BMS Informatikai Szolgáltató és Tanácsadó Kft. ZÓNA Mezőgazdasági Szövetkezet integrált vállalatirányítási-rendszer kialakítását megalapozó Megvalósíthatósági tanulmány VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Budapest, 2004. szeptember 15 C:\1_ITC_tananyagok\ZónaMgRt_Vezetoiosszefoglalo_veryz.doc
2
TARTALOMJEGYZÉK A Zóna Mezőgazdasági Szövetkezet szervezeti felépítése...8 A Zóna Mezőgazdasági Szövetkezet üzleti felépítése...9 A jelenlegi adatfeldolgozás értékelése...11 A két telephely hálózati összeköttetése...13 A hálózat alapú, integrált információs-rendszer kiválasztása...16 Az integrált információs-rendszer összetevői...18 Vezetői információellátás...24 3
Vezetői összefoglaló AJÁNLAT Feladat: A ZÓNA Mezőgazdasági Szövetkezet működési - irányítási folyamatait teljes körűen lefedő integrált vállalatirányítási-rendszer kialakítását (beszerzés, fejlesztés, bevezetés, képzés) megalapozó Megvalósíthatósági tanulmány elkészítése. A feladatot végezte: BMS Informatikai Szolgáltató és Tanácsadó Kft. Cg. 01-09-715546 1094. Budapest, Tűzoltó u. 59. Tel.: 476-3150, Fax: 476-3155 www.bmsinformatika.hu A ZÓNA Mezőgazdasági Szövetkezet a térségben a legnagyobb foglalkoztatást biztosító gazdálkodó szervezet. Tevékenységük rendkívül összetett: 16 féle növénytermesztéssel, feldolgozással és mindezek értékesítésével foglalkoznak. 1800 Ha bérelt földterületen gazdálkodnak, éves árbevételük 2 Md Ft körüli érték. A Szövetkezetben az elmúlt években folyamatos fejlesztéseket hajtottak végre, amelyek elsősorban a technológia fejlesztésére irányultak. Ennek eredményeképpen ma már csaknem teljeskörű öntöző hálózattal, saját mikrobiológiai laborral, számítógép-vezérlésű szárítóberendezéssel és hídmérlegekkel rendelkeznek. A gyors reagáló képesség és a rugalmasság piaci követelmények korszerű, integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazását feltételezik. Jelenleg egyedi fejlesztésű, szigetszerű (nem integrált) szoftvereket használnak, amelyek egymástól függetlenül működve néhány szakterületet fednek le. A jelenlegi információs rendszer nem elégíti ki a működési- és irányítási-folyamatok információs igényeit, mivel az információk nem állnak elő megfelelő időben, nem megbízhatóak, nem naprakészek, nem teszik átláthatóvá a tevékenységeket és a folyamatokat. Mindez hátráltatja a hatékony gazdálkodást is. Információkésés, az információ-szórtság és az információ bizonytalanság miatt a vezetés nem tudja hatékonyan irányítani a folyamatokat. Nincs a vezetői elvárások szerint kialakítva az információs differenciáltság, a többdimenziós nézet. A gyors és ad hoc tartalmú információ visszakeresés nem megoldott. Fentiek megváltoztatására a ZÓNA Szövetkezet vezetősége a jelenlegi információsrendszer kiváltását határozta el. A szükséges és megfelelő informatikai alkalmazás kiválasztását megelőzően célszerű azonban egy széleskörű előkészítő munkát elvégezni, amely részletesen meghatározza (specifikálja) a jövőbeni rendszerrel szemben támasztott elvárásokat és amelynek alapján az új rendszer egyértelműen, gyorsabban, követhetőbben és kisebb kockázatokkal lesz kialakítható. 4
Jelen ajánlatunkat Nagy József elnök úrral és Kiss Katalin főkönyvelő asszonnyal folytatott személyes megbeszélés és a helyszín megtekintése alapján állítottuk össze. Ajánlatunk szerint projektmunka keretében a Zóna Szövetkezet stratégiai célkitűzéseiből kiindulva, a szervezeti-működési rendszerhez illeszkedően megfogalmazzuk, miképp szükséges a vállalati információs-rendszert a jövőbeni követelményeknek megfeleltetni. Ajánlatunkban az alábbi projekt végrehajtására, illetve annak eredményeképpen az ajánlott informatikai fejlesztések kivitelezésére, illetve további tanácsadásra, valamint az AVOP pályázat elkészítésében való közreműködésre is vállalkozunk. Projekt profile Az integrált vállalatirányítási-rendszer beszerzése és bevezetése összetett feladatot jelent a Szövetkezet vezetőinek és alkalmazottainak