2015/17. SZÁM TARTALOM

Átírás

1 2015/17. SZÁM TARTALOM Utasítások oldal 18/2015. (V. 18. MÁV-START Ért. 17.) sz. vezérigazgatói utasítás az előterjesztések rendjéről szóló 16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás hatályba léptetéséről... 2

2 Utasítások ÉRTESÍTŐ 18/2015. (V. 18. MÁV-START Ért. 17.) sz. vezérigazgatói utasítás az előterjesztések rendjéről szóló 16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás hatályba léptetéséről 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az előterjesztések rendjéről kiadott 16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás beemelése a MÁV-START Zrt. utasításrendszerébe. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV-START Zrt. mindazon szervezeti egységeinek vezetőire és munkavállalóira, akik a MÁV Zrt. döntéshozó fórumaira előterjesztést nyújtanak be. Az utasítás betartása a MÁV Zrt. döntéshozó testületeinél kezdeményezett tulajdonosi döntéshozatal és annak végrehajtása során követendő. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős A hatályba léptető utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV-START Zrt. kabinetvezetője felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Az 1. sz. függelék 3. számú pontja szerint Hatályon kívül helyezések: Jelen utasítás hatályba lépésével hatályát veszti a 42/2013. (XI. 28. MÁV-START Ért. 33.) sz. vezérigazgatói utasítás az előterjesztések rendjéről kiadott 48/2013. (X. 04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás hatályba léptetéséről, azonban a hivatkozott utasítás 1.sz. mellékletének pont 1-2. bekezdés és a pont 1-2. bekezdés szabályai az Előterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat bevezetéséig hatályukban fennmaradnak. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Jelen utasítás a MÁV-START Értesítőben történő közzététel napján lép hatályba. Az Előterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamatra vonatkozó rendelkezéseket a munkafolyamat bevezetését követően véleményezésre indított előterjesztésekre kell alkalmazni. Jelen utasítás hatálya lépést megelőzően indított előterjesztésekre a 42/2013. (XI. 28. MÁV-START Ért. 33.) sz. vezérigazgatói utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. függelék: 16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás az előterjesztések rendjéről. Zaránd György s.k. vezérigazgató 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA Az utasítás leírását az 1. sz. függelék tartalmazza. 5.0 HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1 Hivatkozások A 16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás 2.0 pontja.

3 3 1.sz. függelék 16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás Az előterjesztések rendjéről 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói Értekezletén, Igazgatósági ülésén, Felügyelőbizottsági ülésén megtárgyalásra kerülő, illetve a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó előterjesztések és tájékoztatók egységes rendjének, tartalmi és formai követelményeinek meghatározása, valamint a határozatok SharePoint Vezetői Információs Rendszerben történő nyilvántartásának szabályozása. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. döntéshozó fórumaira előterjesztést benyújtó szervezeti egységek vezetőire és munkavállalóira. Jelen utasítás a vállalatcsoporton belül a MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok előterjesztéseinek egységes szabályozására is szolgál, betartása a MÁV Zrt. döntéshozó testületeinél kezdeményezett tulajdonosi döntéshozatal és annak végrehajtása során követendő. Fentiek vonatkozásában jelen utasítás hatálya kiterjed az alábbi gazdasági társaságokra: - MÁV-START Zrt. - MÁV FKG Kft. - MÁV KFV Kft. - ZÁHONY-PORT Kft. - MÁV Létesítményüzemeltető és Vasútőr Kft. - MÁV Szolgáltató Központ Zrt. - MÁV Tervező Intézet Kft. - MÁV NOSZTALGIA Kft. - MÁV VAGON Kft. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA CSIB: Csoportirányítási Bizottság DMS: Poszeidon Dokumentum Menedzsment Rendszer Döntési hatáskör: Az Alapszabályban/Létesítő okiratban és a Működési és Szervezeti Szabályzat/Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: MSZSZ/SZMSZ) részét képező Döntési és Hatásköri Listában (a továbbiakban: DHL), illetve jogszabályban rögzítettek szerinti végső döntésre felhatalmazott személyt (pl. Elnök-vezérigazgató) vagy testületet (pl. Igazgatóság, Felügyelőbizottság, Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, a társaság legfőbb szerve) megillető jogosultság. Előterjesztés: A MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói Értekezletére, Igazgatósági ülésére, Felügyelőbizottsági ülésére beterjesztésre kerülő, illetve a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó döntéshozatalt megalapozó, döntési javaslatot tartalmazó dokumentum. Elektronikus dokumentum: Minden számítógépen és elektronikus adathordozón tárolható formátumban megküldött dokumentum. Elnök-vezérigazgatói Értekezletre meghívottak: Az MSZSZ I. kötet 6. fejezetében meghatározottak szerinti állandó résztvevők, valamint eseti meghívottak (főtevékenységi kör vezetők, kiemelt többségi tulajdonú társaságok vezérigazgatói, ügyvezető igazgatói, az előterjesztést készítő szervezeti egység vezetője, az előterjesztés készítője). Az elnök-vezérigazgató jogosult zárt ülést elrendelni, melynek résztvevői körét meghatározhatja.

