Iktatások kezelése használati útmutató iktatók számára

SEMMELWEIS EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI FŐIGAZGATÓSÁG Iktatások kezelése használati útmutató iktatók számára T a r t a l o m j e g y z é k I. Iktatási folyamatok... 2 1. Alapvetések, segítségnyújtás... 2 1.1. Alapvetések... 2 1.2. Iratkezelési szabályzat és segítségnyújtás... 2 2. Irat típusok és irányok, elnevezések... 2 2.1. Típusok... 2 2.2. Irányok... 2 2.3. Elnevezések... 4 3. Főszámos iktatás... 4 3.1. Papír alapú és vegyes bejövő irat iktatása... 4 3.1.1. Érkeztetett bejövő papír alapú és vegyes irat iktatása... 4 3.1.2. Nem érkeztetett bejövő papír alapú és vegyes irat iktatása... 5 3.2. Papír alapú belső irat iktatása... 7 3.3. Papír alapú és vegyes kimenő irat iktatása... 8 3.4. Digitális iratok iktatása... 9 3.4.1. Digitális bejövő (e-mailek) iktatása... 9 3.4.2. Digitális belső (e-mailek iktatása)... 10 3.4.3. Digitális kimenő (e-mail) iktatása... 11 4. Aláiktatás... 12 4.1. Aláiktatás Gyorsiktatás oldaláról... 12 4.2. Aláiktatás Utóiratként Hozzáad megoldással... 12 1 / 14

I. Iktatási folyamatok 1. Alapvetések, segítségnyújtás 1.1. Alapvetések Az iktatás segítségével tesszük nyomon követhetővé, hogy szervezeti egységünk az egyes feladat- és hatáskörébe tartozó kötelezettségeit elvégezte-e. Ezen kívül az iktatás jelentősen befolyásolja az irattárazási és selejtezési eljárásainkat, így a megfelelő beállítások helyes használata nem csak a szervezeti egység, de az egész Egyetem működését megkönnyíti, korszerűsíti. A legfontosabb változás, hogy 2016-tól a szervezeti egységek egyetlen iktatókönyvben regisztrálják tevékenységüket. Ennek megfelelően az iktatási számok is a következő formátumra módosulnak: [főszám]-[alszám]/[szervezeti egység]/[év] PL: 999-3/JIF/2016 Tekintettel a közös iktatókönyv használatára, néhány szabályt feltétlen figyelembe kell vennünk az iktatás során: 1. Egy ügyiratnak (azaz egyetlen ügy összes iratának) egyetlen főszáma lehet. (Az a szervezeti egység, akihez az új ügy érkezik főszámon iktatja, utána mindenki csak alszámos iratot hozhat létre az ügyben.) 2. Az ügy gazdája az első iktatást végző szervezeti egység.(tulajdonképpen azé az ügy, aki a főszámot létrehozta) 3. Alapesetben ő jogosult kimenő küldeményeket iktatni az egyes alszámokra (azaz az Egyetemen kívüli partnereknek a főszámot létrehozó szervezeti egység küldi ki az ügyben keletkező kimenő irányú iratokat) 4. Ügyben érintett további szervezeti egységek részére a hozzáférés megadása az indító szervezeti egység feladata. (Valójában itt arról van szó, hogy a főszámot iktató szervezeti egység adja meg a hozzáférést azokhoz az iratokhoz, melyekkel a többi szervezeti egységnek is intézkedési kötelezettsége van.) 1.2. Iratkezelési szabályzat és segítségnyújtás Azt, hogy mely iratokat kell iktatnunk, illetve melyeket tilos, arra a 2016. január 1-jével megváltozott Iratkezelési Szabályzat ad eligazítást, amely megtekinthető ITT. Ezen belül annak eldöntése, hogy az adott irat iktatás köteles-e, a szervezeti egység vezetőjének kompetenciájába tartozik. Ettől függetlenül egyedi esetben lehetőség van az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság véleményét kikérni az iratkezeles@semmelweis-univ.hu elérhetőségen az eset pontos leírása mellett. Az Iratkezelési Szabályzat melléklete tartalmazza a Poszeidon használatának alapvetéseit, illetve az irattári tételszámok listáját is. Bármely az Egységes Iratkezelési Rendszerrel kapcsolatos kérdés, kérés, észrevétel fontos a számunkra, melyeket EZEN az elérhetőségen várunk. 2. Irat típusok és irányok, elnevezések Az egyes, Egyetemen használatos irattípusok és irányok a következők szerint a teljes Egyetem számára egységesen értelmezendőek. 2.1. Típusok 2.1.1. Papír alapú: Papír alapú az irat, mely csupán fizikai formában létezik. 2.1.2. Digitális: Az iratunk nem létezik papír alapon. Jellemzően az e-mailek minősülnek ennek. 2.1.3. Vegyes: Az olyan iratokat soroljuk ide, amik papír alapon és elektronikusan rendelkezésre állnak. Jellemzően ilyen az az e-mail, amit ki is nyomtatunk, vagy az a papír alapú irat, aminek a digitális másolatát a Poszeidonban tároljuk. 2.2. Irányok 2.2.1. Bejövő irány: Az Egyetemtől független külső partnertől érkező küldemények iránya. Jellemzően a Központi Postázótól fogunk kapni ilyeneket küldeményként, melyet bejövő irányúnak kell iktatni. 2.2.2. Kimenő irány: Azon iratok, melyek címzettje nem az Egyetem szervezetének tagja, hanem valamilyen külső partner. 2.2.3. Belső irány: Az Egyetem szervezeti egységei közötti iratforgalom iránya. Tipikusan, ha egyik szervezeti egység a másiknak küld iratot. 2 / 14

