Kiskereskedelmi számlázó rendszer (AIR_KISKER_SZLA) segédlet Számlázó program azonosítója: 3.0 Dokumentum verzió száma: 3.0 Készült: 2016.09.06
Tartalomjegyzék: Tartalomjegyzék:... 2 1 Bevezetés... 3 2 Beállítások... 3 3 Kisker számla... 3 4 Számla nyugtából... 9 4.1 Nyugtából készült számla esetén a megjegyzés kiíródik a bizonylat láblécébe... 10 4.2 Nyugtából készült számla példányszámai és másolatai... 10 5 Ajánlat készítés... 10 6 WEB-es rendelésből számlakészítés... 12 7 Adatszolgáltatás Adóhatóság felé... 14 2. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
1 Bevezetés A Laurel Kft. integrált rendszerének egyik fejlesztési irányvonala a kiskereskedelmi rendszer. Jelen leírás a kiskereskedelmi rendszerben működő számlázó modul működéséhez szükséges információkkal egészíti ki a bolti rendszer felhasználói kézikönyvét. 2 Beállítások Az Értékesítés / Bizonylatok nyomtatási példányszáma menüpont alatt a megjelenített felviteli képernyőn a Módosítás gomb megnyomása után beállítható, hogy alapértelmezetten a program hány példányban nyomtassa ki a számlát. 3 Kisker számla Átutalásos számlák kezelésére használható program, elérhető az Értékesítés / Kisker számla menüpontból. Az átutalásos számlák nem készülhetnek a pénztárgépen. A vevőnek a partnertörzsben szerepelnie kell, és a fizetési módjához banki átutalást kell választani. 3. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
A Kisker számla bizonylatok böngészése ablakban alapértelmezetten az elkezdett, de félbehagyott számlák látszanak. A bizonylatrögzítést az Új nyomógombbal lehet megkezdeni. A partnernél ki kell választani azt a partnert, akinek a számla készül. Ehhez vevőkártya is használható, ha az egységben használunk ilyen megoldást. A partnert 4. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
a vevőkódhoz beírt azonosítóval, vagy a kérdőjelre kattintva kereséssel lehet azonosítani. A raktárkódot a rendszer felajánlja, abban az esetben lehet megváltoztatni, ha a rendszerben több valós raktárt is kezelünk. Ügynök kód: Kiskereskedelemben nem jellemző. A rendszerben felvihetők ügynökök, akik az értékesítés után jutalékot kaphatnak. A képernyő felső részén található fülekkel további adatok is megadhatóak. Dátum adatok A teljesítés dátuma megváltoztatható. Ilyenkor minden esetben figyelembe kell venni az aktuális törvényi előírásokat és rendelkezéseket. A Laurel Kft. a rendeletek be nem tartásáért nem vállal felelősséget. A fizetési határidő számítása vevőhöz rendelt adat. Ezt a központban lehet beállítani az adott vevőkhöz. Ennek megváltoztatása csak a központ jóváhagyása esetén lehetséges. A bizonylathoz megjegyzést lehet írni, a Bizonylat megjegyzés a számlán is megjelenik. 5. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
Ár adatok A számlán megjelenő árakat lehet szabályozni. Megadható, hogy milyen dátumnak megfelelő árakat vegyen alapul a rendszer. Itt lehet megadni az esetleges számlára kerülő engedményt százalékban vagy értékben. Szállítási adatok 6. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
A kiszállításra vonatkozó adatok. Kiskereskedelemben nem kötelező ezeknek az adatoknak a megadása. A fejléc kitöltése után lehet elkezdeni a cikkek felvitelét az AIR-ban már megszokott módokon. Lehetőség van: PDA segítségével rögzíteni. (Ez a leggyorsabb módszer.) A PDA típusától függően szükség lehet előzetes beolvasásra is. A Tétel beolvasás gomb megnyomására a cikkek megjelennek a képernyőn. Új gomb: A cikkek egyesével vihetőek fel a már megismert módszer szerint. Gyors rögzítés: Gyorsított felvitel vonalkód vagy gyorskód alapján. A mennyiséget a vonalkód leolvasása előtt lehet megadni. A darabszámot kell beírni és a * (szorzás) gombot megnyomni, majd leolvasni a vonalkódot. A számla befejezése a Véglegesítés gombbal történik. 7. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
A nyomtatási kép alapból nem jelenik meg. A rendszer a fentebb beállítottak szerint felkínálja a nyomtatási példányszámot, ami még a Módosít gombbal megváltoztatható. Ezután az OK gombbal a számla kinyomtatható. 8. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
