Hiteles Elektronikus Postafiók

NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. H-1081 Budapest, Csokonai utca 3. Hiteles Elektronikus Postafiók Hivatali kapu 2018. október 13. v 1.6.

Tartalom 1. Bevezetés... 3 2. Bejelentkezés a Hiteles Elektronikus Postafiókba... 3 3. Hivatali tárhely kiválasztása... 4 4. Beérkezett üzenetek... 5 4.1. Szűrés... 6 4.2. Dokumentumletöltés... 8 4.2.1. Egyesével történő letöltés... 8 4.2.2. Csoportos letöltés... 10 4.2.3. Természetes személy részére beérkezett dokumentum... 12 4.2.4. Letöltött Kr-állományok kititkosítása... 13 5. CÍMKÉZÉS... 17 5.1. Új, nem korlátozott hozzáférésű címkék... 17 5.2. Új, korlátozott hozzáférésű címkék... 18 5.3. Címke törlése... 18 5.4. Dokumentum kézi címkézése... 19 5.5. Címkézés eltávolítása... 21 6. Dokumentumküldés... 22 6.1. Feltöltés állampolgár részére... 22 6.2. Feltöltés hivatal részére... 24 6.2.1. Kr-állományok feltöltése... 28 6.3. Feltöltés Cégkapu részére... 30 7. Elküldött dokumentumok... 32 8. Meghiúsulási igazolások... 33 9. Viszontazonosítás... 34 10. Beállítások... 35 11. Súgó... 36 12. Kapcsolat... 36 13. Kijelentkezés... 37 2

1. BEVEZETÉS A NISZ Zrt. 2017. október 28-tól a NISZ Zrt. bevezette új Hivatalos Elektronikus Postafiókszolgáltatását, amely egységes felületet, tárhelyet biztosít az állampolgárok, a Hivatali kapuval és a Cégkapuval rendelkezők számára. 2. BEJELENTKEZÉS A HITELES ELEKTRONIKUS POSTAFIÓKBA A belépéshez a https://tarhely.gov.hu oldalon válassza ki az Önnek megfelelő azonosítási módot, majd adja meg a felhasználó-azonosítói adatait. Jelenleg az alábbi azonosítási szolgáltatások közül választhat: Ügyfélkapu; Elektronikus személyi igazolvány (a belépéshez kártyaolvasó és az igazolványhoz tartozó elektronikus aláírás szolgáltatás igénylése szükséges); Telefonos azonosítás. Sikeres azonosítást követően az Ön alapértelmezettként beállított tárhelye jelenik meg. Alapértelmezett tárhely lehet a személyes, a hivatali, ill. a cégkapus postafiók is. Ennek beállítására a Tárhely adminisztráció felületén a Felhasználói beállítások részben van lehetőség (részletes leírás). Figyelem! Amennyiben Ön bejelentkezett egy KAÜ-azonosítást (Központi Azonosítási Ügynök) használó szolgáltatásba, abban az esetben ugyanabban a böngészőben egy másik felhasználó azonosítójával történő belépéskor a rendszer hibaüzenetet küld. Másik felhasználó kizárólag a böngésző bezárását követően tud bejelentkezni. 3

3. HIVATALI TÁRHELY KIVÁLASZTÁSA A hivatali tárhely eléréséhez amennyiben nem ez az alapértelmezett postafiók - válassza ki a neve alatt lenyitható listából az adott Hivatali kaput. (A listában valamennyi Hivatali kapu megjelenik, amelynek Ön kapcsolattartója vagy ügyintézője.) A listában alapértelmezetten a hivatali postafiókok rövid neve jelenik meg, az elnevezés azonban a ikonra kattintva tetszőlegesen módosítható (max. 128 karakter). A mezőbe beírt név mentéséhez kattintson a ikonra. A beírt nevet az ikonra kattintva törölheti. Törlést követően a rendszer visszaállítja az utojára beírt, elmentett nevet. A lista tetején lévő szabadszöveges mezőbe a Hivatali kapu elnevezését vagy annak egy töredékét beírva szintén rákereshet a tárhelyre. Amennyiben a megjelenített névre helyezi az egeret, megjelenik az adott Hivatali kapu hosszú neve is. 4

