CORVINA 4 KATALOGIZÁLÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 CORVINA 4 KATALOGIZÁLÁSI KÉZIKÖNYV

2 Tartalomjegyzék ÁBRAJEGYZÉK... 3 BEVEZETÉS MARC, REKORD BELÉPÉS A RENDSZERBE, BEJELENTKEZÉS, JOGOSULTSÁGOK KONFIGURÁLÁS A FELHASZNÁLÓI FELÜLET MENÜSOR CORVINA REKORD SZERKESZTÉS AUTHORITY BEÁLLÍTÁSOK SÚGÓ ESZKÖZSOR SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK KIJELÖLÉS TÖRLÉS LÉTREHOZÁS, KIVÁGÁS, MÁSOLÁS, BEILLESZTÉS SPECIÁLIS KARAKTEREK TÁBLÁZATOK Cella másolása Táblázatok rendezése REKORD BETÖLTÉSE ÚJ REKORD LÉTREHOZÁSA SABLON LÉTREHOZÁSA TÁJÉKOZTATÓ ADATOK SZERKESZTÉSE (REKORDFEJ FÜL) Az űrlap kitöltése NEVEK, CÍMEK, KAPCSOLATOK FÜL Az űrlap kitöltése KIADÁS, TERJEDELEM FÜL Az űrlap kitöltése PÉLDÁNYADATOK SZERKESZTÉSE (PÉLDÁNYOK FÜL) Új példány létrehozása A példányszerkesztő űrlap kitöltése Példányadatok módosítása Példányok törlése Példányok átmozgatása másik rekordhoz Letiltások, előjegyzések REKORD ÁTEMELÉSE, MENTÉSE Exception munkafájlok Átemelés REKORD TÖRLÉSE REKORD ELVETÉSE MŰVELETEK AUTHORITY REKORDOKKAL Authority ellenőrzés Feloldás Authority rekordok kezelése Authority rekordok keresése Authority rekordok szerkesztése Authority rekordok helyettesítése Authority rekordok beszúrása Authority rekordok cseréje Authority rekord törlése BIBLIOGRÁFIAI REKORDOK ÖSSZEVONÁSA

3 Ábrajegyzék 1. ábra. Bejelentkezés ábra. Felhasználói felület ábra. Kapcsolódás adatbázishoz ábra. Kilépés ábra. A mentés helye ábra. Módosított rekord elvetése ábra. Új egyedi azonosító hozzárendelésének megerősítése ábra. Érvénytelen almezőkód ábra. Üres almezőtartalom ábra. Authority rekordok kezelése ábra. Authority beszúrása ábra. Authority cseréje ábra. Mintaként való betöltés megkérdezése ábra. Feloldatlan mező a háttérfájlban ábra. A szerkesztőablak megjelenésének beállítása ábra. Eszközsor ábra. Információ nem aktív ikonról ábra. Diakritikus jelek ábra. Speciális karakterek ábra. Fájl kiválasztása ábra. Betöltés helyi fájlból ábra. Betöltés adatbázis munkafájljából ábra. Adatbázisok kiválasztása az OPAC modulban ábra. Keresés online katalógusokban ábra. Rekord tartalmának megtekintése ábra. Új rekord létrehozása ábra. Rekord elvetése mentés nélkül ábra. Mentés sablonként ábra. Egy lehetséges könyvsablon ábra. Rekordfej fül (könyv dokumentumtípus) ábra. Nevek, címek, kapcsolatok fül ábra. Teljes lista ikon ábra. Teljes lista - tárgyszó típusa ábra. Listából ikon ábra. Authority választás listából ábra. Rekord keresése rekordkapcsolathoz ábra. Kapcsolat típusának kiválasztása ábra. Nevek űrlapos szerkesztése/szerkesztése űrlapon ábra. Figyelmeztetés kötelező adatok hiányakor ábra. Címek szerkesztése űrlapon ábra. Tárgyszó szerkesztése űrlapon ábra. Kapcsolat és kapcsolt rekord típusa ábra. Új kapcsolódó rekord szerkesztéséhez megnyíló katalogizáló ablak ábra. Kiadás, terjedelem fül ábra. Teljes lista ikon ábra. Teljes lista - megjegyzések ábra. ISBN vagy ISSN szerkesztése űrlapon ábra. Megjelenés helyének szerkesztése űrlapon ábra. Elektronikus lelőhely szerkesztése űrlapon ábra. Sorozati adatok szerkesztése űrlapon ábra. A Példányok fül munkaablaka ábra. Rekord elvetése módosítás nélkül ábra. Példányszerkesztő ablak új példány létrehozásakor ábra. Kilépés a példányszerkesztőből változtatás nélkül ábra. Példány törlésének megerősítése ábra. Példány átmozgatása másik rekordhoz ábra. A mentés helye ábra. Mentés online katalógusba és a MOKKÁ-ba ábra. Exception munkafájlok ábra. Átemelés helyi fájlba fájlnév megadása ábra. Átemelés helyi fájlba kiválasztott helyi fájl

4 62. ábra. Átemelés adatbázis munkafájljába ábra. Már létező azonosító az adatbázisban ábra. Módosított rekord elvetése ábra. Feloldatlan besorolási adatok ábra. Feloldatlan besorolási adatok feloldásra javasolt authority rekordokkal ábra. Sikeres authority ellenőrzés ábra. Új authority rekord létrehozása ábra. Mezők kiválasztása authority rekordok keresésekor ábra. Szerkesztendő authority rekord ábra. Teljes lista - rekord státusza ábra. Authority rekord Rekordfej fül ábra. Authority rekord Authority fül ábra. Törlés megerősítése ábra. Figyelmeztetés kötelező adat hiányakor ábra. Teljes lista ikon ábra. Teljes lista - személynév típusa ábra. Tételfej vagy utaló szerkesztése ábra. Új tételfej vagy utaló szintje és típusa ábra. A rendezésből kihagyandó karakterek száma ábra. Testületi vagy rendezvénynév típusa ábra. Személynév típusa ábra. Több tételfej az authority rekordban ábra. Authority rekordok összevonásának megerősítése ábra. Authority rekordok kezelése ábra. Authority beszúrása ábra. Authority beszúrása több lehetséges mező ábra. Egységesített alak beszúrása 5XX hívójelű utaló esetén ábra. Authority rekordok cseréje ábra. Authority rekord törlése

5 Bevezetés MARC, REKORD A Corvina 4 katalogizálási kézikönyv gyakorlati ismereteket nyújt a gyakorlott és a kezdő felhasználók számára is. Igyekeztünk a program működésével kapcsolatos összes fontos tudnivalót összegyűjteni, a katalogizáló munka megkönnyítése érdekében. 1. MARC, rekord Az adatokat a Corvina rendszer adatbázisokban, MARC (Machine-Readable Cataloging) rekord formátumban tárolja. A hazai könyvtárak a HUNMARC és a USMARC formátumot 1 is használják (a program lehetőséget ad mindkettő alkalmazására). Kétféle rekordtípus létezik: bibliográfiai rekord és authority rekord. A bibliográfiai rekordok tartalmazzák az egyes dokumentumok különböző adatait, pl. szerző, cím, kiadó neve, sorozat címe, ISBN szám, stb. Authority rekordokban a bibliográfiai rekordok ún. besorolási adataihoz készült, azok kereshetőségét biztosító egységesített alakokat tárolja a program, pl. személyneveket, testületi neveket, eredeti címeket, tárgyszavakat, stb. Az OPAC-ban történő kulcsszavas keresés eredménye bibliográfiai rekordokból álló lista, a böngészés során pedig authority rekordok között lehet keresni. Minden MARC rekord mezőkből áll, az egyes mezőket pedig egy három számjegyből álló karaktersorozat, a hívójel azonosítja ( ). A MARC rekord mezőit három nagyobb csoportra osztjuk: hívójel rekordfej 000 tájékoztató adatmezők bibliográfiai adatmezők Minden bibliográfiai adatmező két indikátorpozíciót tartalmaz a hívójel után, amelyet egy két karakteres almező-azonosító követ. Az indikátorhelyek kitöltését a szabvány határozza meg. Minden bibliográfiai adatmező tartalmaz legalább egy almezőt. Az almező-azonosító első karaktere $ (piros színnel kiemelt dollárjel), második karaktere (ugyancsak pirossal megjelenítve) a latin abc kisbetűje, vagy arab számjegy. HUNMARC esetén a második karakter nagybetű is lehet. A két azonosító karaktert követi az almező tartalma, szóköz nélkül. A bibliográfiai és az authority rekordok belső szerkezete azonos. 1 A MARC formátum (ISO ) alapján kidolgozott adatcsereformátumok. Az Egyesült Államokban használt USMARC az egyik alapja a ma legelterjedtebb MARC21-nek. A HUNMARC a hazai bibliográfiai adatcsereformátum. 5

6 BELÉPÉS A RENDSZERBE, BEJELENTKEZÉS, JOGOSULTSÁGOK 2. Belépés a rendszerbe, bejelentkezés, jogosultságok A katalogizáláshoz két modulra van szükség: az OPAC modulra és a Katalogizáló modulra. Az OPAC modul a már létrehozott rekordok keresésére ad lehetőséget, a Katalogizáló modul segítségével pedig rekordokat szerkeszthet, menthet és törölhet. Mindkét modul a neki megfelelő ikonon történő dupla egérkattintással indítható el. Az OPAC modult bárki használhatja azonosító és jelszó nélkül. A Katalogizáló modul használatakor, ha adatbázisban szeretne rekordot szerkeszteni, menteni, akkor azonosítóra és jelszóra van szükség. Hogy pontosan ki milyen munkát (pl. rekord mentése, példányadat módosítása, stb.) végezhet a modulon belül, azaz milyen munkafolyamathoz van jogosultsága, azt az adminisztrációs modulban lehet beállítani. A katalogizáló munka szempontjából nincs jelentősége annak, hogy melyik modult indítja el először. A Katalogizáló modulban a Rekord/Betöltés/online katalógusból menüpontra kattintva nyithat OPAC-ot is, illetve ha az OPAC modult használja, és szeretné betölteni a katalógusban megtalált dokumentum rekordját, akkor a Szerkesztés gombra kattintva elindul a Katalogizáló modul. Az első rekord betöltéséhez a Katalogizáló modul futtatása során tehát csak egyszer meg kell adnia az azonosítóját és a jelszavát (1. ábra). 2.1 Konfigurálás 1. ábra. Bejelentkezés A Katalogizáló modul működését befolyásoló bizonyos paramétereket a program konfigurálásakor lehet megadni. A konfigurálást rendszergazda végezheti. 6