3 / 14

2.3. Elnevezések 2.3.1. Küldemény: A Poszeidon egy iratot küldeménynek nevez, míg nem kap iktatószámot. Leginkább csak a Központi Postázó küld ilyeneket. 2.3.2. Materiális példány: A Poszeidon a papír alapon létező (azaz vegyes és papír alapú) iratokat hív így, ha már van iktatószáma. A szervezeti egységek tudnak ilyet létrehozni és postázni. 2.3.3. Elektronikus példány: A Poszeidon így hívja a csak digitálisan létező, iktató számmal rendelkező iratokat. A szervezeti egységek tudnak ilyet létrehozni és e-mailen küldeni. 3. Főszámos iktatás Főszámos iktatásra akkor kerül sor, ha az előzményezés során kiderül, hogy egy új ügyet kell indítani. De akkor is főszámos iratot kell iktatnunk, ha előző évben kezdődött az ügy és egy újabb iratot kapunk/hozunk létre benne 2016-ban. Ez utóbbi esetben össze kell kapcsolnunk az előző évi iratokat ezzel a főszámos iktatással (lásd bővebben: iktatott iratok kezelése használati útmutató iktatók számára). 3.1. Papír alapú és vegyes bejövő irat iktatása A gyakorlatban ilyen iratokat a Központi Postázótól kapunk, és ezek korábban már érkeztetve lettek. Ezeket a Poszeidonban is át kell venni a szervezeti egység számára iktatás előtt (lásd bővebben: Küldemények kezelése használati útmutató iktatók számára). A papír alapú és a vegyes dokumentumnál csupán annyi a különbség, hogy vegyes irat esetén annak digitális képét, vagy e-mail változatát (lásd bővebben e-mail mentése útmutató) is fel kell tölteni. Ezt a megegyezik a papír alapú irat kitöltésével. (1) gomb megnyomásával lehet megtenni. Minden más esetben Tehát papír vagy vegyes bejövő irat iktatásához a Poszeidonban a gyorsiktatás menüponton (1) állva, kiválasztjuk a megfelelő típust és irányt (2-3) azaz, hogy papír alapú és bejövő dokumentumot szeretnénk iktatással (4) létrehozni. El kell döntenünk, hogy az iratunk korábban érkeztetve volt-e (5): Amennyiben kézbesítőtől kapott átadó könyvben nem szerepel iktatószám csak érkeztetési sorszám vagy postalapot kapunk, amin szintén csak érkeztetési sorszám van megadva, akkor az érkeztetett funkciónál az IGEN gombot kell választanunk. Fontos, hogy minden levelet, amit a Központi Postázótól kapunk így kell beállítani, mert az korábban biztosan érkeztetve volt. 3.1.1. Érkeztetett bejövő papír alapú és vegyes irat iktatása 4 / 14

