Tátrai Orsolya. DE Neveléstudományok Intézete Andragógia Tanszék

Átírás

1 Tátrai Orsolya DE Neveléstudományok Intézete Andragógia Tanszék

2 Arany Edit Hajnal Tamás Kőrössy Zoltán Nagy Gábor Novák László Novák Zsuzsa Tomecskó Erika (2002): Üzleti rendezvényszervezés I. Titkok és trükkök. Budapest, B+V Lap és Könyvkiadó. Faragó Hilda (2004): Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Képzőművészti Kiadó. Nagy László (1991): Nagyrendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Víva Kft. Pusztai János (2005): Konferenciaszervezés. Székesfehérvár, KJF.

3 1. A konferenciaturizmus elméleti alapjai 2. A konferencia események típusai 3. A konferenciák személyi háttere 4. A konferenciaszervezés folyamata 5. A konferenciaszervezés sajátos feltételei 6. A konferenciák világához kapcsolódó hazai és nemzetközi szervezetek 7. A konferenciaturizmus tendenciái 8. Protokoll a konferenciák világában

4 Történeti áttekintés Konferencia Turizmus Hivatásturizmus: MICE - M (meetings = ülések) - I (incentives = incentív utak) - C (Congresses, Conventions = konf., kongr.) - E (exhibitions = kiállítások)

5 2. A konferencia események típusai Rendezvények típusai - Kiegészítő - Tudományos - Társadalmi, politikai - Állami - Üzleti - Kulturális - Egyéni, családi

6 Konferenciák 1) Hivatalos jellegű rendezvénytípusok ÜLÉSEK ELŐADÁS KEREKASZTAL FÓRUM KIÁLLÍTÁS

7 KONFERENCIA KÖZGYŰLÉS KONGRESSZUS (1-2) MUNKACSOPORT BRAINSTORMING WORKSHOP PANELVITA

8 PLENÁRIS ÜLÉS SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ POSZTERSZEKCIÓ SZEMINÁRIUM SZIMPÓZIUM

9 TELEKONFERENCIA / VIDEÓKONFERENCIA TESTÜLETI ÜLÉS TRÉNING

10 2) Étkezéssel egybekötött rendezvénytípusok - Álló alkalmak Fogadás Buffet-dinner Koktélpatry Garden party Egy pohár pezsgő - Ültetéses alkalmak Díszétkezés Munkaebéd/munkavacsora Villásreggeli

11 3) Egyéb rendezvények Bál, estély, fesztivál, gála, show stb.

12 I. SZERVEZŐK a) PCO (Professional Congress Organizers)

13 b) MP (Meeting Planner) az ülés megrendelője egy személy vagy csoport/testület, megbízásban áll c) Szakmai szervezőbizottság Tagjai a szakma prominens képviselői. Feladatai: - téma, időpont, üléstípusok meghatározása, - kiegészítő rendezvények típusának meghatározása, - szakmai előkészítés: előadók kiválasztása, felkérése - PCO kiválasztása, megbízása, - folyamatos ellenőrzés.

14 d) Közreműködők - hostok, hostessek - tolmácsok, fordítók (konszekutív, szinkron, fülbesúrgó) - Helyszíngazdák (konferencia szálloda) e) Szolgáltatók - Szállás (szállodák, hotelek, panziók, kollégiumok stb.) - Étkezés (éttermek, kiszállítók) - Utazás (közlekedési cégek) - Kiegészítő programok (cégek, intézmények, társaságok, művészek stb.) - Megjelenés, nyilvánosság (grafikus, nyomda, fotós, PR cég, reklámügynökség, sajtó stb.) - Technikai feltételek (hang, fény, biztonság, eszközök)

15 II. MEGBÍZÓK - Állami szféra (szerv, intézmény szakmai szervezet, testület stb.) - Vállalkozói szféra (egyén, cég, vállalat stb.) - Civil szféra (egyesület, alapítvány, szövetség stb.)

