e) hozzájárul tevékenységével a képviselőcsoportok működésének biztosításához. 2. A Közgyűlés bizottságai működésével kapcsolatban: a) gondoskodik a

Átírás

1 6/2005. sz. együttes polgármesteri és jegyzői utasítás Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Ügyrendje Hatályos: március 1. Változat. 6. Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban: Hivatal) ügyrendjét a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) és a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény (továbbiakban: Ktv.), Debrecen Megyei Jogú Város Közgyűlésének (továbbiakban: Közgyűlés) Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) és szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 17/2000. (V. 1.) Kr. rendelete (továbbiakban: SZMSZ) alapján, valamint a hatályos polgármesteri és jegyzői, polgármesteri, jegyzői utasításokra, szabályzatokra figyelemmel, az ISO 9001 és a CAF minőségbiztosítási rendszerben foglaltakra tekintettel az alábbiak szerint állapítjuk meg: Vastag, dőlt betűvel szedve a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, vékony betű az Utasítás szövege. I. fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Hivatal a polgármester irányításával, a jegyző vezetésével egységes szervezetként működik, ennek keretében ellátja: - az önkormányzati döntések előkészítését, és azok végrehajtását; - a Közgyűlés és szervei (a polgármester, a bizottságok, az eseti bizottság, a munkacsoport, a településrészi önkormányzat /továbbiakban: részönkormányzat/) működésével kapcsolatos feladatokat; - a jogszabályokban a Közgyűlés, a polgármester, a jegyző részére előírt közigazgatási ügyek döntésre való előkészítését és végrehajtását. - az anyakönyvvezető, a gyámügyi és a szabálysértési ügyintéző részére előírt közigazgatási feladatokat 2. A Hivatal elnevezése: Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala. Székhelye: Debrecen, Piac u. 20. Telephelyek: Debrecen, Kálvin tér 11. Debrecen-Józsa Felsőjózsai út 9. Hatvan u.23. Iparkamara u. 2. Péterfia u A Hivatal illetékessége Debrecen Megyei Jogú Város közigazgatási területére terjed ki. A jegyző körzetközponti és kiemelt építésügyi, gyámügyi hatósági feladatokat ezen túl is ellát más településeken a jogszabályokban meghatározottak szerint. 4. A Hivatal feladatát és hatáskörét az Ellenőrzési Osztály, valamint főosztályok útján látja el

2 osztályok és csoportok szerinti tagozódásban. 5. A Hivatal költségvetési szerv, melynek vezetője a jegyző. Költségvetési számlaszáma: Számlavezetője: OTP Bank Rt. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés rendjéről együttes polgármesteri és jegyzői utasítás intézkedik. 6. A polgármester a Közgyűlés döntései szerint, valamint saját önkormányzati és közigazgatási feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben irányítja a Hivatalt. A jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a Hivatal feladatait az Önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában. A jegyző javaslatára előterjesztést tesz a Közgyűlésnek a Hivatal belső szervezeti tagozódásának, ügyfélfogadásának és munkarendjének szabályozására. 7. A jegyző vezeti a Hivatalt, megszervezi annak munkáját. Ennek keretében: a) gondoskodik a Közgyűlés és szervei működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról; b) gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselői, ügykezelői (a továbbiakban együtt: köztisztviselői) és munkavállalói tekintetében, az egységes közszolgálati szabályzat és a munkáltatói intézkedésekről szóló jegyzői utasítás szerint, c) előkészíti döntésre a polgármester hatáskörébe tartozó közigazgatási ügyeket; d) dönt azokban a hatósági jogkörökben, melyeknek gyakorlását a polgármester ráruházza; e) részt vesz tanácskozási joggal a Közgyűlés és bizottságai ülésein; f) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben; g) előkészíti a polgármester tekintetében a munkáltatói intézkedéseket; h) előkészíti az alpolgármesterek és a politikai tanácsadók tekintetében a polgármester munkáltatói intézkedéseit. 8. A Hivatal szervezeti felépítésének rendjét a Közgyűlés az SZMSZ-ben állapítja meg. 9. A Hivatalt a jegyző képviseli. Távolléte, vagy akadályoztatása esetén ezt az aljegyző látja el. A jegyző és az aljegyző együttes távolléte, vagy akadályoztatása esetén helyettesítésüket a Hivatal vezetése tekintetében a Szervezési és Jogi Főosztály vezetője látja el. A jegyző képviselettel esetenként mást is megbízhat. II. fejezet A HIVATAL FELADATAI A Hivatal tevékenysége a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, az eseti bizottság, a munkacsoport, a helyi kisebbségi önkormányzatok, a helyi önkormányzati képviselők, valamint a polgármester, az alpolgármesterek, a tanácsnok(ok), a jegyző, az aljegyző, (továbbiakban: tisztségviselők) munkája eredményességének elősegítésére irányul. Ellátja a jogszabályokban és a Közgyűlés rendeleteiben, határozataiban, valamint a hatályos polgármesteri, jegyzői és együttes utasításokban, szabályzatokban meghatározott egyéb feladatokat, melyek különösen a következők: 1. A Közgyűlés tevékenységével kapcsolatban: a) szakmailag előkészíti a határozati javaslatokat, a rendelettervezeteket, a közgyűlési előterjesztéseket; beszámolókat, tájékoztatókat, b) nyilvántartja a Közgyűlés döntéseit; c) szervezi a Közgyűlés döntéseinek végrehajtását és részt vesz annak ellenőrzésében; d) ellátja a Közgyűlés munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat;

