ÖSSZEFOGLALÓ Éves ellenőrzési jelentés 2016.

Dorog Város Önkormányzat 2510 Dorog Bécsi u. 79-81. ÖSSZEFOGLALÓ Éves ellenőrzési jelentés 2016. (Dorog Város Polgármesteri Hivatal és a Kincstári Szervezet éves ellenőrzési jelentései alapján) Dorog, 2017. április 10.

Tartalomjegyzék JOGSZABÁLY RÖVIDÍTÉSEK... 4 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ... 4 I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN... 5 I.1. AZ ÉVES ELLENŐRZÉSI TERVBEN FOGLALT FELADATOK TELJESÍTÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE... 5 ELVÉGZETT ELLENŐRZÉSEK (TERV SZERINTI, SORON KÍVÜLI ÉS TERVEN FELÜLI)... 5 SORON KÍVÜLI ELLENŐRZÉSEKRE ELKÜLÖNÍTETT KAPACITÁS FELHASZNÁLÁSA... 6 A TERVTŐL VALÓ ELTÉRÉSEK ÉS AZOK INDOKAI... 6 ELMARADT ELLENŐRZÉSEK... 6 A 2016. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉS FŐBB MEGÁLLAPÍTÁSAI AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSEK ALAPJÁN... 6 AZ ELLENŐRZÉSEK SORÁN BŰNTETŐ-, SZABÁLYSÉRTÉSI, KÁRTÉRÍTÉSI, ILLETVE FEGYELMI ELJÁRÁS MEGINDÍTÁSÁRA OKOT ADÓ CSELEKMÉNY, MULASZTÁS VAGY HIÁNYOSSÁG GYANÚJA KAPCSÁN TETT JELENTÉSEK SZÁMA ÉS RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA... 9 I.2. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉGEKET ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK BEMUTATÁSA... 9 A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁNAK MINŐSÍTÉSE... 9 SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK... 10 BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁT ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK... 10 - EGYÉB ERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGGAL KAPCSOLATOS ESETLEGES PROBLÉMÁK... 10 - BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZERVEZET INFORMÁCIÓELLÁTOTTSÁGÁNAK HIÁNYOSSÁGAI... 10 ELLENŐRZÉSI MEGÁLLAPÍTÁSOK ELLENŐRZÖTTEL TÖRTÉNŐ MEGVITATÁSÁNAK ELJÁRÁSAI ÉS TAPASZTALATAI... 10 I.2/A. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉGEK HUMÁNERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGA... 10 KAPACITÁS-ELLÁTOTTSÁG BEMUTATÁSA... 10 A BELSŐ ELLENŐRI ÁLLÁSOKRA KIÍRT PÁLYÁZATOK EREDMÉNYESSÉGE, FŐBB PROBLÉMÁK, AKADÁLYOK AZ ÁLLÁSOK BETÖLTÉSÉNÉL... 12 A BELSŐ ELLENŐR KÉPZÉSEI... 12 A BELSŐ ELLENŐRÖK REGISZTRÁCIÓJA... 12 I.2/B. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG ÉS A BELSŐ ELLENŐRÖK SZERVEZETI ÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA... 13 A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG SZERVEZETEN BELÜLI ELHELYEZKEDÉSE... 13 A BELSŐ ELLENŐRÖK FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA... 13 OPERATÍV TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA... 13 I.2/C. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ESETEK... 13 2

I.2/D. A BELSŐ ELLENŐRI JOGOKKAL KAPCSOLATOS ESETLEGES KORLÁTOZÁSOK BEMUTATÁSA... 13 I.2/E. AZ ELLENŐRZÉSEK NYILVÁNTARTÁSA... 13 I.2/F. AZ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK... 14 I.3. TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA... 14 II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN... 14 II.1. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYSZERŰSÉGÉNEK, GAZDASÁGOSSÁGÁNAK, HATÉKONYSÁGÁNAK ÉS EREDMÉNYESSÉGÉNEK NÖVELÉSE, JAVÍTÁSA ÉRDEKÉBEN TETT FONTOSABB JAVASLATOK... 14 II.2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE... 14 KONTROLLKÖRNYEZET... 15 INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉS (KORÁBBAN KOCKÁZATKEZELÉS)... 15 KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK... 15 INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ... 15 MONITORING... 16 III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA... 16 AZ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT AJÁNLÁSOKRA, JAVASLATOKRA KÉSZÍTETT INTÉZKEDÉSI TERV VÉGREHAJTÁSÁNAK ÉS NYOMON KÖVETÉSÉNEK TAPASZTALATAI... 16 A LEJÁRT HATÁRIDEJŰ, DE NEM VÉGREHAJTOTT INTÉZKEDÉSEK, AMELYEK MAGAS KOCKÁZATOT JELENTENEK A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSE SZEMPONTJÁBÓL... 18 AZ EGYES INTÉZKEDÉSEK VÉGREHAJTÁSÁNAK ELMARADÁSA ÉS ANNAK INDOKAI... 18 3

