Partnerségi Projekt Terv elkészítése Közgyűlési döntés Partnerségi projekt megvalósítása Évközi Partnerségi Fórum Partnerségi Projekt megvalósítása Partnerségi Projekt zárásértékelése Közgyűlési döntés a beszámoló elfogadásáról Évzáró Partnerségi Fórum Javasolt partnerségi projekt ötletek Határozat Partnerségi csoport működési rendje Komplex Partnerségi Projekt Terv Határozat Összefoglaló a javaslatokról A megvalósítás eredménye Összefoglaló Partnerségi Projekt-értékelő dokumentum Határozat Disszertáció

16 A partnerség-építés fórumai Partnerségi fórum Megnevezése Célja Gyakorisága Működtetéséért felelős Közgyűlés Nyílt Partnerségépítő Fórum Évközi Partnerségi Fórum Évzáró Partnerségi Fórum HÉT- Helyi Érdekegyeztető Tanács Partnerségi projekt csoportok megbeszélései Dönt a stratégiához kapcsolódó partnerségi projektek indításáról és a partnerségi csoportok felállításáról. Dönt a kidolgozott partnerségi projekt tervről. Beszámoltatja a partnerségi csoportokat a végzett munkáról. A résztvevők megismerik a város fejlesztési stratégiájának aktuális irányait. Partnerségi projekt ötleteket fogalmaz meg a stratégiai irányokhoz kapcsolódóan. Javaslatot tesz az indítandó partnerségi projektekre. Az elindított partnerségi projektek előrehaladásának értékelése. Javaslatot tesz az esetleges változtatások irányaira és módjaira. Biztosítja a városi nyilvánosságot. Az eredmények összefoglalása, értékelése. Biztosítja a városi nyilvánosságot. A város stratégiai fejlesztési irányainak véleményezése, döntések előkészítésében való közreműködés, előterjesztések véleményezése. A kiválasztott és elindított partnerségi projektek tervezése, megvalósítása, értékelése, beszámolás az előrehaladásról. Egy évben legalább háromszor, szükség szerint. Egy évben egy alkalommal, a költségvetés tervezését megelőzően. Évente. Évente. Közgyűlésekhez kapcsolódóan szükség szerint. A partnerségi csoport működési rendje szerint. Polgármester, jegyző, partnerségi referens Partnerségi referens, partnerség építés fejlesztési menedzserei Partnerségi referens, partnerség építés fejlesztési menedzserei Partnerségi referens, partnerség építés fejlesztési menedzserei HÉT soros elnöke, jegyző, partnerségi referens Partnerség építés fejlesztési menedzserei