EURÓPAI BIZOTTSÁG KOMMUNIKÁCIÓS FŐIGAZGATÓSÁG Az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete I. MELLÉKLET CSELEKVÉSI TERV A PARTNERSÉGI KERETMEGÁLLAPODÁS SZÁMA [ ] COMM/BUD/ED/2018 2020 1. Feladatok és általános célkitűzések A Europe Direct információs központok részt vesznek az Európai Bizottság Európai Unióval kapcsolatos kommunikációjában, és célul tűzik ki a nyilvánosság helyi és regionális szintű bevonását. A Europe Direct információs központok figyelemfelkeltésre irányuló tevékenységei arra irányulnak, hogy egy fenntartható kapcsolati háttér kialakításával bevonják a nyilvánosságot az európai ügyekbe. A központok kiegészítik és támogatják az Európai Bizottság képviseletei, az Európai Parlament tájékoztatási irodái, valamint az egyéb uniós intézmények és szervek által folytatott kommunikációs tevékenységeket helyi és/vagy regionális szinten. Emellett együttműködnek más uniós információs és segítségnyújtási hálózatokkal. A központok a nyilvánosságot, különösen a nyilvánosság általános tájékoztatási igénnyel fellépő tagjait közvetlenül érdeklő uniós alapkérdésekre és szakpolitikákra összpontosítanak. A Europe Direct információs központok továbbá rendezvényeket szerveznek és különböző kommunikációs eszközöket használnak a nyilvánosság helyi és regionális szintű elérésére, közvetlenül vagy az érintett multiplikátorok és szereplők révén. Emellett az Európai Bizottság Képviseletével szorosan együttműködve aktívan támogatják a civil párbeszédet 1. A Europe Direct információs központok együttműködnek a helyi és/vagy regionális médiával, és visszajelzést adnak a nyilvánosság uniós ügyeket érintő véleményével és megnyilvánulásaival kapcsolatban. A Europe Direct információs központok hálózatát az Európai Bizottság irányítja. 1 Az Európai Bizottság tagjai vagy az Európai Bizottság vezető tisztségviselői által vezetett párbeszédek, amelyek során a nyilvánosság tagjai véleményt nyilváníthatnak az uniós témákkal kapcsolatban, https://ec.europa.eu/info/events/citizensdialogues_hu.
2. Figyelemfelhívásra irányuló kommunikációs stratégia és terv Hároméves, figyelemfelhívásra irányuló kommunikációs stratégia A stratégiában a pályázónak meg kell fogalmaznia az azzal kapcsolatos általános koncepcióját, hogyan vezetné a központot 2 egy hároméves időszakon keresztül. E koncepció bemutatásához a pályázónak ismertetnie kell, hogy milyen tevékenységeket folytatna az egyes években. A bemutatott koncepciónak teljes mértékben meg kell felelnie a Europe Direct információs központok feladatainak és célkitűzéseinek. A stratégiának emellett tartalmaznia kell SMART 3 célkitűzéseket, valamint az alábbiakat: 1. az adott területre jellemző, regionális és helyi szintű uniós tájékoztatási igények megalapozott elemzése; 2. a célközönség (beleértve a multiplikátorokat és a nehezen elérhető közönséget) és az elérésükre szolgáló konkrét kommunikációs tevékenységek; 3. a közvetlen és online kommunikáció legfontosabb használni kívánt médiacsatornái (sajtó, televízió, rádió, közösségi média) és a feldolgozni kívánt témák (például a Europe Direct információs központ tevékenységei, az uniós kérdésekkel kapcsolatos helyi szempontok és a szakpolitikai hírek); 4. a Europe Direct információs központnak a központot befogadó partner egyéb tevékenységeivel, valamint egyéb uniós, nemzeti/regionális hálózatokkal és érintettekkel való együttműködésével, kiegészítő jellegével és szinergiáival kapcsolatos részletek; 5. azzal kapcsolatos részletek, hogyan kívánja növelni a pályázó a Europe Direct információs központ láthatóságát, és hogyan kíván nagyobb figyelmet kelteni az adott régióban. Éves kommunikációs terv A pályázónak olyan éves kommunikációs tervet kell bemutatnia, amely teljes mértékben megfelel a központ figyelemfelkeltésre irányuló kommunikációs stratégiájának. A tervben fel kell tüntetni a konkrét éves célkitűzéseket és a legfontosabb konkrét témákat. E témáknak összhangban kell lenniük az Európai Bizottság Képviselete és az Európai Parlament Tájékoztató Irodája által