A képernyő felső részén a bal oldalon látható a kiválasztott Hivatali kapu rövid neve, ami alapján meggyőződhet arról, hogy melyik az aktuálisan megjelenített tárhely. 4. BEÉRKEZETT ÜZENETEK A Hivatali tárhelyre beérkező hivatali, ill. egyéb üzenetek, vevények a Beérkezett mappában jelennek meg. A beérkezett dokumentumok alapértelmezetten a küldéstől számított 30 napig érhetők el a tárhelyen, kivétel a Meghiúsulási igazolások, amelyek 180 napig láthatók a Meghiúsulási igazolások mappában. A mappára vonatkozóan alapértelmezett szűrés van beállítva, - ezt mutatja a Szűrés gomb piros színnel történő jelölése is - így a rendszerüzenetek csak a szűrési feltételek törlését követően jelennek meg a listában. A mappa mellett megjelenített szám mutatja a kiválasztott postafiókban lévő olvasatlan üzenetek számát (ide tartoznak a szűrt olvasatlan dokumentumok is). 5

4.1. Szűrés A Szűrés funkció segítségével lehetőség van a dokumentumok további szűrésére különböző feltételek kiválasztásával. A keresőmezőben megadhat szűrőfeltételként feladót vagy dokumentum típust, leírást, megjegyzést (egyesével történő dokumentumletöltéskor az Üzenet részletei ablakban látható Megjegyzés mező értéke), ill. címkenevet is. A keresésnél szótöredéket is beírhat. A keresőszó megadását követően kattintson a sor végén lévő (Keresés) ikonra. Adott címkéhez tartozó dokumentumok megjelenítéséhez írja be a címke nevét a keresőmezőbe, majd kattintson a ikonra. A rendszer kilistázza a megadott címkével ellátott dokumentumokat. Figyelem! Amennyiben másik címkével ellátott vagy címkézetlen dokumentumokhoz tartozó adatokban (pl. dokumentum típus, leírás, címkenév) akár szótöredékként - szintén szerepel a keresőmezőbe beírt címke neve, abban az esetben ezek a dokumentumok is megjelennek a 6

listában. A kizárólag az adott címkéhez tartozó dokumentumokat a címkére kattintva jelenítheti meg. Az Üzenettípus kategóriában egyetlen opciót választhat ki az alábbiak közül: állampolgár állampolgár által személyes tárhelyen keresztül benyújtott dokumentumok, hivatali Hivatali kapuból érkezett dokumentumok, hivatali szakrendszeri értesítő Hivatali kapuból érkezett üzenetek, amelyek letöltésével kapcsolatban a küldő hivatal nem kér a rendszertől visszaigazolást. rendszer Központi Rendszer által küldött vevények (pl. feladási, letöltési igazolás). Az Igazolás típusa kategóriában mindhárom igazolást kiválaszthatja egyszerre (feladási, letöltési, meghiúsulási). Végezhet szűrést egy adott dátumintervallumra is. Ehhez adja meg vagy válassza ki a beépített naptár segítségével, hogy mely időpontok között beérkezett dokumentumokat szeretné megjeleníteni a listában. Szűrés beállítását követően a felirat piros színnel jelenik meg a felületen jelezve, hogy a Beérkezett mappában csak a feltételeknek megadott dokumentumok jelennek meg. Az aktuális szűrési feltételeket az oldal alján lévő Szűrt lista mutatja. Az összes üzenet megjelenítéséhez kattintson a Szűrési ablakban vagy az Üzenetek képernyőn. A mappa teljes tartalmának újbóli megjelenítéséhez kattintson a Szűrési feltételek törlése szövegre a szűrési ablakban vagy az oldal alján. 7

4.2. Dokumentumletöltés A felületen lehetőség van a dokumentumok egyesével, valamint csoportosan történő letöltésére. A Feladó oszlophoz tartozó jelölőnégyzet kipipálását követően megjelenő listában választhat a kijelölési lehetőségek közül, de egyesével is kijelölheti a dokumentumokat. 4.2.1. Egyesével történő letöltés A dokumentum egyesével történő letöltéséhez kattintson a Dokumentum típus, leírás oszlopban található szövegre. 8

A megjelenő Üzenet részletei ablakban kattintson a Letöltés gombra. Válassza a fájl mentését, majd kattintson az OK gombra. Figyelem! Egyesével történő dokumentumletöltéskor a hozzájuk tartozó linkre kattintva - külön kell letöltenie a küldés adatait tartalmazó Információs fájlt, valamint a Lista fájlt. Az állományok sikeres letöltését követően válassza az Igen opciót, majd kattintson a Befejezés gombra. A sikeresen letöltött dokumentum törlődik a hivatali kapus tárhelyről és a rendszer Letöltési igazolást küld a feladó részére. 9

