Hiteles elektronikus postafiók

Átírás

1 NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. H-1081 Budapest, Csokonai utca 3. Hiteles elektronikus postafiók Cégkapu-tárhely felhasználói leírás v

2 Tartalom I Aktuális változások... 3 II Használati útmutató ügykezelők részére... 4 II.1 Bejelentkezés a tárhelyre ügyfélkapus azonosítással... 4 II.2 Cégkapu-postafiók kiválasztása... 5 II.2.1 Ügykezelői hozzárendelés jóváhagyása... 6 II.2.2 Ügykezelői hozzáférés törlésének kezdeményezése... 6 II.3 Beérkezett dokumentumok kezelése... 7 II.3.1 Dokumentumok letöltése... 8 II.3.2 Természetes személy részére címzett dokumentum II.3.3 Dokumentum Tartós tárba helyezése II.3.4 Dokumentum törlése II.4 Dokumentumfeltöltés II.5 Feltöltés egyéb alkalmazásokból II.6 Elküldött dokumentumok II.7 Meghiúsulási igazolások II.8 Kapcsolat II.9 Kijelentkezés III Használati útmutató cégkapumegbízottak részére III.1 Adminisztrációs oldal elérése, postafiók kiválasztása III.2 Kapcsolattartási cím módosítása III.3 Ügykezelők adminisztrációja III.3.1 Ügykezelő hozzáadása III.3.2 Ügykezelők szerkesztése III.3.3 Ügykezelő törlése III.4 Címkézés III.4.1 Címke létrehozása III.4.2 Címke módosítása, törlése III.4.3 Dokumentum címkézése III.4.4 Címkézett dokumentumok kilistázása III.4.5 Címkézés eltávolítása IV Egyéb beállítások V Napló

3 V.1 Általános adatok V.2 Dokumentum napló adatok V.3 Korlátozott címkéhez tartozó ügykezelő adatok V.4 Ügykezelő karbantartás adatok VI Vevények VI.1 Központi vevénykezelési profil VI.2 Új vevénykezelési profil létrehozása Melléklet Képernyőfelépítés... 1 Navigációs panel a levelezési felületen... 1 Postafiók-választó levelezési felület... 2 Menüsor... 3 Függelék... 4 Tippek a Napló funkció használatához... 4 Meg szeretném nézni, ki és mikor töltötte le a beérkező küldeményeket Ellenőrizni szeretném, hogy melyik felhasználó törölt küldeményeket a postafiók Beérkezett mappájából?... 4 Szeretném lekérdezni, hogy milyen dokumentum napló események történtek egy, a Cégkapuba beérkezett küldeményre vonatkozóan Szeretném megtudni, hogy a Cégkapu melyik felhasználója töltött fel dokumentumot a NISZAUDIT hivatal részére június, július hónapban... 6 Meg szeretném tekinteni a Kovács Tünde ügykezelővel kapcsolatos tárhelyműveleteket Gyakran ismételt kérdések... 8 Cégkapumegbízottak részére... 8 Ügykezelők részére

4 Leírásunkban az aktuális változásokat, valamint a cégkapu-tárhely használatának főbb lépéseit mutatjuk be: a zöld hátterű címkék jelölik az adott funkció használatához kapcsolódó teendőket, lila címkékkel jelöltük a kiegészítő, segítség típusú információkat. A dokumentum I. és III. része valamennyi cégkapus felhasználó részére tartalmaz hasznos információkat. A II. rész elsősorban a cégkapumegbízottaknak készült, ugyanis az ott leírt műveletek elvégzésére kizárólag ők jogosultak. A képernyőn található főbb elemek (pl. navigációs sáv) funkciójáról a Mellékletben talál segítséget. I Aktuális változások A cégkapumegbízott engedélyezheti az olvasatlan vevények törlését A dokumentumok egyesével történő letöltése esetén a korábbi működéstől eltérően - a letöltés nem indul el automatikusan, kizárólag a Letöltés gombra kattintva. Az ügykezelők hozzárendelésénél már nem jelenik meg a capthca-kód jelölésére vonatkozó rész, ugyanis az ellenőrzést a rendszer a háttérben végzi. A sikeres dokumentumküldés esetén a felületen megjelenik a feltöltött dokumentum érkeztetési száma Egy cégkapus postafiókhoz több, maximum 5 fő cégkapumegbízott is hozzárendelhető. A cégkapumegbízott személy(ek) hozzárendelése, módosítása, ill. bővítése továbbra is a regisztrációs alkalmazáson keresztül történik az új vagy az adatmódosítási kérelem benyújtásával. A regisztrációval kapcsolatos aktuális tájékoztatókat innen töltheti le Tárhelycím módosítása A tárhelyhez tartozó kapcsolattartási cím módosításának mentése kizárólag az újonnan megadott címre érkező ben küldött megerősítő kód beírásával lehetséges. 3

5 Napló Lehetőség van valamennyi naplóadat (dokumentumokkal, ügykezelők korlátozott címkéhez rendelésével, valamint adminisztrációjával kapcsolatos események) kilistázására a megadott dátumintervallumon belül. A Leírás mező lehetővé teszi a szabadszöveges keresést. Bővültek az eredménylista Leírás oszlopában megjelenített adatok. A dokumentumokkal kapcsolatos események esetén látható a listában az érkeztetési szám, valamint a feladó és címzett neve (szervezetek esetén a postafiók rövid neve jelenik meg). Az Exportálás funkcióval a kapott adatok Excel táblázatba menthetők. Ideiglenes státuszú ügykezelő törlése A hivatali vagy cégkapus postafiókhoz hozzárendelt, ideiglenes státuszú ügykezelő törlése esetén is küld a rendszer értesítést a törlésről az érintett ügykezelő személyes tárhelycímére. II Használati útmutató ügykezelők részére II.1 Bejelentkezés a tárhelyre ügyfélkapus azonosítással A tárhelyszolgáltatás használata azonosításhoz kötött, ezért be kell jelentkeznie Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) felületén. A cégkapus postafiók eléréséhez nincs szükség más azonosítókra az eddig használtakon kívül (Ügyfélkapu / eszemélyi / RKTA). Írja be a böngésző címsorába az oldal linkjét. Válassza az Ügyfélkapu menüpontot. Amennyiben rendelkezik e- Személyivel és megfelelő kártyaolvasóval, abban az esetben ezek használatával is beléphet. A kormányablakban igényelt vagy Ügyfélkapu azonosítással regisztrált RKTA-kóddal és a hozzá tartozó jelszóval szintén bejelentkezhet. 4