4 4 Előterjesztő: Az Elnök-vezérigazgató döntési hatáskörébe tartozó előterjesztés esetében a vezérigazgatóhelyettesek és az Elnök-vezérigazgatóhoz tartozó szervezeti egységek vezetői, illetve a MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok vezetői, Igazgatóság, Felügyelőbizottság, Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé készített előterjesztés esetében az Elnök-vezérigazgató. Előterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat: DMS-ben indított Elnök-vezérigazgatói értekezletre, illetve Igazgatósági ülésre előterjesztésre kerülő döntéshozatalt megalapozó munkafolyamat Felelős szervezeti egység vezető: Adott előterjesztés esetén az MSZSZ szerint illetékes szervezet irányítója, vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságának legmagasabb szintű operatív vezetője, aki felel az előterjesztés tartalmi, formai megfelelőségéért. Határozatok nyilvántartó rendszere: A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, az Igazgatóság, az Elnökvezérigazgató által, valamint a belső ellenőrzés célvizsgálatai kapcsán hozott határozatok teljesítésének nyomon követésére szolgáló SharePoint (SP) kiszolgáló rendszeren működő és az intraneten elérhető rendszer. Közreműködő: a tárgyban érintett és az előterjesztés készítésébe bevont szervezeti egység, illetve a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társasága. Szignót adó szervezet vezető: A vezető jogtanácsos és a kontrolling igazgató. A MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok esetében a Jogi Igazgatóság és Kontrolling Igazgatóság vezetőjén túl - az előterjesztő társaság jogi és kontrolling szervezetének vezetője, valamint a MÁV Zrt. Portfólió-gazdálkodási Igazgatóság vezetője. Tájékoztató: A tudomásulvételen túl egyéb döntési javaslatot nem tartalmazó és nem igénylő dokumentum. Vezetői információs rendszer (VIR): Az EVIG és Igazgatóság munkáját támogató SharePoint (SP) kiszolgáló rendszeren működő és az intraneten elérhető dokumentumkezelő rendszer, amely tartalmazza a meghívók, előterjesztések és határozatok tárát. Véleményezők: A vezérigazgató-helyettesek, a vezető jogtanácsos, a menedzsment támogatás vezetője és az előterjesztés témájában, határozati javaslatával érintett, valamint az előterjesztő által felkért szakterületek vezetői. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 Az előterjesztésekkel és tájékoztatókkal (együtt: előterjesztések) kapcsolatos eljárási követelmények Az üzleti titkot tartalmazó előterjesztések készítésénél a MÁV Zrt. üzleti titok és belső használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról szóló 10/2008. (III. 21. MÁV Ért. 8.) VIG és 19/2011. (V.20. MÁV Ért. 11.) EVIG számú utasításban foglaltakat is figyelembe kell venni. 4.2 Az előterjesztések formai és tartalmi követelményei Az Elnök-vezérigazgató, az Igazgatóság és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó ügyekben főszabályként a döntéshozói fórumokon megtárgyalt írásbeli előterjesztés alapján dönt. Elnök-vezérigazgatói, Igazgatósági, Felügyelőbizottsági és Tulajdonosi Joggyakorlói hatáskörbe tartozó döntések kizárólag a MINTA ELŐTERJESZTÉS szerinti tartalom és szerkezeti felépítés alapján (1. sz. melléklet) készített írásbeli előterjesztés formájában kezdeményezhetők.

5 5 Az előterjesztéseknek tartalmaznia kell a következő információkat: Az előterjesztés tárgyához kapcsolódó, a döntéshozatalhoz szükséges minden releváns információ Jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelés, döntési hatáskör indoklása a döntéssel érintett valamennyi társaságra vonatkozóan A MÁV Zrt. és/vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok aktuális üzleti tervére, likviditására gyakorolt hatások bemutatása A döntéshozatal gazdasági elemzése, kockázatai (A döntés hatása a társaság eredményére, cash-flowjára, mérlegére, a finanszírozás módja, megtérülés számítás, alternatívák összehasonlítása) A döntést követő szükséges intézkedések A hatékony vezetői munka támogatása érdekében lehetőség szerint az előterjesztés összefoglalója maximálisan 2 oldal, a téma részletes bemutatása maximum 5 oldal terjedelmű legyen. Az előterjesztés tárgyában érintett szervezeti egységeket, illetve MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságokat be kell vonni az előterjesztés készítésének és véleményezésének folyamatába. A beszerzési tárgyú döntés-előkészítés során a forrásgazda és a beszerzési szervezet felelős vezetőinek közös előterjesztésben kell kezdeményezniük a döntést, a DMS munkafolyamat indítója a forrásgazda. A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó előterjesztések esetén nem kell csatolni a közbeszerzési dokumentációt, valamint beszerzési eljáráshoz kapcsolódó előterjesztések esetén nem kell csatolni a beszerzési dokumentációt, annak hiánytalan egyidejű meglétéért a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. beszerzési szervezet vezetője felelős. Amennyiben az előterjesztő rendelkezik CSIB állásfoglalással, azt kötelező mellékletként csatolni kell az előterjesztéshez. A Felelős szervezeti egység vezetője felel az előterjesztés jelen utasításban meghatározott tartalmáért, a szükséges szervezeteknek a készítés és véleményezés folyamatába történő bevonásáért, és a döntési javaslathoz kapcsolódó gazdasági hatások és kockázatok teljes körű feltárásáért és bemutatásáért. Amennyiben az előterjesztés a tartalmi és formai követelményeknek nem felel meg, a Menedzsment támogatás a szükséges kiegészítés, átdolgozás céljából visszaküldi azt az előterjesztésért felelős szervezeti egység vezetőjének. Az Igazgatóság és a Felügyelőbizottság elé terjesztett előterjesztésekre vonatkozó egyéb szabályokat az Igazgatóság és a Felügyelőbizottság ügyrendje tartalmazza 4.3 Előterjesztések véleményeztetésének, szignózásának folyamata és szabályai Az előterjesztők által összeállított, döntéshozatalra felterjeszteni kívánt előterjesztéseket a munkaszervezetek közreműködésével előzetesen véleményeztetni kell. A döntéshozatal megfelelő minőségű és hatékony támogatása érdekében kötelező véleményeztetni az előterjesztéseket: a vezérigazgató-helyettesekkel, a vezető jogtanácsossal, a menedzsment támogatás vezetőjével (a formai követelmények és a határozati javaslat megfelelősége érdekében), azzal a szervezeti egység vezetővel, amelynek részére a határozati javaslat szerint feladat kerül meghatározásra. A véleményezés alól (kötelező véleményezői kör tekintetében) felmentés nem lehetséges.