Sikertelen mentés esetén válassza a Nem opciót, így a dokumentum továbbra is elérhető marad a tárhelyen, és a küldéstől számított 30 napig, ill. a sikeres letöltésig lehetősége van megismételni a letöltési műveletet. 4.2.2. Csoportos letöltés Több dokumentum letöltéséhez jelölje ki a dokumentumok előtt található jelölőnégyzetet, majd válassza a Letöltés funkciót. (A csoportos letöltési funkcióval egyetlen dokumentumot is letölthet.) A Letöltendő dokumentumok ablakban megjelennek a kiválasztott dokumentumok. A letöltéshez kattintson az Összes dokumentum letöltése gombra. 10

Az egyes dokumentumok letöltését, valamint a tömörített állomány létrehozását folyamatjelző mutatja. Mentse le a tömörített dokumentumok.zip állományt. Az állományok sikeres letöltését követően válassza az Igen opciót, majd kattintson a Befejezés gombra. A gomb hatására a letöltött dokumentumok törlődnek a hivatali kapus tárhelyről. 11

Sikertelen mentés esetén válassza a Nem opciót, így a dokumentumok továbbra is elérhetők maradnak a tárhelyen, és a küldéstől számított 30 napig, ill. a sikeres letöltésig lehetősége van megismételni a letöltési műveletet. 4.2.3. Természetes személy részére beérkezett dokumentum A Hivatali kapuba érkezhetnek a hivatalnak, azon belül pedig természetes személy(ek)nek címzett dokumentumok is. Ezeket a küldeményeket kizárólag a címzett természetes személy töltheti le, mozgathatja Tartós tárba vagy törölheti. A küldemény érkezéséről a címzett személy értesítést kap a személyes tárhelyéhez tartozó e-mail címére. A többi ügykezelő, beleértve a kapcsolattartót is, nem jogosult a dokumentum kezelésére. Számukra a Beérkezett mappa Dokumentum típus, leírás oszlopában ikon jelzi a hozzáférési korlátozást. Jogosultsággal nem rendelkező ügykezelő a dokumentum letöltésekor, átmozgatásakor figyelmeztető üzenetet kap ( Nincs megfelelő jogosultsága az üzenethez! ). 12

Amennyiben a címzett természetes személy nem ügykezelője a Hivatali kapunak, abban az esetben a kapcsolattartó a személyes tárhelyéhez tartozó e-mail címére Postafiókhoz nem hozzárendelt címzett ügyintéző értesítő tárgyú e-mailt kap. A küldemény letöltéséhez amennyiben lehetséges hozzá kell rendelnie a címzett ügyintézőt a hivatali postafiókhoz a Tárhely adminisztrációs felületen. 4.2.4. Letöltött Kr-állományok kititkosítása A letöltött, titkosított(.kr) dokumentum(oka)t az ÁNYK-programból elérhető Krtitok program segítségével titkosíthatja ki. A Start menüben, vagy az Asztalon lévő link segítségével indítsa el az ÁNYK-alkalmazást, majd válassza ki a Szerviz / Titkosítás saját tanúsítvánnyal menüpontot. A felugró Krtitok nevű ablakban válassza a Műveletek / Kititkosítás menüpontot. 13

A felugró Üzenet ablak ( Válassza ki a kititkosítandó állományokat! ) OK gombjára kattintva a lenti ábrán látható ablakok jelennek meg. A Titkosított állományok ablakban a Tallózás ( ) gomb segítségével válassza ki a letöltött.kr kiterjesztésű fájlt, majd kattintson a Rendben gombra. A megjelenő Kititkosítás ablakban a Kitikosítás célkönyvtára mező melletti Tallózás ( ) gomb segítségével válassza ki azt a könyvtárat, ahová szeretné, hogy a program elhelyezze a kititkosított állományokat. Ezt követően kattintson a Kititkosítás gombra. Akár több dokumentum együtt is kititkosítható. A további fájlok kitallózásához a Kititkosítás ablak felületén található gomb nyújt lehetőséget. A Megnyitás gombot választva a Kititkosítás képernyő jelenik meg, ahol a Kitikosítás gombot választjuk, majd az Üzenet ablak ( Mielőtt kititkosít, kérjük válassza ki a kititkosításhoz használható privát kulcsot ) OK gombjára kattintunk. 14