6 Adja meg az ügyfélkapus felhasználónevét, majd a jelszavát. Kattintson ide a bejelentkezéshez. Belépést követően a levelezési tárhely alapértelmezett postafiókjának beérkezett üzenetei jelennek meg a képernyőn. II.2 Cégkapu-postafiók kiválasztása Amennyiben cégkapumegbízottként vagy ügykezelőként már rendelkezik hozzáféréssel, az adott gazdálkodó szervezet tárhelyét a postafiókválasztó lista segítségével érheti el. A nyílhegyre kattintva nyissa le a postafióikválasztólistát. Válassza ki a gazdálkodó szervezet cégkapus postafiókját. Az adószám vagy név beírásával keresni tud a postafiókok között (töredékszó is megadható). Nyolc darab olvasatlan dokumentum, ill. vevény van a Tárhely Kft. postafiókjában. A szerkesztő ikonok segítségével átnevezheti a postafiókot. A postafiók kiválasztását követően az adott tárhely Beérkezett mappájának tartalma jelenik meg a képernyőn. 5

7 II.2.1 Ügykezelői hozzárendelés jóváhagyása Az újonnan cégkapuhoz rendelt ügykezelőnek a hozzárendelést jóvá kell hagynia. A hozzárendelésről a rendszer értesítést küld az érintett személy tárhelycímére. A jóváhagyáshoz válassza ki a listából azt a postafiókot, amelyhez újonnan lett hozzárendelve. Kattintson a gombra a jóváhagyáshoz. Kattintson a linkre, hogy hozzáférhessen a postafiók dokumentumaihoz. A sikeres jóváhagyásról üzenet jelenik meg a képernyőn. A rendszer a hozzárendeléshez kapcsolódóan értesítéseket küld az érintettek részére. II.2.2 Ügykezelői hozzáférés törlésének kezdeményezése Az ügykezelő az adminisztrációs felületen a Felhasználói beállítások menüpontban kezdeményezheti hozzárendelésének megszüntetését az adott postafiókra vonatkozóan. 6

8 A hozzáférés megszüntetését az adott postafiókhoz tartozó linkre kattintva kezdeményezheti. A törlési kérés megerősítését követően az ügykezelő státusza módosul. A törlés jóváhagyásáig a kérelem visszavonható. A törlési kérelemhez kapcsolódóan a rendszer értesítéseket küld az érintettek részére. II.3 Beérkezett dokumentumok kezelése A Cégkapuba érkezett dokumentumok a cégkapus tárhely kiválasztását követően a Beérkezett menüpontban jelennek meg. Figyelem! Az ügykezelők számára kizárólag azok a küldemények jelennek meg a tárhelyen, amelyekhez a cégkapumegbízott-tól jogosultságot kaptak. Jogosultság hiányában a dokumentum adatait sem tekinthetik meg. A mappára vonatkozóan amennyiben a cégkapumegbízott nem módosítja ezt a beállítást - alapértelmezett szűrés van beállítva, így a rendszerüzenetek csak a szűrési feltételek törlését követően jelennek meg a listában. A linkre kattintva törölheti a beállított szűrési feltételeket. A piros szín jelzi, hogy a dokumentumokra szűrési feltétel van beállítva. 7

9 A szabad szöveges keresőben szótöredéket is megadthat. A gombra kattintva törölheti a beállított szűrési feltételeket. A szűrőfeltételek megadása után kattintson a gombra a találatok megjelenítéséhez. A megadott feltételeknek megfelelő dokumentumok megjelennek az oldalon. A mínusz jelre kattintva bezárhatja a Szűrés ablakot. Itt jelennek meg a beállított szűrési feltételek. A Beérkezett mappa mellett megjelenített szám mutatja a kiválasztott postafiókban lévő olvasatlan üzenetek számát (alapértelmezetten ide tartoznak a szűrt olvasatlan vevények is). A cégkapumegbízott adott ügykezelőre vonatkozóan letilthatja a Meghiúsulási igazolások menüpont megjelenítését. Hét darab olvasatlan dokumentum, ill. vevény van a kiválasztott postafiók Beérkezett mappájában. (A cégkapumegbízott beállíthatja, hogy az olvasatlan üzenetek számításába a vevények ne tartozzanak bele.) A Beérkezett mappában Tartós tárba helyezés nélkül 30 napig érhetők el a dokumentumok. Kivéve a Meghiúsulási igazolásokat, amelyek 180 napig érhetők el a Meghiúsulási igazolások menüpontban. II.3.1 Dokumentumok letöltése A dokumentumokat egyesével és csoportosan is letöltheti. A Beérkezett mappából, valamint a Tartós tárból történő letöltés menete megegyezik. II Dokumentumletöltés egyesével 1. Kattintson a dokumentumtípusra vagy a leírásra letöltés elindításához. 8

10 3. Válassza a mentés opciót. Letöltést követően az alábbi gombokra kattintva Tartós tárba mentheti vagy törölheti a dokumentumot. 2. Kattintson a gombra a letöltés elindításához. A Letöltés gombra történő kattintást követően a küldemény olvasottá válik. Hivatali dokumentum 1 esetén a rendszer kézbesíti a Letöltési igazolást a feladó részére. II Csoportos dokumentumletöltés Csoportos letöltésnél szintén a Letöltés gombra történő kattintásra indul el a letöltés. A rendszer - hivatali dokumentum esetén ezt követően kézbesíti a Letöltési igazolást a feladó részére. 2. Kijelölést követően kattintson ide a letöltés elindításához. 1. Jelölje ki a letöltendő dokumentumokat. 1 Hivatali típusú dokumentumok címzett általi letöltése esetén a rendszer Letöltési igazolást állít ki. Amennyiben a feladó hivatali szakrendszeri értesítés típusú dokumentumot küld (pl. NAV-os nyugták), abban az esetben a rendszer nem generál Letöltési igazolást. 9

11 4. Válassza a mentés opciót. 3. Indítsa el a letöltést. Letöltés után a tárolási opciók jelölésével dönthet arról, hogy megtartja, törli vagy tartós tárba helyezi a dokumentumokat. A dokumentumokat tömörített formában tölti le a rendszer (dokumentumok.zip). 5. A mentést követően kattintson a gombra. A művelet befejezését követően az adott postafiók Beérkezett mappájának tartalma jelenik meg a képernyőn. II.3.2 Természetes személy részére címzett dokumentum A Cégkapuba érkezhetnek a gazdálkodó szervezetnek, azon belül pedig természetes személy(ek)nek címzett dokumentumok is. Ez leginkább a posta Saját kézbe szolgáltatásához hasonlítható. Ezeket a küldeményeket kizárólag a címzett természetes személyek, valamint a Cégkapuhoz cégképviseleti joggal 2 hozzárendelt ügykezelő töltheti le, mozgathatja Tartós tárba vagy törölheti. A küldemény érkezéséről a címzett személy értesítést kap a személyes tárhelyéhez tartozó címére. A cégképviseleti joggal nem rendelkező többi ügykezelő, beleértve a cégkapumegbízottat is, nem jogosult a dokumentum kezelésére. 2 A cégképviseleti jog itt kizárólag a postafiókhoz tartozó többlet jogosultságot jelenti, nem pedig azt, hogy az ügykezelő a gazdálkodó szervezet hivatalos képviselője. 10