Jogszabály rövidítések - államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), - 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (Ávr.), - egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény (Vnytv.), - költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII:31.) Korm. rendelet (Bkr.). Vezetői összefoglaló A Bkr. 49. (3a) bekezdése szerint a polgármester az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján elkészített összefoglalót a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a Képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. Az éves ellenőrzési jelentés elkészült Dorog Város Polgármesteri Hivatalára (Önkormányzatra vonatkozóan is) és a Kincstári Szervezetre (intézményekkel együtt) vonatkozóan. A két szerv jelentései alapján készült el az Összefoglaló. A 2016. évi ellenőrzési terv határidőre elkészült. A tervet a Képviselő-testület jóváhagyta. A tervben - Dorog Város Polgármesteri Hivatala esetében 4 db - Kincstári Szervezet esetében 1 db ellenőrzési témák kerültek kijelölésre. A tervezett ellenőrzés elvégzésre került. Az ellenőrzés tapasztalatairól ellenőrzési jelentések készültek. Az ellenőrzési jelentésekben javaslatok szerepeltek, ami alapján az intézkedési tervek elkészültek felelősök és határidők feltüntetésével. A belső ellenőrzést 1 fő külső munkatárs látta el a vele kötött megbízási szerződés alapján. A belső ellenőr rendelkezik az előírt szakmai képesítéssel és jogosult arra, hogy belső ellenőrzési feladatokat ellásson. Tevékenysége ellátásához rendelkezik az államháztartásért felelős miniszter engedélyével, valamint szerepel a belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásában. A belső ellenőr egy személyben ellátta a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is. Tanácsadó tevékenységet nem végzett, a belső ellenőrzés mellett más megbízást nem kapott. Operatív feladatok ellátásában nem vett részt. Az ellenőrzések során a belső ellenőr függetlensége biztosított volt. A belső ellenőrzés során rendkívüli esemény nem történt. Az elvégzett ellenőrzések nyilvántartásban kerültek rögzítésre. A belső ellenőr gondoskodott a lezárt ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. 4

I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN A belső ellenőrzést 2016. évben 1 fő külső munkatárs látta el. A feladatellátásra megbízási szerződés készült a Polgármesteri Hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél. Az ellenőrzési feladatokat mindkét szervezetnél ugyanaz a belső ellenőr látta el. A 2016. évi ellenőrzési terv a Bkr. 29. -ában foglaltaknak megfelelően elkészült, amit a Bkr. 32. -a szerint Dorog Város Képviselő-testülete jóváhagyott (2015. decemberben). Az éves tervben az ellenőrzési feladatok kijelölésre kerültek. Ellenőrzési feladat módosítás 2016. évben nem volt. 2016. évben a Bkr. több pontjában változott 187/2016. (VII.13.) Kormányrendelet alapján. A rendelet módosítása 2016. évre vonatkozóan október 1-től hatályba lépett, de a belső ellenőrzési tevékenység fő folyamatait nem érintette. A 2016. évi jogszabály változás főleg a belső kontrollok működésére, továbbá az integrált kockázatkezelésre voltak hatással. I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése Elvégzett ellenőrzések (terv szerinti, soron kívüli és terven felüli) A 2016. évi ellenőrzési terv a Hivatalnál 4, a Kincstári Szervezetnél 1 témát jelölt ki ellátandó ellenőrzési feladatként. Tárgy Cél Módszer Polgármesteri Hivatal Az ÁSZ által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása. Utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendszere Kockázatkezelés ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal tevékenységére, gazdálkodására vonatkozóan Kincstári Szervezet A kitűzött feladatok végrehajtásra kerültek-e? Hogyan működik a kontroll rendszer? Aláírási kötelezettségek teljesültek-e? Kockázatelemzések készülteke? felülvizsgálat felülvizsgálat bizonylatok mintavétele felülvizsgálat Gyermekétkeztetési, élelmezési nyilvántartás vezetése, havi adatszolgáltatás ellenőrzése élelmezési nyilvántartások vezetése megfelelő-e? dokumentumok vizsgálata 5

