A Csoportos Beszedés rendszerbeállítása (nyílvántartásba vétel és felhatalmazások) a Giro Elszámolóházon keresztül:

Átírás

1 Csoportos beszedés A Csoportos Beszedés szolgáltatást Giro elszámolási rendszerben kimondottan azon cégek számára fejlesztették ki, melyek ügyfeleiknek rendszeresen és nagy mennyiségű, kis összegű számlát állítanak ki, és ezt követően kapják a befizetéseket. Ez szolgáltatás azokra az ügyletekre is kiterjeszthető, amelyekben a kötelezett fél egy másik jogi személy. A SZOLGÁLTATÁS LEÍRÁSA A Csoportos Beszedés benyújtására a Magyar Nemzeti Bank és a Giro Elszámolásforgalmi előírásai vonatkoznak. Bevezetése három szakaszban valósul meg, melyek során a cége: nyílvántartásba véteti magát a Giro Elszámolóháznál; ügyfelei felhatalmazást nyújtanak be saját bankuknál a csoportos beszedéshez; csoportos beszedést nyújt be a Citibankon keresztül. A Csoportos Beszedés rendszerbeállítása (nyílvántartásba vétel és felhatalmazások) a Giro Elszámolóházon keresztül: A Csoportos Beszedés benyújtásának első előfeltétele, hogy a cégét a Giro Elszámolóház az erre a célra rendszeresített űrlap alapján központi nyílvántartásba vegye (lásd I. sz. függelék). Ehhez azonban nemcsak általános adatokat kell a cégéről benyújtani, hanem egy 9 vagy 13 számjegyből álló alfanumerikus kódot is meg kell adni, amely a jogosultat azonosítja. Ez a jogosult azonosító kód része annak az egyedi, 31 számjegyből álló Bázis azonosítónak, amely minden egyes tranzakció esetében szükséges ahhoz, hogy az Ön tranzakcióját a Giro elszámolási rendszere azonosítani tudja. Az azonosító kód az Ön EAN (európai termék- és helyazonosító kód) száma vagy adószáma, vagy egy egyedi kódszám lehet. A Giro Elszámlóházat általában a hónap 14. napjáig kell értesíteni ahhoz, hogy a Giro elszámolásforgalmi rendszerében ezeket a tranzakciókat a következő hónaptól fogadni tudja. A Csoportos Beszedés benyújtásának második előfeltétele, hogy az Ön ügyfele a saját bankjának felhatalmazást adjon arra, hogy az Ön által kezdeményezett csoportos beszedéseket fogadja és megterhelje az ügyfelének bankszámláját. Erre a célra a Magyar Nemzeti Bank a Felhatalmazás csoportos beszedési megbízás teljesítésére elnevezésű, PF. 6. jelű űrlap használatát javasolja (lásd II. sz. függelék). Fontos, hogy az Ön ügyfelei az űrlap összes rovatát pontosan kitöltsék, mert az ott közölt adatokra az átutalások pontos elszámolásához és a csoportos beszedések egyeztetéséhez okvetlenül szükség van. A felhatalmazás megadásakor ügyfelének jogában áll a tranzakció felső összeghatárát és a meghatalmazás érvényességi idejét rögzíteni. Itt kell megjegyeznünk, hogy az Ön ügyfele és a számlatulajdonos nem szükséges, hogy azonos személy legyen, lehet olyan valaki, aki az Ön ügyfele nevében fizet. Miután ügyfele aláírta a felhatalmazást, az erre rendszeresített űrlapot saját bankjába kell, hogy továbbítsa. Ezután az Ön ügyfelének a bankja a Giro elektronikus levelezési rendszerén keresztül megküldi az űrlapon szereplő adatokat a Citibanknak. A Citibank a beérkezett felhatalmazásokról nyomtatott vagy ASCII fájl formátumú összesítőt készít. Az ASCII fájlt a bank internet alapú CitiDirect Online rendszer szerverbe feltölti, ahonnan Ön lehívhatja az információt. Önnek ezután 14 naptári nap áll rendelkezésére ahhoz, hogy a