12 A küldeményt a feladó természetes személy részére is megcímezte. Amennyiben a címzett személy nem ügykezelője a Cégkapunak, a cégkapumegbízott őt is hozzárendelheti a postafiókhoz. Címzett Cégkapu Címzett természetes személy Jogosulatlansági figyelmeztetés Figyelem! Amennyiben a címzett természetes személy nem ügykezelője a Cégkapunak, abban az esetben a cégkapumegbízott a személyes tárhelyéhez tartozó címére Postafiókhoz nem hozzárendelt címzett ügyintéző értesítő tárgyú t kap. A küldemény letöltéséhez amennyiben lehetséges hozzá kell rendelnie a címzett ügyintézőt a cégkapus postafiókhoz az adminisztrációs felületen (Beállítások menüpont). 11

13 Ha a dokumentumon olyan címke van, amelyhez a címzett természetes személy nincs hozzárendelve, abban az esetben azt csak a képviseleti joggal rendelkező felhasználó kezelheti. II.3.3 Dokumentum Tartós tárba helyezése Beérkezett dokumentumait, valamint elküldött dokumentumainak másolatait a tartós tárba történő áthelyezéssel hosszú távon, biztonságosan megőrizheti. A dokumentumok a Tartós tárban mindaddig megtekinthetők, amíg Ön nem törli azokat a tárból. 1. Jelölje ki a dokumentumokat a Beérkezett mappában (az olvasatlan üzenetek is átmozgathatók). 2. Kattintson ide az áthelyezéshez. Kattintson ide az átmozgatott dokumentumok megtekintéséhez. Figyelem! A Tartós tárba mozgatott olvasatlan dokumentum az áthelyezést követően olvasottá válik, így hivatali dokumentum esetén a rendszer kiállítja és kézbesíti a feladó részére a Letöltési igazolást. 12

14 Foglalt Tartós tár terület Rendelkezésre álló maximális cégkapus Tartós tár terület (nem bővíthető) II.3.4 Dokumentum törlése A dokumentumok törlésének menete a Beérkezett mappában és a Tartós tárban megegyezik. Olvasatlan igazolások kizárólag akkor töröhetők, ha a cégkapumegbízott beállította a törlés engedélyezését. 2. Kattintson ide a törléshez, majd erősítse meg a törlési szándékát. 1. Jelölje ki a dokumentumokat (csak olvasott üzenetek törölhetők). Figyelem! Csoportos letöltésnél a Letöltendő dokumentumok ablakban történő Törlés opció választásánál a Befejezés gombra történő kattintást követően a rendszer megerősítési kérés nélkül törli a dokumentumo(ka)t. A Beérkezett mappából kizárólag olvasott dokumentumok törölhetők. A törölt dokumentumok visszaállítására nincs lehetőség. 13

15 II.4 Dokumentumfeltöltés A felületen a Cégkapuból kizárólag az Általános Nyomtatványkitöltő programmal (ÁNYK) kitöltött, titkosított (.kr) állományokat töltheti fel. A program legfrissebb verziója a NAV portáljáról telepíthető. 1. Kattintson ide a dokumentumfeltöltés kezdeményezéséhez. 3. Válassza ki a titkosított.kr-fájlokat tartalmazó mappát (pl. ÁNYK Kuldendő könyvtára) és jelölje ki a küldendő állományokat. 2. Kattintson ide a tallózáshoz. 4. Kattintson a Megnyitás gombra. A jelölőnégyzet kipipálásával Tartós tárba helyezheti az elküldött dokumentum másolatát. 5. Kattintson ide a feltöltéshez. 14

16 A rendszer az érkeztetési szám kiírásával jelzi a feltöltés eredményét. Ide kattintva törölheti az elküldött állományokat a feltöltési sorból. 6. A Beérkezett mappában feltétlenül ellenőrizze a küldés sikerességét bizonyító Feladási igazolásokat. Ha nem jelennek meg az igazolások, törölje a vevényekre vonatkozó szűrési feltételeket. II.5 Feltöltés egyéb alkalmazásokból A KR-fájlok titkosítás után az ÁNYK-program segítségével közvetlenül is feltölthetők a Kapcsolat a Cég/Hivatali kapuval / Nyomtatvány közvetlen beküldése menüpont segítségével. A menüpont szükség esetén a Szerviz / Beállítások menüpont Működés lapján található Kapcsolat a Cég/Hivatali kapuval menü engedélyezése jelölőnégyzet kipipálásával állítható be. A megjelenítéshez az ÁNYK-program újraindítása szükséges. Meghatározott ügyekre vonatkozóan a gazdálkodó szervezet nevében más alkalmazásokon keresztül pl. epapír, magyarorszag.hu oldalról elérhető iform űrlapok is lehetőség van dokumentumok elküldésére. Figyelem! Az egyéb alkalmazásokból történő dokumentumküldésnél, amennyiben olyan Cégkaput ad meg, amely nem létezik, a sikeres KAÜ-bejelentkezés után az alábbi hibaüzenet jelenik meg 3 : A megadott {Cégkapu rövid neve} feladó szervezet nem létezik! Abban az esetben, ha a Cégkapu létezik, de a feltöltést végző felhasználó nincs hozzárendelve, akkor az alábbi hibaüzenetet kapja: A felhasználó nincs hozzárendelve a megadott {Cégkapu rövid neve} feladó szervezet postafiókjához! A feltöltést végző ügykezelőre vonatkozó küldési jogosultság letiltása esetén a következő üzenet jelenik meg: A felhasználó részére a dokumentum művelet nem engedélyezett a megadott {Cégkap rövid neve} feladó szervezetnél! 3 ÁNYK-s feltöltésnél a program a Nyomtatvány közvetlen beküldése ablakban jelzi a sikertelen feltöltést ( A nyomtatvány beküldése sikertelen!). A részletes hibaüzenet a Szerviz / Üzenetek menüpontban tekinthető meg. 15

17 II.6 Elküldött dokumentumok A mappában a küldéstől számított 30 napig tekintheti meg a tárhelyről, ill. az egyéb alkalmazásokból (pl. Általános Nyomtatványkitöltő program, magyarorszag.hu oldalról elérhető iform űrlapok, epapír szolgáltatás) feltöltött dokumentumok adatait (nem magát a dokumentumot!) Kattintson ide a feltöltött dokumentumok adatainak megtekintéséhez. Ide kattintva nézheti meg az üzenet részletes adatait. 16

18 II.7 Meghiúsulási igazolások A Meghiúsulási igazolások 180 napig érhetők el a Meghiúsulási igazolások menüpontban. A mappában 180 napig tekintheti meg a Meghiúsulási igazolásokat. 17