16 III. RÉSZTVEVŐK - Hallgatóság - Előadók - VIP vendégek - Média - Közreműködők, szolgáltatók - Szervezők

17 I. Tervezés III. Lebonyolítás II. Szervezés IV. Utómunkálatok

18 I. Tervezés (1) Környezettanulmány PEST-analízis (politikai-jogi, gazdasági, szociális és technikai környezet felmérése) (2) Belső erőforrások elemzése SWOT elemzés (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek) (3) Szervezőbizottság szakmai szervezőbizottság felállítása (4) Brief összeállítása

19 BRIEF Kérdés (9) Ki? Mit? Miért? Kinek? Hol? Mikor? Mivel? Hogyan? Miből? A BRIEF tartalma A konferencia szervezője A konferencia neve A konferencia célja A konferencia célcsoportja A konferencia helye A konferencia időpontja A konferencia programjai (fő tartalmi elemek) A konferencia nyilvánossága (előzetes marketingterv) A konferencia költségterve (előzetes költségterv)

20 Ütemterv A konferencia részletes forgatókönyve HATÁRI DŐ TEVÉKENYSÉG SZERVEZÉS Belső kommunikáció kialakítása (stáblista feladatkörök, feladatok, ülések, megbeszélések, kapcsolattartás rendje) Részletes programterv (folyamatosan alakul) Logisztika szolgáltatók és közreműködők szervezése (utazás, szállás, étkezés, helyszín, biztonság, dekoráció, nyomda, előadók, fellépők) - árajánlatok kérése, opciós foglalás, végleges foglalás/szerződés Engedélyek beszerzése (ANTSZ, tűzvédelem, rendőrség, önkormányzat stb.) Marketingterv kidolgozása és megvalósítása (marketing-mix elemei) Költségterv kialakítása (tervezett költségek, tényleges költségek nyomon követése, szponzorkeresés) Folyamatos ellenőrzés A megvalósítás részletes forgatókönyvének összeállítása FELELŐ S

21 HATÁRI DŐ TEVÉKENYSÉG LEBONYOLÍTÁS napok pontos megjelölésével UTÓMUNKÁLATOK FELELŐ S Utólagos kifizetések Költségvetési elszámolás Köszönőlevelek Sajtókövetés Értékelés Beszámolók

22 III. Lebonyolítás FORGATÓKÖNYV Időpont Helysz ín Program/ tevékenység Szervezői feladatok Tárgyi feltételek Műszaki feltételek Felelős (ök) Megjegyzések DAB Helyszín előkészítése Stáb eligazítás forgatók. Laci Termek külön Helyszín(ek) berendezése virág, reg.csom. projektor lap top hosszabbító DAB fsz. Résztvevők fogadása Reg.csom. kiosztása mappa, kitűző stb. Részvételi díjak beszedése jelenléti ív,számlatömb stb. Termek külön Folyamatos helyszínbizt. Tech. és eszk. bizt., szellőztetés projektor lap top hosszabbító Kapcsolattartás (szervezők) Szolg. fogadása, kifizetése Közreműk.fogadása, kifizetése Adott helysz. Kiegészítő programok Koordinálás Zárás Pakolás, takarítás

23 Pénzügyi feladatok: IV. UTÓMUNKÁLATOK - utólagos kifizetések, átutalások rendezése, - a költségvetéssel való elszámolás. Marketinghez kapcsolódó feladatok: - utómédia, - sajtókövetés (tv, rádió, internet, nyomtatott sajtó). Köszönőlevelek: résztvevőknek, meghívottaknak, szponzoroknak. Értékelés: - megrendelő szervező között, - szervezői stábon belül.

24 a) HELYSZÍNEK Konferencia termek - Nagyság szerint: nagyterem, kisterem, üléstermek. - Szellőzés, fűtés, légkondicionálás. - Világítás (természetes, mesterséges fény, sötétíthető). - Technika: színpadtechnika, audiovizuális eszközök, műszaki szakemberek.

25

26 ISKOLAPADOS ELRENDEZÉS SZÍNHÁZI SZÉKSOROS ELRENDEZÉS

27 U ALAKOS ELRENDEZÉS BANKETT ELRENDEZÉS

28 Konferencia szállodák Szállás + étkezés + konferencia termek + egyéb szolgáltatások

29 b) Étkeztetés Ebéd Érkezés Kávészünet Állófogadás

30 Árajánlat kérése - Megrendelő (fejléc), rendezvény neve, időpontja, létszám, étkezések típusa + ételek típusa, fizetés formája, ÁFA-val Hivatalos levél forma! Opciós foglalás - Az az időpont, ameddig lehetőség van a szolgáltatás díjmentes lemondására. Megrendelés - A szolgáltatás és az ár véglegesítése.

