Ajánlás sportágaknak a Nagy Sportágválasztón való megjelenéshez

Átírás

1 Ajánlás sportágaknak a Nagy Sportágválasztón való megjelenéshez - Legnagyobb személyi és eszközállománnyal érdemes kivonulni, mert rengeteg érdeklődő jön, és fontos, hogy a sportágaknak minél nagyobb legyen az áteresztő képessége, hogy ne a sorbaállásról, hanem a sportág kipróbálásáról szóljon a dolog. - Nagy érdeklődésre tart számot, ha a sportág egy-egy jeles személyisége megjelenik a rendezvényen, erről előzetes beharangozó hírt tudunk megjelentetni a honlapunkon és szórólapra is rá tudjuk tenni a várható megjelenésüket. A színpadon interjút tudunk velük készíteni, méginkább felhívva a közönség figyelmét a sportágra. Jó lenne (mint ahogy ezt sok esetben már tapasztaltuk), ha ők is aktívan bevonhatóak lennének, tehát a gyerekek, érdeklődők nem csak autogramot kérhetnének tőlük, hanem, együtt is sportolhatnának velük. - Ha nincs lehetőség a sportágat bemutatni eszközök híján, akkor is érdemes jelen lenni, hogy szóbeli és írásbeli információkkal szolgálhassatok a feltett kérdésekre. - Tehát saját érdek olyan szórólap elkészítése, amely a sportág budapesti illetve országos helyszíni lehetőségeit tartalmazza a legfontosabb adatokkal. (Ezeket az adatokat szeretnénk, ha eljuttatnátok hozzánk elektronikus formában, hogy fel tudjuk tenni a oldalra, így az érdeklődők egész évben el tudnák érni a sportágatok egyesületeit. Erről külön küldünk adatbekérő e- mail-t.) - Érdemes még olyan szóróanyaggal, információval is készülni, mely a nyílt edzésekről tájékoztat, hiszen, ha valaki kedvet kapott egy adott mozgásformához, egy-egy nyílt edzés keretében jobban, elmélyültebben tud megismerkedni az adott sportággal. - Érdemes kihasználni a látogatottságát (a rendezvény előtti kampányidőszakban (!) látogatója volt a honlapnak, szívesen várunk a sportágaktól híranyagokat, főleg arra vonatkozóan, hogyan készülnek a rendezvényre, hogyan, mivel jelennek meg a sportági helyszínükön, milyen neves sportszemélyiség látogatja meg a standjukat. - Olyan edzőket érdemes delegálni, akik képesek megszólítani, bevonni a kipróbálásba a látogatókat. - Egy edzőre bízni a két napot, nagyon megterhelő, van rá példa, hogy 2 óránként váltották egymást a szakemberek az egyik sportágnál, ami megfontolandó minden sportág számára. - Mivel sok helyen gondot jelenthet, több edző delegálása megítélésünk szerint megoldást jelenthet, ha az edzők mellett ifi vagy felnőtt /akár már nem aktív/ versenyzők is foglalkoznának a gyerekekkel, hiszen a sportág alapfogásait ők is át tudják adni. - Fontos lenne olyan sportági segítők jelenléte is, akik nem edzők, de ismerik az adott sportágat, tudják irányítani a gyerekeket, tájékoztatni, informálni az érdeklődőket, mi szükséges a sportághoz, mikor lehet elkezdeni, hol vannak, egyesületek stb. Amíg várakoznak a kipróbálásra, az kitűnő alkalom a verbális tájékoztatásra. - Amely sportágnál ez lehetséges érdemes párhuzamosan, korcsoportosan bevonni a gyerekeket! Pl. a vívás sportági helyszínén megfelelő korosztálynak megfelelő vívófelszereléssel egyszerre lenne mozgatható óvodás, iskolás, akár felnőtt korosztály is három pást-helyszínnel. - Törekedni érdemes arra, hogy a bemutatók (pl. a gyerekversenyzők bemutatója nagyon hatásos tud lenni a célközönség számára) után az érdeklődők is aktívan bevonódjanak, a szemlélés után rögtön aktív résztvevők váljanak, beállhassanak akár közös bemutatóba.