19 A kereséshez szűrőfeltételeket is megadhat. Az érkeztetési számot formázás nélkül is beírhatja. Kattintson az ikonra az igazolás letöltéséhez. A Meghiúsulási igazolás kiállításának dátuma az Át nem vett dokumentum értesítő kiküldését követő 5. munkanap utáni nap. A kézbesítés meghiúsulásának dátuma tehát az igazolás kiállítását megelőző nap. Első értesítés a küldemény tárhelyen történő elhelyezésekor. Az Át nem vett dokumentum értesítő tárgyú (második értesítés) kiküldésének időpontja: a küldéstől számított 5. munkanapot követő munkanap. Az igazolásokról a Vevények pontban olvashat további információt. 18

20 II.8 Kapcsolat A Kapcsolat oldalon a 1818 munkatársaival veheti fel a kapcsolatot a tárhely használatával, működésével kapcsolatban. Ide kattintva jelezheti észrevételeit vagy kérhet segítséget. Chat indítását itt kezdeményezheti. Ha kitöltötte az űrlapot, kattintson ide az elküldéséhez. A Közigazgatási Ügyfélvonal honlapját innen érheti el. II.9 Kijelentkezés Amennyiben befejezte a munkát, kattintson ide a kilépéshez. 10:00 perctől indulva számláló számolja az inaktivitási időt. Aktivitás esetén (pl. kattintás egy másik menüpontra) a számláló ismét 10:00 perctől folytatja a visszaszámlálást. A tíz perc inaktivitási idő leteltével a rendszer biztonsági okokból automatikusan kijelentkezteti. A további használathoz ismételten be kell jelentkeznie. 19

21 A munkamenetet 1 perccel a lejárat előtt is meghosszabbíthatja további 10 perccel. III Használati útmutató cégkapumegbízottak részére A gazdálkodó szervezetet cégkapus postafiókjához kapcsolódó adminisztrációs teendők ellátására a cégkapumegbízottként regisztrált személyek jogosultak. Az adminisztrációs oldal eléréséhez célszerű először a levelezési tárhelyre bejelentkezni a fentebb már ismertetett módon. A cégkapumegbízott(ak) személye kizárólag a Cégkapu-regisztrációs alkalmazáson keresztül módosítható. III.1 Adminisztrációs oldal elérése, postafiók kiválasztása Kattintson ide az adminisztrációs felület eléréséhez. A keresőmezőbe rövid- és hosszú nevet is beírhat (szótöredéket is megadhat). A nyíl segítségével nyithatja le a listát. Válassza ki a listából az adminisztrálandó postafiókot. A listában kizárólag azok a postafiókok érhetők el, amelyeknek a bejelentkezett felhasználó a cégkapumegbízottja. 20

22 III.2 Kapcsolattartási cím módosítása A dokumentumforgalommal kapcsolatos értesítések (pl. Átvételi értesítő, Át nem vett dokumentum értesítő) alapértelmezetten a gazdálkodó szervezet Cégkapujának kapcsolattartási címére érkeznek, ezért változás esetén fontos az cím aktualizálása. A cégkapumegbízott vagy az ügyvezető saját címe helyett célszerű olyan címet megadni, amelyhez a többi ügykezelő is hozzáfér. A szervezet teljes nevét a Cégkapu-regisztrációs alkalmazás segítségével módosíthatja. 1. Kattintson ide az e- mail cím módosításához. 2. Írja át a címet az aktuális címre. 3. Kattintson a gombra. 4. Írja be az új címre küldött kódot. Ha nem kapta meg a kódot, ellenőrizze a beírt cím helyességét. 5. Mentse el a módosítást. 21

23 Hibaüzenet esetén ellenőnrizze, hogy helyesen másolta-e be a kódot, ill. hogy nem járt-e le a beírt kód érvényessége. Utóbbi esetben válassza a Bezárás gombot és kérjen új kódot a Mentés gombra kattintva. III.3 Ügykezelők adminisztrációja A cégkapumegbízott feladata többek között - új ügykezelők hozzárendelése, törlése, ill. szükség esetén - a meglévők módosítása. III.3.1 Ügykezelő hozzáadása 1. Kattintson ide új ügykezelő hozzáadásához. 22

24 2. Töltse ki az űrlapon a felhasználó természetes személyazonosító adatait. A jelölőnégyzetek kipipálásával letilthatja az ügykezelő számára a Meghiúsulási igazolás menüpont megjelenítését, valamint a dokumentumküldési jogosultságát - az adott szervezetre vonatkozóan A tiltás a tárhelyről, ill. az egyéb alkalmazásokból (pl. ÁNYK, epapír, SZÜF- iform) történő küldésre vonatkozik. A jelölés azt jelenti, hogy az ügykezelő a Cégkapuba érkezett természetes személyeknek címzett, valamint a korlátozott hozzáférésű címkével ellátott dokumentumokat is kezelheti. Az új felhasználóhoz már a hozzárendeléskor korlátozott címkéket rendelhet a jelölőnégyzetek kipipálásával. 4. Mentse el az adatokat. Az újonnan hozzáadott ügykezelő ideiglenes státuszba kerül mindaddig, amíg jóvá nem hagyta a hozzárendelést. Amennyiben a jóváhagyás 5 napon belül nem történik meg a részéről, a rendszer automatikusan visszavonja az adott postafiókhoz történő hozzárendelését. Ahhoz, hogy ügykezelő legyen, a cégkapumegbízottnak ismét el kell végeznie a hozzárendelést. Figyelem! A kapcsolattartó személye kizárólag a cégkapu-regisztrációs alkalmazás segítségével módosítható. 23

25 III Hozzárendeléssel kapcsolatos értesítések A rendszer értesítéseket küld az ügykezelő hozzárendeléséről (a cégkapumegbízott az adott személyt ügykezelőként hozzárendelte a postafiókhoz), a jóváhagyásról (az érintett ügykezelő jóváhagyta a hozzárendelést), a hozzárendelés automatikus visszavonásáról (az ügykezelő nem hagyta jóvá 5 napon belül a hozzárendelést, így a rendszer azt automatikusan visszavonta). A hozzárendelésről amennyiben az ügykezelő nem végzi el a jóváhagyást a rendszer emlékeztetőt küld 1 nappal az ötnapos határidő lejárta előtt. Fenti értesítéseket a rendszer a cégkapumegbízott és az érintett ügykezelő tárhelycímére, valamint a Cégkapuhoz tartozó kapcsolattartási címére küldi. III.3.2 Ügykezelők szerkesztése 1. Az ügykezelőhöz tartozó beállítások módosításához kattintson a linkre. A linkre kattintva megtekinthetők a felhasználóhoz rendelt korlátozott hozzáférésű címkék. A felületen az ügykezelőkre vonatkozóan a Meghiúsulási igazolás menüpont, az üzenetküldés tiltása, valamint a cégképviseletre jogosultság beállítása módosítható (utóbbi kettő közül egyszerre csak egy jelölhető!). 2. A módosítások mentéséhez kattintson a Mentés gombra. 24

