JELENTKEZÉSI LAP A Kiállító cég neve... Címe:... Kiállító cég adószáma:... Bankszámlaszám: Cég Képviseletére jogosult személy:... Kapcsolattartó / ügyintéző neve, beosztása:... Telefon:... Fax:... E-mail:... Az alábbiak szerint jelentkezünk az EVENT EXPO 2009. Hungary Rendezvénytechnikai Szakkiállításra: 1. Az általunk igényelt kiállítói terület: Méret Szolgáltatás Megrendelem (x) 9 nm kiállítói terület a Szervezők által biztosított standdal, szőnyegezve.. nm kiállítói terület (szőnyegezés és Stand nélkül).. nm a Szervezők által biztosított szőnyegezés.. nm stand építése a Szervezők által (szőnyegezve) 2. Kiállított téma / tevékenységi kör:.. A Kiállítók egy adott kiállítási helyszínen 1 téma / tevékenységi körben állíthatnak ki. Kivételes esetben, a szervezők előzetes jóváhagyása alapján lehet mód ettől eltérő módon jelentkezni, melyet a szervezők nem garantálnak. Több témakörben (komplex kiállítóként) történő kiállítási igény esetén, ezt előzetesen egyeztetni kell a szervezőkkel. 3. Kiállítói díjak (az ÁFA-t nem tartalmazzák) Méret (front x mélység) nm Nettó ár (+ ÁFA) Energia Kiállítói terület és stand, épített, szőnyegezett 3 x 3 9 292 500 Ft 6A Kiállítói terület stand és szőnyegezés nélkül 6 x 3 18 297 000 Ft 10A 5 x 5 25 350 000 Ft 16A 6 x 6 36 468 000 Ft 16A 5 x 10 50 600 000 Ft 20A 6 x 9 54 648 000 Ft 20A 10 x 10 100 750 000 Ft 3*20A 10 x 15 150 975 000 Ft 3*32A 10 x 20 200 1 200 000 Ft 3*63A 10 x 25 250 1 375 000 Ft 3*80A Standépítés ára megrendelés esetén, szőnyegezve 8450 Ft + Áfa / nm Szőnyegezés ára láng mentesítve, megrendelés esetén 1200 Ft + Áfa / nm A Szervezők által épített Stand a következőket tartalmazza: Octanorm standok építése fehér határoló falakkal, 1 db spotlámpa /3m², 1 db asztal, 4 db szék, 1 db cégfelirat blokk betűkkel, 1 db papírkosár, szőnyegezés. Jelen Jelentkezési lap aláírásával a Kiállító (megrendelő) kijelenti, hogy a Kiállítás Részvételi Feltételeit (I.- II.), a Szolgáltatási mellékletet, valamint az Általános Információkat és a Jelentkezési Lapot megismerte, azokban foglaltakat elfogadja, magára nézve kötelezőnek tekinti. Jelentkezését az EVENT EXPO 2009. 1
4. A Kiállítói díjak tartalmazzák a Kiállítási Katalógusban valamint a www.eventexpo.hu weboldalon (a Szervezők által épített Standok esetében a Cégfelirati táblán is) történő megjelenést. Kérjük, adja meg a megjeleníteni kívánt információkat: Kiállító pontos megnevezése:.. Címe:. Telefon: Fax:. E-mail:.Web: Katalógusban és a weboldalon közölni kívánt szöveg a tevékenységi kör pontos leírásával (max. 250 karakter):.... A Cégfelirati tábla kizárólag a Szervezők által épített Standok esetében ingyenes. Cégfelirati tábla díja: 6000 Ft + ÁFA / 2 m A Cégfelirati tábla esetében van mód a Kiállító lógójának megjelenítésére 6000 Ft + ÁFA összegért, valamint a cégfelirati tábla színének megválasztására (csak fólia színekben) 1000 Ft + ÁFA / folyóméter összegért. Megrendelem (x): Cégfelirati tábla: Logó megjelenítés.. Színes cégfelirati tábla:.. Szervező szolgáltatása (a négyzetméter ár tartalma) Terület bérleti díjak A helyszínek elrendezési tervének elkészítése, a Kiállító által igényelt terület (stand) biztosítása A helyszínek berendezése szervezői standépítés esetén: Octanorm standok építése fehér