7 3. A felhasználói felület A FELHASZNÁLÓI FELÜLET Címsor Menüsor Eszközsor (Ikonsor) Szerkesztő -terület Állapotsor 2. ábra. Felhasználói felület Címsor: az Ablak menüt, a modul rövidített nevét és verziószámát, az aktuális adatbázis nevét, a méretező gombokat és a bezáró gombot tartalmazza. Menüsor: a programban végrehajtható parancsok listáját tartalmazó legördülő menükből áll. Egyes parancsokhoz, a gyorsabb munkavégzés érdekében, az eszközsoron megjelenő ikonok, vagy gyorsbillentyűk is tartoznak. Az ilyen menüpontok neve mellett, a legördülő listában, megtalálható a nekik megfelelő ikon, illetve billentyűkombináció. Eszközsor: a leggyakrabban használt parancsoknak megfelelő ikonokat tartalmazza. Szerkesztőterület: a felhasználó munkaterülete, ahol az egyes fülekre kattintva, különböző szerkesztési lehetőségek állnak rendelkezésre. MARC fül: a munkaterület két részre osztott. Az alsó rész a teljes MARC rekordot tartalmazza, a fejlécben pedig külön megjelennek a rekordfej és a tájékoztató adatmezők bizonyos adatai. Ezek az adatok attól függően változhatnak, hogy milyen típusú rekordot (könyvet, folyóiratot, kottát, térképet, authority-t, stb.) szerkeszt. Űrlap fülek: a MARC rekord adatainak bizonyos részét mutatják, űrlap formátumban. Használatukkal a rekord adatai általában legördülő listából kiválasztva adhatók meg. Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg. A program konfigurálásától függ, hogy az űrlap fülek közül melyek jelennek meg. Rekordfej fül: munkaterület a rekordfej és tájékoztató adatmezők űrlapos szerkesztéséhez. Nevek, címek, kapcsolatok fül: munkaterület a nevek, a címek, a tárgyszavak és a rekordkapcsolatok űrlapos szerkesztéséhez. Kiadás, terjedelem fül: munkaterület a kiadás, a terjedelem, az ISBN vagy ISSN, a megjegyzések és a sorozati adatok űrlapos szerkesztéséhez. 7

8 A FELHASZNÁLÓI FELÜLET Példányok fül: munkaterület a rekord példányadatainak űrlapos szerkesztésére. (Részletesebben lásd 7.5 fejezet.) Állapotsor: első sora megmutatja, hogy mentés után hová fog kerülni a rekord. Ez lehet online katalógus, munkafájl, vagy helyi fájl. Második sora a kijelölt adatmező rövid leírását és a rekord státuszát (módosított/nem módosított) tartalmazza. 8

9 4. Menüsor MENÜSOR 4.1 Corvina Kapcsolódás adatbázishoz (3. ábra) 3. ábra. Kapcsolódás adatbázishoz Adatbázis: az aktuális adatbázis, ahová bejelentkezik. Legördülő listából választhatja ki. Azonosító: felhasználói azonosító a kiválasztott adatbázisba való bejelentkezéshez. Jelszó: jelszó a kiválasztott adatbázisba való bejelentkezéshez. Ha az OK gombra kattint, akkor a program kapcsolódik a kiválasztott adatbázishoz, és ellenőrzi az azonosítót és a jelszót. Ha létezik a megadott azonosító, és helyes a hozzá megadott jelszó, akkor a továbbiakban a katalogizáló modul az így azonosított felhasználó jogosultságai szerint ad lehetőséget az egyes szerkesztési műveletek végrehajtására a kiválasztott adatbázisban. A Katalogizáló modult használhatja úgy is, hogy a Bejelentkezés adatbázisba ablakban a Mégsem gombra kattint, az azonosító és a jelszó megadása nélkül. Ebben az esetben is be tud tölteni rekordot a Katalogizáló modulba, de menteni csak helyi fájlba tud (lásd 7.1 és 7.8 fejezetek). Ha mégis szeretne adatbázisba (online katalógusba, vagy munkafájlba) menteni, akkor itt, a Corvina/Kapcsolódás adatbázishoz menüben pótolhatja a bejelentkezést, megadhatja azonosítóját és a jelszavát. Új szerkesztő A Katalogizáló modul lehetőséget ad arra, hogy párhuzamosan több szerkesztőablakkal is dolgozni tudjon. Erre például akkor lehet szüksége, ha egyik rekordból a másikba mezőket, almezőket szeretne átmásolni. Kilépés A szerkesztőablak bezárása, illetve ha ez az utolsó nyitott Corvina-felület a Corvina programból történő kilépés (4. ábra). 4. ábra. Kilépés 9

10 MENÜSOR 4.2 Rekord Új rekord Új MARC rekord létrehozása. (Részletesebben lásd 7.2 fejezet.) Betöltés Rekord betöltése a számítógépen tárolt helyi fájlból, az adatbázis munkafájljából, online katalógusból. (Részletesebben lásd 7.1 fejezet.) Konverzió A USMARC formátumban betöltött rekord átalakítása HUNMARC formátumra, és fordítva. Figyelem! Adatbázisból való betöltéskor szükség esetén automatikus konverzió történik (lásd 7.1 fejezet) Átemelés Ezzel a művelettel adhatja meg azt a helyet, ahová majd a rekordot menteni szeretné. A megadott hely megjelenik az állapotsorban. Az átemelés történhet: a számítógépen tárolt helyi fájlba, az adatbázis munkafájljába, online katalógusba. Mentés sablonként Egy tetszőleges MARC rekord mintát (sablont) menthet el a SAJÁT SZÁMÍTÓGÉPÉRE. Minden dokumentumtípushoz külön sablont rendelhet. A továbbiakban, ha a Rekord/Új rekord menüpontot használja, akkor a szerkesztőterületen a megadott típusnak megfelelő sablon jelenik meg. Olyan MARC rekordot érdemes elmenteni sablonként, ami az adott dokumentumtípusban leggyakrabban előforduló mezőket tartalmazza. (Részletesebben lásd 7.3 fejezet.) 10

11 MENÜSOR Mentés A rekord mentése az állapotsorban megjelenő helyre (5. ábra). A mentés helye 5. ábra. A mentés helye (Részletesebben lásd 7.8 fejezet.) Törlés A rekord törlése. Adatbázisban lévő rekord csak akkor törölhető, ha nem rendelkezik példányadatokkal. (Részletesebben lásd 7.9 fejezet.) Elvet A rekord szerkesztésének befejezése az esetleges módosítások elmentése nélkül. Ha a rekordon nem változtatott, azaz állapota nem módosított, akkor a műveletet automatikusan elvégzi a program. Ha a rekord módosított, akkor az elvetéssel elvesznek a változtatások, ezért végrehajtásához megerősítésre van szükség (6. ábra). 6. ábra. Módosított rekord elvetése 11

12 MENÜSOR 4.3 Szerkesztés Az itt található műveletek nagy része értelemszerűen csak a MARC fül szerkesztőterületén használható. Új egyedi azonosító Ezzel a menüponttal új rekordazonosítót rendelhet a szerkesztés alatt álló rekordhoz. A rekordazonosító a bibliográfiai rekordot az adatbázisban egyértelműen azonosító karaktersorozat. Nem lehet két azonos rekordazonosító egy adatbázisban. A rekordazonosítót a program generálja, a felhasználó nem szerkesztheti. Figyelem! A művelet végrehajtásával egy példányok nélküli másolat rekord keletkezik. Az eredeti rekord változatlan marad, a hozzá kapcsolt példányokkal és beszerzési információkkal együtt. Új egyedi azonosító hozzárendeléséhez megerősítést kér a program, és ekkor adhatja meg azt is, hogy elmenti-e a régi azonosítót a 035-ös mezőbe (7. ábra). Kivágás 7. ábra. Új egyedi azonosító hozzárendelésének megerősítése A kijelölt szövegrész kivágása. A kijelölt rész vágólapra kerül, az eredeti helyéről törlődik. Másolás A kijelölt szövegrész másolása. A kijelölt rész vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. Beillesztés A vágólap tartalmának beszúrása a kurzor helyére. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Figyelem! A mezőre, almezőre vagy rekordra kiadott kivágás, illetve másolás műveletek is változtatják a vágólap tartalmát. Visszavonás Az utoljára kiadott szerkesztési parancs visszavonása. A művelet annyiszor ismételhető, ahány szerkesztési műveletet végzett a rekordon mentés nélkül. Újra A már visszavont szerkesztési műveletek ismételt elvégzése. A művelet annyiszor ismételhető, ahány visszavonás műveletet végrehajtott mentés nélkül. 12

13 MENÜSOR Új mező A kurzorral kijelölt mezővel megegyező új, üres mezőt hoz létre az eredeti alatt, indikátorok nélkül, egy kötelező almezővel. Ugyanezt eredményezi az ENTER billentyű leütése is. SHIFT-ENTER használatakor az új mező a kijelölt mező fölé kerül. A mezők hívójelük szerint automatikusan számsorrendbe rendeződnek. Mező létrehozásánál a program automatikusan beszúr egy almező-azonosítót ($ + betű vagy szám). Mező másolása A kijelölt mező másolása. A mező vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott mezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. Mező beszúrása A vágólapon található mező beszúrása. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Teljes mező csak akkor található a vágólapon, ha előtte Mező kivágása, vagy Mező másolása műveletet hajtott végre menüponttal, vagy gyorsbillentyűvel. Mező kivágása A kijelölt mező kivágása. A kijelölt mező vágólapra kerül, az eredeti helyéről törlődik. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott mezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. Új almező Egy új almezőt azonosító $ karaktert (piros színnel kiemelt dollárjelet) szúr be a kurzor helyére. Figyelem! Ha a beszúrt $ karaktert szám vagy betű követi, akkor azt a program úgy tekinti, mint az új almező azonosítójának második karakterét, és ugyancsak kiemeli pirossal. A program hibaüzenetet küld, ha a $-t követő karaktert a program nem tudja értelmezni (8. ábra), vagy üres az almező tartalma (9. ábra). 8. ábra. Érvénytelen almezőkód 9. ábra. Üres almezőtartalom Almező másolása A kijelölt almező másolása. Az almező vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. A kijelölt almezőt világoskék háttérrel kiemeli a program. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott almezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. 13

