Könyvelés Felhasználói Kézikönyv I SigmaCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv SigmaCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft. SOFTWARE NiaraSOFTWARE (G) DOKUMENTÁCIÓ ES-Xpress (Niara) A programot és a dokumentációt a Niara Kft. részéről szerzői jog védi, ezért a szoftver és annak alkotórészei, valamint a dokumentáció másolása, sokszorosítása, terjesztése a fent említett szerző tudta és beleegyezése nélkül tilos.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv II 1. Fejezet: TARTALOM A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA... 1 MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK... 2 Egér kezelés... 2 A PROGRAM TELEPÍTÉSE WINDOWS KÖRNYEZETBEN... 3 A PROGRAM TELEPÍTÉSE DOS KÖRNYEZETBEN... 4 A PROGRAM INDÍTÁSA WINDOWS KÖRNYEZETBEN... 5 A PROGRAM INDÍTÁSA DOS KÖRNYEZETBEN... 6 A PROGRAM AKTIVÁLÁSA... 7 A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE... 8 A PROGRAM HASZNÁLATA... 9 MOZGÁS A MENÜRENDSZERBEN... 9 ADATBEVITELI BILLENTYŰK... 9 ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE... 10 2. Fejezet: KÖNYVELÉS... 1 ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE... 1 Az új cég megnevezése... 1 A könyvelési forma megadása... 2 Az ÁFA fizetés módjának megadása... 2 KÖNYVELÉS... 7 AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN... 8 EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE... 8 AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS... 10 GYORSKONTÍROZÁS... 10 AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS... 11 SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ... 13 A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben... 13 A 30 napos időhatár figyelése a Bevételi nyilvántartás rendszerben... 16 KARBANTARTÁS A KÖNYVELÉSBEN... 19 STORNO... 19 KÖNYVELÉS ZÁRÁSA... 21 AUTOMATIKUS ZÁRÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN... 22 KILÉPÉS A PROGRAMBÓL... 23 3. Fejezet: FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS... 1 ELSŐ KÖNYVELÉSI MÓD ('A' MÓDSZER)... 1 MÁSODIK KÖNYVELÉSI MÓD ('B' MÓDSZER)... 3
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv III FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS MENETE... 11 A VALUTA/DEVIZA KEZELÉS... 12 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása... 12 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása... 12 Deviza - Forint vagy Forint - Deviza átszámítás... 12 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása könyvelés közben... 13 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása könyvelés közben... 13 4. Fejezet: AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA... 1 LISTÁK KÉSZÍTÉSE ELŐTTI TEENDŐK... 2 LISTÁZÁS ÉS ÉRTÉKELÉS... 2 SZÁMLATÜKÖR ÉS GYŰJTŐKÓD LISTA... 3 JELSZÓ... 5 CÉGADATOK KARBANTARTÁSA... 8 HOZZÁFÉRÉSI SZINTEK ÁLLÍTÁSA... 9 A NYOMTATÓ KEZELÉSE... 9 A PROGRAM MŰKÖDÉSE HÁLÓZATBAN... 10 M. Fejezet: MELLÉKLET... 1 KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOK... 1 A SZÁMLASZÁMOK MEGBONTÁSA (Kettős könyvvitel)... 2 GYŰJTŐKÓDOK KIALAKÍTÁSA (Egyszeres könyvvitel)... 3 Segédlet a nyitáshoz (Egyszeres könyvvitel)... 4 Segédlet a záráshoz (Egyszeres könyvvitel)... 6 Gyűjtőkódok a naplófőkönyvben... 10 Segédlet a gyűjtőkódokhoz... 11 Pénztárkönyvi Összesítés (Egyszeres könyvvitel)... 11 PK2015 típusú Pénztárkönyv... 11 T.504/S típusú Pénztárkönyv... 12 A.504-UJ/I típusú Pénztárkönyv... 13 Információ a pénzügyi helyzetről (Egyszeres könyvvitel)... 14 Általános ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel)... 16 Bolti ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel)... 17 Általános ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel)... 19 Bolti ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel)... 20 Éves beszámoló MÉRLEGE... 21 Éves beszámoló EREDMÉNYKIMUTATÁSA... 21 Általános hibalehetőségek... 26
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-1 A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA A program használatához nem szükséges a használt operációs rendszer teljes ismerete (pl.:dos, Windows), de feltételezzük a programot használó könyvelési ismereteit. Az alábbiakban felsoroljuk a kézikönyvben használatos jelölés rendszer értelmezését. - Szögletes zárójelbe zárt szövegrész mindig a számítógép billentyűzetén elhelyezkedő valamelyik billentyűt jelenti: - A következő billentyűk a klaviatúra jobboldali részén találhatók: [Jobbra], [Balra], [Fel], [Le] [Home] ( Elejére ) [End] ( Végére ) [PgUp] ( Lapozás Fel ) [PgDn] ( Lapozás Le ) [Ins] ( Beszúrás, Felülírás váltó ) [Del] ( Törlés ) - A [BackSpace] ( Törlés ) a billentyűzet jobb felső részén elhelyezkedő szürke billentyű 'BackSpace' vagy /és/ felirattal és jellel ellátva. - Az [ENTER] a [BackSpace] alatt található nagyméretű billentyű 'RETURN' vagy 'ENTER' felirattal, illetve jellel. - Az [ESC] billentyű legtöbbször a billentyűzet bal felső sarkán elhelyezkedő billentyű. Jelentése mindig az aktuális program helyzetből történő kilépés, menekülés. - Az [F1]... [F10] a billentyűzet bal oldalán vagy a billentyűzet felett található funkció billentyűk. - A [CTRL -...] mindig a 'Ctrl' feliratú billentyű és valamely más billentyű egyidejű lenyomását jelenti. A [CTRL] billentyűt lenyomva tartjuk, ezután a másik billentyűt pedig leütjük. Pl.: [CTRL-W] jelentése, a [Ctrl] billentyűt lenyomva tartjuk, és a [W] billentyűt pedig megnyomjuk. - A [Kiemelt] betű a képernyőn megjelent menükben monokróm monitoron aláhúzott betű, színes monitoron piros vagy világos színű betű. ( Monokróm VGA-n más árnyalatú betű. )
