A KISAPAJI-RÉT VIZES ÉLŐHELY REKONSTRUKCIÓJA NYILVÁNOSSÁG, TÁJÉKOZTATÁSI KÖTELEZETTSÉGEK VÁLSÁGKOMMUNIKÁCIÓS TERV KMOP- 2009-3.2.1/A Kecskemét, 2010. június 1
Tartalomjegyzék 1. Bevezető... 3 2. Lehetséges válságok meghatározása és elemzése (kockázatelemzés) 3 3. Kommunikációs kezelésük módja... 6 4. Ki fogja kezelni a válságot?... 9 5. Közlemények elkészítése... 10 6. Értékelés... 10 2
1. Bevezető A tájékoztatási és nyilvánosság tevékenységet az NFÜ által kiadott, a Kedvezményezettek Tájékoztató Kötelezettségeiről szóló útmutató alapján végeztük el. A projekt megvalósítása során felmerülő lehetséges kockázatokat illetve válsághelyzetet előidéző tényezőket gondosan számba vettük már a részletes megvalósíthatósági tanulmány kidolgozása során. A projekt megvalósítása során felmerülő kockázatokat ökológiai, műszaki, jogi, társadalmi, pénzügyi-gazdasági és intézményi kategóriák szerint vettük sorra. Megvizsgáltuk ezen kockázatok bekövetkezésének valószínűségét, illetve bekövetkezésük esetén a felmerülő hatást, és annak bekövetkezésének valószínűségét. Az átfogó és részletes kockázatelemzés ellenére azonban fel kell készülnünk olyan előre nem látható körülmények hatására is, amelyek nem tervezhetőek, de negatívan befolyásolhatják a megvalósítást vagy annak egyes részeit. Jelen esetben a gazdasági válság illetve az ország új vezetésének egyelőre nem tisztán látható változásai, hatásai miatt felmerülhetnek olyan újabb tényezők, amelyeket egyelőre nem tudunk biztosan tervezni. A válságkezelésnek azonban, a lehetséges kockázatok felmérésén kívül fontos része a nyilvánosság, azon belül is kiemelten a meghatározott célcsoportok felé történő kommunikáció. Ugyanilyen fontos, hogy a válság kezelésére előre kijelölt felelősök biztosítsák a kifelé történő kommunikációt. A következő fejezetben bemutatott kockázatok kevéssé számszerűsíthetők, mivel egyrészt túl sok, és egyelőre nem ismerhető változók függvénye (pl. várható időjárási körülmények, területen megforduló látogatók, ma nem ismert műszaki, anyagminőségi jellemzők), másrészt a beruházás jellege sem üzleti, vagy termelési jellegű, ahol változó, de tervezhető számokra alapuló lenne a fenntartás. Ezen okok miatt a kockázatok mennyiségi értékelése valós számokra alapulóan nem releváns. 2. Lehetséges válságok meghatározása és elemzése (kockázatelemzés) Kockázatok illetve válsághelyzet mind az előkészítés, mind a megvalósítás, mind pedig a fenntartás időszakában felmerülhetnek, ezeket e különálló, mégis szervesen összefüggő projekt időszakokat külön-külön is szükséges megvizsgálni. A kockázatok ökológiai, műszaki, jogi, társadalmi, pénzügyigazdasági és intézményi kategóriák szerint történt átgondolása alapján a 3
következő lehetséges eseményeket vettük számításba a válságkezelési terv kialakításához. Jogi kockázatok az előkészítés során A visszafizetés kockázata a nem kellő szabályosság miatt Ökológiai kockázatok a megvalósítás időszakában: Nem megfelelően motivált, illetve nem megfelelően ellenőrzött, elszámoltatott vállalkozók kiválasztása, így a munka nem kellő gondossággal történő elvégzése A kivitelezések során védett fajok élőhelyének veszélyeztetése A beavatkozások miatt, a bolygatott területen megjelennek a területen nem jellemző, ott tájidennek számító gyomfajok A létrejött fejlesztések megváltoztatják a védendő fajok, populációk viselkedését, élőhelyi viszonyaikat A tervezettnél kisebb a fajlagos papír, áram és vízhasználat csökkenése, és az útiköltség csökkenése Az állami elvonások növekedése munkabér, illetve társasági elvonások terén Az ütemtervben meghatározott időpontok csúszása lebonyolítási okok miatt Pénzügyi-gazdasági kockázatok a megvalósítás időszakában A közbeszerzések során a betervezettnél csak drágább ajánlattevő kerülne akár az árak, akár a kedvezőbb árat adó ajánlattevők formai kiesése miatt kiválasztásra A területeket és létesítmények használatát szabályozó táblák pótlása jelentős költséget jelent A szervezet finanszírozásában, költségeiben beálló változások miatt létszámcsökkentés vagy feladat többlet miatt a projektre fordítható belső kapacitások jelentősen csökkennek Műszaki kockázatok a fenntartási kötelezettség időszakában A kivitelezés előre nem látható pl. talajmechanikai, terület megközelíthetőségi, stb. kockázatai A kivitelezés időszakában előre nem látható, jelentős csapadék akadályozza a földmunkákat és a kivitelezéseket Nem megfelelő kivitelezés miatt jelentkező kockázatok, ahol az ökológiai érdekek kevéssé tudnak érvényesülni, esetleg veszélybe kerülnek 4