14 MENÜSOR Almező beszúrása A vágólapon található szövegrész beszúrása a kurzor helyére. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Ez a menüpont ugyanazt a műveletet hajtja végre, mint a Szerkesztés/Beillesztés. Almező kivágása A kijelölt almező kivágása. A kijelölt almező vágólapra kerül, az eredeti helyéről törlődik. A kijelölt almezőt világoskék háttérrel kiemeli a program. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott almezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. Rekord másolása A szerkesztés alatt álló rekord másolása. A rekord tartalma vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott rekordban található, nincs szükség teljes kijelölésre. Rekord beszúrása A vágólapon található rekord beszúrása a kurzor helyére. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Teljes rekord csak akkor található a vágólapon, ha előtte Rekord másolása műveletet hajtott végre menüponttal, vagy gyorsbillentyűvel. A szerkesztési műveleteket végrehajthatja gyorsbillentyűk segítségével is, néhányat pedig az eszközsor ikonjaival is elvégezhet. Kivágás Másolás Beillesztés Visszavonás Újra Új mező Mező másolása Mező beszúrása Mező kivágása Új almező Almező másolása Almező beszúrása Almező kivágása Rekord másolása Rekord beszúrása CTRL X CTRL C CTRL V CTRL Z CTRL Y F3, ENTER, SHIFT ENTER F5 F6 F8 SHIFT F3 SHIFT F5 SHIFT F6 SHIFT F8 CTRL F5 CTRL F6 14

15 MENÜSOR 4.4 Authority A menü részletesebb leírása a 7.11 fejezetben található. Authority rekordok kezelése A megjelenő párbeszédablakban szerkesztheti, összevonhatja, törölheti az aktuális adatbázis authority rekordjait, vagy új authority rekordot hozhat létre (10. ábra). Authority ellenőrzés 10. ábra. Authority rekordok kezelése A katalógusban az úgynevezett besorolási adatok feladata az, hogy lehetővé tegyék a rekordok rendezését és visszakeresését. A besorolási adat tehát a bibliográfiai rekordok rendező eleme, általában a következő hívójelű mezők tartalma: 100, 110, 111, 130, 240, 400, 410, 411, 440, 600, 610, 611, 630, 650, 651, 700, 710, 711, 730, 800, 810, 811, 830. A besorolási adat részei: rendszó, egyéb elem és kiegészítő adat. A besorolási adatnak azt a részét, amelyik a rendezés szempontjából elsődleges, rendszónak nevezzük. A dokumentumokban az egyes adatok többféle változatban szerepelhetnek, ezért a besorolási adatokat általában egységesített formában kell megadni ahhoz, hogy egyértelműen azonosíthatók legyenek a katalógusban. Az egységesítés a besorolási adatok rögzített formában történő tárolása. A Corvina rendszer az egységesített adatokat authority rekordokban tárolja. Authority ellenőrzéskor a program átvizsgálja, hogy az authority fájlokban tárolt egységesített alakok között létezik-e már olyan, amelyik megegyezik a szerkesztés alatt álló bibliográfiai rekord egyes besorolási adataival. Ha az authority fájlokban megtalálja a rekordban szereplővel megegyező egységesített alakot, akkor azzal automatikusan feloldja, azaz az authority rekordhoz hozzárendeli a bibliográfiai rekordot. Azokat a besorolási adatokat, amelyekhez nem talál megfelelő egységesített alakot, egy új ablakban jeleníti meg, feloldatlan mezőként. 15

16 MENÜSOR A feloldás részletes leírása a fejezetben található. Authority beszúrása A megjelenő párbeszédablakban kereshet az aktuális adatbázis authority rekordjai között és beszúrhat közülük bármennyit a szerkesztés alatt álló rekordba. Ha egy beszúrásra kijelölt authority rekord több mezőbe is kerülhet a rekordban, akkor listából választhatja ki a megfelelő mező hívójelét (87. ábra). A beszúrás mellett itt is lehetősége van az authority rekordok szerkesztésére és új authority rekord létrehozására (11. ábra). Authority cseréje 11. ábra. Authority beszúrása A szerkesztés alatt álló rekordban kijelölt, authority ellenőrzés alá eső mező tartalmát cseréli le a megjelenő párbeszédablakban kijelölt authority rekord adataival (12. ábra). A csere mellett itt is lehetősége van az authority rekordok szerkesztésére és új authority rekord létrehozására. 16

17 MENÜSOR 12. ábra. Authority cseréje 4.5 Beállítások Szerkesztő Ebben a menüpontban megváltoztathatja a MARC és a Példányok fül szerkesztőterületének megjelenítését (15. ábra). Háttérszín, Betűszín, Betűtípus, Betűméret: MARC fül. Figyelem! Bizonyos diakritikus jelek csak a FreeMono betűtípus használatával válnak láthatóvá. Mintaként való betöltés megkérdezése: ha bejelöli, akkor rákérdez a program, hogy egy rekord online katalógusból való betöltésekor adjon-e új rekordazonosítót, vagy nem (13. ábra). 13. ábra. Mintaként való betöltés megkérdezése 17

18 MENÜSOR Feloldás háttér authority-vel: mentéskor, illetve authority ellenőrzéskor lehet hatása, ha a rekordban található besorolási adatok között van olyan, amit a helyi authority fájlban nem talál meg a program, de a háttérfájlban 2 igen. Ha bejelöli ezt a négyzetet, akkor a háttérfájlból is automatikus lesz az authority feloldás (lásd fejezet), ha nem jelöli be, akkor a csak háttérfájlban megtalálható besorolási adatokat tartalmazó mezőket feloldatlanként kilistázza a program (14. ábra). 14. ábra. Feloldatlan mező a háttérfájlban 2 A háttérfájlban találhatók azok az elkészült authority rekordok, amelyekhez nem kapcsolódik bibliográfiai rekord. 18

19 MENÜSOR 949 almezők a példányszerkesztő ablakban: a Példányok fül használatakor, a példányszerkesztő ablakban megjelenő almezők azonosítója, és azok sorrendje (15. ábra). Alapértelmezés szerint az összes lehetséges almező-azonosítót tartalmazza. Egyedi igényeknek megfelelően szerkeszthető, átírható. Az eredeti állapotot az (Alapértelmezett érték) ikonnal állíthatja vissza. 15. ábra. A szerkesztőablak megjelenésének beállítása Adatbázisok A Katalogizáló modulban elérhető adatbázisok adatai. 4.6 Súgó Tartalomjegyzék Részletes leírás a Katalogizáló modul és az OPAC modul használatáról, keresési lehetőséggel. 19

20 5. Eszközsor ESZKÖZSOR Az eszközsor a leggyakrabban használt parancsoknak megfelelő ikonokat tartalmazza (16. ábra). Mentés Elvet Másolás Visszavonás Nagyítás Új rekord Törlés Kivágás Beillesztés Ismét Kicsinyítés 16. ábra. Eszközsor Az éppen nem aktív ikonok szürkék, az aktív ikonok élénkebben látszanak. Ha a kurzort rövid ideig egy ikon fölött mozdulatlanul tartja, akkor megjelenik a vele végrehajtható művelet neve, és esetleg további információk például arról, hogy miért nem aktív az ikon (17. ábra). 17. ábra. Információ nem aktív ikonról 20

21 6. Szerkesztési tudnivalók SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK A program ablakait általában szabadon méretezheti. Az eszközsor két utolsó ikonjával beállíthatja a szerkesztőablak karaktereinek méretét. A beállítás az OPAC modul megtekintő ablakára is érvényes lesz, és kilépés után is megőrzi a program. (Nagyítás) (Kicsinyítés) A szerkesztési műveletek végrehajtása előtt ki kell jelölni a rekordnak azt a részét, amelyikre a művelet vonatkozik. 6.1 Kijelölés Karaktersorozat: egér bal gombjával, vagy a SHIFT billentyűt lenyomva tartása mellett, a kurzormozgató billentyűkkel. Almező: dupla kattintás. Mező: háromszoros kattintás. Rekord: négyszeres kattintás. Teljes mezőre, almezőre, vagy rekordra vonatkozó művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott mezőben, almezőben, vagy rekordban található. 6.2 Törlés Kijelölés után általában tetszőleges karaktersorozat törölhető a DEL, illetve a BACKSPACE billentyűkkel. Kivételt képeznek a rekordfej és a tájékoztató adatmezők bizonyos adatai, illetve a mezők hívójele, és indikátorai. Ezekben az esetekben csak felülírással lehet adatot módosítani. Természetesen minden kivágás művelet is törli a szerkesztőterületről a kijelölt karaktereket. A rekord egy kijelölt részére vonatkozó kivágás, másolás, illetve beillesztés műveletek általában az egér jobb gombjának a kijelölés fölötti megnyomásával is elérhetők. Az ilyenkor megjelenő ablakot gyorsmenünek nevezzük. 21

22 SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK 6.3 Létrehozás, kivágás, másolás, beillesztés Új Kivágás Másolás Beillesztés karaktersorozat CTRL-X Gyorsmenü/Kivágás Szerkesztés/Kivágás CTRL-C Gyorsmenü/Másolás Szerkesztés/Másolás CTRL-V Gyorsmenü/Beillesztés Szerkesztés/Beillesztés CTRL + hívójel mező F3 ENTER (kijelölt alá) SHIFT-ENTER (kij. fölé) F8 Szerkesztés/ Mező kivágása F5 Szerkesztés/ Mező másolása F6 Szerkesztés/ Mező beszúrása Szerkesztés/ Új mező almező bal SHIFT + almező betűjele/száma SHIFT-F3 Szerkesztés/ Új mező SHIFT-F8 Szerkesztés/ Almező kivágása SHIFT-F5 Szerkesztés/ Almező másolása SHIFT-F6 Szerkesztés/ Almező beszúrása rekord Lásd 7.2 fejezet. CTRL-F5 Szerkesztés/ Rekord másolása CTRL-F6 Szerkesztés/Rekord beszúrása A mezők hívójelük szerint automatikusan számsorrendbe rendeződnek. Mező létrehozásánál a program automatikusan beszúr egy almező-azonosítót ($ + betű vagy szám). A CTRL billentyű lenyomva tartása mellett a numerikus billentyűzeten kell begépelni a hívójel három számjegyét. 22

23 SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK 6.4 Speciális karakterek Rekordok szerkesztésekor szüksége lehet olyan speciális karakterek bevitelére is, amelyeket nem tud közvetlenül a billentyűzetről begépelni. Diakritikus jelek (betű fölé vagy alá helyezett mellékjelek) beszúrása (18. ábra): Gépelje be azt a karaktert, amelyik fölé vagy alá mellékjelet szeretne beszúrni, nyomja meg a CTRL 0 billentyűkombinációt, a megjelenő listában egérrel, vagy a kurzormozgató billentyűkkel jelölje ki a megfelelő karaktert, ha kurzormozgatókkal választott, akkor nyomja meg az ENTER billentyűt! 18. ábra. Diakritikus jelek További speciális karakterek (19. ábra): CTRL-SPACE billentyűkombináció. Figyelem! A billentyűzetről begépelt dollár jel almező-azonosítóként (piros dollár jel) jelenik meg. Ha nem almező-azonosítóként szeretne dollár jelet beírni, akkor is a CTRL-SPACE billentyűkombinációt kell használnia. A speciális karakterek láthatósága függ a Beállítások/Szerkesztő menüpont ablakában megadott betűtípustól. Egyes betűtípusok esetén bizonyos karakterek helyett egy téglalap ( ) jelenik meg. Figyelem! Bizonyos diakritikus jelek csak a FreeMono betűtípus használatával válnak láthatóvá. 19. ábra. Speciális karakterek 23

