Összefoglaló éves ellenőrzési jelentés 2014 (költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján)

Átírás

1 Dorog Város Önkormányzata 2510 Dorog Bécsi u. 71. Összefoglaló éves ellenőrzési jelentés 2014 (költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján) Dorog, április. Készítette: Böröczné Kőszegi Zsuzsanna belső ellenőr Jóváhagyta:

2 Tartalomjegyzék JOGSZABÁLY RÖVIDÍTÉSEK... 4 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA... 5 BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA... 5 A TERVHEZ KÉPEST MEGVALÓSULT MŰKÖDÉS... 5 ÚJ JOGSZABÁLYOK, JOGSZABÁLY MÓDOSÍTÁSOK, MÓDSZERTANOK VÉGREHAJTÁSÁNAK TAPASZTALATAI... 6 I.1/A. A TÁRGYÉVRE VONATKOZÓ ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV TELJESÍTÉSE, AZ ELLENŐRZÉSEK ÖSSZESÍTÉSE... 6 ELVÉGZETT ELLENŐRZÉSEK (TERV SZERINTI, SORON KÍVÜLI ÉS TERVEN FELÜLI)... 6 SORON KÍVÜLI ELLENŐRZÉSEKRE ELKÜLÖNÍTETT KAPACITÁS FELHASZNÁLÁSA... 7 A TERVTŐL VALÓ ELTÉRÉSEK ÉS AZOK INDOKAI... 7 ELMARADT ELLENŐRZÉSEK... 7 A ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉS FŐBB MEGÁLLAPÍTÁSAI AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSEK ALAPJÁN /B. AZ ELLENŐRZÉSEK SORÁN BŰNTETŐ-, SZABÁLYSÉRTÉSI, KÁRTÉRÍTÉSI, ILLETVE FEGYELMI ELJÁRÁS MEGINDÍTÁSÁRA OKOT ADÓ CSELEKMÉNY, MULASZTÁS VAGY HIÁNYOSSÁG GYANÚJA KAPCSÁN TETT JELENTÉSEK SZÁMA ÉS RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉGEKET ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK BEMUTATÁSA... 9 BELSŐ ELLENŐRZÉS TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁNAK MINŐSÉGE... 9 RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK... 9 BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁT ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK... 9 ELLENŐRZÉSI MEGÁLLAPÍTÁSOK ELLENŐRZÖTTEL TÖRTÉNŐ MEGVITATÁSÁNAK ELJÁRÁSAI ÉS TAPASZTALATAI /A. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉGEK HUMÁNERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGA KAPACITÁS-ELLÁTOTTSÁG BEMUTATÁSA A BELSŐ ELLENŐRI ÁLLÁSOKRA KIÍRT PÁLYÁZATOK EREDMÉNYESSÉGE, FŐBB PROBLÉMÁK, AKADÁLYOK AZ ÁLLÁSOK BETÖLTÉSÉNÉL A BELSŐ ELLENŐRÖK KÉPZÉSEI A BELSŐ ELLENŐRÖK REGISZTRÁCIÓJA /B. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG ÉS A BELSŐ ELLENŐRÖK SZERVEZETI ÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG SZERVEZETEN BELÜLI ELHELYEZKEDÉSE A BELSŐ ELLENŐRÖK FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA OPERATÍV TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA