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-2 - Ezzel a betűtípussal a billentyűzeten keresztül beírandó szövegeket és a felhasználói kézikönyv egyéb elemeit jelöljük. - A menürendszer és a program egyéb elemeit a felhasználói kézikönyvben ilyen típusú szöveg testesíti meg. A program minimális hardver és szoftver igénye: MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK - Számítógép: IBM AT 286 vagy IBM PS/1 vagy ezekkel kompatibilis. - Tároló: 1Mb központi memória (ebből min. 590 Kb szabad), 3 MB winchester - Monitor: Monokróm VGA vagy színes (CGA, EGA, VGA, SVGA stb.). A rendszer minden monitor típust automatikusan felismer. (A kiemelt betű csak megfelelő monokróm VGA monitoron látszik.) - Operációs rendszer: DOS 3.11, mely lehet PC-DOS, MS-DOS, DR-DOS, COMPAQ-DOS vagy TANDON-DOS. - Egyéb: Billentyűzet. - Nyomtató: EPSON ESC/P(2), IBM Proprinter, HP PCL-3, HP PCL-5-6 kompatibilis. A program ajánlott hardver és szoftver igénye: - Számítógép: IBM AT vagy IBM PS/2 vagy ezekkel kompatibilis számítógép. - Tároló: 4 Mb RAM; winchester adatfüggő: 1000 könyvelési tételenként 1 Mb. (Magába foglalva a könyvelési adatok hely igényét és a futás közbeni program adatok kiírását is. Így hálózaton figyelembe kell venni az egy időben futó programok számát is.) - Operációs rendszer: MS-DOS 6.22, DR-DOS 6.0, Novell-DOS 7.0, Novell NetWare, WINDOWS 3.1, WINDOWS FOR WORKGROUPS, WINDOWS 95,98,ME,NT,2000,XP,Vista,7,8 SCO UNIX OPEN DESKTOP 2.0, OS/2 4.0 vagy Lan Manager. Minden operációs rendszerben DOS programként. - Egyéb: Billentyűzet. - Legalább A4-es lapot kezelő nyomtató megfelelő kapcsoló állással (lásd: NYOMTATÓ FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV). Egér kezelés A menürendszerben egérrel is kiválaszthatjuk a menüpontokat. Az egér bal gombja felel meg az [ENTER] billentyűnek, a jobb gombja az [ESC] billentyűnek. Cégválasztásnál az ablakon látható fel és lenyilakkal gördíthetjük a listát. A cégre duplán vagy a kiválaszt gombra kattintva kiválaszthatjuk a céget. A böngésző vagy adatfelviteli ablakokban az adatbeviteli mezők között is válthatunk egérrel.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-3 A PROGRAM TELEPÍTÉSE WINDOWS KÖRNYEZETBEN Amennyiben Ön nem rendelte meg a program helyszíni telepítését, vagy nem a számítógéppel együtt vásárolta, akkor az üzembe helyezést az adathordozón található TELEPIT.EXE programmal végezhetjük el, az alábbiak szerint: 1. A SigmaCONTO program adathordozóját helyezzük a számítógépbe. 2. Ha a telepítő nem indul el automatikusan, akkor indítsuk el az adathordozón található TELEPIT.EXE programot. 3. A feltett kérdésekre válaszolva és elvégezve a kért műveleteket, telepítsük a programot. 4. A program indítása a Start Minden program SigmaCONTO 2015 menüpontban történik. A programindító menüpont vagy parancsikon tulajdonságainál lehet beállítani, hogy a program teljes képernyőn vagy ablakban, illetve ablak esetén milyen betűtípussal és elhelyezkedéssel jelenjen meg a képernyőn. Ha a Windows NT, 2000, XP vagy Vista munkaasztalon létrehozunk egy olyan parancsikont, amely a programra (SC.EXE) mutat, akkor a parancsikon tulajdonságainál a Vegyes ablakfülre kattintva, az Üresjárati érzékenységet magasra állítva a számítógép processzorának terhelését 30%-ra csökkenthetjük, ha a könyvelő rendszert ablakos üzemmódban működtetjük. FIGYELEM! A már egyszer telepített rendszerre ne telepítse újra a programot. (Újratelepítést csak akkor hajtson végre, ha az előzőleg már telepített programot és annak könyvtárát TELJESEN letörölte.) A program telepítése után egy nagyon fontos dolgot még el kell végeznünk: a Windows\System32\Config.nt (Window 95, 98, Me esetén a CONFIG.SYS) fájl tartalmát egészítsük vagy javítsuk ki a következőkre: FILES=60 (azaz legalább 60 legyen).
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-4 A PROGRAM TELEPÍTÉSE DOS KÖRNYEZETBEN Amennyiben Ön nem rendelte meg a program helyszíni telepítését, vagy nem a számítógéppel együtt vásárolta, akkor az üzembe helyezést az adathordozón található TELEPITD.EXE programmal végezhetjük el, az alábbiak szerint: 1. A SigmaCONTO program adathordozóját helyezzük a számítógépbe. 2. Indítsuk el az adathordozón található TELEPITD.EXE programot. 3. A feltett kérdésekre válaszolva és elvégezve a kért műveleteket telepítsük a programot: 3a. Válasszuk ki, hogy melyik winchesterre telepítsük a rendszert (Ha a C:, akkor csak <ENTER>-t üssünk, különben a winchester kezdőbetűjét nyomjuk meg, vagy a nyilakkal [Fel] [Le] álljunk rá a megfelelő meghajtó jelére, majd nyomjunk <ENTER>-t.) 3b. A telepítés megerősítése egy 'I' betű lenyomásával a Biztos telepítsem? kérdésre. 4. Az adathordozón található TELEPITM.BAT program segítségével a DOS környezetben működő adatmentést és adatvisszatöltést telepíthetjük a számítógépre. FIGYELEM! A már egyszer telepített rendszerre újra nem telepíthetjük a programot. (Az újratelepítés csak akkor lehetséges, ha az előzőleg már telepített programot és annak könyvtárát TELJESEN letöröljük.) A program telepítése után egy nagyon fontos dolgot még el kell végeznünk: A CONFIG.SYS fájl tartalmát egészítsük vagy javítsuk ki a következőkre: FILES=60 ( azaz legalább 60 legyen ). A számítógépes hálózaton be kell állítani a közösen megnyitható fájlok számát. Ezt a hálózati operációs rendszert szállító cégtől kell kérni, ha nincsenek ilyen ismereteik. FIGYELEM! Ha a CONFIG.SYS (vagy az AUTOEXEC.BAT) tartalmaz EMM386 programot, ki kell egészíteni NOEMS paraméterrel vagy töröljük ki ezt a sort, ha gépünk nem teljesen kompatibilis. QEMM vezérlő esetén is így kell eljárni. (pl.: DEVICE=C:\DOS\EMM386.exe ----> DEVICE=C:\DOS\EMM386.exe noems ) FIGYELEM! Tartsuk be, hogy mindig csak azonos változatú vezérlőket használjunk! Pl. ha a HIMEM.SYS Windows 3.1-es, akkor az EMM386-os vezérlő is az legyen! A fentiek betartásának elmulasztása a program leállását és hibás működést eredményezhet!
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-5 A PROGRAM INDÍTÁSA WINDOWS KÖRNYEZETBEN A program indítása: A Windows Start Minden program SigmaCONTO 2015 menüpont alatt indíthatjuk el alapesetben a programot. Ez a lehetőség természetesen csak akkor áll rendelkezésre, ha a programot a Windowsos telepítővel helyeztük üzembe. Lehetőség van a Windows Start Futtatás menüpontjának használatára is, ide az alábbi utasításokat írhatjuk be: k2015: Elindítja a SigmaCONTO programot. ment15 vagy tolt15: Elindítja a SigmaCONTO adatmentő vagy az adatvisszatöltő programot. kiir15: Kinyomtatja a SigmaCONTO kézikönyvet. A szoftvert telepítés után a lemezcsomagban található telepítő kóddal aktiválni kell. A program aktiválásával kapcsolatos további információ a telepítő kódot tartalmazó leírásban található. Az Irattár Paraméterek menüpontnál beállíthatjuk a képernyőn és az eredménylistákon megjelenő felhasználó megnevezését (saját cégünk elnevezését). (Ha a program új könyvelési tétel felvitelekor 0. sorszámot ad, akkor az indexfájlok megsérültek. Ekkor az Irattár Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Ha egy számítógépben több meghajtón is van SigmaCONTO program, akkor mindig a legelső meghajtón lévő program indul el (például a C: és D: meghajtó közül a C: meghajtón lévő program indul el).
