FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ A GAMF KAR SZAKDOLGOZATI RENDSZERÉHEZ http://www.kefo.hu/gamfszakdolgozat/ 1. Felhasználói név és jelszó A szakdolgozati rendszerben a tanszéki adminisztrátorok adatainak bevitele a rendszer üzemeltetője által történik, a legfontosabb adatok módosítására a rendszeradminisztrátor jogosult. A rendszerbe való belépéshez felhasználói névként a főiskolai elektronikus levélcímet kell használni a teljes alakjában (x.y@gamf.kefo.hu). A kezdeti jelszót a rendszeradminisztrátortól lehet átvenni, a későbbiekben a jelszó bármikor módosítható (ld. 4. fejezet). A belépésre a felső menüsorban megtalálható Belépés menüpontot használhatja. A belépés után a nyitó képernyőn a használható funkciókat összefoglaló táblázatot láthatja (1. ábra), ebben kiemelésre kerül, ha a rendszerben döntések várnak rögzítésre. 1. ábra. A bejelentkező oldal a feladatok kiemelésével A rendszer a főiskolai elektronikus levélcímre küldi a szakdolgozati feladatokkal kapcsolatos értesítéseit (a további fejezetekben mindenütt jelezzük, ha egy eseményről a rendszer levelet küld). 2. Szakdolgozati feladatlapok kezelése 2.1. Az alapértelmezett félév beállítása, a feladatlapok megtekintése A Feladatlap kezelése menüben van lehetősége a szakdolgozati feladatlapokkal kapcsolatos tevékenységek elvégzésre. A képernyő jobb felső sarkában (2. ábra) módosíthatja az alapértelmezett félévet. A beállított félévet a rendszer megjegyzi, így a félév során nem szükséges ennek módosítása. 2. ábra. Az alapértelmezett félév beállítása Az oldal további részén az adott félévre feltöltött, a tanszékhez tartozó feladatlapok listáját láthatja (3. ábra). A második oszlopban a hallgató neve és EHA-kódja, a dolgozat címe és a konzulens neve olvasható. A harmadik oszlop a dolgozat aktuális állapotát adja meg, a negyedik oszlopban van lehetőség a dolgozat állapotától függően elérhető műveletek végrehajtására.
Amíg a konzulens nem fogadja el a feladatlapot (az Állapot mezőben Feltöltött feladatlap; a konzulens döntésére vár. felirat szerepel 3. ábra), addig csak a feladatlap megtekintésére van lehetőség. Ehhez a feladatlap sorában szereplő ikont kell kiválasztani. Ez az ikon a feladat minden állapotában elérhető. 3. ábra. A feltöltött feladatlapok listájának egy eleme A megjelenített feladatlapon (4. ábra) a feladatlap valamennyi adata szerepel, ezenkívül a hallgató által megadott elektronikus levélcímre kattintással levélírást kezdeményezhet a hallgatónak (amennyiben a számítógépén beállításra került az alapértelmezett levelezőprogram). 2.2. A feladatlapok szűrése 4. ábra. A feladatlap tartalmának megtekintése Az adott félévhez tartozó feladatlapok szűrhetőek a feladatlap állapota illetve a hallgató neve szerint (5. ábra). A szűrési művelet időt vehet igénybe, a művelet végrehajtása alatt a szűrőmező bal felső sarkában animált ikon látható. 5. ábra. A feladatlapok szűrése
A névre és az állapotra való szűrést a program egyidejűleg figyelembe veszi. Az állapot szerinti szűrésnél bizonyos állapotok esetén további szűrési lehetőségek jelennek meg. Így pl. az 5. ábrán a szűrő 2-4. sora azért látható, mert az első sorban a Konzulens elfogadta állapotra történt szűrés. Hasonlóan, ha a 4. sorban a Tanszék elfogadta állapotra, majd a 6. sorban a Beadható állapotra szűrünk, akkor további szűrőfeltételek jelennek meg (6. ábra). 6. ábra. A szűrés összes lehetősége 2.3. A kinyomtatott feladatlap beérkezésének rögzítése Ha a konzulens jóváhagyta a feladatot, akkor az elérhető műveletek ikonjai megváltoznak (7. ábra). A konzulens jóváhagyása után a hallgató kinyomtatja a feladatlapot, majd aláírás után eljuttatja a felelős tanszékre. Az Állapot mezőben többek között az aláírt feladatlap még nem érkezett be szöveg is olvasható. 7. ábra. A feladatlap állapot a konzulens jóváhagyása után A kinyomtatott, aláírt feladatlap beérkezésének tényét a ikon segítségével rögzítheti. Az ellenőrző kérdésre (8. ábra) adott OK válasz esetén az Állapot mezőben az aláírt feladatlap beérkezett szöveg jelenik meg, erről a hallgató elektronikus levélben automatikus értesítést kap. 8. ábra. Ellenőrző kérdés a feladatlap beérkezéséről Ha a hallgató a későbbiekben valamelyik feladatpont módosítását kéri, és azt a konzulens jóváhagyja, akkor a hallgatónak új feladatlapot kell nyomtatnia. Ebben az esetben az új feladatlap beérkezését ismételten rögzíteni kell. A feladatpont-módosítás jóváhagyásáról a rendszer elektronikus levelet küld a tanszéki adminisztrátornak. 2.4. A feladat tanszéki jóváhagyásának/elvetésének rögzítése A feladatlap elfogadásáról vagy elutasításáról hozott tanszéki döntést a feladatlap sorában szereplő ikon hatására megjelenő oldalon rögzítheti (9. ábra). A Jóváhagyás vagy Elutasítás