26 III.3.3 Ügykezelő törlése Az ügykezelő hozzáférését a cégkapumegbízott jogosult törölni. Az ügykezelő hozzáférésének megszüntetéséhez kattintson a linkre. A törlést az ügykezelő is kezdeményezheti. Ebben az esetben a cégkapumegbízottnak 30 nap áll rendelkezésére a törlési kérés jóváhagyásához. A törlési kérelem jóváhagyásához kattintson a linkre. Ha a cégkapumegbízott elutasítja az ügykezelő törlési kérelmét, az illető jogosultságainak megfelelően - továbbra is hozzáfér a postafiókhoz. Amennyiben sem a jóváhagyás, sem pedig a kérelem elutasítása nem történik meg, az ügykezelő hozzáférését az adott postafiókhoz a rendszer 30 nap elteltével automatikusan törli. III Törlési kérelemmel kapcsolatos értesítések A rendszer értesítéseket küld a törlési kérelem indításáról (ügykezelő törlési kérelmet nyújtott be), visszavonásáról (az ügykezelő visszavonta a törlési kérelmét), jóváhagyásáról (ha cégkapumegbízott hagyta jóvá a kérelmet), elutasításáról (ha a cégkapumegbízott elutasította a jóváhagyást, a felhasználó továbbra is ügykezelője marad a postafióknak), automatikus jóváhagyásáról (ha a 30 nap elteltével a cégkapumegbízott nem törölte az ügykezelőt, így a rendszer hagyta jóvá a kérelmet), A törlési kérelem indításáról amennyiben a cégkapumegbízott nem hagyja jóvá a kérelmet - a rendszer emlékeztetőt küld 10, 5, ill. 1 nappal a 30 napos lejárat előtt. Fenti értesítéseket a rendszer a cégkapumegbízott és az érintett ügykezelő tárhelycímére, valamint a Cégkapuhoz tartozó kapcsolattartási címére küldi. 25

27 A rendszer szintén értesítést küld az érintett felhasználó személyes tárhelycímére, ha a cégkapumegbízott a még jóváhagyásra váró, ideiglenes stáuszú ügykezelő hozzáférést törli. III.4 Címkézés A beérkezett, elküldött, ill. tartós tárban lévő dokumentumokat a könnyebb kezelhetőség céljából felcímkézheti. Egy adott postafiókhoz jelenleg maximum 200 címke hozható létre. A hozzáférés módja alapján kétféle címketípust különböztetünk meg: nem korlátozott: az ilyen típusú címkével ellátott dokumentumot valamennyi ügykezelő kezelheti, kivéve, ha a dokumentumot a feladó természetes személy(ek) részére is megcímezte. Ebben az esetben a dokumentumokat a címzett természetes személy(ek), valamint a cégképviseleti jogosultsággal rendelkező ügykezelők kezelhetik. korlátozott: a korlátozott hozzáférésű címkével ellátott dokumentumokat kizárólag az alábbi személyek kezelhetik. o cégképviseleti jogosultsággal rendelkező ügykezelő, o cégkapumegbízott, o az adott címkéhez hozzárendelt ügykezelő(k). Figyelem! Automatikus jogosultságkezelési szabályokat mindkét típusú címkéhez beállíthat, azonban ügykezelőket kizárólag a korlátozott hozzáférésű címkékhez rendelhet. Korlátozott hozzáférésű címke Nem korlátozott hozzáférésű címke III.4.1 Címke létrehozása Címkét a levelezési tárhelyen (Üzenetek) hozhat létre. 26

28 1. Kattintson ide a funkció használatához. 2. Itt kezdeményezheti címke létrehozását. 3. Írja be a címke nevét. 4. Korlátozott hozzáférésű címke létrehozása esetén kattintson a nyitott lakatra. 5. Mentse el a beállításokat. III.4.2 Címke módosítása, törlése A címke nevének, típusának módosításához kattintson a szerkesztő ikonra. A címkét megerősítést követően itt törölheti. 27

29 Figyelem! Korlátozott hozzáférésű címke típusának módosításakor a rendszer figyelmeztetést küld: Figyelem! Mindkét típusú címke kizárólag abban az esetben törölhető, amennyiben nincs beállítva hozzá automatikus szabály. Az Igen gombra kattintva megszűnik a korlátozott hozzáférési beállítás, így módosítást követően - az adott címkével korábban ellátott dokumentumokat valamennyi ügykezelő kezelheti. III.4.3 Dokumentum címkézése A dokumentumokat felcímkézheti kézzel, valamint automatikus szabály létrehozásával. III Kézi címkézés Ha a törlendő címke aktív vagy passzív automatikus szabályhoz hozzá van rendelve, a rendszer hibaüzenet küld. A címke törlése előtt a kapcsolódó szabályt is szükséges törölni. 1. Jelölje ki a felcímkézendő dokumentumokat. 2. Válassza ki a megfelelő címké(ke)t a listából. Egy dokumentumhoz több címkét is hozzárendelhet. 3. A dokumentum helyét jelölő elem mellett megjelenik a kiválasztott címke. 28

30 III Címkézés automatikus szabály létrehozásával Különböző, a dokumentumokra vonatkozó feltételek alapján (pl. feladó, dokumentumtípus) létrehozhat automatikusan végrehajtódó szabályokat, amelyekhez címkéket rendelhet. Ezek a szabályok a megadott feltételek teljesülése esetén automatikusan felcímkézik a dokumentumokat. Szabályokat az adminisztrációs felületen hozhat létre. Ugyanitt végezheti el az ügykezelők hozzárendelését a már létrehozott korlátozott hozzáférésű címkékhez. A jogosultságkezeléshez kapcsolódó automatikus szabályok létrehozásáról részletes felhasználói leírásunkban talál útmutatást. Kattintson ide a Segítség oldal megnyitásához. Részletes leírás, gyakorlati példák szabályok létrehozására III.4.4 Címkézett dokumentumok kilistázása 4 1. Kattintson a Címkék sorra a címkék megjelenítéséhez. Egy darab olvasatlan üzenet van az Adózás címkével ellátott dokumentumok között. 2. A címkére kattintva kilistázhatja az adott címkével ellátott dokumentumokat. 4 A listázási funkció az ügykezelők számára is elérhető. Az ügykezelőknek kizárólag azok a dokumentumok jelennek meg a listában, amelyhez jogosultsággal rendelkeznek. 29

31 III.4.5 Címkézés eltávolítása 1. A címke eltávolításához jelölje ki a dokumentumokat. 2. Kattintson a törölni kívánt címke előtti törlés ikonra vagy a címke nevére. Figyelem! Fenti módokon csak a dokumentum és címke összerendelését törli, a címke továbbra is a listában marad, és hozzáadható más dokumentumokhoz. IV Egyéb beállítások A menüpontban az alábbi beállítások módosítására, ill. alapértelmezetté tételére van lehetőség. Kiválasztható, hogy egy oldalon alapértelmezetten 10, 25, 50, 100 vagy 200 dokumentum jelenjen meg. Beállítható, hogy a vevények alapértelmezetten megjelenjenek-e a Beérkezett mappában. Megadható, hogy az adott postafiókra vonatkozó olvasatlan üzenetek számába az beletartozzanak-e a vevények. Beállítható, hogy jelenjen-e meg megerősítési kérés a dokumentumok törlésekor. Engedélyezhető, hogy az igazolások olvasatlanul is törölhetők legyenek a postafiókból. V Napló A cégkapumegbízottnak lehetősége van a naplóadatok lekérésére. Az ügykezelőknek a menüpont nem jelenik meg. 30