egyaránt, mely gondos, részletes, mindenre kiterjedő előkészítő munkavégzést igényel. Célszerű ezt az előkészítő munkát széleskörű együttműködéssel vezetőket, döntéshozókat, szakmai felelősöket bevonva végezni, hogy a jövőbeni rendszerrel szemben támasztott elvárások, követelmények maradéktalanul megvalósulhassanak. Az integrált vállalatirányítási-rendszer alkalmazása magas szintű együttműködést és rendszerszintű gondolkodást feltételez, amire készülni érdemes. Az eddigi parciális folyamat- és információ-kezelést az egész céget átfogó, integrált rendszer váltja fel, mely újabb módszereket és eszközöket igényel a gyakorlati munkában. A projekt céljai a következők: 1. A jelenlegi vállalatirányítási-rendszer, a helyi adottságok, a rendelkezésre álló erőforrások és a vezetői elvárások felmérése illetve értékelése 2. A jövőbeni integrált vállalatirányítási-rendszerrel (ERP) szemben támasztott követelmények azonosítása, megtervezése, rendszerezése és dokumentálása 3. A számítógépes hálózati-, és rendszer-architektúra alternatív kiépítésének a megtervezése A projekt eredményei egyrészt az a többirányú szakértői szolgáltatás, amit az átfutási idő alatt nyújtunk, másrészt az elvárások, követelmények szakszerű specifikálása, harmadrészt a beszerzendő illetve kifejlesztendő komponensek, rendszermodulok meghatározása, ütemezése, költségvetési tervének elkészítése. A projekt termékei egyrészt a Megvalósíthatósági tanulmány, mely dokumentálja a projektmunka eredményeit, másrészt az összefoglaló-, értékelő-, bemutató-előadás (prezentáció), mely a belső konszenzusteremtés egyik eszköze. A projektet a vállalkozó szakértői, adott ütem- és feladatterv szerint hajtják végre, akik tudást osztanak meg, adnak át a megbízónak a folyamat során és azt dokumentumokban rögzítik. Schwarczenberger Istvánné dr. Budapest, 2004 július 5
MEGVALÓSÍTHATÓSÁG A megvalósíthatósági tanulmány tartalma a Zóna Mezőgazdasági Szövetkezet illetve a Zóna KER-TESZ Kft. vállalkozásoknál 2004 augusztus hónapban végzett helyszíni felmérésre illetve a tanulmányt készítő szakmai gyakorlatára, szakmai tapasztalataira és sikeres projektjeire épül. A ZÓNA Mezőgazdasági Szövetkezet integrált vállalatirányítási-rendszer kialakítását megalapozó Megvalósíthatósági tanulmány több dokumentumból áll, melyek a következők: 1. Vezetői összefoglaló 2. Követelményspecifikáció. Pénzügy Számvitel. 3. Követelményspecifikáció. Controlling. 4. Követelményspecifikáció. Logisztika. 5. Követelményspecifikáció. Humán erőforrás-gazdálkodás 6. Követelményspecifikáció. Irat- és dokumentum-iktatás. 7. Követelményspecifikáció. Földbérlet nyilvántartás. 8. Vezetői Jelentés-füzet. (minta) 9. Kiegészítő prezentációs előadás (papíralapú másolata) Jelen dokumentum a vezetőknek, döntéshozóknak készült, míg a többi dokumentum az egyes szakterületek érintettjeinek. A dokumentumok összefüggnek és konzisztensek. Budapest, 2004. szeptember 15. 6
A Zóna Mezőgazdasági Szövetkezet szervezeti felépítése A cég a Zóna-csoport tagja. Szoros üzleti együttműködésben dolgozik a Zóna KER-TESZ Kft.-vel, mely Termelői Értékesítő Szövetkezet (TÉSZ), így beszerzésiilletve értékesítési feladatokat lát el a tagok számára. A Zóna Mg. Szövetkezeten kívül, két környékbeli mezőgazdasági vállalkozás illetve száznál több mezőgazdasági kistermelő tagja a TÉSZ-nek. A Zóna Mg. Szövetkezet a hagyományos funkcionális szervezeti formában működik. Lásd az alábbi ábrát. Szervezeti felépítés és üzleti-folyamatok RÓNA Mezőgazdasági Szövetkezet SZÖVETKEZETI KÖZGYŰLÉS RÓNA KER-TESZ Kft. Termelői Értékesítő Szövetkezet IGAZGATÓSÁG FB FŐKÖNYVELŐ FEL HR SZV PÜ ELNÖK Jog FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG TÖRZSKAR ÜG ADM SzÜ AUD Zöldség-Gyümölcs tagok Beszerzési- és értékesítési vállalkozás KÉSZLETEZÉS, CSOMAGOLÁS FŐMEZŐGAZDÁSZ SZÁRÍT Ó-ÜZEM VEZET VEZETŐ HŰT HŰTŐHÁZ VEZETŐ ALAPTEVÉKEN YSÉG ALAPTEVÉKEN YSÉG SZFÖLDI NÖV.TERM. TERMÉNYRAKTÁR KERTÉSZET ÁG1 VEZ ÁG1 