Projektmenedzsment eszközök Projektirányítás számítógéppel

Átírás

1 Moduláris korszerű szakmai gyakorlatok informatika területre Projektmenedzsment eszközök Projektirányítás számítógéppel I/13. évfolyam tanulói jegyzet A TISZK rendszer továbbfejlesztése Petrik TISZK TÁMOP /1-2F A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósult meg.

2 Moduláris korszerű szakmai gyakorlatok informatika területre programozási projektfeladatok TÁMOP /1-2F Projektmenedzsment eszközök Projektirányítás számítógéppel Programozási projektfeladatok I/13. évfolyam tanulói jegyzet

3 A kiadvány a TÁMOP /1-2F azonosító számú projekt keretében jelenik meg. Szerző: Szabó László Lektor: Balogh Zoltán Borító és tipográfia: Új Magyarország Fejlesztési Terv Arculati kézikönyv alapján A mű egésze vagy annak részletei az üzletszerű felhasználás eseteit ide nem értve oktatási és tudományos célra korlátozás nélkül, szabadon felhasználhatók. A tananyagfejlesztés módszertani irányítása: Observans Kft. Budapest, Igazgató: Bertalan Tamás Tördelés: Király és Társai Kkt. Cégvezető: Király Ildikó

4 Tartalomjegyzék Bevezetés Az MS Project szoftver alapfunkcióinak áttekintése...6 Próbaverzió letöltése és telepítése...6 A program indítása és felülete...6 Az MS Office Project menüje és parancsgombjai...6 Alapbeállítások Tevékenységek felvétele A Projekt kezdetének és végének megadása Naptár beállítása Tevékenységlista felvétele Kapcsolatok megadása WBS-szerkezet létrehozása Egyszerű szerkesztési lehetőségek tevékenységek...28 Ismétlődő tevékenységek...28 Tevékenység törlése, mozgatása Egyszerű szerkesztési lehetőségek mezők, határidők, korlátok Egyéni mezők létrehozása...32 Határidők és korlátok beállítása Kritikus út lekérdezése...36 Kritikus út megjelenítése Erőforrások hozzárendelése ÉS KIHASZNÁLTSÁGA Erőforráslap nézet...40 Erőforrások hozzárendelése ikonnal Erőforrások kihasználtsága Erőforrások munkáinak áttekintése az Erőforrás kihasználtsága nézet használatával Grafikonok Erőforrás grafikon nézet Erőforrásterhelés-diagram megjelenítési módjának beállítása Naptárak és munkarendek Alapnaptár Naptár hozzárendelése tevékenységhez vagy ismétlődő altevékenységhez...48 Naptár hozzárendelése összefoglaló ismétlődő tevékenységhez Arányos és fix költségek Költségek Arányos költségek...52 Fix költségek Költségtáblák, jelentések...54 Nézet/Jelentés/Költségek...54 Nézet/Jelentések...55 Áttekintő jelentések...56 PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

5 Hozzárendelési jelentések...56 Munkaterhelési jelentések Mintaprojekt készítése A Mintaprojekt kiírása Mintaprojekt megoldási lépései Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

