11 Három 3 szabály amelyet feltétlenül ismernie kell mielőtt írni kezdi a következő prezentációját Prezentációs túlélő kurzus sürgős esetekre 3. rész
12 Harmadik szabály Gondolkodjon hármas egységekben! Két egyszerű magyarázatom van arra, hogy miért érdemes hármas egységekben gondolkodnia, miközben előadására készül. Az egyik, hogy minden történetnek van eleje, közepe és vége. Elismerem, hogy nem ez a prezentációs történelem leváratlanabb bejelentése, de ha már itt tartunk: valóban van három kérdés az előadását illetően, amelyre nem árt rögtön az elején megadnia a válaszokat: 1. Mivel kezdek? 2. Miről akarok beszélni? 3. Hogyan fogom befejezni a történetemet? A prezentáció eleje Kiállni a nézők élé, rájuk emelni tekintetét és beszélni hozzájuk, emberfeletti teljesítmény. A nyilvános beszédtől való félelem a második leggyakoribb fóbia a Földön. Már attól leveri az embert a víz, ha az utcán kell idegenekkel szóba állnia, de az út a pulpitushoz. na az az, ami igazán a pokolba vezet.
13 Két oka van arra, hogy jól kezdjen el egy prezentációt. Egyrészt hasznos, ha azonnali érdeklődést ébreszt közönségében a téma iránt, másrészt egy előre kitalált történet elbeszélése vagy egy játék lebonyolítása alatt eléri, hogy az ereiben zubogó adrenalin lecsillapodjon, ön pedig ezek után nyugodtan foghasson a lényegi részek elbeszéléséhez. Mi számít jó kezdésnek? Minden, ami a közönség szemszögéből világítja meg az előadás témáját és közli, hogy a hallgatók mire számíthatnak a következő órában. 1. Első lehetőség: Fessen fel valami drámai képet és kérdezzen a végén: Tegyük fel, hogy este a barátnőjével sétál haza és két férfi megtámadja önöket az utcán. Tudja, hogy mit kell tennie? Tudja, hogy az ön keze ügyében mindig van legalább három olyan hétköznapi tárgy, amellyel megvédheti magát? 2. Második lehetőség: Számoljon be egy munkája és tanulmányai során felfedezett újdonságról például: A borkészítés lényegét tekintve nem más, mint gyümölcslé fermentációs erjesztése alkohol képződésével. Ezt a folyamatot egy baktérium indítja be. Örömmel szeretném bejelenteni önöknek, hogy mi megtanultuk irányítani ezt a baktériumot. 3. Harmadik lehetőség: Mondjon el egy anekdotát, amely szorosan kapcsolódik az előadás témájához: Minden szemeszter elején néhány percet annak szentelek, hogy elmagyarázzam a diákjaimnak a termodinamika első és második törvényét. Miért? Az anyatermészet rengeteg dolog létrehozásához hozzájárulását adja ezen a földön. De két gép megalkotását kifejezetten megtiltja nekünk: az első a valamit-adok-semmiért gép, a második a perpetum mobile. Mindkét szerkezet a nulla befektetés nagy haszon elvét követné, amely ellenkezik az élet szabályaival. Ezt a hallgatóim is mindig megértik és ezek után könnyebben sikerül elmagyaráznom nekik a közgazdaságtan alapigazságát is, miszerint: olyan, hogy ingyen ebéd, tisztelt hölgyeim és uraim, nem létezik. Ezt a mai előadásom során be is bizonyítom Önöknek. Egy jó kezdés után semmi más dolga nincs, mint jól folytatni az előadást. Ehhez előbb érdemes átgondolnia a hármas egység szükségességére vonatkozó második állításomat: az emberek egyszerre csak három dolgot tudnak észben tartani.