2 - Sok visszajelzés érkezett hozzánk, hogy az érdeklődők keresik azokat a sportolási lehetőségeket, egyesületeket ahová nem csak 6-12 évesen lehet bekapcsolódni, hanem fogadnak olyan érdeklődőket is, akik egyesületi keretek között (tagdíj-fizetés ellenében), de nem versenycéllal szeretnének sportolni akár, tinik, akár felnőttek. Azon sportági helyszíneken, ahol ilyen befogadó készség van az egyesületnél, külön táblával jeleznénk, hogy Hobbi-szakosztály is működik. A hobbi-vonal fejlesztését nagyon fontosnak tartjuk, hogy széles spektrumú sportközösségek jöjjenek létre. Ezek bizonyítottan jó hatással vannak a versenysportra is. - Külön ebédszünet tartására, sportági helyszín ideiglenes bezárására pl. színpadi bemutató esetén, nincs lehetőség, felügyelő személyzetnek mindenképpen a sportági helyszínen kell maradnia, mivel a sportági helyszín őrizetlenül hagyása óriási (akár halálos) balesetveszélyt von maga után!!! - Színpadon izgalmas sportági bemutatókat lehet tartani, erre érdemes készülni. - Célszerű a sportágban már jártas fiatalokat kihozni a sportági bemutatók végett, akik szabad idejükben élvezettel próbálnak ki más sportágakat. Nem kell félni az elcsábulás veszélyétől, meg fognak maradni saját sportáguknak. - Öltöző, zuhanyozó biztosított a helyszínen. - A könnyen mozdítható eszközök zárt helyen való felelősségteljes megőrzésére mód van. A be és kipakolást a sportágak képviselőinek kell megoldani.

3 Együttműködési megállapodás mely a Nagy Sportágválasztó A SPORT NAPJAI rendezvényen történő sportági megjelenésére vonatkozik. Szerződő felek: Szervező Név: Nagy Sportágválasztó Kft. Képviselő: Szemán Róbert ügyvezető Nagy Sportágválasztó Szervezőiroda: 1106 Bp., Maglódi út 12/b. Levelezési cím: 1134 Budapest, Róbert Károly krt Webcím: Kapcsolat: Dömötör Viktória szervező- 20/ info@sportagvalaszto.hu továbbiakban, mint Szervező. Sportág Sportág neve: Delegáló sportszövetség neve: Képviselő (titulus): Címe: Webcím: Sportág megjelenéséért felelős kapcsolattartó neve: Telefon, mobiltelefon: továbbiakban, mint Sportág. Rendezvény időpontja: XVIII. Budapesti Nagy Sportágválasztó A SPORT NAPJAI május (péntek, szombat) XIX. Budapesti Nagy Sportágválasztó- A SPORT NAPJAI szeptember (péntek, szombat) Nyitva tartás: 9-17 óra között Rendezvény helyszíne: Merkapt Maraton Sportközpont, 1106 Budapest, Maglódi út 12/A. Sportágként jelentkezem a májusi, XVIII. Budapesti Nagy Sportágválasztóra Sportágként jelentkezem a szeptemberi, XIX. Budapesti Nagy Sportágválasztóra

