Nagykereskedelmi értékesítés és Nagykereskedelmi számlázó rendszer (AIR_NAGYKER_SZLA) segédlet Számlázó program azonosítója: 2.0 Dokumentum verzió száma: 2.0 Készült: 2015.12.11
Tartalomjegyzék: Tartalomjegyzék:... 2 1 Bevezetés... 3 2 Nagykereskedelmi funkció a bolti rendszerben... 3 2.1 Vevői rendelés... 3 2.2 Árukiszedés... 4 2.2.1 Kiszedőlap nyomtatása gomb... 5 2.2.2 Szállítólevél készítése... 6 2.2.3 Kiszedőlap rögzítése... 7 2.3 Szállítólevél kezelés... 9 2.4 Nagykereskedelmi számla elkészítése... 10 3 További lehetőségek... 12 3.1 Jogosultságok beállítása... 12 3.2 Tevékenységek listázása... 13 3.3 Adatbázis visszatöltés naplózása... 14 4 Adatszolgáltatás Adóhatóság felé... 15 2. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
1 Bevezetés A Laurel Kft. integrált rendszerének egyik fejlesztési irányvonala a nagykereskedelmi rendszer. Jelen leírás a nagykereskedelmi számla készítéséhez szükséges információkkal egészíti ki a bolti rendszer felhasználói kézikönyvét. 2 Nagykereskedelmi funkció a bolti rendszerben A szükséges programrészek a Nagyker értékesítés menü alatt láthatóak. A számla elkészítésének több módja is lehetséges. 2.1 Vevői rendelés A beérkezett vevői rendeléseket fel kell dolgozni, azaz fel kell rögzíteni a rendszerbe. (Abban az esetben, ha nem szeretnénk a rendeléseket használni, akkor egyből készíthető számla is a rendszerben. Ezt lásd a 2.4-es fejezetben.) A vevői rendelés kezelését a Nagyker értékesítés/ Vevői rendelés menüpontnál lehet megtenni. A felvitelt az Új nyomógombbal lehet megkezdeni. 3. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
A Vevő kód mezőnél kell (a kérdőjel ikonnal) kiválasztani, azt a partnert, akinek a rendelését rögzítjük. Itt csak a viszonteladók jelennek meg. Amennyiben használ a cég vevőkártyás rendszert, akkor a Vevő kártyakód mezőbe kell azt beolvasni/beírni. A Külső hivatkozási számhoz lehet megadni a beérkezett rendelésnek az iktatószámát, vagy egyéb azonosító adatát. A Dátum adatok fülnél kell megadni a kért szállítási dátumot, valamint megadható az is, hogy melyik napot igazoltuk mi vissza az ügyfél felé. A fizetési határidő paramétereit a partner adatokból veszi a rendszer, de lehetőség van arra, hogy ezeket az adatokat felülbíráljuk és hosszabb vagy rövidebb határidőt adjunk meg. Az Ár adatok fülön lehet beállítani, hogy milyen dátumon érvényes árat használjon a rendszer. Alapértelmezésben a bizonylat napján érvényes árat kínálja fel a gép. Valamint itt lehet beállítani az esetleges számlára érvényes engedményeket is, összegben illetve százalékban megadva. A Szállítási adatok fülnél kiválasztható a vevő cég telephelye is, amennyiben az nem egyezik meg a cég központi telephelyével. A cikkfelvitelt az Új nyomógombbal kezdhetjük meg. A program megjeleníti a cikk ablakot, ahol a termékeket lehet kiválasztani. A cikkek felrögzítése után az Áradatok fülön lehet megtekinteni, hogy mennyi lett a rendelés végösszege. (Nem feltétlen egyezik meg a majdan számlán szereplő összeggel, hiszen nem biztos, hogy minden terméket ki tudunk adni a vevőnek, illetve eltérhetnek a kartonos csomagolások is attól, amivel a vevő számolt). A bizonylat befejezése a Véglegesítés gombbal történik meg. A rendszer rákérdez, hogy a rendelést szállítólevélként akarjuk-e véglegesíteni. Amennyiben az igent választjuk, rögtön elkészül a szállítólevél a rendelt termékek alapján, és megtörténhet az árukiadás. Amennyiben a nemet választjuk, akkor a rendelés bizonylat eltárolódik, hogy a későbbiekben az árukiszedőlap vagy a szállítólevél készítés megtörténhessen. 2.2 Árukiszedés Lehetőség van arra, hogy egy régebben összeállított szállítói rendelésből, a raktári dolgozóknak egy ún. kiszedő lapot állítsunk össze. Ennek alapján a rendszerben 4. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