határoló falakkal, 1 db információs pult, 1 db spotlámpa /3m², 1 db asztal, 4 db szék, 1 db cégfelirat blokk betűkkel, 1 db papírkosár, szőnyegezés Csak TERÜLET rendelése esetén, a szervező kizárólag az energiát, és terület et biztosítja. Energiaellátás a táblázat szerint biztosított, az ezen felül felmerülő igények egyeztetendők a Szervezőkkel a mennyiség és az ár vonatkozásában. A terület biztonságának biztosítása, őrzés védelmi feladatok ellátása kizárólagosan a Valton Security által Műszaki-technikai és szervező személyzet biztosítása, elektromos bekötések, szerelések. Kiállítási katalógus készítése, a Kiállítás reklámozása országosan, meghívólevelek küldése az érintett szakmai kör számára Meghívó biztosítása ingyenesen a kiállító által igényelt mennyiségben Információs szolgálat, a látogatók regisztrálása Szervezési és rezsi költségek A kiállítás és a szükséges technikai infrastruktúra üzemeltetése Saját / Külsős standépítés esetén, amennyiben a Kiállító az általa választott standépítő céggel kivitelezi standját, abban az esetben a szervezők kizárólag a területet és az energiát valamint az egyéb Kiállítással kapcsolatos infrastruktúrát biztosítják, és a Kiállító teljes és önálló felelősséget vállal az általa (megbízottja által) épített standért és az esetleges károkért. A Kiállító a stand terveit (kiviteli-, statikai-tervek, rajzok) előzetesen köteles egyeztetni a Szervezőkkel. A Szervezők jóváhagyása az érvényes jelentkezés feltétele, ennek elmaradása vagy a nem szabályos kivitelezés, a Szervezőket feljogosítja arra, hogy az építést megtiltsák, Kiállító pedig ezt tudomásul veszi. A kiállítás színvonalának megőrzése érdekében a külsős standépítés esetén alapkövetelmény a határoló falak és frízfelirat elhelyezése. FIGYELEM: Amennyiben a Kiállító Standépítést nem rendel a Szervezőktől, abban az esetben KÖTELES gondoskodni az általa bérelt terület leválasztásáról, a többi kiállítói területtől való elválasztásáról, határoló falak meglétéről. Amennyiben a Kiállító erről nem gondoskodik megfelelően, úgy a Szervezőnek jogában áll határoló falakat kihelyezni melynek költségét a Kiállító köteles viselni. 5. Fizetési Feltételek A Szervező a részére megküldött és cégszerűen aláírt Jelentkezési Lap, és egyéb dokumentumok alapján, a terület alapdíjáról és az egyéb igényelt szolgáltatásokról (a teljes összegről szóló) díjbekérőt állít ki. Az díjbekérőn szereplő összeg a megjelölt számlaszámra levonások nélkül, az esedékesség napjáig átutalandó a Kiállító által. A Szervező a díjbekérő ellenértékének beérkezése után 3 napon belül a díjbekérő összegével megegyező számlát állít ki melyet az aláírt dokumentumokkal együtt a Kiállítónak postáz. A Jelentkezési Lap leadását követően, valamint a helyszínen külön rendelt szolgáltatásokról szóló számlát a szervezők a Kiállítást követő 8 napon belül küldik meg a Kiállítóknak. Jelen Jelentkezési lap aláírásával a Kiállító (megrendelő) kijelenti, hogy a Kiállítás Részvételi Feltételeit (I.- II.), a Szolgáltatási mellékletet, valamint az Általános Információkat és a Jelentkezési Lapot megismerte, azokban foglaltakat elfogadja, magára nézve kötelezőnek tekinti, valamint az előző dokumentumokban szereplő megrendelések hitelességét elismeri. 2
