NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. H-1081 Budapest, Csokonai utca 3. Hiteles Elektronikus Postafiók Cégkapu 2018. október 13. v 1.6.
Tartalom 1. Bevezetés...2 2. Bejelentkezés...2 3. Cégkapu-postafiók kiválasztása...3 4. Beérkezett dokumentumok...4 4.1. Szűrés...5 4.2. Dokumentum letöltése...7 4.2.1. Természetes személy részére beérkezett dokumentum... 11 4.3. Dokumentum Tartós tárba helyezése... 12 4.4. Dokumentum törlése... 13 5. Dokumentumküldés... 13 5.1. Feltöltés egyéb alkalmazásokból... 15 6. Elküldött dokumentumok... 15 7. Tartós tár... 16 7.1. Dokumentum letöltése Tartós tárból... 17 7.2. Dokumentum törlése... 17 7.3. Tárterület... 17 8. Címkekezelés... 18 8.1. Új, nem korlátozott hozzáférésű címkék... 18 8.2. Új, korlátozott hozzáférésű címkék... 20 8.3. Dokumentum kézi címkézése... 20 8.4. Címkézett dokumentumok kilistázása... 21 8.5. Címke törlése... 22 8.6. Címkézés eltávolítása... 22 9. Meghiúsulási igazolások... 23 10. Súgó... 24 11. Kapcsolat... 24 12. Kijelentkezés... 25 1
1. Bevezetés A Cégkapu egy elektronikus tárhely a gazdálkodó szervezetek számára, ahol minden érintett és arra jogosultsággal rendelkező személy egy helyen férhet hozzá az adott cég vagy szervezet hivatalos levelezéséhez. A Cégkapuban az adminisztrációt végző cégkapumegbízott a rendszer segítségével meáőgadhatja, hogy kik azok, akik dokumentumokat küldhetnek és fogadhatnak. A cégkapu-szolgáltatás a gazdálkodó szervezetek számára ingyenesen biztosít egy praktikus, könnyen kezelhető, hivatalos tárhelyet, dokumentumküldést és érkeztetést könnyítő megoldást a hagyományos papíralapú ügymenettel szemben. A cégkapu-szolgáltatás mobileszközökre optimalizáltan készül, így a céges hivatalos levelezéshez már mobileszközről is hozzá lehet férni, ezzel is növelve a használati szabadságot. A Cégkapu létrehozására szolgáló regisztrációs alkalmazásról, valamint a létrejött Cégkapuval kapcsolatos adminisztrációs beállítások elvégzéséről a https://segitseg.magyarorszag.hu/segitseg/cegkapu.html oldalon található felhasználói leírásokban olvashat részletes tájékoztatást. 2. Bejelentkezés A szolgáltatást a Hiteles Elektronikus Postafiókra bejelentkezve érheti el. A felhasználók azonosítása a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) rendszeren keresztül történik. Jelenleg az alábbi azonosítási szolgáltatások közül választhat: Ügyfélkapu; Elektronikus személyi igazolvány (a belépéshez kártyaolvasó és az igazolványhoz tartozó elektronikus aláírás szolgáltatás igénylése szükséges); Telefonos azonosítás. 2
Figyelem! Amennyiben Ön bejelentkezett egy KAÜ-azonosítást (Központi Azonosítási Ügynök) használó szolgáltatásba, abban az esetben ugyanabban a böngészőben egy másik felhasználó azonosítójával történő belépéskor a rendszer hibaüzenetet küld. Másik felhasználó kizárólag a böngésző bezárását követően tud bejelentkezni. 3. Cégkapu-postafiók kiválasztása Sikeres azonosítást követően az Ön alapértelmezettként beállított tárhelye jelenik meg. Alapértelmezett tárhely lehet a személyes, a hivatali, ill. a cégkapus postafiók is. Ennek beállítására a Tárhely adminisztráció felületén a Felhasználói beállítások részben van lehetőség (részletes leírás). Amennyiben a gazdálkodó szervezet már rendelkezik véglegesített Cégkapuval, amelynek Ön ügykezelője vagy cégkapumegbízottja, a Cégkaput a bal oldali menüsávban elérhető tárhelylistából választhatja ki. A listában a cégkapus postafiókok alapértelmezetten az adószámukon jelennek meg, ez az elnevezés azonban a módosítható (max. 128 karakter). ikonra kattintva tetszőlegesen A mezőbe beírt név mentéséhez kattintson a ikonra. 3