2 felhatalmazásokat egyenként elfogadja vagy visszautasítsa, és egyúttal jelezze, hogy az első csoportos beszedés milyen dátummal várható. Az elfogadást illetve visszautasítást az ASCII fájl megfelelő kiegészítésével tudja jelezni, majd a Citibank e célra rendszeresített szerverén keresztül visszajuttatni. A Citibank a Giro elektronikus levelezési rendszerén keresztül tájékoztatja az Ön ügyfelének bankját a felhatalmazás elfogadásáról vagy visszautasításáról. Javasoljuk, hogy ügyfelét közvetlenül keresse meg az esetleges visszautasítás okának korrigálása céljából. A fenti ismertetőből is kiderül, hogy az előkészületek során végig az Ön ügyfele játssza a főszerepet. Ezért a Citibank azt javasolja, hogy a közvetlen marketing tevékenység részeként juttasson el ügyfeleihez előre kinyomtatott PF. 6. űrlapokat, amelyeken ügyfelének mindössze a személyes adatokat és a bankra vonatkozó információkat kell kitöltenie, illetve a teljesítés korlátait kell megszabnia. Fel kívánjuk hívni a figyelmét a PF. 6. űrlap következő mezőire: Fogyasztó azonosítója: Minden egyes ügyfelének egyedi, legfeljebb 24 számjegyből álló hivatkozási számot kell Öntől kapnia. Ezt az azonosítót fogjuk használni tranzakcióinak egyeztetéséhez; Jogosult azonosítója: Miként azt már a rendszerbeállítás kapcsán leírtuk ez az Ön EAN száma vagy adószáma; Felhatalmazás érvényességi ideje: A felhatalmazáson az érvényesség végét jelző dátumhoz beírásához biztosított négyzeteket át is lehet húzni. Javasoljuk, hogy győzze meg ügyfelét, hogy a felhatalmazást ilyen módon, visszavonásig adja. Így elkerülheti, hogy egy különálló és költséges rendszert alakítson ki, amely figyeli az eltérő érvényességi időket minden egyes ügyfele esetében. Teljesítés felső értékhatára: Az ügyfelének meg kell meghatároznia azt a maximális összeget, amelyet csoportos beszedés esetében a bankja teljesítésre elfogadhat. Célszerűnek tartanánk, ha felhívná ügyfeleinek figyelmét arra, hogy az összeghatár megállapításakor az inflációs hatást vegyék figyelembe. Ügyfele úgy is dönthet, hogy nem határoz meg felső összeghatárt, ebben az esetben át kell húznia az összeg beírásához biztosított a négyzeteket az űrlapon. A Csoportos beszedés kezdeményezése a Citibanknál Az előkészítés befejeztével Ön megszerzi a jogosultságot arra, hogy az első csoportos beszedést kezdeményezze. Önnek a beszedési megbízásban a fizetés esedékességére megjelölt napot minimum 6 munkanappal megelőzően értesítést kell küldenie ügyfeleinek a csoportos beszedés összegéről. Az értesítés a szokásos számlát vagy a számla alapját képező egyéb dokumentumokat tartalmazhatja. A Csoportos Beszedésben megadott esedékesség napja nem lehet a benyújtás napjától számított 5 munkanapon belül és 9 munkanapon túl. Az átutaló bank az ügyfél értesítése nélkül fogja számláját megterhelni. Ebből logikusan az következne, hogy az Ön bankszámláján a beszedett összegek az esedékesség napjával kerülnek jóváírásra. Tekintettel arra, hogy a Giro elszámolási rendszere kötegelve, éjszaka dolgozza fel a tranzakciókat, a Citibank tapasztalatai szerint lesznek olyan bankok, amelyek már az esedékesség napját megelőző napon meg fogják terhelni az ügyfél számláját, hogy így biztosítsák az esedékesség napján történő jóváírást. Mások csak az esedékesség napján fogják az összeget átutalni, illetve fedezet hiánya esetén egyes bankok az esedékesség napja után 4 napig várnak arra, hogy a számlán elegendő fedezet legyen, s így a jóváírás még négy munkanappal később is megérkezhet. Ügyfelének az automatikus átutalásra adott felhatalmazás ellenére is jogában áll az esedékesség napját megelőző munkanapon délelőtt 9 óráig a kapott számla vagy a számla