VEZ NÖVÉNYVÉDELEM ÖNTÖZÉS ÁG2 VEZ ÁG2 VEZ GÉP- ÜZEM ÜZ.ANYAG-ELLÁTÁS ZÖLDSÉG-GYÜMÖLCS SZÁRÍTÁS TÁROLÁS-CSOMAGOLÁS HŰTÉS - TÁROLÁS Vevők Best Seed Kft. Kecskeméti Konzervgyár Egyéb D + S Food Kft. Kiszá llítás BELSŐ-, KÜLSŐ GÉPPARK Üa. Kút Kiszállítás Kiszál lítás Dunakenyér Rt. A főbb üzleti folyamatokat, az alaptevékenység (szántóföldi növénytermesztés), a kertészet (zöldség- és gyümölcstermesztés), a kereskedelem (tárház, hűtőház) és a zöldség- és gyümölcs-szárítás tevékenységekből épülnek. Ezek köré szerveződnek az egyes üzletágak. Az üzletágakat az üzletág-vezetők irányítják operatívan. Az üzletágakat a szövetkezet elnöke irányítja, aki egyben marketing feladatokat is ellátja. A szövetkezet gazdasági vezetője a főkönyvelő. Stratégiai illetve nagy értékű kérdésekben az igazgatóság illetve a szövetkezeti közgyűlés hoz döntéseket. 7
A Zóna Mezőgazdasági Szövetkezet üzleti felépítése A cég két telephellyel rendelkezik (szabadszállási irodaház és központi major), mely közúton 5 km, légvonalban 4 km távolságban van egymástól. Az értékteremtő mezőgazdasági munka a majorban illetve környékén, a szántóföldeken folyik. A szövetkezet az összes földjét bérli a környékbeli földtulajdonosoktól. Ennél fogva a szövetkezet kiemelendő feladatai közé tartozik a földbérlet nyilvántartás és elszámolás. A gépi-erő (erőgépek) 99%-át szolgáltatásként vásárolják a környék vállalkozóitól. Az erőgépekhez (traktorok) kapcsolható munkagépek, a szövetkezet tulajdonában vannak. A szövetkezet különböző mezőgazdasági szolgáltatást nyújt a környék egyéni gazdáinak a termesztési munkákhoz és szerződéskötés esetén felvásárolja tőlük a hozam egy részlét, egészét.. Mindez azt mutatja, hogy nagyfokú együttműködés és integráció mellett dolgozik a mezőgazdasági szövetkezet, az egyéni gazdálkodó és beszerzési-értékesítési szövetkezet érdekeltség. A Róna-csoport (Mg.Szöv. és TÉSZ) üzleti felépítése Közgyűlés Termék, Szolgáltatás információk Közös beszerzés TÉSZ Közös értékesítés tagok VEZETÉS C M Termék, Szolgáltatás információk Kontroll VEVŐK É vetőmag Szföldi Szföldi C NÖVTERM Terménytár Kontroll erőgépek vetőmag ültetvény É C KERTÉSZET É C HŰTŐHÁZ háztáji Meggyes (33 ha) Kontroll Tárház, Hűtőház Üzleti partnerek zöldség, gyümölcs Vezetői visszacsatolás É Zölds.Gyüm C Zölds.Gyüm SZÁRÍTÁS Készárú-raktár Irányítási célból a négy üzletágat önelszámoló egységként (divízióként) lenne érdemes kezelni és értékelni. Érdemes kialakítani azt az érdekeltségi rendszert, mely átláthatóvá és befolyásolhatóvá teszi a működést. Stratégiai szinten érdemes kezelni és értékelni az üzleti partnerek teljesítményeit (a vállalkozók gépi munkája, a háztáji kézi munkája), mintha azok a szövetkezet részei lennének. Nélkülük és a földtulajdonosok nélkül megállna a szövetkezet értékteremtése, értékközvetítése. Az üzletirányításhoz és üzletértékeléshez kulcsfontosságú az ő teljesítményük. Számolnunk kell tehát vele. Ez azt is jelenti, hogy az integrált információs-rendszerben olyan adatokat is kezelnünk kell, mely úgymond külső adatok. 8
A jelenlegi adatfeldolgozás értékelése A cég irodaházában Novell Netware adathálózat működik (LAN 1 ), míg a majorban nincs helyi hálózat. A működő hálózaton egyedi-alkalmazások (személyi eszközök) futnak, melyek részleges adatkapcsolatban állnak ugyan egymással (lásd: Agoorg programok), mégis csak szigetszerűen használhatók. A nyolcvanas évek végének információtechnológiai és szoftverfejlesztési színvonalát tükrözik, amikor a hálózati technológia és a hálózati alkalmazások még gyerekcipőben jártak. A mai, korszerű megoldások a magasabb áruk ellenére költséghatékony megoldások, mivel sokkal magasabb komfortfokozatúak, magasabb szolgáltatási szintet képviselnek és jelentősen több funkciót illetve lehetőséget (algoritmust, beállíthatóságot, rugalmasságot) tartalmaznak. Nem igazán összehasonlítható a két technológia, a két megoldás. A szövetkezet ezeket a szoftver-eszközöket, ha markáns