4 Jelen együttműködési megállapodás aláírásával a fent megjelölt sportági szövetség/egyesület vállalja a rendezvényen való részvételt, a Szervező pedig vállalja, hogy megjelenési lehetőséget biztosít a Sportág számára a rendezvény alább részletezett technikai és részvételi szabályzatának megfelelően. A megállapodás aláírásával a sportág elfogadja a jelen szerződésben foglalt részvételi szabályokat. A rendezvényen a sportágat képviselő egyesületek listáját, illetve sportági igényeket az 1. illetve a 2. számú melléklet tartalmazza, mely melléklet a szerződés részét képezi. A rendezvény technikai részletei, részvételi szabályzata A rendezvényt kedvezőtlen időjárás esetén is megtartjuk. Szélsőséges időjárás esetén a rendezvény elmaradásáról, a szervezők a rendezvényt megelőző napon 18 óráig, a weboldalon informálják a résztvevőket! 1. Bepakolás időpontja és bejárat: Autóval területre behajtás: X. Budapest, Algyógyi utca 8. szám felől az alábbi időpontokban lehetséges: XVIII. Budapesti Nagy Sportágválasztó esetén május 26. csütörtökön, 7-19 óra között Ettől eltérő időpont esetén egyeztetni szükséges Dömötör Viktóriával a as telefonszámon. XIX. Budapesti Nagy Sportágválasztó esetén szeptember 15. csütörtökön, 7-19 óra között. A rendezvény első, pénteki napján óra között kell a megjelenő sportágak képviselőinek véglegesen berendezni a sportági helyszínüket. A több mint 90 sportág színvonalas és biztonságos helyszíneinek kialakítása és az eddigi évek tapasztalatai miatt fontos a megadott időkorlát betartása. Pénteken a területre autóval behajtani csak kivételes esetben, korlátozott területekre lehetséges. Az engedélyeket indokolt esetben és nagyon korlátozott számban tudják kiadni a szervezők. Engedélykérés (legkésőbb a rendezvény előtt 2 nappal /szerdán/ kérjük jelezni!): Dömötör Viktória, tel.: , info@sportagvalaszto.hu. Autóval reggel 8 óra után nem lehet a rendezvényhelyszínen tartózkodni! 2. A Nagy Sportágválasztón való díjmentes megjelenést a szervezők olyan sportágak részére tudják biztosítani, akik vállalni tudják, hogy a rendezvény mindkét napján, a kezdési és zárási időpontot betartva vesznek részt (9 17 óra között). Egy-egy sportág folyamatos jelenléte több egyesület részvételével is megoldható. A szervezők kérik a sportági képviseleteket, hogy rendelkezzenek a helyszínen egyesületi címlistával, szóróanyaggal a komplex tájékoztatás érdekében. A rendezvényre Budapest szinte minden kerületéből, illetve Pest megyéből is érkeznek látogatók, így az érdeklődők megfelelő tájékoztatása (milyen helyszíneken lehet gyakorolni az adott sportágat a későbbiekben) a toborzás hatékonysága szempontjából a sportágak elemi érdeke. A szervező Nagy Sportágválasztó Szervezőiroda Kft. jelentős mértékű emberi és anyagi ráfordítással teremti meg a rendezvény infrastrukturális hátterét, illetve bereklámozását a közönség odavonzása érdekében, mindezen költségekből, tekintettel a rendezvény céljára és non-profit mivoltára, nem terhel át költséget a megjelenő sportágakra. A sportágak részére a megjelenés díjmentes, azonban a nyitvatartási idő be nem tartása, illetve a részvételi szabályzat megszegése esetén a sportági szövetség/egyesület Ft, azaz Ötvenezer forint kötbért köteles fizetni a szervezőnek, mivel a behirdetettekkel ellentétes sportági megjelenés a közönség számára csalódást, a rendezvény szempontjából hitelrontást eredményez.