A tervezett 5 db ellenőrzés végrehajtása megtörtént. Az ellenőrzések több szervezeti egységre vonatkoztak. A hivatal mellett az önkormányzat, illetve a nemzetiségi önkormányzatokra is kiterjedt. A Kincstári Szervezetnél az élelmezés analitikus nyilvántartásának vezetése, a térítési díjak beszedése és kezelése a Dorogi Petőfi Sándor Óvodánál, az Eötvös József Általános Iskolánál, a Dorogi Zrinyi Ilona Óvodánál, a Hétszínvirág Óvodánál és a Gondozási Központnál került ellenőrzésre. A Gondozási Központnál az élelmezési tevékenység vizsgálata kiegészült az ellátottak térítési díjának, a gyógyszer felhasználásnak és a gondozottak pénze kezelésének az ellenőrzésével is. Soron kívüli vagy terven felüli ellenőrzés nem volt. Soron kívüli ellenőrzésekre elkülönített kapacitás felhasználása Az ellenőrzési kézikönyvben rögzítettek szerint az előre nem ismert feladatokra soron kívüli ellenőrzés - az ellenőrzési napok 20%-a kerül megtervezésre: - a Polgármesteri Hivatalnál 8,5 nap, - Kincstári Szervezetnél 1,5 nap együtt 10,0 nap. Soron kívüli ellenőrzés nem volt, az elkülönített kapacitás tervezett ideje 10,0 nap tartalékidő nem került felhasználásra. A tervtől való eltérések és azok indokai A Polgármesteri Hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél 2016. évben belső ellenőrzési feladat módosítására nem került sor. Elmaradt ellenőrzések Elmaradt ellenőrzés nem volt. A 2016. évi belső ellenőrzés főbb megállapításai az Ellenőrzési jelentések alapján Polgármesteri Hivatal A hivatalnál 4 db ellenőrzés tapasztalatainak rövid bemutatása 1. Az Állami Számvevőszék (ÁSZ) által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása Az ÁSZ felé elküldött Intézkedési tervben szereplő Részletes megállapítások alapján vállalt feladatok elkészültek: - Néhány feladat már az intézkedési terv elkészültéig megvalósult, ami az intézkedési tervben jelzésre került (pl. hivatali SZMSZ módosítás, 6

bizottságok nem helyi képviselőinek vagyonnyilatkozat tétele a gyakorlatban). - Voltak olyan kitűzött feladatok, amelyeket nem kellett végrehajtani a jogszabály változások miatt. Pl. az erőforrásokkal való szabályszerű és hatékony gazdálkodáshoz szükséges követelmények szabályzatban történő meghatározása az Áht. 9. -ból törlésre került I/6. feladat -, vagy a féléves gazdálkodásról határidő előtti tájékoztatás a Képviselő-testület részére az Áht. 87. -a szerint már nem feladat. Az új belső ellenőr megbízása már az ÁSZ vizsgálat idején is élt (VI/1 feladat). - Egy esetben fordult elő, hogy a kitűzött feladat - az Etikai Kódex elkészült, amit a Képviselő-testület a 170/2015. (XI.27.) Képviselő-testületi határozattal 2015. szeptember 27-én elfogadott, de az Intézkedési tervben kitűzött határidőn - 2016. 06.30-a túli volt. Az ÁSZ jelentés megállapítása úgy fogalmazott, hogy a Vnytv. 4. a) és d) pontjaiban foglaltak ellenére a vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett köztisztviselők, továbbá a Képviselő-testület bizottságai nem helyi önkormányzati képviselő tagjai vagyonnyilatkozati-tételi kötelezettségét a hivatali SZMSZ-ben, illetve a Képviselő-testületi SZMSZ-ben nem tüntették fel. A jogszabály értelmezésében szakmai körökben eltérő álláspont alakult ki a külső bizottsági tagok és a nem köztisztviselők SZMSZ-ben való rögzítésére vonatkozóan, ezért a belső ellenőr állásfoglalást kért a Belügyminisztériumtól és a Nemzetgazdasági Minisztériumtól. A témában az általuk közöltek szerint fogunk eljárni. 2. Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése A belső kontrollrendszer működésének vizsgálata a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján megjelent minőségértékelés kérdéssor alapján megtörtént a következő elemekre: - kontrollkörnyezet, - kockázatkezelés (ami 2016. őszétől integrált kockázatkezelés lett), - kontrolltevékenységek, - információ és kommunikáció, - monitoring. Az ellenőrzés során tapasztaltak a II. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése a belső ellenőrzési tevékenység tapasztalata alapján pontban kerül bemutatásra (ezen belül a II/2. pont). 3. Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása. Utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendszere Az ellenőrzés az Önkormányzatra, a Polgármesteri Hivatalra, a német és a szlovák nemzetiségi önkormányzatokra terjedt ki. 7

