Servantes Hatékony Vállalatirányítási Rendszer. Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 Felhasználói kézikönyv 1

2 Tartalomjegyzék Alapadatok...3 Szervezeti felépítés...4 Felhasználók...6 Felhasználók szervezeti egységbe sorolása...6 Ügyfélfolyamat...8 Folyamat...8 Folyamat lépései...9 Folyamat állapot...10 Folyamat csoportok...11 Folyamathoz kapcsolt jogcímek...12 Termékek, szolgáltatások...14 Jogcímek...15 Mértékegységek...18 Gyakori szövegek...19 Tevékenységek...20 Főkönyvi iktatás...20 Partner felvitele...21 Partner módosítása...23 Partner törzsadatok...25 Utcák...26 Utca típusok...26 Helységek...27 Bankok...28 Kategóriák...28 Saját cég adatai...29 Egy ügyfélfolyamat példája...32 Felhasználók közötti üzenetváltás...41 Naptár funkció...42 Nyomtatás...44 Ügyfélfolyamatok...44 Munkarend nyomtatása...45 Karbantartás

3 Alapadatok Ebben a menüpontban lehet megadni azokat az alapadatokat, amelyek a program felhasználói számára az ügyfélnyilvántartáshoz és az ügyfélfolyamatok kezeléséhez szükségesek. Alapképernyő A modulba történő belépés után megjelenő képernyőn érhetők el a modul elsődleges funkciói: ügyfélfolyamat indítása, folyamatok kezelése, folyamatok és állapotaik megtekintése, valamint a felhasználók közötti üzenetek kezelése. Ebből a képernyőből kilépni nem lehet, de az egyes menüpontok így is elérhetők. 3

4 Szervezeti felépítés A cég szervezeti struktúrájának felvitelére szolgáló menüpont. Itt lehet meghatározni, hogy a különböző szervezeti egységek egymáshoz képest hol helyezkednek el a cégen belül. Működési leírás A legfelsőbb szervezeti egységből kiindulva a [Felvitel] kapcsoló segítségével lehet az egyes egységekkel bővíteni a cég szervezetét. A Szervezeti egység, ami alá tartozik elnevezésű legördülő menüből választjuk ki azt, hogy a felvinni kívánt egység melyik, már meglevő egység alá tartozzon. 4

5 A Szervezeti egység megnevezése mezőbe írjuk be az új egység nevét. [Mentés] kapcsolóval véglegesítjük a felvitelt, [Mégsem] kapcsolóval visszavonjuk azt. Mentés után lehetőség van a szervezeti egység nevének módosítására. Jelöljük ki a módosítani kívánt szervezeti egységet, nyomjuk meg a [Módosít] kapcsolót, majd írjuk át a megnevezést. Ennek a módosításnak a véglegesítése szintén a [Mentés] kapcsoló segítségével történik. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. 5

6 Felhasználók Itt történik a modul felhasználóinak felvitele a rendszerbe. Az itt megadott felhasználó neveket fogja a program az ügyfélfolyamatok feldolgozása során használni. Működési leírás Új felhasználó felviteléhez a [Felvitel] kapcsoló megnyomása után kiválaszthatjuk a legördülő menüből a rendszergazda által rögzített felhasználónevet, amelyhez hozzárendeljük a dolgozónk nevét. Amennyiben változás történt a felhasználó személyében, úgy a szóban forgó felhasználó kijelölése után a [Módosítás] kapcsoló megnyomásával lehetőség van a név módosítására. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. Felhasználók szervezeti egységbe sorolása A program felhasználói szerves részét képezik a cégnek. Ezen a képernyőn tudjuk hozzárendelni a felhasználókat a különböző szervezeti egységekhez. Egy felhasználó több szervezeti egységhez is tartozhat és fordítva. 6

7 Működési leírás A [Felvitel] kapcsoló megnyomása után legördülő menüből választhatjuk ki mind a felhasználót, mind azt a szervezeti egységet, amely alá ő tartozik. Amennyiben az adott felhasználó a hozzárendelt szervezeti egység vezetője is, ennek jelölésére a szöveg előtti négyzetbe egy kattintással tehetünk egy pipát, ill. még egy kattintással visszavonhatjuk azt. A felvitelt a [Mentés] kapcsolóval véglegesíthetjük, a [Mégsem]- el visszavonhatjuk. 7