3 alapját képező egyéb dokumentumok alapján a beszedési megbízás teljes összegére vonatkozóan írásban kifogást emelni. Ön a Csoportos Beszedésre vonatkozó megbízásait a Citibank internet alapú CitiDirect Online Banking rendszerén kezdeményezheti, amelyet a bank a Számlalekérdezési, továbbá a Fájl letöltési szolgáltatásokkal együtt bevezet az Ön cégénél. Azok a felhasználók, akiknél az CitiDirect Online Banking már működik, jogosultságaik kiterjesztése után, azonnal elkezdhetik használni a Csoportos beszedésekkel kapcsolatos valamennyi szolgáltatást. Miután az CitiDirect Online banking telepítése megtörtént, Ön egyszerűen letöltheti a Csoportos Beszedésre adott megbízásait saját számlázási vagy vevőköveteléskezelő rendszeréből és elküldheti azokat a Citibanknak feldolgozás és elszámolás céljából. A beszedett összegeket a Citibankba történt megérkezésükkor, még ugyanazon a napon jóváírjuk az Ön számláján. A számlaegyeztetés céljából, a Citibanktól részletes kimutatást kap, amely feltünteti, hogy az eredeti megbízásban szereplő tételek közül melyek kerültek jóváírásra, visszautasításra, illetve válasz hiányában lezárásra, és lehetőséget biztosít a függő tételek kimutatására időrendi sorrendben. Amellett, hogy ezek a jelentések nyomtatott formában a rendelkezésére állnak, ezeket a rendszereink ASCII fájl formátumban is elkészítik, amelyeket Ön lehívhat a bank CitiDirect Online banking File letöltési szolgáltatása segítségével és feltölthet a saját vevőköveteléseket kezelő rendszerébe. MILYEN ELŐNYÖKET KÍNÁL CÉGÉNEK A CSOPORTOS BESZEDÉS? Kiszámítható pénzforgalom: A számlájára érkező jóváírások időpontjának előzetes ismeretében Ön könnyebben tud cége működő tőkéjével gazdálkodni. A pénzforgalom tökéletesebb ellenőrzése révén csökkenteni tudja hitelezési költségeit, a megnövekedett pozitív egyenlegeken nagyobb megtérülést érhet el, és likviditásának kezelésére vonatkozóan stratégiai döntéseket hozhat. Hatékony költségellenőrzés: A Csoportos Beszedés növeli az irodai munka hatékonyságát, mivel automatikus feldolgozást tesz lehetővá, ami csökkenti a költségeket. A rutinszerű adminisztráció automatizálásával cége racionalizálni tudja a belső munkafolyamatait, az így felszabaduló munkaerőt a társaság üzleti tevékenységének fejlesztésére és bővítésére lehet átcsoportosítani. Automatizált számlaegyeztetés: A Csoportos Beszedés lehetőséget kínál számlakövetelései egyeztetésének teljes automatizálásához. Ez kiterjed a tranzakciók elektronikus kezdeményezésére, minden egyes ügyletnek a lezárásáig tartó nyomonkövetésére és magában foglalja a tranzakciókról készített részletes egyeztető jelentéseket. Számlakövetelések jobb kezelése: Az időben kapott információ alapján Ön gyorsan azonosítani tudja a lejárt számlaköveteléseit, és intézkedéseket foganatosíthat.

4 A CSOPORTOS BESZEDÉS BEVEZETÉSE LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE 1. LÉPÉS Megállapodás aláírása a Citibankkal a Csoportos Beszedésről és a CitiDirect Online Banking feltételeiről; 2. LÉPÉS A Citibank Bevezeti cégénél a CitiDirect Online bankinget és betanítja a felhasználókat 3. LÉPÉS A Citibank közreműködésével cégét a hónap 14. napjáig a Giro Elszámolóház felveszi a csoportos fizetési megbízások központi nyilvántartásába (lásd I. sz. függelék). 4. LÉPÉS Ön kialakítja minden egyes ügyfelének fogyasztóazonosító kódját. 5. LÉPÉS Közvetlen marketing tevékenysége eredményeként ügyfelei megkapják az előnyomott PF. 6. űrlapokat (lásd II. sz. függelék). 6. LÉPÉS Megtörténnek a felhatalmazások és megérkeznek a Giron keresztül. A folyamat automatizálását a Citibank struktúrált ASCII formátumú fájlokkal támogatja, amelyek a bank CitiDirect Online rendszer szerverből lehívhatók 7. LÉPÉS Ön visszaigazolja a Citibanknak és ügyfeleinek, hogy elfogadta avagy elutasította a felhatalmazást és egyben értesíti őket a Csoportos Beszedés megkezdésének időpontjáról.

5 8. LÉPÉS A Csoportos Beszedés a minimum 6 munkanapos, az ügyfeleinek előzetes értesítésre előírt határidő betartásával kezdetét veszi. 9. LÉPÉS A Csoportos Beszedési megbízásokat Ön a saját számlázási rendszeréből letölti a Citibank CitiDirect Online banking rendszerébe és továbbítja 10. LÉPÉS A Citibank egyezteti a beérkező összegeket az eredeti megbízással, részletes egyeztető jelentéseket készít ASCII fájl formátumban, és azokat a bank CitiDirect szerverére feltölti. 11. LÉPÉS Ön az egyeztető jelentéseket a bank CitiDirect Online banking szolgáltatás segítségével lehívja és saját számlaköveteléseket kezelő számítógépes rendszerébe feltölti.