Itt megjelenik a korábbi érkeztetés funkció (6): Itt kiválasztó gomb megnyomásával felbukkanó választólistából az érkeztetési sorszámra, szűrve kikeressük a küldeményt, amit az irat kapott a Központi Postázótól. Ügyintéző szervezetet (7) csak akkor kell kitölteni, ha tudjuk, hogy az iktatandó dokumentumot rögtön el szeretnénk postázni egy másik szervezeti egységnek. Ebben az esetben azt a szervezeti egységet kell beírni, amelyiknek az iktatott materiális példányt el szeretnénk küldeni. Tárgy (8) az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta (9) jelölése nem kötelező. Csak akkor válasszunk ki valamit, ha biztosan tudjuk, hogy az irat milyen fajtájú. Egyébként hagyjuk üresen. Mellékletek száma (10) megadása kötelező, ha van. Ebben az esetben meg kell adnunk a melléklet fajtáját (11) is. Másodlat (12): Olyan az eredetivel teljesen megegyező dokumentum, aminek a hitelesítése is eredeti. Ha van, kötelező annak számát jelölni. (12) Főszám(13): Főszámos iktatás esetén az automatikust mindig ki kell pipálni. Biztonsági minősítés(14): Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk be. Ha bizalmasra vagy szigorúan bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód (15): Minden papíron létező (tehát papír alapú és vegyes típusú) iratra kötelező a vonalkód feltétele. Azon iratok, melyek a Központi Postázón keresztül érkeznek, már rendelkeznek ilyen vonalkóddal, melyet ebbe a mezőbe kell felvinni. Ezen kívül minden szervezeti egységünknél keletkező papír formában létező iratra is fel kell ragasztani. Irattári tételszám (16): Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Hozzáférők (17): ezen a mezőn lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A házikóval szervezeti egységeknek, az emberkével pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, előre meghatározott csoportokat egy gombnyomással hozzá tudunk adni. Megjegyzés (18): Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az irattal dolgozik, valamint jelezni kell, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Minden mást, ami a munkánkat segíti továbbra is ide be lehet írni. Ha minden adatot kitöltöttünk, a mentés (19) gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást. 3.1.2. Nem érkeztetett bejövő papír alapú és vegyes irat iktatása 5 / 14

Érkeztetésnél csak akkor kell a NEM gombot (5) választanunk, ha az irat soha nem járt a Központi Postázóban. Pl: külső partnerünk személyesen hozza be az iratát vagy véletlenül a szervezeti egységnek hozza ki a levelet a Magyar Posta, vagy külső futár hozza hozzánk a küldeményt. Ebben az esetben nem jelenik meg a korábbi érkeztetés mező, hanem nekünk kell kitöltenünk az alap adatokat is: Ügyintéző szervezetet (7) csak akkor kell kitölteni, ha tudjuk, hogy az iktatandó dokumentumot rögtön el szeretnénk postázni egy másik szervezeti egységnek. Ebben az esetben azt a szervezeti egységet kell beírni, amelyiknek az iktatott materiális példányt el szeretnénk küldeni. Tárgy (8) az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta (9) jelölése nem kötelező. Csak akkor válasszunk ki valamit, ha biztosan tudjuk, hogy az irat milyen fajtájú. Egyébként hagyjuk üresen. Mellékletek száma (10) megadása kötelező, ha van. Ebben az esetben meg kell adnunk a melléklet fajtáját (11) is. Másodlat (12): Olyan az eredetivel teljesen megegyező dokumentum, aminek a hitelesítése is eredeti. Ha van, kötelező annak számát jelölni. (12) Főszám (13): Főszámos iktatás esetén az automatikust mindig ki kell pipálni. Biztonsági minősítés (14): Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk be. Ha bizalmasra vagy szigorúan bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód (15): Minden papíron létező (tehát papír alapú és vegyes típusú) iratra kötelező a vonalkód feltétele. Azon iratok, melyek a Központi Postázón keresztül érkeznek, már rendelkeznek ilyen vonalkóddal, melyet ebbe a mezőbe kell felvinni. Ezen kívül minden szervezeti egységünknél keletkező papír formában létező iratra is fel kell ragasztani. Irattári tételszám (16): Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Hozzáférők (17): ezen a mezőn lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A házikóval szervezeti egységeknek, az emberkével pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, előre meghatározott csoportokat egy gombnyomással hozzá tudunk adni. Megjegyzés (18): Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az irattal dolgozik, valamint jelezni kell, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Minden mást, ami a munkánkat segíti továbbra is ide be lehet írni. (Ha használunk irattári helyet, vagy kapcsolódó személyként adunk meg ügyintézőt, akkor nincs szükség ezen adatoknak az itt történő rögzítésére) Kézbesítés módja (20): Itt kell megadni, hogyan kaptuk a dokumentumot. Opcionálisan kiválasztandó a megfelelő. 6 / 14