3 e) hozzájárul tevékenységével a képviselőcsoportok működésének biztosításához. 2. A Közgyűlés bizottságai működésével kapcsolatban: a) gondoskodik a bizottságok ügyviteli feladatainak ellátásáról, s ennek keretében biztosítja a feladat jellegének megfelelően a bizottságok működéséhez szükséges feltételeket; b) végzi a bizottsági előterjesztések, jelentések, beszámolók és egyéb anyagok szakmai előkészítését; c) tájékoztatást nyújt a bizottságok kezdeményezéseinek megvalósítási lehetőségeiről, figyelemmel a polgármester és a jegyző utasításaira; d) szakmailag véleményezi - felkérésre - a bizottságokhoz érkező kérelmeket, javaslatokat; e) szervezi a bizottsági döntések végrehajtását, és részt vesz annak ellenőrzésében; f) véleményezi a bizottság határozatainak törvényességét, és ha jogszabálysértést észlel, az Ötv. 36. (3) bekezdésében foglaltak szerint köteles azt a bizottságnak a jegyző útján - jelezni; g) kezeli a bizottságok iratait az ügyiratkezelésre vonatkozó szabályok szerint, nyilvántartja határozataikat. 3. A részönkormányzat működésével kapcsolatban: a) gondoskodik a részönkormányzat ügyviteli feladatainak ellátásáról; s ennek keretében biztosítja a működéshez szükséges feltételeket, b) végzi a részönkormányzati előterjesztések, határozati javaslatok szakmai előkészítését, c) tájékoztatást nyújt a részönkormányzat kezdeményezéseinek megvalósítási lehetőségeiről, figyelemmel a polgármester és a jegyző utasításaira, d) véleményezi a részönkormányzat határozatainak törvényességét, és ha jogszabálysértést észlel, az Ötv. 36. (3) bekezdésében foglaltak szerint köteles azt a részönkormányzatnak a jegyző útján - jelezni; e) szervezi a részönkormányzati döntések végrehajtását, és részt vesz annak ellenőrzésében, f) kezeli a részönkormányzat iratait az ügyiratkezelésre vonatkozó szabályok szerint, nyilvántartja határozatait. 4. Az eseti bizottság működésével kapcsolatban: gondoskodik a meghatározott feladattól függően - a bizottság működésével kapcsolatos 2.) pontban foglaltakat megfelelően alkalmazva - az ügyviteli feladatok ellátásáról. 5. A munkacsoport működésével kapcsolatban: gondoskodik a meghatározott feladattól függően a vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői utasítás alapján az ügyviteli feladatok ellátásáról és a köztisztviselő tag munkafeltételeinek biztosításáról. 6. A helyi önkormányzati képviselők képviselői munkájával kapcsolatban: a) megadja a képviselők munkájához szükséges tájékoztatást; b) biztosítja részükre a képviselői munkájukhoz szükséges adminisztratív közreműködést, a képviselők közérdekű ügyekben tett kezdeményezései esetén intézkedik, ennek keretében az illetékes főosztályvezető a képviselőnek 15 napon belül köteles érdemi választ adni. 7. A tisztségviselők munkájával kapcsolatban: a) előkészíti a döntésüket, szervezi azok végrehajtását; b) segíti a Közgyűlés munkájával és a Hivatal vezetésével, irányításával kapcsolatos tevékenységüket.

4 8. A hatósági munkával kapcsolatban: a) gyakorolja a jogszabályokban meghatározott, a Közgyűlés, a polgármester, illetve a jegyző által kijelölt feladatokat. b) előkészíti döntésre a Közgyűlés, polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó önkormányzati és közigazgatási ügyeket; c) felvilágosítást ad az ügyfelek részére; d) továbbítja a hatáskörrel rendelkező illetékes szervnek a Hivatalhoz érkezett iratokat, ha megállapítható, hogy az adott ügyben nincs hatásköre, vagy nem illetékes; e) tisztázza a határozathozatalhoz szükséges tényállást. Ha ehhez a rendelkezésre álló adatok nem elegendőek, hivatalból vagy kérelemre bizonyítási eljárást folytat le. f) kiadja a hatósági bizonyítványt tény, állapot vagy egyéb adat igazolására; g) kiállítja törvényben, kormányrendeletben vagy önkormányzati rendeletben meghatározott esetekben az ügyfél adatainak vagy jogainak rendszeres igazolására szolgáló hatósági igazolványt; h) nyilvántartja hatósági nyilvántartás keretében a jogszabályban meghatározott adatokat; i) felterjeszti fellebbezés vagy ügyészi óvás esetén véleményes javaslatával az ügyben keletkezett iratokat az illetékes szervhez; j) intézkedik adóhatóságként, illetőleg közigazgatási végrehajtó szervként a döntések végrehajtásának elrendeléséről, pénzbefizetés, késedelmi pótlék behajtásáról, meghatározott cselekmény végrehajtásáról, meghatározott ingóság kiadásáról, külföldi határozat végrehajtásáról illetve a végrehajtás felfüggesztéséről, szükség esetén biztosítási intézkedések végrehajtásáról; 9. Az Önkormányzat intézményeinek, gazdasági társaságainak, (köz)alapítványainak irányítására, ellenőrzésére vonatkozó közgyűlési döntések, valamint az együttes polgármesteri és jegyzői utasítások alapján szakmai segítő tevékenységet folytat, az intézményvezetők feletti munkáltatói jog gyakorlója részére a döntéseket előkészíti. 10. Elősegíti a Közgyűlés és a tisztségviselők külső kapcsolatrendszerének (pl.: minisztériumok, közigazgatási és érdekképviseleti szervek) működtetését, ideértve a sajtóval való együttműködést. 11. Közreműködik a helyi kisebbségi önkormányzatokkal kötött megállapodások végrehajtásában. 12. Közreműködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerűsítésében, a hivatali munka hatékonyságát, egyszerűsítését elősegítő munkaszervezés kialakításában. 13. Gondoskodik az adatvédelemmel és informatikával kapcsolatos feladatok ellátásáról. 14. Közreműködik a hivatali feladatellátáshoz szükséges költségvetés tervezésében, annak előkészítésében, valamint a költségvetés hatékony és gazdaságos végrehajtásában. 15. Közreműködik az országgyűlési és helyi önkormányzati képviselők, a polgármester, a részönkormányzat, a helyi kisebbségi önkormányzatok, valamint az európai parlamenti képviselők választásával (továbbiakban: választás) kapcsolatos feladatok ellátásában. 16. Közreműködik az országos és helyi népszavazás, valamint népi kezdeményezés (továbbiakban: népszavazás) előkészítésében és az azzal kapcsolatos feladatok ellátásában. 17. A Hivatal szervezeti egységei feladatkörüket érintően ellátják: a) az ügyfélszolgálatból és ügyfélfogadásból adódó feladatokat, b) panaszügyek, közérdekű bejelentések intézését,

5 c) közbeszerzések szakmai előkészítését, d) pályázati eljárásokban való közreműködést, e) az Önkormányzat és a Hivatal képviseletét bíróságok és más hatóságok előtt, f) a kiadandó jegyzői, polgármesteri és együttes vezetői utasítások előkészítését, g) jogszabály módosítások kezdeményezésének előkészítését, 18. Biztosítja a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, az eseti bizottságok, a munkacsoport és hivatali működéshez szükséges technikai és egyéb feltételeket. 19. Közreműködik a város védelmi funkciójának ellátásában. 20. Ellátja az ISO 9001 és a CAF minőségbiztosítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. III. fejezet TISZTSÉGVISELŐK Polgármester A polgármester feladatát és hatáskörét alapvetően az Ötv., a vonatkozó jogszabályok, valamint az SZMSZ határozza meg. A Közgyűlés működésével kapcsolatos feladatai a következők: 1. Képviseli a Közgyűlést. 2. Összehívja és vezeti annak üléseit. 3. Beszámol a reá átruházott hatáskörök gyakorlásáról. 4. Figyelemmel kíséri az interpellációk és képviselői kérdések megválaszolását, illetőleg az ezekkel kapcsolatos intézkedéseket. 5. Segíti a helyi önkormányzati képviselők munkáját. 6. Aláírja a Közgyűlés rendeleteit, valamint a Közgyűlés üléseiről készített jegyzőkönyveket. 7. Ellenőrzi a Közgyűlés rendeleteinek és határozatainak végrehajtását. 8. Intézkedik a Közgyűlés, annak bizottságai, az alpolgármesterek jelzései alapján, ha a Hivatal tevékenységében a Közgyűlés álláspontjától, céljaitól való eltérést, az önkormányzati érdekek sérelmét vagy a szükséges intézkedés elmulasztását észleli. 9. Ha a Közgyűlés döntését az Önkormányzat érdekeit sértőnek tartja, ugyanazon ügyben egy alkalommal kezdeményezi a döntés ismételt megtárgyalását. 10. Felfüggesztheti a bizottság, a részönkormányzat döntésének végrehajtását, ha az ellentétes a Közgyűlés határozatával vagy sérti az Önkormányzat érdekeit. 11. Koordinálja az Önkormányzat nemzetközi kapcsolatait, és évente tájékoztatja a Közgyűlést a kapcsolatok alakulásáról. 12. Indítványozhatja kötelező jelleggel bizottság összehívását. A Hivatal működésével kapcsolatos feladatai a következők: 1. Meghatározza - a jegyző javaslatainak figyelembevételével - a Hivatal feladatait az Önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában.