SZOLGÁLTATÁSI MELLÉKLET I. 1. Igényelt KIÁLLÍTÓI JEGYEK Megrendelek db Kiállítói jegyet az EVENTEXPO 2009. Hungary Rendezvénytechnikai Szakkiállításra. 2. Egyéb Szolgáltatások és Bérelhető eszközök Egyéb szolgáltatások, bérelhető eszközök EVENT EXPO 2008. Megnevezés Egységár Megrendelem Megnevezés Egységár Megrendelem Harmonika ajtó 5 800 Ft + ÁFA / db db Prospektustartó 3 500 Ft + ÁFA / db db Regál 3 polc 8 600 Ft + ÁFA / db db Fogas 2 500 Ft + ÁFA / db db Standvitrin 19 200 Ft + ÁFA / db db Hűtőszekrény 9 450 Ft + ÁFA / db db Pultvitrin 11 500 Ft + ÁFA / db db Asztal 4 100 Ft + ÁFA / db db Info pult 8 400 Ft + ÁFA / db db Szék 2 000 Ft + ÁFA / db db Pult zárt 5 650 Ft + ÁFA / db db Karos bőrfotel 4 150 Ft + ÁFA / db db Szekrény 7 850 Ft + ÁFA / db db Bárszék 3 450 Ft + ÁFA / db db Tetőraszter 2 000 Ft + ÁFA / m 2 db Tetőraszter fényráccsal 4 550 Ft + ÁFA / m 2 db A Szervezők bármely további eszköz bérlése vagy szolgáltatás nyújtása vonatkozásában folyamatosan a Kiállítók rendelkezésére állnak. 3. Kiállító által üzemeltetni kívánt berendezések, energiaigény Üzemeltetni kívánt gépek, berendezések, eszközök (kizárólag a Részvételi feltételek V. pontja szerinti eszközök fogadhatóak el) Megnevezés Elektromos áram (Kw) Vízbekötés / db Az alapárban biztosított energiaigényt meghaladó energiaigény esetén a többletet a Szervező a Kiállító megrendelése vagy tényleges fogyasztása alapján kiszámlázza. Amennyiben a Kiállító nem rendeli meg az alapárban szereplő energia mennyiséget meghaladó energiát, úgy a többletet a Szervező nem köteles biztosítani számára. Megrendelek Kw elektromos áramot 2000 Ft + ÁFA / Kw áron az EVENT EXPO teljes tartamára. Jelen Szolgáltatási Melléklet aláírásával a Kiállító (megrendelő) kijelenti, hogy a kiállítás Részvételi Feltételeit (I.- II.) ás az Általános információkat megismerte, azokat elfogadja valamint jelen Szolgáltatási Mellékletben szereplő megrendelések hitelességét elismeri. Jelentkezését az EVENT EXPO 2009. 3
RÉSZVÉTELI FELTÉTELEK I. I. A jelentkezések elfogadása A jelentkezés a Jelentkezési lap, a Mellékletek, az Általános Információk és a Részvételi feltételek (együtt Jelentkezési Ívek) kitöltésével történik, melyek minden lapja cégszerűen aláírandó és visszaküldendő a Szervezőknek. A Jelentkezési Lapon a jelentkező szerződéses partnerének ismeri el a szervezőket. A jelentkezés annak elfogadásáig vagy végleges elutasításáig köti a jelentkezőt, a jelentkezés időpontjának az az időpont tekintendő, amelyen a szabályosan kitöltött Jelentkezési Ívek a Szervezőkhöz igazoltan beérkeznek. Bármely, a jelentkező által a Jelentkezési Íveken kitöltött feltétel és/vagy fenntartás érvénytelen. A Szervezők csak olyan jelentkezőket fogadnak el, akiknek a termékkínálata összhangban van a kiállítás témájával. A jelentkezők elfogadására a Szervezők jogilag nem kötelezhetőek. A jelentkezések elfogadása és a területkiosztás a jelentkezések időrendi beérkezése szerint alakul, az elfogadott jelentkezéseket a szervező írásban visszaigazolja, mellyel a szerződés a Szervező és a Jelentkező között létrejön. A területek kiosztását a Szervezők határozzák meg. A Szervezők bármely kötelezettsége a Kiállítóval fennálló Szerződés alapján akkor áll be, amikor a díjbekérő összegét a Kiállító maradéktalanul