Feladó/átadó szervezet vagy személy (21): az a személy vagy szervezet, akitől az iratot kapta az Egyetem. Kötelező adat. Ha nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban (lásd bővebben: iktatott iratok kezelése használati útmutató iktatók számára). Feladó postai címe (22): Az elsődleges címet hozza fel a rendszer, ha a cím hibás, vagy több cím van, a választó gomb megnyomásával ki lehet választani a megfelelőt. Ha a jó cím nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban (lásd bővebben: iktatott iratok kezelése használati útmutató iktatók számára). Feladó iktatási száma (23): Amennyiben a beérkező irat küldője olyan iratot küld, amit ellátott a saját iktató, vagy hivatkozási számával, azt itt kötelező jelölni. Címzett szervezet (24): Kötelezően töltendő mező. Alapból a saját szervezeti egységünket hozza fel. Amennyiben már az iktatással el szeretnénk postázni egy másik szervezeti egységnek az iratot, akkor ezt is át kell írni arra a szervezeti egységre, amelynek az iratot küldeni szeretnénk. Csak akkor lesz sikeres a postázás, ha megegyezik az ügyintéző szervnél (7) szereplő szervezeti egységgel. Ha minden adatot kitöltöttünk, a mentés (19) gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást. 3.2. Papír alapú belső irat iktatása Ezekben az esetekben a Poszeidonban a gyorsiktatás menüponton (1) állva, kiválasztjuk a megfelelő típust és irányt (2-3) azaz, hogy papír alapú és belső dokumentumot szeretnénk iktatással (4) létrehozni. Ügyintéző szervezetet (7) csak akkor kell kitölteni, ha tudjuk, hogy az iktatandó dokumentumot rögtön el szeretnénk postázni egy másik szervezeti egységnek. Ebben az esetben azt a szervezeti egységet kell beírni, amelyiknek az iktatott materiális példányt el szeretnénk küldeni. Mivel itt található Címzett szervezet (24) mező is, csak akkor lesz sikeres a postázás, ha mindkét mezőben ugyanannak a szervezeti egységnek a neve szerepel. Tárgy (8) az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta (9) jelölése nem kötelező. Csak akkor válasszunk ki valamit, ha biztosan tudjuk, hogy az irat milyen fajtájú. Egyébként hagyjuk üresen. Mellékletek száma (10) megadása kötelező, ha van. Ebben az esetben meg kell adnunk a melléklet fajtáját (11) is. Másodlat (12): Olyan az eredetivel teljesen megegyező dokumentum, aminek a hitelesítése is eredeti. Ha van, kötelező annak számát jelölni. (12) Főszám (13): Főszámos iktatás esetén az automatikust mindig ki kell pipálni. Biztonsági minősítés (14): Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk be. Ha bizalmasra vagy szigorúan bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód (15): Minden papíron létező (tehát papír alapú és vegyes típusú) iratra kötelező a vonalkód feltétele. Azon iratok, melyek a Központi Postázón keresztül érkeznek, már rendelkeznek ilyen vonalkóddal, melyet ebbe a mezőbe kell felvinni. Ezen kívül minden szervezeti egységünknél keletkező papír formában létező iratra is fel kell ragasztani. 7 / 14