32 Kattintson ide a Napló funkció eléréséhez. Figyelem! A dátum megadása minden lekérdezésnél kötelező. Az adatok visszamenőleg is lekérhetők, de egyszerre maximum 90 napos időtartam adható meg. A megadott feltételek között ÉS kapcsolat van: több szűrési feltétel beírása esetén a rendszer azokat a találatokat listázza ki, amelyek valamennyi feltételnek megfelelnek. Az eredmény az gombra kattintva az aktuális keresési feltételeknek megfelelő eredménylista Excel-táblázatba menthető, amelyben az adatok -szükség esetén tovább rendezhetők, csoportosíthatók. Az adatok eltérhetnek a képernyőn látottaktól abban az esetben, ha új feltételeket ad meg, majd a Keresés gomb helyett közvetlenül az Export gombra kattint. Néhány tipp a Napló funkció használatához. V.1 Általános adatok Valamennyi naplóadat egyszerre is kilistázható a megadott dátumintervallumon belül. A kereséshez ebben az esetben elegendő az időtartam megadása. A Leírás mező a szabadszöveges keresést teszi lehetővé. Ennek használatával az eredménylistában azok az események fognak megjelenni, amelyek karakterpontosan tartalmazzák a beírt adatokat. Pl.: viselt név, érkeztetés szám, feladó/címzett szervezet rövid neve, dokumentum állapota (letöltve, törölve, címkézve stb.), címkézéshez, valamint az adminisztrációhoz kapcsolódó műveletek (címkézve, létrehozva). A találatok tovább szűkíthetők a Dokumentum napló adatok, a Korlátozott címkéhez tartozó ügykezelő adatok vagy a Ügykezelő karbantartás adatok menüpontban kiválasztható eseménytípusok kiválasztásával. A felsoroltak közül egyszerre csak egy menüponthoz tartozó eseménytípusok jelölhetők. 31

33 1. Adja meg a keresési időtartam kezdetét és végét (max. 90 nap). Feltételként megadható az ügykezelő vagy cégkapumegbízott viselt neve is. Szabadszöveges keresést eszi lehetővé. A feltételt karakterpontosan kell megadni (töredékszó is beírható. A további menüpontokban található feltételek megadásával szintén tovább szűkítheti a lekérdezés eredményét. A három menüpont közül egyszerre csak egy nyitható le. 2. Kattintson ide az adatok lekéréséhez. Megnyitás: a felhasználó rákattintott a dokumentumra, az Üzenet részletei ablakban megtekinthette a küldemény főbb adatait, de nem végezte el a letöltést. Ide kattintva exportálhatja a találati listát. Amennyiben egy konkrét dokumentummal kapcsolatos valamennyi eseménytípust ki szeretné listázni, adja meg az időtartamot, majd a Leírás mezőbe írja be az érkeztetési számot. Az itt megadott időszakban történő események fognak megjelenni a találati listában. Az érkeztetési számot itt is megadhatja. Eredményül a dokumentumhoz kapcsolódó valamennyi esemény megjelenik a találati listában a fentebb megadott dátumintervallumon belül. Kattintson ide az adatok lekéréséhez. 32

34 A gombra kattintva exportálhatja a találati listát. V.2 Dokumentum napló adatok A menüpont önálló lekérdezésként a dokumentumokkal érkeztetési szám megadása esetén egy adott dokumentummal - kapcsolatos eseménytípusok kilistázására alkalmas (letöltés, törlés, küldés, címkézés stb.), de használható az Általános adatoknál megadott feltételek további szűkítésére is. Érkeztetési szám megadása esetén a számot írásjelek nélkül kell beírni. Figyelem! A dokumentumok megnyitására, letöltésére, törlésére, Tartós tárba helyezésére és küldésére vonatkozó adatok a naplószolgáltatás bevezetésétől ( :01 óra) érhetők el. 1. Adja meg a keresési időtartam kezdetét és végét. Az események jelölésével (egyszerre több is kiválasztható) tovább szűkítheti a lekérdezést. 2. Az érkeztetési számot írásjelek nélkül kell megadni. 3. Kattintson ide az adatok lekéréséhez. Ide kattintva exportálhatja a találati listát. 33

35 V.3 Korlátozott címkéhez tartozó ügykezelő adatok A menüpont önálló lekérdezésként a korlátozott címkékhez - vagy címkenév megadása esetén egy adott címkéhez - tartozó ügykezelőkhöz kapcsolódó eseménytípusok kilistázására alkalmas (hozzárendelés, eltávoláítás), de használható az Általános adatoknál megadott feltételek további szűkítésére is. A lekérdezéssel ellenőrizheti, hogy a megadott címkéhez mely időpontban melyik ügykezelő lett hozzárendelve, ill. melyik ügykezelőnek lett megszüntetve a hozzáférése. 1. Adja meg a keresési időtartam kezdetét és végét. Az esemény kiválasztásával szűkítheti a találati listát. Ha üresen hagyja a Címke neve mezőt, az Esemény típusánál kiválasztott művelethez tartozó találatok valamennyi címkére vonatkozóan megjelennek a fent megadott dátumintervallumon 2. Kattintson ide az adatok lekéréséhez. Ide kattintva exportálhatja a találati listát. Figyelem! A korábban létrehozott, de azóta már törölt címkére is lehet keresni. Ha egy címke eredetileg megadott neve a későbbiekben módosul, a címkéhez kapcsolódó, átnevezés előtti, műveletek a címke korábbi nevén jelennek meg a találati listában. Amennyiben a címkéhez nincs ügykezelő rendelve, akkor a keresésnek nincs eredménye. Adott dokumentumhoz tartozó címkézési adatok (címkézés, címke eltávolítása) a Dokumentum napló adatok részben kérhetők le. 34