6 2. Dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt közigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, az előkészítéssel kapcsolatosan a Hivatalt feladattal bízhatja meg, egyes hatósági hatásköreit a jegyzőre ruházhatja. 3. Gyakorolja a munkáltatói jogokat a politikai tanácsadók és az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármesterek, a jegyző és az intézményvezetők tekintetében. 4. Közgyűlési előterjesztést nyújt be - a jegyző javaslatára - a Hivatal szervezeti felépítéséről, munka- és ügyfélfogadási rendjének meghatározásáról. 5. Polgármesteri valamint együttes polgármesteri és jegyzői utasításokkal szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyekben a feladatellátás, hatáskör átruházás és kiadmányozás rendjét. 6. Ellátja a város védelmi funkciójából adódó feladatait, eljár a számára meghatározott polgárvédelmi hatáskörökben. 7. Ellátja az ISO 9001 és CAF minőségbiztosítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. Alpolgármesterek Az alpolgármesterek feladatai a következők: 1. Ellátják mindazon feladatokat, amellyel a polgármester megbízza őket. 2. Koordinálják az önkormányzati ügyekben a Hivatal munkáját, kapcsolatot tartanak hatóságokkal, más önkormányzati, állami, társadalmi és érdekképviseleti szervekkel. 3. Felelősek a Közgyűlés és a bizottságok elé kerülő, saját feladataikkal összefüggő előterjesztések határidőben történő elkészítéséért, a hozott határozatok végrehajtását figyelemmel kísérik. 4. Képviselik a Közgyűlést annak külön megbízása alapján a megadott keretek között. 5. Részt vesznek a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időbeli rendje szerint. 6. Közreműködnek az ágazati irányításuk alá tartozó hivatali szervezeti egységek szakmai munkájának irányításában. Jegyző A jegyző a Hivatal vezetője. Tevékenysége során felelős a törvényes, szakszerű, pártatlan, igazságos és színvonalas ügyintézés szabályainak kialakításáért és betartásáért. A Hivatal felépítésének rendjét figyelembe véve ellátja a jogszabályok által hatáskörébe utalt feladatokat. Ezek a következők: 1. Gondoskodik a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, az eseti bizottság, a munkacsoport elé kerülő előterjesztések elkészítéséről. 2. Gondoskodik a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, az eseti bizottság, a munkacsoport szervezési és ügyviteli tevékenységével kapcsolatos feladatok ellátásáról. 3. Tanácskozási joggal részt vesz a Közgyűlés és bizottságai, valamint a részönkormányzat ülésein személyesen, vagy helyettese, illetve megbízottja (bizottsági referens) útján. 4. Jelzi a Közgyűlésnek, és szerveinek, ha döntésüknél jogszabálysértést észlel. A Közgyűlésen bármely javaslatot érintően törvényességi észrevételt tehet. 5. Gondoskodik a Közgyűlés ülése jegyzőkönyveinek elkészíttetéséről, aláírja a Közgyűlés rendeleteit, valamint az üléseiről készített jegyzőkönyveket.

7 6. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek kihirdetéséről és végrehajtásuk biztosításáról. 7. Rendszeresen tájékoztatást ad az Önkormányzat munkáját érintő jogszabályokról. 8. Javaslatot készít a polgármesternek a Hivatal felépítésére, annak munka- és ügyfélfogadási rendjére. 9. Hivatalvezetői tevékenysége keretében különösen: a) gondoskodik a polgármester hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítéséről b) ellátja a jogszabályokban meghatározott közigazgatási feladatokat, hatósági jogköröket, c) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, d) ellátja a közigazgatási tevékenység korszerűsítésével és fejlesztésével összefüggő feladatokat, 10. Jegyzői utasításokkal szabályozza a Hivatal működését érintő, hatáskörébe utalt ügyeket. 11. Irányítja a Hivatal operatív gazdálkodási tevékenységét. 12. Irányítja a Hivatalnak a város védelmi funkcióiból adódó, valamint munka- és tűzvédelmi feladatait. 13. Jóváhagyja a főosztályok ügyrendjeit. 14. Koordinálja és ellenőrzi a Hivatal belső szervezeti egységeiben folyó munkát. 15. Irányítja a köztisztviselők, és munkavállalók továbbképzését. 16. Gondoskodik a jogszabályok naprakész nyilvántartásáról. 17. Ellátja a Hivatal iratkezelésének felügyeletét, gondoskodik a selejtezések szakszerű végrehajtásáról az adatvédelmi előírások betartásával. 18. Részt vesz a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időrendje szerint. 19. Ellátja az ISO 9001 és CAF minőségbiztosítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. Aljegyző 1. Tanácskozási joggal - a jegyző nevében - részt vesz a Közgyűlés és bizottságai és a részönkormányzat ülésein. 2. A jegyzőt távolléte vagy akadályoztatása esetén helyettesíti. 3. Részt vesz a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időbeli rendje szerint. 4. Koordinálja a Hivatal számítástechnikai feladatait, informatikai fejlesztési koncepciójának előkészítését, végrehajtását, ellenőrzi a Hivatalban használt szoftverek jogtisztaságát. 5. Ellátja az ISO 9001 és CAF minőségbiztosítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. 6. Ellátja a jegyző hatáskörébe tartozó pénzügyi gazdasági és belső ellenőrzési tevékenységből adódó feladatokat. 7. Egyéb konkrét feladatait a jegyző külön határozza meg. IV. fejezet A FŐOSZTÁLYVEZETŐK, OSZTÁLYVEZETŐK, CSOPORTVEZETŐK JOGÁLLÁSA ÉS FELADATAI