14 A prezentáció közepe A hármas szabály alkalmazása bevált prezentációs technika. Azon a megfigyelésen alapul, hogy a bevásárló listáról három cikkre emlékszünk, a vizsga előtt mindössze három tétel neve jut eszünkbe, az életünk jelentős pillanatai közül hirtelen csak hármat tudunk felidézni. Ha ez mind igaz, akkor miért tudnánk ennél több információt emlékezetünkbe vésni egy előadás anyagából? A hallgatók nagyon keveset gondolnak egy prezentációra, miután kiléptek a teremből. Ha erősen koncentrálnának, természetesen sokkal többre is emlékezhetnének, de így, erőfeszítés nélkül, csak három gondolat jut eszükbe a hallottakból. Ebbe érdemes belenyugodnia és kiválasztania a témájából három pontot, amelyet mindenképpen közölni szeretne velük. Ha megvan a három pont akkor kérem, találja ki, hogy hogyan fogja azokat képekkel illusztrálni. Arra kérem, hogy a három fő szál magyarázatát is igyekezzen hármas alegységekbe rendezni. Minden jó, ha jó a vége Tréningek, könyvek újságcikkek, blogok foglalkoznak az első benyomás jelentőségével. Ezek a fórumok megtanítják az embereket arra, hogy mindössze harminc másodpercük van egy idegen kedvező bírálatának megszerzésére. Ezért tanácsos szabályok szerint öltözni, határozottan kezet fogni, és érthetően mondani a nevünket bemutatkozáskor. Mindenre elszántnak, profinak, szexinek, diszkrétnek, okosnak, bájosnak kell lennünk az alatt a fél perc alatt, amíg megszületik rólunk a mindent eldöntő ítélet. Mert ha nem jó a belépőnk, az előadásunk további része kudarcot vall majd. Igaz? Igaz a fenét igaz. Ha ez így lenne, akkor kedvezőtlen első benyomás esetén nem volna értelme a további negyvennégy perc harminc másodpercet a tárgyalásra, az előadásra vagy az állásinterjúra fordítanunk. Valójában a gyenge kezdések nem sokat ártanak az elő-
15 adásoknak. Az emberek pillanatok alatt megbocsátják a félre sikerült bevezető mondatokat, ha a prezentáció további része leköti őket. De a legjobban arra emlékeznek, hogy hogyan végződött a show. Próbáljon meg visszaemlékezni egy jó film kezdetére és végére. Aztán legyen szíves adjon magyarázatot önmagának arra, hogy miért tartja azt a mozit jónak. A kezdő képkockái miatt? Vagy esetleg a vicces történet és a meglepő végkifejlett arattak sikert önnél? Nagyon fontos a finálé. Ennek emlékét őrzik meg a nézők önről. Használja ki ezt az óriási lehetőséget, foglalja össze, hogy miről tartott beszámolót az elmúlt közel egy órában és zárja le előadását egy egymondatos, rendesen megfogalmazott konklúzióval. Sajnos nem tudok pontos befejezési tippekkel szolgálni önnek, mert jó csattanót csak a történet egészének ismeretében lennék képes írni. De javasolhatom, hogy ha kérdéssel indított, fejezze is be kérdéssel előadását, illetve ha történettel kezdett a legjobb, ha történettel vet véget prezentációjának. Az embereket megnyugtatja a szimmetria, mindenre odafigyelnek, amiben meglelik az arányosságot. Mit ne tegyen az előadása végén? Kérem, ne írja fel az utolsó PowerPoint diára a következő mondatot: Köszönöm a figyelmet!. Ezt önnek kell közölnie a közönségével, nem hagyhatja, hogy egy szoftver nyilatkozzon ön helyett. Vannak előadók, akik a tárgyalás utolsó megállapítása és az érvek felsorolása után egyszerűen azt mondják: Mára ennyi!. Ez nem befejezés, ez félbehagyás. Olyan, mintha a festő egy vonal húzása közben eldobná az ecsetet és kisétálna a műteremből.
16 Kérem, ne körülményeskedjen és ne mentegetőzzön. Azt hiszem, túlságosan igénybe vettem az idejüket, ezért most abbahagyom. Vagy: Nem sikerült mindent elmondanom, de ennyi idő alatt ez lehetetlen is lett volna. Na mindegy, azért remélem, hogy néhány bizonytalanul megfogalmazott gondolatom kérdésekre ösztönzi önöket. Önt ide meghívták de legalább is beengedték. Tudták, hogy beszélni fog hozzájuk. Ne legyen önsorsrontó és ne kisebbítse üzletének, előmenetelének, vagy új állásának esélyeit kishitűséggel. Ezek tehát a prezentációs túlélési tanácsok vészhelyzetekre: 1 Használjon annyi vizuális segédanyagot, amennyit csak lehetséges. 2 Gyakoroljon, gyakoroljon, gyakoroljon. 3 Tartsa észben, hogy a közönség egyszerre csak három üzenetet képes megjegyezni. Vajon ezek működnek? Ha kihúzza magát, hangosan beszél, és közben nem babrál az ujjaival, akkor többnyire igen. Meg szeretném azonban osztani Önnel egy privát megfigyelésemet. Az előadásvégi taps eléréséhez két fegyverre van szüksége: hozzáértésre és szenvedélyre. Az első nélkül semmit sem tud véghez vinni, a második nélkül pedig nem érdemes véghez vinnie semmit. Már csak annyi a dolgom, hogy sikeres prezentációt kívánjak önnek. Üdvözlettel: Keresztesi Judit