meghatározott kommunikációs prioritásokkal. Az éves kommunikációs tervnek tartalmaznia kell az egyes kommunikációs elemek leírását. Ezek közé tartoznak az Alapvető kommunikációs tevékenységek és a Rendezvények, amelyek valamennyi központra vonatkoznak, ugyanakkor az éves kommunikációs terv egyéb elemei rugalmasabban választhatók ki. A nyilvánosság bevonásának fokozott fontosságára való tekintettel a rendezvények központi szerepet fognak játszani. Ebből következik, hogy a pályázónak a Rendezvények szervezése pontot a központ figyelemfelkeltésre irányuló céljainak 2 3 A névben szerepelnie kell az alábbi információnak: Europe Direct Információs Központ [város/régió/terület ]. SMART, azaz konkrét, mérhető, teljesíthető, releváns és határidőhöz kötött. 2
eléréséhez szükséges számú alkalommal kell kiválasztania úgy, hogy ne lépje túl a támogatás maximális összegét. Az éves kommunikációs terv egyes elemei különféleképpen kombinálhatók a támogatási összeg keretén belül. 2.1. Az éves kommunikációs terv elemei Az éves kommunikációs terv az alábbi, változó mértékű rugalmassággal párosuló elemeket tartalmazza, amelyek mindegyike konkrét átalányösszeghez kapcsolódik: Kötelező: Alapvető kommunikációs tevékenységek (csak egyszer választandó ki) Rendezvények : o Rendezvények szervezése (egy vagy több alkalommal választandó ki a maximális támogatási összeg keretén belül) Opcionális, és a szükséges számú alkalommal választandó ki: o Rendezvényeken való részvétel Opcionális, és csak egyszer választandó ki: Kommunikációs termékek : o Kiadványok o Kommunikációs segédanyagok o Audiovizuális és egyéb elektronikus anyagok o Elektronikus hírlevél Ügyfélfogadás A kiválasztott elemeknek megfelelő tevékenységek körének arányosnak kell lennie a támogatás összegével. 2.1.1. Alapvető kommunikációs tevékenységek (kötelező) A pályázónak az éves kommunikációs tervében ki kell fejtenie, hogyan tervezi végrehajtani az Alapvető kommunikációs tevékenységeket, beleértve az alábbiakat: saját telefonvonal és e-mail-cím működtetése; a találkozók iránti egyéni kérelmekre történő válaszadás; kérdések megválaszolása vagy az érintett személyeknek a megfelelő uniós hálózatokhoz vagy Europe Direct információs központhoz való irányítása 4 ; 4 https://europa.eu/european-union/contact/call-us_hu 3
együttműködés az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletével és az Európai Parlament Magyarországi Tájékoztató Irodájával; aktív együttműködés más Europe Direct információs központokkal nemzeti és/vagy határon átnyúló szinten, illetve egyéb uniós hálózatokkal; uniós kiadványok/információk/videók/üzenetek terjesztése; rendszeres kapcsolatok kialakítása és fenntartása a helyi és regionális médiával, beleértve cikkek megjelentetését, illetve rádiós vagy televíziós műsorokban való szereplést; a nyilvánossággal a közösségi médiában folytatott következetes interakció; ideértve a központ rendszeresen frissített és aktualizált (kötelezően használandó) Facebook-oldalát és adott esetben egyéb közösségi platformokat; naprakész honlap (vagy internetes oldal) működtetése, a központ tevékenységeivel kapcsolatos információk közzététele, valamint a helyi és/vagy regionális közönséghez igazított releváns, tárgyilagos tájékoztatás az Európai Unióval kapcsolatos ügyekben; részvétel az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete és a Bizottság brüsszeli központja által az Európai Parlament aktív bevonásával szervezett koordinációs/képzési találkozókon 5 ; az Európai Bizottság által a központ tevékenységeinek (rendezvények és adott esetben egyéb tevékenységek) értékelése céljából biztosított, a felhasználói elégedettséget mérő eszköz használata; havi informatív visszajelzés a Europe Direct információs központ tevékenységeivel, a nyilvánosság fő érdeklődési körével, a helyi és/vagy regionális médialefedettséggel, valamint az Európai Bizottság által biztosított online eszközön keresztül felvetett aktuális témákkal kapcsolatban. 