Ruzsa Község Önkormányzata 2015-2018. évekre vonatkozó STRATÉGIAI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERVE A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és zéséről 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban Bkr.) 30. (1) bekezdése alapján a belső ellenőrzési vezető stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely - összhangban a szervezet hosszú távú céljaival - meghatározza a zésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket a következő négy évre, és az alábbiakat tartalmazza: a) a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat; b) a belső kontrollrendszer általános értékelését; c) a kockázati tényezőket és értékelésüket; d) a zésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet; e) a szükséges erőforrások felmérését elsősorban a létszám, képzettség, tárgyi feltételek tekintetében; f) az a)-c) pont alapján meghatározott ellenőrzési prioritásokat és az ellenőrzési gyakoriságot. A Stratégiai Tervben meghatározott célok, kockázatok, fejlesztési javaslatok kiterjednek a Ruzsai Közös Önkormányzati Hivatalra, és az önkormányzat által alapított költségvetési szervekre a Képviselő-testület által jóváhagyott munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére vonatkozó megállapodás alapján az intézményekre. Ruzsai Hétszínvirág Óvoda és Bölcsőde Egészségügyi és Családgondozó Központ A kockázatelemzést megelőző előkészítés során egyeztetésre került a vezetőkkel: a kontroll környezet; azonosításra kerültek a folyamatokat; megtárgyalásra kerültek a zéssel kapcsolatos elvárások; meghatározásra került a zési fókusz. Általános felmérés: A Hivatalnál és a költségvetési szerveknél felmérés részeként a szervezet külső és belső kontroll környezetének vizsgálatára került sor. A Bkr. 3. -ban meghatározottak szerint a költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében - a szervezet minden szintjén érvényesülő - megfelelő a) kontrollkörnyezet, b) kockázatkezelési rendszer, c) kontrolltevékenységek, d) információs és kommunikációs rendszer, és 1
e) nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy: a) valamennyi tevékenység és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben a) világos a szervezeti struktúra, b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, d) átlátható a humánerőforrás-kezelés. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A Jegyző köteles intézkedni arról, hogy elkészüljön, és rendszeresen aktualizálásra kerüljön a szervezet ellenőrzési nyomvonala, amely a Hivatal működési folyamatainak szöveges, táblázatokkal vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A kontrolltevékenység részeként minden tevékenységre vonatkozóan biztosítani kell a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (FEUVE), különösen az alábbiak vonatkozásában: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága, c) a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése, d) a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollja. A stratégiai terv részeként az ellenőrzés figyelembe veszi, hogy a költségvetési szerv vezetője köteles a költségvetési szerv belső szabályzataiban a felelősségi körök meghatározásával legalább az alábbiakat szabályozni: 2
a) engedélyezési, jóváhagyási és kontrolleljárások, b) a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés, c) beszámolási eljárások. Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva a) a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat; b) a belső kontrollrendszer általános értékelését; c) a kockázati tényezőket és értékelésüket; d) a zésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet; e) a szükséges erőforrások felmérését elsősorban a létszám, képzettség, tárgyi feltételek tekintetében; A szervezet hosszú távú célkitűzései: A stratégiai ellenőrzési terveknek összhangban kell lenni az önkormányzat hosszú távú céljaival, az ellátandó feladatokkal. Az önkormányzatok hosszú távú célkitűzéseit elősegítő zési hosszú távú célkitűzések: Az önkormányzatok kötelező és önként vállalt feladatai gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtásának elősegítése, Az