5 3. A szervezők sportáganként igény szerint 1 db (8 személyes) sörpad-garnitúrát (1 asztal+2 pad),illetve 1 db 3x3 méteres pavilonsátrat is díjmentesen biztosítanak. A sörpad-garnitúrákat átvételi elismervény ellenében a kijelölt helyszínen (15-ös szürke raktárcsarnok) és felelősnél lehet átvenni, és ugyanoda kell visszavételezni. A padok saját sportági-helyszínre vitelét, felállítását a sportágnak kell megoldani. Egyéb felszerelésekről a sportágaknak maguknak kell gondoskodniuk. 4. A sportágak részére áramforrást, áramellátást a szervezők díjmentesen tudnak biztosítani, ennek igényét előzetesen kell jelezni a jelentkezési lapon. Hosszabbítóról (javasolt méret: 40 méter) a sportágaknak maguknak kell gondoskodniuk. 5. Az egyes sportágak sportfelszereléseit a csütörtöki bepakolástól szombat reggelig biztonsági szolgálattal védett, zárt helyen a szervezők megőrizik. (A zárt helyre történő ki és bepakolásról a sportágaknak maguknak kell gondoskodni.) 6. A szervezők az egyes sportágakhoz regionális felosztásban NSV (Nagy Sportágválasztó) - szervezőket rendelnek a gördülékenyebb kapcsolattartás érdekében. A sportágakhoz tartozó NSVszervezők személyéről, elérhetőségéről a szervezők értesítik a sportágakat. A szervezők kérik a sportágakat, hogy minden felmerülő problémájukkal, kérésükkel elsődlegesen a hozzájuk rendelt NSV-szervezőt keressék meg, aki felhatalmazott a további intézkedésre. 7. A közönség a sporteszközöket, sportági felszereléseket, sportágakat saját felelősségére próbálja ki, de a látogatók biztonsága érdekében a sportági helyszíneken a sportági vezetőknek és sportági képviselőknek minden tőlük telhetőt meg kell tenniük, hogy a kipróbálás balesetmentes és veszélytelen legyen. A biztonságos helyszínkialakítást a szervezőknek és a sportágaknak szem előtt kell tartaniuk. A sportágak felelőségi körébe tartozik, hogy az egyes sporteszközöket és sportágakat csak felügyelettel, szakmai utasítások alapján használhatja, próbálhatja ki a közönség. A sportági helyszínt a rendezvény ideje alatt felügyelet nélkül hagyni tilos! 8. A sportpályán öltözők, zuhanyzók, mobil és épületen belüli WC-k a sportágak rendelkezésére állnak. 9. A sportági képviselők italfogyasztásához a szervezők igyekeznek segítséget nyújtani. 10. Az egyes sportági helyszínek számára szemeteszsákokat a szervezők biztosítanak, a szervezők kérik az adott sportági helyszín tisztántartására a sportágak ügyeljenek, erre hívják fel a közönség figyelmét is. 11. Az adott sportág könnyű megtalálhatósága érdekében a látogatók részére kinyomtatott térképeken a szervezők feltüntetik a sportág nevét, elhelyezkedését, a konkrét sportági helyszínen kitáblázza a sportág nevét. 12. A sportágaknak a helyszínen lehetőségük van, (rendezvényünk egyik célja ez), szorosan a sportágukhoz kötődő, nem kereskedelmi célú szórólaposztásra, toborzásra az érdeklődők körében. 13. Amennyiben valamilyen érdekes esemény történik az adott sportágnál, a szervezők igyekeznek erre hangosbemondón külön felhívni rá a közönség figyelmét, ennek előzetes jelzése szükséges a szervezők felé. 14. A rendezvényen színpad is felállításra kerül. A szervezők várják azon sportágak jelentkezését, akiknek bemutatója alkalmas a színpadi fellépésre, hogy a színpadi programot előre összeállíthassák, a bemutatók témáját és időpontját a nézők számára behirdethessék.