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-6 A PROGRAM INDÍTÁSA DOS KÖRNYEZETBEN A program indítása: 1. Kapcsoljuk be a számítógépet 2. Írjuk be: k2015 3. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. (Ha a felhasználói kézikönyvet szeretnénk kinyomtatni, akkor a nyomtató készenlétbe állítása után a fent leírtak szerint járjunk el, de a 2. pontba a kiir15 utasítást írjuk be.) A szoftvert telepítés után a lemezcsomagban található telepítő kóddal aktiválni kell. A program aktiválásával kapcsolatos további információ a telepítő kódot tartalmazó leírásban található. Az Irattár Paraméterek menüpontnál beállíthatjuk a képernyőn és az eredménylistákon megjelenő felhasználó megnevezését (saját cégünk elnevezését). (Ha a program új könyvelési tétel felvitelekor 0. sorszámot ad, akkor az indexfájlok megsérültek. Ekkor az Irattár Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Ha egy számítógépben több meghajtón is van SigmaCONTO program, akkor mindig a legelső meghajtón lévő program indul el (például a C: és D: meghajtó közül a C:-n lévő program indul el).
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-7 A PROGRAM AKTIVÁLÁSA Telepítés után a programot a telepítő kóddal aktiválni kell. A telepítő kód a lezárt lemezcsomagban található. Aktiválás nélkül a program megnéző üzemmódban használható. Az aktivált program csak az aktiválást végző számítógépen működőképes. Tehát ha egy aktivált programot átmásolunk egy másik számítógépre, akkor azon a számítógépen a program nem használható. Az aktivált program regisztrálását az operációs rendszer újra telepítése vagy a winchester formázása tönkre teheti, ezért ilyen tevékenységek után a programot újra aktiválni kell. Hálózatos működés esetén először a szerveren kell az aktiválást elvégezni, utána pedig a kliensgépeken. A kliensgépeken a szerveren elvégzett aktiválás segítségével regisztrálhatjuk be a programot az Irattár Program aktiválás Program aktiválás kliens számítógépen menüpontban. Ha a kliensgépeken is elvégezzük az aktiválást, akkor a szerveren (vagy a hálózatban) már nem kell futnia egy másik programnak ahhoz, hogy a kliensgépen is használhassuk a programot. Lejárt telepítő kód esetén az ügyfélszolgálat biztosít egy aktiváló kódot, amely a program által generált (az adott számítógépre jellemző) egyedi azonosító kód alapján készül el. Az aktiváló kód csak azon a számítógépen használható, amelynek azonosítója alapján az adott aktiváló kód készült. Aktiváló kódot az ügyfélszolgálat mindig csak a jogosultság megfelelő ellenőrzése után adja ki. További információ a telepítő kódok és az aktiváló kódok használatáról és működéséről a lemezcsomagban elhelyezett leírásban található.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-8 A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE Könyvelésünkről időnként célszerű külső adathordozóra biztonsági másolatot készíteni, melyet a következőképpen tehetünk meg: 1. Kapcsoljuk be a számítógépet. 2. Csatlakoztassunk egy külső adathordozót a számítógéphez. 3. Írjuk be: ment15 (Windows esetén a Start Futtatás menüpontba kell beírni.) 4. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 5. Kövessük a program utasításait a képernyőn, adjuk meg a szükséges adatokat. 6. Ha a lementés elkészült, akkor írjuk rá az adathordozóra a lementés dátumát. (Lehetőség van a lementett adatok visszatöltésére is, ekkor is a fentiek szerint járjunk el azzal a különbséggel, hogy a ment15 helyett a tolt15 utasítást írjuk be.) Ezen lementési forma minden cég 2015-ös adatát lementi egyszerre, egy másolatot készít a winchesteren lévő adatokról. Olyan gyakran mentsen, hogy két lementés között lekönyvelt anyag elvesztése könnyen pótolható legyen. (Pl. naponta, hetente, havonta stb., attól függően, ahogy Ön megítéli.) Ha egy cég adatait akarja lementeni, ezen programmodul külön megvásárolható a több gép közötti adathordozó (Export-import rendszer) illetve az ügyfél számára készült megnéző rendszerekkel együtt.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-9 A PROGRAM HASZNÁLATA MOZGÁS A MENÜRENDSZERBEN Először a főmenüben a [Jobbra] [Balra] nyilak segítségével válasszuk ki a megfelelő menüpontot, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt vagy az adott menüpont [Kiemelt] betűjét üssük le. Ekkor megjelenik az aktuális menüponthoz tartozó almenü. Az almenüben is a [Fel] [Le] [Jobbra] [Balra] vagy [Kiemelt] betűvel választhatunk. A nyilakkal kiválasztott menüpontra ráállva nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel aktivizáljuk azt. Ha a menüpont [Kiemelt betűjét] ütjük le, akkor a kiválasztott funkció azonnal végre hajtódik. Ezáltal gyors program kezelést tesz lehetővé a menürendszer megfelelő használata. A program használatakor az almenükből, menükből, adatbekéréseknél, rákérdezéseknél visszaléphetünk az [ESC] billentyű leütésével. Tehát ha egy almenüben vagyunk, akkor visszatérhetünk az [ESC] lenyomásával a főmenübe, ha véletlenül egy rossz menüpontot választottunk ki, akkor a kiválasztott funkcióból a hívó menübe térhetünk vissza. ADATBEVITELI BILLENTYŰK Adatbevitel alatt jelen esetben bármilyen adat beírását értjük a billentyűzeten keresztül. A programban legelőször ilyennel a cégadatok kitöltésénél találkozhatunk. Ilyenkor a képernyőn adatbeviteli mezők jelennek meg, melyeket ki kell töltenünk megfelelő adatokkal. Ezek kitöltése közben használható billentyűket és hatásukat az alábbiakban írjuk le.. [Home] [CTRL-Home] [End] [CTRL-End] [Fel] [Le] -- A kurzort az aktuális mező elejére állítja. -- A kurzort az első mező elejére állítja -- A kurzort az aktuális mező végére állítja. -- A kurzort az utolsó mező elejére állítja. -- A kurzort az előző mező elejére állítja. -- A kurzort a következő mező elejére állítja vagy ha az adatbeviteli mező mellett egy lenyíl látható, akkor egy listából választhatjuk ki az adatbeviteli mező tartalmát [CTRL-Jobbra] -- A kurzort a következő szó elejére állítja. [CTRL-Balra] -- A kurzort az előző szó elejére állítja. [CTRL-Y] -- A mező végéig töröl. [PgUp] [PgDn] [CTRL-W] [F2] [F10] -- Befejezi a változó és a mező szerkesztését. [ESC] -- Eldobja az eddig bevitt adatokat, majd kilép.