A beírt nevet az ikonra kattintva törölheti. Törlést követően a rendszer visszaállítja az utoljára beírt, elmentett nevet. A lista tetején lévő szabadszöveges mezőbe az adószámot vagy annak egy töredékét beírva szintén rákereshet a tárhelyre. Amennyiben az adószámra helyezi az egeret, megjelenik az adószámhoz tartozó Cégkapu hosszú neve is. 4. Beérkezett dokumentumok A Cégkapuba érkezett dokumentumokat a cégkapus tárhely kiválasztását követően a Beérkezett menüpontban tekintheti meg. A mappára vonatkozóan alapértelmezett szűrés van beállítva, - ezt mutatja a Szűrés gomb piros színnel történő jelölése is - így a rendszerüzenetek csak a szűrési feltételek törlését követően jelennek meg a listában. 4
A mappa mellett megjelenített szám mutatja a kiválasztott postafiókban lévő olvasatlan üzenetek számát (ide tartoznak a szűrt olvasatlan dokumentumok is). A beérkezett dokumentumok Tartós tárba helyezés nélkül a küldéstől számított 30 napig érhetők el a tárhelyen, kivétel a Meghiúsulási igazolások, amelyek 180 napig láthatók a Meghiúsulási igazolások mappában. 4.1. Szűrés Lehetősége van a dokumentumok további szűrésére különböző feltételek kiválasztásával. A keresőmezőben megadhat szűrőfeltételként feladót vagy dokumentumtípust, -leírást, címkenevet, megjegyzést, fájlnevet (utóbbi kettő az egyesével történő dokumentumletöltéskor az Üzenet részletei ablakban látható Megjegyzés, ill. Csatolmány mező értéke). A keresésnél szótöredéket is beírhat. A keresőszó megadását követően kattintson a sor végén lévő (Keresés) ikonra. Adott címkéhez tartozó dokumentumok megjelenítéséhez írja be a címke nevét a keresőmezőbe, majd kattintson a ikonra. A rendszer kilistázza a feltételeknek megfelelő találatokat. 5
Figyelem! Amennyiben másik címkével ellátott vagy címkézetlen dokumentumokhoz tartozó adatokban (pl. dokumentumtípus, -leírás, címkenév) akár szótöredékként szintén szerepel a keresőmezőbe beírt címke neve, abban az esetben ezek a dokumentumok is megjelennek a listában. A kizárólag az adott címkéhez tartozó dokumentumokat a címkére kattintva jelenítheti meg. Az Üzenettípus kategóriában egyetlen opciót választhat ki az alábbiak közül: állampolgár - Cégkapunál nincs jelentősége: állampolgár a Cégkapuba nem küldhet üzenetet), hivatali Hivatali kapuból érkezett dokumentumok, hivatali szakrendszeri értesítő Hivatali kapuból érkezett üzenetek, amelyek letöltésével kapcsolatban a küldő hivatal nem kér a rendszertől visszaigazolást. rendszer a Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás (BKSZ) által küldött vevények (pl. feladási, letöltési igazolás). Az Igazolás típusa kategóriában mindhárom igazolást kiválaszthatja egyszerre (feladási, letöltési, meghiúsulási). Végezhet szűrést egy adott dátumintervallumra is. Ehhez adja meg vagy válassza ki a beépített naptár segítségével, hogy mely időpontok között beérkezett dokumentumokat szeretné megjeleníteni a listában. Szűrés beállítását követően a felirat piros színnel jelenik meg a felületen jelezve, hogy a Beérkezett mappában csak a feltételeknek megadott dokumentumok jelennek meg. Az aktuális szűrési feltételeket az oldal alján lévő Szűrt lista mutatja. 6