4 Számla nyugtából Abban az esetben használható, ha a vevő a kasszánál elfelejt ÁFA-s számlát kérni, és erre utólag lenne szüksége. Elérése: Értékesítés / Számla nyugtából menüpont. Egyes pénztárgépek (pl. Jota) nem alkalmasak arra, hogy egyszerűsített számlát állítsanak ki. Az ilyen típusú pénztárgépeknél csak utólag van lehetőség számla kiállítására. Az utólagos számla kiállítása esetén mindig az érvényes előírásoknak megfelelően kell eljárni! Az Új nyomógomb lenyomása után megjelenő képernyőn a pénztárgép számát és a nyugta tranzakciós számát kell megadni. Amennyiben az adatokat jól adtuk meg, a vásárolt tételek megjelennek a képernyőn. A vevőt azonosíthatjuk a vevőkódjával vagy kikereshetjük név alapján. Amennyiben a vevő nincs felrögzítve a partnertörzsben, akkor a számla fejlécében kell a vevő adatait kitölteni. A számlát a Véglegesítés gombbal kell befejezni, és a központ által előírt példányszámban kinyomtatni. A pénztárgépen készült nyugtát a számla boltban maradt példányához kell csatolni. 9. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
4.1 Nyugtából készült számla esetén a megjegyzés kiíródik a bizonylat láblécébe Az Értékesítés/Számla nyugtából menüpontban ha beírásra kerül Megjegyzés, akkor az elkészült, kinyomtatott számla láblécében a megjegyzés rovatban kiírásra kerül. FIGYELEM: A Bizonylat megjegyzés adat nem kerül kiírásra, azt a felhasználónak szóló üzenetet tartalmazhatja. Ez az adat a böngészőn a bizonylat név alatt jelenik meg. 4.2 Nyugtából készült számla példányszámai és másolatai Nyugtából készült számla alapértelmezetten három példányban nyomtatódik a készítéskor. A 2. pontban, a Beállításoknál leírtak szerint be lehet állítani, hogy hány példány legyen az alapértelmezett. 5 Ajánlat készítés Ezzel a funkcióval a kiskereskedelmi számlában az értékesíteni kívánt termékek felrögzítése után egy árajánlat készíthető, melyet az Árajánlat nyomtatás gombra kattintva lehet megtekinteni. Az árajánlat kinyomtatható vagy akár lementhető PDF formátumban, és elküldhető a vevőnek. A vevő által meghatározott rendelés számot a Külső hivatkozási szám mezőbe kell beírni. Amennyiben a vevő az árajánlatot elfogadja, lehet a bizonylatot levéglegesíteni, és készül el a kiskereskedelmi számla. 10. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
11. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
6 WEB-es rendelésből számlakészítés Azoknál az ügyfeleknél, amelyeknél működik a WEB-es rendelő modul, a program segítségével a rendelés adatait át lehet emelni kiskereskedelmi számlába. Az alábbi képernyőn a rendelésből átemelt számla fejadatai láthatóak. Az alábbi képernyőn a számla tételadatai láthatóak. A Számla adatok fülön állva a Véglegesítés gomb lenyomására elkészül a számla, és megjelenik a számla nyomtatási képe, amelyet ki lehet nyomtatni tetszőleges példányszámban. 12. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
A számla ugyanebben a formátumban, ugyanezen adattartalommal bármikor újra kinyomtatható. 13. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
7 Adatszolgáltatás Adóhatóság felé Az "Értékesítés\Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás" menüpontban lehet előállítani az adóhatóság számára készítendő XML állományt: Megadható paraméterként az időszak illetve számlaszám tartomány. A feltételek megadása után az Adatok leválogatása gombra kell kattintani. Az adatok először a képernyőn jelennek meg. A Leválogatási útvonal résznél lehet windows fájlválasztóval megadni, hogy hova mentse ki az állományt a program és milyen néven: 14. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0
Ok után megtörténik az adatok mentése. A folyamat befejeződésekor kiíródik, hogy sikeresen megtörtént. A kimentett XML fájlt egy web böngészővel akár meg is lehet tekinteni. A fentebb látható képen az egyes oszlopok nevénél szereplő nagybetűs rész az, ami az XML-ben az adott adatot tartalmazza. 15. / 15 oldal Dokumentum verziószáma: 3.0