3 1.2/C. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ESETEK /D. A BELSŐ ELLENŐRI JOGOKKAL KAPCSOLATOS ESETLEGES KORLÁTOZÁSOK BEMUTATÁSA /E. A BELSŐ ELLENŐRZÉS VÉGREHAJTÁSÁT AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK EGYÉB ERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGGAL KAPCSOLATOS ESETLEGES PROBLÉMÁK BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZERVEZET INFORMÁCIÓELLÁTOTTSÁGÁNAK HIÁNYOSSÁGAI /F. AZ ELLENŐRZÉSEK NYILVÁNTARTÁSA /G. AZ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN II/1. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYSZERŰSÉGÉNEK, GAZDASÁGOSSÁGÁNAK, HATÉKONYSÁGÁNAK ÉS EREDMÉNYESSÉGÉNEK NÖVELÉSE, JAVÍTÁSA ÉRDEKÉBEN TETT FONTOSABB JAVASLATOK EGYÉB, KONTROLLRENDSZERT ÉRINTŐ JELENTŐS JAVASLATOK II/2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TAPASZTALATAI ALAPJÁN KONTROLLKÖRNYEZET KOCKÁZATKEZELÉS KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK: INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ MONITORING III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA AZ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT AJÁNLÁSOKRA, JAVASLATOKRA KÉSZÍTETT INTÉZKEDÉSI TERV VÉGREHAJTÁSÁNAK ÉS NYOMON KÖVETÉSÉNEK TAPASZTALATAI A LEJÁRT HATÁRIDEJŰ, DE NEM VÉGREHAJTOTT INTÉZKEDÉSEK, AMELYEK MAGAS KOCKÁZATOT JELENTENEK A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSE SZEMPONTJÁBÓL AZ EGYES INTÉZKEDÉSEK VÉGREHAJTÁSÁNAK ELMARADÁSA ÉS ANNAK INDOKAI MELLÉKLETEK

4 Jogszabály rövidítések - államháztartásról szóló évi CXCV. törvény ( Áht.), - 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (Ávr.), - költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII:31.) Korm. rendelet (Bkr.) - az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet ( Áhsz), - átrendezés feladatai az államháztartás számvitelének évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról szóló 36/2013. (IX.13.) NGM rendelet (Átr.). Vezetői összefoglaló A Bkr. 49. (3a) bekezdése szerint a polgármester az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján elkészített összefoglalót a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a Képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. Az éves ellenőrzési jelentés elkészült Dorog Város Polgármesteri Hivatalára és a Kincstári Szervezetre (intézményekkel együtt) vonatkozóan. A két szerv jelentései alapján készült az Összefoglaló. A belső ellenőrzési vezető az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével készítette el az éves ellenőrzési jelentéseket. A belső ellenőrzést évben külső szakemberrel láttuk el mindkét szervezetnél a vele kötött szerződés alapján. A évre ütemezett belső ellenőrzési feladatok év közben módosultak: feladatok kerültek törlésre, új feladatok kerültek beépítésre. A módosításokat követően az ütemezett feladatok teljes egészében megvalósultak. A belső ellenőr tanácsadói tevékenységet nem látott el, a belső ellenőrzés mellett más megbízással nem rendelkezett évben összesen 5 db ellenőrzésre került sor: 4db a Polgármesteri Hivatalnál, 1 db a Kincstári Szervezetnél). Az ellenőrzésekről jelentések készültek. A évi ellenőrzések főbb megállapításai az I/1.a. pontban kerülnek részletesen bemutatásra. A jelentésben megfogalmazott javaslatokra intézkedési terv készült, mely rögzítette a feladat elkészítési határidejét és felelősét évben az Állami Számvevőszék (ÁSZ)vizsgálatot folytatott az Önkormányzatnál. A belső kontroll rendszer 5 elemét értékelte. E jelentésben, a II/2. pontban az általuk tett megállapítások kerültek beépítésre (mert a belső kontrollról az éves ellenőrzéskor be kell számolni). 4