24 SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK 6.5 Táblázatok Cella másolása A Katalogizáló modul táblázataiban található cellák tartalmát vágólapra másolhatja, és a modul szerkesztőterületein bárhová beillesztheti. A művelet végrehajtása: 1. Kattintson az egér jobb gombjával a másolandó cella fölött! (Gyorsmenü) 2. Megjelenik a felirat. 3. Kattintson az egér bal gombjával a feliratra! A cella tartalma a vágólapra kerül. 4. Helyezze a kurzort abba a pozícióba, ahová a cella tartalmát másolni szeretné! 5. Illessze be a vágólap tartalmát! (CTRL-V, Gyorsmenü/Beillesztés, (Beillesztés) ikon, vagy Szerkesztés/Beillesztés menüpont.) Táblázatok rendezése A Katalogizáló modulban megjelenő táblázatok (például lekeresett rekordok, példányok, authority rekordok listája, stb.) fejléccel vannak ellátva. Az egyes oszlopnevekre kattintva lehetősége van a táblázat rendezésére. Rendezés egy szempont szerint Kattintson a táblázat fejlécén a rendezés alapjául szolgáló oszlop nevére! Első kattintás: rendezés növekvő sorrendben. Jele: Második kattintás: rendezés csökkenő sorrendben. Jele: Harmadik kattintás: eredeti (nem rendezett) állapot visszaállítása. Rendezés több szempont szerint Rendezze a táblázat adatait egy szempont szerint, majd a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, ugyanazzal a módszerrel, hajtsa végre a többi szempont szerinti rendezést. 24

25 7. Munkafolyamatok 7.1 Rekord betöltése Rekord/Betöltés Bibliográfiai rekordot a Rekord/Betöltés menüponttal tud a szerkesztőlapra betölteni. A betöltés három helyről történhet: a számítógépen tárolt helyi fájlból, az adatbázis munkafájljából, online katalógusból. Betöltés helyi fájlból Rekord/Betöltés/helyi fájlból A Rekord/Betöltés/helyi fájlból menüponttal a saját számítógépén tárolt rekordok valamelyikét töltheti be. A rekordot tároló helyi fájlok kiterjesztése általában.marc,.mrc vagy.mnb. A párbeszédablakban a Fájl kiválasztása gombra kattintva egy újabb ablak jelenik meg (20. ábra). Itt kell megadni a fájl helyét és nevét. A kiválasztás után kattintson a Megnyitás gombra! 20. ábra. Fájl kiválasztása A kijelölt fájlban található rekordok egy listában jelennek meg. Innen kell kiválasztania a megfelelőt, és a Betöltés gombra kattintani (21. ábra). Figyelem! A fájl kiválasztása + gombra kattintás mindkét esetben helyettesíthető dupla kattintással. 25

26 Betöltés adatbázis munkafájljából 21. ábra. Betöltés helyi fájlból Rekord/Betöltés/adatbázis munkafájljából A bibliográfiai rekordok ideiglenes tárolására munkafájlokban van lehetőség, amelyeket a Rekord/Betöltés/adatbázis munkafájljából menüponttal érhet el. A munkafájlok az adatbázisban vannak, használatukhoz be kell jelentkezni. Az aktuális adatbázis neve a munkaablak felső részén látható (22. ábra). A munkafájlokat minden bejelentkezett felhasználó láthatja, a teljes tartalmukkal együtt. A kijelölt munkafájlban található rekordok egy táblázatban jelennek meg. Innen kell kiválasztania a megfelelőt, és a Betöltés gombra kattintani. Figyelem! A fájl kiválasztása + gombra kattintás helyettesíthető dupla kattintással. A táblázat adatai az oszlopnevekre történő kattintással rendezhetők (lásd fejezet). A munkafájlok listája mellett található két ikonnal új munkafájlt lehet létrehozni, és munkafájlt lehet törölni, ha van hozzá jogosultsága. 22. ábra. Betöltés adatbázis munkafájljából 26

27 Betöltés online katalógusból Rekord/Betöltés/online katalógusból A Rekord/Betöltés/online katalógusból menüpont a Corvina OPAC modulját indítja el. Az Adatbázisok gombra kattintva kijelölheti azt az adatbázist, amelyben keresni szeretne. Több adatbázis kijelöléséhez tartsa lenyomva a CTRL billentyűt (23. ábra)! 23. ábra. Adatbázisok kiválasztása az OPAC modulban A keresési kulcsszavak megadása után, a Keresés gombra kattintva egy táblázatban jelennek meg a találatok, azaz a feltételeknek megfelelő rekordok. Egy bibliográfiai rekord tartalmának megtekintéséhez jelölje ki a táblázat megfelelő sorát, és kattintson a Megtekintés a(z) gombra! Ha egy megtekintő ablak már nyitva van, nem szükséges azt bezárnia újabb találat megnyitásához: a Megtekintés a(z) gomb melletti rádiógombok segítségével további megtekintő ablakot nyithat, összesen hármat. (24. ábra). Figyelem! A fájl kiválasztása + gombra kattintás helyettesíthető dupla kattintással. A táblázat adatai az oszlopnevekre történő kattintással rendezhetők (lásd fejezet). A keresésre és a megtekintésre vonatkozó részletesebb leírást a Corvina OPAC kézikönyve tartalmazza. 27

28 24. ábra. Keresés online katalógusokban A rekordot megtekintheti Rövid, Normál, Hosszú, Cédula, MARC, USMARC, HUNMARC és XML formátumban, és a Szerkesztés gombra kattintva töltheti be szerkesztésre (25. ábra). A megjelenő fülek és sorrendjük a program konfigurálásától függ. Figyelem! Betöltéskor automatikus átemelés történik az aktuális adatbázisba. Ha HUNMARC rekordokat tartalmazó adatbázisból tölt be egy rekordot szerkesztésre, az aktuális adatbázis pedig USMARC rekordokat tartalmaz, akkor a program az átemeléssel együtt automatikusan USMARC-ra konvertálja a betöltött rekordot, és fordítva. Ha betölt egy rekordot online katalógusból, akkor tovább szerkesztheti, vagy csak mintaként használhatja egy új rekord létrehozásához. Ez utóbbi esetben új rekordazonosítót kell kérnie a Szerkesztés/Új egyedi azonosító menüponttal. Csökkenti a tévedés lehetőségét, ha betöltéskor mindig rákérdez a program az új azonosító létrehozására (13. ábra). Ehhez jelölje be a Beállítások/Szerkesztő párbeszédablakában a Mintaként való betöltés megkérdezése négyzetet (15. ábra)! 28

29 25. ábra. Rekord tartalmának megtekintése 7.2 Új rekord létrehozása Rekord/Új rekord Ha egy adott dokumentumról még egy könyvtár sem készített rekordot, amit átvehetne, akkor új rekordot kell létrehoznia a Rekord/Új rekord menüponttal, vagy az megjelenő párbeszédablakban meg kell adnia, hogy USMARC vagy HUNMARC szabvány szerint szeretne dolgozni, bibliográfiai vagy authority rekordot szeretne létrehozni, kér-e automatikus átemelést adatbázisba, kér-e új azonosítót? (Új rekord) ikonnal. A Ha bibliográfiai rekordot hoz létre, akkor ki kell választania a feldolgozandó dokumentum típusát (például könyv, folyóirat, térkép, stb.). Ha teljes listát szeretne kapni a lehetséges dokumentumtípusokról, akkor kattintson a (Teljes lista ) ikonra! Ekkor az összes lehetőség megjelenik. A táblázat egy kódot is tartalmaz, ami a rekord 000 hívójelű mezőjének 6. és 7. pozíciójában található két betűből áll. (könyv esetén ez például am). Ha authority rekord létrehozását kéri, akkor meg kell adnia, hogy névként, tárgyszóként vagy címként lesz-e használható (26. ábra). 29

30 . 26. ábra. Új rekord létrehozása Abban az esetben, ha a szerkesztőablakban van már egy módosított rekord, akkor annak mentés nélküli elvetéséhez megerősítést kér a program (27. ábra). 27. ábra. Rekord elvetése mentés nélkül Új bibliográfiai és authority rekord létrehozásakor mindig az adott számítógépen tárolt sablont jeleníti meg a Katalogizáló modul (lásd 7.3 fejezet). Ha még nem hozott létre sablont, akkor egy bibliográfiai adatmezőket nem tartalmazó rekordot kap. 7.3 Sablon létrehozása Rekord/Mentés sablonként A Katalogizáló modulban lehetősége van arra, hogy tetszőleges MARC rekord mintát (sablont) mentsen el a saját számítógépére. Minden dokumentumtípushoz külön sablont rendelhet. A továbbiakban, ha a Rekord/Új rekord menüpontot használja, akkor a szerkesztőterületen a megadott típusnak megfelelő sablon jelenik meg. Olyan MARC rekordot érdemes elmenteni sablonként, ami az adott dokumentumtípusban leggyakrabban előforduló mezőket tartalmazza, célszerű továbbá az adott adatbázisban használatos kötelező adattartalmakat (pl. a katalogizálás forrása, a feldolgozó könyvtáros azonosító kódja, stb.) is itt rögzíteni. A művelet végrehajtása: 1. Hozzon létre egy új rekordot (lásd 7.2 fejezet)! 2. Szerkessze meg a sablont! 3. Töltse ki a fejléc szükséges adatait, és írja be a szerkesztőterületre az adott dokumentumtípusban leggyakrabban előforduló mezőket (29. ábra)! 4. Kattintson a Rekord/Mentés sablonként menüpontra! A program csak megerősítés után menti el sablonként az adott rekordot (28. ábra)! 30

31 28. ábra. Mentés sablonként 29. ábra. Egy lehetséges könyvsablon 7.4 Tájékoztató adatok szerkesztése (Rekordfej fül) A rekordfej és a tájékoztató adatmezők tartalmának űrlapos szerkesztését a Rekordfej fül teszi lehetővé. Egy-egy beviteli mező előtt mindig megjelenik a neki megfelelő magyar elnevezés, és általában a hívójel és pozíció, amire vonatkozik (30. ábra). Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg. Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy a Rekordfej fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban, tartalma pedig a rekord és a dokumentum típusától függően változik. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől. 31