Irattári tételszám (16): Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Hozzáférők (17): ezen a mezőn lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A házikóval szervezeti egységeknek, az emberkével pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, előre meghatározott csoportokat egy gombnyomással hozzá tudunk adni. Megjegyzés (18): Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az irattal dolgozik, valamint jelezni kell, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Minden mást, ami a munkánkat segíti továbbra is ide be lehet írni. (Ha használunk irattári helyet, vagy kapcsolódó személyként adunk meg ügyintézőt, akkor nincs szükség ezen adatoknak az itt történő rögzítésére) Címzett szervezet (24): Kötelezően kitöltendő mező. Alapból a saját szervezeti egységünket hozza fel. Amennyiben már az iktatással el szeretnénk küldeni (postázni) egy másik szervezeti egységnek az iratot, akkor ezt is át kell írni arra a szervezeti egységre, amelynek az iratot küldeni szeretnénk. Csak akkor lesz sikeres az elküldés (postázás), ha megegyezik az ügyintéző szervnél (7) szereplő szervezeti egységgel. Ha minden adatot kitöltöttünk, a mentés (19) gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást. 3.3. Papír alapú és vegyes kimenő irat iktatása Ezekben az esetekben a Poszeidonban a gyorsiktatás menüponton (1) állva, kiválasztjuk a megfelelő típust és irányt (2-3) azaz, hogy papír alapú és kimenő dokumentumot szeretnénk iktatással (4) létrehozni. Kézbesítés Módja (5): Itt a legördülő listából azt kell kiválasztani, hogy milyen módon szeretnénk feladatni a Központi Postázóval. Pipálni nem kötelező, de lehetséges. A Poszeidonos kiválasztás mellett a borítékra is rá kell írni. Fontos, hogy a tértivevényt és az ajánlószelvényt továbbra is nekünk kell kitölteni! Feladó iktatási száma (6): Ha az, aki levelet küldött nekünk jelzi a saját iktatószámát, amire hivatkoznunk kell, a válaszlevelünkben itt lehet kitölteni. Címzett szervezet (7) / Címzett személy (7): Kötelezően kitöltendő mező. Azt kell kiválasztani, akinek az iratot küldjük. Ha szervezetnek küldjük a címzett szervezetet jelöljük ki, ha a címzett egy magánszemély, úgy a címzett szervezetet választjuk. Ha egy partnerszervezet adott személyének küldjük az iratot, mindkettőt ki kell tölteni. Tárgy (8) az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta (9) jelölése nem kötelező. Csak akkor válasszunk ki valamit, ha biztosan tudjuk, hogy az irat milyen fajtájú. Egyébként hagyjuk üresen. Mellékletek száma (10) megadása kötelező, ha van. Ebben az esetben meg kell adnunk a melléklet fajtáját (11) is. 8 / 14

Másodlat (12): Olyan az eredetivel teljesen megegyező dokumentum, aminek a hitelesítése is eredeti. Ha van, kötelező annak számát jelölni. (12) Főszám (13): Főszámos iktatás esetén az automatikust mindig ki kell pipálni. Biztonsági minősítés (14): Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk be. Ha bizalmasra vagy szigorúan bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód (15): Minden papíron létező (tehát papír alapú és vegyes típusú) iratra kötelező a vonalkód feltétele. Azon iratok, melyek a Központi Postázón keresztül érkeznek, már rendelkeznek ilyen vonalkóddal, melyet ebbe a mezőbe kell felvinni. Ezen kívül minden, a szervezeti egységünknél keletkező papír formában létező iratra is fel kell ragasztani. Irattári tételszám (16): Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Hozzáférők (17): ezen a mezőn lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A házikóval szervezeti egységeknek, az emberkével pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, előre meghatározott csoportokat egy gombnyomással hozzá tudunk adni. Megjegyzés (18): Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az irattal dolgozik, valamint jelezni kell, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Minden mást, ami a munkánkat segíti továbbra is ide be lehet írni. (Ha használunk irattári helyet, vagy kapcsolódó személyként adunk meg ügyintézőt, akkor nincs szükség ezen adatoknak az itt történő rögzítésére) Ha minden adatot kitöltöttünk, a mentés (19) gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást. 3.4. Digitális iratok iktatása Ezek az e-mailek iktatását jelentik. Hogy hogyan kell lementeni egy e-mailt a számítógépre, bővebben megtalálható az email mentése útmutatóban. 3.4.1. Digitális bejövő (e-mailek) iktatása Tehát digitális bejövő irat iktatásához a Poszeidonban a gyorsiktatás menüponton (1) állva, kiválasztjuk a megfelelő típust és irányt (2-3) azaz, hogy digitális bejövő e-mailt (4) szeretnénk iktatással (5) létrehozni. Ez soha nem lehet érkeztetett, így az Éreztetettnél mindig a nemet kell választani (6). Feladó/átadó szervezet vagy személy (7): az a személy vagy szervezet, akitől az iratot kapta az Egyetem. Kötelező adat. Ha nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban (lásd bővebben: iktatott iratok kezelése használati útmutató iktatók számára). Feladó e-mail címe (8): Az elsődleges címet hozza fel a rendszer, ha a cím hibás, vagy több cím szerepel, a választó gomb megnyomásával ki lehet választani a megfelelőt. Ha a jó cím nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban (lásd bővebben: iktatott iratok kezelése használati útmutató iktatók számára). 9 / 14