5 1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA Belső ellenőrzési tevékenység ellátása A belső ellenőrzést évben is külső munkatárs látta el a vele kötött szerződésnek megfelelően. A Bkr ában előírt belső ellenőrzési vezetői feladatok ellátási kötelezettsége rögzítésre került. A Hivatalnál emiatt januári szerződés módosításra került sor. A tervhez képest megvalósult működés A évi ellenőrzési terv elkészült, amit a Képviselő-testület jóváhagyott. Az éves tervben a Hivatalnál 3db, a Kincstári Szervezetnél 2 db ellenőrzési feladat került kijelölésre eredetileg. Ellenőrzési feladat módosítására került sor év közben /151/2014. (XI.28.) Képviselő-testületi határozat/ egy-egy alkalommal a következők miatt: Polgármesteri Hivatalnál: 1. A évi Belső ellenőrzési terv szerint a Belső kontroll pontok kialakítása, szabályozottsága és működése ellenőrzési téma azért került törlésre, mert az ÁSZ e témában ellenőrzést folytatott az Önkormányzatnál. A téma helyett Az önkormányzat szociális, gyermekjóléti és gyermekétkeztetési feladatinak ellátásához igényelt évi állami támogatások ellenőrzése és a Dorogi Közművelődési Nonprofit Kft megszűnéséhez kapcsolódó eszközök átadásának ellenőrzése kerül kijelölésre. 2. A rendező mérleg vizsgálata téma ellenőrzése az eredetileg ütemezetthez képest elhúzódott, mert a Kincstár felé elküldött rendező mérleg módosítására még október hónapban is sor került. A vizsgálat elvégzésének határideje november 30- ig lett meghosszabbítva. 3. A vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása téma ellenőrzése az eredetileg ütemezett július-augusztus hónap helyett november-december hónapra változott a belső ellenőr kérésére. 4. Egyéb ellenőrzéssel kapcsolatos feladatként a stratégiai terv készítése került kijelölésre évre. A Képviselő-testület által elfogadott stratégiai terv évekre szólt, emiatt elkészítése évben nem volt időszerű. A feladat törlésre került. Kincstári Szervezetnél: 1. Leltározási kötelezettségek teljesítése, beszámoló mérlegének leltárral való alátámasztása téma törlésre került. A terv módosításának az volt az indoka, hogy az új könyvelési program és a számviteli rendszer kialakítása, működtetése több időt vett igénybe a pénzügyes munkatársaktól az új számviteli előírások életbe lépése miatt. A leterheltség enyhítése érdekében a feladat ellenőrzése törlésre került. 5

6 Új jogszabályok, jogszabály módosítások, módszertanok végrehajtásának tapasztalatai évben a belső ellenőrzést érintő új jogszabály nem jelent meg. Az államháztartást érintő számviteli változások életbe lépése (Áhsz.) befolyással volt a belső ellenőr munkájára is. Az év nagy részében a jogszabály értelmezése, gyakorlati alkalmazás lehetőségeinek megtalálása több időt igényelt a belső ellenőr munkája során. I.1/a. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Elvégzett ellenőrzések (terv szerinti, soron kívüli és terven felüli) A évi ellenőrzési terv módosításokat követően - 5 témát jelölt ki ellátandó ellenőrzési feladatként. Évközben módosítás után az ellenőrzésre kijelölt feladatok: Tárgy Cél Módszer Polgármesteri Hivatalnál 1.Rendező mérleg vizsgálata A nyitó adatok helyességének vizsgálata 2.Vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása, tárgyi eszközök fenntartása és fejlesztése 3.Dorogi Közművelődési Nonprofit Kft megszűnésekor a nyilvántartás szerinti eszközök átadásának ellenőrzéséről 4.Önkormányzat szociális, gyermekjóléti és gyermekétkeztetési feladatainak ellátásához igényelt évi állami támogatások Kincstári Szervezetnél 1.Gazdálkodási szabályzatok felülvizsgálata Vagyonvédelem biztosítása, vagyongazdálkodás szabályszerűsége biztosított-e? A Kft megszűnésekor a nyilvántartott eszközök fellelhetőek-e? Jogszabályi előírásoknak megfelelőe a támogatások igénylése? szúrópróbaszerű, részben tételes dokumentumok felülvizsgálata dokumentumok felülvizsgálata dokumentumok vizsgálata Szabályzatok időszerűsége felülvizsgálat Az ellenőrzések végrehajtására sor került. 6