8 Főosztályvezető 1. A főosztályvezető a főosztály felelős vezetője. 2. Felelős a főosztály működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyek ellátásáért a jegyzőnek és a polgármesternek. 3. Biztosítja a főosztály feladatkörét érintő jogszabályok, a Közgyűlés és szervei döntéseinek végrehajtását. 4. Irányítja, összehangolja és ellenőrzi a főosztály osztályainak munkáját, ennek során az osztályvezetőknek, a csoportvezetőknek és a közvetlen irányítása alá tartozó köztisztviselőknek és munkavállalóknak utasítást ad a feladatok ellátására, ellenőrzések lefolytatására, értékelő elemzések készítésére. 5. Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben a jegyzőnek. 6. Biztosítja a főosztály munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. 7. Köteles soron kívül fogadni az országgyűlési és a helyi önkormányzati képviselőket. 8. Előkészíti a főosztály feladatkörébe tartozó ügyekben az előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Közgyűlés és szervei, valamint a tisztségviselők számára, továbbá gondoskodik az előzetes törvényességi véleményezésre való bemutatásáról. 9. Részt vesz tanácskozási joggal a Közgyűlés és szervei ülésein, válaszol a hozzá intézett kérdésekre, továbbá haladéktalanul jelzi a jegyzőnek, ha a Közgyűlés és szerveinek döntése során jogszabálysértést észlel. 10. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek, továbbá a Közgyűlés és szervei határozatainak végrehajtásáról, az erről szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. 11. Segíteni köteles szakmailag a bizottságok és a részönkormányzat munkáját, gondoskodik bizottságok üléseinek előkészítéséről, a jegyzőkönyvek elkészítéséről, az előterjesztések előzetes véleményezéséről, az előterjesztéseknek a vonatkozó jegyzői utasítások szerinti elkészítéséről. 12. Részt vesz a közmeghallgatáson és a főosztály tevékenységi körébe tartozó elhangzott kérdésekre, lehetőleg azonnal válaszol. Amennyiben azok az ülésen nem válaszolhatók meg, intézkedik a 15 napon belüli válaszadásról, és arról, hogy a Közgyűlést a soron következő ülésén erről tájékoztassák. 13. Részt vesz képviselői igény szerint azokon a lakossági fórumokon, amelyek a főosztály tevékenységi körébe tartozó feladatokkal foglalkoznak, és intézkedik a válaszadásról. Erről előzetesen tájékoztatja a polgármestert. 14. Tájékoztatni köteles a tisztségviselőket az általa vezetett főosztály feladatkörébe tartozó ügyekről, valamint minden olyan tudomására jutott információról, amely intézkedést igénylő helyi közügynek tekinthető. 15. Gondoskodik tisztségviselői rendelkezés szerint a főosztály munkájával összefüggő tevékenységet végző nem önkormányzati szervekkel való együttműködésről, tapasztalatait köteles jelezni a tisztségviselőknek. 16. Kapcsolatot tart az Önkormányzat gazdasági társaságai, közhasznú szervezetei, intézményei, (köz)alapítványai, a főosztály feladatkörét is érintő feladatokat végrehajtó vezetőivel. 17. Biztosítja a többi főosztállyal a munkakapcsolatot, köteles annak érvényt szerezni, hogy

9 a társfőosztályról érkező megkeresésnek a főosztály köztisztviselői, munkavállalói haladéktalanul eleget tegyenek. 18. Gyakorolja a kiadmányozási jogot a vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői utasítás, valamint a főosztály ügyrendje alapján. 19. Gondoskodik a főosztály ügyrendjének elkészítéséről. 20. A főosztályvezető a főosztályán folyó munkát a köztisztviselők és munkavállalók munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi. 21. Felelős az általa vezetett főosztályon a munkafegyelem és a hivatali viselkedés betartásáért, haladéktalanul köteles tájékoztatni a jegyzőt az általa tapasztalt munkafegyelmi vagy köztisztviselőhöz, munkavállalóhoz nem méltó magatartásról. 22. Rendszeresen köteles tájékoztatni a főosztály köztisztviselőit és munkavállalóit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. 23. Elősegíti a főosztály köztisztviselőinek és munkavállalóinak szakmai továbbképzését, javaslatot tesz az évi képzési tervben résztvevőkre. 24. Közreműködik a város védelmi funkcióiból adódó feladatok végrehajtásában. 25. Közreműködik a jegyző iratkezelési felügyeletének ellátásában, gondoskodik a főosztály iratai szakszerű selejtezésének végrehajtásáról az adatvédelmi rendelkezések betartásával. 26. Részt vesz a tisztségviselők ügyfélfogadásának megtartásával kapcsolatos előkészítő munkálatokban. 27. Ellátja a számítógépes adatnyilvántartásból, a Hivatalban használt szoftverek jogtisztaságának ellenőrzéséből és a főosztály által használt informatikai rendszerekkel kapcsolatban a főosztályra háruló feladatokat. 28. Ellátja az ügyfélszolgálatból a főosztályra háruló feladatokat. 29. Ellátja a főosztályt érintő pályázati eljárások előkészítéséből adódó feladatokat. 30. Gondoskodik a városvezetői értekezlet rá vonatkozó előterjesztéseinek elkészítéséről, az osztályvezetők tájékoztatásáról, az ott hozott döntések végrehajtásáról. 31. Gondoskodik a főosztály tevékenységével összefüggő határidők betartásáról. 32. Felelős az osztályvezető feladatellátása során, vagy egyéb ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, és az ehhez szükséges munkaszervezés biztosításáért. 33. Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásáról. 34. Felelős a főosztály feladatkörébe tartozó statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. 35. Ellátja az ISO 9001 és a CAF minőségbiztosítási rendszer működtetéséből adódó a főosztályra háruló feladatokat. Osztályvezető 1. Az osztályvezető az osztály felelős vezetője. 2. Felelős az osztály működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyekért a jegyzőnek, a főosztályvezetőnek és a polgármesternek. 3. Biztosítja az osztályt érintő jogszabályok, a Közgyűlés és szervei döntéseinek végrehajtását, és az osztály működését. 4. Irányítja, összehangolja és ellenőrzi az osztály munkáját közvetlenül, illetve a csoportvezetőkön keresztül, ennek során a csoportvezetőknek valamint az osztály