Címzett szervezet (9): Kötelezően töltendő mező. Alapból a saját szervezeti egységünket hozza fel. Amennyiben már az iktatással el szeretnénk küldeni e-mailen egy másik szervezeti egységnek a levelet, akkor ezt is át kell írni arra a szervezeti egységre, amelynek az iratot küldeni szeretnénk. Tárgy (10) az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta (11) jelölése nem kötelező. Csak akkor válasszunk ki valamit, ha biztosan tudjuk, hogy az irat milyen fajtájú. Egyébként hagyjuk üresen. Mellékletek száma (12) megadása kötelező, ha van. Ebben az esetben meg kell adnunk a melléklet fajtáját (13) is. Főszám (14): Főszámos iktatás esetén az automatikust mindig ki kell pipálni. Biztonsági minősítés (15): Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk be. Ha bizalmasra vagy szigorúan bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Irattári tételszám (16): Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. E-mail feltöltése (17): Kötelező adat. A számítógépünkön lévő e-mailt fel kell tölteni. Ezt a gomb megnyomásával lehet megtenni. Hozzáférők (18): ezen a mezőn lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A házikóval szervezeti egységeknek, az emberkével pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, előre meghatározott csoportokat egy gombnyomással hozzá tudunk adni. Megjegyzés (19): Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az irattal dolgozik, valamint jelezni kell, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Minden mást, ami a munkánkat segíti továbbra is ide be lehet írni. (Ha használunk irattári helyet, vagy kapcsolódó személyként adunk meg ügyintézőt, akkor nincs szükség ezen adatoknak az itt történő rögzítésére) Ha minden adatot kitöltöttünk, a mentés (20) gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást. 3.4.2. Digitális belső (e-mailek iktatása) Tehát digitális belső e-mail iktatásához a Poszeidonban a gyorsiktatás menüponton (1) állva, kiválasztjuk a megfelelő típust és irányt (2-3) azaz, hogy digitális bejövő e-mailt szeretnénk iktatással (4) létrehozni. Feladó/átadó szervezet (5): az a személy vagy szervezet, akitől az iratot kapta az Egyetem. Kötelező adat. Ha nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban (lásd bővebben: iktatott iratok kezelése használati útmutató iktatók számára). 10 / 14

Címzett szervezet (6): Kötelezően töltendő mező. Amennyiben már az iktatással el szeretnénk küldeni e-mailen egy másik szervezeti egységnek a levelet, akkor ezt is át kell írni arra a szervezeti egységre, amelynek az iratot küldeni szeretnénk. Ha több szervezeti egységnek szeretnénk elküldeni, akkor azok nevét javasolt a tárgyba beírni a könnyebb visszakeresés miatt. Fontos, hogy több szervezetnek való küldés esetén is csak egy címzettet tudunk megadni, de a hozzáférést (15) minden címzettnek meg kell adni. Tárgy (7) az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Ha több szervezeti egységnek szeretnénk elküldeni, akkor azok nevét javasolt a tárgyba beírni a könnyebb visszakeresés miatt. Fajta (8) jelölése nem kötelező. Csak akkor válasszunk ki valamit, ha biztosan tudjuk, hogy az irat milyen fajtájú. Egyébként hagyjuk üresen. Mellékletek száma (9) megadása kötelező, ha van. Ebben az esetben meg kell adnunk a melléklet fajtáját (10) is. Főszám (11): Főszámos iktatás esetén az automatikust mindig ki kell pipálni. Biztonsági minősítés (12): Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk be. Ha bizalmasra vagy szigorúan bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Irattári tételszám (13): Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. E-mail feltöltése (14): Kötelező adat. A számítógépünkön lévő e-mailt fel kell tölteni. Ezt a gomb megnyomásával lehet megtenni. Fontos, hogy ilyen e-mailt csak az iktatás után szabad elküldeni úgy, hogy az e-mailünk tárgyában ott az iktatási szám! Hozzáférők (15): ezen a mezőn lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A házikóval szervezeti egységeknek, az emberkével pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, előre meghatározott csoportokat egy gombnyomással hozzá tudunk adni. Fontos, hogy több szervezetnek való küldés esetén is csak egy címzettet tudunk megadni. A többi címzett szervezeti egység megadása a hozzáférés (15) pontnál lehetséges. Ezt minden címzettnek meg kell adni. Megjegyzés (16): Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az irattal dolgozik, valamint jelezni kell, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Minden mást, ami a munkánkat segíti továbbra is ide be lehet írni. (Ha használunk irattári helyet, vagy kapcsolódó személyként adunk meg ügyintézőt, akkor nincs szükség ezen adatoknak az itt történő rögzítésére) Ha minden adatot kitöltöttünk, a mentés (17) gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást. 3.4.3. Digitális kimenő (e-mail) iktatása Mivel az Egyetem nem rendelkezik digitális aláírással, így Egyetemen kívülre nem lehet e-mailt küldeni, csak ha papír alapon postán is megküldjük. Így ilyen típus és irány iktatása tiltott. Erre a Kimenő vegyes irányt és típust kell alkalmazni és itt az e-mail mellé a papír változatot postán is meg kell küldeni. 11 / 14