6 6 Az előterjesztés készítéséért felelős szervezet (továbbiakban: felelős szervezet vagy folyamatgazda) word dokumentumként elkészíti az előterjesztés tervezetét, és a Poszeidon DMS rendszerben egyedi Előterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamatként indítja a véleményezési és jóváhagyási eljárást. A tervezet véleményezésére, melyet az érintett szervezetek párhuzamosan végeznek 3 munkanap áll rendelkezésre. A véleményt az eredeti dokumentumban korrektúrával jelölve új verzióként kell feltölteni a rendszerbe. Amennyiben nincs korrektúrázott véleménye a szervezetnek, de kíván reagálni a tervezetre, azt a feladat lezárása előtt a válasz munkaablakba beírja. Egyéb konkrét szövegszerű javaslatok, illetve az illetékes szervezeti egység kompetenciájába tartozó kérdések megfogalmazása esetén az ügyirathoz új alszámos iratként iktatja. A DMS-t nem használó többségi leányvállalatok előterjesztéseit a Portfólió-gazdálkodási igazgatóság indítja el a DMS-ben. Az előterjesztés készítője köteles a beérkezett véleményeket felülvizsgálni és szükség esetén gondoskodni az előterjesztés módosításáról, illetve kiegészítéséről. Az esetleges véleményeltéréseket személyes egyeztetéssel, vagy elektronikus úton kell tisztázni, a konszenzust megteremteni. Az eket, illetőleg az egyeztetésekről készített emlékeztetőt, vagy jegyzőkönyvet az utasítás ügyiratához alszámos iratként iktatni kell. A véleményezést követően a folyamatgazda köteles a módosított, illetve kiegészített tervezetet végleges verzióként a rendszerben menteni, a véleményekről összefoglalót készíteni és azt dokumentumként a tervezethez feltölteni. Az összefoglalónak tartalmaznia kell a beérkezett vélemények ismertetését, annak megjelölésével, hogy az egyes észrevételek hogyan kerültek figyelembevételre. Indokolni kell, ha valamelyik módosítási javaslat a tervezetbe nem került bedolgozásra. A véleményezési folyamatot és a vélemények értékelését, feldolgozását követően az átdolgozott előterjesztést a kontrolling igazgató és a vezető jogtanácsos elektronikus szignóval látja el a DMSben. A kontrolling és jogi szignó megadására 2-2 munkanapot kell biztosítani. A leányvállalatok által benyújtott előterjesztéseknek a leányvállalat kontrolling és jogi vezetőjének, valamint a MÁV Zrt. portfólió-gazdálkodási igazgató szignóját is tartalmazó verzióját látja el a kontrolling igazgató és a vezető jogtanácsos szignóval. A szignózási folyamatot követően a DMS-ből nyomtatni az un. DMS-ben szignózott példány -t kell nyomtatni, amely igazolja a szignók megadását és a dokumentum minden oldalának egyezőségét az utolsó, lezárt verzióval, és tartalmazza a teljes előterjesztést. Tájékoztató anyagok nem igényelnek jogi és kontrolling szignót, azokat nem kötelező véleményeztetni. Amennyiben az anyag tartalma nem felel meg a Tájékoztató követelményeinek - azaz döntési javaslatot tartalmaz vagy igényel a Menedzsment támogatás a Tájékoztatót benyújtó szervezeti egységnek visszaküldi. 4.4 Az előterjesztés tárgyalásának ütemezése, szabályai Elnök-vezérigazgatói Értekezlet Az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet napirendjére abban az esetben vehető fel előterjesztés, amennyiben a DMS-ből nyomtatott szignózott előterjesztés, a DMS-ben szignózott példány -t 2 példányban a Menedzsment támogatásnál, az ülés napját megelőző legkésőbb 6. naptári nap, 12 óráig leadásra kerül.

7 7 A vezérigazgató-helyettesek, valamint közvetlenül az Elnök-vezérigazgató alá tartozó vezetők kérhetik az előterjesztés Elnök-vezérigazgató Értekezleten történő megtárgyalása alóli felmentését. A felmentés-kérelem formanyomtatványát jelen utasítás 2. sz. melléklete tartalmazza. A felmentési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni. Az Elnök-vezérigazgató bármely ügyben dönthet Értekezleten kívül is, és hozhat értekezleten kívüli Elnök-vezérigazgatói határozatot. Ilyen esetben a döntés a jelen utasítás mellékletében foglalt előterjesztés formától eltérően is meghozható. Az előterjesztések Igazgatóság elé történő felterjesztését az Elnök-vezérigazgató változatlan tartalommal vagy módosításokkal, kiegészítésekkel engedélyezi. Az előterjesztés Igazgatóság elé változatlan tartalommal történő felterjesztésének engedélyezése esetén ismételt jogi és kontrolling szignó megszerzése nem szükséges. Az előterjesztés tartalmának változatlanságáért az előterjesztést készítő szervezet vezetője felel. Amennyiben az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet elé benyújtott előterjesztés Igazgatóság elé történő benyújtását az Elnök-vezérigazgató csak kiegészítéssel vagy módosítással engedélyezi, a jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzése szükséges. A szignók megadására 2-2 munkanapot kell biztosítani. Az Igazgatóság elé történő felterjesztés engedélyezésének módját minden esetben rögzíteni kell az Elnök-vezérigazgatói határozatban Igazgatósági ülés Az Igazgatóság által megtárgyalandó előterjesztések benyújtására az Elnök-vezérigazgatói értekezleten hozott határozatban rögzítettek szerint kerülhet sor. Az Igazgatósági ülés napirendjére abban az esetben vehető fel előterjesztés, amennyiben az anyag, Elnök-vezérigazgatói Értekezletet követően kiegészített vagy módosított előterjesztés esetén ismételt jogi és kontrolling szignóval rendelkezik, és az előterjesztés DMS-ben szignózott példány -a 7 példányban az ülés napját megelőző legkésőbb 6. naptári nap 12 óráig a Menedzsment támogatásnál leadásra kerül. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé továbbítandó előterjesztéseket az előterjesztés készítőjének az Elnök-vezérigazgató nevében írott kísérőlevéllel ellátva a Felügyelőbizottsági döntést követő 3 munkanapon belül kell a Menedzsment támogatásnak leadnia 3 példányban, oldalanként szignálva és alszámos iratként az előterjesztés iratához iktatva. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója részére az előterjesztések megküldése kizárólag a Menedzsment támogatás szervezeten keresztül történhet. A szakterületek által elkészített ezen előterjesztéseket a Menedzsment támogatás a leadást követő legkésőbb 3 munkanapon belül továbbítja a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé és a továbbításról a kísérőiratról történő tájékoztatás típusú feladatküldéssel tájékoztatja az előterjesztést készítő szervezet vezetőjét. A Menedzsment támogatás az előterjesztés és kísérőlevél 1-1 példányát nyilvántartásba helyezi. Nagy adatmennyiséget tartalmazó mellékleteket digitális adathordozón is lehet csatolni. 4.5 Értekezlet összehívása, előterjesztések tárgyalásának ütemezése Elnök-vezérigazgatói Értekezlet összehívása Az EVIG Értekezletet a Menedzsment támogatás elektronikus meghívó útján hívja össze, melyben rögzíti az értekezlet időpontját, napirendi pontjait. Az elektronikus meghívót az értekezlet állandó résztvevői számára a Menedzsment támogatás értesítésként egyedileg is megküldi, és egyúttal a SharePointon is közzéteszi a napirendekhez kapcsolódó előterjesztésekkel együtt Igazgatósági ülés összehívása Az Igazgatóság ülésének összehívására az Elnök-vezérigazgató által jóváhagyott napirendet tartalmazó, a Menedzsment támogatás által a VIR-ben is közzétett meghívón keresztül kerül sor. Az Igazgatósági ülésre vonatkozó egyéb szabályokat az Igazgatóság ügyrendje tartalmazza.

