Hiteles elektronikus postafiók

Átírás

1 NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. H-1081 Budapest, Csokonai utca 3. Hiteles elektronikus postafiók Állampolgár v.1.6

2 Tartalom 1. BEVEZETÉS BEJELENTKEZÉS DOKUMENTUMFELTÖLTÉS BEÉRKEZETT ÜZENETEK Dokumentumletöltés Csoportos letöltés Egyesével történő letöltés Dokumentum törlése Mozgatás Tartós tárba Szűrés ELKÜLDÖTT DOKUMENTUMOK TARTÓS TÁR Dokumentum letöltése a Tartós tárból Dokumentum törlése a Tartós tárból MEGHIÚSULÁSI IGAZOLÁSOK CÍMKEKEZELÉS Új címke létrehozása Címke törlése Dokumentum címkézése Címkézés eltávolítása BEÁLLÍTÁSOK SÚGÓ KAPCSOLAT KIJELENTKEZÉS GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

3 1. BEVEZETÉS A Hiteles Elektronikus Postafiók szolgáltatás egységes felületet, tárhelyet biztosít az állampolgárok, a Hivatali kapuval, Cégkapuval rendelkezők számára. Mobileszközökre optimalizáltan működik és az állam által biztosított azonosítási szolgáltatásokkal használható. 2. BEJELENTKEZÉS A szolgáltatást a Hiteles Elektronikus Postafiókra bejelentkezve érheti el. A felhasználók azonosítása a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) rendszeren keresztül történik. Jelenleg az alábbi azonosítási szolgáltatások közül választhat: Ügyfélkapu; Elektronikus személyi igazolvány (a belépéshez kártyaolvasó és az igazolványhoz tartozó elektronikus aláírás szolgáltatás igénylése szükséges); Telefonos azonosítás. Figyelem! Amennyiben Ön már bejelentkezett egy KAÜ-azonosítást (Központi Azonosítási Ügynök) használó szolgáltatásba (pl Webes ügysegéd, tárhely), abban az esetben ugyanabban a böngészőben egy másik felhasználó azonosítójával történő belépéskor a rendszer hibaüzenetet küld. Másik felhasználó kizárólag a böngésző bezárását követően tud bejelentkezni. Ügyfélkapus azonosítás esetén adja meg az ügyfélkapus felhasználói nevét és jelszavát, majd kattintson a Belépés gombra. 2

4 Elektronikus személyi igzolvánnyal történő azonosítás esetén elektronikus személyi igazolványra és megfelelő kártyaolvasóra van szüksége. A telefonos azonosítás esetén a 8 számjegyű telefonos azonosítószáma mellett adja meg a teljes 6 számjegyű jelszót is, majd lépjen az Azonosítás gombra. Amennyiben elfelejtette a felhasználói nevét és/vagy jelszavát, ötszöri próbálkozás után a rendszer blokkolja a belépését. Annak ellenére sem engedi belépni, ha ezt követően az azonosítóit már jól adja meg. Ebben az esetben az Elfelejtett jelszó linkre kattintva oldhatja fel a lejáratot. Új kódot a oldalon is kérhet a Nem tudok belépni link segítségével. 3

5 Sikeres azonosítást követően néhány másodperc elteltével az Ön alapértelmezettként beállított tárhelye jelenik meg. Alapértelmezett tárhely lehet a személyes, a hivatali, ill. a cégkapus postafiók is. Ennek beállítására a Tárhely adminisztráció felületén a Felhasználói beállítások részben van lehetőség. A belépést követően betöltődik a tárhely oldala. A személyes tárhely elnevezése alapértelmezetten Értesítési tárhely. Ez az elnevezés a ikonra kattintva módosítható (max. 128 karakter). A mezőbe beírt név mentéséhez kattintson a ikonra. A beírt nevet az ikonra kattintva törölheti. Törlést követően a rendszer visszaállítja az utoljára beírt, elmentett nevet. 4

6 Amennyiben Ön több személyes, ill. hivatali vagy cégkapus tárhellyel is rendelkezik, azokat a postafióklistából választhatja ki. 3. DOKUMENTUMFELTÖLTÉS Az Új üzenet menüpontban kizárólag az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programmal előállított, tiktosított (.kr) kiterjesztésű fájlok tölthetők fel. A program legfrissebb verziója a NAV portáljáról telepíthető. Dokumentumfeltöltés kezdeményezéséhez válassza az Új üzenet gombot. A felöltéshez húzza a dokumentumot a felületre vagy tallózza ki a feltöltendő állományt a Vagy klikkeljen ide a tallózáshoz gombra kattintva. Egyszerre több dokumentumot is kiválaszthat és feltölthet. A feltöltéshez kattintson a Küldés gombra. Amennyiben mégsem szeretné feltölteni a dokumentumot, a hozzá tartozó ikon segítségével törölheti a listából. A Tartós tárba oszlopban megjelenő jelölőnégyzetek kipipálásával beállíthatja, hogy az adott dokumentumok másolatai küldést követően automatikusan a tartós tárba kerüljenek. 5