2.1.2. Rendezvények A központ figyelemfelkeltésre irányuló céljainak eléréséhez szükséges számú alkalommal választhatók a maximális támogatási összeg keretén belül. A rendezvények szervezése (kötelező) egy rendezvény vagy rendezvénysorozat szervezését jelenti. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. átfogó médiaterv, a rendezvények jellegétől függően beleértve a televíziót, a nyomtatott sajtót, a rádiót, valamint az online és a közösségi médiát; 3. a rendezvény jellege, üzenete és tartalma, beleértve a programot, a dátumot és a helyszínt; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás. 5 A Bizottság fedezi a Bizottság székhelyén tartott képzésekkel kapcsolatos valamennyi utazási és szállásköltséget. Az uniós országok egyikében tartott éves általános találkozók esetében az Európai Bizottság csak a szállásköltségeket fedezi. Az Európai Bizottság a hálózat fennállása során várhatóan legfeljebb három éves általános találkozót szervez. Az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete által szervezett találkozók, képzések esetében csak az utazási költségek nem biztosítottak. 4
A rendezvényeken való részvétel (opcionális) magában foglalja a harmadik felek által szervezett rendezvényeken biztosított standon vagy prezentáció/előadás tartásával való aktív közreműködést. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. a rendezvény leírása, beleértve a központ részvételének okait; 2. a rendezvény, továbbá a központ standjának célközönsége, beleértve annak kommunikációs igényeit; 3. médialefedettség; adott esetben közösségi média, online média, televízió, nyomtatott sajtó és/vagy rádió; 4. a központ rendezvényen való részvételének üzenete és tartalma; 5. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás. 2.1.3. Kommunikációs termékek (opcionális) Az ilyen termékek tartalmának ki kell egészítenie az uniós intézmények által már kiadott anyagokat. A kiadványok közé tartoznak a nyomtatott kiadványok és/vagy oktatási anyagok, amelyeket maga a központ készített, vagy amelyeket az EU Bookshop 6 honlapjáról nyomtattak ki. Az éves kommunikációban ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. a kiadványok típusa, üzenete és tartalma; 3. terjesztési csatornák és példányszám; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás. A kommunikációs segédanyagok közé tartozhatnak a promóciós anyagok, infografikák, tájékoztató füzetek stb. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. az anyag leírása; 3. terjesztési csatornák és példányszám;; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás. 6 https://bookshop.europa.eu/hu/home/ 5
Az audiovizuális és egyéb elektronikus anyagok a központ saját termékeit jelentik. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. az anyag üzenete és tartalma, beleértve a szövegtervezetet; 3. terjesztési csatornák; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás. Az elektronikus hírlevélben szerepelnie kell a központ által előállított termékeknek. Ezek a megfelelő kommunikációs csatornákon (például levelezőlisták, közösségi média stb.) keresztül terjesztendők. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. üzenet, tartalom és gyakoriság; 3. terjesztési csatornák; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás. 2.1.4. Ügyfélfogadás (opcionális) Az ügyfélfogadást egyértelmű hozzáadott értékkel rendelkező helyen kell bonyolítani. A pályázónak bizonyítania kell, hogy az ügyfélfogadás helye: olyan kiemelt helyszínen található, amely potenciálisan nagyszámú látogatót vonz. Az ügyfélfogadás helyszíne: feltünteti a nyitvatartás idejét és a központban dolgozó munkatársak nevét; könnyen megközelíthető a nyilvánosság számára; jól látható, és megközelítését megfelelő jelzések segítik; rendelkezik olyan térrel, amely alkalmas a vendégek fogadására és az Európai Unióval kapcsolatos anyagok bemutatására. 3. Függetlenségi rendelkezés A központok, noha szorosan együttműködnek az Európai Bizottság Képviseletével és az Európai Parlament Tájékoztató Irodájával, függetlenek, és nem lépnek fel az Európai Bizottság és/vagy az Európai Parlament nevében. A központoknak azonban mindig biztosítaniuk kell az uniós álláspontok lehető legpontosabb közvetítését, valamint a semleges, tényszerűen helytálló és elfogulatlan kommunikációt. Továbbá ismertetniük kell a közönségükkel, hogy milyen szerepet töltenek be a Europe Direct információs központok. 6