A megjelenő Kulcstárak ablak Tallózás ( ) gombjának segítségével adja meg azt a könyvtárat, amelybe a titkosító kulcspárt (ill. annak privát részét) mentette. A megfelelő könyvtár kiválasztása után az ablakban megjelennek az adott mappában található titkosító kulcsok. A megjelent kulcsok közül válassza ki azt, amelynél a FileNév oszlopban szereplő megnevezés _prv.asc-re végződik, majd kattintson a Rendben gombra. A megjelenő Kulcsok ablakban pipálja ki a kiválasztott privát kulccsal egy sorban található jelölőnégyzetet, majd adja meg a kulcsot védő jelszót. Ezt követően kattintson az OK gombra. 15

A megjelenő Kulcsok ablak Rendben gombjára kattintva a rendszer tájékoztat arról, hogy a privát kulcs beállítása sikeres. Az OK gomb megnyomását követően üzenetet kapunk a titkosítás eredményéről is. 16

Sikeres kititkosítás követően a művelet során kiválasztott könyvtárban (Kititkosítás célkönyvtára) megjelenik a kititkosított nyomtatvány (.xml kiterjesztésű fájl), amelyet az ÁNYK program Adatok / XML állomány megnyitása megtekintésre menüpontban tud kitallózni, majd megnyitni. Figyelem! A tallózásnál figyeljen arra, hogy a <nyomtatványnév>.xml kiterjesztésű fájlt válassza, és ne az info.xml kiterjesztésű információs állományt! (Utóbbit az ÁNYK-programmal nem lehet megnyitni.) 5. CÍMKÉZÉS Beérkezett, ill. elküldött dokumentumait a könnyebb kezelhetőség céljából felcímkézheti. Adott postafiókhoz maximum 50 címke hozható létre. A hozzáférés módja alapján kétféle címketípust különböztetünk meg: nem korlátozott: az ilyen típusú címkével ellátott dokumentumot valamennyi ügykezelő kezelheti, kivéve, ha a dokumentumot a feladó természetes személy(ek) részére is megcímezte. Ebben az esetben a dokumentumokat a címzett természetes személy(ek), valamint a cégképviseleti jogosultsággal rendelkező ügykezelők kezelhetik. A nem korlátozott hozzáférésű címkék jelölése:. korlátozott: a korlátozott hozzáférésű címkével ellátott dokumentumokat kizárólag az alábbi személyek kezelhetik. o cégképviseleti jogosultsággal rendelkező ügykezelő, o cégkapumegbízott, o jogosult ügykezelő(k). A korlátozott hozzáférésű címkék jelölése:. 5.1. Új, nem korlátozott hozzáférésű címkék Címke létrehozásához válassza a Címkekezelés funkciót, majd kattintson az Új címke létrehozása linkre. Írja be a mezőbe a címke nevét majd kattintson a jelre. 17

A létrehozott címkék a bal oldali navigációs sávban is megjelennek. Figyelem! A fentebb ismertetett módon nem korlátozott hozzáférésű címkét hoz létre. Korlátozott hozzáférésű címke létrehozásához kattintson a címkéhez tartozó ikonra. Ezt követően az ikon zárt lakatra módosul:. Az ilyen típusú címkékhez ügykezelőket rendelhet és automatikus jogosultságkezelési szabályokat állíthat be. 5.2. Új, korlátozott hozzáférésű címkék A korlátozott hozzáférésű címkék létehozásáról, törléséről, valamint az automatikus címkézési szabályok létrehozásáról és működéséről külön tájékoztató anyagban olvashat részletes leírást. 5.3. Címke törlése A felesleges, nem korlátozott hozzáférésű címkéket a jelre kattintva törölheti. A címke törlését követően a törölt címkét a rendszer eltávolítja azokról a dokumentumokról, amelyekhez az korábban hozzá lett rendelve. 18

5.4. Dokumentum kézi címkézése A címkézéshez jelölje ki a dokumentumokat, majd kattintson a Címkekezelés funkcióra. Amennyiben már létezik, válassza ki a lenyíló listából a megfelelő címkét és kattintson a jelre. Ha a címke még nem létezik, válassza az Új címke létrehozását, írja be a címke nevét és kattintson a jelre. Ezt követően jelölje ki ismét a dokumentumot, majd a fentebb ismertetett módon címkézze fel. Az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban a Címkék mezőhöz tartozó +Hozzáadás linkre kattintva szintén felcímkézheti a letöltött dokumentumot. Itt kizárólag a már létrehozott címkék közül választhat. 19