32 7.4.1 Az űrlap kitöltése Néhány esetben be kell gépelnie a megfelelő adatot (például eredeti leíró intézmény, megjelenési év), de általában legördülő listából kell választania. Ha a legördítő nyíl melletti (Teljes lista ) ikonra kattint, akkor teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról. A lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját. A szürke hátterű beviteli mezőket csak a legördülő listát használva töltheti ki. A fehér hátterű beviteli mezőkbe (például ország, nyelv) be is gépelheti a kívánt érték megnevezését vagy kódját. Amikor továbblép, akkor a program automatikusan átírja a kódot a hozzárendelt megnevezésre. Teljes lista Legördítő nyíl Billentyűzetről begépelendő Kóddal is megadható 30. ábra. Rekordfej fül (könyv dokumentumtípus) 32

33 7.5 Nevek, címek, kapcsolatok fül 31. ábra. Nevek, címek, kapcsolatok fül A bibliográfiai adatok közül a nevek, a címek, a tárgyszavak és a rekordkapcsolatok tartalmának űrlapos szerkesztését a Nevek, címek, kapcsolatok fül teszi lehetővé. A megfelelő adatok táblázatos formában jelennek meg a szerkesztőterületen, a táblázatok címe tartalmazza az adattípus megnevezését és a hozzá tartozó mezők hívójelét (31. ábra). Nevek [100, , 700, ] Címek [130, 240, 243, 245,730, 740] Tárgyszavak [600, , 630, , 653, , 680, , , 699] Rekordkapcsolatok [760, 762, 765, 767, 770, , 780, ] A táblázatok sorait az oszlopnevekre kattintva, egy vagy több (CTRL) szempont szerint rendezheti (lásd fejezet). 33

34 Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg. Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy a Nevek, címek, kapcsolatok fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől Az űrlap kitöltése Bizonyos esetekben, értelemszerűen be kell gépelnie a megfelelő adatot (például személy, testület neve, cím), de sokszor legördülő listából kell választania. A szürke hátterű beviteli mezőket csak a legördülő listát használva töltheti ki. A táblázatok melletti ikonokkal módosíthatja a táblázatok tartalmát. Ha kijelöl egy sort a táblázatban, akkor megváltozik az ikonok aktivitása és az ikon által megjelenített párbeszédablak kitöltöttsége. Kijelölés nélkül Új név, cím tárgyszó (kitöltetlen) Inaktív Inaktív Új kapcsolódó rekord létrehozása (típus kitöltetlen) Rekord keresése OPAC modul Kijelöléssel Új név, cím tárgyszó (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Szerkesztés (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Törlés Új kapcsolódó rekord létrehozása (típus kitöltetlen) Rekord keresése OPAC modul A táblázatok sorait dupla kattintással is betöltheti szerkesztésre. Egyszerre több sort is törölhet a táblázatokból úgy, hogy kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, és ezután kattint a A ikonnak többféle funkciója van: (Törlés) ikonra. 1. legördítő nyíl mellett, Teljes lista felirattal (32. ábra): 32. ábra. Teljes lista ikon rákattintva teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról, a lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját (például tárgyszó típusa, 33. ábra), a kiválasztás egy kattintás + OK gombbal, vagy dupla kattintással hajtható végre; 34

35 33. ábra. Teljes lista - tárgyszó típusa 2. szöveges beviteli mező mellett, Listából felirattal (34. ábra): 34. ábra. Listából ikon rákattintva az Authority cseréje ablak jelenik meg (35. ábra), az adott típusnak megfelelően szűrt listával (név, cím vagy tárgyszó, stb., 69. ábra), ha a neki megfelelő beviteli mező üres, akkor a lista elejére, ha nem üres, akkor a beírt karaktersorozathoz abc sorrendben legközelebbi authority rekordra ugrik, keresse meg a beszúrni kívánt besorolási adatot (lásd fejezet), és jelölje ki, majd kattintson a Cserél gombra! A csere mellett itt is lehetősége van az authority rekordok szerkesztésére és új authority rekord létrehozására. 35

36 35. ábra. Authority választás listából 3. Rekordkapcsolatok táblázat mellett Rekord keresése felirattal (36. ábra): 36. ábra. Rekord keresése rekordkapcsolathoz elindítja az OPAC modult, ahol kereshet az aktuális adatbázisban, ha megtalálta a megfelelő kapcsolódó rekordot, akkor a Betöltés gombra kattintva meg kell adnia a kapcsolat típusát (37. ábra), ellenőrizheti, illetve javíthatja a rekord azonosítóját és címét, az OK gombra kattintva a rekord bekerül a kapcsolódó rekordok listájába. 36

37 Nevek [100, , 700, ] 37. ábra. Kapcsolat típusának kiválasztása Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a név típusa, maga a név, a közreműködés módja, és az, hogy elsődleges névként kerüljön-e a rekordba (38. ábra). 38. ábra. Nevek űrlapos szerkesztése/szerkesztése űrlapon A kötelező adatok kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). 39. ábra. Figyelmeztetés kötelező adatok hiányakor 37

38 Címek [130, 240, 243, 245,730, 740] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a cím tételtípusa, a főcím, a dokumentumtípus, az alcímek és a szerzőségi adatok (40. ábra). 40. ábra. Címek szerkesztése űrlapon A kötelező adatmezők kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). Tárgyszavak [600, , 630, , 653, , 680, , , 699] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a tárgyszó típusa, és maga a tárgyszó (41. ábra). 41. ábra. Tárgyszó szerkesztése űrlapon A kötelező adatmezők kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). 38

39 Rekordkapcsolatok [760, 762, 765, 767, 770, , 780, ] Az (Új kapcsolódó rekord létrehozása) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadhatja a kapcsolat és a rekord típusát (42. ábra), majd az OK gombra kattintással egy új katalogizáló ablak nyílik, ahol megszerkesztheti az új kapcsolódó rekordot (43. ábra). 42. ábra. Kapcsolat és kapcsolt rekord típusa 43. ábra. Új kapcsolódó rekord szerkesztéséhez megnyíló katalogizáló ablak A (Rekord keresése) ikonnal rekordot kereshet az OPAC modulban, a (Szerkesztés) ikonnal pedig a kapcsolat típusa, a kapcsolt rekord azonosítója és címe módosítható (37. ábra). A kötelező adatmezők kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). 39

40 7.6 Kiadás, terjedelem fül A bibliográfiai adatok közül a kiadás, a terjedelem, az ISBN vagy ISSN, a megjegyzések és a sorozati adatok tartalmának űrlapos szerkesztését a Kiadás, terjedelem fül teszi lehetővé. A kiadás, terjedelem, méret, illusztráció és melléklet adatokat be kell gépelnie a megfelelő beviteli mezőbe. Kiadásjelzés [250 $a] Terjedelem [300 $a] Illusztráció [300 $b] Méret [300 $c] Melléklet [300 $e] A többi adat táblázatos formában jelenik meg a szerkesztőterületen, a táblázatok címe tartalmazza az adattípus megnevezését és a hozzá tartozó mezők hívójelét (44. ábra). ISBN-ek [020] vagy ISSN-ek [022] Kiadási adatok [260] Megjegyzések [ , , , , 518, , , 530, , 538, , ,550, 552, , , 565, 567, , , ] Elektronikus lelőhelyek [856] Sorozatok [490, 830] A táblázatok sorait az oszlopnevekre kattintva, egy vagy több (CTRL) szempont szerint rendezheti (lásd fejezet). Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy a Kiadás, terjedelem fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől Az űrlap kitöltése Bizonyos esetekben, értelemszerűen be kell gépelnie a megfelelő adatot (például megjegyzés szövege, sorozat címe), de sokszor legördülő listából kell választania. A szürke hátterű beviteli mezőket csak a legördülő listát használva töltheti ki. A táblázatok melletti ikonokkal módosíthatja a táblázatok tartalmát. Ha kijelöl egy sort a táblázatban, akkor megváltozik az ikonok aktivitása és az ikon által megjelenített párbeszédablak kitöltöttsége. Kijelölés nélkül Új ISBN, kiadási adatok, stb. (kitöltetlen) Inaktív Inaktív Kijelöléssel Új ISBN, kiadási adatok, stb. (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Szerkesztés (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Törlés 40

41 A táblázatok sorait dupla kattintással is betöltheti szerkesztésre. Egyszerre több sort is törölhet a táblázatokból úgy, hogy kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, és ezután kattint a (Törlés) ikonra. 44. ábra. Kiadás, terjedelem fül 41

42 A legördítő nyíl melletti (Teljes lista ) ikonra kattintva teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról (45. ábra). a lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját (például tárgyszó típusa, 46. ábra), a kiválasztás egy kattintás, majd OK gombbal, vagy dupla kattintással hajtható végre; 45. ábra. Teljes lista ikon 46. ábra. Teljes lista - megjegyzések 42

43 ISBN-ek [020], ISSN-ek [022] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a dokumentum ISBN vagy ISSN száma, ára, valamint a törölt vagy érvénytelen ISBN-ek, illetve ISSN-ek (47. ábra). Kiadási adatok [260] 47. ábra. ISBN vagy ISSN szerkesztése űrlapon Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadhatók, illetve módosíthatók a dokumentum kiadási adatai, például a megjelenés helye, a kiadó neve, a kiadás éve, stb. (48. ábra). 48. ábra. Megjelenés helyének szerkesztése űrlapon Megjegyzések [ , , , , 518, , , 530, , 538, , ,550, 552, , , 565, 567, , , ] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadható, illetve módosítható a megjegyzések típusa és szövege (45. ábra, 46. ábra). 43

44 Elektronikus lelőhelyek [856] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadható, illetve módosítható a dokumentum elektronikus elérési lehetősége (49. ábra). Sorozatok [490, 830] 49. ábra. Elektronikus lelőhely szerkesztése űrlapon Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadhatók, illetve módosíthatók a sorozati adatok (50. ábra). 50. ábra. Sorozati adatok szerkesztése űrlapon 44

45 7.7 Példányadatok szerkesztése (Példányok fül) A bibliográfiai rekordok példányadatait a Példányok fül használatával rögzítheti, módosíthatja vagy törölheti. Ez a fül csak akkor jelenik meg a Katalogizáló modulban, ha már az aktuális adatbázisba mentette, és onnan újra betöltötte a rekordot. A munkaablakban egy táblázat jeleníti meg a dokumentum példányait, és megmutatja a kijelölt példányhoz tartozó letiltásokat és előjegyzéseket (51. ábra). A táblázat sorai a rekord 949-es hívójelű mezőinek, oszlopai pedig a 949-es mező almezőinek felelnek meg. A táblázat sorait az oszlopnevekre kattintva, egy vagy több (CTRL) szempont szerint rendezheti (lásd fejezet). Rendezés növekvő sorrendben 51. ábra. A Példányok fül munkaablaka A táblázat jobb oldalán tálható négy ikonnal létrehozhatja, szerkesztheti, törölheti és átmozgathatja más rekordhoz a kijelölt példányokat. A példányokon végrehajtott változtatások csak akkor válnak véglegessé, ha a (Mentés) ikonra kattint, vagy a Rekord/Mentés menüpontot használja. Így már a bibliográfiai rekord mentését megelőzően rögzítésre kerülnek a példányok módosításai az adatbázisban, és visszakereshetővé válnak az OPAC-ban. Ha mentés nélkül próbálja meg elvetni a rekordot, akkor a program figyelmezteti, hogy el fognak veszni a változtatások (52. ábra). 45