Az összes üzenet megjelenítéséhez kattintson a szűrési ablakban vagy az képernyő alján megjelenő Szűrési feltételek törlése opcióra. 4.2. Dokumentum letöltése A dokumentumokat egyesével és csoportosan is letöltheti. Egyetlen dokumentum letöltéséhez kattintson az adott üzenet Dokumentum típus, leírás oszlopban található linkjére. 7
Megnyílik az Üzenet részletei ablak, majd néhány másodpercen belül automatikusan elindul a letöltés és megjelenik a böngésző letöltő ablaka, ahol böngészőbeállítástól függően megnyithatja, ill. letöltheti a dokumentumot. Amennyiben a letöltés nem indul el automatikusan, kattintson a Letöltés gombra. Az üzenet részletei képernyő az adott dokumentum főbb adatait tartalmazza (pl. feladó, érkeztetési szám, beérkezési dátum, fájlnév, feladó hivatal esetleges megjegyzése). A Tartós tárba gombra kattintva áthelyezheti a dokumentumot a Tartós tárába. A Törlés gomb hatására a dokumentum visszaállíthatatlanul törlődik a tárhelyről. Csoportos letöltéshez pipálja ki a dokumentumok előtti jelölőnégyzetet (a csoportos letöltési funkcióval egyetlen dokumentum is letölthető). A kijelölési opciók megjenítéséhez pipálja ki a Feladó előtti jelölőnégyzetet, majd válassza ki az Önnek megfelelő opciót. A lista bezárásához vegye ki a pipát a jelölőnégyzetből. 8
A dokumentumok kiválasztását követően az ikonra vagy a linkre kattintva válassza a Letöltés funkciót. A megjelenő ablakban kattitson a Dokumentumok letöltése gombra. Csoportos letöltésnél a kiválasztott dokumentumok tömörített formában tölthetők le (dokumentumok.zip). Az egyes dokumentumok letöltését, valamint a tömörített állomány létrehozását folyamatjelző mutatja. 9
Nyissa meg vagy mentse le az elkészült, tömörített állományt. Amennyiben letöltést követően megtartja az alapértelmezett Megtartás opciót, a Beérkezett mappában a küldéstől számított 30 napig továbbra is elérhetőek maradnak a letöltött üzenetek. Adott dokumentum törléséhez válassza a Törlés, a Tartós tárba mozgatáshoz pedig az Áthelyezés tartós tárba opciót. Az Összes sorban kiválasztott tárolási beállítás valamennyi dokumentumra érvényes lesz. 10
A megtartási lehetőségek beállítását követően kattintson a Befejezés gombra. 4.2.1. Természetes személy részére beérkezett dokumentum A Cégkapuba érkezhetnek a gazdálkodó szervezetnek, azon belül pedig természetes személy(ek)nek címzett dokumentumok is. Ezeket a küldeményeket kizárólag a címzett természetes személy, valamint a Cégkapuhoz cégképviseleti joggal hozzárendelt ügykezelő töltheti le, mozgathatja Tartós tárba vagy törölheti. A küldemény érkezéséről a címzett személy értesítést kap a személyes tárhelyéhez tartozó e-mail címére. A cégképviseleti joggal nem rendelkező többi ügykezelő, beleértve a cégkapumegbízottat is, nem jogosult a dokumentum kezelésére. Számukra a Beérkezett mappa Dokumentum típus, leírás oszlopában ikon jelzi a hozzáférési korlátozást. Jogosultsággal nem rendelkező ügykezelő a dokumentum letöltésekor, átmozgatásakor figyelmeztető üzenetet kap ( Nincs megfelelő jogosultsága az üzenethez! ). 11
Amennyiben a címzett természetes személy nem ügykezelője a Hivatali kapunak, abban az esetben a kapcsolattartó a személyes tárhelyéhez tartozó e-mail címére Postafiókhoz nem hozzárendelt címzett ügyintéző értesítő tárgyú e-mailt kap. A küldemény letöltéséhez amennyiben lehetséges hozzá kell rendelnie a címzett ügyintézőt a hivatali postafiókhoz a Tárhely adminisztrációs felületen. 4.3. Dokumentum Tartós tárba helyezése A Beérkezett mappában lévő dokumentumok tartós tárba történő áthelyezéséhez pipálja ki a dokumentumok előtti jelölőnégyzeteket, majd az ikonra vagy a linkre kattintva válassza a Mozgatás tartós tárba funkciót. A Tartós tárba olvasott és olvasatlan üzeneteket is áthelyezhet. Az áthelyezés megerősítéséhez kattintson az OK gombra. Az átmozgatott dokumentumok a Beérkezett mappából törlődnek, a továbbiakban a Tartós tár mappában tekinthetők meg. 12