megfizette. A Szervezők a jelentkezéseket 2009. február 2. napjáig fogadják el, ezt követően kizárólag egyedi elbírálás alapján lehet mód a jelentkezés elfogadására. A jelentkezések Szervező általi elfogadását, vagyis a szerződés létrejöttét követően a Szervező a kitöltött és cégszerűen aláírt Jelentkezési Ívek alapján kiállítja a valamennyi szolgáltatást és díjat tartalmazó díjbekérőt, melyet a Jelentkező a feltüntetett fizetési határidőig, de legkésőbb 2009. február 6. napjáig köteles átutalni a Szervező bankszámlájára, a Szervező a számlát az ellenérték beérkezését követően 3 napon belül megküldi a Kiállítónak. A Szervezők fenntartják a jogot, hogy a megfelelő Kiállítói arány és jelenlét, vagyis a Kiállítás által megvalósítani kívánt cél érdekében adott tevékenységre vonatkozó Kiállítói létszámot korlátozzák. II. A részvétel költségei, fizetési feltételek, késedelmes fizetés A Szervező a részére megküldött és cégszerűen aláírt Jelentkezési Lap, Mellékletek, és egyéb dokumentumok alapján, a terület alapdíjáról és az egyéb igényelt szolgáltatásokról (a teljes összegről szóló) díjbekérőt állít ki. Az díjbekérőn szereplő összeg a megjelölt számlaszámra levonások nélkül, az esedékesség napjáig átutalandó a Kiállító által. A Szervező a díjbekérő ellenértékének beérkezését követően 3 napon belül a díjbekérő összegével megegyező számlát állít ki, melyet az aláírt dokumentumokkal együtt a Kiállítónak postáz. Jelentkezési Ívek leadását követően, valamint a helyszínen külön rendelt szolgáltatásokról szóló számlát a szervezők a Kiállítást követő 8 napon belül küldik meg a Kiállítóknak. Ezen fizetési feltételek és a határidők betartása jogilag kötelező. A jelentkező bármely, a Szervezőkkel szemben fennálló követelése a számla összegéből nem vonható le. Ugyanígy nincsen joga a jelentkezőnek bármilyen követelésre hivatkozva a fizetés visszatartására. A kiállítói visszaigazolást (a szerződés létrejöttét) követően a jelentkező fizetési kötelezettsége érvényes még abban az esetben is, ha a jelentkező kiállítási tárgyai a rendezvény helyszínére csak részben vagy egyáltalán nem érkeznek meg. Amennyiben a jelentkező a számlán feltüntetett határidőig fizetési kötelezettségének nem tesz eleget, a Szervezők fizetési haladék megítélése nélkül jogosultak a Jelentkező kiállítási területe felett más módon rendelkezni. Az a jelentkező, aki nem fizette be maradéktalanul a Kiállításra kiállított díjbekérőjét, nem jogosult a kiállítás területén sem stand építésére, sem a felépült standjának elfoglalására, részvételét a Szervező lemondottnak tekintheti. III. Biztosítás, felelősség A kiállított tárgyak és minden egyéb berendezés, gép, a szakkiállítás előtti, közbeni vagy utáni szállítása, a tárgyak károsodása elleni védekezés a Kiállító, illetve a Kiállító megbízottjának felelősségi körébe tartozik. A Kiállító, illetve megbízottja felel minden kárért, amelyet részvételükkel egy harmadik félnek okoznak, beleértve azokat a károkat is, amelyet a kiállítás helyszínének épületében, berendezéseiben tesznek. A Kiállító a jelentkezési feltételek elfogadásával határozottan felmenti a Szervezőket bárminemű saját vagy harmadik fél által benyújtott visszkereseti jog érvényesítése alól. A Szervezőknek az építésre vonatkozó előírásai minden körülmények között betartandóak. A Szervezők nem tehetőek a Kiállító által felelőssé, amennyiben a Kiállítónak ezen előírások betartásából bárminemű hátránya származik. Hasonlóképpen nem felelnek a Szervezők vis major esetén. Amennyiben a szakkiállítás bármilyen okból más helyszínen (időjárás vagy egyéb vis major miatt) kerülne megrendezésre, vagy ha a már meghirdetett tematika megváltozna, a Kiállítónak nem áll jogában a Szervezők felé visszkereseti jogot érvényesíteni. 4