megadott dolgozóknak kinyomtatunk egy listát, ami alapján összeszedi az árukat, és ezt az összeszedett árut tudjuk kiszámlázni. Ehhez a Nagyker rendelés menüpontba kell belépni. Majd a Szűrés gombra kell kattintani. A Szűrés ablakban ki kell választani azt a partnert, akinek a rendelését ki akarjuk nyomtatni, valamint megadható. hogy csak az adott dátumon szereplő bizonylatok jelenjenek meg. Az OK gombbal elfogadható a szűrés. A megjelenített adatok közül rá kell állni arra a bizonylatra, amelyiket kezelni szeretnénk. Ezután a jobboldalt látható Rendelés kezelés gombbal nyitható meg a bizonylat. 2.2.1 Kiszedőlap nyomtatása gomb A program felkínálja, hogy a vevői rendelésben milyen cikkcsoportok szerepelnek, és ezek külön-külön is kinyomtathatóak. (Elképzelhető, hogy más és más raktárban találhatóak a termékek). 5. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
A listára jelölőnégyzettel lehet megadni, hogy a kiszedőlapra milyen termékkörök kerüljenek rá. A képernyő alján látható rádiógombokkal, (rendelés minden tételéről, vagy a csak a kijelölt cikkcsoport tételeiről) szabályozható még, hogy milyen cikkek kerüljenek a listára. Amennyiben a minden tétel gombot választjuk, akkor a cikkcsoportokat nem kötelező kipipálni. Az OK gombbal történő elfogadás után a képernyőn megjelenik a kiszedőlap, amelyet kötelező kinyomtatni! A kiszedőlapon a termékek cikkcsoportosítás szerint vannak kiválogatva, hogy a termékek összeszedését megkönnyítse. A lapra fel kell tüntetni az összeszedő kollégának, hogy melyik termékből, hány darabot tudott összeszedni. 2.2.2 Szállítólevél készítése Ebben az esetben a kiszedőlapot és a visszaellenőrzést kihagyjuk, a rendszer egyből szállítólevelet készít. A szállítólevél véglegesítésekor a rendszer rákérdez, hogy mi a Szállítás célja. Ilyenkor az értékesítés és az áttárolás közül választhatunk. Az alapértelmezett az értékesítés gomb, Enter lenyomására ezt fogadja el a rendszer. Elfogadás után nem javítható a szállítólevélen. A kinyomtatott bizonylatra rákerül a szállítás célja. 6. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
2.2.3 Kiszedőlap rögzítése Amennyiben a dolgozók összeszedték a rendelt árut, akkor a kiszedőlap alapján fel kell rögzíteni, hogy melyik áruból, milyen mennyiséget tudunk teljesíteni a vevő felé. A képernyő jobb felső sarkában található a nyomtatott kiszedőlap választás lista, ahol megadható, hogy az adott bizonylathoz melyik kiszedőlapot rögzítjük fel. A kiszedőnél a kérdőjellel ki kell választani azt a dolgozót, aki az összeszedést végezte. (Későbbiekben kiértékelhető ez alapján a szedők hatékonysága.) A képernyőn láthatóak a rendelt cikkek, a képernyő alján pedig látható, hogy milyen kiszerelési egységben történik a mennyiségek kiírása. Valamint a rendszer felajánlja a rendelt mennyiséget a kiszedett mennyiségnél. Ezt csak abban az esetben kell átírni, ha a raktárban nem volt elegendő mennyiség a teljesítéshez, illetve, ha a gyűjtőcsomagolások miatt eltér a darabszám a rendelttől. Amennyiben rendelkezésre állnak a cikkhez a méret adatok (szélesség, magasság ), akkor a rendszer automatikusan kiszámolja a darabszám alapján szükséges helyet. A lejárat dátuma mezőbe beírható, hogy az adott termék szavatossági ideje mikor jár le. A Rögzítés gombbal lehet befejezni a visszarögzítést, ebben az esetben a rendszer rákérdez, hogy az adott kiszedőlapot tényleg véglegesnek tekintjük-e, és utána megkérdezi, hogy kinyomtassa-e az ellenőrző listát. Ezzel a listával lehet kimenni, és visszanézni, hogy tényleg az az áru megy-e ki a raktárból, amit feltüntettek a papíron. 7. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
