Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat Veszprém, 2013. október 29. Készítette: Szitási Istvánné segédlevéltáros
Ügyvitel IRATKEZELÉS Küldemények érkezése Beadványok érkeztetése Nyilvántartásba vétel ÜGYINTÉZÉS Irattárba helyezés Irattározás papíralapú elektronikus vegyes
Az iratkezelés rendszere a., Központi (centralizált) iratkezelési rendszer azt jelenti, hogy az adott szervet valamennyi egységének az iratait központi rendszerben kezelik. b., Osztott ( decentralizált) iratkezelési rendszer esetében a szervezeti egységek irataik kezelését önálló rendszerben végzik. c., Vegyes az előző két típus kombinálása.
Az iratkezelési szabályzatnak tartalmazni kell: Az iratkezelés szervezete és rendszere (központosított, vegyes, osztott). Az iratok átvétele, érkeztetése, bontása, irányítása. Iktatás módjának meghatározása (papír alapú, elektronikus, iktatószám minta). Az ügyiratok kezelése az ügyintézés folyamatában. Az ügyiratok továbbítása. Irattárba helyezés, irattári kezelés. Selejtezés. Az iratok átadása a levéltárnak. A megszűnő szervezeti egységek iratainak átadása. A megszűnő szerv iratainak átadása.
Az iratkezelés folyamata I. Iratkezelés az ügyintézés előtt a beérkező küldemények átvétele a küldemények felbontása a küldemények érkeztetése az ügyintéző kijelölése (szignálás, irattá nyílvánítás) iktatás
Az iratkezelés folyamata II. Iratkezelési feladatok az ügyintézés alatt érdemi ügyintézés kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) az iratok továbbítása (expediálás) határidő nyilvántartása az elintézett ügyiratok irattára helyezése
Az iratkezelés folyamata III. Iratkezelés az ügyintézés lezárását követően irattári kezelés iratselejtezés levéltári átadás
Az iratkezelési szabályzatok véleményezésekor gyakran előforduló hiányosságok Egy iratkezelési szabályzat előlapjának tartalma: X település Közös Önkormányzati Hivatalának a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján készített, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben előírtaknak megfelelő EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A köziratokról, közlevéltárakról, és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. élvi LXVI. törvényben biztosított jogkörömben eljárva az X település Közös Önkormányzati Hivatalának egyedi iratkezelési szabályzatának 2013. január 1-jével történő bevezetésével egyetértek. Veszprém, 2013. május 28. Veszprém Megyei Levéltár A köziratokról, közlevéltárakról, és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben biztosított jogkörömben eljárva az X település Közös Önkormányzati Hivatalának egyedi iratkezelési szabályzatának 2013. január 1-jével történő bevezetésével egyetértek. Veszprém, 2013. június 7. Veszprém Megyei Kormányhivatal
Az iratkezelési szabályzatok véleményezésekor gyakran előforduló hiányosságok Nem megfelelő példányszámban kerül beküldésre. A hatályba lépés időpontjának téves meghatározása. A vonatkozó jogszabályok módosítása, vagy szervezeti átalakulás esetén feledésbe merül az új iratkezelési szabályzat elkészítése és jóváhagyása. Az iratkezelési rendszer/szervezet nehézkes megfogalmazása. Az iktatás és az irattározás helyeinek kijelölése. Az iktatószám leírás, egyedi, sajátos jelölések alkalmazása esetén.
KÖSZÖNÖM AZ ÉRDEKLŐDŐ FIGYELMÜKET!