46 7.7.1 Új példány létrehozása 52. ábra. Rekord elvetése módosítás nélkül Az (Új, Új másolat) ikonra kattintva megjelenik a példányszerkesztő ablak, ahová beírhatja az új példány adatait (53. ábra). A példányszerkesztő ablak egy űrlap, amit ki kell töltenie. Alapértelmezés szerint az űrlap tartalmazza az összes lehetséges almező megnevezését, kódját és értékét. A megjelenő almezők és azok sorrendje a Beállítások/Szerkesztő menüpontban változtatható meg (949 almezők a példányszerkesztő ablakban) Az alapértelmezett érték a megfelelő adatbázis konfigurációjának felel meg. 53. ábra. Példányszerkesztő ablak új példány létrehozásakor Ha kijelöl egy sort, és így kér új példányt az (Új másolat) ikonnal, akkor a program a példányszerkesztő ablakba másolja a kijelölt példány adatait a $c, $e, $f és $z almezők kivételével. Így csak a szükséges módosításokat kell elvégeznie az új példány létrehozásához (ennek minden esetben kötelező eleme az új vonalkód megadása). További almezők másolása is letiltható a Katalogizáló modul konfigurációjában. 46

47 7.7.2 A példányszerkesztő űrlap kitöltése A megfelelő adatokat be kell gépelnie, de több esetben legördülő listából is választhat. (A vonalkódot természetesen vonalkód-leolvasóval is megadhatja.) A vonalkódot kötelező megadni. Új vonalkódot az (Új vonalkód generálása) ikonnal generálhat. Ha a megadott vonalkód már létezik az adatbázisban, akkor az OK gombra kattintva hibaüzenetet kap. Ha a legördítő nyíl melletti (Teljes lista ) ikonra kattint, akkor teljes listát kap az adott mezőbe beírható adatokról. A lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékeket és azok leírását. A legördülő listás helyeken is begépelheti a megfelelő értéket. Amikor továbblép, akkor az érték mellett automatikusan megjelenik annak leírása. A Példánytípus kiválasztása után a hozzá tartozó Kölcsönzési típust a program konfigurálástól függően automatikusan kitölti. Az Állandó lelőhely megadásával az Ideiglenes lelőhely is kitöltésre kerül. Ha a kettő nem egyezik, akkor az Ideiglenes lelőhely átírható. A példányadatok szerkesztését az OK gombbal hagyhatja jóvá. Ha adatbevitel, illetve adatmódosítás után a Mégsem gombra kattint, akkor megerősítést kér a program a változtatás nélküli kilépéshez (54. ábra). A változtatások mentés után válnak véglegessé Példányadatok módosítása A már létező példányok adatainak módosításához egy kattintással jelölje ki a sort, majd kattintson a (Szerkesztés) ikonra. Figyelem! A sor kiválasztása + gombra kattintás helyettesíthető dupla kattintással. Mindkét esetben a kijelölésnek megfelelő, kitöltött példányszerkesztő ablakot kapja, ahol végrehajthatja a változtatásokat. A módosítást az OK gombbal hagyhatja jóvá. Ha a Mégsem gombra kattint, akkor megerősítést kér a program a változtatás nélküli kilépéshez (54. ábra). A változtatások mentés után válnak véglegessé. 54. ábra. Kilépés a példányszerkesztőből változtatás nélkül Példányok törlése Létező példány törléséhez egy kattintással jelölje ki a sort, majd kattintson a (Törlés) ikonra. Egyszerre több példányt is törölhet úgy, hogy kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, és ezután kattint a (Törlés) ikonra. 47

48 A törlés művelet végrehajtásához megerősítést kér a program (55. ábra). Példány törlése csak úgy vonható vissza, hogy mentés nélkül elveti a rekordot, de ebben az esetben a rekordon végrehajtott összes változtatás elveszik. 55. ábra. Példány törlésének megerősítése Példányok átmozgatása másik rekordhoz Katalogizálás közben lehetősége van arra, hogy a szerkesztés alatt álló rekord egyes példányait másik rekordhoz rendelje hozzá. Erre például akkor van szükség, ha rekordokat szeretne összevonni. Az átmozgatás végrehajtása: 1. Jelölje ki a mozgatni kívánt példány sorát, és kattintson a (Példány mozgatása) ikonra! 2. Egyszerre több példányt is mozgathat úgy, hogy kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, és ezután kattint a (Példány mozgatása) ikonra. 3. A megjelenő ablakban adja meg annak a rekordnak az azonosítóját (Bib ID), amelyikhez szeretné átmozgatni a példányt (56. ábra)! 4. A művelet jóváhagyásához kattintson az OK gombra! Az átmozgatásra kijelölt példány adatai halványabbak lesznek a táblázatban. 5. A változtatások mentés után válnak véglegessé Letiltások, előjegyzések 56. ábra. Példány átmozgatása másik rekordhoz A példányok fül ablakában, a példányok táblázata alatt láthatók a kijelölt példányhoz tartozó letiltások és előjegyzések (51. ábra). Letiltást a Letiltások ablakrész (Új) ikonjával rendelhet a kijelölt példányhoz (például 330 Feldolgozás alatt, stb.). A megjelenő párbeszédablak legördülő listájában azok a letiltások jelennek meg, amelyek hozzáadásához jogosultsága van. Azt, hogy ki, milyen letiltást rendelhet a példányokhoz, a Corvina adminisztrációs moduljában lehet beállítani. A kijelölt példányhoz tartozó letiltást a (Törlés) ikonnal törölheti, ha van hozzá jogosultsága. Azt, hogy ki, milyen letiltást törölhet, a Corvina adminisztrációs moduljában lehet beállítani. 48

49 7.8 Rekord átemelése, mentése Rekord/Mentés Rekord/Átemelés Bibliográfiai rekordot a Rekord/Mentés menüponttal, vagy a (Mentés) ikonnal tud menteni. Alapértelmezés szerint a mentés arra a helyre történik, ahonnan a rekordot megnyitotta. A mentés helye mindig megjelenik a szerkesztőablak állapotsorában (57. ábra). Az mentés történhet: a számítógépen tárolt helyi fájlba, az adatbázis munkafájljába, online katalógusba. Ha online katalógusba ment, akkor bejelölheti, hogy egyúttal a MOKKÁ-ba (Magyar Országos Közös Katalógus) is bekerüljön-e a rekord (58. ábra). A mentés helye 57. ábra. A mentés helye 58. ábra. Mentés online katalógusba és a MOKKÁ-ba 49

50 7.8.1 Exception munkafájlok A rekordban előfordulhatnak olyan hibák, amelyek kizárják az adatbázisba való mentést. Ilyenkor az úgynevezett Exception munkafájlok egyikébe kerül a rekord (59. ábra). Innen is mint a többi munkafájlból a Rekord/Betöltés/adatbázis munkafájljából menüponttal töltheti be újra (lásd 7.1 fejezet). A hiba típusára abból lehet következtetni, hogy melyik Exception munkafájlba került a rekord. Exception10: a rekord, amit menteni próbál, régebbi dátumú, mint az online katalógusban található, ugyanolyan azonosítójú rekord. (régebbi rekorddal próbál újabbat felülírni). Exception11: formailag hibás bibliográfiai rekordok. Exception12: formailag hibás authority rekordok. Exception14: olyan rekordok, amelyeket nem sikerült a MOKKÁ-ba menteni. A saját katalógusba való mentés ettől függetlenül lehetett sikeres. Exception17: példányhibás rekordok. nincs, vagy hibás a példánytípus ($t), nincs, vagy hibás a lelőhely ($l). 59. ábra. Exception munkafájlok 50

51 Ha nem az állapotsorban megjelölt helyre szeretne menteni, akkor először át kell emelnie a rekordot a kívánt helyre Átemelés Rekord/Átemelés Ezzel a művelettel adhatja meg azt a helyet, ahová majd a rekordot menteni szeretné. A megadott hely megjelenik az állapotsorban (57. ábra). Az átemelés történhet: a számítógépen tárolt helyi fájlba, az adatbázis munkafájljába, online katalógusba. Átemelés helyi fájlba Rekord/Átemelés/helyi fájlba A Rekord/Átemelés/helyi fájlba menüponttal a saját számítógépén adhat meg egy helyet és egy fájlnevet. A rekordokat tároló helyi fájlok kiterjesztése általában.marc,.mrc vagy.mnb. Egy helyi fájl tetszőlegesen sok MARC rekordot tartalmazhat. A párbeszédablakban a Fájl kiválasztása gombra kattintva egy újabb ablak jelenik meg. Itt kell megadni a fájl helyét és nevét. Kiválaszthat egy már létező fájlt, vagy megadhat egy új fájlnevet. Ezután kattintson a Mentés gombra (60. ábra)! 60. ábra. Átemelés helyi fájlba fájlnév megadása A megadott fájl elérési útja és neve bekerül az Átemelés helyi fájlba ablakba. Ha a kiválasztott fájl már tartalmaz rekordokat, akkor azok listája is megjelenik. Az Átemelés gombra kattintva a mentés helye az állapotsorban is láthatóan a megadott helyi fájlra változik (61. ábra). 51

52 61. ábra. Átemelés helyi fájlba kiválasztott helyi fájl Átemelés adatbázis munkafájljába Rekord/Átemelés/adatbázis munkafájljába A bibliográfiai rekordok ideiglenes tárolására munkafájlokban van lehetőség. A munkafájlok az adatbázisban vannak, használatukhoz be kell jelentkezni. Minden felhasználó rendelkezhet saját munkafájllal, aminek neve meg kell egyezzen a felhasználó azonosítójával. Az aktuális adatbázis neve a munkaablak felső részén látható (62. ábra). A munkafájlokat minden bejelentkezett felhasználó láthatja, a teljes tartalmukkal együtt. A Rekord/Átemelés/adatbázis munkafájljába menüponttal megjelenő párbeszédablakban kijelölheti az aktuális adatbázis egy munkafájlját. Az Átemelés gombra kattintva a mentés helye az állapotsorban is láthatóan a megadott munkafájlra változik. A munkafájlok listája mellett található két ikonnal új munkafájlt lehet létrehozni, és munkafájlt lehet törölni, (ha van hozzá jogosultsága). Átemelés online katalógusba 62. ábra. Átemelés adatbázis munkafájljába Rekord/Átemelés/online katalógusba A Rekord/Átemelés/online katalógusba menüponttal az aktuális adatbázisba emelheti át a rekordot. Ezzel a művelettel a mentés helye az állapotsorban is láthatóan az aktuális adatbázisra változik. Az aktuális adatbázis a Corvina/Kapcsolódás adatbázishoz menüponttal változtatható meg. 52