36 V.4 Ügykezelő karbantartás adatok A menüpont önálló lekérdezésként az ügykezelők adiminisztrációjával kapcsolatos adatok (pl. létrehozás, módosítás, törlés) lekérdezésére alkalmas, de használható az Általános adatoknál megadott feltételek további szűkítésére is. 1. Adja meg a keresési időtartam kezdetét és végét. 2. Válassza ki az esemény típusát (több opciót is bejelölhet). 3. Kattintson ide a találatok megjelentéséhez. Ide kattintva exportálhatja a találati listát. VI Vevények A dokumentum küldésével, fogadásával kapcsolatban a Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás (BKSZ) különböző vevényeket és értesítéseket küld a feladó, ill. a címzett(ek) részére így igazolva többek között az üzenet feladását, továbbítását, sikeres / sikertelen kézbesítését. 5 A rendszer a tárhelyre kizárólag a Feladási, Letöltési és Meghiúsulási igazolásokat küldi. Feladási igazolás: igazolja, hogy a feladott küldeményt a Szolgáltató kézbesítésre befogadta. Átvételi értesítő: értesítés arról, hogy a címzett tárhelyére küldemény érkezett. Az értesítő Dokumentum főbb adatai része tartalmazza azokat címkéket is, amelyek automatikus szabály alapján kerültek a beérkezett küldeményre. Letöltési igazolás: igazolja, hogy a címzett a küldött dokumentumot letöltötte a tárhelyéről. 5 l. NISZ Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás - Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) 35

37 Át nem vett dokumentum értesítő: a Szolgáltató tájékoztatja a címzettet arról, hogy a tárhelyén 5 munkanapon túl át nem vett dokumentum található. Az értesítőt a dokumentum küldésétől számított 5. munkanapot követő munkanapon küldi a rendszer. Meghiúsulási igazolás: a Szolgáltató tájékoztatja a feladót és a címzettet arról, hogy a címzett a dokumentumot a második értesítést (Át nem vett dokumentum értesítő) követő 5 munkanapon belül sem töltötte le a tárhelyéről. Az igazolás a kézbesítési fikcióhoz szükséges idő elteltéről tájékoztatja a feladót, a kézbesítési fikció 6 megállapításáról a feladó szervezet hozhat határozatot a rá vonatkozó jogszabályok alapján. Az igazolást a rendszer a második értesítés küldésétől számított 5. munkanapot követő napon küldi. A vevénykezelési beállítások megtekintéséhez kattintson a menüpontra vagy a lenyíló menüsorra. VI.1 Központi vevénykezelési profil Az igazolások és értesítések küldése alapértelmezetten a központi profil beállításainak megfelelően történik. Itt tekintheti meg az alapértelmezett KOZPONTIALAP profil beállításait. Figyelem! A profil beállításai nem módosíthatók. 6 A hivatalos elérhetőségre kézbesített küldemény kézbesítettnek minősül, ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a küldeményt a címzett kétszeri értesítése ellenére nem vette át, a második értesítés igazolásban feltüntetett időpontját követő ötödik munkanapon. (2015. évi CCXXII. törvény 14. (4) c)) 36

38 VI.2 Új vevénykezelési profil létrehozása Az alapértelmezett beállításokat új profil létrehozásával módosíthatja. 1. Kattintson ide új profil létrehozásához. 2. Írja be az új profil nevét (a név a későbbiekben nem módosítható.) Ebben a részben a tárhelyre küldendő vevények beállítását végezheti el. 3. A nyílra kattintva válassza ki a listából a megfelelő opciót. A tárhelyre érkező Meghiúsulási igazolás beállítása nem módosítható. Ebben a részben az címre küldendő vevények beállítását végezheti el. 4. Kattintson a nyílra és válassza ki a listából a megfelelő opciót. A kizárólag ben érkező Át nem vett dokumentum értesítésre vonatkozó beállítás nem módosítható. 37

39 Jelölheti, ha azt szeretné, hogy valamennyi ügykezelő megkapja a rendszer által küldött értesítéseket. Az üzenetek az ügykezelők személyes tárhelyéhez tartozó e- mail címére érkeznek. Ha bejelöli a jelölőnégyzetet, az ezt követően feltöltött dokumentumok másolata automatikusan a Tartós tárba kerül. 5. Kattintson ide a profil létrehozásához. Az új profil aktiválásáig a központi profil marad az aktív, működő profil. 6. Aktiválnia kell a profilt ahhoz, hogy a rendszer az új beállításoknak megfelelően küldje az igazolásokat és az eket. Itt törölheti az Ön által létrehozott profilt. Figyelem! Az aktív állapotú profil és a központi profil nem törölhető. Aktivált saját profil Szükség esetén módosíthatja a saját profil beállításait. 38

40 NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. H-1081 Budapest, Csokonai utca 3. Melléklet Képernyőfelépítés Navigációs panel a levelezési felületen Panel nyitása vagy zárása Megkönnyíti a tárhely mobileszközökön (pl. ipad, tablet) történő használatát: hatásár Átirányít a magyarorszag.hu (mo.hu) oldalon található ügyintézési felület főoldalára. Az ügyintézési felület (mo.hu) beállíltási oldalára irányítja a felhasználót. A levelezési tárhely alapértelmezett postafiók Beérkezett mappájának tartalmát jeleníti meg. A tárhely adminisztrációs felületére (Beállítások) navigál. Az ügyintézési felület (mo.hu) Hírek oldalára irányítja a felhasználót. Átirányít az ügyintézési felület (mo.hu) üzemkieséseket tartalmazó oldalára. Átirányít az ügyintézési felület hitelesítési (AVDH) oldalára. Átirányít a Rendelkezési Nyilvántartás felületére. A Segítség menüpontban a tárhely használatával kapcsolatos aktuális változások, felhasználói leírások érhetők el. A felugró ablakban érhető el az Akadálymentes fókusz bekapcsolása, valamint a Hivatkozások aláhúzásának bekapcsolása funkció.

41 Postafiók-választó levelezési felület Visszairányít a kiválasztott postafiók Beérkezett mappájára. Görgetősáv Bejelentkezett felhasználó. Alapértelmezett / kiválasztott postafiók. Postafiók-kereső A nyílra kattintva választhatja ki az adott postafiókhoz tartozó tárhelyet. A postafiók-keresőbe beírt érték törlésére szolgáló ikon. A postafiók átnevezésére szolgáló szerkesztő ikon. Személyes / hivatali / cégkapus postafiókok, amelyekhez a bejelentkezett felhasználó hozzáféréssel rendelkezik. A postafiókban található olvasatlan hivatali dokumentumok, ill. vevények száma (beállítástól függően). Kilépés a felületről. Dokumentumfeltöltés kezdeményezése. 2

42 NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. H-1081 Budapest, Csokonai utca 3. Menüsor Az adott postafiókhoz tartozó küldeményeket tartalmazó mappák. Beérkezett mappa olvasatlan dokumentumainak, ill. vevényeinek száma beállítástól függően. Naplóadatok lekérdezése (kizárólag a cégkapumegbízott számára jelenik meg). A postafiókhoz létrehozott címkék. Adott címkékhez tartozó olvasatlan dokumentumok száma Görgetősáv