hasonlattal akarjuk érzékeltetni, akkor azt mondjuk, hogy könyvelő- és számlázógépek helyett használja, attól függetlenül, hogy a programok PC típusú számítógépeken futnak. Az adatfeldolgozás rendszere, szervezettsége is erre utal. Minden bizonylat havonta (a bérszámfejtéshez dekádonként) bekerül a központba ahol a gépek vannak és ott rögzítik gépre, ott dolgozzák fel a könyvelők és ügyintézők. Ez a módszer a mai felgyorsult üzleti életben nem ad - a szövetkezet számára sem - elfogadható információ-kezelési, -előállítási megoldást. Hálózati alapú információkezelésre, adatfeldolgozásra kell áttérni. Ez mérföldkő a szövetkezet életében. Ugyanakkor a változtatás nem oldható meg csak hardware és software eszközök vásárlásával és telepítésével. Ki kell építeni a 2 telephely közti elektronikus összeköttetést, hálózati kapcsolatot, melynek három lehetősége van. A RÓNA Mg. Szövetkezet adathálózata: Ma és holnap LAN 1 LAN 2 Irodaház Hajcsár 7/A MAJOR Kapcsolatkezelés Vezetés - Irányítás Adminisztráció Pénzügy-Számvitel Igazgatóság HR Gazdálkodás Alkalmazás Szállító Start Opsys Adatkezelő Pénzügy-Főkönyv AgroOrg 2002 jan. DOS dbase/clipper Tárgyieszköz nyilvántartás AgroOrg 2002 jan. DOS dbase/clipper Kisértékű tárgyieszköz nyilvántartás AgroOrg 2002 jan. DOS dbase/clipper Készletgazdálkodás AgroOrg 2002 jan. DOS dbase/clipper Munkaügy- és bérgazdálkodás + TB AgroOrg 2002 jan. DOS dbase/clipper Kontrolling AgroOrg 2002 jan. DOS dbase/clipper Felvásárlás-nyilvántartás és elsz. AgroOrg DOS dbase/clipper Földbérlet nyilvántartás TESZÖV DOS dbase/clipper Üzletrész-nyilvántartás DOS dbase/clipper Alkalmazás Szállító Start Opsys Táblatörzskönyv Agrárin 2004 jún. WIN Meteorológiai alkalmazás WIN 9
A két telephely hálózati összeköttetése A két telephely között a hálózati kapcsolat lehetséges módjai: 1.) Mikrohullámú összeköttetés 2.) Bérelt vonalú összeköttetés 3.) Internet hálózaton történő összeköttetés (DSL) 1. A mikrohullámú összeköttetés alapvető feltétele, hogy a két telephely között akadálymentes átlátás legyen. Ne legyen légköri zavar, háttérsugárzás. Ne akadályozza azt semmilyen objektum (fa, épület, stb) illetve a távolság ne legyen nagyobb 5 km-nél. A kapcsolat szélessávú vonalat nyújt. Az átviteli sávszélesség a zavaró tényezőkkel (áthaladó madárraj, erős köd, erős hóesés) csökkenhet. A kapcsolat előnye, hogy szélessávú átvitelt biztosít és egyszeri beruházási költséget jelent, így nincs havi díj-teher. A megoldás kiválasztása esetén, a végleges döntést műszaki, műszeres bemérés és próbaüzem kell megelőzze, melynek díja cca. 50 eft. Ezt a megoldást javasoljuk elsődlegesen. Az irodaház és a major hálózati összekapcsolása v.1 Szalkszentmárton Vasútvonal A major és az irodaépület között a távolság = cca. 4 km RÓNA Központi Major RÓNA Irodaépület Hajcsár u. 7/a Mikrohullámú összeköttetés Internet ADSL 2. A bérelt vonalú összeköttetés a távközlési szolgáltatók egy szolgáltatása, mely állandó (rézhuzalú) összeköttetést biztosít a két telephely között (valójában a telefonközponton keresztül). A MATÁV Rt. mint egyik telekommunikációs szolgáltató esetén a 2 telephely a kecskeméti központon keresztül (ott van a legközelebb csatlakozási csomópont) történik. Lásd a csatolt A Matáv Rt. tájékoztató jellegű ajánlata a Zóna MG Szövetkezet digitális menedzselt bérelt vonali hálózatának kialakítására című dokumentumot. Hátránya, hogy viszonylag magas és rendszeres havi kiadással jár. Előnye a nagy megbízhatóság. 10