lehetőség kiválasztásával rögzítheti döntést, a Mégse gombbal a döntés rögzítését későbbre halasztva visszatérhet a Feladatlapok kezelése oldalhoz. A döntésről a hallgató és a konzulens elektronikus levélben és a szakdolgozati rendszeren keresztül egyaránt tájékoztatást kap. Elutasítás esetén ha még nem járt le a feladatlap beadási határideje a hallgatónak lehetősége van a feladatlap módosítására és újbóli benyújtására. A feladatlap elfogadása esetén a táblázat Állapot mezőjében többek között A tanszék elfogadta a feladatlapot felirat jelenik meg. 9. ábra. A feladatlap jóváhagyásának vagy elutasításának rögzítése 2.5. Titkosítási kérelem tudomásul vétele Ha a hallgató a szakdolgozatát nem a tanszéken készíti, akkor a cég kérheti a dolgozat titkosítását. A kérést a hallgató rögzíti a rendszerben, megadva a titkosítás időtartamát (erről mind a konzulens, mind a tanszéki adminisztrátor elektronikus levélben értesül). Az Állapot mezőben a hallgató titkosítást kért felirat is olvasható (10. ábra). 10. ábra. A feladat állapota titkosítás kérése esetén Ezt követően a hallgató kinyomtatja a kérelmet, aláíratja azt a cégnél, ezután leadja a felelős tanszéken. A kérelem beérkezésének tényét a tanszéki adminisztrátor a feladat sorában található ikon segítségével rögzítheti. Az ikon kiválasztásakor megjelenő ellenőrző kérdésre (11. ábra) adott OK válasz jelzi, hogy a tanszék tudomásul vette a titkosítás tényét (a későbbiekben ilyenkor a rendszer a bekötésre szánt feladatlappal együtt a titkosítási záradékot is elkészíti). A rögzítést követően a titkosítási kérelem elfogadásáról a hallgató és a konzulens is elektronikus levélben értesül. Az Állapot mezőben ezután a titkosítás jóváhagyva szöveg is olvasható. 11. ábra. A titkosítási kérelem beérkezésének rögzítése Amennyiben a cég később eltekint a titkosítástól, úgy azt a hallgató ismételten kérelem formájában rögzíti. A kérelem beérkezését ebben az esetben is az előzőeknek megfelelően kell rögzíteni.
2.6. A feladat következő félévre való átvitelének kérése A hallgató amennyiben láthatóan nem tudja feladatát az adott félévben befejezni kérheti a feladatlap átvitelét a következő félévre (erről a konzulens és a tanszéki adminisztrátor is elektronikus levélben értesül). Ilyen esetben az Állapot mezőben a hallgató áthelyezést kért a következő félévre felirat szerepel (12. ábra). A kérést minden esetben csak jóváhagyni kell, hiszen ez a hallgató döntése. A kérés tudomásul vételéhez a ikont kell választani. Az ikon csak akkor jelenik meg, ha a rendszerben már szerepel a következő félév is! Az ellenőrző kérdésre adott OK válasz esetén a feladatlap az aktuális félévben Áthelyezve a következő félévre. állapotú lesz, a következő félévben pedig megjelenik egy új, az előzővel azonos tartalmú feladatlap. Ezt az új feladatlapot a korábbiakban leírtaknak megfelelően a konzulensnek és a tanszéknek ismételten jóvá kell majd hagynia. 12. ábra. A feladat állapota következő félévre való átvitel kérése esetén 2.7. Új belső konzulens rendelése a feladathoz A tanszéknek a tanszékvezető döntése alapján a feladatlap-beadási illetve konzultációs időszakban lehetősége van arra, hogy a feladathoz új belső konzulenst rendeljen. Ennek oka lehet pl. a konzulens túlterheltsége vagy tartós betegsége. Az új konzulens hozzárendeléséhez a feladatlap sorában szereplő ikont kell kiválasztani. A 13. ábrán látható űrlapon van lehetőség a konzulens változtatására és az indoklás rövid megfogalmazására. Ha valóban történt változás, akkor a Mentés gomb kiválasztásával az új hozzárendelés megtörténik, és mind a hallgató, mind a két érintett konzulens levelet kap a változásról. A levél az indoklást nem tartalmazza, csak a rendszernapló számára kerül rögzítésre. 13. ábra. Új belső konzulens rendelése a feladathoz 2.8. A feladatlapok exportálása CSV-állományba A feladatlapok táblázata felett található Exportálás CSV-állományba hivatkozás segítségével az aktuális félév feladatlapjait CSV-állományba exportálhatja. Az állományt a leggyakrabban használt táblázatkezelők (Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc) közvetlenül megnyitják, ezt követően formázhatóak, rendezhetőek a táblázat adatai, majd a táblázatkezelő saját formátumában menthetők. A szakdolgozatokba bekötendő feladatlapok elkészítéséhez nincs szükség az adatok exportálására, mert a programból a feladatlapok (és a titkosított dolgozatok titoktartási nyilatkozata) közvetlenül nyomtathatók.