7 Soron kívüli vagy terven felüli ellenőrzés nem történt. Soron kívüli ellenőrzésekre elkülönített kapacitás felhasználása Az előre nem ismert feladatokra a tervezett ellenőrzési napok 20%-a került tervezésre (Hivatalnál 7 nap, Kincstári Szervezetnél 3 nap). A Polgármesteri Hivatalnál a tartalékidőből felhasználásra 2 nap került az ÁSZ vizsgálatra való készülés (munkalapok kitöltése stb.) miatt. A tervtől való eltérések és azok indokai Az eredeti és a módosított ellenőrzési tervben szereplő feladatok megvalósultak. Elmaradt ellenőrzések Elmaradt ellenőrzés nem volt. A évi belső ellenőrzés főbb megállapításai az Ellenőrzési jelentések alapján Polgármesteri Hivatalnál 4 téma: évi rendező mérleg vizsgálata témájú ellenőrzésnél: A belső ellenőrzés a évi nyitó tételek vizsgálatára terjedt ki a Polgármesteri Hivatalnál és az Önkormányzatnál január 1-től új Áhsz. elvárásait kellett alkalmazni. Az elkészített évi költségvetési beszámoló mérlegét kellett átrendezni március 31-ig annak érdekében, hogy az új Áhsz. szerinti megfelelést biztosítani tudják. Az átrendezett tételek az új Áhsz. és Átr. elvárásait tükrözte a Saját tőke elemeit kivéve. Az induláskori érték a részvények értékhelyesbítésével volt több. Az Átr. 2. (1) bekezdése szerint a december 31-ei mérleg fordulónappal teljes leltározást kellett végezni, a kötelezettségnek eleget tettek. - A Dorogi Közművelődési Nonprofit Kft megszűnésekor a nyilvántartás szerinti eszközök átadása témájú ellenőrzésnél: A belső ellenőrzés arra terjedt ki, hogy a Társaság megszűnésekor a nyilvántartott eszközök fellelhetőek voltak-e? szeptember 11-én Dorog Város Önkormányzata részéről a Társaság nyilvántartásában szereplő vagyont megtekintették és átvették. A tételes átvétel a számviteli nyilvántartásban szereplő immateriális javak és a tárgyi eszközök részletes kimutatása alapján történt meg. Az eszközök a Társaság székhelyén és a Pilismaróti Gyermektáborban fellelhetőek voltak. A fizikailag fel nem lelt eszközök körét a szeptember 11-én készült átadás-átvételi jegyzőkönyv rögzítette, 7

8 . tételesen felsorolta az okok megjelölésével (máshol került tárolásra, meglétéről meggyőződni nem lehetett). - A vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása, tárgyi eszközök fenntartása és fejlesztése témájú ellenőrzésnél: A vagyongazdálkodáshoz elvárt helyi szabályzatok és dokumentumok elkészültek. A vagyongazdálkodás szabályairól rendelet került megalkotásra. Az ingyenes átadás részletes szabályai a vagyonrendeletben hiányos volt. A vagyongazdálkodásra vonatkozó helyi szabályok az Áhsz. elvárásainak megfelelően - a Számviteli Politikában, a Leltározási és leltárkészítési és hasznosítási Szabályzatban, Értékelési Szabályzatban rögzítésre kerültek. A vagyonrendeletben és a évi költségvetési rendeletben a követelés elengedéséről leírtak ellentmondást tartalmaztak. Az üzemeltetésre átadott eszközök esetében tárolási nyilatkozatot adtak a szolgáltatók. Részletes mennyiségi leltár az ÉDV Zrt-nél elkészült, a PROMTÁVHŐ Kft-nél vagyonelemek kimutatása elmaradt. A Nvtv. (2011. évi CXCVI. törvény) 18. (2) bekezdése szerint aki a vagyonnak használója, vagy gazdasági társaságban részesedése van, átlátható szervezetnek kell lennie. A vagyont használók (üzemeltetésre átadott, ingyenesen használatba adott stb.) és a gazdasági társaságokban lévő részesedés esetében az átláthatóság vizsgálata elmaradt. - Az önkormányzat szociális, gyermekjóléti és gyermekétkeztetési feladatainak ellátásához igényelt évi állami támogatások témájú ellenőrzésnél: Dorog Város Önkormányzata a pénzbeli és természetben nyújtott szociális ellátásokról megalkotta a 6/2012. (II.24.) önkormányzati rendeletét. Az adható támogatás egyes formáját a Szociális törvény (1993. évi III.), a helyi rendelet határozta meg. A rászorulók részére juttatott összegeket - jogszabály által lehetővé tett mértékig - a központi költségvetésből utólag megigényelték az önkormányzat részére. További támogatásokat az önkormányzat saját költségvetéséből fedezte. Kincstári Szervezetnél 1 téma: - Gazdálkodási szabályzatok felülvizsgálata témában: január 1-től jelentősen változtak a számviteli elszámolás szabályai az Áhsz. életbe lépése miatt. Teljesen át kellett dolgozni a számviteli politika és az értékelési szabályzatot. Kisebb módosítások váltak szükségessé további szabályzatokban. A Kincstári Szervezetnél évben a szabályzatok felülvizsgálatra kerültek teljes körűen, minden szabályzatból új készült. A 8