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 1-10 [CTRL-U] [ALT-U] -- Visszaállítja a szerkesztés előtti állapotot. [ENTER] -- A következő mező elejére áll, majd befejezi a változó és a mező szerkesztését. ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE A program eredménylistáit kétféleképpen tekinthetjük meg. 1. Alapesetben a listák nyomtatóra készülnek. Ha tehát például egy összesítőt készítünk el, akkor a program azt a nyomtatóra listázza. 2. Az egyes értékelések előtt bármikor változtathatjuk, hogy az értékelés NYOMTATÓRA vagy KÉPERNYŐRE történjen: 2A. A menürendszerben állva, a [CTRL-N] billentyű lenyomására NYOMTATÓRA a [CTRL-K] billentyű lenyomására KÉPERNYŐRE történik az értékelés. Az aktuális állapotról a képernyő alján látható pl.: Értékelés: NYOMTATÓRA felirat tájékoztat. 2B. Válasszuk ki a menürendszerben az Irattár Paraméterek Értékelés Nyomtatóra vagy az Irattár Paraméterek Értékelés Képernyőre menüpontot. A menüpontok mellett a ( ) jel mutatja meg, hogy az értékelés eredménye hova kerül. Ha az értékelés KÉPERNYŐRE történik, akkor a teljes listát természetesen nem láthatjuk egyszerre, ezért a kurzormozgató nyilak segítségével lépegethetünk a listán belül. Ha a megtekintés közben úgy döntünk, hogy mégis szeretnénk a listát kinyomtatni, akkor nyomjuk meg az [F2], [F10] vagy a [CTRL-W] billentyűk valamelyikét. Ha nyomtatónk üzemkész, a lista megjelenik a nyomtatón. A nyomtatás eredménye a rendesen nyomtatott listához képest formailag egy kissé egyszerűbb lesz, mivel megtekintéskor a nyomtató vezérlő jeleket a program eltávolította. Ha a program azt az üzenetet küldi képernyőre történő kiértékelés estén, hogy a Kiértékelés eredménye nem fér el a memóriában, akkor egy beépített segédprogrammal nézhetjük meg az eredmény listát.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-1 MENETE: KÖNYVELÉS ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE 1. Az új cég adatainak beírása (Név, Adószám, Könyvelési forma,...). 2. A program automatikusan létrehozza az új cég számlatükrét (kettős könyvvitel esetén: az alap-számlatükör alapján) ill. gyűjtőkód listáját (egyszeres könyvvitel esetén: az alap-gyűjtőkód lista alapján). 3. Az új cég könyvelésének megnyitása. 4. Könyvelés. Azok a felhasználóink, akik az előző évben is bejegyzett felhasználóink voltak, a tárgyévben (a közölt időpontig) jogosultak rendszerkövetéses (az előző évi program tovább fejlesztett és a hatályos törvények szerint aktualizált) programot vásárolni, mely többek közt annyiban tér el a normál kereskedelmi forgalomban lévő változattól, hogy az előző évi rendszerből adatokat (cégadatokat, számlatükröket, gyűjtőkódokat, automatikus kontírozási információkat, folyószámla és partner adatokat, stb.) lehet áthozni a tárgyévi rendszerbe. Válasszuk ki a menürendszerben a Könyvelés Egy új cég adatainak beírása menüpontot. Ha Önnek nem korlátlan céges változatú rendszere van, akkor csak bizonyos határok között nyithatunk újabb könyveléseket és ha többre van szükségünk, mint ami a beállítás, forduljunk a gyártóhoz, vagy a forgalmazóhoz. Ezen paraméterek értékei a program futása alatt az [F4] billentyű megnyomásakor láthatók a képernyőn. Ha a megengedett számú könyvelésen túl újabbakat próbálunk nyitni, akkor a Nem lehet újabb cég adatait felvinni... üzenetet kapjuk. Ezután töltsük ki az aktuális cég adattábláját. A kitöltésnél legalább A cég megnevezése és az Adószáma sort ki kell tölteni. Az új cég megnevezése A cég megnevezése sor kitöltése: írjuk be a cég megnevezését. Az adatbeviteli mező előtti [Lenyíl] jelentése: az adatbeviteli mezőn állva a [Le] megnyomására az előző év ügyféllistájából választva (ha van
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-2 előző évi lista) a program kitölti a cég adattábláját, így nem kell a már beírt adatokat újra begépelnünk. Itt nyílik lehetőség az előző évi számlatükör/gyűjtőkód lista és automatikus kontírozási adatbázis áthozatalára is. (Az előző évi rendezetlen folyószámla tételeket és a partner adatokat a Könyvelés Feladásos vagy Előző évi folyószámla Előző évi rendezetlen tételek automatikus feladása menüpontban hozhatjuk át. ) A könyvelési forma megadása Ha a Könyvelési forma mezőhöz érünk a cégadatok kitöltésekor, akkor egy ablakban megjelennek a választási lehetőségek. Attól függően, hogy az adott cégnek milyen a könyvelési formája, a [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a megfelelő könyvelési formát, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Úgy is választhatunk a felkínált lehetőségek közül, hogy megnyomjuk az 1, 2, 3, 4 billentyűk valamelyikét. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Az első karakternek egy számnak kell lennie. Ezek után ez jelenti az adott cég könyvelési formáját (1= Kettős könyvvitel, 2=Egyszeres könyvvitel (Naplófőkönyv), 3=Egyszeres könyvvitel (Pénztárkönyv), 4=Egyszeres könyvvitel (Bevételi nyilvántartás). A szám után tetszőleges betűk következhetnek. Kitöltési példák: 1. Kettős könyvvitel 2. Naplófőkönyv 3. Pénztárkönyv 4. Bevételi nyilvántartás Az ÁFA fizetés módjának megadása Az ÁFA fizetés módja sor kitöltése: a megjelenő ablakban láthatjuk, hogy milyen ÁFA fizetési módok közül választhatunk. A [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a cégnek megfelelő módot, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Az ÁFA fizetési módok közül úgy is választhatunk, hogy az A,B,N betűk valamelyikét megnyomjuk a billentyűzeten. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Ide egy karaktert írhatunk be melyek az adott cég ÁFA fizetés módját jelentik. Ezek a következők lehetnek: A B N Általános ÁFA Bolti ÁFA Nincs ÁFA