Az Ávr. 13. (2) bekezdése a). pontjában előírt kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlatának a módjáról, eljárási és dokumentációs részletszabályairól, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjéről a szabályzatok elkészültek szervezeti egységenként. Az aláírásra kötelezettekről nyilvántartás készült, ami a szabályzat melléklete. Az ellenőrzött bizonylatokhoz az utalvány lapok elkészültek a szükséges aláírások fellelhetőek voltak. Egy-egy esetben a teljesítés igazolás maradt el. A kötelezettségvállalás kialakított nyilvántartási rendje megfelelő volt. 4. Kockázatkezelés ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal tevékenységére, gazdálkodására vonatkozóan A kockázatkezelés rendjét a 2015. szeptembere óta hatályos Belső Kontroll Kézikönyv rögzítette. A szabályzatban meghatározásra kerültek a kockázatkezeléssel kapcsolatos teendők, az alkalmazások folyamatai. Az ellenőrzési jelentésben javaslatként szerepelt, hogy a Belső Kontroll Kézikönyvben leírtak szélesebb körű gyakorlati alkalmazása indokolt a kockázatkezelésre vonatkozóan is. Az irányítási és ellenőrzési folyamatok nyomon követése és utólagos ellenőrzésére vonatkozó feljegyzések (ellenőrzési nyomvonal alapján) a vizsgált időszakra vonatkozóan készültek. Kincstári Szervezet A Gyermekétkeztetési, élelmezési nyilvántartás vezetése, havi adatszolgáltatás ellenőrzése témában a főbb tapasztalat: Az ellenőrzés során tapasztaltak intézményenként kerültek bemutatásra az ellenőrzési jelentésben. A Kincstári Szervezet Pénzkezelési Szabályzata valamennyi intézményre kiterjedt, amelyben a pénzbeszedő helyekre vonatkozó egyes szabályokat rögzítették. Az étkezés térítési díj beszedésével kapcsolatos további elvárások rögzítése merült fel az ellenőrzés során. Az étkezés nyilvántartással kapcsolat megállapítás volt, hogy az étkezők összesítője nyomtatványt az eredeti adattartalommal szükséges kitölteni. Előfordult, hogy a nyomtatványok vezetése ceruzával történt (ami nem időtálló és számvitelileg nem elfogadott módszer). A beszedett térítési díjak és a bankszámlára befizetett összeg között az összhang biztosított volt a vizsgált hónapokra vonatkozóan. Egy intézménynél volt tapasztalható kisebb eltérés (túlfizetés). Az általános iskola esetében a térítési díjat beszedő nem a Kincstári Szervezet dolgozója volt. A térítési díjjal foglalkozó munkatárs díj beszedésével kapcsolatos jogossága 2016. évben nem volt tisztázott. 8

A Gondozási Központnál az étkezők analitikus nyilvántartása, a térítési díjak és gyógyszerek felhasználása nyilvántartásai megfelelőek voltak. A gondozottak pénzét az elvárásnak megfelelően költségvetési számlától elkülönítetten kezelték (analitikában). Az idegen pénzek összegei (letétek, betétkönyvek) a főkönyvi könyvelésben is kimutatandóak. Az ellenőrzések során bűntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény nem volt. Mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Ellenőrzés tárgya Ellenőrzés során tett megállapítások Esettípus Státusz NEMLEGES I.2. A bizonyosságot adó tevékenységeket elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása A belső ellenőrzési tevékenység ellátásának minősítése A belső ellenőr több éves szakmai tapasztalattal rendelkezik a költségvetési szférában. Az évek során folyamatosan képezte magát ismeretei bővítése érdekében. Tevékenységét a Bkr.-ben és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglaltak alapján látta el. A vizsgálatok indítása megbízólevél alapján történt. A megbízólevelet az intézmény vezetője (jegyző, kincstári szervezet vezetője) írta alá minden esetben. A vizsgálatok ellenőrzési program alapján valósultak meg. Az ellenőrzési programot a belső ellenőr készítette el. A vizsgálatokról megállapításokat, javaslatokat is tartalmazó ellenőrzési jelentések készültek, a jelentések megfeleltek a Belső Ellenőrzési Kézikönyv módszertani előírásainak, a nemzetgazdasági miniszter által kiadott útmutatók tartalmi követelményeinek. 9

