Események, rendezvények, versenyek szervezése

Átírás

1 Események, rendezvények, versenyek szervezése Mit jelent? A Netfoglalón regisztrált cégek saját ügyfeleiket, vendégeiket a portál segítségével meghívhatják különböző rendezvényekre, eseményekre, versenyekre. Hogyan hozható létre? 1. Szolgáltatáscsoport és szolgáltatás beállítása (csak ha még nincs) Az események létrehozásának feltétele, hogy a cégnek már legyen felvitt szolgáltatáscsoportja és szolgáltatása. Ha ez még nincs, ezt a szolgáltatáscsoport hozzáadása, majd a szolgáltatás hozzáadása feliratra nyomva lehet megtenni (az alábbi képen látható egy már felvitt szolgáltatáscsoport: Sportszövetség, és egy felvitt szolgáltatás: Aktuális versenyek). Szolgáltatáscsoportot akkor is létre kell hozni, ha a cégnek csak egyetlen szolgáltatása van. Ennek oka, hogy a szolgáltatáscsoport létrehozatalánál több olyan beállítási lehetőség van, amely az alá tartozó szolgáltatásokra is vonatkozik. A szolgáltatáscsoport létrehozása közben figyelni kell arra, hogy az ehhez tartozó szolgáltatások kik számára legyenek láthatóak, és kik számára legyenek foglalhatóak. Így van lehetőség a jelentkezők szűrésére. Kiindulásként érdemes alapbeállításon hagyni. 1

2 A mentés gombra nyomva lehet véglegesíteni a szolgáltatáscsoport beállításait. Minden beállítás módosítható a későbbiek folyamán is. A szolgáltatás létrehozásakor van lehetőség beállítani, hogy az adott szolgáltatásra hány fő jelentkezhet egyszerre. Ez az eseményszervezés szempontjából azt jelenti, hogy a szolgáltatás alatt megrendezett eseményre maximum hány fő igazolhatja vissza a megjelenését. Ettől függetlenül korlátlan számú személyt tudsz meghívni rá. A szolgáltatás létrehozása közben tudod a rövid leírást megadni, ami a foglalás oldalán is megjelenik, így minden meghívott és minden résztvevő is láthatja. 2. Foglalás A cégoldalon a szolgáltatás mellett feltüntetett időpontfoglalás gombra kattintva megjelenik az adott szolgáltatás naptára: 2

3 A naptárban a megfelelő időpontra kattintva megjelenik a Lefoglal felirat. Erre kattintva tudjuk megkezdeni az eseményünk létrehozását. Az esemény létrehozásának első lépése a foglalás témájának megadása. Az itt megadott témát láthatják majd a résztvevők a naptárban, jelentkezéskor, illetve a meghívóban, melyet ben kapnak meg. Ezután lehet megadni a rendszerességét az eseménynek, illetve az időpontját, időintervallumát. 3

4 Esemény létrehozásakor a megjegyzés magamnak mezőbe írt üzenet a meghívólevélben az összes meghívott számára is olvasható lesz, mint a foglaló (=szervező) megjegyzése. Ez a mező magánfoglalás esetén (amikor mást nem hívunk meg) egyébként nem publikus, csak a foglaló saját maga látja. A Lefoglal gombra kattintva lehet a foglalás következő lépéséhez eljutni. Itt még nincs véglegesítve az esemény. Az előbbi adatok kitöltése után a foglalás oldala lesz látható, ahol összesítve megtekinthető a foglalás minden eddig megadott információja. 4

5 Itt tudjuk módosítani az üzeneteket, melyeket az előző lépésnél megadtunk, illetve megadni, hogy mi az Üzenet a szolgáltatótól. Ez szintén megjelenik a meghívólevélben (minta a 8. oldalon). 3. Foglalás Eseménnyé alakítása, meghívás Az esemény létrehozásának ezen fázisában tudja a cégadminisztrátor a foglalást eseménnyé alakítani. Bármely foglalást eseményként lehet kezelni, ha a foglalás oldaláról további résztvevőket adunk hozzá, vagy hívunk meg. Résztvevők szerkesztése: Az esemény létrehozása közben van lehetőség az eseményhez olyan résztvevőket hozzáadni, akikről biztosan tudjuk, hogy jelen lesznek a rendezvényen (pl. tudjuk, hogy a cégvezető jelen lesz, akkor rögtön hozzá tudjuk adni, mint résztvevő). Ez a rendezvény maximális létszámkorlátozása és résztvevők nyomon követése miatt fontos. 5