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-3 Az ÁLTALÁNOS ÁFÁ-t akkor válasszuk, ha a cég az általános szabályok szerint fizeti ÁFÁ-t (Adóbejelentkezési lap). BOLTI ÁFÁ-t akkor jelöljük ki, ha az adott cég bolti kiskereskedelemmel foglalkozik. Azért kell megadnunk az ÁFA fizetés módját minden cégnél, hogy ha majd A. Egyszeres könyvvitel esetén a Nyilvántartás Meghatározott ÁFA Számfejtés B. Kettős könyvvitel esetén az Analitika ÁFA elszámolás a Főkönyvből menüpontnál az adott cég ÁFA számfejtését akarjuk elvégeztetni, akkor a programnak tudnia kell, hogy a különböző módok közül éppen melyiket kell alkalmaznia. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A Naplók listázása Könyvelési vagy Idő sorrendben mező kitöltése. Ha ezen adatbeviteli mezőbe K betűt írunk, akkor a vegyes, bank, pénztár és tárgyidőszaki naplók könyvelési, ha I betűt, akkor idő sorrendben listázódnak. Vevő számlák, szállító számlák: Itt adhatjuk meg a rendszer által vevőnek és szállítónak tekintendő számlaszámokat. A legelső számlaszám a fő vevő és szállító számlaszám (pl.: 311, 454). Ha a program automatikusan könyvel vevőt vagy szállítót, akkor ezeket a számlaszámokat használja. A fő számlaszámot a további felsorolásban szereplő számlaszámokkal együtt a rendszer arra is használja, hogy megállapítsa, az adott könyvelési tétel vevő vagy szállító tétel-e. Egyszeres könyvvitel esetén az itt megadott számlaszámokat a program a számlázó rendszerektől kettős könyvviteli formában kapott feladások egyszeres könyvviteli formává történő átalakításakor használja fel.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-4 A Bank és Pénztár egyenleg mezők kitöltése. Kitöltési példák: -- Kettős könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 381 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 381 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 384 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 384 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Kettős könyvvitelnél elegendő a növelő tételt megadni, a program ebből már tudja a számla csökkentő tételt is. Ezt kihasználva a csökkentő tétel helyére más számlaszámot is megadhatunk, mint a növelő számla: pl.: növelő tételnek beírhatjuk K91, csökkentőnek T51, melynek eredményeképpen a 91-es árbevétel és az 51-es költség számla különbségének alakulását figyelhetjük a képernyőn. -- Egyszeres könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 3811 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3812 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 3841 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3842 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Egyszeres könyvvitelnél (mivel a gyűjtőkód 4. pozíciója megadja, hogy a kód Tartozik vagy Követel oldalon lehet) a T,K betűket nem kötelező megadni. A pénztár és a bank egyenleg számolása géptípustól függően 0.01-1 másodperc / 100 könyvelési tételenként. Nagy adatállomány esetén ezért mindig csak azt célszerű gyűjtetni a programmal, amire feltétlenül szükségünk van (pl.: ha bank forgalmat könyvelünk, akkor a pénztár egyenleg figyeltetését kapcsoljuk ki az Irattár Cégadatok karbantartása menüpontnál: Pénztár, Bank egyenleg képernyőn megjelenjen (I/N): N)
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-5 Ha adatbevitel közben megnyomjuk az [ESC] billentyűt, akkor az aktuális beírt adatok elvesznek, a program visszalép a hívó menübe. Az adatbevitelt úgy tudjuk befejezni, hogy a legutolsó adatbeviteli mezőn megnyomjuk az [ENTER] billentyűt vagy bárhol adatbevitel közben leütjük az [F2], [F10], [PgDn] vagy a [PgUp] billentyűt. Következőkben egy kérdés jelenik meg a képernyőn: Az adatok megfelelnek? Ha nemmel válaszolunk, folytathatjuk az adatbevitelt (az [N] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása). Ha igennel válaszolunk (az [I] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása), és adataink megfelelőek, azok rögzítésre kerülnek a számítógépben. Abban az esetben, ha olyan adószámot írtunk be, amely már létezik a nyilvántartásunkban, akkor az Ilyen cég már van... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. A program ellenőrzi, hogy nem akarjuk-e túllépni a számunkra megengedett számú és könyvelési formájú céget. Ellenkező esetben a Nincs engedélyezve újabb ilyen könyvelési formájú cég felvitele... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. Ha adataink minden feltételnek megfeleltek, akkor azok rögzítésre kerülnek a számítógépben, majd a program a vegyes napló nyitására áll rá. Ha nem most akarjuk a nyitó tételeket rögzíteni, [ESC]-el kiléphetünk és a könyvelés elkezdésekor ezt bármikor megtehetjük, vagy utólag korrigálhatjuk. (Lásd KÖNYVELÉS című fejezetet) AZ ÚJ CÉG SZÁMLATÜKRÉNEK ILL. GYŰJTŐKÓD LISTÁJÁNAK AUTOMATIKUS LÉTREHOZÁSÁT A PROGRAM A KÖVETKEZŐKÉPPEN VÉGZI EL:
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-6 Cégek Listája 1. CoSystem KFT >> 1. Számlatükör 2. Egyéni vállalkozó >> 2. Gyűjtőkód lista 3. SystemPRO KFT >> 3. Számlatükör 4.... > 4.... > Alap-számlatükör Alap-gyűjtőkód lista Új cég létrehozásakor könyvelési formától függően vagy az alap-számlatükör (kettős könyvvitel esetén) vagy az alap-gyűjtőkód lista (egyszeres könyvvitel esetén) egy másolata lesz az új cég számlatükre ill. gyűjtőkód listája. Ha például az alap-számlatükörben módosítunk, akkor az nem lesz hatással az eddig létrehozott cégek számlatükreire. Azonban ha a módosítás után hozunk létre egy céget, akkor már az új alap-számlatükör másolódik át az új cég számlatükrének. Az egyes cégek számlatükrének vagy gyűjtőkód listájának módosítása nincs hatással más cégekére. A új cég hozzáférési szintje 1 lesz, tehát minden felhasználónak rendelkezésére áll. A cég(ek) hozzáférési szintjének állítása az Irattár Hozzáférési szintek állítása menüpontnál lehetséges. A felhasználó(k) jogosultságát az Irattár Jelszó Hozzáférési jog változás menüpontnál állíthatjuk be. Ha valamelyik felhasználónak a hozzáférési joga kisebb, mint egy cég hozzáférési szintje, akkor annak adatait az adott felhasználó nem használhatja. Hozzáférési jogok és szintek állításának csak a Jelszavas Belépési Rendszer használatakor van értelme (tehát ha programunk úgy indul, hogy kéri a belépési jelszavunkat).