10 köztisztviselőinek és munkavállalóinak utasítást ad a munkavégzés vonatkozásában. 5. Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben a főosztályvezetőnek. 6. Biztosítja az osztály munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. 7. Elkészíti az osztály feladatkörébe tartozó ügyekben a közgyűlési előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Közgyűlés és szervei, valamint a tisztségviselők számára, továbbá gondoskodik azok előzetes törvényességi véleményezésre való bemutatásáról. 8. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek, továbbá a Közgyűlés és szervei határozatainak végrehajtásáról szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. 9. Segíteni köteles szakmailag a kapcsolódó bizottságok és a részönkormányzat munkáját, gondoskodik azok üléseinek előkészítéséről, a jegyzőkönyvek elkészítéséről, az előterjesztések előzetes véleményezéséről, azoknak a vonatkozó jegyzői utasítások szerinti elkészítéséről. 10. Gyakorolja a kiadmányozási jogot a vonatkozó polgármesteri és jegyzői utasítás, valamint a főosztály ügyrendje alapján. 11. Részt vesz a főosztály ügyrendjének elkészítésében, intézkedik az osztályát érintő változások folyamatos figyelemmel kíséréséről. 12. Az osztályvezető az osztályán folyó munkát, a köztisztviselők és munkavállalók munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi. Gondoskodik a köztisztviselők és munkavállalók munkában töltött idejének igazolásáról, biztosítja a jelenléti ív vezetését. 13. Felelős az általa vezetett osztályon a munkafegyelem betartásáért, haladéktalanul köteles tájékoztatni a főosztályvezetőt az általa tapasztalt munkafegyelmet sértő vagy köztisztviselőhöz, illetve munkavállalóhoz nem méltó magatartásról. 14. Megvizsgálja havonta közvetlenül az ügyintézési határidő betartását, s ennek eredményéről a főosztályvezetőt tájékoztatja, javaslatot téve az esetleges hibák felszámolására. 15. Közvetlenül ellenőrzi az osztály köztisztviselőinek és munkavállalóinak munkáját. 16. Rendszeresen köteles tájékoztatni az osztály köztisztviselőit és munkavállalóit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. 17. Közreműködik az osztály köztisztviselőinek és munkavállalóinak szakmai továbbképzése tervezésében. 18. Közreműködik a város védelmi funkcióinak betartatásában. 19. Ellátja az osztály iratkezelési feladatának irányítását, gondoskodik az osztály iratai szakszerű selejtezésének végrehajtásáról az adatvédelmi rendelkezések betartásával. 20. Részt vesz a tisztségviselők ügyfélfogadásának megtartásával kapcsolatos előkészítő munkában. 21. Ellátja a számítógépes adatnyilvántartásból és a Hivatalban használt szoftverek jogtisztaságának ellenőrzéséből az osztályra háruló feladatokat. 22. Kapcsolatot tart az osztály feladatkörét érintően az Önkormányzat gazdasági társaságai, közhasznú szervezetei, intézményei, (köz)alapítványai vezetőivel. 23. Ellátja az ügyfélszolgálatból az osztályra háruló feladatokat.

11 24. Ellátja az osztályt érintő pályázati eljárások előkészítéséből adódó feladatokat. 25. Elvégzi a teljesítményértékelést és a minősítés előkészítését a csoportvezetők és a közvetlen irányítása alá tartozó köztisztviselők tekintetében. 26. Gondoskodik a városvezetői értekezlet osztályára vonatkozó előterjesztéseinek elkészítéséről, a csoportvezetők tájékoztatásáról, az ott hozott döntések végrehajtásáról. 27. Gondoskodik az osztályára vonatkozó előírt határidők betartásáról. 28. Felelős az osztály köztisztviselői és munkavállalói távollétének nyilvántartásáért és annak jelentéséért. 29. Felelős a közvetlen irányítása alá tartozók feladatainak ellátásáért. 30. Felelős a csoportvezető feladatellátása során, vagy egyéb ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, és az ehhez szükséges munkaszervezés biztosításáért. 31. Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásának előkészítéséről. 32. Felelős az osztályát érintő statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. 33. Ellátja a csoportvezetői feladatokat azokon az osztályokon ahol ilyen tisztség nincs vagy nem került betöltésre. 34. Ellátja az ISO 9001 és a CAF minőségbiztosítási rendszer működtetéséből adódó osztályra háruló feladatokat. Csoportvezető 1. A csoportvezető az osztályokon belül működő csoport felelős vezetője. 2. Felelős a csoport működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyekért az osztályvezetőnek. 3. Irányítja, összehangolja és ellenőrzi a csoport munkáját, ennek során a csoport köztisztviselőinek és munkavállalóinak utasítást ad a munkavégzés vonatkozásában. 4. Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben az osztályvezetőnek. 5. Biztosítja a csoport munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. 6. Előkészíti a csoport feladatkörébe tartozó ügyekben a közgyűlési előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Közgyűlés és szervei, valamint a tisztségviselők számára. 7. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek, továbbá a Közgyűlés és szervei határozatainak végrehajtásáról szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. 8. Gyakorolja a kiadmányozási jogot a főosztály ügyrendje alapján. 9. A csoportvezető a csoportjában folyó munkát, a köztisztviselők és munkavállalók munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi. 10. Közvetlenül ellenőrzi a csoport köztisztviselőinek és munkavállalóinak munkáját. 11. Rendszeresen köteles tájékoztatni a csoport köztisztviselőit és munkavállalóit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. 12. Közreműködik a csoportjához tartozó köztisztviselők minősítése előkészítésében, és teljesítménye értékelésében. 13. Ellátja a csoport iratkezelési feladatának irányítását, gondoskodik a csoport iratai szakszerű selejtezésének végrehajtásáról, az adatvédelmi rendelkezések betartásával.

12 14. Ellátja az ügyfélszolgálatból és a pályázatok előkészítéséből a csoportra háruló feladatokat. 15. Gondoskodik a városvezetői értekezlet csoportjára vonatkozó előterjesztéseinek elkészítéséről, a köztisztviselők tájékoztatásáról, az ott hozott döntések végrehajtásáról. 16. Gondoskodik a csoportjára vonatkozó előírt határidők betartásáról. 17. Felelős a közvetlen irányítása alá tartozók feladatainak ellátásáért. 18. Felelős a csoportjába tartozók, vagy ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, illetve a megfelelő munkaszervezésért. 19. Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásának előkészítéséről. 20. Felelős a csoportját érintő statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. V. fejezet A HIVATAL MŰKÖDÉSÉNEK SZABÁLYAI 1. Az ügyfélfogadási- és munkarendre vonatkozó rendelkezéseket az SZMSZ-ben foglaltak határozzák meg. 2. A Hivatal tevékenysége során köteles maradéktalanul betartani a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló jogszabályokat és a vonatkozó jegyzői utasításokat. 3. A polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozási rendjét a vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői utasítás határozza meg. Ennek a főosztályra, osztályra vonatkozó részletes szabályait a főosztály ügyrendje állapítja meg. 4. Az ügyiratkezelés és a bélyegzőhasználat további szabályaira a vonatkozó polgármesteri és jegyzői valamint jegyzői utasításokban foglaltakat kell alkalmazni. 5. A főosztályok feladataiknak eredményes ellátása érdekében egymással, és az osztályok a többi osztállyal jó munkakapcsolatot és együttműködést kötelesek kialakítani a Hivatal kommunikációs rendjéről szóló utasítás szerint. 6. A Hivatal feladatai ellátása során több főosztályt érintő ügy koordinálása esetén az együttes munkavégzésre kell törekedni az egységes hivatali arculat megőrzése és biztosítása érdekében. 7. Helyi önkormányzati képviselőktől, bizottsági elnököktől, részönkormányzat elnökétől, képviselőcsoportok vezetőitől származó közvetlen megkeresés (pl.: intézkedésre, munkavégzésre, ügyintézésre, a munka segítésére) csak önkormányzati ügyben, a főosztályvezetővel történő előzetes egyeztetés alapján a polgármester és a jegyző engedélyével teljesíthető. 8. A Hivatal köztisztviselői, illetve munkavállalói kötelesek jelezni a közvetlen vezetőjüknek, ha egy adott ügyben történő eljárásuk során összeférhetetlen helyzetbe kerülnének. Ilyen esetekben a főosztályvezető, osztályvezető jelöli ki az ügyben eljárót, szükség esetén a jegyző, önkormányzati ügyekben a polgármester intézkedését lehet kérni eljáró ügyintézők kijelölésére. 9. A hivatali munkavégzés során a köztisztviselőknek, illetve munkavállalóknak a lehetséges feladat-végrehajtási módok, formák közül a leggazdaságosabb és legköltségkímélőbb megoldást kell választani úgy, hogy az a legteljesebb eredményhez vezessen. 10. A Hivatal köztisztviselői és munkavállalói kötelesek folyamatosan fenntartani és