8 2 4.6 Értekezletek dokumentálása, határozatok rögzítése, nyilvántartása, nyomon követése Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten és az Igazgatóság ülésén hozott határozatokat külön irat rögzíti. Az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet határozatait, Igazgatósági határozatokat és a Tulajdonosi Joggyakorló határozatait a Menedzsment támogatás a VIR-ben tárolja, valamennyi érdekeltnek elektronikusan hozzáférhetővé teszi, és azok teljesítéséről elektronikus nyilvántartást vezet. A Menedzsment támogatás a VIR kezelését, a határozatok végrehajtásának formai nyomon követését végzi. Az egyes határozati javaslatok tartalmi végrehajtásáért és a nyilvántartás aktualizálásáért a feladat végrehajtójaként megjelölt szervezet vezetője, illetve többségi tulajdonú gazdasági társaság vezetője felelős Elnök-vezérigazgatói Értekezlet dokumentálása Az Elnök-vezérigazgatói Értekezletről hangfelvételt készít a Menedzsment támogatás, a résztvevők hozzájárulása alapján, illetve kifejezett tiltakozása hiányában. Az EVIG határozat dátumát követő maximum 30 napon belül visszaállíthatatlan módon törölni kell a hangfelvételt. Különösen indokolt esetben, valamennyi érintett kifejezett hozzájárulása esetén a felvétel megőrizhető, a határozathoz csatolható. Az EVIG értekezletről készült hangfelvételbe a Tulajdonosi Jogok Gyakorlójának képviselője, az Igazgatóság tagjai, a Felügyelő Bizottság tagjai, a Menedzsment támogatás tagjai, valamint az tekinthet be, akinek Elnök-vezérigazgató engedélyezi Elnök-vezérigazgatói Értekezlet határozatai Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten született határozatok számozása, naptári évenként újra kezdődő folyamatos számozással és a határozat meghozatala dátumának rögzítésével történik. Az EVIG határozatokat az üléseket követően 3 munkanapon belül készíti el a Menedzsment támogatás az előterjesztést készítő szervezet közreműködésével. Az előterjesztést készítő szervezeti egység vezetője a meghozott határozatról és a feladatról köteles a döntést követően haladéktalanul elektronikus úton tájékoztatni annak a szervezeti egységnek a vezetőjét, amelynek a döntéssel feladatot határoztak meg, köteles továbbá a feladat végrehajtását nyomon követni és abban közreműködni Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívül hozott határozatok Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívüli előterjesztésekről hozott határozatok a normál határozatoknak megfelelően, külön iratban, folytatólagos számozással kerülnek rögzítésre a Menedzsment támogatásnál. Ezekben az esetekben a határozat bevezetőjében utalni kell arra, hogy a határozat az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívül került meghozatalra Igazgatósági ülés határozatai Az Igazgatósági határozatok számozása naptári évenként újra kezdődő folyamatos számozással és a határozat meghozatala dátumának rögzítésével történik. Az Igazgatósági ülésekre vonatkozó szabályokat egyebekben az Igazgatóság ügyrendje is tartalmazza. A határozatokat az üléseket követően készíti el a Menedzsment támogatás az előterjesztést készítő szervezet közreműködésével. Amennyiben a határozatnak rendelkeznie kell elválaszthatatlan melléklettel, a csatolandó dokumentumot az előterjesztés készítője biztosítja a Menedzsment támogatás részére. Az előterjesztést készítő szervezeti egység vezetője a meghozott határozatról és a feladatról köteles a döntést követően haladéktalanul elektronikus úton tájékoztatni annak a szervezeti egységnek a vezetőjét, amelynek a döntéssel feladatot határoztak meg, köteles továbbá a feladat végrehajtásában közreműködni. 42. szám Budapest, szeptember 15.

9 A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott Alapítói Határozatok nyilvántartása A beérkezett Alapítói Határozatot a Menedzsment támogatás DMS iktatószámmal látja el, az egyik eredeti példányát a Vezető jogtanácsosnak juttatja el, a másik eredeti példányt lefűzi. Az iktatott határozatot a Menedzsment támogatás vezetője 2 munkanapon belül megküldi a felelős szervezet/ek vezetőjének. Ezzel egyidejűleg a Menedzsment támogatás gondoskodik a SharePoint-ban az Alapítói Határozatok közé naptári évenként újra kezdődő folyamatos számozással történő feltevéséről, továbbá feladatonkénti SP azonosítóval ellátva gondoskodik a végrehajtásért felelős szervezet megjelölésével a SP rendszeren keresztül történő kiadásáról Állami Számvevőszék, Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és egyéb hivatal, valamint a MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója által meghatározott belső ellenőrzési vizsgálatokhoz kapcsolódó intézkedési tervek nyilvántartása Az ÁSZ, KEHI és egyéb hivatali jelentésekhez, valamint a MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója által meghatározott belső ellenőrzési vizsgálatokhoz kapcsolódó feladatok nyilvántartása a SharePoint rendszerben az Intézkedési terv felületen történik, melynek feltöltéséért és felügyeletéért a Belső ellenőrzés vezető, a felelős. 4.7 Az Elnök-vezérigazgatói és az Igazgatósági határozatok teljesítésének ellenőrzése Az Elnök-vezérigazgatói, az Igazgatósági határozatok végrehajtásáról a Menedzsment támogatás a döntéshozók igényei szerint, de legalább évente tájékoztató formájában beszámolót készít. A határozatok elektronikus nyilvántartása az Intranet portálon, a SharePoint rendszerben történik. A szervezeti egységek kijelölt kapcsolattartói a Teljesítés megjegyzés rovatban, szükség szerint ill. havonta rögzítik a feladat teljesítésének státuszát, a megtett intézkedéseket, és javaslatot tesznek a teljesítés elfogadására. Minden esetben konkrét dokumentum iktatószámmal kell hivatkozni a teljesítés megtörténtére, és csatolni szükséges a teljesítést igazoló dokumentumot. A határidőre történő teljesítéseket a SP-on keresztül a Menedzsment támogatás szúrópróba szerűen is ellenőrzi. Az adott tartalommal meghozott határozattól a végrehajtás során történő lényeges tartalmi és/vagy formai eltérés esetén a felelős szervezeti egység vezetője köteles újabb elnök- vezérigazgatói / Igazgatósági határozathozatalt kezdeményezni a módosított tevékenység folytatásához. Amennyiben a feladat nem teljesülhet határidőre, a felelős szervezeti egység vezetőjének ésszerű időben, de legkésőbb a határidő letelte előtti 5. munkanapon a 3. sz. melléklet szerinti adatlapon indokolnia kell az elmaradást, és javaslatot kell tennie az Elnök-vezérigazgató részére a határidő módosítására, indokolt esetben a feladat módosítására vagy törlésére. A javaslatokat a saját döntési hatáskörébe tartozó határozatok esetében az Elnök-vezérigazgató fogadhatja el. A jóváhagyott határidő módosítási / feladat törlési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni, továbbá a SharePoint rendszerben a feladat sorában dokumentumként a kijelölt kapcsolattartónak minden esetben fel kell töltenie. Az engedélyezett új határidő rögzítését / feladat törlését a SharePointban a Menedzsment támogatás a módosítással érintett határozati pontok esetében is elvégzi. Igazgatóság által meghatározott határidők esetében Elnök-vezérigazgató kezdeményezheti a módosítást az illetékes döntéshozó felé. Az előterjesztések rendjéről szóló utasítás szerinti munkavégzésnek kiemelt hangsúlyt kell kapnia valamennyi érintett munkavállaló teljesítményének értékelésénél.