8 Ügyfélfolyamat Ez a menüpont szolgál a cégnél alkalmazott, ügyfelekhez kapcsolódó folyamatok felvitelére, a folyamatok lépéseinek kialakítására, valamint az egyes lépések állapotának meghatározására. Folyamat Ebben a menüpontban tudjuk meghatározni, hogy milyen ügyfélfolyamatokat alkalmazunk a cégnél. 8

9 Működési leírás: Új folyamat típus meghatározásának felvitelére nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót. A folyamat megnevezése mezőbe írjuk be a folyamat kívánt megnevezését. Igény szerint az adott folyamatot csoportba sorolhatjuk a Folyamat csoportja legördülő mező segítségével. Amennyiben azt szeretnénk, hogy az elvégzett folyamat a folyamat indítójához kerüljön vissza lezárásra, úgy egy kattintással tegyünk egy pipát a folyamat az indítóhoz kerül vissza lezárásra kis négyzetbe. A felvitt adatot a [Mentés] kapcsolóval lehet rögzíteni, a [Mégsem]-el elkerülni. Amennyiben módosítani szeretnénk mentés után a felvitt adatokban, úgy azt a sor kijelölésével, majd a [Módosít] kapcsoló megnyomásával tudjuk elindítani. A változtatás utáni állapotot szintén a [Mentés] kapcsolóval lehet rögzíteni, vagy a [Mégsem]- el elkerülni. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. Folyamat lépései Egy ügyfélfolyamat több lépésből tevődhet össze. Ezek a lépések más és más részlegekhez ill. dolgozóhoz kapcsolódhatnak a szervezeten belül. Itt van lehetőség arra, hogy a folyamat egyes 9

10 lépéseit kialakítsuk valamint a hozzájuk tartozó szervezeti egységeket és személyeket összepárosítsuk. Működési leírás A szervezeti felépítés, módosítás képernyőn a legfelső sorban lévő legördülő menüből kiválasztjuk azt a folyamatot, amelynek lépéseit kívánjuk kialakítani. Ezután a [Felvitel] kapcsoló segítségével elindítjuk az adatok felvitelét. Kitöltjük az ügyfélfolyamat lépésének megnevezése mezőt, majd hozzárendeljük az alatta levő legördülő menüből az érintett szervezeti egységet és a lépéssel foglalkozó felhasználót. A felvitt adatokat a [Mentés] kapcsolóval lehet rögzíteni, a [Mégsem]-el elkerülni. Amennyiben mentés után módosítani szeretnénk a felvitt adatokban, ezt az adott sor kijelölése után a [Módosítás] kapcsoló megnyomásával indíthatjuk el, majd a változtatások utáni állapotot a [Mentés] kapcsolóval rögzíthetjük és a [Mégsem]-el kerülhetjük el. A felvitt lépés törlését a [Törlés] kapcsoló segítségével végezhetjük el. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. Folyamat állapot A folyamatok ill. lépéseik állapotának kialakítása történik ebben a menüpontban. Az itt felvitt állapotokon fog végigfutni minden egyes lépése az adott folyamatnak, mindaddig, amíg a folyamat le nem zárul. 10

11 Működési leírás A [Felvitel] kapcsoló segítségével lehet elindítani az adatfelvitelt. A megnevezés mező kitöltése után rögzítés a [Mentés] kapcsolóval, a rögzítés elkerülése a [Mégsem] kapcsolóval történik. A mentés után lehetőség van a megnevezésen változtatni, ehhez a módosítani kívánt adat kijelölése, majd a [Módosítás] kapcsoló megnyomása szükséges. A változtatás utáni állapot rögzítése szintén a [Mentés] kapcsolóval, elvetése a [Mégsem]-el történik. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. Folyamat csoportok Itt van lehetőségünk arra, hogy a folyamatokhoz valamilyen ismérv alapján csoportokat képezzünk és ezeket a Folyamat menüpontban hozzárendeljük az egyes folyamatokhoz. 11