31 c) Speciális szervezői feladatok Nyilvánosság! - Felhívás + jelentkezési lap kiküldése (v.) REKLÁM tevékenység - Jelentkezés feltételei: absztrakt, resume + részvételi díjak befizetése. - Jelentkezési határidő! visszajelzés, összesítés (megrendelések véglegesítése). - A program (előadókkal, beosztással) véglegesítése résztvevők értesítése. - Előadók! előadások anyagának (tanulmányoknak) bekérése. - Konferenciakötet szerkesztése nyomdai munkálatok. - Konferenciakötetek kipostázása.

32 Szakmai szervezőbizottság és szervezők Saját (belső) szakmai megbízó PCO-val - saját rendezvény - pályázás útján - BRIEF - BRIEF alapján részletes terv Lebonyolítás! - Regisztráció! - regisztrációs csomag, - jelenléti ív, - részvételi díjak helyszínen való befizetése (számlázás), - információk!

33 (1) Magyar Turizmus Zrt. ( )

34 Tulajdonos: Magyar Állam Magyar Fejlesztési Bank Felépítése: - Vezérigazgatóság - Igazgatóságok - Marketing Igazgatóság (promóció, E-marketing, piac-és termékmenedzsment, kutatás) - Hálózati Igazgatóság (belföldi koord., külképviseleti koord., rendezvény iroda) - Magyar Kongresszusi Igazgatóság - Gazdasági Igazgatóság + Tourinform hálózat (144)

35 Feladatok: - Magyarország arculatépítése, imázsjavítás, ismertség növelése itthon és külföldön, - piacra juttatás segítése, - regionális együttműködések segítése, - marketingkommunikációs tevékenység, - turisztikai információk biztosítása. Szeptember 27. a Turizmus Világnapja!

36 HCB (Hungarian Convention Bureau) - MKI

37 2001-től a Magyar Turizmus Zrt. szervezeti egysége! Nonprofit szervezet! Feladatai: - Kiadványok készítése - Adatgyűjtés és szolgáltatás - Háttéranyagok gyűjtése, adatbázis - Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel - Közreműködés továbbképzésekben - Javaslattevés beruházásokra

38 PARTNERKERESŐ FUNKCIÓ: - szállodák, helyszínek, szervező irodák, incentive programok, éttermek)

39 HÁTTÉRANYAGOK: - statisztikák, tanulmányok, szakmai kiállítások, kongresszusi naptár, szaklapok, web-könyvtár, továbbképzések)

40 ICCA (International Congress and Convention Association Kongresszus- és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége) Titkársága: Amszterdam (1964-től) A legátfogóbb nemzetközi szervezet 7 kategória: - Utazási irodák - Légitársaságok - Kongresszus- és kiállítás-szervezők - Állami irányító hivatalok és testületek - Kongresszusi központok és irodák - Szállodák - Egyéb szállítók és szolgáltatók LEGNAGYOBB KONFERENCIA ADATBANK (9000 rendezvény története, infói)! MKI tagja!

41 UIA (Union of International Associations Nemzetközi Szervezetek Szövetsége) Titkársága: Brüsszel Adatbázis és statisztikai elemzések Nemzetközi szervezetekről szóló kötetek.

42 A résztvevők költése ott tartózkodás alatt (4 nap átlagosan) Kb. 3-4-szerese a költés a szabadidős turizmusnak! Szállodai szoba 52 % Szállodai étterem 10 % Más étterem 12 % Szolgáltatások 5 % Szórakozás 5 % Vásárlás 8 % Helyi közlekedés 5 % Egyéb 3 %

43 EURÓPA esemény 57.3 % ÁZSIA esemény 14.6 % AMERIKA esemény 20.4 % AUSZTRÁLIA 264 esemény 2.9 % AFRIKA 426 esemény 4.8 % Összesen : esemény 100 % (UIA adatok alapján) EURÓPA esemény 58 % AMERIKA 957 esemény 18 % ÁZSIA 956 esemény 18 % AUSZTRÁLIA 192 esemény 4 % AFRIKA 128 esemény 2 % Összesen: esemény 100 % (ICCA adatok alapján)

44 Nemzetközi ülések megoszlása a kontinensek között (Forrás: UIA)

45 Vezető konferencia országok (UIA ranglista 2005) USA Franciaország Németország Egyesült Királyság Olaszország Spanyolország Hollandia Ausztria Svájc Belgium Kína Magyarország