Bármelyik címkézési módot választhatja, mindkét esetben több címke is hozzárendelhető egy adott dokumentumhoz. Címkézést követően a Dokumentum típus, leírás oszlopban is megjelenik az adott dokumentumhoz tartozó címke. A bal oldali navigációs sávban a már létrehozott címkék melletti szám jelzi, hogy hány darab olvasatlan dokumentum tartozik az adott címkéhez. 20

A címkére vagy a mellette lévő számra kattintva a rendszer kilistázza az adott címkével ellátott dokumentumokat. 5.5. Címkézés eltávolítása Jelölje ki a dokumentumokat, amelyekről el szeretné távolítani a hozzáadott címkét, majd válassza a Címkekezelés funkciót. A lista tetején ikonnal jelölve megjelennek az adott dokumentumokhoz tartozó címkék. A címkézés eltávolításához kattintson a ikonra vagy a címke nevére az ikon mellett. A felesleges címkét az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban az adott címkére kattintva is eltávolíthatja. Figyelem! Fenti módokon csak a dokumentum és címke összerendelését törli, a címke továbbra is a listában marad, és hozzáadható más dokumentumokhoz. 21

6. DOKUMENTUMKÜLDÉS Új dokumentum feltöltéséhez kattintson az Új üzenet gombra. Újdonság! Egyszerre több dokumentum feltöltésére is van lehetőség, valamint több címzett részére is fel lehet tölteni ugyanazokat a dokumentumokat. A címzettek lehetnek vegyesen állampolgárok, Hivatali kapuval rendelkező intézmények, ill. Cégkapuk. Állampolgár az Állampolgár fülön, Hivatali kapuval rendelkező intézmény a Hivatal fülön, Cégkapuval rendelkező szervezet pedig a Cégkapu fülön adható meg, ill. választható ki. A küldendő állományok az Állampolgár, a Hivatal és a Cégkapu fülön is megjelennek, így a feltöltés bármelyik felületen történhet. 6.1. Feltöltés állampolgár részére Állampolgár címzett esetén válassza az Állampolgár fület. Az Új üzenet gombra történő kattintást követően ez jelenik meg alapértelmezettként. A címzett megadása történhet: azonosítással, információs állomány segítségével. Az azonosításhoz adja meg a címzett természetes személyazonosító (4T) adatait: viselt név vagy születési név, 22

anyja neve, születési hely, születési idő. Az azonosítás elvégzéséhez kattintson az Azonosítás gombra. A beírt adatokat szükség esetén - az Űrlap törlése gombra kattintva törölheti. Sikeres azonosítást követően a felületen megjelenik az azonosított állampolgár viselt neve, kapcsolati kódja és e-mail címe. A rendszer jelöli a címzett alapértelmezett tárhelyét (Alapértelmezett cím). Amennyiben az állampolgár több személyes tárhellyel rendelkezik, a dokumentumküldésnél lehetőség van az alapértelmezett postafiókjának kiválasztására is. A címzéshez kattintson a +Hozzáadás gombra. A Címzett részben szintén megjelenik az állampolgár kapcsolati kódja, amelyet szükség esetén a ikonra kattintva távolíthat el. Amennyiben az állampolgár által küldött dokumentumra küld válaszüzenetet, akkor tallózza ki a dokumentum letöltésekor elmentett információs állományt (info.xml), majd kattintson az Azonosítás gombra. A Címzett részben megjelenik az állampolgár kapcsolati kódja, amelyet szükség esetén a ikonra kattintva távolíthat el. 23

A felöltés menete mindkét esetben azonos: húzza a feltöltendő fájlt a kijelölt felületre, vagy kattintson a Vagy klikkeljen ide a tallózáshoz gombra és válassza ki az állományt. Egyszerre több dokumentumot is kijelölhet és feltölthet. Adja meg a dokumentum típus azonosítóját, valamint a dokumentum típus leírását, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Amennyiben mégsem szeretné feltölteni a dokumentumot, válassza a Mégse gombot. A feltöltéshez válassza a Küldés gombot. A feltöltésre váró dokumentumokat küldés előtt szükség esetén a ikonra kattintva távolíthatja el a listából. A feltöltés eredménye megjelenik a képernyőn. A sikeres feltöltésről a rendszer Feladási igazolást küld a tárhelyre. A feltöltött dokumentumokat a Törlés gombra kattintva távolíthatja el a listából. Figyelem! A listához további címzetteket is hozzáadhat azonosítással vagy info.xml tallózásával. Amennyiben Hivatali kapuval rendelkező intézményt vagy Cégkaput szeretne megcímezni, a Hivatal, ill. a Cégkapu fülön válassza ki a további címzetteket. 6.2. Feltöltés hivatal részére Hivatali kapuval rendelkező címzett esetén válassza a Hivatal fület. 24