12 Működési leírás A Felvitel kapcsoló segítségével aktívvá válik a Megnevezés mező ahová beírhatjuk a csoport nevét. A Mentés kapcsoló segítségével elmenthetjük, a Mégsem kapcsolóval elvethetjük a felvitt adatokat. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. Folyamathoz kapcsolt jogcímek Ennek a menüpontnak a használatához előfeltétel, hogy ki legyenek alakítva a folyamatok, a folyamatok lépései, a folyamat csoportok, a jogcímek és azok egyes elemei (lásd Jogcímek menüpontban). Egy példán keresztül. Kialakítottunk egy Megrendelés elnevezésű folyamatot, amelynek 3 lépese van: 1. árajánlat kérés, 2. anyagbeszerzés, 3. dokumentáció és most ennek a folyamatnak az 1. lépéséhez szeretnénk a jogcímek között kialakított Partner adatokat hozzárendelni. Ennek menete a következő lesz. Folyamat kiválasztása: Megrendelés Jogcím kiválasztása: Partner adatai kiválasztása, tegyünk egy pipát a sor mögötti mezőbe, majd nyomjuk meg a Mentés kapcsolót. 12

13 A következő képernyő a Folyamat lépéseihez rendelt jogcím lesz. A fenti képernyőn a felső táblázatban a folyamat egyes lépései szerepelnek, az alsó táblázatban pedig a Partner adatai (Jogcím oszlop) és annak egyes elemei (Értékek oszlopban). A fent - kék 13

14 csíkkal - kijelölt lépéshez rendelhetjük jogcímünk valamely elemét, ehhez pipáljuk a sor végén lévő jelölő négyzetet. Fenti példánknál maradva az elvégzett művelet a következőket eredményezi: a Megrendelés folyamatunk árajánlat kérése lépésénél a partner neve és lakóhelye szerepelni fognak és kötelezően kitöltendőek lesznek. Ha ennek a jogcímnek valamely elemét a folyamat egy következő lépéséhez is hozzá szeretnénk rendelni, akkor a fenti táblázatban egy kattintással jelöljük ki azt a lépést, majd ugyanúgy járjunk el, mint az előbb. A Mentés kapcsolóval véglegesítsük az adatokat, vagy a Mégsem kapcsolóval vonjuk vissza azokat. Termékek, szolgáltatások Az ügyfélfolyamatok lépései során különböző termékek ill. szolgáltatások kapcsolódhatnak a folyamathoz. Ezeket a termékeket és szolgáltatásokat itt kell meghatározni ahhoz, hogy majd a folyamatok feldolgozása során hozzárendelhessük a programban az adott lépésekhez. 14

15 Működési leírás Az adatok felvitele a [Felvitel] kapcsoló segítségével indul. Legördülő menüből választhatjuk ki, hogy szolgáltatásnak vagy terméknek minősül-e a felvinni kívánt tételünk. Az azonosító, megnevezés és mennyiség mezők kitöltése után, szintén legördülő menüből választhatjuk ki, az adott termék vagy szolgáltatás mértékegységét. Az adatok kitöltése után rögzítés a [Mentés] kapcsolóval, elvetés a [Mégsem]-el zajlik. Mentés utáni módosítás a felvitt adatokban a módosítani kívánt sor kijelölésével és a [Módosítás] kapcsolóval, a változtatás utáni állapot rögzítése a [Mentés]-el, elhagyása a [Mégsem] kapcsolóval történik. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. Jogcímek Az ügyfélfolyamatok lépései során különböző jogcímek kapcsolódhatnak a folyamathoz. Ezeket a jogcímeket (és az azokat alkotó elemeket) itt kell meghatározni ahhoz, hogy majd a folyamatok feldolgozása során hozzárendelhessük a programban az adott lépésekhez, illetve a Folyamathoz kapcsolt jogcímek menüpont alatt van lehetőség az itt kialakított jogcímeket folyamatokhoz rendelni. 15

16 Működési leírás Új jogcím felvitele az [Új jogcím] kapcsoló megnyomásával válik lehetővé. A Jogcímek felvitele és módosítása képernyőn a [Felvitel] kapcsolóval indul a jogcímek között nem szereplő jogcím felvitele. A megnevezés mező kitöltése után ennek rögzítése a [Mentés] kapcsolóval, elvetése a [Mégsem]-el történik. Mentés utáni módosítás a módosítani kívánt jogcím kijelölésével, majd a [Módosítás] kapcsolóval, történik. Ennek rögzítése szintén a [Mentés] kapcsolóval, elhagyása a [Mégsem]-el történik. Maguk a jogcímek képezhetik egy-egy ügyfeleink igénye alapján, fejlesztőink által a rendszerbe épített nyomtatvány állandó paramétereinek változó adatainak összességét. Erre lehet példa egy keretszerződés, ahol a szerződés szövege ugyanaz minden ügyfélnél, de az ügyfél kötelezően feltüntetett adatai ügyfelenként változnak (név, cím, születési dátum, stb...). Így lesz jogcím az alábbi példán keresztül a Partner adatai és ezen jogcím egyes elemei pedig a Név, Születési dátum, Lakóhely, stb... 16