6 Bevezetés Napjainkban a projektek korát éljük. A projektmenedzsment és a hálótervezés viszonylag fiatal ágai a menedzsmenttudománynak, a XX. század első felének végén jelentek meg. A híres-hírhedt amerikai atombomba előállítására irányuló összetett tudományos-hadászati kutatási program, a Manhattan-projekt viselte először a projekt nevet ez volt a módszertan a szervezeti működésében. A szisztematikus tervezés minden célra irányuló gazdasági tevékenység elvégzése esetében javítja a hatékonyságot, ám mindezek mellett egy gyorsan változó szervezeti környezetben mely a globalizált piacgazdaság egyre inkább természetes velejárója rendkívül fontossá vált olyan technikák kidolgozása, amelyek javítják a szervezetek rugalmasságát, alkalmazkodási képességét. A személyi számítógépek elterjedésével párhuzamosan felmerült az igény olyan szoftverekre, amelyek megkönnyítik a projektek tervezését, irányítását, ellenőrzését és értékelését. E szoftvereknek az egyik leggyakrabban használt és legsokrétűbben alkalmazható tagját az MS Projectet ismerheti meg a tanulói jegyzetből. A Microsoft Project 2003 vagy 2007 program jól felhasználható egy projekt szerteágazó feladatainak áttekintésében, ütemezésében és a döntések előkészítésében. Már az előkészítő munkától kezdve jelentős szerephez juthat a program, majd a feladatok lebontásánál, rendszerezésénél, a részfeladatok, a részt vevő szervezetek és a résztvevők kapcsolatainak meghatározásánál, a felelősségi és hatáskörök tisztázásánál is alkalmazható. További hasznos funkciója a projekt résztvevői közötti információcsere támogatása. A tanulói jegyzet felépítése: Cél Az MS Project kezelőfelületének és alapvető komponenseinek megismerése. Követelmény Tudja feltelepíteni, és használatba venni az MS Project programot! Ismerje az MS Project program munkakörnyezetét, igazodjon el a program funkcióiban. Jelmagyarázat Ikon Jelentés A témakör célmeghatározása. Figyelmesen olvassa el, így megismeri a témakör fókuszpontjait. Az ikon fontos, jól megjegyzendő, megtanulandó ismereteket jelez. Az ikon mellett olyan gondolatébresztő, kérdéseket, felvetéseket, problémákat talál, amelyek megválaszolásával elmélyülhet a témában. Az ikon a házi feladatot, otthoni munkát jelöli. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

7 1. Az MS Project szoftver alapfunkcióinak áttekintése Ennek a témakörnek az a célja, hogy az iskolai vagy az otthoni számítógépen üzembe tudja helyezni az MS Project programot, megismerje a program munkakörnyezetét, igazodjon el a program funkcióiban, megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a program kezeléséhez. Próbaverzió letöltése és telepítése Próbaverzió az ingyenesen letölthető, de csak korlátozott ideig és/vagy funkcióval használható program, amelynek célja, hogy bemutassa, megismertesse a programot a leendő felhasználókkal. A Microsoft Project weboldala: MS=oo&family=project&culture=hu- HU A weboldalon programmal kapcsolatos számos információt és segítséget találhat. A program indítása és felülete A program alapértelmezetten a Start menü/minden program/microsoft Office/Microsoft Office Project 2003 vagy 2007-re kattintva lehet elindítani. De indíthatjuk dokumentumirányítással a Windows Intézőből is. A programcsomag MPM típusú háló segítségével ábrázolja a modellt, az ütemezési eredményeket vonalas ütemtervben, Gantt-diagramon ábrázolja. Az erőforrások és a költségek ábrázolására terhelési és költségalakulási görbéket, valamint ezek táblázatos alakját alkalmazza. Az MS Office Project menüje és parancsgombjai A felhasználó támogatása kiemelt szerepet kap végig a program kezelése során. Az F1 gomb megnyomásával minden folyamatra kiterjedő segítséget kaphatunk a kezelhetőségről, a programtulajdonságokról. 6 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

8 1. ábra. A Súgó használata A programban a megnyitástól kezdődően a munka végéig segítséget kaphatunk a Súgóból. 2. ábra. A program kezelése A program kezelését segíti egy, a program működését bemutató, oktató terület, amely szintén az F1 gomb megnyomásával hívható elő. A képernyő felépítése hasonló a többi Office programéhoz, így tartalmazza a címsort, a menüsort, az eszköztárat, a beviteli és az állapotsort. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

9 3. ábra. A képernyő felépítése A leggyakrabban használt parancsok elérhetőek egyrészt a menüből, másrészt közvetlenül gombokkal is kiadhatók. 8 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

10 4. ábra. Beállítások Testreszabás Az Eszközök/Beállítások menüponttal felhozható Testreszabás/Eszköztárak lapon lehet beállítani, hogy mely gombok legyenek láthatók az MS Office Project ablak parancssávjában. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

11 5. ábra. Beállítások Parancsok A parancssávban nem fér el az összes gomb. A látható gombokon felüli gombok az Eszköztár beállításai gombbal tehetők láthatóvá, és az ezek közül kiválasztott gombok a ritkán használt gombok helyett beemelhetőek a folyamatosan látható gombok közé. 6. ábra. Beállítások Eszköztár 10 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