önkormányzat intézményei működésének folyamatos ellenőrzése, Az intézményrendszer működésének, gazdálkodásának helyzetéről megfelelő áttekintés nyújtása, Az önkormányzatoknál és az önkormányzat fenntartásában működő intézményekben a hatályos jogszabályok, önkormányzati rendeletek és belső szabályzatok maradéktalan betartása, Az adott szervezet keretein belül racionális feladatellátás szorgalmazása, A központi költségvetési törvényben az önkormányzatoknak nyújtott támogatások igénylése és elszámolása, jogszabályi előírásoknak való megfelelés, Adott támogatások felhasználásának nyomon követése, A rendelkezésre álló erőforrásokkal való hatékony, eredményes, célszerű gazdálkodás vizsgálata, Ajánlások és javaslatok megfogalmazása a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetésére, kiküszöbölésére vagy csökkentésére, valamint a szabálytalanságok megelőzése, feltárása érdekében, A külső és zések javaslatai alapján tett intézkedések nyomon követése, Kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv kidolgozása. Tanácsadási tevékenység végzése, az önkormányzat feladatellátásának eredményességének növelése érdekében. A zés stratégiai céljai: 3
A zési tevékenység rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, kontroll és szervezetirányítási rendszerek, eljárások hatékonyságát és hozzájárul azok javításához. Az ellenőrzés hatóköre kiterjed mind a jogszabályok, mind a felhatalmazás és a saját hatáskörben helyileg kiadott szabályzatok, irányelvek, eljárások pontos betartásának, betartatásának ellenőrzésére. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben és a Bkr.-ben foglaltaknak megfelelően az államháztartási kontrollok alapvető célja az államháztartási pénzeszközökkel, vagyonnal történő szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. A zés és a vezetésnek feladata annak vizsgálata, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e követelményrendszernek. A belső kontrollrendszerek értékelése: A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok: a) a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre, b) az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és c) megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A kockázati tényezők és értékelésük: A stratégiai terv kialakításakor figyelembe vett kockázati elemek az alábbiak: - a gazdasági, jogi és szabályozási, politikai környezet változása, - az önkormányzatok feladatainak változása, strukturális átrendeződése, - a szervezet, a működés összetettsége, - a számviteli rendszerek megbízhatósága, - a szabályozottság hiánya, - a szervezet állandósága, - az információáramlás és információnyújtás elégtelensége, - a dolgozók képzettsége, gyakorlottsága és hozzáértése, - az általános külső és zési környezet, - a működési környezet kockázatai, - az elemi csapásokból eredő kockázatok. Az önkormányzatra és az intézményekre ható kockázatok vizsgálata kiterjedt: Külső kockázati tényezők - Infrastrukturális kockázat - Szállításból eredő kockázat - Elemi csapások, meghibásodások - Jogi és szabályozási kockázat Tevékenységi kockázat - Információs kockázat 4
Emberi erőforrás kockázat Pénzügyi kockázat - Személyi kockázat - Csalás, lopás kockázata - Felelősségvállalási kockázat - Biztosítási kockázat Az adott kockázat bekövetkezésének a valószínűsége és hatása az önkormányzat és intézményei működésére vonatkozó hatása alapján lehet: Alacsony (A) Közepes (K) Magas (M) besorolású. A kockázatok vizsgálatára, annak bekövetkezésének valószínűségére, valamint hatására a kockázatelemzést elvégezve, az alábbi kockázatkezelési mátrix alapján a magas kockázati folyamatok ellenőrzésére az éves ellenőrzési tervben kerül sor. Hatás Magas Közepes Alacsony Kockázat kezelési mátrix Kockázat Alacsony Közepes Magas Valószínűség A rendszeresen elvégzett felügyeleti és pénzügyi ellenőrzésekkel az intézményi gazdálkodásban és annak dokumentáltságában rejlő kockázatok visszaszoríthatók, minimalizálhatók. A kockázatkezelés feladat-és hatáskörét külön szabályzatban, munkaköri leírásban, vezetői utasításban kell szabályozni. Belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési terv: Az ellenőrzés célja a jogszabályokban, illetve szabályzatokban előírtaknak mind magasabb szinten történő megfelelése. Törekedni kell az ellenőrzések minél tökéletesebb előkészítésére, az egységes eljárások kialakítására. A vizsgálati eljárások, módszerek, a jelentések tartalmi követelményeinek biztosítása, a zési kézikönyv, a nemzetközi zési standardok és a pénzügyminiszter által kiadott útmutatók előírása szerint. A zési feladatot ellátó köztisztviselő rendelkezik a Bkr. 24. (2) bekezdésében előírt végzettséggel, ezért a folyamatos szakmai továbbképzésére kell helyezni a hangsúlyt. A feladat elvégzéséhez szükséges a folyamatos továbbképzés, a jogszabályok és a változások ismerete. A központilag szervezett kötelező oktatásokon, ellenőrzési konzultációkon való részvétel biztosítása. A regisztrált könyvviteli szolgáltatást (mérlegképes) végzők évenkénti továbbképzésén való részvétel. A költségvetési szerveknél zési tevékenységet végzők nyilvántartásba vételének és kötelező 5
szakmai továbbképzésének való megfelelés a Bkr. 24. (7) bekezdése alapján kétévenként teljesíteni kell az ÁBPE-továbbképzés II. modulok teljesítésével. A továbbképzéseken való részvétel során törekedni kell a zés speciális ismeretkörének bővítésére. A szükséges erőforrások, a létszám, képzettség, tárgyi feltételek biztosítása: A Homokháti Kistérség Belső Ellenőrzési Társulása Társulási Megállapodás alapján a zési feladatok megvalósítása érdekében a társulás egy fő alkalmazását vállalta, aki 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 24. -ban előírt feltételeknek, képesítési követelményeknek megfelel. A zési tevékenység ellátása 1 fő főfoglalkozású foglalkoztatásával valósul meg. Az ellenőrzött szervek (Önkormányzat, intézmények) kötelesek a helyszíni ellenőrzések alkalmával az ellenőrök számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani, tovább a a helyszínre történő szállításáról gondoskodni. A ök munkavégzéséhez további tárgyi és informatikai feltételei biztosításáról a Társulás munkaszervezeti feladatait ellátó Bordányi Polgármesteri Hivatal gondoskodik. Tárgyi igények biztosítása: Helyiség: a zavartalan munkavégzéshez külön iroda helyiség (biztosított). Berendezés: speciális irodabútor a számítógéppel végzett munkához (biztosított). Gépek, felszerelések: az ellenőrnek számítógép biztosított. Információs igények biztosítása: jogi háttér ismerete céljából: Jogtár, szakkönyvek. egyéb információs igények: Internet hozzáférési lehetőség, A belső információkat a vezetőkkel, intézményvezetőkkel, referensekkel történő személyes kapcsolattal, a beszámolók, költségvetések, az aktuális alap dokumentumok, átadásával biztosítja a hivatal. A külső információs igényt az internet, valamint jogszabály-figyelési, konzultációs és továbbképzési lehetőség biztosítja. Ellenőrzési prioritások és az ellenőrzési gyakorisága: Az ellenőrzés által vizsgált területek, figyelembe véve az önkormányzat struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat. A költségvetési szervezetek ellenőrzésekor vizsgálandó területek meghatározásánál a vonatkozó jogszabályi előírásokon felül figyelembe kell venni a fenntartott intézmények szervezet struktúrájában vagy tevékenységében bekövetkező változásokat is. Elsődleges szempont az ellenőrzés működtetését illetően, hogy biztosítsa az önkormányzat, illetve az intézmények rendelkezésére álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. Prioritások meghatározása: A zésnek az adott időszakra vonatkozóan kockázatelemzés alapján meghatározott prioritási területei: 6