4. A partnerek kötelezettségvállalása A Europe Direct információs központok kommunikációs tevékenységeinek elvégzésére kiválasztott partnerek kötelezettséget vállalnak az alábbiakra: biztosítják, hogy a központ teljes mértékben eleget tegyen a feladatainak és teljesítse az éves kommunikációs tervét az Európai Bizottság Képviseletének iránymutatásai szerint; biztosítják, hogy a központ semleges, pontos és tényszerűen helytálló információkat nyújtson az Európai Unióról, és a központot ne használják, illetve ne tervezzék használni a központ feladataival és célkitűzéseivel nem egyeztethető célokra; biztosítják, hogy a központ munkatársai a kiválasztási szempontoknak megfelelő készségekkel és képzettséggel rendelkezzenek 7 ; támogatják a központ együttműködését más Europe Direct információs központokkal, valamint egyéb releváns hálózatokkal és érintettekkel; használják az Európai Bizottság által biztosított Europe Direct nevet, logót és egyéb azonosítási formákat, továbbá következetesen használják ezeket valamennyi tevékenység vonatkozásában, illetve valamennyi terméken; a lehető leghamarabb értesítik az Európai Bizottság Képviseletét az éves kommunikációs terv végrehajtása során felmerülő problémákról; az igénybe vevők számára díjmentesen végzik a központ valamennyi tevékenységét; bármely adott év első hónapjától kezdve biztosítják a központ tevékenységeinek zavartalan végrehajtását, szem előtt tartva, hogy az előfinanszírozás 70%-ának kifizetésére az adott év első negyedévében, a végleges kifizetésre pedig a következő évben kerül sor; biztosítják az Európai Bizottság hozzáférését a helyszíneikhez. 5. A Bizottság kötelezettségvállalása A keretmegállapodás aláírásával a Bizottság vállalja az alábbiakat: értékeli a Europe Direct információs központok hatékonyságát, és gondoskodik a szükséges utánkövetésről; a rendelkezésre álló források keretén belül tájékoztató anyagokat és kommunikációs termékeket bocsát a Europe Direct információs központok rendelkezésére, képzéseket szervez általános és konkrét uniós kérdésekkel 7 A pályázók eldönthetik, hogy egyetlen személyt vagy egy csoportot neveznek-e ki a Europe Direct információs központ valamennyi tevékenységének ellátására. Az utóbbi esetben egyértelműen ki kell jelölni egy csoportvezetőt, aki a Bizottság fő kapcsolattartó pontja, és részt vesz a Bizottság által a támogatási intézkedések érdekében szervezett valamennyi képzésen és találkozón. Amennyiben a központ feladatinak ellátásával egy csoportot bíznak meg, a csoportnak együttesen kell rendelkeznie a szükséges kompetenciákkal. 7
kapcsolatban, valamint kapcsolatépítési lehetőségeket és a koordinációs platformokat biztosít; gondoskodik a partner tevékenységeivel kapcsolatos megfelelő nyomon követésről és felügyeletről. 6. Éves támogatási összeg Az éves kommunikációs tervre vonatkozó éves támogatási összeg fedezi az Európai Bizottság Képviselete felé elszámolható költségeket. A tevékenységi támogatás összege évenként és központonként legalább 15 000 EUR és legfeljebb 20 000 EUR lehet. Az éves kommunikációs terv minden eleme (lásd a 2.3. szakaszt) konkrét átalányösszegekhez kapcsolódik, ezeket az alábbi táblázat ismertet részletesen. Az átalányösszegek nem változtathatók meg. Az éves kommunikációs terv elemei Kötelező/Opcionális Választhatóság Átalányösszegek (EUR) ALAPVETŐ KOMMUNIKÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK RENDEZVÉNYEK KOMMUNIKÁCIÓS TERMÉKEK Alapvető kommunikációs tevékenységek Rendezvények szervezése Rendezvényeken való részvétel Kötelező Kötelező Egyszer Egy vagy több alkalommal Opcionális Egy vagy több alkalommal 11250 1500 525 Kiadványok Opcionális Egyszer 1125 Kommunikációs segédanyagok Audiovizuális