NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A REKTORI HIVATAL ÜGYRENDJE SOPRON 2016 HATÁLYOS: 2016. 03. 02-TŐL
1. Általános rendelkezések (1) A Rektori Hivatal az egyetemen működő szervezeti egység, amely közreműködik az egyetem igazgatási és ügyviteli feladatainak ellátásában, segíti az egyetem vezetőinek, vezető testületeinek, önálló szervezeti egységeinek, illetve az ezek által felkért bizottságok tevékenységét. (2) A Rektori Hivatal tevékenysége során az egyetem valamennyi szervezeti egységével együttműködik, különösen a kancellári hivatallal és a dékáni hivatalokkal. (3) A Rektori Hivatal szervezeti felépítésének meghatározása és módosítása a Szenátus hatáskörébe tartozik. 2. A Rektori Hivatal fő feladatai (1) Ellátja a rektor, a ek és a főtitkár vezetői munkájával kapcsolatos adminisztratív, szervezési és protokolláris feladatokat. Szervezési és adminisztrációs hátteret biztosít a Szenátus, a Rektori Kabinet és az állandó egyetemi bizottságok munkájához. (2) Részt vesz az egyetemi szabályzatok készítésében. Figyelemmel kíséri a karokon, az oktatási és egyéb szervezeti egységekben folyó szabályzatalkotási tevékenységet annak érdekében, hogy a készülő szabályzatok összhangban legyenek a felsőbb jogszabályokkal és az egyetemi szabályzatokkal. (3) Előkészíti és segíti a magasabb vezetők felsőbb jogszabályok, egyetemi szabályzatok meghatározta hatáskörben hozandó intézkedéseit. Figyelemmel kíséri a szenátusi határozatok végrehajtását. (4) Ellátja az oktatás-, kutatás-, tudományszervezés, hazai- és nemzetközi kapcsolatok intézésével összefüggő egyetemi szintű szakigazgatási feladatokat. (5) Segíti az egyetem PR és marketing tevékenységét. 3. A Rektori Hivatal vezetése. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendje (1) A Rektori Hivatal vezetője a főtitkár. A főtitkár felett az alapvető és a szakmai irányító munkáltatói jogkört a rektor gyakorolja. (2) A Rektori Hivatal munkatársaira vonatkozóan az alapvető munkáltatói jogkört az egyetemi központ igazgató, a szakmai irányítói munkáltatói jogkört a főtitkár, ill. a ek gyakorolják a külön rektori-kancellári utasításban írtak szerint. 2
(3) A főtitkár hivatalvezetői minőségében: a.) szervezi és irányítja a Rektori Hivatal ügyintéző, ügyviteli tevékenységét; b.) összehangolja és a segíti a dékáni hivatalok ilyen irányú munkáját; c.) igazgatási kérdésekben segíti az egyetem vezetőinek munkáját; d.) elkészíti a szenátus éves ülésrendjét és munkatervét, e.) részt vesz a Szenátus üléseinek előkészítésében, ellátja a Szenátus és a Rektori Kabinet titkári teendőit; f.) szervezi és ellenőrzi a határozatok végrehajtását, gondoskodik arról, hogy a fenntartó, az érintett szervezeti egységek, az egyetemi polgárok a Szenátus határozatait, döntéseit, állásfoglalását megismerhessék; g.) gondoskodik az egyetemi határozatok, döntések jogszabályokkal való összhangjáról; h.) dönt a saját hatáskörbe tartozó igazgatási és egyéb kérdésekben; i.) a Rektori Hivatalon belül intézkedik a munkaszervezésről, a munkaköri előírások elkészítéséről; j.) gondoskodik a személyi állomány megfelelő összetételéről, elősegíti a dolgozók továbbképzését; k.) a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályoknak és egyetemi szabályzatoknak megfelelően irányítja a Rektori Hivatal gazdálkodási feladatainak végrehajtását; l.) ellátja a munkafolyamatok közbeni ellenőrzési feladatokat; m.) gondoskodik az egyetem történetének rögzítéséről, az Évkönyv kiadásáról; n.) ellátja mindazon feladatokat, melyeket számára jogszabály, szabályzat, szenátusi határozat, illetve a rektor meghatároz. 4. A Rektori Hivatal egységeinek, munkatársainak feladatai (1) A REKTORI TITKÁRSÁG feladatköre: a.) A rektor, a ek, valamint a főtitkár tevékenységével kapcsolatos igazgatási, ügyviteli, gazdálkodási tevékenység szervezése: - az időbeosztások nyilvántartása; - tárgyalások, megbeszélések, értekezletek előkészítése; - az ügyfélforgalom ütemezése, telefonok lebonyolítása; - a közvetlen levelezés lefolytatása; - a kiadott feladatok és határidők nyilvántartása; - postabontás; - az iktatás iratkezelés szabályzat szerinti végzése; b.) reprezentációs tevékenység ellátása; c.) protokolláris feladatok, kapcsolattartás: - a társintézményekkel, - felettes szervekkel (minisztériumok és más állami intézmények), - a médiával (sajtó, TV, rádió, stb.); d.) a Szenátus, a Rektori Kabinet a hatáskörbe tartozó állandó bizottságok és egyéb fórumok üléseinek előkészítése, szervezése; e.) a főtitkár utasításai szerint részvétel a szabályzatok készítésében; f.) rektori körlevelek, utasítások szerkesztése, kiküldése; g.) jegyzőkönyvek vezetése, határozatok szerkesztése, kiküldése; h.) irattári tevékenység, irattári rend kialakítása; i.) működési, reprezentációs keretek tervezése, felhasználása. 3
A Rektori Titkárság munkatársainak részletes feladatkörét a munkaköri leírások tartalmazzák. (2) A REKTORHELYETTESI IRODÁK feladata a ek munkájának segítése. A ek feladatait a Rektorhelyettesek Ügyrendje tartalmazza. A i irodák munkatársainak részletes feladatkörét a munkaköri leírások tartalmazza. 5. Záró rendelkezések (1) A Nyugat-magyarországi Egyetem Rektori Hivatalának ügyrendjét a Szenátus a 31/2015. (II.25.) sz. határozatával jóváhagyta. (2) Jelen ügyrend 2015. március 15. napján lép hatályba és egyidejűleg a Szenátus 252/2013. (XII.11.) sz. határozatával elfogadott ügyrend hatályát veszti. (3) Jelen ügyrendet a Szenátus a 18/2016. (III. 2.) sz. határozatával módosította. A módosított ügyrend 2016. március 2. napján lép hatályba. Sopron, 2016. március 2. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor 4
Nyugat-magyarországi Egyetem Rektori Hivatal szervezeti felépítése 1. sz. melléklet Rektor Általános Oktatási Tudományos és külügyi Főtitkár Rektorhelyettesi Irodák Rektori titkárság Rektori Hivatal - - - - - - - - -- - szakmai irányítás munkáltatói irányítás 5