3. Az Internet DSL összeköttetés a távközlési szolgáltatók egy szolgáltatása, mely állandó összeköttetést biztosít a két telephely között. Külön külön a 2 telephely DSL jellegű Internet szolgáltatásaként. Mivel az Internet nyitott hálózat és technológia, az átviteli adatvédelem céljából VPN (virtual private network) elemekkel szükséges bővíteni ezt a megoldást. Hátránya a rendszeres bár nem jelentős mértékű havi díj, illetve az Internet szolgáltatás eseti bizonytalansága. Előnye, hogy a szolgáltatás kisebb kiadással jár havonta, mint a bérelt vonalú összeköttetés. Az irodaház és a major összekapcsolása v.3 Vasútvonal Major Irodaépület között a távolság = cca. 4 km RÓNA Szerfás Major RÓNA Irodaépület Hajcsár u. 7/a ADSL+VPN Internet ADSL+VPN Az integrált vállalatirányítási-rendszer kiválasztásának és bevezetésének alapfeltétele, a Zóna Mezőgazdasági Szövetkezet két telephelyének hálózati összekötése! A fenti lehetőségek közül azt a megoldást kell választani, mely szükséges és elégséges megoldást nyújt a két telephely adatkezelési / adatfeldolgozási együttműködésében és munkamegosztásában. Ez azt jelenti, hogy a két helyi hálózat (LAN1, LAN2) egyes munkahelyi gépei milyen adatkezelési tranzakciókat váltanak ki és mekkora a tranzakciók tömegszerűsége. Ez a szerver(ek) elhelyezését is behatárolja. Valószínű azokat a major telephelyen egy szerverszobában kell elhelyezni. Így a két telephely közötti hálózati kapcsolat illetve adatkommunikációs kapcsolat jelentősen lecsökkenhet, akár az adatkezelési háttérmunkára is. (adatlekérdezések, listázások, számlanyomtatás, stb) A majorban kiépítendő lokális hálózat (LAN2) a domináns. A Zóna Mg. Szövetkezet döntéskörébe tartozik, hogy milyen adatkezelési funkciókat tervez (tart meg) az irodaházban. Az összeköttetés kiépítése illetve szolgáltatása jelentős kiadással jár(hat), ezért teszünk javaslatot az irodai adatkezelők telephelyi átszervezésére. 11
A hálózat alapú, integrált információs-rendszer kiválasztása A korszerű integrált vállalatirányítási-rendszerrel hálózati kiterjedésű és üzemű információkezelés valósítható meg, melynek magja a központi adatbázis illetve annak jogosultság szerinti elérhetősége. Ezáltal tudjuk megvalósítani azt az adatkezelési alapelvet, hogy minden adatot ott kell felvinni / karbantartani egy információs-rendszerbe, ahol az elsődlegesen keletkezett, ahol az adatgazda van. A központi adatbázis (relációs adatbázis) építéséhez és kezeléséhez olyan szabványos és széleskörűen alkalmazott adatbázis-kezelő eszközöket kell választani, melyek a szükséges adatkezelési funkciókon túl biztonsági, védelmi funkciókat is nyújtanak. Ilyen adatbázis-kezelők pl: az IBM DB/2, Microsoft SQL Server2000, Oracle 9i, hogy csak a legelterjedtebbeket említsük. Az alábbi ábra Zóna Mg. Szövetkezet adatkezelési, adatfeldolgozási alapsémáján keresztül azt mutatja, hogy milyen főbb adatkezelési feladatot kell ellátni a hálózati -, integráltinformációs-rendszerben. Adatfeldolgozási alapséma Mázsaház-1 Mázsaház-1 Mázsaház-2 Mázsaház-2 RAKTÁR GÉPMŰHELY RAKTÁR RAKTÁR RAKTÁR RAKTÁR RAKTÁR ÜZA.KÚT NÖV.TERM NÖV.VÉDELEM TÁRHÁZ BINDER - segédanyag - egyéb anyag - védőeszköz - üzemanyag - kenőanyag - késztermék - göngyöleg - vás. vetőmag - növ.védőszer - műtrágya - késztermék - csom. anyag - egyéb anyag - késztermék - egyéb anyag - alkatrész - vás. termékek Központi adatbázis FELVÁSÁRLÁS SZÁMLÁZÁS SAJÁT FELHASZNÁLÁS Tartozás-elszámolás tagokkal Átutalások a folyószámlára FŐKÖNYVI- és FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS FŐKÖNYVI- és FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS - Előállítás - Szolgáltatás - Üzemi ált. - Gazd. ált. A kiválasztásnál fontos szempont legyen, hogy a jelenlegi megoldást átlépjük egy újabb megoldási kategóriába, de az új megoldás ne kényszerítsen ki időben és elvárásokban sokkal nagyobb terhet a szervezetből és az adatkezelőkből. Az új megoldás terjedjen ki az összes adatforrás, adatkezelés helyre és bevezetésre kerüljön a megoldás START változata, mely sikeres bevezetést ígér. A továbblépés és finomítások megtörténhetnek az azt követő években. Nem a legelterjedtebb (legdivatosabb) alkalmazási-rendszert, hanem a szövetkezet számára fogadható és továbbfejleszthető megoldást kell majd választani. Magyar cégek nemzetközi színvonalú megoldásait. Több ilyen piacon ismert megoldás létezik. Azonos vagy nagyon hasonló jellemzők esetén, a kiválasztása erős hatással lehet, a szállítóval való együttműködési, összedolgozási képesség. Pro és kontra. 12