Figyelem! Az olvasatlan dokumentumok a Tartós tárba mozgatást követően olvasottá válnak, így áthelyezést követően a rendszer Letöltési igazolást küld a címzett részére (kivéve hivatali szakrendszeri értestések, amelyekről a rendszer nem küld vevényeket). 4.4. Dokumentum törlése A dokumentumok törléséhez jelölje ki a törlendő üzeneteket, majd válassza a Törlés funkciót. Figyelem! A törölt dokumentumok visszaállítására nincs lehetőség. A Beérkezett mappából csak olvasott dokumentumok törölhetők. Amennyiben a kijelölt dokumentumok között olvasatlan üzenet is van, a Törlés gombra kattintva az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn: Az üzenetablak bezárásához kattintson az OK gombra. 5. Dokumentumküldés A felületen a Cégkapuból kizárólag az Általános Nyomtatványkitöltő programmal (ÁNYK) kitöltött, titkosított (.kr) állományokat töltheti fel. A program legfrissebb verziója a NAV portáljáról telepíthető. Dokumentumfeltöltés kezdeményezéséhez válassza az Új üzenet gombot. 13
A felöltéshez húzza a dokumentumot a felületre vagy tallózza ki a feltöltendő állományt a Vagy klikkeljen ide a tallózáshoz gombra kattintva. Egyszerre több dokumentumot is kiválaszthat és feltölthet. A feltöltéshez kattintson a Küldés gombra. Amennyiben mégsem szeretné feltölteni a dokumentumot, a hozzá tartozó ikon segítségével törölheti a listából. A Tartós tárba oszlopban megjelenő jelölőnégyzetek kipipálásával beállíthatja, hogy az adott dokumentumok másolatai küldést követően automatikusan a tartós tárba kerüljenek. A feltöltés eredménye megjelenik a képernyőn. A sikeres feltöltésről a rendszer Feladási igazolást küld a tárhelyre. A dokumentumküldéssel, -fogadással kapcsolatos vevényekről, valamint az e-mail értesítésekhez kapcsolódó beállításokról a Tárhely adminisztráció c. felhasználói leírásunkban olvashat részletes tájékoztatást. 14
A feltöltött dokumentumokat a Törlés gombra kattintva távolíthatja el a listából. 5.1. Feltöltés egyéb alkalmazásokból A kr-fájlok titkosítás után az ÁNYK-program segítségével közvetlenül is feltölthetők (Kapcsolat a Cég/Hivatali kapuval / Nyomtatvány közvetlen beküldése). Figyelem! ÁNYK-ból vagy egyéb alkalmazásokból (pl. epapír, SZÜF-ös iform) történő dokumentumküldésnél, amennyiben olyan Cégkaput ad meg, amely nem létezik, a sikeres KAÜ-bejelentkezés után az alábbi hibaüzenet jelenik meg: A megadott {Cégkapu rövid neve} feladó szervezet nem létezik! Abban az esetben, ha a Cégkapu létezik, de a feltöltést végző felhasználó nincs hozzárendelve, akkor az alábbi hibaüzenetet kapja: A felhasználó nincs hozzárendelve a megadott {Cégkapu rövid neve} feladó szervezet postafiókjához! A feltöltést végző ügykezelőre vonatkozó küldési jogosultság letiltása esetén a következő üzenet jelenik meg: A felhasználó részére a dokumentum művelet nem engedélyezett a megadott {Cégkap rövid neve} feladó szervezetnél! 6. Elküldött dokumentumok A feltöltött dokumentumok adatait a küldéstől számított 30 napig tekintheti meg az Elküldött menüpontban. 15