7 A feltöltés eredménye megjelenik a képernyőn. A sikeres feltöltésről a rendszer Feladási igazolást küld a tárhelyre. A dokumentumküldéssel, -fogadással kapcsolatos vevényekről, valamint az értesítésekhez kapcsolódó beállításokról a Tárhely adminisztráció c. felhasználói leírásunkban olvashat részletes tájékoztatást. A feltöltött dokumentumokat a Törlés gombra kattintva távolíthatja el a listából. 4. BEÉRKEZETT ÜZENETEK A Beérkezett mappában a hivatalok által küldött dokumentumok válaszok, nyugták listában kerülnek megjelenítésre. Alapértelemzetten a képernyőn az üzenetek szűréssel, rendszerüzenetek (vevények) nélkül jelennek meg, a Szűrés gomb piros színnel történő jelölése is ezt jelzi. A beérkezett dokumentumok Tartós tárba helyezés nélkül - a küldéstől számított 30 napig érhetők el a tárhelyen, kivétel a Meghiúsulási igazolások, amelyek 180 napig láthatók a Meghiúsulási igazolások mappában. A mappa mellett megjelenített szám mutatja a kiválasztott postafiókban lévő olvasatlan üzenetek számát (ide tartoznak a szűrt olvasatlan dokumentumok is). 6

8 A Dokumentumtípus, leírásai alatt található dokumentum bármelyikére rákattintva, az üzenet részletei külön ablakban tekinthetők meg. Az üzenet részleteit megjelenítő ablakban lehetősége van arra, hogy a dokumentumot Tartós tárba helyezze, törölje vagy letöltse Dokumentumletöltés A felületen egyesével, valamint csoportosan is letöltheti a dokumentumokat. A beérkezett olvasatlan dokumentum a letöltéssel vagy a Tartós tárba helyezéssel válik olvasottá Csoportos letöltés Csoportos letöltésnél a kiválasztott dokumentumok tömörített formában tölthetők le (dokumentumok.zip). Az egyes dokumentumok letöltését, valamint a tömörített állomány létrehozását folyamatjelző mutatja. 7

9 Nyissa meg vagy mentse le az elkészült, tömörített állományt. Amennyiben letöltést követően megtartja az alapértelmezett Megtartás opciót, a Beérkezett mappában a küldéstől számított 30 napig - továbbra is elérhetőek maradnak a letöltött üzenetek. Adott dokumentum törléshez válassza a Törlés, a Tartós tárba mozgatáshoz pedig az Áthelyezés tartós tárba opciót. Az Összes sorban kiválasztott tárolási beállítás valamennyi dokumentumra érvényes lesz. A megtartási lehetőségek beállítását követően kattintson a Befejezés gombra Egyesével történő letöltés A Beérkezett mappában található dokumentumot egyesével az alábbi módon is letöltheti. A letöltéshez kattintson a mappa Dokumentumtípus, leírás oszopban található szövegre. 8

10 Megnyílik az Üzenet részletei ablak, majd néhány másodpercen belül automatikusan elindul a letöltés és megjelenik a böngésző letöltő ablaka, ahol böngészőbeállítástól függően megnyithatja, ill. letöltheti a dokumentumot. Amennyiben a letöltés nem indul el automatikusan, kattintson a Letöltés gombra. Az Üzenet részletei képernyő az adott dokumentum főbb adatait tartalmazza (pl. feladó, érkeztetési szám, beérkezési dátum, fájlnév, feladó hivatal esetleges megjegyzése). A Tartós tárba gombra kattintva áthelyezheti a dokumentumot a Tartós tárába. A Törlés gomb hatására a dokumentum visszaállíthatatlanul törlődik a tárhelyről. Figyelem! Az olvasatlan dokumentumok a Tartós tárba mozgatást követően olvasottá válnak, így - áthelyezést követően a rendszer Letöltési igazolást küld a címzett részére (kivéve hivatali szakrendszeri értesítések, amelyekről a rendszer nem küld vevényeket) Dokumentum törlése A Beérkezett mappa dokumentumai közül csak olvasott dokumentum törölhető. 9