A műtárgyak állaga a tervezetthez képest gyorsabban romlik Idő előtt romlik a gátak állaga A vízjogi létesítési engedély későbbi meghosszabbítása idején aminek szükségessége a kivitelezés várhatóan későbbre tolódása miatt felmerülhet - új, számunkra kedvezőtlen szabványok a projektben a pályázat szempontjából nem megengedhető változásokat igényelnének A fenntartás időszakában nem számolunk a területek státusát vagy ezeken való beavatkozásaink jogosságát érintő kockázattal. Társadalmi kockázatok a fenntartási kötelezettség során Társadalmi rétegek ellenállása a projektelemek kivitelezése során esetleg elszenvedett kényelmetlenségek miatt Engedély nélküli természetfotósok zavarása a védett fajok fészkelését, életterét, ezáltal a fajok jelenlétét, szaporodását veszélyezteti, a velük való konfliktus ellenérzést szül Külső (kívülálló okok miatt bekövetkező) vagy belső (a működéssel kapcsolatos okok miatt) felmerülő kockázatok áttekintése: Lehetséges külső kockázatok Nem megfelelően motivált, illetve nem megfelelően ellenőrzött, elszámoltatott vállalkozók kiválasztása, így a munka nem kellő gondossággal történő elvégzése A kivitelezések során védett fajok élőhelyének veszélyeztetése Lehetséges belső kockázatok A visszafizetés kockázata a nem kellő szabályosság miatt A tervezettnél kisebb a fajlagos papír, áram és vízhasználat csökkenése, és az útiköltség csökkenése A beavatkozások miatt, a bolygatott területen megjelennek a területen nem jellemző, ott tájidennek számító gyomfajok A létrejött fejlesztések megváltoztatják a védendő fajok, populációk viselkedését, élőhelyi viszonyaikat Az állami elvonások növekedése munkabér, illetve társasági elvonások Az ütemtervben meghatározott időpontok csúszása lebonyolítási okok miatt A területeket és létesítmények használatát szabályozó táblák pótlása jelentős költséget jelent A szervezet finanszírozásában, költségeiben beálló változások miatt 5
terén létszámcsökkentés vagy feladat többlet miatt a projektre fordítható belső kapacitások jelentősen csökkennek A közbeszerzések során a betervezettnél csak drágább ajánlattevő kerülne akár az árak, akár a kedvezőbb árat adó ajánlattevők formai kiesése miatt kiválasztásra A kivitelezés előre nem látható pl. talajmechanikai, terület megközelíthetőségi, stb. kockázatai A kivitelezés időszakában előre nem látható, jelentős csapadék akadályozza a földmunkákat és a kivitelezéseket Nem megfelelő kivitelezés miatt jelentkező kockázatok, ahol az ökológiai érdekek kevéssé tudnak érvényesülni, esetleg veszélybe kerülnek A műtárgyak állaga a tervezetthez képest gyorsabban romlik Idő előtt romlik a gátak állaga Társadalmi rétegek ellenállása a projektelemek kivitelezése során esetleg elszenvedett kényelmetlenségek miatt Engedély nélküli természetfotósok zavarása a védett fajok fészkelését, életterét, ezáltal a fajok jelenlétét, szaporodását veszélyezteti, a velük való konfliktus ellenérzést szül 3. Kommunikációs kezelésük módja 6
Kommunikációs célcsoportok és elérésük módjának meghatározása A kommunikációs célcsoportok szempontjából jelen projekt esetében elsődleges célcsoportnak tekintendők a helyi gazdálkodók, a területért felelős hatóságok és szakmai szervezetek valamint a beruházás által érintett terület közvetlen közelében élő lakosság. A helyi lakosság illetve a gazdálkodók informálása a válságkezelés alatt kiemelt feladat kell, hogy legyen. Fontos célcsoport és egyben a tervezés és megvalósítás során folyamatosan érintettek az illetékes hatóságok (Közép-Duna-Völgyi Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság, Közép-Duna-Völgyi Környezetvédelmi, Természetvédelmi és Vízügyi Felügyelőség, területileg illetékes szakaszmérnökség) amelyek saját hatáskörben szintén nyilatkozhatnak. A válságmenedzsment kiemelt feladata, hogy vezetőikkel rendszeresen egyeztessen velük, és hangolja össze az információkat. Alapvetően, a kommunikációs feladatok ellátása során minden tevékenység esetében egyeztetünk a Közreműködő Szervezet kommunikációs kapcsolattartójával. Természetesen, ahogy a többi lépésnél, válsághelyzet esetén is egyeztetünk a KSZ-szel, segítségüket kérjük a helyzet minél teljesebb körű rendezése