6 Három módon lehet az eseményhez hozzáadni résztvevőket. Az első, a résztvevők kézi hozzáadása, mellyel a portálon regisztrált, és a céggel valamilyen viszonyban lévő személyek ( Foglalók, akik a cég valamely szolgáltatására már korábban foglaltak időpontot, Tagok, Dolgozók és a cég Adminisztrátorai ) nevének egyszerű begépelésével lehet a listából kiválasztani az eseményen résztvevő személyeket (a rendszer felismeri ezeket a neveket és pár betű alapján fel is kínálja). Második lehetőség, hogy a cég összes, a portálon Tagként vagy Dolgozóként regisztrált felhasználóját hozzá lehet adni a meghívottak listájához. Ha nem szeretnénk minden ilyen státuszú személyt résztvevőként, a véglegesítés előtt lehet törölni a listából, akiknek nem szól az esemény, ne kapjon róla értesítést. Az utolsó lehetőség, ha olyan személy is jelen lesz a rendezvényen, aki jelenleg nincs semmilyen kapcsolatban a céggel, a Nem regisztrált felhasználó hozzáadása feliratra kattintva be lehet írni a résztvevő nevét. Ebben az esetben ez a személy nem kap értesítést, viszont a cégadminisztrátor nyomon tudja követni a résztvevőket, és a maximális kapacitásba is beletartozik. Ezután az eseményt a Befejezés gombra kattintva lehet véglegesíteni. Résztvevők meghívása: Az esemény létrehozása után van lehetőség résztvevők meghívására. Itt olyan személyeket lehet felvenni, akiket szeretnénk, hogy megjelenjenek a rendezvényen, de nem biztos a megjelenésük. Ők kapnak egy meghívólevelet a rendezvényről, és vissza tudják jelezni, hogy részt kívánnak-e venni rajta. 6

7 Az eseményre résztvevők meghívásának három módja van. Az első lehetőség, hogy a meghívandó személy vagy személyek címét adod meg, az címek hozzáadása feliratra kattintva. Az címeket egymástól pontosvesszővel kell elválasztani. Második lehetőség a cég tagjainak, foglalóinak vagy dolgozóinak meghívása. A meghívandó személy nevét kell begépelni, majd a rendszer automatikusan felajánlja a megfelelő lehetőségeket, és kiválasztva, majd a Hozzáad gombra kattintva felkerül a meghívandók listájára. A harmadik lehetőség a cég összes tagjának és dolgozójának hozzáadása a meghívandók listájához. Ha ki lett választva minden személy, akit az eseményre meghívsz, akkor ezen a felületen lehet megadni személyes üzenetet a meghíváshoz: A Befejezés gombra kattintva véglegessé válik a meghívottak listája, és minden listán szereplő személy kap egy meghívó levelet az eseményre. 7

8 Amit a meghívott lát A esemény meghívó kiküldésével a meghívottak t kapnak, amelyben elfogadhatják az Önök meghívását: Kedves Meghívott! Ferenczi Edina meghívott a(z) Mintacég/Sportszövetség/Aktuális versenyek szolgáltatására ("C-kategóriás verseny II. forduló"). A meghívó személyes üzenete a következő: "Kedves Versenyzők! Az idei C-kategóriás verseny II. fordulójára hívlak meg Titeket. A levélben található linkre kattintva tudjátok jelezni, hogy részt kívántok-e venni a versenyen." A foglalás adatai: Téma: C-kategóriás verseny II. forduló (Jóváhagyott) Időpont(ok): * :00-11:00 Cég: Mintacég Szolgáltatáscsoport / szolgáltatás: Sportszövetség / Aktuális versenyek Étel/ital: - Kiegészítő eszközök: - Kiegészítő foglalások: - Foglaló megjegyzése: Megjegyzés. Résztvevők meghívása esetén a meghívott személy is látja ezeket az üzeneteket. Üzenet a szolgáltatótól: Ez a verseny a múlt hónapban megrendezésre került C-kategóriás versenyünk második fordulója. A szolgáltatás foglalásának oldalát a netfoglalo.hu rendszerében a következő linkre kattintva tekintheted meg: Kérjük, hogy erre a levélre ne válaszolj! Az erről a címről érkezik: 8

9 A meghívottak a levélben szereplő linkre kattintva tudják megnézni az esemény oldalát, ahol a Részt veszek az eseményen ikonra kattintva tudják jelezni a cég felé, hogy részt kívánnak venni az adott rendezvényen. Ha később a résztvevő személy úgy dönt, mégsem szeretne ott lenni, az esemény oldalát újra meglátogatva vissza tudja vonni jelentkezését, ha a Nem veszek részt az eseményen ikonra kattint. A jelentkezők nyilvántartása A cégadminisztrátor a foglalás oldalán folyamatosan nyomon tudja követni, hogy hány fő, illetve kik jelezték, hogy megjelennek az adott rendezvényen. 9

10 Az esemény bármely részlete folyamatosan nyomon követhető a cégoldalról, illetve módosítható a cégadminisztrátor számára. A Foglalások kezelése gombra kattintva megjelenik az adott szolgáltatás összes foglalása, rendezvénye. Ezen a felületen látható, hogy mikor lesz, mi az esemény témája, a maximális kapacitásból hány fő jelezte vissza megjelenését illetve a cég személyes üzenete. A részletek gombra kattintva újra a foglalás összesítő oldalát lehet megnézni, ahol ismételten van lehetőség a foglalás részleteit megtekinteni, a foglalást módosítani, illetve törölni. Az esemény módosításról természetesen a résztvevők ben értesülnek, illetve ha azt az eseményt szervező cég megrendelte, SMS-ben is. Kérdésed van? Rendelkezésedre állunk az ugyfelszolgalat@netfoglalo.hu címen és a portál Kapcsolat oldalán feltüntetett további elérhetőségeinken. 10