11 A törléshez a jelölőnégyzet bejelölésével válassza ki a már letöltött dokumentumo(ka)t és kattintson a Törlés gombra. A Törlés gomb megnyomását követően Megerősítés üzenet jelenik meg a felületen, melyen a törlendő elemek száma is olvasható. Ha még nem olvasott állapotú a dokumentum, a Törlés opció kiválasztása esetén, a rendszer üzenetet jelenít meg, hogy a dokumentum nem törölhető. Az gomb megnyomásával törlődik a dokumentum a tárhelyről, vagy ha úgy döntött, hogy mégsem sem szeretné azt törölni, akkor nyomja meg a gombot Dokumentumot úgy is törölhet, hogy az egyesével történő, ill. csoportos letöltésnél megjelenő felugró ablakban a Törlés gombot, ill. a Törlés opciót választja. (Lásd Dokumentumetöltés) Mozgatás Tartós tárba A tárhelyen a beérkező dokumentumok, igazolások, nyugták 30 napig kerülnek megőrzésre. Azokat a dokumentumokat, amelyeket hosszabb ideig szeretné megőrizni, átmozgathatja a Tartós tárba. Az áthelyezéshez kattintson a kiválasztandó dokumentum mellett található jelölőnégyzetbe, majd a Mozgatás Tartós tárba gombra. A Tartós tárba olvasatlan dokumentumok is átmozgathatók. A OK gomb megnyomását követően egy Megerősítés üzenet jelenik meg, melyen az áthelyezendő elemek száma is látható. 10

12 Az gomb megnyomásával a dokumentum a T artós tárba kerül, vagy ha mégsem szeretné az átmozgatását, akkor nyomja meg a gombot Szűrés A Beérkezett mappában alapértelmezett beállítás, hogy a dokumentumok szűréssel (rendszerüzenetek nélkül) jelennek meg. Ezt mutatja a Szűrés gomb piros színnel történő jelölése is. A dokumentumok további keresésére szűrőt alkalmazhat. A szűrés menüpontjában szabadszavas keresésre, valamint összetett szűrésre is van lehetősége. A szűrés segítségével szabályozhatja, hogy az alábbi feltételek közül a képernyőn melyiket szeretné megjeleníteni. A szűréshez használja a tárhely jobb felső részében található szűrést segítő alábbi funkciókat: Olvasatlan, Kivéve rendszerüzenetek, Üzenettípus (Hivatal, Hivatali szakrendszer-értesítő, Rendszer), Igazolás típusa (Feladási igazolás, Letöltési igazolás, Meghiúsulási igazolás), Dátumkeresés ( Beérkezéstől-Beérkezésig), Szűrési feltételek törlése. A Beérkezett mappában található dokumentumokhoz tartozó címke megjelenítéséhez írja be a címke nevét a keresőmezőbe, majd kattintson a ikonra. 11

13 A rendszer kilistázza a megadott címkével ellátott dokumentumokat. Figyelem! Amennyiben másik címkével ellátott vagy címkézetlen dokumentumokhoz tartozó adatokban (pl. dokumentum típus, leírás, címkenév) akár szótöredékként - szintén szerepel a keresőmezőbe beírt címke neve, abban az esetben ezek a dokumentumok is megjelennek a listában. A kizárólag az adott címkéhez tartozó dokumentumokat a címkére kattintva jelenítheti meg. Olvastalan üzenetek szűrése A Beérkezett mappa szűrhető oly módon, hogy csak az olvasatlan üzeneteket jelenítse meg. Alapértelmezés szerint az olvasatlan üzenetek félkövér címmel jelennek meg az üzenetlistaban. Szabadszavas keresés A keresőmezőben megadhat szűrőfeltételként feladót vagy dokumentum típust, leírást, címkenevet, megjegyzést, fájlnevet (utóbbi kettő az egyesével történő dokumentumletöltéskor az Üzenet részletei ablakban látható Megjegyzés, ill. Csatolmány mező értéke). A keresésnél szótöredéket is beírhat. A keresőszó megadását követően kattintson a sor végén lévő (Keresés) ikonra. A rendszer kilistázza a feltételeknek megfelelő dokumentumokat. 12