Amennyiben az ellenőrzés megtörtént, az ellenőrizve gombbal lehet lezárni és jelezni a gépnek, hogy sikeres volt a visszaellenőrzés. Az információ gombbal lehet megnézni, hogy a véglegesítéshez minden adat a rendelkezésünkre áll-e. Csak akkor fejezhető be a bizonylat, ha minden oszlopban igen jelző szerepel. Véglegesítés gomb: a bizonylat rögzítésre kerül, de majd valamikor máskor képezünk belőle szállítólevelet vagy számlát. Ilyenkor a rendszer visszatér az alapképernyőhöz, majd az ott található gombok segítségével lehet átemelni a bizonylatot a számla vagy szállítólevél készítéshez. Véglegesítés+Számla gomb: a bizonylatot számlaként véglegesítjük le, a termékek kiszállításra kerülhetnek. A bizonylat véglegesítésekor a rendszer rákérdez, hogy mi a Szállítás célja. Ilyenkor az értékesítés és az áttárolás közül választhatunk. Az alapértelmezett az értékesítés gomb, Enter lenyomására ezt fogadja el a rendszer. Elfogadás után nem javítható a szállítólevélen. A kinyomtatott bizonylatra rákerül a szállítás célja. Véglegesítés+Szállítólevél gomb: a bizonylatot, mint szállítólevelet készítjük el, a kiszállítás megtörténhet, de a számlát csak valamikor később állítjuk ki a vevő részére. A szállítólevél véglegesítésekor a rendszer rákérdez, hogy mi a Szállítás célja. Ilyenkor az értékesítés és az áttárolás közül választhatunk. Az alapértelmezett az értékesítés gomb, Enter lenyomására ezt fogadja el a rendszer. Elfogadás után nem javítható a szállítólevélen. A kinyomtatott bizonylatra rákerül a szállítás célja. OK gombbal ideiglenes kilépünk a bizonylat rögzítéséből. Amennyiben a véglegesítés szállítólevélként vagy számlaként megtörténik, a program vissza az előző képernyőre és ott a Rendelés lezárása gombbal lehet befejezni ezt a bizonylatot. 8. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
2.3 Szállítólevél kezelés Az elkészített szállítólevelekből a kiszállítást követően számlát kell készíteni. A képen is látható, hogy a bizonylatokat időrendi sorrendben jeleníti meg a program, legfelül mindig a legutolsó bizonylatok tekinthetőek meg. A kiválasztott bizonylathoz tartozó aktuális fejadat részletezve fülön látható az állapota mező, ebben stornózott szöveggel jelzi a program, ha a szállítólevelet már átemeltük számla formátumba, vagy ha esetleg az adott szállítólevelet lesztornóztuk. A Sztornózás gombbal lehet egy szállítólevelet megszüntetni, hasonlóan működik, mint a sima sztornózás funkció. A Számlázás gombbal lehet a bizonylatot átemelni a számlázáshoz. A program rákérdez, hogy valóban végre akarjuk-e hajtani az átemelést. 9. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
A rendszer megnyitja a számla bizonylatot, majd ezt még lehetőségünk van szerkeszteni. A véglegesítés gombbal tudjuk a bizonylatot számlaként befejezni. 2.4 Nagykereskedelmi számla elkészítése A Nagyker értékesítés/ Nagyker számla menüpontot kell elindítani. A legegyszerűbb módszer arra, hogy számlát készítsünk, a cikkek felvitele után a program egyből számlát készít, a gyors értékesítéshez a legjobban illő módszer. A bizonylat böngésző képernyő jelenik meg. A bizonylat rögzítést az Új nyomógombbal lehet megkezdeni. A partnernél (a kérdőjel segítségével) ki kell választani azt a partnert, akinek a számla készül, ehhez a vevőkártya is használható, ha a bolthálózatban használunk ilyen megoldást. A dátum adatok fülön a fizetési határidőt le kell ellenőrizni, majd szükség esetén javítani. Az áradatok fülön megadhatóak az esetleges számlára kerülő engedmények 10. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
értékben illetve százalékban is. A szállítási adatok fülön kiválasztható a vevő cég telephelye is. A fejléc kitöltése után megkezdhető a cikkek felvitele az AIR-ban már megszokott módokon. A számlát a Véglegesítés gombbal lehet befejezni. A bizonylat véglegesítésekor a rendszer rákérdez, hogy mi a Szállítás célja. Ilyenkor az értékesítés és az áttárolás közül választhatunk. Az alapértelmezett az értékesítés gomb, Enter lenyomására ezt fogadja el a rendszer. Elfogadás után nem javítható a szállítólevélen. A kinyomtatott bizonylatra rákerül a szállítás célja. Ezután a rendszer felajánlja a nyomtatást, melyet az ok gombbal meg is kezd a program. Alapértelmezésben 3 példányt nyomtat a számlából. 11. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