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-7 KÖNYVELÉS Válaszuk ki a menürendszerben egyszeres könyvvitel esetén a Könyvelés Pénztárkönyv, Naplófőkönyv, Bevételi nyilvántartás könyvelés Könyvelés VEGYES és folyószámla könyvelés kettős könyvvitel esetén a Könyvelés VEGYES és folyószámla könyvelés Könyvelés BANK és folyószámla könyvelés Könyvelés PÉNZTÁR és folyószámla könyvelés menüpontok közül a nekünk megfelelőt. Ha Ön olyan számlázó rendszerrel rendelkezik, amelyik képes feladást küldeni a könyvelő rendszernek és amennyiben Ön megvásárolta a megfelelő könyvelő program modult, akkor a Könyvelés Más Rendszer Feladásának Lekönyvelése menüpontban egy ellenőrzési folyamat után automatikusan le tudja könyvelni a kapott adatokat a program. A menürendszerben ne keressük a napló nyitás menüpontot, mert ezt a program automatikusan kezeli. Tehát ha létrehozunk egy új céget és elkezdünk könyvelni, akkor a program felismeri, hogy ennek a cégnek még nem volt könyvelve, ezért a vegyes naplónál a nyitásra áll rá. Következő lépésként AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezet alapján jelöljük ki az a céget, amellyel dolgozni szeretnénk. Abban az esetben ha csak a vegyes naplót használjuk (egyszeres könyvvitel), akkor csak a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv, Bevételi nyilvántartás könyvelés vagy a VEGYES és folyószámla könyvelés menüpontot választhatjuk ki, ellenkező esetben a Csak a Vegyes naplót használhatja ez a cég... üzenetet kapjuk. A program alapvetően két védelmi rendszerrel kerül forgalomba: 1. Kulcslemezes adatvédelmi rendszer (A könyvelési adatokhoz csak a kulcslemezzel rendelkező felhasználó(k) férhet(nek) hozzá: ld.: A program indítása című fejezeténél). 2. Határidős rendszer (program bérlet esetén a program működési ideje korlátozva van). Ha a program beépített határidős védelmet tartalmaz, és könyvelésünk átlépte a megengedett dátum
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-8 értéket, abban az esetben a könyvelésünket nem folytathatjuk. A képernyőn a A program működési határideje lejárt... üzenetet kapjuk. Ebben az esetben először győződjünk meg róla, hogy véletlenül nem írtuk-e el a könyvelésben a dátum értékeket ( Például következő évi dátum ). Elírás esetén a karbantartás menüpontban javítsuk ki a hibás dátum értékeket. A határidő tényleges lejárta esetén forduljunk a program fejlesztő céghez, annak meghosszabbítása érdekében. Ha a főkönyv már le van zárva, a könyvelést természetesen nem folytathatjuk, ebben az esetben A főkönyv már le van zárva... üzenetet kapjuk. A VEGYES könyvelés első tétele lesz a nyitó tétel (és csak az első tétel lehet!), a program ezt külön kezeli. Ezen kézikönyv MELLÉKLET része tartalmaz segédletet az egyszeres könyvviteli könyvelés nyitásához és zárásához. Bevételi nyilvántartás esetén, ha nem vezetjük a bank és a pénztár forgalmat, akkor egy speciális nyitó tételt kell alkalmazni: a nyitó tétel felvitelekor az automatikus kontírozási listából válasszuk ki a Nyitó tétel sort, összegnek pedig írjunk be például 1 Ft-ot. Ez a tétel így nem számít bele a könyvelésbe, mivel nyilvántartási gyűjtőkódokat tartalmaz csak. AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN A könyvelő rendszer kettős könyvviteli része automatikusan meg tudja nyitni és le tudja zárni a könyvelést. Az automatikus nyitást az alábbiak szerint végezhetjük el: Minden könyvelés 1. tétele a nyitó tétel. A nyitó tétel kitöltése közben a Szöveg mezőn a [LeNyíl] billentyűt megnyomva megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus nyitás lehetőséget kell kiválasztani. A rendszer a nyitást a cég előző évi könyvelésének zárásából készíti el. Amennyiben a rendszer az előző évi könyvelést megtalálja, a könyvelt céget be tudja azonosítani (adószám azonosság), valamint az előző évi könyvelés már le van zárva, akkor az Automatikus nyitás kiválasztása után megjelenik egy képernyő, ahol megadhatjuk az átalakítandó számlaszámokat. Következő lépésként a megadott számlaszámok figyelembevételével rendszer kitölti a nyitó tételt, amelyet a szokásos [F10] billentyűvel rögzíthetünk. A nyitó tételt tetszőlegesen módosíthatjuk. A Vegyes könyvelésnél az 1. számú könyvelési tételre állva közvetlenül módosíthatjuk azt vagy a Szöveg mezőn [LeNyíl] billentyűt megnyomva, majd a listában az Automatikus nyitás lehetőséget kiválasztva a meglévő nyitó tételt felülírhatjuk. EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE A könyvelés alapesetben idősorosan (a könyvelési tételeket növekvő idősorrendben könyveljük le) történik. A képernyő felső részén látható az aktuális cég megnevezése és adószáma. A TARTOZIK és a
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-9 KÖVETEL oszlopok felett látható az aktuális könyvelés megnevezése: Vegyes Könyvelés, Bank Könyvelés, Pénztár Könyvelés. Töltsük ki az adott könyvelési tételt. A könyvelési tétel sorszámát a program automatikusan adja. (Adatfelvitel közben a sorszám csak tájékoztató jellegű! Ha a könyvelés sorszáma 0, akkor a programban a logikai adatbázisok megsérültek, ezért az indexfájlokat javítani kell: ehhez a programban az Irattár Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Írjuk be a könyvelés dátumát. Ha a már könyveltünk az adott tétel beírása előtt az aktuális cégre, akkor a könyvelés, az esemény dátumát, a bizonylatszámot és a szöveg bejegyzést felajánlja a program. Ha megfelelnek az adatok, akkor az aktuális mezőre érve nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ellenkező esetben javítsuk ki az adatokat igényünk szerint. Ha egy új könyvelés első tételét írjuk, akkor először töltsük ki a Könyvelés Dátuma mezőt. Például írjuk be: 2015.01.01 A beírandó karakter sorozat a: 20150101 a dátum tagolását a program végzi. Hibás vagy értelmezhetetlen dátumot a program nem fogad el (pl.: a 2015.02.31 dátumról nem hajlandó a program tovább menni, amíg azt ki nem javítottuk). Ugyanígy írjuk be az Esemény Dátumát is. FIGYELEM! Az esemény dátuma egyszeres könyvvezetésnél a számla kiegyenlítésének dátuma, kettős könyvvitel esetén a teljesítés dátuma. Töltsük ki a Bizonylat Száma (Biz.Szám) mezőt is, melybe nyolc karaktert írhatunk. Egyszeres könyvvitelnél ezen a mezőn a [Le] billentyűt megnyomva a nyilvántartási és a 45 napos tételek közül választhatunk. (Lásd: Segédlet az egyszeres könyvvitelhez című fejezetet vagy a megvásárolt program mellé adott nyomtatott útmutatást.) A Szöveg mezőben a Nyitó tételek szövegnek kell szerepelnie (most, mivel könyvelést nyitunk), melyet nem javíthatunk, a program átlép rajta. Ha már megnyitottuk könyvelésünket, és az aktuális naplóba már legalább egy tételt beírtunk, akkor a Könyvelés Dátuma, Esemény Dátuma, Biz.Szám, Szöveg adatbeviteli mezőket a program felajánlja és az Esemény Dátuma mezőre áll. Ha a folyószámlát könyvelésből vezetjük és a könyvelésből történő folyószámla könyvelés be van kapcsolva (a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlopoknál állva az [F2] billentyű lenyomására megjelenő menüben a Folyószámla [X] menüpont melletti kis négyzetben egy X szerepel), akkor egy további adatbeviteli mezőt is ki kell töltenünk: Folyószla Tétel (I/N). Ha az aktuális könyvelési tétel folyószámlát is érint akkor az I, különben az N betűt írjuk be. Könyvelésből történő folyószámla vezetés menetét a FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS fejezetnél tekinthetjük át. Az adatbeviteli mezők közötti mozgás a [Fel] [Le] [ENTER] billentyűk segítségével történik. Tetszőlegesen módosítsuk az adatokat.