Az ellenőrzési jelentések intézkedési terv készítését igénylő javaslatokat tartalmaztak. Az intézkedések végrehajtásának határideje 2016. évi és 2017. évre áthúzódó volt. A Bkr. 25. a)-e) pontjaiban megfogalmazott belső ellenőri jogosultságokkal kapcsolatos problémák, korlátozások nem merültek fel. Személyi és tárgyi feltételek A tervezett ellenőrzések száma alapján nem merült fel teljes munkaidős belső ellenőri foglalkoztatás. A belső ellenőrzési feladat ellátásának tárgyi feltételeit a Polgármesteri Hivatal és a Kincstári Szervezet (helyszíni ellenőrzés során a helyiség, eszközök biztosítása stb.) és a belső ellenőr (számítógép, fénymásolás, szakirodalom, jogszabályok, továbbképzés stb.) biztosította. Belső ellenőrzési tevékenység ellátását elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényezők nem merültek fel. Az ellenőrzés során az ellenőrző és az ellenőrzött között megfelelő munkakapcsolat volt, probléma nem merült fel. A függetlenített belső ellenőrrel kapcsolatban összeférhetetlenség nem állt fenn. - Egyéb erőforrás ellátottsággal kapcsolatos esetleges problémák Erőforrás ellátottsággal kapcsolatos problémák nem merültek fel. - Belső ellenőrzési szervezet információellátottságának hiányosságai Információellátottság hiánya nem merült fel. A belső ellenőr az ellenőrzéssel kapcsolatosan kért iratokat folyamatosan megkapta. Ellenőrzési megállapítások ellenőrzöttel történő megvitatásának eljárásai és tapasztalatai Az ellenőrzés befejezését követően az ellenőrzési jelentés tervezet megvitatásra került a Hivatal és a Kincstári Szervezet érintett ügyintézőjével vagy vezetővel. I.2/A. A belső ellenőrzési egységek humánerőforrás ellátottsága Kapacitás-ellátottság bemutatása A belső ellenőrzés időszükséglete az éves ellenőrzési tervben meghatározásra került. 10

A következő táblázat mutatja be a tényleges ellenőrzési napok alakulását a Polgármesteri Hivatalra és a Kincstári Szervezetre: Polgármesteri Hivatal: Megnevezés A. Ellenőrizendő feladat Az ÁSZ által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása. Utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendszere Kockázatkezelés ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal tevékenységére, gazdálkodására vonatkozóan Tervezett ellenőrzési nap nap Tényleges ellenőrzési nap 15,0 15,0 10,0 10,0 10,0 10,0 8,0 5,0 Összesen: 43,0 40,0 B. Egyéb feladatok 2015. évi ellenőrzési jelentés elkészítése 2,5 2,5 2017. évi belső ellenőrzési munkaterv 1,0 1,0 Belső Ellenőrzési Kézikönyv felülvizsgálata 0,5 0,5 Összes egyéb feladat: 4,0 4,0 Összes (A+B) 47,0 44,0 C. Soron kívüli ellenőrzések (tartalékidő) 8,5 - Összesen (A+B+C): 55,5 Kincstári Szervezet: Megnevezés A. Ellenőrizendő feladat Gyermekétkeztetési, élelmezési nyilvántartás vezetése, havi adatszolgáltatás ellenőrzése Tervezett ellenőrzési nap nap Tényleges ellenőrzési nap 8,0 8,0 Összesen: 8,0 8,0 B. Egyéb feladatok 2015. évi ellenőrzési jelentés elkészítése 2,5 2,5 2017. évi belső ellenőrzési munkaterv 1,0 1,0 Belső Ellenőrzési Kézikönyv felülvizsgálata 0,5 0,5 Összes egyéb feladat: 4,0 4,0 Összes (A+B) 12,0 12,0 C. Soron kívüli ellenőrzés (tartalékidő) 1,5 - Összesen (A+B+C): 13,5 11