3 További lehetőségek 3.1 Jogosultságok beállítása Nagykereskedelmi értékesítés esetén kötelező, hogy minden folyamat visszakereshető legyen. Illetve egy-egy felhasználó folyamatait és jogosultságait ellenőrizni lehessen. Ezért a kulcsfelhasználónak fel kell venni a rendszerbe a megfelelő jogköröket, és a hozzájuk tartozó felhasználókat. A jogosultságok rendszerét az air indítópultból a Felhasználók, jogok gombbal lehet elérni. Ez alatt a menüpont alatt lehet megtekinteni a NAV számára szükséges jogosultsággal kapcsolatos listákat, kimutatásokat is. A felhasználói jogok változása menüpont alatt látható, hogy milyen változások történtek a felhasználóknál. A sárga lámpával lehet szűrni. A listán, alapértelmezésben az összes eddigi felhasználó, összes jogosultságának változását mutatja. A szűrést a Filter fülnél lehet megtenni, itt a szűrni kívánt mező előtti jelölőnégyzetet be kell jelölni, majd az egyezőség irányát kell megadni (kisebb, nagyobb vagy egyenlő). A Beállít gomb hatására történik meg a szűrés, a Kilépés gombbal lehet visszalépni, hogy az eredmény látható legyen. A lámpa ilyen esetben piros színűre vált, ezzel jelezve, hogy valamilyen szűrés aktív. Ilyen esetben a nyomtatás gomb csak a szűrt adatokat nyomtatja ki. 12. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
3.2 Tevékenységek listázása A NAV részére kötelező kimutatás, hogy a felhasználók milyen műveleteket végeztek el, milyen bizonylatokat rögzítettek. Ez a lekérdezési lehetőség a Listák \ Áruforgalmi listák \ Bizonylat nyomtatások \ Bizonylatok gyűjtött megjelenítése menüpont alatt érhető el. Új választási lehetőségként megjelent a részletezettség lista, itt a Teljes tételes megjelenítés választása esetén a kép alsó részén pirossal keretezett részen kell megadni a kívánt feltételeket. A választás megadása után az alábbi listakép jelenik, pirossal jeleztük a kezelő személyét: Ebben az esetben egy kezelőnek a konkrét bizonylatai jelennek meg, egy oldalon több bizonylat látható, a bizonylatok összes adata látható. 13. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
A Teljes tételes megjelenítés helyett választhatjuk a Bizonylatok gyűjtött megjelenítését is, ilyenkor a listaképen csak a bizonylatok összevont adatai láthatóak. 3.3 Adatbázis visszatöltés naplózása Bármilyen adatbázis javítás és visszaállítás után kötelező rögzíteni, hogy mi és miért történt. Ez a visszaállítást végző kollégának a feladata. A bolt csak ellenőrizheti, illetve a NAV kérésére megtekintheti. Nyomtatni közvetlenül nem lehet, csak a képernyőkép lementésével lehet kinyomtatni. 14. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
4 Adatszolgáltatás Adóhatóság felé Az "Értékesítés\Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás" menüpontban lehet előállítani az adóhatóság számára készítendő XML állományt: Megadható paraméterként az időszak illetve számlaszám tartomány. A feltételek megadása után az Adatok leválogatása gombra kell kattintani. Az adatok először a képernyőn jelennek meg. A Leválogatási útvonal résznél lehet windows fájlválasztóval megadni, hogy hova mentse ki az állományt a program és milyen néven: 15. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0
Ok után megtörténik az adatok mentése. A folyamat befejeződésekor kiíródik, hogy sikeresen megtörtént. A kimentett XML fájlt egy web böngészővel akár meg is lehet tekinteni. A fentebb látható képen az egyes oszlopok nevénél szereplő nagybetűs rész az, ami az XML-ben az adott adatot tartalmazza. 16. / 16 oldal Dokumentum verziószáma: 2.0