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-10 AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS A szöveg mezőn állva egy [Le] billentyűt nyomva előre elkészített gazdasági események közül választhatunk. (Az automatikus kontírozási listát a Számlatükör Egy Cég Automatikus Kontírozása menüpontnál bővíthetjük, illetve módosíthatjuk.) Egyszeres és kettős könyvvitelnél használhatjuk a gyorsabb billentyű lenyomásra működő automatikus kontírozást is. Kettős könyvvitel: ha a TARTOZIK oldal számlaszám kitöltésére állva nyomjuk meg például az [ALT-F1] billentyűt ( az 'ALT' feliratú billentyűt lenyomjuk és lenyomva tartjuk, ezután megnyomjuk az 'F1' feliratú billentyűt ), melynek hatására az aktuális tétel automatikusan kikontírozódik. Más kombinációjú kontírozás az [ALT-F1]..[ALT-F10] billentyűkkel lehetséges. Egyszeres könyvvitelnél a [CTRL-F1]..[CTRL-F10] billentyűket használhatjuk. GYORSKONTÍROZÁS Könyvelés közben a szöveg mezőbe a * (csillag) jel után beírjuk a kontírtétel sorszámát. Például: ha a szöveg mezőbe a *14 -et írjuk, majd megnyomjuk az [Enter] vagy a [Lenyíl] billentyűt, akkor ennek hatására az automatikus kontírozási listában a 14-es sorszámmal jelölt minta kontírtétel adatai beíródnak az aktuális könyvelési tételbe. A Szöveg mezőre állva nyomjuk meg például a [CTRL-F1] billentyűt ( a 'CTRL' feliratú billentyűt lenyomjuk és lenyomva tartjuk, ezután megnyomjuk az 'F1' feliratú billentyűt ), melynek hatására az aktuális tétel automatikusan kikontírozódik. Más kombinációjú kontírozás a [CTRL-F1]..[CTRL-F10] lehetséges. A TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok kitöltése. A Szöveg mező (ill. a Folyószla Tétel (I/N) mező) kitöltése után nyomjuk meg az [ENTER] vagy a [Le] billentyűt. A program ekkor rááll a TARTOZIK oszlop első sorára. Írjuk be a megfelelő számlaszámot illetve gyűjtőkódot ( továbbiakban számlaszám ), vagy válasszuk ki a megfelelőt a számlatükörből (gyűjtőkód listából) a [LeNyíl] vagy az [F9] billentyűvel, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. A számlaszámoknak hat pozíció áll rendelkezésre. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A könyvelési formától függően a táblázatban az oszlopok megnevezése változik. 1. könyvelési forma esetén (kettős könyvvitel) a TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok első oszlop megnevezése Számla, 2., 3. és 4. könyvelési forma esetén (egyszeres könyvvitel) Rovat. A megfelelő számlaszám beírása után gépeljük be a TARTOZIK összeget is. A szám beírásakor annak tagolása megszűnik. Például begépeljük, hogy 1234. Ha ezután megnyomjuk az [ENTER] vagy a [Le] billentyűt, a beírt szám könnyebben olvasható alakba rendeződik: 1,234.00.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-11 A szám beírása után választhatunk, hogy a TARTOZIK oszlopot írjuk tovább vagy a KÖVETEL oszlopban folytatjuk az adatok beírását. Általános érvényű az oszlopok kitöltésekor, hogy ha [Le] billentyűt nyomjuk meg a szám összeg beírása után, akkor a beírást ugyan abban az oszlopban a következő sorban folytathatjuk addig, amíg az aktuális sort kitöltöttük. Ha az [ENTER] billentyűt nyomjuk meg az összeg beírása után, akkor az adatbevitelt a másik oszlopban folytathatjuk. között. Tehát választhatunk a sorfolytonos és az oszlop szerinti beírás vagy ezek tetszőleges kombinációja AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS Például: a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlop első sorába írjuk be az összeget. Most ne az [ENTER] vagy a [Le] billentyűvel lépjünk tovább, hanem nyomjuk meg az [F5] billentyűt, melynek hatására egy ablakban megjelennek a választható ÁFA százalékok (könyvelésből történő folyószámla vezetés esetén a már megadott ÁFA % lesz a számolás alapja). Ezután a [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a nekünk megfelelőt, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, melynek hatására a program automatikusan beírja a nettó és az ÁFA összegeket a másik oldalra. ÁFA számolást akkor is végeztethetünk a programmal ha a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oldalra már írtunk be összegeket, ebben az esetben azonban a már beírt összegek felülíródnak! Ha végeztünk az adatok beírásával, akkor nyomjuk meg az [F2], [F8], [F10] vagy a [CTRL-W] billentyűk közül azt, amelyikre nekünk szükségünk van (lásd később), melynek hatására egy almenü jelentkezik. Válasszuk ki az Adatfelvétel menüpontot ( az [A] billentyű lenyomása vagy a [Fel] [Le] nyilakkal a megfelelő menüpont kiválasztása, majd az [ENTER] billentyű lenyomása ). Az adatok ezután egy ellenőrzés sorozat és egy biztonsági kérdés után rögzítésre kerülnek. ( Az adott számlaszám vagy gyűjtőkód meg van e nyitva; ha igen, lehet e rá könyvelni; a tartozik-követel forint és deviza összeg egyezik-e. Lásd később. ) A képernyő alsó részén látható, hogy mely billentyűkre milyen műveleteket végez a program. [PgUp] -- Az aktuális oszlopban lapozás felfelé ötösével. Ha egy oszlopban ötnél több bejegyzés van akkor azok nem férnek el a képernyőn egyszerre. A gyors függőleges haladás érdekében használjuk a [PgUp] billentyűt. Ha már nem lehetséges a lapozás, a billentyű lenyomására az aktuális sor a legelső bejegyzés lesz. [PgDn] -- Lapozás lefelé az aktuális oszlopban. Működése a [PgUp] billentyűvel azonos, de ellenkező irányú.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-12 [Fel] -- Az aktuális oszlopban haladás felfelé egyesével. Ha az oszlop adatai elfogytak, akkor az azt megelőző oszlopra illetve adatbeviteli mezőre lép a program. [Le] -- Haladás lefelé az aktuális oszlopban, illetve következő mező vagy számlaszám választás. [F5] -- Automatikus ÁFA számolás. [F9] -- Számlatükör vagy Gyűjtőkód-Lista karbantartás, számlaszám választás. [CTRL-F1]..[CTRL-F10], [ALT-F1]..