A tényleges ellenőrzési munkanap a Kincstári Szervezetnél a tervezettnek megfelelően alakult. A Polgármesteri Hivatalnál 3 nappal volt kevesebb a Kockázatkezelés ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal tevékenységére, gazdálkodására vonatkozóan. Tartalékidő nem került felhasználásra (8,5+ 1,5 nap, együtt 10,0 nap), nem volt olyan esemény sem a Polgármesteri Hivatalnál, sem a Kincstári Szervezetnél, ami miatt a soron kívüli ellenőrzést kellett volna elrendelni. A tartalékidő tervezése a Bkr. 31. (4) j) pontja alapján elvárt tartalmi elem volt. A tényleges ellenőrzésből - a Polgármesteri Hivatalnál 1 db pénzügyi és 3 db szabályszerűségi ellenőrzésre, - a Kincstári Szervezetnél 1 db pénzügyi ellenőrzésre összesen 2 db pénzügyi ellenőrzésre és 3 db szabályszerűségi ellenőrzésre került sor. A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok eredményessége, főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél A belső ellenőrzési állásra pályázat kiírásra nem került. Problémák, akadályok nem merültek fel. A belső ellenőr képzései A belső ellenőrnek 2016. évben a kötelező belső ellenőrök két éves képzése aktuális volt, amit elvégzett. További továbbképzések o A belső ellenőr aktív könyvvizsgáló, ezért a könyvvizsgálóknak előírt kötelező kredit gyűjtés érdekében több szakmai jogszabályt érintő előadás résztvevője volt (főleg államháztartási területre vonatkozóan). o Adószakértői képesítése megtartása érdekében kötelező szakmai előírás a jogszabályok változásának figyelemmel kísérése, előadásokon való részvétel. Egyéb szakmai, idegen nyelvi, informatikai és egyéb képzések Nem vett részt. A belső ellenőrök regisztrációja A belső ellenőrzést 2016. évben is egy fő külső munkatárs látta el a Polgármesteri Hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél. A belső ellenőr rendelkezik az előírt szakmai képesítéssel és jogosult arra, hogy belső ellenőrzési feladatokat ellásson, továbbá rendelkezik az államháztartásért felelős miniszter engedélyével, szerepel a belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásában. 12

I.2/B. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőrzési egység szervezeten belüli elhelyezkedése A Hivatalnál belső ellenőrzésre önálló szervezeti egység nincs. A belső ellenőr a jegyzőnek közvetlenül alárendelve, függetlenül végezte a munkáját. A belső ellenőrök funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőr funkcionálási függetlensége a Bkr. 19. (1) bekezdésében felsorolt tevékenységek esetében biztosított volt. Ezek - Az éves ellenőrzési terv kidolgozása kockázatelemzés alapján. - Az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása. Minden esetben a belső ellenőr készítette el, s hajtotta végre. - Az ellenőrzési módszerek kiválasztása. Az ellenőrzési program tartalmazta valamennyi vizsgálat esetében az alkalmazandó módszert. - Az ellenőrzési jelentés elkészítése minden esetben a belső ellenőr feladata volt. A jelentés javaslatokat, következtetéseket is tartalmazott. Operatív tevékenység ellátása A Bkr. 19. (1) e. pontjában leírtaknak megfelelően a belső ellenőr a Polgármesteri Hivatal és a Kincstári Szervezet más jellegű tevékenységébe nem került bevonásra. I.2/C. Összeférhetetlenségi esetek Összeférhetetlenség nem merült fel. I.2/D. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőrrel kapcsolatban semmilyen korlátozásra nem került sor. I.2/E. Az ellenőrzések nyilvántartása Az elvégzett ellenőrzési tevékenységek nyilvántartásban kerültek rögzítetésre. A nyilvántartás a Bkr. 22. -ában és az 50. -ában rögzített tartalom szerinti. A belső ellenőr gondoskodott az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. A belső ellenőr által elkészített dokumentum eredeti példányai a hivatalnál is tárolásra kerültek. 13