12 További segítséget nyújt a program kezeléséhez a Projektkézikönyv. A kézikönyv elérését szolgáló navigátorgombokra támaszkodva, mindig arra a feladatra vonatkozó eljárási szabályokat lehet megtekinteni, amelyeket használni kívánunk. 7. ábra. A Projektkézikönyv tematikus navigátorgombjai PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

13 8. ábra. A Projektkézikönyv kiválasztott részének megjelenítése Ha nem szeretnénk, hogy a Tevékenység munkaablak és a Tevékenység útmutató minden indításkor megjelenjen, akkor a 2003 verzióban az Eszközök menü Beállítások/Általános és Felület fülnél kell beállítani a kapcsolókat, a 2007-es verzióban pedig a Nézet menüben található az Útmutató bekapcsolása parancs. 9. ábra. Tevékenység munkaablak beállítása 12 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

14 Mivel általában sokat használjuk a különböző nézeteket, a program elindítása után érdemes még a Nézet menü/nézet sávot bekapcsolni, így gyorsabb a váltás a különböző nézetek között. 10. ábra. Nézet menü/nézet beállítása PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

15 Alapbeállítások Az alapbeállításokat az Eszközök/Beállítások paranccsal végezhetjük el. A Nézet fülön kiválaszthatjuk az alapértelmezett nézetet, a dátum formátumát, a pénznemet, az elhelyezését, és a különböző szerkezeti beállításokat oldhatjuk meg. 11. ábra. Eszközök/Beállítások A Számítás fülön célszerű az automatikus számítást bekapcsolni. A Naptár lapon megadhatjuk a projekt időüteménél a munkanapokat és a munkaidőt. 14 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

16 12. ábra. Eszközök/Beállítások Oldja meg az alábbi feladatokat! 1. Indítsa el a gyakorlati PC-re telepített MS Project programot! 2. Állítsa be a Gombok megjelenését két sorban! 3. Állítsa be, hogy a következő indításkor a Tevékenység munkaablak ne jelenjen meg! 4. Kapcsolja be a Nézet sávot! 5. Állítsa be alapértelmezett nézetnek a hálódiagramot! 6. Változtassa meg a dátumforma megjelenését! 7. Állítsa be, hogy a pénznem esetében ne jelenjenek meg tizedes jegyek! 8. Oldja meg, hogy az autószűrő ne legyen bekapcsolva az új projekteknél! 9. Oldja meg, hogy az ütemezési egység tizedes tört legyen! 10. Oldja meg, hogy az időtartam beviteli egysége órában legyen megadva! 11. Állítsa be, hogy a megjelenésben a hivatkozás színe legyen piros, a megtekintett hivatkozás színe pedig legyen kék! 12. Állítsa be, hogy a számítási mód legyen automatikus! 13. A felhasználónevet állítsa át a saját nevére! 14. Az időegység megjelenítésében a hetek jelzése legyen: h! 15. A helyesírás ellenőrzésnél hiba esetén mindig legyen javaslat! PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

17 Telepítse fel az MS Project programot az otthoni PC-re! Oldja meg az alábbi feladatokat! Milyen hardver- és szoftverkövetelmények kellenek az MS Project program futtatásához? CPU:... RAM:... HDD:... Operációs rendszer:... Hány napig használhatja az MS Project próbaverzióját?... Honnan tudja letölteni az MS Project próbaverzióját?... Milyen lépéseket kell megtenni az MS Project telepítéséhez? Honnan tudja elindítani a programot?... Hogyan lehet új gombokat felvenni a parancssávba?... Hogyan lehet megadni a projekt nevét, adatait?... Hogyan lehet megváltoztatni a helyi beállításokat?... Hajtsa végre az otthoni gépén is a gyakorlaton elvégzett beállításokat, majd állítsa ismét alapértelmezettre őket! 16 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

18 2. Tevékenységek felvétele Ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje az adatbeviteli lehetőségeket, a projekthez rendelhető adattípusokat, valamint azok módosítási lehetőségeit, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az adatkezelés területén, megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat az adatok kezeléséhez. A projekt tervezése során a főtevékenységeket altevékenységekre kell bontani, és így kell hozzárendelni az erőforrásokat. Az adatok bevitelét kezdhetjük a projekt tulajdonságainak és jellemzőinek mint a projekt címe, tárgya és egyéb jellemzői bevitelével. Ezt megtehetjük a Fájl menü/tulajdonságok adatlapon: 13. ábra. Fájl menü/tulajdonságok. Projekttulajdonságok megadása Az itt megadott projektnév fog szerepelni a projektről nyomtatott minden dokumentumon. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