53 Online katalógusba történő átemeléskor a program ellenőrzi, hogy a kijelölt adatbázisban van-e már ugyanilyen egyedi azonosítójú rekord. Ha igen, akkor megerősítést kér új azonosító létrehozására, vagy az eredeti megtartására (63. ábra). 63. ábra. Már létező azonosító az adatbázisban 7.9 Rekord törlése Rekord/Törlés Bibliográfiai rekordot a Rekord/Törlés menüponttal, vagy a (Törlés) ikonnal tud törölni. Az online katalógusban lévő rekord csak akkor törölhető, ha nem rendelkezik példányadatokkal, és nincsenek egyéb kapcsolatai sem. (Például nem tartozik hozzá ACQ modullal rögzített megrendelés.) Rekord törléséhez először ki kell törölnie, vagy másik rekordhoz kell rendelnie a rekord példányait. Az egyes felhasználók törlési jogosultsága a Corvina adminisztrációs moduljában állítható be. Ha a rekord valamilyen okból/valamiért nem törölhető, akkor a menü és az ikon is halványabb, inaktív. Ha a kurzort rövid ideig az ikon fölött mozdulatlanul tartja, akkor további információ jelenik meg arról, hogy miért nem aktív az ikon Rekord elvetése Rekord/Elvet A bibliográfiai rekord szerkesztését a Rekord/Elvet menüponttal, vagy az (Elvet) ikonnal fejezheti be mentés nélkül. Ha a rekordon nem változtatott, azaz állapota nem módosított, akkor a műveletet automatikusan elvégzi a program. Ha a rekord módosított, akkor az elvetéssel elvesznek a változtatások, ezért végrehajtásához megerősítésre van szükség (64. ábra). Figyelem! Ha példányadatokat módosított, és a Példányok fül ablakában már végrehajtotta a mentést, akkor a rekord elvetése már nem lesz hatással a mentett példányokra. 64. ábra. Módosított rekord elvetése 53

54 7.11 Műveletek authority rekordokkal Authority ellenőrzés Authority/Authority ellenőrzés A katalógusban az ún. besorolási adatok feladata az, hogy lehetővé tegyék a rekordok rendezését és visszakeresését. A besorolási adat tehát a bibliográfiai rekordok rendező eleme, általában a következő hívójelű mezők tartalma: 100, 110, 111, 130, 240, 400, 410, 411, 440, 600, 610, 611, 630, 650, 651, 700, 710, 711, 730, 800, 810, 811, 830. A besorolási adat részei: rendszó, egyéb elem és kiegészítő adat. A besorolási adatnak azt a részét, amelyik a rendezés szempontjából elsődleges, rendszónak nevezzük. A dokumentumokban az egyes adatok többféle változatban szerepelhetnek, ezért a besorolási adatokat általában egységesített formában kell megadni ahhoz, hogy egyértelműen azonosíthatók legyenek a katalógusban. Az egységesítés a besorolási adatok rögzített formában történő tárolása. A Corvina rendszer az egységesített adatokat authority rekordokban tárolja. Az authority ellenőrzés az Authority/Authority ellenőrzés menüponttal hajtható végre. A program átvizsgálja, hogy az authority fájlokban tárolt egységesített alakok között létezik-e már olyan, amelyik megegyezik a szerkesztés alatt álló bibliográfiai rekord egyes besorolási adataival. Ha az authority fájlokban megtalálja a rekordban szereplővel megegyező egységesített alakot, akkor azzal automatikusan feloldja, azaz hozzárendeli az authority rekordhoz a bibliográfiai rekordot. Azokat a besorolási adatokat, amelyekhez nem talál megfelelő egységesített alakot, egy új ablakban jeleníti meg, feloldatlan mezőként (65. ábra). Az authority rekordok két authority fájlban találhatók: helyi fájlban: bibliográfiai rekordhoz kapcsolódó authority rekordok, háttér fájlban: bibliográfiai rekordokhoz nem kapcsolódó authority rekordok. 65. ábra. Feloldatlan besorolási adatok 54

55 Feloldás A feloldatlan mezők között lehet olyan besorolási adat, amihez hasonlót sem talál a program, olyan besorolási adat, amelyekhez hasonlót ugyan talál, de nem teljesen egyezik meg vele, eltér például mezőkódban, indikátorban, tárgyszórendszerben, központozásban, diakritikus jelekben, stb. Ha egy ilyen feloldatlan mezőt kijelöl az Authority feloldás ablakban (65. ábra), akkor a Jelöltek listájában megtekintheti a program által feloldásra javasolt authority rekordokat, forrásukat és azt, hogy miben térnek el a feloldatlan mezőtől (66. ábra). Ha a felkínált jelölt a háttérfájlban található, akkor kék színű karakterekkel jelenik meg a listában. Ha a Jelöltek között van teljesen megfelelő, akkor jelölje ki és kattintson a Feloldás gombra! Figyelem! A kijelölés + gombra kattintás helyettesíthető dupla kattintással. Eltérések 66. ábra. Feloldatlan besorolási adatok feloldásra javasolt authority rekordokkal Ha a programnak nincs javaslata, vagy a Jelöltek között nem talál megfelelőt, akkor hajtsa végre a következő lépéseket: 1. Kattintson a Jelölt keresés, létrehozás és feloldás gombra Megjelenik az Authority feloldás ablak A beviteli mezőbe bekerül a feloldásra váró adat A táblázatban a hozzá abc sorrendben legközelebbi authority rekordra ugrik a program. 2. Ellenőrizze, hogy van-e a listában (a helyi, esetleg a háttér authority fájlban) olyan authority rekord, amelyik alkalmas a feloldásra Ha talált ilyen rekordot, és az teljesen megfelelő, akkor jelölje ki, kattintson a Feloldás gombra Ha talált megfelelő rekordot, de azt valamilyen formai vagy tartalmi hiba miatt szerkeszteni kell, akkor jelölje ki, kattintson a Szerkesztés gombra, 55

56 hajtsa végre a szükséges változtatásokat, mentse el a rekordot, majd az Authority feloldás ablakban kattintson a Frissítés gombra, ezután pedig kattintson a Feloldás gombra! (Ügyeljen arra, hogy maradjon kijelölve a megfelelő rekord!) 2.3. Ha nem talál megfelelőt a már létező authority rekordok között, akkor kattintson a Létrehozás és feloldás gombra, szerkessze meg az új authority rekordot, és mentse el. A mentéssel együtt megtörténik a mező feloldása is. Figyelem! Ha korábban már készített authority rekord sablont (lásd 7.3 fejezet), akkor csak mentenie kell a rekordot szerkesztés nélkül. A kijelölés + gombra kattintás helyettesíthető dupla kattintással. Az authority ellenőrzés sikerességéről üzenetet küld a program (67. ábra). 67. ábra. Sikeres authority ellenőrzés Authority rekordok kezelése Authority/Authority rekordok kezelése Új authority rekord létrehozása Új authority rekordot többféleképpen lehet létrehozni: 1. Rekord/új rekord menüpont, 2. (Új rekord) ikon, 3. Authority/Authority kezelése menüpont, Létrehozás gomb, 4. Authority/Authority beszúrása menüpont, Létrehozás gomb, 5. Authority/Authority cseréje menüpont, Létrehozás gomb. Az első két esetben, egy párbeszédablakban meg kell adnia (68. ábra), hogy authority rekordot szeretne létrehozni, és az névként, tárgyszóként használható, átemeli-e adatbázisba a rekordot, ha átemeli, akkor kér-e hozzá új azonosítót. vagy címként lesz 56

57 Authority rekordok keresése 68. ábra. Új authority rekord létrehozása Ahhoz, hogy műveletet tudjon végrehajtani egy már létező authority rekorddal, meg kell azt keresnie az adatbázis authority fájljaiban. A keresés menete a következő: 1. a kívánt műveletnek megfelelően kattintson az Authority/Authority kezelése, Authority/Authority beszúrása és Authority/Authority cseréje menüpontok valamelyikére. A megjelenő párbeszédablak táblázatos formában tartalmazza az aktuális adatbázis egységesített besorolási adatait, azok forrását, létrehozásuk, vagy módosításuk dátumát, és az esetleges tárgyszórendszer kódját. 2. jelölje meg, hogy a helyi, vagy a háttérfájlban szeretne keresni, 3. a beviteli mezőbe írja be a keresendő besorolási adatot, vagy annak kezdő karaktereit, 4. ha csak bizonyos típusú besorolási adatok között szeretne keresni, akkor a Szűrő gombbal szűkítse le a táblázatban szereplő mezőket (69. ábra). Tegyen pipát azoknak az adattípusoknak a kijelölő négyzetébe, amelyek között keresni szeretne. A Minden gomb az összes típust kijelöli, a Semmi gomb az összes kijelölést megszünteti, a Fordít gomb pedig az összes kijelölést az ellenkezőjére változtatja. 5. nyomja meg az Enter billentyűt, vagy kattintson a Frissítés gombra. 69. ábra. Mezők kiválasztása authority rekordok keresésekor 57

58 Ekkor a Katalogizáló modul az authority mezőket tartalmazó listában a beviteli mezőben található karaktersorozathoz abc szerint legközelebbi sorra ugrik, és kijelöli azt. A munkaablakban található Előző 10 és Következő 10 gombokkal értelemszerűen vissza vagy előre lapozhat a találati listában. A Frissítés gombbal mindig a beviteli mezőben található karaktersorozatnak megfelelő helyre ugrik a program. A korábbi keresések listája a beviteli mező melletti nyíllal legördíthető. Figyelem! Ha a szerkesztés alatt álló bibliográfiai rekordban kijelöl egy karaktersorozatot, akkor az automatikusan bekerül az Authority kezelése, Authority beszúrása és Authority cseréje ablakok beviteli mezőjébe. Kijelölés: Karaktersorozat: egér bal gombjával, vagy a SHIFT billentyűt lenyomva tartása mellett, a kurzormozgató billentyűkkel. Almező: dupla kattintás. Mező: háromszoros kattintás Authority rekordok szerkesztése Ha már létező authority rekordot szeretne szerkeszteni (70. ábra), akkor a következő lehetőségek közül választhat: 1. OPAC modul, Böngészés, majd Szerkesztés gomb, 2. Authority/Authority kezelése menüpont, Szerkesztés gomb, 3. Authority/Authority beszúrása menüpont, Szerkesztés gomb, 4. Authority/Authority cseréje menüpont, Szerkesztés gomb. Mind a négy esetben először meg kell keresnie, és ki kell jelölnie a szerkeszteni kívánt rekordot a menüponttal megjelenő párbeszédablakban (lásd fejezet). 70. ábra. Szerkesztendő authority rekord A változtatásokat a (Mentés) ikonnal, vagy a Rekord/Mentés menüponttal véglegesítheti, illetve az (Elvet) ikonnal, vagy a Rekord/Elvet menüponttal elvetheti. 58