17 Az előzőekben már felvitt Jogcímek egyes elemeit az adott Jogcím kiválasztása, majd a [Felvitel] kapcsoló megnyomása után lehet kialakítani. Az alábbi képernyőn a Partner adatai elnevezésű jogcím egyes elemei kerültek rögzítésre. Ezeket a jogcím elemeket különböző típussal vihetjük fel: szöveg, dátum, lista, stb... A típus azt határozza meg, hogy a folyamatnál egy adatot milyen módon tudunk majd rögzíteni. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. A Jogcím értékekhez kapcsolódó nyomtatványok kapcsolót akkor használjuk, ha van saját, cégre szabott rendszerbe épített nyomtatványunk. 17

18 Mértékegységek Az ügyfélfolyamatokhoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások mértékegységeinek kialakítására és felvitelére szolgáló menüpont. Működési leírás A [Felvitel] kapcsoló megnyomása után nyílik lehetőség az adatok felvitelére. Legördülő menüből választhatjuk ki a mérhető mennyiséget, majd a mértékegység mezőben adhatjuk meg a hozzá tartozó mértékegységet. A felvitt adat rögzítése a [Mentés] kapcsoló megnyomásával, elhagyása a [Mégsem]-el történik. Mentés utáni módosítás az adatokban az adat kijelölésével, majd a [Módosítás] kapcsoló megnyomásával történik. A változtatás utáni állapot rögzítése a [Mentés] kapcsolóval, elhagyása a [Mégsem]-el történik. Képernyő bezárása [Mégsem] kapcsolóval vagy a jobb felső sarokban lévő piros ikonnal. 18

19 Gyakori szövegek Ebben a menüpontban lehetőség van arra, hogy az ügyfélfolyamatok lépéseinél megadható gyakran használt szövegeket és megjegyzéseket itt előzetesen felvigyük, hogy majd az adott lépésnél kiválaszthassuk őket. Működési leírás A felvitel elindításához nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót. Az első sorba vihetünk fel egy rövid szöveget, az alatta lévőbe pedig hosszabb megjegyzés beírására van lehetőségünk. A felvitt szöveg rögzítése a [Mentés] kapcsolóval, ennek visszavonása a [Mégsem]-el érhető el. Mentés után is módosíthatunk a már felvitt szövegekben. Először jelöljük ki az adott szöveget, majd nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót. Ilyenkor ismét aktívvá válnak a mezők és végrehajthatjuk a kívánt változtatást. A módosítás utáni állapot rögzítésére nyomjuk meg újra a [Mentés] kapcsolót, vagy ennek elkerülésére a [Mégsem]-t. 19

20 Tevékenységek A naptár funkciónál lehetőség van az itt felvitt tevékenységek jegyzésére, ütemezésére. Ehhez először a Felvitel kapcsoló segítségével vigyük fel az adott tevékenység megnevezését, majd a Mentés kapcsolóval mentsük el. A Módosítás kapcsoló segítségével kijelölés után módosítani lehet az adott elemben, a Mégsem kapcsolóval pedig vissza lehet vonni a változtatásokat. Főkönyvi iktatás A rendszer integráltsága miatt lehetőség van a Főkönyv és Pénzügy modulban megtalálható Főkönyvi iktatás menüponttal kialakítani a kapcsolatot, amennyiben olyan adatot rögzítenénk itt a modulban, amelyet szeretnénk, ha ezzel egyidejűleg a Főkönyvi iktatásba is bekerülne. 20