10 A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott határozatok teljesítésének ellenőrzése A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott határozatok végrehajtásáról a Menedzsment támogatás rendszeresen, félévente beszámolót készít a Felügyelő Bizottság és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója részére. A határozatok elektronikus nyilvántartása az Intranet portálon, a SharePoint rendszerben történik. A szervezeti egységek kijelölt kapcsolattartói a Teljesítés megjegyzés rovatban, szükség szerint ill. havonta rögzítik a feladat teljesítésének státuszát, a megtett intézkedéseket, és javaslatot tesznek a teljesítés elfogadására. Minden esetben konkrét dokumentum számmal kell hivatkozni a teljesítés megtörténtére, és csatolni szükséges a teljesítést igazoló dokumentumot. A határidőre történő teljesítéseket a SP-on keresztül a Menedzsment támogatás folyamatosan, tételesen ellenőrzi. Amennyiben a feladat nem teljesülhet határidőre, a felelős szervezeti egység vezetőjének ésszerű időben, de legkésőbb a határidő letelte előtti 5. munkanapon a 3. sz. melléklet szerinti adatlapon indokolnia kell az elmaradást, és javaslatot kell tennie az Elnök-vezérigazgató részére a határidő módosítására. Elnök-vezérigazgató kezdeményezheti a módosítást az illetékes döntéshozó felé. A jóváhagyott határidő módosítási / feladat törlési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni, továbbá a SharePoint rendszerben a feladat sorában dokumentumként a kijelölt kapcsolattartónak minden esetben fel kell töltenie. Az engedélyezett új határidő rögzítését /feladat törlését a SharePointban a Menedzsment támogatás a módosítással érintett határozati pontok esetében is elvégzi. Az előterjesztések rendjéről szóló utasítás szerinti munkavégzésnek kiemelt hangsúlyt kell kapnia valamennyi érintett munkavállaló teljesítményének értékelésénél. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK A jelen utasításban foglaltak alkalmazása során a jogszabályi előírásokon és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója mindenkori határozatain túlmenően a MÁV Zrt. mindenkor hatályos Alapszabályát, Működési és Szervezeti Szabályzatát, valamint az alábbi utasítások előírásait kell figyelembe venni: 41/2014. (IX. 05.MÁV Ért. 17.) EVIG sz. utasítás: A normatív utasítások kiadásának szabályozásáról. 57/2014. (XII.19. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás: A MÁV Zrt. valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési Szabályzata. Az üzleti titkot tartalmazó előterjesztések készítésénél a MÁV Zrt. üzleti titok és belső használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról szóló 10/2008. (III. 21. MÁV Ért. 8.) VIG számú utasításban foglaltakat is figyelembe kell venni. 11/2015. (III MÁV Ért. 4.) EVIG számú Elnök-vezérigazgatói utasítás A MÁV Zrt. és a teljes körűen konszolidált leányvállalatai csoport szintű Portfóliókezelési szabályzatának kiadásáról A MÁV Zrt. adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatáról szóló 36/2013. (V.17. MÁV Ért. 16.) EVIG sz. elnök-vezérigazgatói utasítás A DMS rendszerben indítandó Előterjesztések rendje(evig/ig) munkafolyamatával kapcsolatos aktuális dokumentumok elérhetők a MÁV Intranet/ DMS/Dokumentumok/Munkafolyamatok mappában. Jelen utasítás hatályba lépésének napjával az előterjesztések rendjéről szóló 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a pont 1-2. bekezdés és a pont 1-2. bekezdés kivételével - hatályát veszti. A 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás a pont 1-2. bekezdése és a pont 1-2. bekezdése az Előterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat bevezetésének napjával veszti hatályát.

11 HATÁLYBA LÉPTETŐ RENDELKEZÉS Az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Az Előterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamatra vonatkozó rendelkezéseket a munkafolyamat bevezetését követően véleményezésre indított előterjesztésekre kell alkalmazni. Jelen utasítás hatálybalépését megelőzően indított előterjesztésekre az előterjesztések rendjéről szóló 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni. Az Alapszabály jelen utasítás hatályba lépését követő változása esetén amennyiben a változás csak az utasításban szereplő hivatkozást vagy egyéb adminisztratív kérdést érinti, de az utasításban meghatározottak a módosuló Alapszabály rendelkezései szerint is kétséget kizáró módon értelmezhetők az utasítást külön módosítás hiányában is, az értelemszerű eltérésekkel kell alkalmazni. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: Az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet/Igazgatósági/Felügyelő Bizottsági/Tulajdonosi Joggyakorlói MINTA előterjesztés 2. sz. melléklet: Előzetes véleményeztetés alóli / Elnök-vezérigazgatói értekezleten történő tárgyalása alóli felmentés kérelem MINTA 3. sz. melléklet: Jelentés az Elnök-vezérigazgatói és az Igazgatósági határozatok végrehajtásának határidőre történő teljesítéséről Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