érdekében. Természetesen az országos vagy helyi sajtó, mint a projekt elindításától kezdve információs csatornaként szolgáló felület rendkívül nagy jelentőséggel bír egy esetleges válsághelyzet kialakulásának közvetítésében. Ezért nagyon fontos, hogy a sajtó képviselőivel olyan közvetlen viszonyt alakítsunk ki, melyben biztosítjuk őket a folyamatos, pontos, aktuális tájékoztatásról, illetve közvetlen elérhetőséget biztosítunk számára felmerülő kérdések esetére. Üzenetek meghatározása A Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság elkötelezett a projekt megvalósítása iránt. Pénzügyi problémák megjelenése (kisebb támogatás vagy felmerülő plusz költségek, magasabb árak) esetén is megvalósítja a projektet, tartalék forrást keres és von be szükség esetén. A Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság fontosnak tartja a folyamatos tájékoztatást valamint az együttműködést a projektben érintett célcsoportokkal. A területért felelős hatóságokkal és szakmai szervezetekkel az előkészítéstől a projekt befejezéséig folyamatosan egyeztet. Lehetséges üzenet: Folyamatosan tájékoztatni fogjuk partnereinket, a fejlesztés által érintetteket és a sajtó képviselőit bármilyen új fejleményről. 7
Időterv Elsőként a munkatársakat kell tájékoztatni (vezetők, teljes munkatársi kör), mivel ők hiteles információforrásként jelennek meg környezetük felé. Részükre azt is külön meg kell mondani, hogy mit és milyen formában mondhatnak tovább. A közvetlenül érintett többi célcsoportot szintén közvetlenül mi tájékoztassuk, lehetőség szerint elsőként. Fontos, hogy minden célcsoportot rendszeresen tájékoztassuk a válság stádiumáról. A válságot követően demonstráljuk, hogy úrrá lettünk és túlléptünk a válságon. Ezért bármilyen jellegű zavar esetén, amely a megvalósítás során keletkezett, nyílt napot kell tartani. Célcsoportok Elérésük módja Vezetői kör Érintett munkatársak köre Érintett külső szakértők A területért felelős hatóságok és szakmai szervezetek A beruházás által érintett terület közvetlen közelében élő lakosság, helyi gazdálkodók Sajtó, válságtól függően: Szakmai sajtó Regionális sajtó/helyi sajtó Országos sajtó Közreműködő Szervezet Szóbeli vezetői tájékoztatás Írásos kommüniké (email, belső hírlevél) Szóbeli vezetői tájékoztatás Írásos megkeresés, tájékoztatás (email) Telefon Szóbeli egyeztetés, összehívott projekt megbeszélés Írásos értesítés (email) Telefon Szóbeli egyeztetés Sajtó A válságot követően: nyílt nap Telefon Sajtóközlemény Szóvivői nyilatkozat Sajtótájékoztató Telefon email 8
4. Ki fogja kezelni a válságot? A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat meghatározása A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat legalább 4 főből áll: (1) a pályázó szervezet vezetője (KNPI igazgatója), (2) pályázati koordinátor, (3) a kommunikációért felelős munkatárs, (4) a projekt szakmai felelőse. Szükség esetén a pályázó további munkatársai (gazdasági vagy környezetvédelmi szakemberei). A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat tagjainak részletesen ismerniük kell a potenciális válsághelyzeteket és kezelésük (kommunikálásuk) módjait. Krízishelyzetben minden kommunikációs döntés az ő kezükben van. A szóvivő kijelölése és felkészítése A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat tagjai közül kerül kijelölésre a szóvivő válságtípustól függően. Kisebb horderejű válságnál a PR vezető, jelentősebb válságnál a helyettes vezető, míg a legkomolyabb válságoknál a szervezet vezetője nyilatkozhat. Szervezeten belül tudatosítani kell, hogy válság esetén ők, és csak ők nyilatkozhatnak, minden befutó kérdést, érdeklődést hozzájuk kell irányítani. 9
5. Közlemények elkészítése A meghatározott üzenetek alapján készítjük el a nyilvánosságot tájékoztató közleményeket a o munkatársak számára o a külső piaci környezet felé o a sajtó részére. 6. Értékelés A válság lezárultával a válságkommunikációs munka teljes folyamatának kiértékelése, melynek során az alábbi szempontok alapján vizsgáljuk a válság kezelésének hatékonyságát, eredményét: o Sikerült-e követni és megvalósítani a tervben szereplő lépéseket? o Kézben tartottuk-e a kommunikációs irányítást? o Átmentek-e az üzeneteink? o Volt-e váratlan fejlemény, amit nem tudtunk kezelni? o Milyen visszajelzéseket kaptunk? o A tapasztalatok alapján a terv szükség szerinti módosítása. 10