9 szabályzatokat a Kincstári Szervezet mellett az intézményekre is kiterjesztették. Az új szabályzatok alapvetően megfelelőek voltak, az elvárt elemek többségét rögzítették. Az ellenőrzési jelentésben néhány javaslat volt a szabályzatok kiegészítésére, pontosításra. A szabályzatok felülvizsgálata nem jelentette a gyakorlati alkalmazás vizsgálatát. 1.1/b. Az ellenőrzések során bűntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény nem volt. Mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Ellenőrzés tárgya Ellenőrzés során tett Esettípus Státusz megállapítások NEMLEGES 1.2. A bizonyosságot adó tevékenységeket elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása Belső ellenőrzés tevékenység ellátásának minősége A belső ellenőr a költségvetési szférában szerzett szakmai tapasztalatot. Az évek során folyamatosan képezte magát ismeretei bővítése érdekében. Rendelkezésre álló személyi és tárgyi feltételek Ha a költségvetési szerv főállásban nem foglalkoztat belső ellenőrt, akkor a Bkr a alapján a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni a költségvetési szerv belső ellenőrzési tevékenységének külső szolgáltató bevonásával történő megszervezéséről és ellátásáról. A belső ellenőrzési feladatokat külső személy látta el mindkét szervezetnél a vele kötött szerződés alapján. A belső ellenőrzési feladat ellátásának tárgyi feltételeit részben a Hivatal és a Kincstári Szervezet (helyszíni ellenőrzés során a helyiség, eszközök biztosítása stb.), részben a belső ellenőr (számítógép, fénymásolás, szakirodalom, jogszabályok stb.) biztosította. Belső ellenőrzési tevékenység ellátását elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőr függetlensége biztosított volt. A függetlenség megsértésére nem került sor. 9

10 A függetlenség főleg az alábbiak tekintetében valósult meg: - az éves ellenőrzési terv kidolgozása kockázatelemzési módszerek alapján; - az ellenőrzési programok elkészítése és végrehajtása; - ellenőrzési módszerek kiválasztása; - következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítése. A függetlenített belső ellenőrrel kapcsolatban összeférhetetlenség nem állt fenn. Nem merült fel olyan tényező, ami akadályozta volna a belső ellenőrzés végrehajtását. A belső ellenőr számára a dokumentációjához való hozzáférés biztosított volt. Ellenőrzési megállapítások ellenőrzöttel történő megvitatásának eljárásai és tapasztalatai A tárgyévben a Bkr. 25. a)-e) pontjaiban megfogalmazott belső ellenőri jogosultságokkal kapcsolatos problémák, korlátozások nem merültek fel. A belső ellenőrzések végrehajtását akadályozó tényezők nem voltak. 1.2/a. A belső ellenőrzési egységek humánerőforrás ellátottsága Kapacitás-ellátottság bemutatása A belső ellenőrzés időszükséglete az éves ellenőrzési tervben meghatározásra került. A következő táblázat mutatja be az ellenőrzési napok alakulását: Polgármesteri Hivatalnál: Megnevezés Tervezett ellenőrzési nap Tényleges ellenőrzési nap A. Ellenőrizendő feladat Rendező mérleg vizsgálata 10,0 9,0 Belső kontroll pontok kialakítása, törölve -- szabályozottsága és működése (12,0) Vagyongazdálkodás szabályszerűsége, 12,0 10,0 vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása, tárgyi eszközök fenntartása és fejlesztése Dorogi Közművelődési Nonprofit Kft új feladat megszűnésekor a nyilvántartás szerinti 3,0 3,0 eszközök átadásának ellenőrzéséről Önkormányzat szociális, gyermekjóléti és gyermekétkeztetési feladatainak ellátásához igényelt évi állami támogatások új feladat 8,0 6,0 B. Egyéb feladatok 33,0 28, évi ellenőrzési jelentés elkészítése 6,0 7,0 10