46 Vezető konferencia országok (ICCA ranglista) USA Németország Spanyolország Egyesült Királyság Franciaország Hollandia Olaszország Ausztrália Ausztria Svájc Magyarország

47 A nemzetközi ülések nagysága (Forrás: ICCA) Átlagos létszám 687 fő

48 Nemzetközi konferenciák időtartama Konferenciavárosok ranglistája: 1. Szingapúr, 2. Párizs, 3. Brüsszel, 4. Bécs, 5.Barcelona, 6. Tokio, 7. Szöul, 8. Budapest, 9. Koppenhága, 10. London (ICCA ranglista: Konferenciaszám alapján)

49 MAGYARORSZÁG Jellemzők

50 (2009) Nemzetközi konferenciák (2010): Budapest 71% Pécs 6,7% Sopron 3% Szeged 3% Balaton-vidék 2,6% Debrecen, Eger, Győr stb..

51 Konferenciák helyszínei

52 A világ legnagyobb szállodaláncai 1. Intercontinental (GB) Cendant (USA) Marriott (USA) Accor (Francia) Choice (USA) Hilton (USA) Best Western (USA) Danubius Hotels Corinthia Hotels Hunguest Hotels

53 Csúcsidőszakok: - május-június - szeptember-október Átlagos időtartam:

54

55

56 FOGALMAK A hivatalos érintkezés szabályaira, rendjére, formaságaira az etikett és a protokoll megnevezést használják. Illem: A társadalmi érintkezés, a jó modor, az udvariasság szabályai /Magyar értelmező kéziszótár / Etikett: francia eredetű kifejezés ( etiquette ) - Az (előkelő) társasági érintkezés formáinak megszabott rendszere. /Magyar Értelmező Kéziszótár/ - Az udvariassági szabályok, illemszabályok összessége. /Idegen szavak szótára/ Protokoll: görög eredetű szó ( protosz + kolla ) A hivatalos kapcsolatok írott és íratlan szabályainak, szokásainak és formaságainak összessége. /Magyar nyelv értelmező szótára /

57 1)Diplomáciai protokoll Hivatalos nemzetközi kapcsolatok viselkedéskultúrája. A protokoll nemzetközi gyakorlata a diplomácia területén alakult ki. 2)Állami protokoll Az államfő, a kormányfő, a kormány tagjai és a kormánytag jellegű funkciót betöltő vezetők hivatalos tárgyalásainak,találkozóinak, utazásainak szervezése és lebonyolítása. 3)Vállalati protokoll Szervezetek (kisvállalatok, nagy cégek) protokolláris tevékenysége, amely többek között a szervezet kapcsolati hálójától, jellegétől, pénzügyi lehetőségeitől is függ.

58 A viselkedéstechnika elemei Magatartás: a munkában, magánéletben, másokkal való érintkezésben végzett, erkölcsi jelentéssel bíró cselekedetek összessége. Magatartásunk (másokhoz való viszonyunk) a VISELKEDÉSen keresztül jut kifejezésre. 1) Passzívák: azok a mozzanatok, amelyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik illemtani kulturáltságunk, protokollismereteink színvonalát. 2) Aktívák: azok az elemek, amelyek megnyilvánulásához cselekvő közreműködésünkre, megszólalásunkra, valamilyen interakcióra van szükség.

59 PASSZÍVÁK Jellem, Lelkiismeret, Megjelenés, fellépés, öltözködés, Illedelmesség, jó modor, Udvariasság, Előzékenység, Figyelmesség, Tapintat, Pontosság, Szerénység, Türelem, Önuralom. AKTÍVÁK Köszönés, kézfogás, kézcsók, Meghajlás, Tegezés, magázás, Bemutatás, bemutatkozás, Társalgás, beszédmodor, Partnerség, Testbeszéd, testhangok. - öröklött tulajdonságok - finomíthatók, fejleszthetők - megtanulhatók, beépülhetnek az ember viselkedéskultúrájába

60 Köszönés A legáltalánosabb és leggyakoribb érintkezési forma. Kialakult szabályai: - A szóbeli formula a nemzetközi hivatalos kapcsolatokban - szinte kizárólag a napszakhoz (találkozáskor), - illetve a viszontlátásra utaláshoz (elváláskor) kapcsolódik. - Előre köszön: férfi a nőnek, fiatalabb az idősebbnek, beosztott a főnöknek, a belépő a bentlévőnek. A köszönést elmulasztani vagy nem viszonozni egyértelmű sértés!!!!! A régi bonyolult formalitásoktól megmaradt a fejbiccentés, a könnyű meghajlás, férfiaknál a kalapemelés és a felállás, a kézfogás, az ölelés és a csók, (hölgyeknek) a kézcsók.