A címzett kiválasztása az alábbi módon történhet: KRID-azonosító, rövid név vagy név alapján. Az aktív Hivatali kapuk rövid és hosszú nevét, valamint KRID-számát a naponta frissülő Hivatali kapuval rendelkező szervezetek listájában tekintheti meg. (A lista beágyazott XML-csatolmányt is tartalmaz, amely szükség esetén - egyszerűen beimportálható az Excel programba.) Amennyiben ismeri a címzett hivatal KRID-azonosítóját, írja be azt a Címzett KRID azonosítója mezőbe, majd kattintson a Keresés gombra. A kiválasztott címzett hozzáadásához kattintson a + Hozzáadás gombra. Rövid név megadása esetén kezdje el beírni a címzett rövid nevét. A kereséshez minimum 3 karaktert kell megadni. Túl sok találat esetén egy üzenet jelenik meg a mező alatt, amely felhívja a figyelmet a találatok szűkítésére. Amennyiben nem szerepel a keresett szervezet a találati listában, írjon be további karakter(eke)t. Válassza ki a hivatalt a listából, majd kattintson a + Hozzáadás gombra. 25

A hivatalra a neve (hosszú név) alapján is rákereshet. A kereséshez minimum 3 karaktert kell megadni. Túl sok találat esetén egy üzenet jelenik meg a mező alatt, amely felhívja a figyelmet a találatok szűkítésére. Amennyiben nem szerepel a keresett szervezet a találati listában, írjon be további karakter(eke)t. Válassza ki a hivatalt a listából, majd kattintson a + Hozzáadás gombra. A címzettet - szükség esetén - a ikonra kattintva távolíthatja el a listából. A jelre kattintva a panel lenyílik, és megjelenik a gomb, amelyre kattintva az adott Hivatali kapuhoz tartozó természetes személy is megcímezhető. A címzéshez adja meg a természetes személyazonosító (4T) adatokat és kattintson az Azonosítás, majd a Kiválasztás gombra. A megadott adatok törléséhez válassza az Űrlap törlése gombot. 26

Figyelem! A listához további címzetteket is hozzáadhat. Hivatali kapuval rendelkező címzettek esetén adja meg egyenként az intézmények KRID-azonosítóját vagy rövid nevét, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Amennyiben állampolgárt vagy Cégkaput szeretne megcímezni, az Állampolgár, ill. Cégkapu fülön válassza ki a további címzetteket. A feltöltéshez húzza a feltöltendő fájlt a kijelölt felületre, vagy kattintson a gombra és válassza ki az állományt. Egyszerre több dokumentumot is kijelölhet és feltölthet. Adja meg a dokumentum típus azonosítóját (max. 55 karakter), valamint a dokumentum típus leírását (max. 400 karakter), majd kattintson a Hozzáadás gombra. Szükség esetén megjegyzést is fűzhet a dokumentumokhoz (max. 300 karakter). Amennyiben mégsem szeretné feltölteni a dokumentumot, válassza a Mégse gombot. 27

A feltöltéshez válassza a Küldés gombot. A feltöltésre váró dokumentumokat küldés előtt szükség esetén a ikonra kattintva távolíthatja el a listából. A feltöltés eredménye megjelenik a képernyőn. A sikeres feltöltésről a rendszer Feladási igazolást küld a tárhelyre. A feltöltött dokumentumokat a Törlés gombra kattintva távolíthatja el a listából. 6.2.1. Kr-állományok feltöltése Az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programmal előállított, titkosított (.kr) dokumentumok feltöltése szintén az 5.2. pontban leírtak szerint történik. Első lépésként válassza ki a címzett hivatalt, adja hozzá a Címzett listához, majd tallózza ki az állományt. Kr-fájl esetén a rendszer kiolvassa az állományból a címzett hivatal rövid nevét, valamint a Dokumentum típus azonosító és Dokumentum típus leírás adatokat, és utóbbiakat automatikusan kitölti. Amennyiben az ügyintéző által megadott címzett eltér a.kr-fájlban található címzettől, a rendszer egy figyelmeztető üzenetet jelenít meg a képernyőn. Az üzenet bezárásához kattintson az OK gombra. A feltöltendő állomány sorában megjelenik egy Címzett rövid neve oszlop, amely egy figyelmeztető jel kíséretében kiírja a kr-állományban szereplő címzett rövid nevét. 28