11 2015. évi belső ellenőrzési munkaterv és 1,5 3,0 nyilvántartások Stratégiai terv készítése törölve - 1,5 Belső Ellenőrzési Kézikönyv készítése 10,0 10,0 Összes egyéb feladat: 17,5 20,0 Összes (A+B) 50,5 48,0 C. Tartalékidő 7 2 Összesen (A+B+C): *57,5 50,0 Kincstári Szervezetnél: Megnevezés Tervezett ellenőrzési nap Tényleges ellenőrzési nap A. Ellenőrizendő feladat Gazdálkodási szabályzatok felülvizsgálata 6,0 5 Leltári kötelezettségek teljesítése, beszámoló mérlegének leltárral való alátámasztása törölve 7,0 - Összesen: 6 5,0 törölve 7,0 B. Egyéb feladatok évi belső ellenőrzési munkaterv 1,5 1,5 Stratégiai terv készítése törölve) 1,0 --- Belső Ellenőrzési Kézikönyv készítése 2,5 2,5 Összes egyéb feladat: 4,0 4,0 törölve 1,0 Összes (A+B) 10,0 9,0 törölve 8,0 C. Tartalékidő 2,0 - Összesen (A+B+C): *12,0 törölve 8,0) *Módosítást követően tervezett napok. A belső ellenőrzéssel kapcsolatban felmerült idő szükségletet a 3. sz. melléklet mutatja be. A tényleges ellenőrzésből - a Hivatalnál 3 db, a Kincstárnál 1 db (együtt 4 db) szabályszerűségi ellenőrzésre (hivatalnál:önkormányzati szociális..támogatások, Nonprofit Kft megszűnése, rendező mérleg vizsgálata, a kincstárnál a gazdálkodási szabályzatok), - 1 db rendszer ellenőrzésre (vagyongazdálkodás) került sor. Az ellenőrzések alakulását ellenőrzési típusonként a 2. sz. melléklet mutatja be. 11

12 A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok eredményessége, főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél A belső ellenőrzési állásra pályázat kiírásra előző évben került sor. Problémák, akadályok nem merültek fel. A belső ellenőrök képzései A belső ellenőr évben több képzésen is részt vett saját költségén: Kötelező továbbképzések o - A belső ellenőri tevékenységre vonatkozóan meghatározott szakmai követelmény ellátása érdekében a kötelezően előírt képzésen (2 évente) évben részt vett. A képzés az új államháztartási számviteli elvárásokra tért ki. o Miután aktív könyvvizsgálóként tagja Magyar Könyvvizsgálói Kamarának, a könyvvizsgálóknak előírt kötelező kredit gyűjtés érdekében több szakmai jogszabályt érintő előadás résztvevője volt. o Adószakértői képesítése megtartása érdekében kötelező szakmai előírás a jogszabályok változásának figyelemmel kísérése, kötelező előadásokon való részvétel. Egyéb szakmai képzések A belső ellenőr további szakmai képzéseken nem vett részt. Idegen nyelvi, informatikai, egyéb képzésen nem vett részt. A belső ellenőrök regisztrációja Az Áht. 70. (4) bekezdése értelmében a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet az államháztartásért felelős miniszter engedélyével rendelkező személy végezhet. A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról szóló 18/2009. (X.6.) PM rendelet szabályainak megfelelően a belső ellenőrzést végző a nyilvántartásba bekerült. 1.2/b. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőrzési egység szervezeten belüli elhelyezkedése A belső ellenőrzésre önálló szervezeti egység nem került kialakításra. A belső ellenőr a jegyzőnek közvetlenül alárendelve, függetlenül végzi a munkáját. 12