és egyéb elektronikus anyagok Elektronikus hírlevél Opcionális Opcionális Opcionális Egyszer Egyszer Egyszer ÜGYFÉLFOGADÁS Ügyfélfogadás Opcionális Egyszer 3750 375 750 375 Az éves támogatási összeg az Alapvető kommunikációs tevékenységek esetében biztosított átalányösszeg és az éves kommunikációs terv minden további eleme esetében biztosított átalányösszegek összege. A rendezvények szervezése és a rendezvényeken való részvétel többször is választható a támogatás keretén belül. Az éves kommunikációs terv egyéb elemei csak egyszer választhatók. A különböző elemeket úgy kell kombinálni, hogy a tevékenységi támogatás teljes összege évente legalább 15 000 EUR és legfeljebb 20 000 EUR legyen. Az igényelt összeget a támogatási összeg alsó és felső határának figyelembevételével, illetve az éves kommunikációs tervvel összhangban a fenti szabályok alapján kell meghatározni. 8
Az egyes elemekhez kapcsolódó átalányösszegek rögzítettek (például nem kérhető az átalányösszeg fele), de az adott év során lehetőség van bizonyos mértékű rugalmasságra. Például egy elem helyettesíthető egy másikkal, amennyiben: - biztosított az éves kommunikációs tervnek való megfelelés; - a helyettesítést az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete előzetesen írásban jóváhagyta; és - a támogatás végleges összege nem haladja meg az egyedi támogatási megállapodásban feltüntetett támogatás maximális összegét. Ha az éves kommunikációs terv egy elemét olyan másik elem váltja fel, amely o magasabb átalányösszeg kifizetésével jár, nem kerül sor további összegek biztosítására; o alacsonyabb átalányösszeg kifizetésével jár, a támogatás végleges összege ennek megfelelően csökken. A támogatás teljes egészében kifizetésre kerül, amennyiben az éves kommunikációs terv végrehajtása megfelelő. Ha az éves kommunikációs terv egyik elemének végrehajtása nem megfelelő módon történik, a támogatás összege arányosan csökken. Ilyen esetben a kedvezményezett az egyenleg kifizetése iránti kérelem benyújtásakor köteles megbecsülni, milyen mértékben történt meg az éves kommunikációs terv adott elemének végrehajtása (lásd a partnerségi keretmegállapodás V. mellékletét). Legkésőbb az egyenleg kifizetését megelőzően sor kerül annak ellenőrzésére, hogy teljesülnek-e a kifizetés fenti feltételei. A feltételek teljesítésének ellenőrzésére, vizsgálatára és auditálására az egyenleg kifizetését követően is sor kerülhet. Lehetséges, hogy a kedvezményezettnek bizonyítania kell, hogy megfelelően hajtotta végre az éves kommunikációs tervet. A kedvezményezettnek nem kell jelentést tennie a tevékenység végrehajtása során ténylegesen felmerülő költségekről. Nem kerül sor olyan utólagos ellenőrzésekre, amelyek megkérdőjelezhetnék az átalányösszegeket. Ez nem érinti annak lehetőségét, hogy a fentieknek megfelelően csökkenjen a támogatás összege. A támogatás kifizetése nem sérti a kedvezményezett jog szerinti nyilvántartásaihoz való hozzáférés jogát az alábbiak céljából: felülvizsgálat a jövőbeli támogatások vonatkozásában; vagy az Európai Unió pénzügyi érdekeinek védelme, például csalások, szabálytalanságok vagy kötelezettségszegések felderítése. 7. Tényleges költségek visszatérítése A partnerségi keretmegállapodás lehetővé teszi a ténylegesen felmerülő elszámolható költségek visszatérítése formájában odaítélt támogatásokat. A tényleges költségek visszatérítésének lehetőségével kizárólag ad hoc kommunikációs tevékenységek esetében lehet élni. Az ilyen típusú támogatások meghatározására úgy kerül sor, hogy a 9
maximális társfinanszírozási arányt alkalmazzák a ténylegesen felmerülő és elszámolható, a kedvezményezett, illetve adott esetben a kapcsolódó jogalanyok által bejelentett költségekre. A további részletek, többek között a társfinanszírozási arány és az elszámolható költségek meghatározására adott esetben az ajánlatkérésben kerül sor. 8. A partner által benyújtott ajánlat A [Partner] által a COMM/BUD/ED/2018 2020 számú pályázati felhívásra benyújtott pályázat e cselekvési terv szerves részét képezi. 10