14 A szűrt lista feltételei a képernyő alján is megjelennek. A szűrt listából a teljes beérkezett dokumentum listázásához a Szűrési feltételek törlése opcióval lehet visszatérni. A megadott szűrési feltételek a szűrési ablakban is törölhetők. 5. ELKÜLDÖTT DOKUMENTUMOK A feltöltött dokumentumok adatait a küldéstől számított 30 napig tekintheti meg az Elküldött menüpontban. Adott üzenet főbb adatainak megtekintéséhez kattintson a Dokumentum típus, leírás oszlopban található szövegre. A megjelenő ablakban megtekintheti a dokumentum főbb adatait (címzett, dokumentumtípus, érkeztetési szám, fájlnév). 13

15 6. TARTÓS TÁR A beérkező dokumentumait, valamint elküldött dokumentumainak másolatát a Tartós tárba helyezéssel hosszú távon megőrizheti. Tartós tárba olvasatlan dokumentumok is áthelyezhetők, azonban átmozgatás után ezek is olvasottá válnak. A dokumentumok a Tartós tárban mindaddig megtekinthetők, amíg Ön nem törli azokat a tárból. Az átmozgatott dokumentumok megtekintéséhez kattintson a Tartós tár menüpontra Dokumentum letöltése a Tartós tárból A Tartós tárból történő dokumentumok letöltésének menete megegyezik a Beérkezett dokumentumok Dokumentum letöltése menüpontjában leírtakkal azzal a különbséggel, hogy letöltés követően csak a Megtartás vagy Törlés opciók választhatók ki, mivel az itt letöltött dokumentumok már a Tartós tárban vannak. 14

16 6.2. Dokumentum törlése a Tartós tárból A Tartós tár dokumentumai mind olvasott állapotban vannak. A törléshez válassza ki a dokumentumo(ka)t és kattintson a Törlés gombra. A Törlés gomb megnyomását követően Megerősítés üzenet jelenik meg a felületen, melyen a törlendő elemek száma is olvasható. Az gomb megnyomásával törlődik a dokumentum a tárhelyről, vagy ha úgy döntött, hogy mégsem sem szeretné azt törölni, akkor nyomja meg a gombot. Figyelem! A törölt dokumentumok visszaállítására nincs lehetőség. 7. MEGHIÚSULÁSI IGAZOLÁSOK Meghiúsulási értesítőt abban az esetben küld a rendszer, ha a címzett az Át nem vett dokumentum értesítő érkezésétől számított 5 munkanapon belül sem tölti le a dokumentumot (feladó és címzett kapja). A meghiúsulási igazolások ebben a mappában a beérkezéstől számított 180 napig érhetők el. A felületen lehetősége van érkeztetési számra vagy beérkezési dátumra szűrni. A szűrési feltételeket a mezőkben megadott formátumban kell megadnia. A dátumot a beépített 15

17 naptárfunkció segítségével is kiválaszthatja. A feltételek megadását követően kattintson a Szűrés gombra. Az igazolások egyesével tölthetők le a (Letöltés) ikonra kattintva. 8. CÍMKEKEZELÉS A tárhelyen található dokumentumait a Beérkezett, Elküldött és Tartós tár mappákban címkékkel láthatja el. A címkék szabadon választott kulcsszavak, amelyek segítik az elmentett üzenetek azonosítását, jellemzését, megkönnyítik ezek későbbi megtalálását. A címkék mappákként funkcionálnak: egy adott címke egy adott mappát jelenít meg, ha létrehozza és hozzárendeli egy vagy több dokumentumhoz. Címkét létrehozni vagy címkézni (címkét elemhez hozzáadni és eltávolítani) a Címkekezelés menüpontjában lehet Új címke létrehozása Címke létrehozásához válassza a Címkekezelés funkciót, majd kattintson az Új címke létrehozása linkre. Írja be a mezőbe a címke nevét majd kattintson a jelre. 16

18 8.2. Címke törlése A felesleges címkéket a jelre kattintva törölheti. A címke törlését követően a törölt címkét a rendszer eltávolítja azokról a dokumentumokról, amelyekhez az korábban hozzá lett rendelve Dokumentum címkézése A címkézéshez jelölje ki a dokumentumokat, majd kattintson a Címkekezelés funkcióra. Amennyiben már létezik a címke, válassza ki a lenyíló listából a megfelelő címkét és kattintson a jelre. Ha a címke még nem létezik, válassza az Új címke létrehozását, írja be a címke nevét és kattintson a jelre. Ezt követően jelölje ki ismét a dokumentumot, majd a fentebb ismertetett módon címkézze fel. 17