RÉSZVÉTELI FELTÉTELEK II IV. Visszalépés, Reklamáció 1. A szakkiállításról való visszalépés kizárólag abban az esetben lehetséges, amennyiben a Kiállító 2009. január 15. napjáig lép vissza cégszerűen aláírt írásos dokumentum megküldésével, ez feljogosítja a Szervezőt a teljes számlaösszeg 50%-a kifizetésének a követelésére, visszatartására. Amennyiben ezt az időpontot követően lép vissza a Kiállító, ez feljogosítja a Szervezőket a teljes számlaösszeg kifizetésének a követelésére, visszatartására. Ebben az esetben a Kiállító köteles a teljes számlaösszeget haladéktalanul kifizetni. A Jelentkezési íveken megjelölt terület csökkentésére nincs lehetőség. 2. A Kiállítónak a Kiállítás szervezésével, kivitelezésével stb. kapcsolatos reklamációját a kiállítás bezárásáig írásban, a cégvezető / képviselő által cégszerűen aláírtan kell bejelentenie a Szervezőnek. A terület (stand) átvétele minden esetben a Kiállító teljesítésigazolásával történik. Az átvételt követően a Kiállító a saját területéért, annak állapotáért teljes felelősséggel tartozik. Visszavételkor a terület (stand) sérülésmentes átvételét a Szervező megbízottja igazolja, ennek hiányában a Kiállító a későbbi fellelt esetleges károkért teljes anyagi felelősséget köteles vállalni. Kiállító köteles valamennyi, a részére a Kiállítás időtartama alatt átadott berendezési tárgy, eszköz vonatkozásában a terület visszavételekor elszámolni, a hiányzó vagy megrongálódott tárgyak, eszközök ellenértékét a Szervezőnek megfizetni. V. Kiállított eszközök valamint a reklámanyagok, áruminták terjesztése Nyomtatványok, szóróanyagok, különböző reklámanyagok, áruminták terjesztése a bérelt standok területén valamint a kiállítás teljes területén megengedett. A Kiállítók kizárólag tanúsított, biztonsági és tűzvédelmi szempontból jóváhagyott eszközöket jogosultak kiállítani, az előzőeket igazoló dokumentumokat pedig a jelentkezésükkel egy időben kötelesek a szervezőknek megküldeni / bemutatni, ellenkező esetben a szervezők az eszköz kiállítását megtagadhatják. Amennyiben a Kiállító nem az előző mondat szerinti eszközt állít ki, a Szervezők jogosultak az eszköz további kiállítását megtiltani. A Kiállításon mindennemű helyi értékesítési tevékenység tilos a Kiállítók számára. A Kiállítók sem közvetve, sem közvetlenül nem végezhetnek olyan értékesítési tevékenységet, amely készpénzforgalommal jár. VI. Szervezők és a Kiállítók feladatai 1. Szervező feladatai: A Szervező elvárható szakmai gondossággal jár el, megköti a helyszín és kiállítás biztosításához és zavartalan lebonyolításához szükséges szerződéseket valamint gondoskodik a kiállítás kapcsán felmerülő szervezési feladatok elvégzéséről. 