6 15. A rendezvényen tervezetten kivetítő is felállításra kerül, melyen az aktuális színpadi program kerül megjelenítésre, illetve a sportág kérésére a színpadi program illusztrációjaként a szervezők kisfilmet tudnak lejátszani. Kérjük ennek igényét előre jelezni. 16. A sportágak rendezvényen történő megjelenésükkel kapcsolatos híreit a szervezők a rendezvény honlapján megjelentetik. A honlap látogatottsága a rendezvény kampányidőszakában rendkívül magas lesz (az előző rendezvényekből kiindulva) több tízezres látogatói számra lehet számítani. 17. A szervezők az egyes sportágakról rövid, a sportágukat bemutató leírást (kb karakter) a honlapon megjelentetik. 18. A rendezvény utóhatásainak irányítása érdekében a sportágválasztó honlapján, a sportági szövetségi elérhetőséget, illetve a sportágválasztón a sportágat képviselő egyesület(ek), edző(k) elérhetőségét a szervezők feltűntetik, ehhez adatszolgáltatást kérnek a sportágaktól. 19. A rendezvényt a szervezők propagálják, mind az elektronikus (TV, rádió, Internet), mind a nyomtatott sajtóban, azokkal folyamatosan kapcsolatot tartanak, tájékoztatják azokat beharangozók, illetve utóértékelések formájában, hirdetéseket, tájékozatókat helyeznek el, így a rendezvényen résztvevő sportágak is rendkívüli figyelmet kaphatnak. A szervezők több médiamegállapodást, együttműködést kötöttek, kötnek, mely a sportágak számára is további megjelenési lehetőségeket, sajtónyilvánosságot biztosít. 20. A sportágaknak lehetőségük van a helyszínen megjelenő sajtó képviselői részére a közvetlen nyilatkozattételre, riportadásra, sportáguk népszerűsítésére. 21. A szervezők kérik a rendezvényen részt vevő szövetségek/egyesületeket, hogy sportáguk népszerűsítése érdekében tartsanak rövid bemutatókat, nyílt edzéseket lehetőség szerint a közönség minél aktívabb bevonásával. 22. A szervezők kérik a sportágakat, hogy saját neves képviselőiket hívják meg a rendezvényre, a közönség a média odavonzása érdekében. A neves sportszemélyiségek megjelenését a szervezők meghirdetik a rendezvény honlapján és tájékoztatják a sajtó képviselőit. 23. A szervezők kérik a sportágakat, hogy lehetőségeikhez képest, saját csatornáikon keresztül népszerűsítsék a rendezvényt (pl. egyesületi iroda, weboldal), a szervezők által biztosított információs anyagok alapján (plakát, szóróanyag, stb.). 24. Jelen megállapodást aláíró delegáló szövetség, illetve a megjelenésért felelős sportági vezető a fentiekben leírt szabályzatról, technikai részletekről, illetve a rendezvény szervezésénél időközben tudomására jutó további információkról köteles tájékoztatást adni a helyszínen megjelenő sportági, egyesületi, ill. egyéb képviselőknek. A fenti megállapodásnak anyagi díjtételezése nincs, a két fél annak megkötését a feladatkörök tisztázása, illetve a kölcsönösen elvárható erkölcsi felelősségvállalás miatt köti a rendezvény sikerességének érdekében, mely mindkét fél együttes célja. A megállapodást a két fél annak elolvasása után jóváhagyólag írja alá, az aláírással a felek a részvételi szabályzatot, annak feltételeit elfogadják. I. Sportágat a rendezvényen képviselő sportegyesület(ek) neve: Sportági vezető/edző neve: Mobil telefon:

7 Weboldal: Sportágat képviselő személyek várható létszáma: Tervezett megjelenési időszak: II. Sportágat a rendezvényen képviselő sportegyesület(ek) neve: Sportági vezető/edző neve: Mobil telefon: Weboldal: Sportágat képviselő személyek várható létszáma: Tervezett megjelenési időszak: III. Sportágat a rendezvényen képviselő sportegyesület(ek) neve: Sportági vezető/edző neve: Mobil telefon: Weboldal: Sportágat képviselő személyek várható létszáma: Tervezett megjelenési időszak: Még több egyesület megjelenése esetén természetesen a sportegyesületi lista folytatható! Sportági igények, megjegyzések: Áramforrás igény, hosszabbító nélkül Megjegyzés: Színpadi fellépés igény Megjegyzés: Neves sportszemélyiségek megjelenése (megjelenésük várható időpontja) Megjegyzés: A fenti megállapodásnak anyagi díjtételezése nincs, a két fél annak megkötését a feladatkörök tisztázása, illetve a kölcsönösen elvárható erkölcsi felelősségvállalás miatt köti a rendezvény sikerességének érdekében, mely mindkét fél együttes célja. A megállapodást a két fél annak elolvasása után jóváhagyólag írja alá, az aláírással a felek a részvételi szabályzatot, annak feltételeit elfogadják. Időpont:.. Sportág részéről Szervező részéről