19 A Projekt kezdetének és végének megadása 14. ábra. Projekt/Projekt adatai. A projekt kezdetének megadása A 14. ábrán az előre haladó ütemezés esete látható, azaz amikor a projekt kezdete egy kitűzött időpont, a projekt vége pedig csak a projekt összes tevékenységének ütemezése után adódik. Ebben az esetben itt csak a projekt kezdeti dátuma adható meg, a vége nem, mert az a program által számított érték. Az ilyen ütemezés során a program minden tevékenység kezdetét a lehetséges legkorábbi időpontra teszi. Az aktuális dátum és az állapotdátum a projekt végrehajtásának követése során játszanak szerepet. Naptár beállítása A Naptár mezőben a projektre alkalmazott naptár választható ki. Általában a Standard alapértelmezett beállítást érdemes választani. Ez 8 órás munkanappal számol. A projektnaptár lesz a projekt minden tevékenységének és erőforrásának is az alapértelmezett naptára. Ha azonban szükséges, egyedileg rájuk szabott naptár is rendelhető hozzájuk. A Prioritás-fontosság mezőben a projekt tevékenységeinek alapértelmezett prioritása adható meg szintszámmal. Az 500-as szintszám közepesnek számít. A prioritással befolyásolható, hogy az automatikus újraütemezés melyik tevékenységet részesítse előnyben a korábbi ütemezés szerint egyidejűleg azonos erőforrásokért versenyző tevékenységek közül. 18 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

20 Tevékenységlista felvétele Gantt-diagram nézetben a tevékenységeket fel tudjuk vinni a programba. A többi Office programnál már megszokott módon egérrel a táblázatos formában kialakított tevékenység neve alatti cellába klikkelve a billentyűzetről a tevékenységek bevihetőek vagy akár Excel-táblából bemásolhatóak. Mellette azonnal jellemző tulajdonságokat mint időtartam, kezdési és befejezési dátum stb. tudunk felvinni. 15. ábra. Tevékenységek felvitele Vegyük fel a következő feladatlistát és a hozzárendelt időtartamokat a Gantt-nézetben! A projekt kezdési dátuma: február 16. Sorszám Megnevezés Időtartam Logikai kapcsolat 1. Helyzetfelmérés 6 nap 2. Technológia-fejlesztés 25 nap 3. Betanítás 22 nap 3.1 Középvezetők felkészítése 2 nap Középvezetők betanítása 2 nap 3.2 Végrehajtó részleg betanítása 6 nap Első kurzus indítása 6 nap Második kurzus indítása 2 nap Utolsó csoport indítása 2 nap 3.3 Ellenőrző részleg betanítása 2 nap Első csoport oktatása 2 nap Második csoport oktatása 2 nap 4. A technológia bevezetése 30 nap Megoldás Vegyük fel a Tevékenység neve oszlopba a tevékenységlistát. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

21 16. ábra. Tevékenység nevének felvétele A tevékenységeket a Tevékenység adatai lapon is felvihetjük ShiftF2 vagy a Szokásos eszköztáron látható ikonra kattintva vagy dupla kattintással a tevékenység nevén. Az időtartamok mértékegységeit le lehet rövidíteni, melyek megtalálhatóak az Eszközök/Beállítások/ Szerkesztés fülön, 17. ábra. 20 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

22 17. ábra. Rövidítések beállítása Ebben a listában nem található az eltelt nap (rövidítése: enap vagy en), melynek jelentése 24 óra folyamatos időmúlás. Ez akkor nagyon fontos, ha a munkanaptárban 8 órás munkaviszony van megadva, a tevékenység ideje viszont eltelt napra van állítva, ami 24 órát jelöl nem pedig 8 órát. Hasonlóan létezik eltelt hét vagy hónap. Alapértelmezett kezdésnek a napi dátumot állítja be a program, de ez természetesen megváltoztatható, a Kezdés/Befejezés oszlopban vagy a Projekt/Projektadatoknál. 18. ábra. Projekt kezdő dátumának megadása Az ütemezés alapja a kezdés vagy a befejezés dátuma lehet. Vegye fel a mintafeladat feladatlistáját és a hozzárendelt időtartamokat Gantt-nézetben! PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