21 A képernyő két oszlopból áll, a Megnevezés adott, felhasználó által nem szerkeszthető, míg a Jogcím legördülő mezőből választható. Az itt paraméterezett mezők az adott folyamatnál megjelennek majd Partner felvitele A partner felvitele menüpontban a Servantesben még nem szereplő partnerek rögzítésére van lehetőség. Köztük lehet vevő, szállító, hivatali szerv, alkalmazott, vagyis mindenki, aki valamilyen szempontból kapcsolatban áll a vállalkozásunkkal, és emiatt előfordulhat hogy valamilyen rögzítésre kerülő gazdasági esemény szereplője lesz. A partner nevén, telephely címén, levelezési címén kívül felvihetjük az egyéb kiegészítő adatait is, úgy mint az azonosító kártyáinak számai, telefonos elérhetősége, fax száma, címe, rendelhetünk hozzá hitelkeretet, egyedi fizetési határidőt, személyre szabott késedelmi kamat %-ot, pénzügyi partnert, stb 21

22 22

23 Működési leírás: A név mezőbe értelem szerint a partner neve kerül, cím felvitelénél azonban már két lehetőségünk van. Az egyik, hogy közvetlenül a név alá, a cím mezőbe írjuk be egybe, a másik, hogy igénybe vesszük a cím listából funkciót. Ekkor a partner törzsadatok menüpontban (leírása mindjárt) szereplő, már korábban rögzített adatokból válogathatunk, ez egyrészt gyorsabb, másrészt elkerülhető válik általa az, hogy például az Ady Endre utcában lakó partnerek szerepeljenek a programban több különböző, mégis egyforma címmel, tehát Ady E. utca, Ady Endre utca, Ady utca, Ady E. u., Ady Endre u., stb. Ha egyszer felrögzítünk egy Ady Endre utcát, akkor utána a listából mindig ezt az egyet fogjuk tudni kiválasztani, és minden ebben az utcában lakó partner neve mellé egységesen ez kerül. Az utóbbi módszer alkalmazásához kattintsunk a helység vagy az utca mező utáni négyzetre, ekkor egy keresési ablak jelenik meg, melyben megjelenik az összes eddig már felrögzített helység, illetve utca neve. A megfelelő kiválasztásához kattintsunk rá kétszer, vagy egyszer és utána a kiválaszt gombra. A házszám, jel, emelet, ajtó mezők kitöltése értelemszerű. A vevő és szállító főkönyvi szám mezők kitöltése bizonyos esetekben csak segítséget jelenthet (ilyen a könyvelési képernyő, ahol a partner nevének megadása után a könyvelési képernyőn elég entert ütnünk a tartozik mezőn, és automatikusan kitöltésre kerül a vevő főkönyvi szám), míg például a számlázó modulok esetén kitöltésük mindenképpen kötelező, a számlázó modul ebből a mezőből veszi az információt a vevői előírás elkészítéséhez. Partner módosítása A már korábban rögzített partnerek adatainak változásait rögzíthetjük ebben a menüpontban, tehát az adott partner nevét, címét, kiegészítő adatait azok változása esetén itt módosíthatjuk. 23

24 Működési leírás: Partner keresési ablakkal indul a menüpont, azaz először ki kell választanunk azt a partnert, akinek változás történt az adataiban. Itt kereshetünk azonosítóra, névre, címre, illetve az összetett keresés opciót választva bármilyen azonosítóra, amit rögzítettünk a partnerrel kapcsolatban. Ha nem adunk meg semmilyen szűkítő feltételt, tehát üresen hagyjuk valamennyi keresési feltételt, akkor az összes eddig rögzített partnerünket megtalálja a Servantes, ez azonban nagy mennyiségű partner esetén a számítógép teljesítményétől függően hosszabb ideig is eltarthat (néhány másodperc), így érdemes mindenképp valamilyen szűkítési paramétert megadni. Miután a keresés eredménye ablakból kiválasztjuk a keresett partnert, a rendben gomb megnyomásával a partner felviteli ablakot kapjuk, ahol a változást rögzíthetjük. A keresés eredménye ablakban a találatokat főleg nagy mennyiségű találat esetén sorba rendezhetjük többféle szempont szerint is, ezek listája az ablak alján látható sorrend nevű legördíthető menü segítségével állítható be. Az elvégzett módosítás mentése után ismét felajánlja a program egy újabb partner módosításának lehetőségét. 24