13 A belső ellenőrök funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőr funkcionálási függetlensége a Bkr. 19. (1) bekezdésében felsorolt tevékenységek esetében biztosított volt, így többek között: - Az éves ellenőrzési terv kidolgozása kockázatelemzés alapján. - Az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása. Minden esetben a belső ellenőr készíti el, s hajtja végre. - Ellenőrzési módszerek kiválasztása. Az ellenőrzési program tartalmazza valamennyi vizsgálat esetében alkalmazandó módszert. - Az ellenőrzési jelentés elkészítése minden esetben a belső ellenőr feladata. A jelentés javaslatokat, következtetéseket is tartalmaz. Operatív tevékenység ellátása A Bkr. 19. (1) e. pontjában leírtaknak megfelelően a belső ellenőr más jellegű tevékenységbe nem került bevonásra. 1.2/c. Összeférhetetlenségi esetek Összeférhetetlenség nem merült fel. 1.2/d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőrrel kapcsolatban semmilyen korlátozásra nem került sor. A belső ellenőr - az ellenőrzött szervezeti egységeibe beléphetett; - az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó iratokba, dokumentumokba, elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinthetett, - információt kérhetett. A belső ellenőr külső szakértő munkáját szükség esetén igénybe veheti. Ezt a vele kötött szerződés rögzítette évben e lehetőséggel a belső ellenőr nem élt. 1.2/e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők Egyéb erőforrás ellátottsággal kapcsolatos esetleges problémák Erőforrás ellátottsággal kapcsolatos problémák nem merültek fel. Belső ellenőrzési szervezet információellátottságának hiányosságai Külön belső ellenőrzési szervezet nincs. Információellátottság hiánya nem merült fel. A belső ellenőr az ellenőrzéssel kapcsolatos iratokat folyamatosan megkapta. 13

14 1.2/f. Az ellenőrzések nyilvántartása Az elvégzett ellenőrzési tevékenységek nyilvántartásban kerültek rögzítetésre. A nyilvántartás a Bkr ában és az 50. -ában rögzített tartalom szerinti. A belső ellenőr gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, a dokumentumok és adatok tárolásáról. A belső ellenőr által elkészített dokumentum eredeti példányai a Hivatalnál és a Kincstárnál tárolásra került. 1.2/g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Fejlesztést célzó javaslat a szakmai konzultációkon, konferenciákon való részvétel iránti fokozottabb igény. A jelentős számviteli változások, az újabb módszerek naprakész ismerete az ellenőri munka rangját emeli Tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrrel kötött megállapodás nem terjedt ki a tanácsadói tevékenységek ellátására, ilyen jellegű feladatot nem kellett ellátnia. Tárgy (címe, tárgya) NEMLEGES Eredmény (rövid bemutatás) II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőr által kiemelt jelentőségűnek minősített megállapítás nem volt. A javaslatok átlagos (közepes) jelentőségűek voltak. A belső ellenőr által tett javaslatokra intézkedési terv készült (Intézkedési tervről további részletek a III. fejezetben). Kiemelt jelentőségű főbb megállapítás, javaslat nem volt. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat NEMLEGES Egyéb, kontrollrendszert érintő jelentős javaslatok Az ellenőrzés során javaslatok készültek, amelyekre intézkedési terv készült. Az intézkedési tervben vállalt feladatok figyelemmel kisérésére nagyobb figyelmet kell fordítani a jövőben. 14

15 II/2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TAPASZTALATAI ALAPJÁN Kontrollkörnyezet A kontrollkörnyezet a teljes kontroll rendszer alapja. A Képviselő-testület elfogadta az Önkormányzat évekre vonatkozó gazdasági programját. A Képviselő-testületi SzMSz tartalmazta a Képviselő-testület működésének rendjét. A vagyongazdálkodás szabályai meghatározásra kerültek. A Hivatal és a költségvetési szervek rendelkeztek alapítói okirattal, SzMSz-el. A gazdálkodást érintő új szabályzatok elkészültek, így a számviteli politika, annak keretében a pénzkezelési, leltározási-értékelési. Továbbá rendelkezésre állt a számlarend, a bizonylati szabályzat, a szabálytalanság kezelés eljárás rendje, valamint tűzvédelmi szabályzat. A dolgozók rendelkeztek munkaköri leírással. Elkészült szöveges és táblázatos formában az ellenőrzési nyomvonal. Továbbá meghatározásra került a Hivatalnál az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményei megvalósításának módja. Kockázatkezelés A kockázatkezelési rendszer a belső ellenőrzés területén a tervezés során működött. A belső ellenőrzési munkatervben meghatározott feladatok kockázatkezelés és súlyozás alapján kerültek kiválasztásra (Bkr. 7. (1) bek.). További területek kockázatkezelésbe való bevonása még feladat. Kontrolltevékenységek: A vezető (polgármester, jegyző, intézmény vezető) feladata a szervezeten belül a kontrolltevékenységek kialakítása, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárul a szervezet céljainak eléréséhez. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés főleg a szerződések megkötésekor, kifizetésekkor, kötelezettségvállalások ellátásánál, költségvetés tervezésénél érvényre jutottak. Információ és kommunikáció A hatásos információ és kommunikáció fontos a vezetés számára. Az időbeni információkhoz mind belső, mind a külső események tekintetében igyekszik hozzájutni. Az információra szükség van ahhoz, hogy a célok elérhetővé váljanak. Ezért a megfelelő és munkához elengedhetetlen információkat a vezetőkön keresztül biztosítjuk a dolgozóknak. 15