2. Kiállító feladatai: A szervezők által kért adatszolgáltatást határidőre biztosítja, valamint kiállítási anyagait / eszközeit később egyeztetett időpontig (ld. Általános Információk. II. pont) a kiállítás helyszínére szállítja, kiállítási területét legkésőbb a kiállítás nyitása előtt 2 órával berendezi, a kiállítás zárását követően pedig az eszközeit elszállítja. VII. Teljesítés helye illetékes bíróság jogszabályok adók és illetékek A Felek között létrejött szerződéses viszonyból származó vitás ügyekben a PKKB illetékes, és a magyar jogszabályok érvényesek. Az utólagos szóbeli megállapodások és módosítások érvényességéhez mindkét fél részéről aláírt írásos forma szükséges, és ezt mellékelni kell az alap-megállapodáshoz. Jelen Részvételi Feltételek aláírásával a Kiállító (megrendelő) kijelenti, hogy a kiállítás Részvételi Feltételeit (I.- II.), a Mellékleteket, a Jelentkezési Lapot ás az Általános információkat megismerte, azokat elfogadja, valamint tudomásul veszi, hogy az EVENT EXPO 2009. Hungary Rendezvénytechnikai Szakkiállításon az előző dokumentumokban meghatározott feltételek szerint lehetséges a részvétel. 5
ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK I. A Kiállítás helye, ideje és nyitva tartása: Papp László Sport Aréna: 2009. február 20-21. Nyitva tartás: 11-22 óráig A látogatói részvétel az Event Expo Hungary 2009. Rendezvénytechnikai Szakkiállításon ingyenes. II. Kiállítók építési és bontási feltételrendszere: A Kiállítóknak 2009. február 18. és 19. napján nyílik lehetőségük a kiállítói helyszínük és kiállítani kívánt eszközök építésére. A Kiállítók a Részvételi Feltételek VI/2. pontja szerinti időpontig kötelesek a kiállítási helyszínüket végleges formában berendezni. A Kiállítók bármely általuk a Kiállítás helyszínére szállított eszköz, berendezés, tárgy stb. bontásáról és elszállításáról legkésőbb, 2009. február 22. napján 24 óráig kötelesek gondoskodni. Amennyiben a Kiállító nem gondoskodik az előző mondat szerint az eszközök elszállításáról, úgy köteles a Szervezőknek ebből adódó kárát vagy felmerült költségét maradéktalanul megtéríteni. V. Határidők Végső jelentkezési határidő: 2009. február 2. Kérjük, hogy a gyorsabb ügyintézés érdekében a Jelentkezési Lapot kitöltve és cégszerűen aláírva faxon, vagy e-mailen küldjék meg, azonban a Jelentkezési Lap, a Mellékletek, az Általános Információk és a Részvételi Feltételek eredeti példányát feltétlenül postán is szíveskedjenek megküldeni a szervezőknek, ennek hiányában ugyanis nem áll módunkban elfogadni a jelentkezést. Az egyes helyszínek területkiosztásának időben történő elkészítése érdekében kérjük a határidők pontos betartását. VI. Szervező Adatai Cégnév és Cím: Tranz Org Rendezvénytechnika Kft., (2360 Gyál, Szövetkezet utca 4.) Adószám: 10363748-2-13 Bankszámlaszám: Citibank 10800014-50000006-10875963 /IBAN: HU90 1080 0014 5000 0006 1087 5963 Kontaktok: Pénzügyi kontakt: Fitus Judit, E-mail: fitus.judit@tranzorg.hu, Pénzügyi iroda Telefon: +3629-540-331, Fax: +3629-540-330, Mobil: +3630-9525799 Szervezői kontakt: dr. Rózsa Gábor E-mail: rozsa.gabor@eventexpo.hu Mobil: +36 20-344 62 20 Általános Információ Telefon: :+361-372-06-84 Fax: +361-372-0664 E-mail: info@eventexpo.hu Web: www.eventexpo.hu Levelezési cím: 2360 Gyál, Szövetkezet utca 4. Kérjük a levelezésen feltűntetni szíveskedjenek: EVENT EXPO. 6