Az egérkurzort a háromszög fölé helyezve szintén megjeleníthető a címeltérésre figyelmeztető üzenet: A KR fájlban lévő címzett eltér a kiválasztott címzett(ek)től. A KR fájlt a felületen kiválasztott címzettnek fogjuk elküldeni. Fontos! Fenti esetben mindenképpen módosítsa a címzett korábban megadott rövid nevét a felületen megjelenített rövid névre, ellenkező esetben a dokumentumot a téves címzett tárhelyére kézbesíti a rendszer. A kr-fájlok titkosítás után az ÁNYK-program segítségével közvetlenül is feltölthetők (Kapcsolat a Cég/Hivatali kapuval / Nyomtatvány közvetlen beküldése). Figyelem! ÁNYK-ból vagy egyéb alkalmazásokból (pl. SZÜF-ös iform) történő feltöltésnél, amennyiben olyan Hivatali kaput ad meg, amely nem létezik, a sikeres KAÜ-bejelentkezés után az alábbi hibaüzenet jelenik meg: A megadott {HKP rövid neve} feladó szervezet nem létezik! Abban az esetben, ha a Hivatali kapu létezik, de a feltöltést végző felhasználó nincs hozzárendelve, akkor az alábbi hibaüzenetet kapja: A felhasználó nincs hozzárendelve a megadott {HKP rövid neve} feladó szervezet postafiókjához! A feltöltést végző ügykezelőre vonatkozó küldési jogosultság letiltása esetén a következő üzenet jelenik meg: A felhasználó részére a dokumentum művelet nem engedélyezett a megadott {HKP rövid neve} feladó szervezetnél! 29

6.3. Feltöltés Cégkapu részére Cégkapuval rendelkező címzett kiválasztásához válassza a Cégkapu fület. A címzett kiválasztása az alábbi módon történhet: KRID-azonosító vagy név alapján. A Címzett KRID azonosítója mezőbe írja be a címzett cég adószámának első nyolc számjegyét (törzsszám), majd kattintson a Keresés gombra. Amennyiben a beírt adószámhoz tartozó gazdálkodó szervezet rendelkezik Cégkapuval, a szervezet neve, adószáma és KRID-száma megjelenik a Válasszon a találatok közül listában. A szervezet címzettként történő megadásához kattintson a gombra. A Cégkapura a szervezet neve alapján is rákereshet. A kereséshez minimum 3 karaktert kell megadni. Túl sok találat esetén egy üzenet jelenik meg a mező alatt, amely felhívja a figyelmet a találatok szűkítésére. Amennyiben nem szerepel a keresett szervezet a találati listában, írjon be további karakter(eke)t. Válassza ki a szervezetet a listából, majd kattintson a + Hozzáadás gombra. 30

A címzettet - szükség esetén - a ikonra kattintva távolíthatja el a listából. A jelre kattintva a panel lenyílik, és megjelenik a gomb, amelyre kattintva az adott Cégkapuhoz tartozó természetes személy is megcímezhető. A címzéshez adja meg a természetes személyazonosító (4T) adatokat és kattintson az Azonosítás, majd a Kiválasztás gombra. A megadott adatok törléséhez válassza az gombot. Figyelem! A listához további, eltérő típusú címzetteket is hozzáadhat. Cégkapuval rendelkező címzettek esetén adja meg egyenként a gazdálkodó szervezetek KRID-azonosítóját, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Amennyiben állampolgárt, Hivatali kaput szeretne megcímezni, az Állampolgár, ill. a Hivatali kapu fülön válassza ki a további címzetteket. A feltöltéshez húzza a feltöltendő fájlt a kijelölt felületre, vagy kattintson a Vagy klikkeljen ide a tallózáshoz gombra és válassza ki az állományt. Egyszerre több dokumentumot is kijelölhet és feltölthet. 31