3. Konzulensek és bírálók kezelése 3.1. Konzulensek kezelése A tanszéken dolgozó, konzultációs feladatokat is ellátó kollégák adatainak kezelésére az Admin oldalak / Felhasználók / Konzulensek menüpont szolgál (14. ábra). (Az egérrel nem kell kattintani az Admin oldalak és a Felhasználók menüponton, elegendő csak a menüpont fölé húzni.) 14. ábra. A konzulensek kezelésének menüpontja A megjelenő listában (15. ábra) a konzulensek legfontosabb adatai, aktív vagy inaktív állapota és az adatainak szerkesztését lehetővé tévő gomb látható. Az inaktív konzulensek nem tudnak a rendszerbe belépni, és a hallgatók sem választhatják őket konzulensnek, ezért csak azokat állítjuk be inaktívnak, akik már nem látnak el konzulensi feladatokat (az inaktív konzulensek adatai szürke betűkkel jelennek meg). A lista a táblázat felett található mező segítségével szűrhető a név tetszőleges részlete alapján. 3.1.1. Új konzulens felvétele 15. ábra. A tanszéken dolgozó konzulensek listájának részlete Új konzulens felvételéhez kattintson a táblázat alsó sorában található Új konzulens felvétele gombra. A megjelenő űrlapon (16. ábra) megadhatja a konzulens nevét, elektronikus levélcímét, beosztását és jelszavát. Ügyeljen az elektronikus cím pontos megadására, mert a rendszer erre a címre küldi majd az értesítéseket a konzulens számára! 16. ábra. Űrlap új konzulens felvételéhez A jelszó 4-20 karakterből állhat, nem tartalmazhatja a \, /, ", % és * karaktereket. Az adott jelszót gondosan jegyezze fel, mert a konzulens jelszavát a tanszéki adminisztrátor a későbbiekben
nem tudja módosítani! A feljegyzett jelszót adja át a konzulensnek, ő belépés után a fenti korlátozásokkal tetszőlegesen megváltoztathatja a jelszavát. Az összes mező kitöltése után a Mentés gombbal véglegesítheti az adatokat. A konzulens ezt követően a megadott elektronikus címmel és jelszóval tud belépni a rendszerbe. Ha az adatok nem megfelelőek (pl. nem került kitöltésre az összes mező, vagy már szerepel a megadott elektronikus cím a rendszerben), akkor az űrlap ismételten megjelenik, felette olvasható(ak) a hibaüzenetek (17. ábra). A hibák javítása után az űrlap menthető. 17. ábra. Hibaüzenet új konzulens adatainak hibás megadásakor 3.1.2. Konzulens adatainak módosítása Ha valamelyik konzulens adatainak változtatására van szükség (pl. a titulus megváltozása vagy inaktiválás esetén), akkor az adott konzulens sorában található ikont válassza. Ekkor a 16. ábrához hasonló űrlap jelenik meg, kitöltve a konzulens adataival. További eltérés, hogy a Jelszó rovatban -- A jelszó nem módosítható! -- felirat látható (a jelszó módosítására csak a konzulens és a rendszeradminisztrátor jogosult). A szükséges (és megfelelő) módosítások megadása után a változások menthetőek a Mentés gomb segítségével. 3.2. Bírálók kezelése A szakdolgozatok külső bírálóit az Admin oldalak / Felhasználók / Bírálók menüpontban találhatja meg. A megjelenő oldalon két táblázat található: az elsőben az adott tanszéken bírálói feladatot ellátó szakemberek neve, elektronikus levélcíme és munkahelye látható (18. ábra); a másodikban mindazok a bírálók, akik más tanszékeken már bírálóként szerepelnek (19. ábra). Mindkét lista szűrhető a bíráló nevének tetszőleges részlete alapján. Eddig nem szereplő bíráló kétféle módon jelenhet meg az adott tanszék listájában: a más tanszéken már szereplő bírálók listájából való kiválasztással (3.2.1. fejezet) vagy új bíráló felvételével (3.2.2. fejezet). A felvitt vagy a tanszékhez kapcsolt bírálók nem törölhetőek! 18. ábra. A tanszéken külső bírálóként működő szakemberek A tanszékhez kapcsolódó bírálók számára a Műveletek oszlopában található ikon segítségével bármikor lehetőség van a bíráló számára szóló felkérő levél nyomtatására. A felkérő levél tartalmazza a program elérhetőségét és a belépéshez szükséges adatokat is. 3.2.1. Bíráló tanszékhez kapcsolása Ha a bírálónak felkérni kívánt szakember már szerepel a más tanszékek által felvitt bírálók listájában (19. ábra), akkor a megfelelő sor végén szereplő ikon megnyomásával (ellenőrző