[ALT-F10] -- Automatikus kontírozás. [ENTER] -- Következő mezőre lépés. Ha a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlopban az összeg beírása után nyomjuk meg, akkor oszlop váltás történik ( TARTOZIK <---> KÖVETEL ). [ESC] -- Kilépés az adatfelvitelből mentés nélkül. [F10] -- Gyorsított adatfelvétel (nincs segédmenü az oszlop műveletekhez és nincs ellenőrző kérdés) [F2], (F10), [CTRL-W] (tetszőlegesen választható, hogy a három billentyű közül melyiket használjuk) -- A billentyű kombináció lenyomására egy almenü jelentkezik. Ha TARTOZIK vagy KÖVETEL oszlop beírás közben nyomjuk meg, akkor a menüpontok jelentése: Adatfelvétel -- Az eddig beírt adatok ellenőrzés utáni elmentése adathordozóra. Beszúrás -- Az aktuális oszlopban egy üres sor beszúrása az aktuális tétel elé. Törlés -- Az aktuális oszlopban egy sor törlése. Visszalépés -- Változtatás nélkül a munka folytatása. Utókalkuláció -- Az utókalkulációs szám (másodlagos könyvelési szám) KI: [ ] BE: [X] kapcsolása. Deviza -- Deviza könyvelési lehetőség KI: [ ] BE: [X] kapcsolása. Folyószámla -- Könyvelésből történő folyószámla vezetés KI: [ ] BE: [X] kapcsolása. [F8] -- Az előző (pl.:[f2]) billentyű működéséhez hasonló, egy kivétellel: Ha ezt a billentyűt nyomjuk meg az adatfelvételhez, akkor az új (a következő) könyvelési (vagy folyószámla) tétel adatai nem lesznek törölve, hanem az előző értékekkel azonos lesz. Használata akkor célszerű, ha sok hasonló
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-13 könyvelési tételt kell felvinni egymás után. (pl. több ÁFA kulcsos számla. Több ÁFA kulcsos számlát több könyvelési tételben kell rögzíteni, mivel egy könyvelési tételhez egy ÁFA kulcsot lehet megadni.) Az adatfelvétel előtti ellenőrzés. A program adatfelvétel előtt a következőket ellenőrzi: - A beírt számlaszámok és gyűjtőkódok meglétét az aktuális cég számlatükrében vagy gyűjtőkód listájában. Ha a program nem találja meg a keresett számlaszámot vagy gyűjtőkódot, akkor a következő üzenetet küldi: Ezt a gyűjtőkódot nem találom... vagy Ezt a számlaszámot nem találom... - Ha 2-es, 3-as vagy 4-es könyvelési formával dolgozunk, akkor a TARTOZIK oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 1-es lehet, a KÖVETEL oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 2-es lehet. Ha az előbbi feltételek nem teljesülnek, akkor a program a felhasználónak a következő üzeneteket küldi: A TARTOZIK oldalon a 4. pozíció csak 1-es lehet... vagy A KÖVETEL oldalon a 4. pozíció csak 2-es lehet... - A TARTOZIK és a KÖVETEL oldalnak egyenlőnek kell lennie, ellenkező esetben a A TARTOZIK és a KÖVETEL oldal nem egyenlő... felirat jelenik meg a képernyőn és a program kijelzi a két oldal összegének különbségét is ; - Ha nem töltöttük ki az adott könyvelési tételt, akkor a Nincs Adat... üzenetet kapjuk. - Abban az esetben, ha valamelyik sort hibásan töltöttük ki (pl. az aktuális sorba számlaszámot írtunk, de összeget nem), akkor a következő üzenetet kapjuk, ahol XX a hibás sor számát jelöli: Hibásan van kitöltve a(z) XX. sor... Az adatfelvitel az összes naplóformánál azonosan működik. SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben Ha Ön folyószámlát is vezet (vevő, szállító nyilvántartás), javasoljuk, hogy a folyószámla vezetése a vevőszámlák esetén (előírás és a kiegyenlítés is) a vegyes könyvelésből történjen. Szállító számlák esetén a program mellé adott segédlet alapján válasszuk ki a 3 módszer alapján a nekünk megfelelőt (I. Hagyományos; II. Teljesítéskor levonható ÁFA; III. Bolti ÁFA miatti nyilvántartásos). Egyszeres könyvvitel esetén a fizetendő ÁFÁ-t akkor kell szerepeltetni az ÁFA bevallásban és nyilvántartásban, ha az adott bevétel számla kiegyenlítésre került, vagy a teljesítéstől számított 45 nap eltelte után a számla még nem került kiegyenlítésre. Az árbevételt (ÁFA nélküli összeget) csak az összeg befolyásakor kell bevételnek tekinteni. Figyelem a nem készpénzes számlák nyilvántartásba vétele a 45 napos figyelés céljából, folyószámla vezetés esetén és normál könyvelés esetén is ugyanúgy (azonos gyűjtőkódokra könyvelve) történik. Természetesen folyószámla vezetésekor az ahhoz szükséges plusz információkat be kell írni.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-14 Nem készpénzes számlákat a következőképp kell nyilvántartásba venni a 45 napos ÁFA figyelés céljából: 1. A szöveg mezőn állva nyomja meg a [ ] billentyűt, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. (A tétel automatikusan kikontírozódik.) 3. A Tartozik, vagy Követel oldal 1. gyűjtőkódján állva nyomja meg a [Shift-F6] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi kódokra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [F5] billentyűt. Ezután válasszuk ki a megfelelő ÁFA kulcsot, utána nyomja meg az [ENTER]-t. 5. Az [F2], [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzítse a könyvelt tételt. 45 napon belüli kiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel következő a teendő: 1. A bizonylat szám mezőn állva nyomja meg a [ ] billentyűt. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt, és automatikusan elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt, melyet az [F2], [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzíthetünk). 45 napon belüli részkiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel a következő a teendő: 1. A bizonylat szám mezőn állva nyomja meg a [ ] billentyűt. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program.
Könyvelés Felhasználói Kézikönyv 2-15 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt és elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt). Mivel részkiegyenlítésről van szó az összeget át kell írni a részkiegyenlítés összegére, és az [F5] billentyűvel a bruttó összegből vissza kell számoltatni az ÁFÁ-t és az ÁFA alapot. 4. A számla ki nem egyenlített részét vegyük nyilvántartásba a korábban már leírt módon a számlán feltűntetett teljesítés dátumával. Ez a tétel a folyószámla könyvelése esetén sem érintheti a folyószámla könyvelést, mivel a teljes összeg már korábban előírásra került. 45 nap után a ki nem egyenlített, illetve 45 napon belül részkiegyenlített számlák fennmaradó részének könyvelése, ÁFA nyilvántartás készítése, nyilvántartásba vett tétel esetén: A rendszer automatikusan figyeli a 45 nap leteltét és automatikusan végzi az ÁFA nyilvántartásban az ÁFA szerepeltetését. (Automatikusan lekönyveli a 45 napos tételeket.) A nyilvántartásba nem vett, 45 napon belül ki nem egyenlített számla könyvelése a helyes ÁFA nyilvántartás elkészítése miatt: 1. A szöveg mezőn állva nyomja meg a [ ] billentyűt, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. 3. A Tartozik, vagy Követel oldal 1. gyűjtőkódján állva nyomja meg a [Shift-F8] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi és az ÁFA kód(ok)ra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4', kivéve ÁFA, ahol a 4. pozíció '2'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [F5] billentyűt. Ezután válasszuk ki a megfelelő ÁFA kulcsot, utána nyomja meg az [ENTER]-t. 5. Az [F2], vagy [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzítse a könyvelt tételt.