I.2/F. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A költségvetési szervek részére a belső kontroll tevékenység és a kockázatkezelés a Bkr. II. fejezete szerint elvárt követelmény. A dokumentáltságának növelésére a jogszabályi elvárások miatt ügyelni kell. I.3. Tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrrel kötött megállapodás nem terjedt ki a tanácsadói tevékenységek ellátására, ilyen jellegű feladatot nem kell ellátnia. Tárgy (címe, tárgya) NEMLEGES Eredmény (rövid bemutatás) II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőr által kiemelt jelentőségűnek minősített megállapítás nem volt. A javaslatok átlagos jelentőségűek voltak. A belső ellenőr által tett javaslatokra intézkedési terv készült (Intézkedési tervről további részletek a III. fejezetben). Kiemelt jelentőségű főbb megállapítás, javaslat nem volt. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat NEMLEGES Egyéb, kontrollrendszert érintő jelentős javaslatok: A belső kontrollrendszert erősítése érdekében további eljárások, dokumentumok alkalmazása indokolt. II.2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE A belső kontrollrendszer működésének vizsgálata a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján megjelent minőségértékelés kérdéssor alapján került vizsgálatra 2016. évben a Hivatalnál és az Önkormányzatnál. A tapasztalat a következő volt: 14

Kontrollkörnyezet Elkészült (hivatalban és a Kincstári Szervezetben is) az alapítói okirat, az SZMSZ és a különböző szabályzatok. A dolgozók különböző oktatásokban részt vettek, teljesítményértékelésük megtörtént. A felelősségérvényesítés szintjei a hivatal helyi szabályzatában, a Belső Kontroll Kézikönyvben megtalálhatóak voltak. E szerint az egyes felelősségi szintek rendszerét és kapcsolatát, illetve a hivatalos dokumentumok aláírásának és jóváhagyásának a rendjét minden dolgozó a szabályzatokból (SZMSZ, kötelezettségvállalás rendje stb.) megismerheti. Elkészült az ellenőrzési nyomvonal a gazdálkodási, pénzügyi és egy-egy szakmai területre vonatkozóan. A dolgozók oktatásban, továbbképzésben részt vettek: rendszeres tűzvédelmi és munkavédelmi előadásokra sor került (tematikával). A dolgozók teljesítményértékelése félévente elkészült a hivatalban. Integrált kockázatkezelés (korábban kockázatkezelés) A Kockázatkezelési Szabályzat elkészült. Kockázatos munkafolyamatok értékelésére, kockázati tűréshatárra figyelmet kell fordítani. 2016. október 1-től a kockázatkezelési rendszert az integrált kockázatkezelési rendszer váltotta fel a Bkr. 2. m) és 3. b) pontjai alapján. Az Bkr. 2. m) pontjában leírtak szerint az integrált kockázatkezelési rendszer olyan folyamatalapú kockázatkezelési rendszer, amely a szervezet minden tevékenységére kiterjed, egységes módszertan és eljárások alkalmazásával, a szervezet célkitűzéseinek és értékeinek figyelembevételével biztosítja a szervezet kockázatainak teljes körű azonosítását, azok meghatározott kritériumok szerinti értékelését, valamint a kockázatok kezelésére vonatkozó intézkedési terv elkészítését és az abban foglaltak nyomon követését. A Bkr. 7. (4) bekezdése előírja, hogy az integrált kockázatkezelési rendszer koordinálására szervezeti felelőst kell kijelölni. A hivatalban a feladato ellátó személy kijelölésére sor került. Kontrolltevékenységek A folyamatok a Belső Kontroll Kézikönyvben és az Ellenőrzési Nyomvonalban kerültek meghatározásra. A kontroll folyamatok részleteit az ellenőrzési nyomvonal rögzítette. Információ és kommunikáció Közérdekű adatok megismerésére irányuló igényre, a közzétételre vonatkozó szabályzat elkészült. Az információs és kommunikációs szabályok elvárásaira a Belső Kontroll Kézikönyv tartalmaz előírásokat. A gyakorlatban az információk hasznosulásának felülvizsgálatára kell figyelmet fordítani. 15

Monitoring Szabályozott a szervezeten belüli információáramlások útja, módja. A szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli információ átadások, valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információ mozgás működtetése biztosított. A vezetői információs rendszer részét képezi az értekezletek tartása, napi postabontás, kötelezettségvállalási és aláírási jog gyakorlása. III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA Az ellenőrzés által tett ajánlásokra, javaslatokra készített intézkedési terv végrehajtásának és nyomon követésének tapasztalatai Az öt vizsgálatra kellett intézkedési tervet készíteni. Az ellenőrzés javaslatait, valamint a megtett intézkedéseket nyilvántartás rögzítette. A 2016. évi intézkedések alakulása: Előző év(ek)ről áthúzódó intézkedések Tárgyévi intézkedések Ebből végrehajtott Megvalósí tási arány (%) Nem konkrét határidejű intézkedés ek Áthúzódó következő évre 14 db Hivatal 6 db Kincstár 1db Kincstár 14 db Hivatal 7 db Kincstár 100,0% - 5 db Hivatal 1 db Kincstár Előző évről (2015. évről) áthúzódó intézkedések Polgármesteri Hivatalnál 14 db, részletesen: Az Ügyirat kezelési Szabályzatban leírtak betartása, az ügyirat kezelés rendje ellenőrzés témában 2015. évről áthúzódó intézkedés 2 db (szabályzat évenkénti felülvizsgálata, hozzáférési jogosultságról nyilvántartás). Az új államháztartási számvitelre való átállás következtében elkészítendő szabályzatok megléte ellenőrzés témában 16