12 12 1.sz melléklet MÁV MAGYAR ÁLLAMVASUTAK Zártkörűen Működő Részvénytársaság (MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság esetén értelemszerűen az adott MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság nevét kell szerepeltetni) Előterjesztés száma: /20... ( iktatószám) Döntési hatáskör: Elnök-vezérigazgató/Igazgatóság/Tulajdonosi Jogok Gyakorlója (mindig a végső döntéshozót kell kiválasztani) ELŐTERJESZTÉS A MÁV ZRT. ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI ÉRTEKEZLETÉRE / A MÁV ZRT. IGAZGATÓSÁGA RÉSZÉRE / A MÁV ZRT. FELÜGYELŐBIZOTTSÁGA RÉSZÉRE (A megfelelő kiválasztandó. Csak az aktuális döntéshozót kell szerepeltetni) Tárgy: Az előterjesztés tartalmát pontosan lefedő (lehetőség szerint rövid) cím Előterjesztő: Név, vezérigazgató-helyettes / szervezeti egység vezető (név, beosztás és aláírás) (IG, FB esetén mindig Elnök-vezérigazgató) Felelős vezérigazgató-helyettes: Név, vezérigazgató-helyettes (Név, beosztás és aláírás). (MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok és Elnök-vezérigazgató alá tartozó szervezeti egységek és a TJGY előterjesztések esetén nem használatos) Felelős szervezeti egység vezető: Név, szervezeti egység vezető (név, beosztás és aláírás) Készítette: Név Beosztás Készült: Dátum

13 T a r t a l o m j e g y z é k ÉRTESÍTŐ 13 Az előterjesztés folyamatos oldalszámozással készül, így a tartalomjegyzék a mellékleteket is magában foglalja.

14 14 I. AZ ELŐTERJESZTŐ ÖSSZEFOGLALÓJA Az összefoglaló terjedelme maximum 2 oldal, strukturális megkötés nincs. Minden lényeges elemet tartalmazzon arra vonatkozóan, hogy a javasolt döntés mire irányul, miért aktuális, milyen gazdasági hatása, kockázata van.

15 II. A TÉMA RÉSZLETES KIFEJTÉSE 15 A részletes kifejtés terjedelme maximum 5 oldal. Az alábbi információkat kell tartalmaznia: Az előterjesztés tárgyához kapcsolódó, a döntéshozatalhoz szükséges minden releváns információ A megoldási javaslatok és azok értékelése: Felsorolásszerűen, jól áttekinthető és összehasonlítható formában ismertetni kell az egyes megoldási lehetőségek előnyeit és hátrányait. Döntési javaslat: össze kell foglalni, hogy milyen tartalmú döntést kér az előterjesztő (pl. szerződés jóváhagyása, mandátum kiadása, üzleti terv elfogadása, stb.). Jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelés, döntési hatáskör indoklása E pontnál kell felsorolni a döntéshozatalt megalapozó jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak való megfelelést. Döntési hatáskör: A döntési hatáskör indoklását a megfelelő dokumentumokra (jogszabály, Alapszabály, MSZSZ, DHL) való pontos hivatkozással kell megadni. Utolsó kapcsolódó előterjesztés: Röviden be kell mutatni továbbá, hogy mikor, milyen döntést hozott utoljára a döntést hozó fórum az adott cégnél, ill. az adott ügyben. A MÁV Zrt. és/vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok aktuális üzleti tervére, likviditására gyakorolt hatások bemutatása Beszerzési, értékesítési tranzakció esetén kötelező; vagyonkezelői illetve egyéb jellegű tranzakció esetén ajánlott a korábban teljesített, vagy várható, a MÁV Zrt-t terhelő kötelezettségek bemutatása. Amennyiben a döntés eredményeként fizetési kötelezettség áll be, meg kell határozni annak forrását, ütemezését. Az üzleti tervre gyakorolt hatás bemutatásán belül kiemelten kell kezelni a személyi jellegű ráfordításra (létszámra) gyakorolt hatást is. A döntéshozatal gazdasági elemzése, kockázatai Ismertetni kell a döntési javaslat/alternatívák sajátosságainak megfelelően a döntés hatását a társaság eredményére, cash-flowjára, mérlegére, a finanszírozás javasolt módját, a gazdasági elemzést, megtérülési számításokat (NPV-, jelenérték számítás), a döntéshozatalt befolyásoló tényezőket, az összefüggést más, már meglévő, vagy tervezett beruházásokkal, projektekkel,, Az előterjesztésekben kockázatelemzést kell készíteni. az előterjesztésben foglalt döntési javaslat kockázataira nézve. Az elemzés során alkalmazandó Kockázat definíció: az előterjesztés tárgyköréhez kapcsolódó lehetséges jövőbeni események összessége, melyek bekövetkezése negatív hatással lehet az előterjesztésben megjelölt cél megvalósítására, illetve a MÁV Zrt./Csoport üzleti céljaira nézve 1-3 éves időtávban. A kockázatok között mérlegelni kell mind a döntés végrehajtása során fellépő, azt veszélyeztető kockázatokat, másrészt azokat, amelyek a döntés eredményeképpen léphetnek fel.

16 A kockázatelemzésnek kötelezően tartalmaznia kell: a kritikusnak ítélt kockázat rövid leírását, a kockázat hatásának számszerű, forintban kifejezett becsült értékét minden esetben, ha annak kimutatható a számviteli Eredményre, vagy Pénzforgalomra (cash flow) való hatása, a kockázatfelelős megnevezését. A fentieken felül, amennyiben lehetséges, a kockázat bekövetkezési valószínűségét is becsülnie kell az előterjesztőnek, illetve javaslatot kell tennie a feltárt kritikus kockázatok kezelésére is a kockázatkezelés költségeinek megjelölése mellett. Amennyiben az előterjesztő úgy ítéli meg, hogy az előterjesztés a fenti vizsgálat alapján nem tartalmaz kockázatot, akkor e pont alatt arról is nyilatkoznia kell. A kockázatelemzés elkészítésében az előterjesztő a szervezeti egységéhez kijelölt kockázatikoordinátorhoz fordulhat segítségért, valamint szakmai iránymutatást talál a mindenkor hatályos Kockázatkezelési szabályzatban (jelenleg: 13/2015.(IV.10. MÁV Ért.5.) EVIG. sz. utasítás A MÁV Zrt. és a MÁV Zrt. portfoliójába tartozó kijelölt társaságok kockázatkezelési szabályzatáról). 16 A fenti útmutató alapján a mellékelt táblázatban javasolt feltüntetni a kockázatokat: Kockázatcsoport Kockázat rövid leírása Kockázat hatása (M Ft) Kockázatfelelős Kezelési javaslat, költség 1. Stratégiai (pl. irányítási, tervezési, piaci, üzleti) 2. Megfelelőségi (pl. jogi, szabályozási, etikai) 3. Pénzügyi (pl. piaci, likviditási, számviteli, adózási) 4. Működési (pl. eszköz, közszolgáltatás, emberi erőforrás, IT, környezeti, biztonsági) A döntést követő szükséges intézkedések Be kell mutatni a döntést követően szükséges intézkedéseket, amelyeket szükség esetén a határozati javaslatban végrehajtandó feladatként rögzíteni kell, a felelős és a határidő megjelölésével, valamint a felmerülő kockázatok kezelésének javasolt módját.