59 Az elmentett authority rekordok módosított adatai akkor válnak láthatóvá a táblázatban, ha a Frissítés gombra kattint. Megjegyzés: authority rekord szerkesztésére az Authority feloldás ablakban is lehetősége van, ugyancsak a Szerkesztés gombbal. Authority rekordok egyes adatainak szerkesztését végezheti űrlapok segítségével is. A rekordfej és a tájékoztató adatmezők tartalmának űrlapos szerkesztését a Rekordfej fül, az authority tételfej és az utalók űrlapos szerkesztését pedig az Authority fül teszi lehetővé. Authority rekord Rekordfej fül A Rekordfej fül párbeszédablakában egy-egy beviteli mező előtt mindig megjelenik a neki megfelelő magyar elnevezés, és általában a hívójel és pozíció, amire vonatkozik (72. ábra). Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg. Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy a Rekordfej fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban, tartalma pedig attól függően változik, hogy az authority rekord névként, tárgyszóként vagy címként lesz használható. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől. Az űrlap kitöltése A megfelelő négyzetek kijelölésével meg kell adnia, hogy az authority rekord névként, tárgyszóként vagy címként lesz használható. Ha a legördítő nyíl melletti (Teljes lista ) ikonra kattint, akkor teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról. A lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját (71. ábra). A beviteli mezőket csak a legördülő lista, vagy a teljes lista használatával töltheti ki. 71. ábra. Teljes lista - rekord státusza 59

60 Teljes lista Kijelölő négyzetek Legördítő nyíl Authority rekord Authority fül 72. ábra. Authority rekord Rekordfej fül Az authority tételfejet és utalókat az Authority fül párbeszédablakában szerkesztheti űrlapos formában. Az adatok táblázatos formában jelennek meg a szerkesztőterületen. A táblázat címe tartalmazza a tételfej és utalók mezőinek hívójelét (73. ábra). A táblázatok sorait az oszlopnevekre kattintva, egy vagy több (CTRL) szempont szerint rendezheti (lásd fejezet). Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy az Authority fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől. 60

61 Az űrlap kitöltése 73. ábra. Authority rekord Authority fül Bizonyos esetekben, értelemszerűen be kell gépelnie a megfelelő adatot (például rendszó szövege, altárgyszavak), de sokszor legördülő listából kell választania. A szürke hátterű beviteli mezőket csak a legördülő listát használva töltheti ki. A táblázatok melletti ikonokkal módosíthatja a táblázatok tartalmát. Ha kijelöl egy sort a táblázatban, akkor megváltozik az ikonok aktivitása és az ikon által megjelenített párbeszédablak kitöltöttsége. Kijelölés nélkül Új tételfej vagy utaló (kitöltetlen) Inaktív Inaktív Kijelöléssel Új tételfej vagy utaló (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Szerkesztés (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Törlés A táblázatok sorait dupla kattintással is betöltheti szerkesztésre. Egyszerre több sort is törölhet a táblázatokból úgy, hogy kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, és ezután kattint a megerősítést kér a program (74. ábra). (Törlés) ikonra. A törlés végrehajtásához 74. ábra. Törlés megerősítése 61

62 A kötelező adatok kitöltésére figyelmezteti a program (75. ábra). 75. ábra. Figyelmeztetés kötelező adat hiányakor A legördítő nyíl melletti (Teljes lista ) ikonra kattintva teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról (76. ábra). a lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját (például személynév típusa, 77. ábra), a kiválasztás egy kattintás, majd OK gombbal, vagy dupla kattintással hajtható végre; 76. ábra. Teljes lista ikon 77. ábra. Teljes lista - személynév típusa Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban hozhatja létre, illetve módosíthatja a tételfejet és az utalókat (78. ábra). 62

63 Több altárgyszó megadása 78. ábra. Tételfej vagy utaló szerkesztése Meg kell adnia a szintet, a típust, a rendszót és az altárgyszavakat (79. ábra). Figyelem! Altárgyszóból típusonként többet is megadhat úgy, hogy a beviteli mezőben egymás alá írja be őket (78. ábra). 79. ábra. Új tételfej vagy utaló szintje és típusa 63

64 Az authority típusától függően további adatokat kell megadnia a következő esetekben: Típus Egységesített és sorozati cím Rendezvénynév, Testületi és közigazgatási név Személynév Új adat A rendezésből kihagyandó karakterek száma (80. ábra) Testületi vagy rendezvénynév típusa (81. ábra) Személynév típusa (82. ábra) 80. ábra. A rendezésből kihagyandó karakterek száma 81. ábra. Testületi vagy rendezvénynév típusa 82. ábra. Személynév típusa 64

65 Ha a program mentéskor több tételfejet (1XX mező) talál a rekordban, akkor nem végzi el a mentést, hanem hibaüzenetet küld (83. ábra). 83. ábra. Több tételfej az authority rekordban Authority rekordok helyettesítése Katalogizálás közben szüksége lehet arra, hogy bizonyos authority rekordokat összevonjon, azaz egy vagy több authority rekordot egy másikkal helyettesítsen. A helyettesítés menete a következő: 1. kattintson Authority/Authority kezelése menüpontra (85. ábra), 2. keresse meg a helyettesíteni kívánt authority rekordokat (lásd fejezet), és jelölje ki őket, 3. kattintson a Helyettesítés gombra, 4. keresse meg azt az authority rekordot, amelyikkel az előzőt helyettesíteni szeretné, és jelölje ki, 5. kattintson ismét a Helyettesítés gombra, 6. a megjelenő Megerősítés párbeszédablakban ellenőrizze, hogy az összevonni kívánt authority rekordok kerültek-e kijelölésre, a megfelelő sorrendben (84. ábra), 7. a legördülő listában válassza ki, hogy végrehajtja (IGEN) a cserét vagy NEM, 8. kattintson az OK gombra! 84. ábra. Authority rekordok összevonásának megerősítése A helyettesített authority rekordhoz kapcsolt bibliográfiai rekordokat a helyettesítő authority rekordhoz rendeli a program. Helyettesítés után mivel már nem kapcsolódik hozzá bibliográfiai rekord a lecserélt authority rekord a helyi authority fájlból a háttérfájlba kerül, ahonnan célszerű törölni (lásd fejezet). Az Authority rekordok kezelése ablakot a Bezárás gombbal zárhatja be. 65

66 85. ábra. Authority rekordok kezelése Authority rekordok beszúrása Ha az adatbázisban már létező besorolási adatot szeretne beszúrni a szerkesztés alatt álló bibliográfiai rekordba, akkor 1. válassza az Authority/Authority beszúrása menüpontot, 2. keresse meg a beszúrni kívánt besorolási adatot (lásd fejezet), és jelölje ki, 3. kattintson a Beszúr gombra (86. ábra)! 66

67 86. ábra. Authority beszúrása Beszúrás után a párbeszédablak mindaddig nyitva marad, amíg a Mégsem gombra nem kattint, így újabb keresés és kijelölés után további besorolási adatokat szúrhat be a bibliográfiai rekordba. Bizonyos egységesített adatok több mezőbe is kerülhetnek a bibliográfiai rekordban, ezért beszúrás előtt ki kell választani, hogy melyik mező legyen ez (87. ábra). 87. ábra. Authority beszúrása több lehetséges mező 67

68 Ha a kiválasztott besorolási adat utalóként szerepel a listában (hívójele 5XX), akkor választania kell, hogy a hozzá tartozó egységesített (1XX) alakot kívánja beszúrni, vagy nem (88. ábra). 88. ábra. Egységesített alak beszúrása 5XX hívójelű utaló esetén Authority rekordok cseréje A szerkesztés alatt álló bibliográfiai rekord authority ellenőrzés alá eső mezőit lecserélheti egy másik az adatbázisban már létező besorolási adatra. 1. Jelölje ki azt a mezőt, amelyiket szeretné lecserélni (lásd 6.1 fejezet) 2. válassza az Authority/Authority cseréje menüpontot, 3. keresse meg a beszúrni kívánt besorolási adatot (lásd fejezet), és jelölje ki, 4. kattintson a Cserél gombra (89. ábra)! 89. ábra. Authority rekordok cseréje Bizonyos egységesített adatok több mezőbe is kerülhetnek a bibliográfiai rekordban, ezért csere előtt ki kell választani, hogy melyik mező legyen ez (87. ábra). 68

69 Authority rekord törlése Authority rekord csak akkor törölhető, ha a háttérfájlban van, azaz nem kapcsolódik hozzá bibliográfiai rekord. A törlés végrehajtására több lehetősége van: 1. Authority/Authority kezelése menüpont, Háttér, Törlés gomb (90. ábra), 2. Authority/Authority beszúrása menüpont, Háttér, Törlés gomb, 3. Authority/Authority cseréje menüpont, Háttér, Törlés gomb. Mind a négy esetben először meg kell keresnie, és ki kell jelölnie a törölni kívánt rekordokat a megjelenő párbeszédablakban (lásd fejezet). Egyszerre több rekord is törölhető, ha kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett. 90. ábra. Authority rekord törlése 69

70 7.12 Bibliográfiai rekordok összevonása Katalogizálás közben előfordulhat, hogy bibliográfiai rekordokat kell összevonnia. Erre például akkor lehet szüksége, hogyha ugyanazon dokumentum egyes példányait különböző bibliográfiai rekordokban mentették az adatbázisba. Ilyenkor a dokumentum összes példányát egy rekordhoz kell hozzárendelni, majd törölni kell a példányok nélküli, feleslegessé vált rekordokat. Az összevonás menete: 1. Másolja vágólapra annak a bibliográfiai rekordnak az azonosítóját, amit szeretne meghagyni az adatbázisban. (Kijelölés után CTRL-C vagy Gyorsmenü/Másolás), 2. töltse be szerkesztésre a törlendő bibliográfiai rekordot, 3. mozgassa át az összes példányát a meghagyni kívánt rekordhoz (lásd fejezet), 4. törölje a rekordot (lásd 7.9 fejezet)! Ha kettőnél több bibliográfiai rekordot szeretne összevonni, akkor minden törlendő rekorddal hajtsa végre a fenti műveletsort. Az összevonással egy bibliográfiai rekordhoz rendeli a dokumentum összes példányát. Ezzel a módszerrel vonhatja össze például az adatbázisba bekerült duplum rekordokat. Figyelem! A művelet végrehajtása közben ne hajtson végre kivágás vagy másolás műveleteket, mert ezzel kitörli a rekord azonosítóját a vágólapról. 70