2015. évről áthúzódó intézkedés 2 db (mérlegkészítés időpontja, számlarend elkészítése). Helyi nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása ellenőrzés témában 2015. évről áthúzódó intézkedés 5 db (Együttműködési megállapodás kiegészítése, vagyonelemek átadásáról jegyzőkönyv, SzMSz kiegészítése, költségvetési és a zárszámadási határozat kiegészítése, bankszámlával felvét esetén utalványlap készítés). Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása ellenőrzés témában 2015. évről áthúzódó intézkedés 2 db (pénzügyi ellenjegyzés, pénzügyi ellenjegyző személyének nyilvántartásban való rögzítése). Házipénztári készpénzgazdálkodás ellenőrzés témában 2015. évről áthúzódó intézkedés 3 db (szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, előzetes kötelezettségvállalás, pénztári pótkulcs). Kincstári Szervezetnél 6 db A házipénztári készpénzgazdálkodás vizsgálata ellenőrzéséről 4 db (A Pénzkezelési Szabályzat módosítása, a teljesítésigazolásra jogosultak aláírás mintájának elkészítése, a pénztár bizonylatokon az ellenőr szerepeltetése, a külső pénzbeszedési helyeken a pénzkezelő helyzetének a tisztázása) A Dorogi József Attila Művelődési Ház gazdálkodása ellenőrzésére 2 db (A munkamegosztási megállapodás kiegészítése a szabályzatok elkészítésének és felülvizsgálatának hatáskörével, az eszközök és források mérlegben szereplő tételeinek alátámasztását szolgáló leltár elkészítése) Tárgyévi intézkedés Polgármesteri Hivatalnál nem volt Kincstári Szervezetnél 1 db Gyermekétkeztetési, élelmezési nyilvántartás vezetése, havi adatszolgáltatás ellenőrzése témában 1 db: (A Dorogi Hétszínvirág Óvoda, a Dorogi Petőfi Sándor Óvoda, a Dorogi Zrínyi Ilona Óvoda és a Dr. Mosonyi Albert Idősek Gondozási Központja az intézményben feltárt hiányosságokról külön intézkedési terv készítése) Áthúzódó következő évre (2017. évre) Polgármesteri Hivatalnál 5 db, részletesen: Az ÁSZ által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása ellenőrzés témában 2017. évre áthúzódó intézkedés 1 db 17

(A Belső Kontroll Kézikönyvben szabályozott belső kontroll rendszer gyakorlati alkalmazása) Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése ellenőrzési témában 2017. évre áthúzódó intézkedés 2 db (A belső kontroll rendszer egyes elemeinek az erősítése, a kontroll teszt elkészítése a belső ellenőrzéshez) Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása. Utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendszere ellenőrzése témában 2017. évre áthúzódó intézkedés 1 db (A kifizetésekhez kapcsolódó teljesítés igazolások teljes körűvé tétele) Kockázatkezelés ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal tevékenységére, gazdálkodására vonatkozóan témában 2017. évre áthúzódó intézkedés 1 db (Belső Kontroll Kézikönyvben leírt, kockázatkezelésre vonatkozó módszerek szélesebb körű gyakorlati alkalmazása) Kincstári Szervezetnél 1 db, részletesen: Gyermekétkeztetési, élelmezési nyilvántartás vezetése, havi adatszolgáltatás ellenőrzése témában 1 db : (A Kincstári Szervezet egységes, valamennyi intézményre kiterjesztett Pénzkezelési Szabályzatának módosítása ) A lejárt határidejű, de nem végrehajtott intézkedések, amelyek magas kockázatot jelentenek a belső kontrollrendszer működése szempontjából Lejárt határidejű, végre nem hajtott intézkedés nem volt. Az egyes intézkedések végrehajtásának elmaradása és annak indokai Nem volt végre nem hajtott intézkedés. 18