4. Aláiktatás Mivel egy ügynek egy főszáma lehet, ha főszámos irattal dolgozunk, mi mindenképp alszámos irattal kapcsolódhatunk hozzá csak. 4.1. Aláiktatás Gyorsiktatás oldaláról Gyorsiktatás menüponton állva (1) a választott típusunknak és irányunknak megfelelően kitöltött iktató felületünkön a főszámnál az automatikus elől kivesszük a pipát (2). A megjelenő kötelező mezőben kikeressük azt a főszámot, ami alá szeretnénk iktatni (3). Minden kitöltésénél a főszámos iktatás szabályai szerint járunk el. Ha jól csináltuk az újonnan megjelenő kötelező mezőben az a főszám szerepel, ami alá szeretnénk iktatni. 4.2. Aláiktatás Utóiratként Hozzáad megoldással Ennek az aláiktatásnak az ismeretére azért van szükség, ha Olyan iratunk van, aminek a főszámát nem mi hoztuk létre és a főszámot létrehozó szervezeti egység nem adott nekünk hozzáférést és az iratot olyan szervezeti egység küldte nekünk, aki szintén nem a főszámot létrehozó szervezet, ebben az esetben nem fogunk tudni a gyorsiktatás felületről aláiktatni, ugyanis nem fogjuk megtalálni a főszámot. 12 / 14

Iratok menüponton (1) kikeressük az iratot, amiben aláiktatni szeretnénk (2), majd megnyomjuk az Utóiratként hozzáad gombot (3). Tárgy (1) az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta (2) jelölése nem kötelező. Csak akkor válasszunk ki valamit, ha biztosan tudjuk, hogy az irat milyen fajtájú. Egyébként hagyjuk üresen. 13 / 14

Vonalkód (3): Itt minden esetben kötelező megadni. Minden papíron létező (tehát papír alapú és vegyes típusú) iratra kötelező a vonalkód feltétele. Azon iratok, melyek a Központi Postázón keresztül érkeznek, már rendelkeznek ilyen vonalkóddal, melyet ebbe a mezőbe kell felvinni. Ezen kívül minden szervezeti egységünknél keletkező papír formában létező iratra is fel kell ragasztani. Irattári tételszám (4): Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Hozzáférők (-): ezen a felületen nem lehet megadni, de utólag, ha létrehoztuk az iratot beállítható. Megjegyzés (5): Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az irattal dolgozik, valamint jelezni kell, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Minden mást, ami a munkánkat segíti továbbra is ide be lehet írni. (Ha használunk irattári helyet, vagy kapcsolódó személyként adunk meg ügyintézőt, akkor nincs szükség ezen adatoknak az itt történő rögzítésére) Biztonsági minősítés (6): Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk be. Ha bizalmasra vagy szigorúan bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Ha minden adatot kitöltöttünk, a mentés (7) gombbal létrehozunk egy alszámos iktatást. Fontos, hogy ez a megoldás mindig egy belső papír alapú dokumentumot hoz létre, amit nem tudunk közvetlenül egy másik szervezeti egységnek elküldeni, ehhez külön postázás szükséges. 14 / 14