13 továbbfejleszteni szakmai, jogi ismereteiket. E körben különösen az új jogszabályokat, a beszerzett szakkönyveket, a továbbképzéseken elhangzott új ismereteket kötelesek áttanulmányozni és alkalmazni. 11. A Hivatal köztisztviselői és munkavállalói kötelesek közreműködni a város védelmi funkciójának ellátásából adódó feladatok végrehajtásában. 12. A Hivatal szervezeti felépítése az SZMSZ-ben került meghatározásra. VI. fejezet KIADMÁNYOZÁS 52. (2) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. (3) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. 53. (1) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. (2) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és b) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata. (3) A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni minősített elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet. (4) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. 1./ A polgármester saját hatáskörébe tartozó ügyekben kiadmányozási jogát fenntartja az alábbi esetekben: a./ egyéb munkáltatói egyetértési jogkör gyakorlásában, b./ olyan iratok esetében, melynek címzettje: - a köztársasági elnök, - a miniszterelnök, - az Országgyűlés elnöke, - az országgyűlési biztosok, - a miniszterek, - a közigazgatási hivatalok vezetői - a megyei közgyűlés(ek) elnöke(i), - külföldi önkormányzat(ok), - nemzetközi önkormányzati szervezet(ek), c./ Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának (továbbiakban: Önkormányzat) Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés), illetve bizottságai,

14 településrészi önkormányzata, eseti bizottsága működésével kapcsolatos ügyekben, d./ az Önkormányzat jogi képviseletére történő meghatalmazás esetében, e./ a Közgyűlés/Önkormányzat képviselőjeként kiadmányozandó ügyekben. 2./ Az alpolgármesterek kiadmányozási jogköre kiterjed: a./ a polgármester akadályozása esetén az 1./ pontban felsorolt ügyekre, b./ a közgyűlési döntésekben, illetve az alpolgármesterek feladatkörének szabályozásáról szóló polgármesteri utasításban meghatározott feladatokkal kapcsolatos valamennyi ügyre. 3./ A Hivatal Ügyrendjében meghatározott feladat-megosztásnak megfelelően a polgármester hatáskörébe tartozó ügyekben az 1. pontban foglaltak kivételével kiadmányozási joggal rendelkeznek a Hivatal jegyzője, aljegyzője, főosztályvezetői, osztályvezetői és csoportvezetői. 4./ A jegyző saját hatáskörébe tartozó ügyekben kiadmányozási jogát fenntartja az alábbi esetekben: a./ humánpolitikai ügyekben a közszolgálati szabályzatról, valamint a munkáltatói intézkedésekről szóló utasításokban a főosztályvezetőkre, osztályvezetőkre és csoportvezetőkre átruházott jogok kivételével, b./ olyan iratok esetében, melyeknek címzettje: - a köztársasági elnök, - a miniszterelnök, - az Országgyűlés elnöke, - az országgyűlési biztosok, - a miniszterek c./ a Hivatal működésének egészét érintő ügyekben, d./ a területi, vagy országos illetékességgel rendelkező közigazgatási szervektől állásfoglalás kérésekben. 5./ Az aljegyző kiadmányozási jogköre kiterjed: a./ a jegyző akadályozása esetén a 4./ pontban felsorolt ügyekre, b./ a feladatkörébe tartozó valamennyi ügyre. 6./ A főosztályvezetők kiadmányozási jogköre kiterjed a főosztály feladatkörébe tartozó valamennyi ügyre. 7./ A főosztályvezető helyettesítésével megbízott személy kiadmányozási jogköre kiterjed a főosztályvezető akadályozása esetén a főosztály feladatkörébe tartozó valamennyi ügyre. 8./ Az osztályvezetők kiadmányozási jogköre az osztály feladatkörébe tartozó ügyekre terjed ki. 9./ Az osztályvezető helyettesítésével megbízott csoportvezető vagy köztisztviselő kiadmányozási jogköre kiterjed az osztályvezető akadályozása esetén az osztály feladatkörébe tartozó valamennyi ügyre. 10./ A csoportvezetők kiadmányozási jogköre a csoport feladatkörébe tartozó ügyekre terjed ki.

15 11./ Az ügyintézők kiadmányozási jogköre kiterjed az ügyintézés során szükséges közbenső intézkedésekre, valamint a határozatok jogerősítő záradékkal való ellátására. 12./ A főosztályvezető a főosztály ügyrendjében bármelyik köztisztviselőt feljogosíthatja a főosztály, osztályok, illetve a csoportok feladatkörébe tartozó ügy kiadmányozására. A főosztályvezetők saját hatáskörben, a főosztályi ügyrend mellékletében kötelesek szabályozni és folyamatosan karbantartani: a./ azon ügyek körét, amelyekben fenntartják a kiadmányozás jogát maguknak, b./ a főosztályhoz tartozó osztályvezetők és csoportvezetők által kiadmányozható ügyeket, c./ a kiadmányozásra jogosultakat akadályozásuk esetén helyettesítő személyek körét és az általuk kiadmányozható ügyeket. 13./ A kötelezettség-vállalás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjére vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői utasításban foglaltakat jelen utasítás szabályai nem érintik. VII. fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. Az Ügyrendet az SZMSZ 5. számú függeléke is tartalmazza, annak naprakész vezetéséért a jegyző felelős. 2. Az Ügyrend 1. számú mellékletét képezi a Hivatal feladatainak jegyzéke. 3. Az Ügyrend 2. számú mellékletét képezi a Hivatal szervezeti egységei létszámának meghatározása. 4. Az Ügyrend 3. számú mellékletét képezi a vagyonnyilatkozat tételéhez kötött köztisztviselői munkakörök felsorolása. 5. Az Ügyrend 4. számú mellékletét képezi a Hivatalnál képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és képzettségek jegyzéke. 6. Az Ügyrend 5. számú mellékletét képezi Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszere. 7. Az Ügyrend október 1. napján lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a többször módosított Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Ügyrendjének kiadásáról szóló 2/2003. számú együttes polgármesteri és jegyzői utasítás. Debrecen, október 1. Hajdúné dr. Csabai Éva Kósa Lajos jegyző polgármester 1. számú melléklet (az Ügyrend VI. fejezetének 2. pontjához)