17 III. KOMMUNIKÁCIÓS ZÁRADÉK 17 Amennyiben szükséges, az előterjesztésben szerepeltetni kell a Kommunikációs Igazgatóság által jóváhagyott kommunikációs tervet. Az előterjesztések tartalmának önálló, kezdeményező kommunikációja nem indokolt.

18 18 IV. HATÁROZAT-TERVEZETEK A határozat-tervezetet külön oldalon kell megszövegezni oly módon, hogy az előterjesztésben foglaltakra való visszautalás nélkül önmagában is érthető legyen, és a döntés valamennyi lényeges elemét és a fontos azonosító adatokat (az érintett társaság hivatalos megnevezése) tartalmazza. A határozat-tervezet csak olyan rendelkezéseket tartalmazhat, amelyeket az előterjesztés érdemi része tárgyal. Az előterjesztőn kívüli szervezeti egységre vonatkozó határozat csak abban az esetben hozható, ha az előterjesztést a felelősként megjelölni kívánt szervezeti egység is véleményezte. Amennyiben a határozat-tervezet valamely jelentés, szerződés, Tulajdonosi Joggyakorlói határozat, pályázati kiírás elfogadására, kormány döntés kezdeményezésére, stb. irányul, az a határozat elválaszthatatlan mellékletét képezi, melyre a szövegben utalni kell. A határozatokban kijelölt feladatokat minden esetben egy felelős (esetleges közreműködők megjelölésével) és konkrét határidő megjelölésével kell megadni. Az Igazgatósági előterjesztésnek az EVIG határozatban rögzített Igazgatósági, FB és Tulajdonosi Joggyakorlói Határozat tervezetet kell tartalmaznia.

19 19 Elnök-vezérigazgatói határozat-tervezet /20. ( ) számú EVIG határozat A MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói értekezlete megtárgyalta a.. tárgyú előterjesztést és Elnök-vezérigazgató az alábbi határozatot hozta: AMENNYIBEN A DÖNTÉS IGAZGATÓSÁGI / TULAJDONOSI JOGGYAKORLÓI HATÁSKÖR 1. Hozzájárul az előterjesztés Igazgatóság elé történő felterjesztéséhez változatlan tartalommal, jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzése nélkül kiegészítésekkel, módosításokkal, jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzésével az alábbi határozati javaslattal. Felelős: Szervezeti egységvezető (nem név szerint) / Közreműködő egységvezető megjelölése Határidő: (Konkrét dátum) AMENNYIBEN A DÖNTÉS ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI HATÁSKÖR (A szövegtervezetek az előterjesztés tárgyának megfelelően fogalmazandók meg, például:) 1. Hozzájárul. Felelős: Szervezeti egységvezető / Közreműködő egységvezető megjelölése Határidő: (Konkrét dátum) 2. Jóváhagyja.. Felelős: Határidő: Szervezeti egységvezető / Közreműködő egységvezető megjelölése (Konkrét dátum) 3. Felhatalmazza..személyt a szerződés/ pályázati felhívás/ válaszlevél aláírására. Felelős: Határidő: Szervezeti egységvezető / Közreműködő egységvezető megjelölése (Konkrét dátum)

20 Igazgatósági határozat-tervezet ÉRTESÍTŐ /20. ( ) számú határozat 20 A MÁV Zrt. Igazgatósága megtárgyalta a..... tárgyú előterjesztést, és az Igazgatóság az alábbi határozatot hozta: (A szövegtervezetek az előterjesztés tárgyának megfelelően fogalmazandók meg, például:) 1. Hozzájárul az előterjesztés Tulajdonosi Jogok Gyakorlója elé történő felterjesztéséhez az alábbi határozati javaslat tervezettel. Felelős: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közreműködő egységvezető megjelölése Határidő: (Konkrét dátum) 2. Hozzájárul. Felelős: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közreműködő egységvezető megjelölése Határidő: (Konkrét dátum) 3. Jóváhagyja.. Felelős: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közreműködő egységvezető megjelölése Határidő: (Konkrét dátum) 4. Felhatalmazza személyt a szerződés/ pályázati felhívás/ válaszlevél aláírására. Felelős: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közreműködő egységvezető megjelölése Határidő: (Konkrét dátum)

21 21 Felügyelőbizottsági határozat-tervezet /20. ( ) számú FB határozat A MÁV Zrt. Felügyelőbizottsága megtárgyalta a tárgyú előterjesztést, és az Felügyelőbizottság az alábbi határozatot hozta: (A szövegtervezetek az előterjesztés tárgyának megfelelően fogalmazandók meg, például:) A MÁV Zrt. Felügyelőbizottsága egyetért az előterjesztésben foglaltakkal és a javaslatot elfogadásra javasolja a Tulajdonosi Joggyakorló részére. határozati Felelős: Határidő: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közreműködő egységvezető megjelölése (Konkrét dátum)

22 22 Tulajdonosi Jogok Gyakorlójának küldött határozat-tervezet Nemzeti Fejlesztési Minisztérium X- / / / /201. ( ) számú EGYSZEMÉLYES TULAJDONOSI HATÁROZAT Mint a MÁV Magyar Államvasutak Zártkörűen Működő Részvénytársaság (MÁV Zrt.; székhely: 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt , a továbbiakban: Társaság) feletti Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium képviseletében eljárva, a Polgári törvénykönyvről szóló évi V. törvény 3:109. (4) bekezdésében megfogalmazott rendelkezések, valamint a Társaság Alapszabályának ) pontja, Igazgatóságának /20.. sz. határozata és Felügyelőbizottságának /20... sz. határozata alapján a következő határozatot hozom: (A szövegtervezetek az előterjesztés tárgyának megfelelően fogalmazandók meg.) Dátum:.. NFM miniszter