61 Felállás A felállás szabályai az előreköszönés szabályaihoz hasonlítanak: a férfiak, ha nőt köszöntenek, a fiatalabbak, ha idősebbet, a beosztott, ha a főnökét köszönti Kézfogás Az üdvözlés egyik legrégebbi formája (a fegyvertelenség, a barátság jelképe). Szabályai ellentétesek a köszönésével!! aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik kezet nyújt, a kézfogás egyszerű, rövid, határozott mozdulat.

62 Bemutatkozás Harmadik fél segítsége nélkül való ismeretkötés. - Hivatalos látogatás alkalmával (előzetes bejelentés esetén): a meglátogatott fél titkárságán elegendő a név és a cég bemondása (hogy a titkárnő azonosítani tudja az illetőt) a partner az előzetes bejelentés alapján tudja, kivel áll szemben, így a bemutatkozás formális, lehetőleg névjegycserével, utána azonnal a hivatalos témára lehet térni. Az előzetes bejelentés nélküli látogatást lehetőleg kerülni kell. - Társaságban (fogadáson ) ha nem találunk ismerőst: férfi is, nő is odaléphet más magányos ácsorgóhoz - köszönés, bemutatkozás, a vállalat vagy a foglalkozás megjelölése.

63 Bemutatás Valakit bemutatnak valakinek. Kétoldalú tárgyalásokon: a delegációvezető (először a fogadó) a kölcsönös üdvözlés után bemutatja a delegáció tagjait, rang és név szerint. Társaságban a házigazda mutatja be vendégét a korábban érkezetteknek. Bárki bemutathatja egymásnak saját ismerőseit, vagy megkérheti ismerősét, hogy mutassa be ismerősének. Kit mutatnak be kinek? a férfit a nőnek, a fiatalabbat az idősebbnek, az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak, ha a fogadást valakinek a tiszteletére rendezik, annak mutatják be a meghívottakat. Rövidség és célszerűség! Először mindig annak a nevét mondják, akinek a másikat bemutatják. Utána bemutatási formula, majd a bemutatott neve.

64 - Testápolás - Hajviselet - Smink, parfüm, körmök - Fogak Öltözködés JÓLÁPOLTSÁG ÖLTÖZKÖDÉS Mindig az alkalomhoz igazodik, az ünnepélyesség foka szerint rangsorolják, eszerint különböztetik meg az öltözetet is: 1) Hivatalos öltözet (nincs ünnepi jellege) 2) Alkalmi öltözet: informális, félünnepélyes, ünnepélyes. 3) Speciális alkalmi ruhák (kirándulás, sport, stb.)

65 Férfiaknál: hagyományos öltöny; galléros, kézelős ing; nem túl harsány nyakkendő, díszzsebkendő; sötét színű zakóhoz illő zokni; tiszta, ragyogóra fényesített fekete félcipő; esztétikus küllemű textilzsebkendő. Nőknél: a váll legyen mindig fedett; elengedhetetlen a harisnya; vezető pozíciójú nőknél kosztüm, kiskosztüm, kétrészes kosztüm, nadrágkosztüm; kiegészítők használata, amelyek megfelelnek a nők egyéniségének.

66 a) Informális alkalmi (=formális, hivatali) Férfiaknál: egyszínű öltöny Nőknél: blúz, szoknya, kosztüm b) Félünnepélyes alkalmi Férfiaknál: sötét árnyalatú öltöny Nőknél: kosztüm c) Ünnepélyes alkalmi Férfiaknál: fekete öltöny + fehér ing + szürke nyakkendő Nőknél: hosszú ruha, kosztüm, blúz, magas sarkú cipő

67 Külön előírás szerint: BLACK TIE WHITE TIE

68 Kellékei: névjegy, meghívó, ajándék, virág NÉVJEGY (klasszikus, hivatalos, közös, diplomáciai, idegen nyelvű)

69 MEGHÍVÓ A meghívónak tartalmaznia kell: (- a meghívó személy rangját, nevét) - a meghívás tényét, - az alkalom jellegét, - az alkalom idejét, - programot - más tudnivalókat.