12. tétel A logisztikai vezető a prezentációs folyamatok egy részét delegálta az alatta lévő vezetőnek. Az irányítása során a delegált részéről az alábbi gondolatok kidolgozását tartotta szükségesnek:
Információtartalom vázlata A szükségletek azonosítása eltérő fogyasztói csoportok esetében A beszerzési forrás megtalálása A közbeszerzés mint speciális beszerzési folyamat A kiválasztás menete a beszerzési folyamatban A megrendelés, szerződéskötés, teljesítés és átvétel igazolása
Szükséglet azonosítása A vállalat különböző anyagok illetve szolgáltatások iránt felmerülő szükségletek biztosításának alapvető lépése a szükségletek pontos azonosítása. Szükséges információk:» Az igényelt cikk pontos meghatározása» A pontos mennyiség megadása» Mikorra van szükség az igényelt cikkre» Az igénylő megnevezése» Az igénylés dátuma» Költségelszámolás helye» Sürgősség jelzése ( igény esetén) Ezek az adatok hagyományos formában egy igénylőlapon helyezkednek el. Ma már viszont a legtöbb helyen számítógépes rendszerrel történik az igénylés.
A beszerzési forrás megtalálása A szállítók felkutatása történhet katalógusból, vállalati cégjegyzékből, internetről közvetítőn keresztül Versenytársaktól kapott infóból Beszállítótól kapott infó HOGYAN? Árajánlatot kell kérni mely, lehet sima vagy tender ( versenyeztető ) Az árajánlat történhet: Szóban ( személyesen, telefonon ) : jó kapcsolat kialakítása után lehet csak. Írásban ( email, fax ): minden árajánlatkérésre válaszolni kell, még ha a válasz elutasító, akkor is. közvetítőkön keresztül
Az ajánlatkérés tartalma: Ajánlatkérés száma Ügyintéző neve Ügyintéző telefonszáma Anyag megnevezése Anyag mennyisége Anyag minősége A szállítási határidő Az ajánlatátadási határidő A teljesítés helye
Ajánlat tartalma Ajánlat száma ÁR!!! + kedvezmények Ügyintéző neve+ tel. száma Anyag megnevezése+ cikkszám Anyag mennyisége Anyag minősége A szállítási határidő Az ajánlat érvényességének határideje A teljesítés helye Szállítási feltételek ( biztosítás, szállítás szervezése,szállítás költségei ) Fizetési feltételek (fiz. határidő, fiz. módja,)
Közbeszerzés ajánlatkérő- állami intézmény ajánlattevő Az ajánlatkérő:aki köteles biztosítani a feltételeket és az eljárás azaz a szerződés megkötését is. Az ajánlattévő:köteles tiszteletbe tartani a verseny tisztaságát és nyilvánosságát. Az ajánlattevő esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot feltételez az ajánlatkérő részéről. ( ajánlatkérés - azaz a pályázati felhívást - csak bizonyos mértékű összeg ellenében adnak ki ) A közbeszerzés vonatkozhat: intézmények ( pl.: kórház, oktatás ) alapítványok önkormányzatok nyugdíj és egészségbiztosítási intézmény közszolgálati vállalatok
A beszállító kiválasztása A beérkezett árajánlatok útján mérlegelni kell a következő szempontok figyelembe vételével: ár fizetési feltétel termék minősége rugalmasság beszállító kapacitás szállítási időpont betartását ( kötbér ) referenciák ( partner és bank referenciák ) Annak érdekében, hogy ezek a szempontok összevethetők legyenek, szállítóértékelési módszert dolgoztak ki. Ezek segítségével a beszerzési forrásokról való döntés lényegesen könnyebb.
Szállító értékelési módszer kell A régebbi szállítóról több infóval rendelkezik. Az új szállítóról minél több infót kell szerezni beszerezni ( referenciák ) Ezek után ki kell választani a megfelelőt! TÍPUSAI: - kategorikus ( gyenge, közepes, kiváló ) - hagyományos ( számokkal értékeljük a jellemzőket, pl. ár stb. ) - súlyozott ( a jellemzőket a jól teljesített és az össz teljesítés arányát vizsgálva súlyozzuk attól függően, mennyire fontos számunkra az adott jellemző ) - költségalapú - költségarányok módszere ( minőség kltsg / összkltsg) - TCO ( tulajdonlás teljes költsége ) minden kltsg-et tartalmaz, ami a szállítások előtt, alatt és után felmerült.
Megrendelés, szerződéskötés, teljesítés és átvétel igazolás Megrendelés: A kiválasztott árut, szolgáltatást meg kell rendelni. A megrendelés a beszerzendő ( szállítandó ) áruk mennyiségének és választékának meghatározása, és ennek közlése a szállítóval. Általában formanyomtatványon történik ( cégen belül szerkesztik )
A rendelési lap tartalma: A megrendelés száma Szerződő felek megnevezése, címe, A kiállítás dátuma Szerződés tárgya ( pontosan) Mennyiség A szállítás kért dátuma Szállításra vonatkozó feltételek ( kockázat átvállalása, csomagolás, vám ) A szállítási előírások (cím,szállítási mód) Ár, pénznem, engedmények Fizetési feltételek Beszerzési feltételek ( speciális ) Aláírás
Megrendelésre történő reagálás: A szállító elutasítja vagy visszaigazolja a megrendelést ( ha módosítani akar, akkor egyezkedni kell ) Visszaigazolni 3 hétnél hosszabb szállítási határidőnél szoktak Szállítói szerződéstervezetet készít ( cégszerű aláírással) A rendelés hallgatólagos elfogadása
A megrendelés beérkezése Ellenőrizni a beérkezett árut (azonos-e a rendelttel?)( szállítólevél és megrendelés egyezik? MINŐSÉGI ÁTVÉTEL Szúrópróbaszerű (csak szükség esetén teljeskörű) Ellenőrizni kell: Minőségi osztályt Címkét Magyar nyelvű útmutatót Ár fel van-e tüntetve Nincs e az árun vagy a csomagoláson sérülés
MENNYISÉGI ÁTVÉTEL TELJESKÖRŰ Vakátvétel Megszámolják a termékeket, és utólag hasonlítják össze a szállítólevéllel Kettőskontrol Két ember egymástól függetlenül számol és a végén összehasonlítják a megszámolt mennyiséget
Szerződéskötés: A szerződés a felek között a megrendelés tételes visszaigazolásával jön létre. Teljesítés: A teljesítés az eladó részéről a szerződésben leírt feltételek figyelembevételével az áru leszállítása, a vevő részéről pedig az áru átvétele és az ellenérték kifizetése. Átvétel igazolása: A következő dokumentumok igazolják: anyag / eszköz / bevételezési bizonylat szállítólevél készlet átadás átvétel bizonylat
V É G E