Az integrált információs-rendszer összetevői A központi mag - adatbázis illetve az adatbázis-kezelő meghatározásán illetve kiválasztásán túl, másik fontos szempont a rendszer moduláris és komponensszintű kiépítettsége, kidolgozottsága és szolgáltatásainak színvonala. Mindez hatással van a rendszer fejleszthetőségére is, mely a bevezetéskor a szükséges testre-szabásban vagy a szervezet működésében bekövetkezett változások és az információs-rendszer összehangolásában nyújt lehetőséget a legjobb megoldás kivitelezéséhez. Az alábbi ábra az integrált információs-rendszer funkciókörét, funkció-csoportjait és azok kapcsolódásait mutatja be az áttekinthetőség céljából a számunkra. Javasolt funkciókör Irat- és dokukezelés, iktatás VIR ÜZLETRÉSZ nyilvántartás FÖLDBÉRLET nyilvántartás FELVÁSÁRLÁS CONTROLLING funkciók SZÁMVITELI és PÉNZÜGYI modul ESZKÖZ- GAZDÁLKODÁS BESZERZÉS TELJESÍTMÉNY- ELSZÁMOLÁS (+segédüzemi elsz.) HUMÁN ERŐFORRÁS gazdálkodás ÉRTÉKESÍTÉS- SZÁLLÍTÁS KÉSZLET- GAZDÁLKODÁS SMS TERMELÉS- IRÁNYÍTÁS (Mezőgazd.) TERMELÉS- IRÁNYÍTÁS (Feldolgozás) MARKETING, ÜGYFÉL- SZOLGÁLAT WEB Portáll Az ábra a szükséges mezőgazdasági specifikumokkal kiépített teljes körű integráltrendszert vázolja, mely a következő rétegekből épül: 1. Tranzakció-kezelő modulok (a fenti ábrán a puzzle elemek) 2. Aggregátum-kezelő modulok: Vezetői információs-rendszer [VIR] ( piramis ) 3. Irat- és dokumentumkezelő modulok (Iktató illetve dokumentumkezelő és a Web Portál) 4. Üzenetkezelő modulok (e-mail illetve SMS) 13
A beszerzés illetve a bevezetés több fronton és több lépcsőben történhet, melyek a következők: Több fronton: 1. A major telephely helyi-hálózatának (LAN2) kiépítése (hardware: kábelezés, hálózati eszközök, berendezések, munkahelyi számítógépek) 2. A major telephelyre telepített szervert(ek) szerverszobájának és a szoba szomszédságában levő közös terminálok (1-2 db gép) kialakítása 3. A két telephely hálózati kapcsolatának kiépítése és próbaüzemeltetése. (mikrohullámú kapcsolat esetén) Több lépcsőben: I Induló (Start) változat.: 1. Integrált információs-rendszer alapmoduljainak a bevezetése (színes puzzle) 2. Levelezőrendszer bevezetése 3. Iktató-rendszer bevezetése 4. Földnyilvántartó alkalmazás illesztése az integrált rendszerhez és az MS Office-hoz II Továbblépés 5. Vezetői információs-rendszer kiépítése (OLAP Online adatelemző, általános adatlekérdező és jelentéskészítő eszközök alkalmazása) 6. Felvásárlási-rendszer kiépítése 7. Termelésirányítási-rendszer (mezőgazdasági) kiépítése 8. Termelésirányítási-rendszer (feldolgozó) kiépítése 9. Marketing- és ügyfélszolgálati-rendszer kiépítése és Zóna Portál kiépítése A beszerzés és bevezetés során további fontos szempont, hogy a kiválasztott megoldás összes eszközének (hardware, software, orgware) teljes életciklusa alatt milyen költségek illetve teljesítmény-ráfordítások merül(het)nek fel. Tehát, nem csak a beszerzés költségei, hanem a rendszer jövőbeni üzemeltetésének, továbbfejlesztésének és a humán erőforrás (felhasználók, vezetők, rendszergazda) képzésének, továbbképzésének költségei is fontos döntési tényezők kell legyenek. (hosszútávú szemlélet) Bármely új rendszer bevezetése gyökeres változást idéz elő a szervezetben. A szervezet majdnem összes szereplője érintve lesz valamilyen módon. A szervezet számára az nem mindegy, hogy a bevezetés (adaptálás) milyen erőforrásokat, képességeket köt le, milyen mértékben és a folyamat miképpen zajlik. Fontos szempont, hogy a rendszert vásárló, milyen informatikai szolgáltató cégekkel és tanácsadókkal képes az együttműködésre és a sikeres bevezetésre. Mely informatikai szolgáltató, milyen szolgáltatási szinten, mit nyújt és mit nem nyújt. A bevezetést kísérő szolgáltatásokon túl, a jövőben milyen szolgáltatásokhoz, milyen díjazással vagy díjazás nélkül jut hozzá a vevő. Olyan informatikai-rendszert érdemes beszerezni és kiépíteni, mely a kiváló jellemzőin túl jól illik a vállalkozás szervezetébe illetve annak szociális-kulturális környezetébe. Támogatja a vezetés hosszútávú terveit, elképzeléseit. Preventív, de nem erőszakos. 14