25 Partner törzsadatok A partner törzsadatokban a partnerek adatainak felvitelét könnyíthetjük meg azáltal, hogy előre rögzítjük a lehetséges települések, utcák, bankok nevét, ezáltal később, a partnerek felvitelénél csak választanunk kell a már korábban rögzített listából. Ez egyfelől megkönnyíti a munkát, másrészt biztosítja azt, hogy ugyanaz a település, utca, stb ne szerepeljen több különböző néven, mivel ez keveredést okozhat a későbbi munkavégzés során. Működési leírás: Több almenüpontból áll, utcák, utcatípusok, települések és bankok. Mivel működésük ugyanolyan, csak az utcák felvitelét mutatjuk be részletesen, a többire csak felületesen térünk ki. Az utcák felvitelénél nyomjuk meg a felvitel gombot, majd az utca mezőbe írjuk be az adott utca nevét, ez most legyen Fő. A mellette jobbra lévő legördíthető menüből válasszuk ki az utcát. Az utca kódját automatikusan generálja a program, 1-től felfelé haladva folyamatosan. Nyomjuk meg a mentést, és máris megvan az adatbázisban a Fő utca. A legördíthető menüben egyelőre az út, utca páros szerepel, ezt további kategóriákkal az utcatípusokban bővíthetjük (tér, köz, sétány, fasor, körút, stb ). A helységek rögzítése ugyanezzel a módszerrel történik, míg a bankok felvitelénél a bank nevén kívül meg kell adnunk a bankot azonosító első 8 karaktert is, illetve lehetőség van a SWIFT kód megadására is. További lehetőség, hogy be lehet importálni ecxel formátumban a Magyarországon működő bankok listáját. Ennek menete a következő: Alapadatok/Partner törzsadatok/bankok...menüpontban a képernyő közepén jobb oldalon található import kapcsoló megnyomásának segítségével válasszuk ki azt a mappát ahol a banklista található. A program ekkor egy figyelmeztető üzenetet fog adni, hogy Bank adatok feltöltése a kijelölt fájl alapján Folytatja? ahol az igen kapcsoló megnyomásával az importálás meg fog történni. 25

26 Utcák Itt van lehetőség a partnerek címéhez tartozó utcák felvitelére. Utca típusok Ebben a menüpontban a partnerek címénél használatos utca típusokat lehet felvinni pl.: út, utca, tér, fasor, stb... 26

27 Helységek A partnerek címéhez tartozó helységek megadására van itt lehetőségünk. 27

28 Bankok A partnerek bankszámla számának megadásához előfeltétel, hogy itt felvigyük a bankfiókokat. Kategóriák Az egyses partnereket ún. kategóriákba lehet besorolni, ennek a funkciónak a Pénzügy modulban lesz jelentősége a különböző lekérdezéseknél. 28

29 Saját cég adatai A Servantest használó cég adatainak feltöltésére szolgáló menüpont, az itt feltöltésre kerülő adatok kerülnek rá a vállalkozás által elkészített nyomtatványokra (számlák, pénztárbizonylatok, megrendelések, szállítólevelek, stb). Működési leírás Három fülből áll, alapadatok, cég adatok, kiegészítő adatok, valamint az alsó felén található bankszámlákból. Az alapadatok között a vállalkozás nevét, címét, a cég adatok között különböző azonosító számait, a kiegészítő adatok között pedig elérhetőségeit lehet rögzíteni. A bankszámlák között értelemszerűen a vállalkozás által vezetett bankszámlákat lehet rögzíteni. 29

30 30

31 31

32 Egy ügyfélfolyamat példája Most, hogy minden alapadatot beparamétereztünk, nézzük meg, hogyan kell végigvinni egy folyamatot. A fenti képernyő két részből áll, a felső részen láthatjuk a kijelölt állapotban lévő folyamatokat, az alsó részen pedig a felhasználó üzeneteit, szintén a jelölt állapotnak megfelelően. Az induló képernyőn nyomjuk meg az Új folyamat kapcsolót, és válasszunk egy partnert, mondjuk név vagy azonosító alapján. 32

33 Nyomjuk meg a Keresés kapcsolót, és a találati képernyőn nyomjuk meg a Rendben kapcsolót. Az alábbi képernyőn válasszuk ki az elindítani kívánt folyamatunkat, példánknál maradva ez legyen a Megrendelés. 33