23 V. MELLÉKLETEK ÉRTESÍTŐ 23 Az előterjesztés mellékletét képezik a döntéshozatalhoz szükséges releváns információt bemutató iratok, ide értve az ide vonatkozó határozatokat, és a rendelkezésre álló CSIB Állásfoglalást is. A döntés végrehajtása során szükségessé váló dokumentumokat (aláírandó szerződés, kiadásra kerülő határozatok, meghatalmazás, pályázati kiírás/felhívás, válaszlevél, közlemény stb.) is csatolni szükséges. Közbeszerzési eljáráshoz tartozó előterjesztések tartalmi elemeit alapvetően a MÁV Zrt. Közbeszerzési Szabályzata tartalmazza. Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó előterjesztések esetén nem kell csatolni a közbeszerzési dokumentációt, valamint beszerzési eljáráshoz kapcsolódó előterjesztések esetén nem kell csatolni a beszerzési dokumentációt. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója döntési hatáskörébe tartozó ügyekben az előterjesztés határozat tervezetének elválaszthatatlan mellékletét képezik: A MÁV Zrt. Igazgatóságának határozata, amennyiben szükséges, a Felügyelőbizottság döntés véleményező határozata, a Tulajdonosi Határozat tervezete. A MÁV Zrt. mint Alapító/Részvényes (többségi befolyással rendelkező tulajdonos) döntési hatáskörébe tartozó Elnök-vezérigazgatói és Igazgatósági előterjesztések esetében: az MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság Igazgatóságának határozata, ha a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságnál Igazgatóság működik amennyiben szükséges, a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság Felügyelőbizottságának döntést véleményező határozata, az Alapítói/Részvényesi/Taggyűlési vagy ezek tartása nélkül hozandó határozat tervezete. Nagy adatmennyiséget tartalmazó mellékleteket digitális adathordozón is lehet csatolni.

24 ÁLTALÁNOS TULAJDONOSI ELŐTERJESZTÉS FORMA 24 [Társaság rövid neve] [Előterjesztő neve] [Előterjesztő beosztása] E L Ő T E R J E S Z T É S a tulajdonosi jogokat gyakorló Nemzeti fejlesztési miniszter részére Tárgy: [Keltezés]

25 25 [Társaság rövid neve] [Előterjesztő neve] [Előterjesztő beosztása] I. Vezetői összefoglaló <terjedelme legfeljebb 2 oldal> Tárgy: 1. Előzmények, problémák, helyzet rövid bemutatása 2. Az előterjesztő javaslatának rövid indokolása 3. A javaslatnak az elfogadott üzleti tervhez való viszonya 4. Alternatívák bemutatása, az előterjesztő javaslata [Keltezés] [Az előterjesztő aláírása] [Az előterjesztő beosztása]

26 26 II. Részletes javaslat [Társaság rövid neve] [Előterjesztő neve] [Előterjesztő beosztása] Tárgy: 1. Előzmények, problémák, helyzet részletes bemutatása, 2. A kapcsolódó jogszabályok felsorolása, valamint a hivatkozás megjelölése, ami alapján a tulajdonosi döntés szükséges 3. Kapcsolat a minisztérium részére korábban beterjesztett döntési javaslatokkal, az Alapszabállyal és a Tulajdonosi Joggyakorló korábbi határozataival (pl.: kitűzött prémiumfeladatok, korábbi döntések megvalósíthatósága stb.) 4. Az előterjesztő javaslata és annak részletes indokolása 5. Kommunikációs terv a javaslat elfogadása esetén (ha szükséges) 6. A javaslatnak az elfogadott üzleti tervhez való viszonya (a tárgyévi ill. a hosszabb távú üzleti tervhez való kapcsolódás; az eredményre, beruházási tervre, létszámra és finanszírozási pozícióra gyakorolt hatás) 7. Döntési alternatívák bemutatása (előnyök és hátrányok, számszerűsíthető és nem számszerűsíthető hatások, gazdasági és egyéb hatások, várható következmények) 8. Az előterjesztő álláspontja, megjegyzései az előterjesztés IV. és V. pontjában szereplő határozatokkal kapcsolatban 9. Egyéb fontos információk [Keltezés] [Az előterjesztő aláírása] [Az előterjesztő beosztása]

27 III. A tulajdonosi határozat tervezete 27 <az előterjesztő döntési javaslatának megfelelően elkészítve> IV. A Felügyelőbizottság döntést véleményező határozata V. Az Igazgatóság döntést véleményező határozata

28 28 2.sz melléklet [SZERVEZETI EGYSÉG] Ikt. sz.:. Elnök-vezérigazgató részére Tárgy: Felmentés kérése Tisztelt Elnök-vezérigazgató! A [Cím] című előterjesztésünk Elnök-vezérigazgatói Értekezlet alóli felmentését kérjük a következő indokkal: [Rövid indoklás] Kérem a felmentéshez Elnök-vezérigazgató engedélyét. Budapest, [dátum] Üdvözlettel, [Szervezeti egység vezető] Támogatom:. Felelős Vezérigazgató-helyettes Engedélyezem: Elnök-vezérigazgató MÁV MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRŰEN MŰKÖDŐ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút Telefon: (1) Fax: (1) A Fővárosi Törvényszék CégBírósága, mint cégbíróság CG

29 29 3. sz melléklet [SZERVEZETI EGYSÉG] JELENTÉS HATÁROZAT VÉGREHAJTÁSÁRÓL Ikt. sz.: / Kijelölt SP kapcsolattartó: A feladat azonosító adatai 1 A határozat típusa: -vezérigazgatói határozat 2 A határozat száma, dátuma: 3 Kapcsolódó előterjesztés címe: 4 A feladat leírása: (A határozat szövege röviden, eredeti határideje) 5 SharePoint azonosító: A fent megjelölt feladat határidőre nem teljesült. 6 A határozat megváltoztatását kérjük az alábbiak szerint: (Minden változtatási kérelmet indokolni kell.) módosítása. Javasolt új teljesíthető határidő: 7 Változtatási kérelem rövid indoklása, eddig megtett intézkedések, a nem teljesítés oka: 8 Csatolt dokumentumok felsorolása: 9 Felelős szervezeti egység vezetője: Felelős vezérigazgató-helyettes: Dátum, név, beosztás, aláírás Dátum, név, beosztás, aláírás 10 A javasolt módosításokat jóváhagyom: Elnök-vezérigazgató

30 30 Szerkeszti: MÁV-START Zrt. Kabinet Felelős kiadó: Zaránd György vezérigazgató