16 A Hivatal feladatainak jegyzékéről I. ELLENŐRZÉSI OSZTÁLY 1.) Ellenőrzési feladatok: 1.1. A Hivatalnál és az Önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozóan belső ellenőrzés végzése stratégiai illetve éves ellenőrzési terv és egyedi fenntartói döntés alapján. 1.2.Az önkormányzati fenntartású intézmények pénzügyi-gazdasági ellenőrzésének ellátása stratégiai illetve éves ellenőrzési terv és egyedi fenntartói döntés alapján Ezen ellenőrzések (1.1., 1.2. pont alatti) keretében szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer és teljesítmény ellenőrzéseket illetve informatikai ellenőrzéseket kell végezni. Ezek keretében feladata: a) vizsgálni és értékelni a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését; b) vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; c) vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal, vagyonnal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megbízhatóságát; d) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében; e) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében; f) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket Az önkormányzati tulajdonú költségvetési támogatásban részesülő társaságok, közalapítványok működésének pénzügyi-tulajdonosi ellenőrzése stratégiai illetve éves ellenőrzési terv és egyedi fenntartói döntés alapján. Ezen ellenőrzés keretében feladat: a) ellenőrizni és értékelni a társaság éves eredményességét; b) ellenőrizni és értékelni hogy érvényesülnek-e a döntésekben a jogszabályok és a tulajdonos által meghatározott célok; c) ellenőrizni hogy megtartják-e a pénzügyi előírásokat és szabályokat; d) ellenőrizni és értékelni hogy megfelelő-e az önkormányzati vagyonnal történő gazdálkodás gyakorlata; e) ellenőrizni és értékelni hogy az önkormányzati támogatás felhasználása célszerűen, hatékonyan és eredményesen történik-e; f) megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a társaság működése eredményességének növelése, továbbfejlesztése érdekében; g) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében; h) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket.

17 1.5. Az Önkormányzat által nyújtott támogatások rendeltetésszerű felhasználásának ellenőrzése külön helyi rendelkezések szerint a kedvezményezett szerveknél stratégiai illetve éves ellenőrzési terv és egyedi fenntartói döntés alapján. Ezen ellenőrzés keretében feladat: a) ellenőrizni hogy megtartják-e a pénzügyi előírásokat és szabályokat; b) ellenőrizni és értékelni hogy az önkormányzati támogatás felhasználása célszerűen, hatékonyan és eredményesen történik-e; c) az esetleges visszafizetési kötelezettség megállapítása; 1.6. Az ellenőrzések éves tapasztalatainak összegzése, ellenőrzési beszámoló előkészítése Gazdasági, információs, elemző-értékelő, és koordinációs teendők ellátása. 1.8.Az ellenőrzés alá vont szervezeti egységekkel, intézményekkel, társaságokkal és szervezetekkel való kapcsolattartás. II. STRATÉGIAI TERVEZÉSI FŐOSZTÁLY II.1. A főosztályvezető közvetlen irányításával ellátott feladatok: a) A Hivatal szervezetének és működésének elemzése, ennek keretében: - a stratégiai és működési célok meghatározásában való közreműködés, - szervezet- és működésfejlesztési tervezések előkészítése, - a belső kommunikációs folyamatok vizsgálata, javaslatok kidolgozása, - szervezeti és működési változások előkészítése. b) A tisztségviselői döntések végrehajtásának figyelemmel kísérése, monitoring tevékenység, a tapasztalatokról a tisztségviselők tájékoztatása. c) A tisztségviselők és tanácsnokok operatív munkájának segítése, titkársági feladatok ellátása. 1. Gazdaságfejlesztési Osztály 1.1. Az osztályvezető közvetlen irányításával ellátott feladatok: Az Önkormányzat internetes honlapjának, portáljának kezelése, üzleti információs rendszer működtetése az Interneten Városmarketing Csoport: a) A Közgyűlésnek, szerveinek, a tisztségviselőknek, a Polgármesteri Hivatalnak, továbbá ehhez kapcsolódóan az összes önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságnak, (köz)alapítványnak, közhasznú szervezetnek és az intézményeknek az egységes szemléletű PR tervezése, megjelenítése, illetve koordinálása. E tevékenység ellátása keretében a városi, polgármesteri és hivatali rendezvények koordinációja, irányítása, szervezése, promóciójának segítése, szervezése, szakmai konferenciák szervezése, szakvásárokon, kiállításokon való megjelenés formáinak meghatározása szervezése, koordinálása, kiadványok megjelentetése, a város kulturális, oktatási, logisztikai, pénzügyi, regionális központ szerepének erősítése

18 bemutatása. b) Az Önkormányzat idegenforgalmi feladatainak megvalósításában közreműködés. Ennek keretében a minőségi idegenforgalom fejlesztése, konferencia-, üzleti, kiállítás, és vásári turizmus fejlődésének elősegítése, touch info kihelyezése, idegenforgalmi napok szervezése, kiállításokon való részvétel, a város idegenforgalmi regionális központ szerepének erősítésében közreműködés, aktív idegenforgalmi lobbi munka (RIB, minisztérium, EU-s támogatások, stb.). c) A Tourinform Idegenforgalmi Információs Iroda szakmai munkájának irányítása, koordinálása. d) Együttműködés és kapcsolattartás, folyamatos egyeztetés rendezvényekről, szakvásárokról, kiállításokról, médiában való megjelenésről, sajtóhírekről, sajtótájékoztatókról, kiadványokról, a nem önkormányzati szervekkel, valamint a Debreceni Vagyonkezelő Részvénytársasággal, a Főnix Rendezvényszervező Kht.-val, a Debrecen Városi Televízió Kft.-vel, a Friss Rádió Kft.-vel és a Debreceni Lapkiadó Kft.-vel., továbbá közös pályázatok előkészítése, elkészítése, megvalósításukban való részvétel, a város marketing szempontjainak közvetítése. e) Médiával való kapcsolattartás, hírszerkesztői feladatok ellátása. Ennek keretében folyamatos egyeztetés és kapcsolattartás a Hivatal szervezeti egységeivel, az Önkormányzat tulajdonában lévő gazdasági társaságokkal (köz)alapítványokkal, közhasznú szervezetekkel és intézményekkel. A városi kiadványok megjelentetése, eseményeken való részvétel szervezése. f) Protokolláris és rendezvényszervezési feladatok ellátása, ennek keretében különösen az ünnepi közgyűlési ülések, nemzeti ünnepek, nemzetközi sportrendezvények, kulturális események koordinálása, szervezése, irányítása, a bel- és külföldi csoportok fogadásával, konferenciák szervezésével kapcsolatos reprezentáció biztosítása. g) A főosztályvezetők, osztályvezetők és csoportvezetők sajtónyilatkozatának koordinálása. h) Az Önkormányzat tevékenységével kapcsolatos vélemények figyelése és mérése. i) Külügyi kapcsolatok koordinálása, szervezése. j) Az Európai Integrációs Bizottság üléseivel kapcsolatos teendők ellátása Gazdaságszervezési Csoport a) Pályázatokkal kapcsolatos feladatok: - Európai Uniós pályázati lehetőségek feltárása és előkészítése, pályázatkészítés, eredményes pályázati projektek teljes körű menedzselése, hazai és nemzetközi támogatási források igénylése, nyilvántartása. Az Európai Unióhoz történő csatlakozást követően megnyílt pénzügyi alapok fogadásával kapcsolatos feladatok ellátása. - Nem önkormányzati szervekkel közös pályázatok előkészítése, elkészítése, megvalósításukban való részvétel - A Hivatal képviselete a regionális és megyei szintű uniós tervelőkészítő munkacsoportokban. - Ipari park kialakítással, debreceni repülőtér fejlesztéssel és CIVAQUA programmal kapcsolatos terv előkészítő és pályázati projekt menedzselés. - Az Euro-Régió Ház Kht.-vel való kapcsolattartás, a munkáltatói intézkedések előkészítése. A város Euro-regionális szerepének tudatos vállalása érdekében történő ténykedés, munkavégzés regionális szervezetekben.