Adott üzenet főbb adatainak megtekintéséhez kattintson a Dokumentum típus, leírás oszlopban található szövegre. A megjelenő ablakban megtekintheti a dokumentum főbb adatait (címzett, dokumentumtípus, érkeztetési szám, fájlnév). 7. Tartós tár Beérkezett dokumentumait, valamint elküldött dokumentumainak másolatait a tartós tárba történő áthelyezéssel hosszú távon, biztonságosan megőrizheti. A dokumentumok a Tartós tárban mindaddig megtekinthetők, amíg Ön nem törli azokat a tárból. 16
Az átmozgatott dokumentumok megtekintéséhez kattintson a Tartós tár menüpontra. A Tartós tárba az olvasatlan dokumentumok is átmozgathatók. 7.1. Dokumentum letöltése Tartós tárból A Tartós tárból történő dokumentumok letöltésének menete megegyezik a Beérkezett dokumentumok Dokumentum letöltése menüpontjában leírtakkal azzal a különbséggel, hogy letöltés követően csak a Megtartás vagy Törlés opciók választhatók ki, mivel az itt letöltött dokumentumok már a Tartós tárban vannak. 7.2. Dokumentum törlése A Tartós tárból történő dokumentumok törlésének menete megegyezik a Beérkezett dokumentumok Dokumentum törlése menüpontjában leírtakkal. 7.3. Tárterület Cégkapu esetén a tartós tár maximális kapacitása 300 MB. A foglalt tárterületről a bal oldali navigácós sáv alján tájékozódhat. 17
Amennyiben a tárterület betelik, a rendszer nem engedi további dokumentumok tartós tárba helyezését. A dokumentumok mentésével, illetve törlésével tud tárterületet felaszabadítani. 8. Címkekezelés Beérkezett, elküldött, ill. tartós tárban lévő dokumentumait a könnyebb kezelhetőség céljából felcímkézheti. Egy adott postafiókhoz maximum 50 címke hozható létre. A hozzáférés módja alapján kétféle címketípust különböztetünk meg: nem korlátozott: az ilyen típusú címkével ellátott dokumentumot valamennyi ügykezelő kezelheti, kivéve, ha a dokumentumot a feladó természetes személy(ek) részére is megcímezte. Ebben az esetben a dokumentumokat a címzett természetes személy(ek), valamint a cégképviseleti jogosultsággal rendelkező ügykezelők kezelhetik. A nem korlátozott hozzáférésű címkék jelölése:. korlátozott: a korlátozott hozzáférésű címkével ellátott dokumentumokat kizárólag az alábbi személyek kezelhetik. o cégképviseleti jogosultsággal rendelkező ügykezelő, o cégkapumegbízott, o jogosult ügykezelő(k). A korlátozott hozzáférésű címkék jelölése:. 8.1. Új, nem korlátozott hozzáférésű címkék Címke létrehozásához válassza a Címkekezelés funkciót, majd kattintson az Új címke létrehozása linkre. 18
Írja be a mezőbe a címke nevét, majd kattintson a jelre. A létrehozott címkék a bal oldali navigációs sávban is megjelennek. Figyelem! A fentebb ismertetett módon nem korlátozott hozzáférésű címkét hoz létre. Korlátozott hozzáférésű címke létrehozásához kattintson a címkéhez tartozó ikonra. Ezt követően az ikon zárt lakatra módosul:. Az ilyen típsú címkékhez ügykezelőket rendelhet és automatikus jogosultságkezelési szabályokat állíthat be. 19
8.2. Új, korlátozott hozzáférésű címkék A korlátozott hozzáférésű címkék létehozásáról, törléséről, valamint az automatikus címkézési szabályok létrehozásáról és működéséről külön tájékoztató anyagban olvashat részletes leírást. 8.3. Dokumentum kézi címkézése A címkézéshez jelölje ki a dokumentumokat, majd kattintson a Címkekezelés funkcióra. Amennyiben már létezik, válassza ki a lenyíló listából a megfelelő címkét és kattintson a jelre. Ha a címke még nem létezik, válassza az Új címke létrehozását, írja be a címke nevét és kattintson a jelre. Ezt követően jelölje ki ismét a dokumentumot, majd a fentebb ismertetett módon címkézze fel. Az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban a Címkék mezőhöz tartozó +Hozzáadás linkre kattintva szintén felcímkézheti a letöltött dokumentumot. Itt kizárólag a már létrehozott címkék közül választhat. 20