1. Informatikai rendszer, adatvédelem szabályozottsága, kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságának biztosítása 2. Belső kontrollrendszer kialakítása és működése. 3. Szakmai szervezeti egységek működésének szabályszerűségi, gazdaságossági és hatékonysági vizsgálata 4. Gazdálkodási tevékenység szabályszerűségi, gazdaságossági és hatékonysági vizsgálata 5. Pénzügyi folyamatok szabályszerű működése 6. Humán erőforrás gazdálkodás szabályozásának és nyilvántartásának ellenőrzése 7. Kockázatelemzéssel meghatározott szervezet, szervezeti egység teljesítményellenőrzése. 8. Iratkezelési folyamatok szabályozottsága és működtetése 9. A folyamatos utóellenőrzés biztosítása. A meghatározott prioritási területeken az ellenőrzés gyakorisága: 1. informatikai rendszer, adatvédelem kétévenként, 2. gazdálkodási tevékenység, évenként, 3. pénzügyi folyamatok működése évenként, 4. szakmai szervezeti egységek tevékenysége kétévenként, 5. iratkezelés négyévenként 6. humán erőforrás gazdálkodás négyévenként. Ellenőrzési típusai: szabályszerűségi ellenőrzés: annak ellenőrzése, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, és érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, szabályzatok, belső szabályzatok, utasítások és vezetői rendelkezések előírásai; célellenőrzés: egy adott szervezetnél valamely konkrét egyedi téma, feladat vizsgálata; teljesítményellenőrzés: a szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata; pénzügyi ellenőrzés: az adott szervezet, program pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások ellenőrzése; informatikai rendszerek ellenőrzése: a szervezetnél működő informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelőségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata; rendszerellenőrzés: rendszerek (irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési) működésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenőrzésre; utóellenőrzés: előzőleg végrehajtott ellenőrzés megállapításai alapján hozott intézkedések teljesítésének a vizsgálatát jelenti. 7
Kiemelt stratégiai ellenőrzési prioritások 2015-2018. években: Információs és kommunikációs tevékenységek működtetése a szervezeten belül Az infrastrukturális rendszer műkötetése, adatvédelem, az adatkezelési folyamatok szabályozottsága, működése A belső kontrollrendszer működése, kiemelten a kontrolltevékenység részeként minden tevékenységre vonatkozóan biztosított e a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (FEUVE), A folyamatok, feladatok eljárásrendjének kialakítása, hatékonyságának, szabályozásának vizsgálata Vertikális operatív gazdálkodás (kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás) pénzügyi teljesítés szabályszerűségének vizsgálata A bizonylati rend, okmányfegyelem területén a számviteli bizonylatok kezelése Adóügyi tevékenység vizsgálata, kiemelten a hátralékok kezelésére A humán erőforrásokkal való gazdálkodás vizsgálata, a személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok tervezése és végrehajtása, munkaidő nyilvántartás Bkr. 31. (1) bekezdése alapján a zési vezető - összhangban a stratégiai ellenőrzési tervvel - összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet. Az éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a zés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. Az elvégzett kockázatelemzés során magas kockázatúnak minősített területekre az éves ellenőrzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehető legrövidebb időn belül ellenőrizni kell. A zési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni. Bordány, 2014. november 17. Kálmán Lászlóné zési vezető 8
Melléklet BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FOLYAMATÁBRÁJA Folyamat, lépés Felelősség 1. Tervezés előkészítése A költségvetési szervezet funkciójának, céljainak megértése Kockázatelemzés kommunikáció az ellenőrzött szerv vezetőjével 2. Belső ellenőrzés tervezése 1. Erőforrás elosztás Stratégiai terv elkészítése Éves Terv elkészítése költségvetési szerv vezetőjének jóváhagyása 3. Ellenőrzésre való felkészülés Végrehajtás tervezése ellenőrzési program megbízólevél Adminisztratív felkészülés 9
4. Az ellenőrzés végrehajtása Nyitó megbeszélés ellenőrzött szerv vezetője, Interjúk, tesztelés, bizonyítékok begyűjtése Egyeztető megbeszélés ellenőrzött szerv vezetője, Ellenőrzött szerv vezetője nem fogadta 5. Belső ellenőrzési jelentés Ellenőrzött szerv vezetője elfogadta A jelentés lezárása, megküldése Intézkedési terv ellenőrzött szerv vezetője Utóellenőrzés éves terv szerint, ill. beszámoltatás alapján 6. Éves ellenőrzési jelentés 7. Intézkedési terv hatékonyságának értékelése ellenőrzött szerv vezetője, 10
11