19 b) Gazdaságfejlesztési és térségi kapcsolati feladatok: - a helyi kis- és középvállalkozásokkal kapcsolatos gazdaságszervezési feladatok ellátása. - befektetés-ösztönző kiadványok megjelentetése, - szakmai, befektetői konferenciákon való aktív városi részvétel elősegítése. - Szakmai és gazdasági kamarákkal és szervezetekkel való együttműködés. - Debreceni Regionális Gazdaságfejlesztési Alapítvány működésével kapcsolatos feladatok szakmai koordinálása. - A város gazdasági, ipari, kereskedelmi, szolgáltatási információinak összegyűjtése, rendezése, gazdasági elemzések készítése. - Nemzeti Fejlesztési Tervvel összefüggő tevékenység ellátása. - Kapcsolattartás a városban és térségében működő nem önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal, termelő, kereskedő, szolgáltató cégekkel. - Kapcsolattartás a regionális és megyei területfejlesztési tanáccsal, kistérségi társulásokkal, közreműködés területfejlesztési, térségi feladatok ellátásában. 2. Közbeszerzési Osztály 2.1. Közbeszerzési feladatok: - Az ISPA előcsatlakozási alapból és a Kohéziós Alapból finanszírozott hulladékgazdálkodási projekthez kapcsolódó közbeszerzési eljárásokon kívüli közbeszerzési eljárások teljes körű adminisztrációja (ajánlati felhívás előkészítése, megjelentetése, dokumentáció elkészítése, borítékbontás és elbírálás előkészítése, jegyzőkönyvek elkészítése, ajánlattevőkkel való kapcsolattartás, eredményhirdetés előkészítése, mellékletek elkészítése, postázása, esetleg jogorvoslati eljárás lefolytatása) a műszaki dokumentációk, tenderek összeállításának kivételével. - Az osztály feladatkörét érintő közbeszerzési eljárások esetében az Európai Unió közbeszerzési eljárási menetrendjének alkalmazása. - Az osztály feladatkörét érintő közbeszerzésekkel összefüggő jogi, törvényességi feladatok ellátása. - Közbeszerzési terv elkészítése. - A közbeszerzési eljárások alapján megkötött szerződésekről nyilvántartás vezetése. - Az osztály feladatkörét érintően meghatározott közbeszerzésekkel kapcsolatos határidők nyilvántartása Egyéb feladatok: - A CIVITAS II. projektből a Hivatalra háruló feladatok ellátása. - Közreműködés a közbeszerzési eljárások alapján megkötésre kerülő szerződések elkészítésében. 3. Várostervezési Osztály a) Főépítészi feladatok ellátása. b) Műemlékvédelmi, zöldfelület fejlesztési terv készítése. c) A városi településfejlesztéshez és területfejlesztéshez szükséges döntések, koncepciók

20 előkészítése. d) A város településrendezési terveinek (szabályozási terv és helyi építési szabályzata, valamint településszerkezeti terv) előkészítése, ennek keretében szakhatósági és lakossági egyeztetés lefolytatása, tájékoztatás a tervek tartalmáról. e) A városi területrendezési tervek tartalmáról felvilágosítás adása, konzultáció biztosítása, ügyfélfogadás működtetése. f) A helyi értékek feltárásának elősegítése, a település-, környezetalakítás és a műemlékvédelem szakmai koordinációjában részvétel. g) Az épített környezetvédelem alakításában, a város általános építészeti színvonalának emelésében és annak népszerűsítésében való részvétel. h) Együttműködés a Műszaki Osztállyal, mint I. fokú építési hatósággal. i) A városi rehabilitációs tevékenység előkészítése és koordinációja keretében a szakmai szempontok érvényesítése. j) A Városfejlesztési Bizottság üléseivel kapcsolatos teendők ellátása. k) Az infrastruktúra és a településhálózat összehangolt fejlesztésére vonatkozó javaslat elkészítése, beruházásokban való közreműködés, együttműködés a Városépítési Osztállyal és a Vagyonkezelési Osztállyal. l) A település arculatát, szerkezetét befolyásoló gazdasági fejlesztések rendezési és építészeti hatásainak vizsgálata. m) A város zöldterületének és közlekedési hálózatának fejlesztéséről szóló döntések előkészítésében való részvétel. n) A környezetkultúra emelését szolgáló kezdeményezések támogatása. o) A települési térkép kiigazítással kapcsolatos önkormányzati vélemény kialakításának előkészítése. p) Helyi értékvédelmet érdemlő, vagy akként nyilvántartott helyi egyedi vagy helyi területi ingatlanok védetté nyilvánítására, illetőleg a védettség megszüntetésére irányuló kezdeményezések előkészítése. q) A korlátozási kártalanítással kapcsolatos ügyek előkészítése. III. SZERVEZÉSI ÉS JOGI FŐOSZTÁLY III.1. A főosztályvezető közvetlen irányításával ellátott feladatok: a) A Hivatal munkájáról éves beszámoló előkészítése a Közgyűlésnek. b) A polgármester, az alpolgármesterek és a jegyző számára érkező megkeresésekre adott válaszlevelek főosztályok közötti - koordinálása, elkészítése. c) Törvényességi és más vizsgálatok lefolytatásában közreműködés. d) Az Európai Uniós tagsággal kapcsolatos jogharmonizációs feladatok ellátása. e) A Hivatal informatikai feladataival megbízott szervezet és a Hivatal, valamint egyéb számítástechnikai és informatikai szolgáltatókkal történő munkakapcsolat biztosítása. 1./ Szervezési Osztály 1.1. Szervezési Csoport Testületi feladatok: a) A közgyűlési ülések előkészítésével kapcsolatos teendők.