19 Az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban a Címkék mezőhöz tartozó +Hozzáadás linkre kattintva szintén felcímkézheti a letöltött dokumentumot (itt kizárólag a már létrehozott címkék közül választhat). Bármelyik címkézési módot választja, egy adott dokumentumhoz több címke is hozzárendelhető. Címkézést követően a tárhely Dokumentum típus, leírás oszlopában is megjelenik az adott dokumentumhoz tartozó címke. A létrehozott címkék a bal oldali navigációs sávban is megjelennek. A címkék melletti szám mutatja az adott címkéhez tartozó olvasatlan dokumentumok számát. 18

20 A címkére vagy a mellette lévő számra kattintva a rendszer kilistázza az adott címkével ellátott dokumentumokat Címkézés eltávolítása Jelölje ki a dokumentumokat, amelyekről el szeretné távolítani a hozzáadott címkét, majd válassza a Címkekezelés funkciót. A lista tetején ikonnal jelölve megjelennek az adott dokumentumokhoz tartozó címkék. A címkézés eltávolításához kattintson a ikonra vagy a címke nevére az ikon mellett. A felesleges címkét az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban az adott címkére kattintva is eltávolíthatja. 19

21 Figyelem! Fenti módokon csak a dokumentum és címke összerendelését törli, a címke továbbra is a listában marad, és hozzáadható más dokumentumokhoz. 9. BEÁLLÍTÁSOK A Beállítások menüpont a Tárhely-adminisztrációs oldalra irányítja át. A szolgáltatás egy felületről biztosítja a dokumentumkezeléshez kapcsolódó beállítások elvégzését. 10. SÚGÓ A Súgó oldalán található linkekre kattintva egyszerűen és gyorsan elérheti a szolgáltatás működésével kapcsolatos felhasználói tájékoztatásokat, leírásokat. Az Aktuális részben a legfrissebb fejlesztések, újdonságok tekinthetők meg. 11. KAPCSOLAT A Kapcsolat oldalon a Kormányzati Ügyfélvonal munkatársaival veheti fel a kapcsolatot a tárhely használatával, működésével kapcsolatban. 20

22 Levél írásához adja meg az címét, a telefonszámát és írja be az üzenet szövegét. Az üzenetet kizárólag abban az esetben tudja elküldeni, amennyiben valamennyi *-gal jelölt mezőt kitöltötte. Az üzenetküldés sikerességéről szóló tájékoztatást a képernyőn megjelenő ablakban olvashatja. Chat indításához kattintson az Élő chat indítása gombra. 21

23 12. KIJELENTKEZÉS A levelezési felületen a Kijelentkezés gombon 10:00 percről indulva számláló számolja az inaktivitási időt. Aktivitás esetén (pl. kattintás egy másik menüpontra) a számláló ismét 10:00 percről folytatja a visszaszámlálást. A tíz perc inaktivitási idő leteltével a rendszer biztonsági okokból automatikusan kijelentkezteti. A további használathoz ismételten be kell jelentkeznie. Amennyiben már csak 1 perc van hátra a munkamenet lejáratáig, a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg a képernyőn. A munkamenet meghosszabbításához kattintson az Igen gombra, így a számláló ismét 10:00 perctől számolja az inaktivitási időt. Amennyiben befejezte a munkát, a felületről történő kilépéshez kattintson a Kijelentkezés gombra. 13. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK Tárhelyre való bejelentkezéskor miért kapom azt az üzenetet a felületen, hogy Sikertelen bejelentkezés! Kérjük, hogy zárja be a böngészőt, és jelentkezzen be újra! Ugyanabban a böngészőben egy másik felhasználó azonosítójával történő belépéskor küldi a rendszer a hibaüzenetet. Másik felhasználó kizárólag a böngésző bezárását követően tud bejelentkezni. Elírtam a felhasználói nevemet és ötszöri próbálkozás után a rendszer blokkolta a belépésemet. Később viszont annak ellenére sem tudtam a tárhelyre belépni, hogy az azonosítómat jól adtam meg. Mi a megoldás? 22

24 Blokkolás esetén a tárhelyre akkor sem tud belépni, ha az azonosítóit már jól adja meg. A blokkolást az Elfelejtett jelszó funkcióval oldhatja fel. A tárhely címének módosítását hol tudom megtenni? A Tárhely adminisztráció oldalon az Értesítési tárhely címére kattintva tudja a tárhely címét módosítani. A Tárhely adminisztráció felületének kezeléséről a Tárhely adminisztráció felhasználói kézikönyvben még több információt kaphat. 23