Tanulás, továbbképzés vezetők Vezetési-, irányítási-technikák, módszerek (BSC) Vezetői információkezelő eszközök Controlling tevékenységek és módszerek adatkezelők Együttműködés az integrált-rendszerben Office információkezelő eszközök (Excel, Word, PPoint) Dokumentumkezelés, Iktatás Windows 2003 Szerver-adminisztráció SQL Server adatbázis-kezelő adminisztráció (+Query) Rendszerfelügyelet rendszergazda A képzés és továbbképzés kiemelkedően jelentős tényezője az integrált vállalatirányítási-rendszer beszerzésének és bevezetésének. A változás lehetőséget teremt az információkezelési módszerek elsajátításán túl, egy korszerű irányítási-rendszer kidolgozására és bevezetésére is. Mindez, újabb vezetési módszerek és technikák illetve csoportos együttműködést, csoportmunkát támogató eszközök megismerését is jelent(het)i. Javasoljuk a szövetkezet számára a következő képzési kurzusok felvételét: 1. Bevezetés a controlling rendszerbe, a controlling gyakorlatába (1 nap) 2. Controlling eszközök és módszerek a mezőgazdasági gyakorlatban (3 nap) 3. Windows operációs-rendszer kezelése (1 nap) 4. MS Word és MS Excel gyakorlatok (igény szerint, min. 1 1 nap) 5. MS Outlook kezelési gyakorlat (1 nap) Opcionális: 6. Windows 2003 Server (rendszergazdáknak) 7. MS SQL Server adatbázis-kezelés (rendszergazdáknak) 8. Számítógép komponens-nyilvántartás és felügyelet. Help Desk. (2 nap) A korszerű információs-rendszer, korszerű irányítási módszerekkel párosulva hatékony. A CONTROLLING a fejekben kezdődik (www.controllingportal.hu) és a vezetői intézkedésekben illetve emberi tettekben nyilvánul meg, fejti ki hatását. A controlling a céltudatos és módszeres vezetés bevált eszköze. 15
A kérdés mindig felmerül: Mit jelent számunkra a controlling? Magyarországon a legismertebb és legelterjedtebben, azaz a Péter Horváth iskolát követve, a következő meghatározást választ ad(hat)juk (elismerve más vezetői iskolák eredményeit is): Számvitel és Controlling Várható 6000 a könyvelők eszköze zárt rendszerű hatósági, állami szabályozás kötött szabályok szintetizál, összevon tartozik - követel megfelelni a jogszabályoknak visszatekintő, múltorientált tényeket rögzít tudomásul vesz értékadatokat kezel követő gondolkodás a vezetők eszköze nyitott rendszerű önszabályozás üzleti-, verseny-szabályok differenciál, átláthatóvá tesz terv tény - várható a profit motiválja előretekintő, jövőorientált tervez, előre-jelez, megelőz változtatni kíván teljesítményadatokat is kezel preventív gondolkodás Copyright@veryz "A controlling a vezetés alrendszere, amely a tervezést, az ellenőrzést és az információellátást hangolja össze." (Peter Horvath) Az információellátásról Néhányan úgy gondolják, hogy a controlling-rendszer azonos a controlling információs-rendszerrel. Ez tévedés. A fenti összehasonlítás sem erre utal. A nemzetközi gyakorlat sem. P. Horváth munkatársai a következőképpen vélekednek erről: A controlling-rendszer célja, hogy a jövedelmezőséget és a finanszírozási helyzetet javító intézkedések meghozatalát már a tervezés időszakában biztosítsa. Alapvető feladata a vezetők, a vezetői döntéshozatal támogatása üzemgazdasági eszközökkel. [6] Hozzáteszem, hogy nem csak eszközökkel, hanem üzemgazdasági módszerekkel is. A controller széleskörű munkájának egy szelete, hogy vezetési - irányítási - üzemgazdasági módszereket "kutat fel" és ad át, vezet be a controlling rendszerébe. Úgynevezett belső vezetői tanácsadóként működik. (a motoron hátul ül) 16