Bármelyik címkézési módot választja, egy adott dokumentumhoz több címke is hozzárendelhető. 8.4. Címkézett dokumentumok kilistázása A bal oldali navigációs sávban a már létrehozott címkék melletti szám jelzi, hogy hány darab olvasatlan dokumentum tartozik az adott címkéhez. Adott címkével ellátott dokumentumokat a címkére kattintva listázhatja ki. A rendszer kizárólag a kiválasztott címke tartalmát jeleníti meg a képernyőn. 21
8.5. Címke törlése A felesleges, nem korlátozott hozzáférésű címkéket a jelre kattintva törölheti. A címke törlését követően a törölt címkét a rendszer eltávolítja azokról a dokumentumokról, amelyekhez az korábban hozzá lett rendelve. 8.6. Címkézés eltávolítása Jelölje ki a dokumentumokat, amelyekről el szeretné távolítani a hozzáadott címkét, majd válassza a Címkekezelés funkciót. A lista tetején ikonnal jelölve megjelennek az adott dokumentumokhoz tartozó címkék. A címkézés eltávolításához kattintson a ikonra vagy a címke nevére az ikon mellett. A felesleges címkét az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban az adott címkére kattintva is eltávolíthatja. 22
Figyelem! Fenti módokon csak a dokumentum és címke összerendelését törli, a címke továbbra is a listában marad, és hozzáadható más dokumentumokhoz. 9. Meghiúsulási igazolások A Meghiúsulási igazolások 180 napig érhetők el a Meghiúsulási igazolások menüpontban. A felületen lehetősége van érkeztetési számra vagy beérkezési dátumra szűrni. A szűrési feltételeket a mezőkben megadott formátumban kell megadnia. A dátumot a beépített naptárfunkció segítségével is kiválaszthatja. A feltételek megadását követően kattintson a Szűrés gombra. 23
Az igazolások egyesével tölthetők le a (Letöltés) ikonra kattintva. 10. Súgó A Súgó oldalán található linkekre kattintva egyszerűen és gyorsan elérheti a szolgáltatás működésével kapcsolatos felhasználói tájékoztatásokat, leírásokat. Az Aktuális részben a legfrissebb fejlesztések, újdonságok tekinthetők meg. 11. Kapcsolat A Kapcsolat oldalon a Kormányzati Ügyfélvonal munkatársaival veheti fel a kapcsolatot a tárhely használatával, működésével kapcsolatban. Levél írásához adja meg az e-mail címét, a telefonszámát és írja be az üzenet szövegét. Az üzenetet kizárólag abban az esetben tudja elküldeni, amennyiben valamennyi *-gal jelölt mezőt kitöltötte. Az üzenetküldés sikerességéről szóló tájékoztatást a képernyőn megjelenő ablakban olvashatja. 24
Chat indításához kattintson az Élő chat indítása gombra. 12. Kijelentkezés A levelezési felületen a Kijelentkezés gombon 10:00 perctől indulva számláló számolja az inaktivitási időt. Aktivitás esetén (pl. kattintás egy másik menüpontra) a számláló ismét 10:00 perctől folytatja a visszaszámlálást. A tíz perc inaktivitási idő leteltével a rendszer biztonsági okokból automatikusan kijelentkezteti. A további használathoz ismételten be kell jelentkeznie. Amennyiben már csak 1 perc van hátra a munkamenet lejáratáig, a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg a képernyőn. A munkamenet meghosszabbításához kattintson az Igen gombra, így a számláló ismét 10:00 perctől számolja az inaktivitási időt. 25
Amennyiben befejezte a munkát, a felületről történő kilépéshez kattintson a Kijelentkezés gombra. 26