Adja meg a dokumentum típus azonosítóját, valamint a dokumentum típus leírását. Szükség esetén megjegyzést is fűzhet a feltöltendő dokumentumhoz. A feltöltési listához történő felvételhez kattintson a Hozzáadás gombra. Amennyiben mégsem szeretné feltölteni a dokumentumot, válassza a gombot. A Dokumentumok listában szereplő állományok elküldéséhez válassza a Küldés gombot. A feltöltésre váró dokumentumokat küldés előtt szükség esetén a ikonra kattintva távolíthatja el a listából. A feltöltés eredménye megjelenik a képernyőn. A sikeres feltöltésről a rendszer Feladási igazolást küld a tárhelyre. A feltöltött dokumentumokat a gombra kattintva távolíthatja el a listából. 7. ELKÜLDÖTT DOKUMENTUMOK A feltöltött dokumentumok főbb adatait a küldéstől számított 30 napig tekintheti meg az Elküldött menüpontban. 32

A Dokumentum típus, leírás oszlopban található linkre kattintva megtekintheti az adott dokumentum további adatait is (pl. feladó, feladó ügyintéző, érkeztetési szám, megjegyzés). 8. MEGHIÚSULÁSI IGAZOLÁSOK A Meghiúsulási igazolások 180 napig érhetők el a Meghiúsulási igazolások menüpontban. A felületen lehetősége van érkeztetési számra vagy beérkezési dátumra szűrni. A szűrési feltételeket a mezőkben megadott formátumban kell megadnia. A dátumot a beépített naptárfunkció segítségével is kiválaszthatja. A feltételek megadását követően kattintson a Szűrés gombra. 33

Az igazolások a ikonra kattintva tölthetők le. 9. VISZONTAZONOSÍTÁS Az állampolgár viszontazonosításához kattintson a jobb felső sarokban található Viszontazonosítás linkre. A Tallózás gombra kattintva válassza ki az információs állományt (info.xml), írja be az űrlap mezőibe az azonosítandó állampolgár természetes személyazonosító (4T) adatait, majd kattintson az Azonosítás gombra. Az azonosítás eredménye megjelenik a felületen. 34

Az űrlap adatait az Űrlap törlése gombra kattintva törölheti. 10. BEÁLLÍTÁSOK A Hivatali kapu kapcsolattartója a Tárhely adminisztráció felületen módosíthatja a Hivatali kapu bizonyos adatait (hosszú név, technikai e-mail cím, megye), adminisztrálhatja az ügyintézőket (pl. új ügyintézők hozzáadása, ügyintéző törlése, adatmódosítás stb.), valamint új vevénykezelési profilt hozhat létre. A felület eléréséhez kattintson a jobb felső sarokban található Beállítások linkre. Az adminisztrációs teendők elvégzéséhez kattintson a hivatal hosszú nevére. 35

A Tárhely adminisztráció felület működésével, a beállítások elvégzésével kapcsolatos részletes leírást a témával foglalkozó felhasználói leírásunkban olvashatja. 11. SÚGÓ A Súgó oldalán található linkekre kattintva egyszerűen és gyorsan elérhetőek a szolgáltatás működésével kapcsolatos aktualitások, felhasználói leírások. 12. KAPCSOLAT A Kapcsolat oldalon a Kormányzati Ügyfélvonal munkatársaival veheti fel a kapcsolatot a tárhely használatával, működésével kapcsolatban. Levél írásához adja meg az e-mail címét, a telefonszámát és írja be az üzenet szövegét. Az üzenetet kizárólag abban az esetben tudja elküldeni, amennyiben valamennyi *-gal jelölt mezőt kitöltötte. Az üzenetküldés sikerességéről szóló tájékoztatást a képernyőn megjelenő ablakban olvashatja. Chat indításához kattintson az Élő chat indítása gombra. 36

13. KIJELENTKEZÉS A levelezési felületen a Kijelentkezés gombon 10:00 perctől indulva - számláló számolja az inaktivitási időt. Aktivitás esetén (pl. kattintás egy másik menüpontra) a számláló ismét 10:00 perctől folytatja a visszaszámlálást. A tíz perc inaktivitási idő leteltével a rendszer biztonsági okokból - automatikusan kijelentkezteti. A további használathoz ismételten be kell jelentkeznie. Amennyiben már csak 1 perc van hátra a munkamenet lejáratáig, a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg a képernyőn. A munkamenet meghosszabbításához kattintson az Igen gombra, így a számláló ismét 10:00 perctől számolja az inaktivitási időt. Amennyiben befejezte a munkát, a felületről történő kilépéshez kattintson a Kijelentkezés gombra. 37