16 A bejövő dokumentumok áttekintése érdekében megfelelő iktatási rendszer került kialakításra. A szabályok az iratkezelési szabályzatban kerültek rögzítésre. A hivatal adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzattal rendelkezett. A jegyző kialakította a kötelezően közzéteendő közérdekű adatok nyilvánosságra hozatalának, és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét. Az Önkormányzat közzétételi kötelezettségének eleget tett. Monitoring Szabályozott a szervezeten belüli információáramlások útja, módjai. A szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli információ átadások, valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információ mozgás működtetése biztosított. Rendszeres időközönkénti vezetői értekezleteken történik a feladatok kijelölése, értékelése, monitoringja. A vezetői információs rendszer részét képezi a napi postabontás, kötelezettségvállalási jog, kiadmányozási jog gyakorlása. A monitoring az ÁSZ jelentésben megfogalmazottak szerint fejlesztendő terület. III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA Az ellenőrzés által tett ajánlásokra, javaslatokra készített intézkedési terv végrehajtásának és nyomon követésének tapasztalatai Az 5 vizsgálat közül négy esetben kellett intézkedési tervet készíteni. Az intézkedési tervben rögzítésre kerültek a feladatok, felelősök és a végrehajtási határidők, mely által alkalmasak az ajánlások és javaslatok megvalósításának elszámoltatására, továbbá biztosítják a megtett intézkedések nyomon követését. Az ellenőrzés javaslatait, valamint a megtett intézkedéseket nyilvántartás rögzíti. A évi intézkedések alakulása (Hivatal és Kincstári Szervezet együtt): Előző év(ek)ről áthúzódó intézkedések Tárgyévi intézkedések Ebből végrehajtott Nem konkrét határidejű intézkedések Áthúzódó következő évre Előző évről áthúzódó intézkedések összesen 11 db a Polgármesteri Hivatalnál (Kincstári Szervezetnél nem volt): Gazdálkodásra vonatkozó szabályzatok felülvizsgálata: évre eső: 6 feladat volt. Bizonylatok felülvizsgálata: 16

17 2014. évre eső: 1 feladat volt. Tárgyi eszközök analitikus és főkönyvi nyilvántartása évre eső: 4 feladat volt. Tárgyévi intézkedés Polgármesteri Hivatalnál 1 db (Kincstári Szervezetnél nem volt):. Dorogi Nonprofit Kft megszűnésekor a nyilvántartás szerinti átadásának ellenőrzéséről téma: évre eső intézkedés 1 db volt. Áthúzódó következő évre Polgármesteri Hivatalnál 6 db, Kincstári Szervezetnél 3 db. Polgármesteri Hivatal: évi rendező mérleg vizsgálata téma: évre eső intézkedés 1 db A vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása, tárgyi eszközök fenntartása és fejlesztése téma: évre eső intézkedés 5 db Kincstári Szervezetnél: Gazdálkodási szabályzatok felülvizsgálata téma: évre eső intézkedés 3 db. A lejárt határidejű, de nem végrehajtott intézkedések, amelyek magas kockázatot jelentenek a belső kontrollrendszer működése szempontjából Lejárt határidejű, végre nem hajtott intézkedés nem volt. Az egyes intézkedések végrehajtásának elmaradása és annak indokai Nem volt végre nem hajtott intézkedés. Az ellenőrzési jelentések alapján készített intézkedési tervben foglaltak megvalósulását a 4. sz. melléklet mutatja be. Mellékletek 1. sz. melléklet Létszám és erőforrás 2. sz. melléklet Ellenőrzések 3. sz. melléklet Tevékenységek 4. sz. melléklet Intézkedések megvalósítása 17