43 Függelék Tippek a Napló funkció használatához Meg szeretném nézni, ki és mikor töltötte le a beérkező küldeményeket. 1. Adja meg a lekérdezés kezdő és végdátumát. Figyeljen arra, hogy a megadott időtartam nem lehet több 90 napnál. 2. Nyissa le a Dokumentum napló adatokat, majd az Esemény típusa ablakban pipálja ki a Letöltés eseményt. 3. Kattintson a Keresés gombra. 4. A találati listában megjelenik a letöltések időpontja, a küldemény érkeztetési száma, feladója, címzettje, valamint a letöltést végző felhasználó viselt neve. A találatokat az Export gombra kattintva Excel fájlba mentheti. Ellenőrizni szeretném, hogy melyik felhasználó törölt küldeményeket a postafiók Beérkezett mappájából? 1. Adja meg a lekérdezés kezdő és végdátumát. Figyeljen arra, hogy a megadott időtartam nem lehet több 90 napnál. 4

44 2. Nyissa le a Dokumentum napló adatokat, majd az Esemény típusa ablakban pipálja ki a Törlés eseményt. 3. Kattintson a Keresés gombra. 4. A találati listában megjelenik a törlések időpontja, a küldemények érkeztetési száma, feladója, címzettje, valamint a letöltést végző felhasználó viselt neve. A találatokat az Export gombra kattintva Excel fájlba mentheti. Szeretném lekérdezni, hogy milyen dokumentum napló események történtek egy, a Cégkapuba beérkezett küldeményre vonatkozóan. 1. Adja meg a lekérdezés kezdő és végdátumát. Kezdő dátumként célszerű a küldemény érkezésének napját, záró dátumként pedig minimum 30 napot megadni, vagy, ha a beérkezés óta még nem telt el a 30 nap, akkor érdemes a lekérdezés napját megadni. 2. Nyissa le a Dokumentum napló adatokat, majd adja meg a dokumentum érkeztetési számát formázás nélkül. 5

45 3. Kattintson a Keresés gombra. 4. A találati listában megjelenik a felhasználói műveletek időpontja, típusa a küldemény érkeztetési száma, feladója, címzettje, valamint az adott műveletet végző felhasználó viselt neve. A találatokat az Export gombra kattintva Excel fájlba mentheti. Szeretném megtudni, hogy a Cégkapu melyik felhasználója töltött fel dokumentumot a NISZAUDIT hivatal részére június, július hónapban. 1. Adja meg a lekérdezés kezdő és végdátumát. 2. A Leírás mezőbe írja be a címzett hivatal rövid nevét, amelyet megtekinthet a kapott igazolásokban, értesítésekben, valamint a Hivatali kapuval rendelkező szervezetek listájában. 3. Nyissa le a Dokumentum napló adatokat, majd az Esemény típusa ablakban pipálja ki a Küldés eseményt. 4. Kattintson a Keresés gombra. 6

46 5. A találati listában megjelenik a küldések időpontja, a küldemény érkeztetési száma, feladója, címzettje, valamint a feltöltést végző felhasználó viselt neve. A találatokat az Export gombra kattintva Excel fájlba mentheti. Meg szeretném tekinteni a Kovács Tünde ügykezelővel kapcsolatos tárhelyműveleteket. 1. Írja be az ügykezelő nevét a Felhasználó viselt neve mezőbe (névtöredéket is megadhat). 2. Adja meg a lekérdezés kezdő és végdátumát. Ügyeljen rá, hogy a megadott időtartam nem lehet több 90 napnál. 3. Kattintson a Keresés gombra. 4. A találati listában megjelennek az ügykezelőhöz kapcsolódó események. A találatokat az Export gombra kattintva Excel fájlba mentheti. 7

47 Gyakran ismételt kérdések Cégkapumegbízottak részére Hibaüzenetet kapok az ügykezelő felvételekor, mi a teendő? Hogyan érem el az adminisztrációs felületet? Hibaüzenetet kapok az ügykezelő felvételekor, mi a teendő? Fontos, hogy az ügykezelőként megadott személy már rendelkezzen tárhellyel. Amennyiben van tárhelye, akkor a hibaüzenet oka valószínűleg, hogy a személyazonosító adatok közül lett egy vagy több adat tévesen megadva a hozzárendeléskor. Ellenőrizze az adatok pontosságát a lakcímkártya segítségével vagy a oldalon, bejelentkezést követően, a Regisztrációs adatok űrlapon ellenőrizhető. Hogyan érem el az adminisztrációs felületet? A oldalra történő bejelentkezés után a bal oldali szürke navigációs Beállítás ikonjára ( ) vagy a jobb felső sarokban található Beállítások menüpontban érhető el az adminisztrációs felület. A cégkapus tárhelyet a postafiókválasztó segítségével tudja kiválasztani. Ügykezelők részére Nem jelennek meg a vevények a Beérkezett mappában. Néhány dokumentum nem jelenik meg a postafiókban, pedig a másik felhasználó számára elérhető Bejelentkezéskor a Sikertelen bejelentkezés! hibaüzenetet kapom, és a rendszer a böngésző bezárását kéri. Hogyan léphetek be a tárhelyre? Növelhető-e a cégkapuhoz tartozó Tartós tár mérete? Nem jelenik meg a cégkapus postafiók a hozzárendelés ellenére. Nem jelennek meg a vevények a Beérkezett mappában. A mappában alapértelmezett szűrés van beállítva. A vevények megjelenítéséhez kattintson a Szűrés funkcióra és törölje a szűrési feltételeket. A beállítást a cégkapumegbízott módosíthatja az adminisztrációs oldal Egyéb beállítások menüpontjában. Néhány dokumentum nem jelenik meg a postafiókban, pedig a másik felhasználó számára elérhető Minden ügykezelő csak azokat a dokumentumokat láthatja a tárhelyen, amelyekhez jogosultsága van. A többi küldemény egyáltalán nem jelenik meg a számára, még az adatait sem tekintheti meg. Bejelentkezéskor a Sikertelen bejelentkezés! hibaüzenetet kapom, és a rendszer a böngésző bezárását kéri. Hogyan léphetek be a tárhelyre? 8

48 Amennyiben Ön bejelentkezett egy KAÜ-azonosítást (Központi Azonosítási Ügynök) használó szolgáltatásba, abban az esetben ugyanabban a böngészőben egy másik felhasználó azonosítójával történő belépéskor a rendszer hibaüzenetet küld (Hiba történt! Sikertelen bejelentkezés ). Másik felhasználó kizárólag a böngésző bezárását követően tud bejelentkezni. Némely böngésző (pl. Chrome) esetén szükség lehet a gyorsítótár, valamint a sütik törlésére is. Növelhető-e a cégkapuhoz tartozó Tartós tár mérete? A Cégkapuhoz tartozó Tartós tár mérete 300 MB, jelenleg nem növelhető. Nem jelenik meg a cégkapus postafiók a hozzárendelés ellenére A hozzárendelést az ügykezelőnek 5 napon belül jóvá kell hagynia. A jóváhagyáshoz jelentkezzen be a tárhelyre, és válassza ki a postafiókválasztóban az adószámot. A megjelenő oldalon kattintson a Beállítások linkre vagy a Tovább a jóváhagyáshoz gombra, majd pedig a Jóváhagyom gombra. 9