kérdés nélkül!) a tanszékhez csatolhatjuk a kívánt bírálót. A bíráló természetesen azon tanszék listájában is szerepelni fog, amelyik őt korábban felvitte. 19. ábra. A más tanszékek listájában már szereplő bírálók listája A tanszékhez kapcsolásról a bíráló nem kap értesítést elektronikus levélben, mert ezzel a művelettel a korábban megadott hozzáférési adatai nem változnak. A tanszékhez kapcsolás után a bíráló adatai közül a munkahely szerkeszthetővé válik ( ikon), a munkahely megnevezése ugyanannál a bírálónál tanszékenként eltérő is lehet. A bíráló neve, elektronikus levélcíme és jelszava nem módosítható. Ezen adatok módosítását a rendszeradminisztrátor tudja elvégezni, a jelszó módosítását pedig a külső bíráló is. 3.2.2. Új bíráló felvétele A tanszékhez tartozó bírálók táblázatának (18. ábra) alsó sorában található Új bíráló felvétele gomb segítségével veheti fel azokat a bírálókat, akik egyik táblázatban sem szerepelnek. A bíráló adatainak űrlapján (20. ábra) minden adat megadása kötelező! 20. ábra. Új bíráló felvételének űrlapja Ügyeljen az elektronikus cím pontos megadására, mert a rendszer erre a címre küldi majd az értesítéseket a bíráló számára! A jelszó 4-20 karakterből állhat, nem tartalmazhatja a \, /, ", % és * karaktereket. Az összes mező kitöltése után a Mentés gombbal véglegesítheti az adatokat. A bírálónak az elérés módjáról és a felhasználói adatokról szóló levelet a 3.2. fejezet bevezetőjében írtaknak megfelelően nyomtathatja ki. Ha az adatok nem megfelelőek (pl. nem került kitöltésre az összes mező, vagy már szerepel a megadott elektronikus cím a rendszerben), akkor az űrlap ismételten megjelenik, felette a 17. ábrához hasonlóan olvasható(ak) a hibaüzenetek. A hibák javítása után az űrlap menthető. A mentés után a 3.2.1. fejezet végén írtaknak megfelelően már csak a munkahely módosítására van lehetőség. 4. A jelszó módosítása A felső menüben található Jelszó módosítása menüpont segítségével megváltoztathatja jelszavát. A 21. ábrán látható űrlapon meg kell adnia eddig használt jelszavát, majd a következő két ablakban az újonnan használni kívánt jelszót.
21. ábra. A jelszó módosítása Az új jelszó két példányának egyezőnek kell lennie, legalább 4, legfeljebb 20 karakterből kell állnia. A jelszó nem tartalmazhatja a \, /, ", % és * karaktereket. A Jelszó mentése gombra kattintva a változtatást véglegesítheti, a továbbiakban az új jelszavát használhatja. Hiba esetén ismét az űrlapot láthatja, az űrlap felett tájékoztatást kap a hiba okáról. 5. Üzenet küldése a webmesternek A webmesternek a szakdolgozat@gamf.kefo.hu elektronikus levélcímen, vagy a Webmesternek menüpontban (22. ábra) lehet üzenetet küldeni. Utóbbi esetben a program a levél másolatát a tanszéki adminisztrátornak is kézbesíti. A webmester mindkét esetben a konzulens elektronikus levélcímére küldi válaszát. 22. ábra. Üzenet küldése a webmesternek 6. Kijelentkezés a szakdolgozati rendszerből A szakdolgozati rendszerből a felső menüben található Kilépés menüponttal léphet ki. Kérjük, adatai védelme érdekében minden esetben lépjen ki a rendszerből, ha nem kívánja tovább használni!