34 Az Enter megnyomása után az alábbi képernyőt fogjuk látni. Itt határozzuk meg, hogy kitől ered a folyamat, adjuk meg annak tárgyát, esetleges határidejét. Igény szerint használhatjuk a Megjegyzés mezőt egy információ megadásához, amelyet a későbbi lépéseknél a folyamatban résztvevő többi felhasználó is láthat majd. Amennyiben szükséges, csatolhatunk a Csatolás kapcsolóval elektronikus fájlokat az adott lépésünkhöz (pl.: a faxot, amelyen a megrendelés beérkezett) 34

35 A Csatolás kapcsolóval hozzácsatolhatjuk a fájlt, vagy a Hivatkozás kapcsolóval megadhatjuk annak mások által is elérhető, hálózati útvonalát. Mentés kapcsolóval mentsük a megadott adatokat, vagy a Mégsem kapcsolóval vonjuk vissza azokat. A csatolmány megtekintésére a kapcsoló szolgál, annak törlésére pedig a kapcsoló. Termék vagy szolgáltatás felviteléhez nyomjuk meg az azonos elnevezésű kapcsolót. Ilyenkor az alábbi képernyővel fogunk találkozni. 35

36 Használjuk a Felvitel kapcsolót, hogy az Alapadatoknál megadott tételek közül valamelyiket itt hozzákapcsolhassuk információként a folyamathoz. Jelen példánál 1 óra fuvarozást adtunk az éppen folyamatban lévő megrendelésünkhöz. Mentsük el az adatokat a Mentés kapcsolóval, vagy vonjuk vissza azokat a Mégsem kapcsolóval. Nyomtatáshoz használjuk a Nyomtatás kapcsolót. Sor törléséhez használjuk az X oszlopban látható kis ikont. A Jogcím kapcsolóval ki tudjuk választani, hogy mely jogcímeket és azoknak mely elemeit szeretnénk hozzárendelni az adott folyamathoz, és/vagy az előzetes, a Jogcímek és Folyamathoz kapcsolt jogcímek menüpontokban taglalt paraméterezés eredményeként a kötelező elemek meg fognak itt jelenni. (Megjegyzés: azok a folyamathoz rendelt jogcím elemek is megjelennek egy-egy lépésnél, amelyeket egyik lépéshez sem rendeltük hozzá az adott folyamatban. Ha egy jogcím valamennyi elemét hozzákapcsoltuk az adott folyamat valamelyik lépéséhez, akkor pedig csak a pontosan meghatározott kapcsolatok szerint jelennek meg az elemek.) 36

37 A Hozzáad kapcsoló segítségével hívhatjuk be a jogcímeket, válasszunk belőlük, majd az Adat oszlopban dupla kattintással, vagy a Módosít kapcsolóval lehetőség lesz a konkrét érték/szöveg/dátum stb... megadására. Töltsük ki az adatot értelemszerűen és a Mentés kapcsolóval mentsük el, vagy a Mégsem kapcsolóval lépjünk ki az adat megadás képernyőjéből. A Nyomtatás kapcsolóval ki tudjuk listázni, az adott lépésnél megadott jogcímeket és értékeiket. A fenti műveletek jogcímek, termék/szolgáltatás, csatolás bármelyik folyamat, bármelyik 37

38 lépésénél megismételhetőek, illetve előzményként láthatóak a folyamatnál. A folyamatokat jelző képernyőn megtekinthetők az adott folyamat legfőbb paraméterei. A Folyamat rendben kapcsolóval továbbléphetünk az adott folyamattal a következő állapotba. A Folyamat átadása kapcsolóval átadhatjuk a folyamatot egy olyan felhasználónak is, aki eredetileg nem volt ahhoz hozzárendelve. A Folyamat lezárása menüponttal megszakíthatjuk és egyben le is zárhatjuk a folyamat útját, amennyiben az valamilyen oknál fogva több kezelést nem igényel. A Folyamat módosítása kapcsolóval módosíthatunk az adott folyamat adott állapotán belül a folyamatban. Ezen kapcsolók segítségével a Jogcímek, Termék/szolgáltatás, illetve a Csatolt dokumentumokba tekinthetünk be, és módosíthatunk ezekben. A kapcsolók feletti kis pipa jelzi, hogy hozzá van-e már rendelve ezek közül valamelyik a folyamathoz. Ez a kapcsoló azt a célt szolgálja, hogy a folyamathoz tartozó megjegyzéseket meg lehessen jeleníteni, vagy el lehessen rejteni a képernyőn. Új folyamat indításakor az első lépés mentésénél felkínálja a rendszer a lehetőséget az adott folyamat ütemezésére. Az Igen kapcsoló megnyomása után beírhatjuk a naptárba az aktuális feladatot. 38