Vezetői információellátás Az integrált információs-rendszer fontos része a vezetői információellátás megvalósítása. Ez többféle megoldást takar, melyek a következők lehetnek: 1. Jogosultság szerinti adatlekérdezés a központi adatbázis teljes adattartalmáról, rugalmasan kezelhető adatlekérdező eszközzel (pl: MS- Query, Crystal reports, stb) 2. Jogosultság szerinti adatlekérdezés a kivonat adatbázis teljes adattartalmáról, rugalmasan kezelhető adatlekérdező eszközzel (pl: MS- Query, Crystal reports, stb) 3. Online elemzés és tervezés multidimenzionális adattárakból (adatkockákból) 4. jelentéskészítés előre definiált formátumok és adattartalom szerint. Az alábbi ábra a különböző szintű, mélységű és célú információ-előállítást szemlélteti. Vezetői információellátás Fedezet kalkuláció Termék fedezet Fedezeti hozzájárulás vevőnként 6000 fedezet (mft) 5000 4000 3000 2000 1000 10% 13% 8% 13% 6% 18% 21% 11% Jelentési szint 0 kukorica búza árpa rozs cukorrépa termékek Egri Malom Rt. Pannon Gabona Rt. Szerencsi Cukorgyár Rt. Globus Konzervipari Rt. IKR Kft. Mátra Cukor Rt. Amstel Sörgyár Rt. Borsodi Sörgyár Rt. tény terv Éves Göngyölített Hátralévő Várható terv tény kihaszn. (%) várh. érték tény eltérés Növénytermesztés bevétele mft 41 989 32 150 77 12 560 44 710 2 721 Növényterm. befolyt bevétele mft 32 560 25 450 78 7 530 32 980 420 Vetőmag költsége mft 2 100 1 600 76 390 1 990-110 Növényvédelem költsége mft 1 200 850 71 380 1 230 30 Elemzési-Tervezési szint OLAP Műtrágya költség mft 3 300 2 450 74 770 3 220-80 Talajművelés költsége mft 7 000 6 540 93 1 200 7 740 Reposi 740 tory Termék nemesítés költsége mft 1 300 980 75 350 1 330 30 KIVONAT adatbázis Fedezet I mft 17 660 13 030 74 4 440 17 470-190 Szállítási költség mft 1 500 1 250 83 420 1 670 170 Tárolási költség mft 3 000 2 650 88 600 3 250 250 Fedezet II mft 13 160 9 130 69 3 420 12 550-610 Irányítási költség mft 4 500 3 900 87 1 100 5 000 500 Eredmény (Fedezet II) mft 8 660 5 230 60 2 320 7 550-1 110 Értékelés / beavatkozási javaslat: Vállalatirányítási rendszer adatbázisa Értékesítés A várható eredmény nem éri el a tervezettet a termelési költségek nagyarányú növekedése miatt. A kukorica és az árpa fedezete alacsony az alacsony felvásárlási árak miatt, ezért erősíteni kell a jó felvásárlási árak miatt magasabb fedezetet biztosító búza és cukorrépa értékesítését. Pénzügy Számvitel Magas a be nem folyt bevételek aránya, ezért erősíteni kell a kinnlevőségek HR gazd. behajtását. Eszközgazd. Felvásárlás Tranzakciós szint A vezetés különböző szintjeire és szerepeire, különböző Vezetői jelentés-füzete -t (VJEL) érdemes kidolgozni, mely megvezet és nem dezinformál sok felesleges adattal, mint néhány gyakorlatban elterjedt Excel táblázat. (lásd. Javasolt VJEL mellékletünket) 17
Tervezett információs hálózati architektúra Kliens eszközök Központ Adatbázis-szerver Switch 100 Mbps 1GBps Router 1 GBps Alkalmazás-szerver Printerek és egyéb eszközök opció MICRO opció MICRO Hálózat Hálózat Kliens eszközök Telephely Router MICRO 128kbps/ bérelt vonal Távoli elérés 64k/128k/bérelt vonal MICRO A Róna -csoport tervezett információs-hálózata Róna Közp. Major (helyi-hálózat 2 ) Meteorológia állomás Mázsaház Mázsaház Szárító (Iroda1) Szárító (Iroda1) Szárító(Iroda2) Szárító(Iroda2) Készárú Készárú raktár raktár Tárház Tárház Hűtőház Hűtőház Szerver-szoba Adatbázis-szerver Mázsaház Mázsaház Üza kút Alkatrész Alkatrész raktár raktár Gépüzem Gépüzem Term.tár Term.tár Magtár Magtár Term szárítás, tárolás Term szárítás, tárolás Raktár Raktár Öntözőüzem Öntözőüzem Főmezőgazdász Főmezőgazdász Raktár Raktár TÉSZ tevékenységek TÉSZ tevékenységek Remote Control Alkalmazás-szerver Áramellátás Áramellátás Róna Irodaház (helyi-hálózat 1 ) Elnök, Főkönyvelő Elnök, Főkönyvelő Üzemgazdász Üzemgazdász Felvásárlás Felvásárlás Könyvelés Könyvelés Bank- és Pénztárforg Bank- és Pénztárforg HR Gazdálkodás HR Gazdálkodás Földnyilvántartás Földnyilvántartás KIM számlák kezelése KIM számlák kezelése BEJ számlák kezelése BEJ számlák kezelése Micro, ADSL Szla Szla Érkeztetés, Expediálás Iktatás + Postabontás Iktatás + Postabontás Nyomtatás + Postázás Nyomtatás + Postázás POSTA 18