39 A Naptár bejegyzés képenyőn legördülő mezőből választhatjuk ki az adott tevékenységet. Megadhatjuk a kezdő és befejező időpontját. Az érintett személyeket a sor melletti kapcsolóval hívhatjuk be kiválasztásra. A További időzítés fülön lehetőség van arra, hogy az éppen megadott naptárbejegyzést ismételjük a megadott paraméterek alapján. 39

40 Amennyiben azt szeretnénk, hogy az éppen felvitt naptárbejegyzés más számára is érvényes legyen, 40

41 akkor azt a Jegyzés más számára fülön állíthatjuk be. Felhasználók közötti üzenetváltás A felhasználók közötti üzenetváltás szintén az alapképernyőről történik, ehhez nyomjuk meg az Új üzenet kapcsolót. Amennyiben szeretnénk a naptárbejegyzés tényéről üzenetet is küldeni a többi felhasználónak, jelöljük azt a képernyőn. A Mentés kapcsolóval véglegesíthetjük a bejegyzést, míg a Mégsem kapcsolóval elvethetjük azt. Azt, hogy kinek küldjük az üzenetet, a legördülő menüben lehet beállítani, másolatot pedig a jelölőnégyzetek segítségével küldhetünk a többi felhasználónak. A Tárgy és Tartalom mezőket töltsük ki értelemszerűen, majd a Rendben kapcsolóval küldjük el az üzenetet. 41

42 Naptár funkció A fő menüsor alatt lévő ikon segítségével lehetőség van folyamattól függetlenül naptári bejegyzés készítésére, ugyanazon a módon, ahogy azt már a folyamat példájánál taglaltuk. A naptári nézet többféle lehet, napi Itt lehetőség van arra is, ha folyamat is kapcsolódik a bejegyzéshez, akkor abba is betekinthetünk, ehhez kattintsunk duplán a ábrára. Bejegyzés törlése a sor végén lévő ikonnal lehetséges. A Napok között lapozni az alábbi nyilak segítségével lehet. Heti nézethez nyomjuk meg a ikont. 42

43 Ennél a nézetnél módosítani, vagy új tételt felvinni úgy lehet, ha duplán kattintunk az adott tételre, vagy arra az oszlopra, amelyik napra szeretnénk a bejegyzést felvinni. A hetek között lapozni az alábbi nyilakkal lehetséges. Havi nézethez használjuk a ikont. Módosításhoz és új bejegyzés felvitelhez a heti nézetnél leírtak alapján járjunk el. 43

44 Nyomtatás Ügyfélfolyamatok Ebben a menüpontban van lehetőség arra, hogy a lezárt vagy éppen nyitott, ügyfelekhez kapcsolódó munkafolyamatokat kinyomtassuk és információt kapjunk azokról. Igény szerint töltsük ki a fenti szűrőképernyőt, majd a nyomtatáshoz nyomjuk meg Nyomtatás kapcsolót. Beállíthatjuk, hogy képernyőre, közvetlenül nyomtatóra, excel táblázatba, vagy pdf formátumba szeretnénk-e nyomtatni az adott dokumentumot. A Mégsem kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből. (Megjegyzés: a legördülő mezőkbe kiválasztott adatokat az egér jobb gombjával lehet kiüríteni.) 44

45 A többoldalas nyomtatványoknál az alábbi kis képernyővel találkozhatunk. Itt a nyilakkal lehet az oldalak között lapozni, balról a második ikonnal kiléphetünk a nyomtatásból, míg a bal szélső ikonnal nyomtatóra küldhetjük a dokumentumot. Munkarend nyomtatása Ebben a menüpontban lehet kinyomtatni az ütemezett folyamatok listáját. Adjuk meg az időintervallumot a dátum mezőkben majd igény szerint válasszunk felhasználót és állítsuk be a megjelenítési sorrendet. Karbantartás Itt a teljes rendszer vonatkozó beállításokra, valamint adatok importálására van lehetőség. Az itt található funkciók a teljes rendszerre kihatással lehetnek, használatukhoz kérjük vegye fel a Parallel Kft. munkatársaival a kapcsolatot. 45