23 3. Kapcsolatok megadása Ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje a kapcsolatok felvételének lehetőségeit, a projekthez rendelhető kapcsolatokat, valamint azok módosítási lehetőségeit, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a kapcsolatok területén, megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a kapcsolatok kezeléséhez. A projekt tervezése során a tevékenységeket a végrehajtás mentén kapcsolatokkal kell ellátni, amelyek biztosítják a végrehajtás sorrendiségének egységét. A Projekt/Tevékenység adatai ablakban a Megelőzők lapon vehetők fel a tevékenységek kapcsolatai. 19. ábra. Tevékenységek kapcsolatainak felvétele A mintafeladatban a Középvezetők betanítása tevékenységet a második sorban álló Technológia-fejlesztés tevékenység előzi meg. A Tevékenység sorban jelöljük ki a Középvezetők betanítása tevékenységet. A tevékenység alatt lévő cellára kattintva legördíthetővé válik a tevékenységlista. Válasszuk ki a Technológia-fejlesztést. Állítsuk be a kapcsolat jellegét, amely ebben az esetben Kezdés-Kezdés jellegű. Most az eltérés mezőben adjunk meg 5 napot. 22 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

24 Kapcsolatokat a szokásos eszközsoron is létrehozhatunk, megszakíthatunk. törölhetünk vagy Folytassuk az előző feladatot! Adja meg az összes kapcsolatot! PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

25 4. WBS-szerkezet létrehozása Ennek a témakörnek az a célja, hogy megtanulja kialakítani a projekt hierarchikus szerkezetét, vagyis váljon képessé a munkalebontási szerkezet létrehozására, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a WBS-szerkezet területén, megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a WBS kezeléséhez. Ha a tevékenységnek adott kódformátumra van szüksége, kapcsolódó WBS-kódok rendelhetők hozzá, attól függően, hogy a projekt hierarchiájában hol helyezkednek el. A tevékenységeket, főtevékenységeket hierarchikusan tudjuk megadni és ábrázolni a programban ezzel is könnyebbé téve a projekt átlátását. Ennek módja: a Formázás eszközsoron található Kihúzás, Behúzás, Altevékenység megjelenítése, elrejtése gombokkal vagy a Projekt menü/szerkezet paranccsal. 20. ábra. A tevékenységek, főtevékenységek hierarchikus ábrázolása Hozza létre a feladatfelbontási szerkezetet! Jelenítse meg a szerkezeti kódot! 24 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

26 Megoldás 21. ábra. A Tanárok felkészítése tevékenység alárendelése a Betanítás főtevékenység alá Ha már létrejön egy szerkezet, akkor az alábontott tevékenységeket nem szabad meggondolatlanul törölni a listából, mert vele együtt az alárendelt folyamatokat is töröljük! PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

27 22. ábra. Kapcsolatok felvitele Az alábontott tevékenységeket a szoftver összefoglaló tevékenységeknek nevezi. Ha a Tevékenység adatlapot megnyitjuk, már a címsora is megváltozik Összefoglaló tevékenység adataira. Ha szeretnénk egy tevékenységet mérföldkőként kezelni, akkor meg kell nyitnunk a Tevékenység adatai ablakot! 26 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

28 23. ábra. Tevékenység megjelölése mérföldkőként A Tevékenység adatai/speciális lapon az Általános fülhöz hasonlóan felvihetők a név, az időtartam, a tevékenységkorlátok és a WBS-kód. 24. ábra. Tevékenység lap/speciális rendszerfül PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

29 5. Egyszerű szerkesztési lehetőségek tevékenységek Ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje az egyszerű szerkesztési lépéseket, így az ismétlődő tevékenységek felvitelét, a tevékenységek mozgatását, törlését, új tevékenység beszúrását, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a tevékenységek területén, megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a tevékenységek kezeléséhez. Ha a tevékenységnek adott kódformátumra van szüksége, kapcsolódó WBS-kódok rendelhetők hozzá, attól függően, hogy a projekt hierarchiájában hol helyezkednek el. Ismétlődő tevékenységek Vannak olyan tevékenységek, amelyek a projektben visszatérők lehetnek, például a havi zárás. A visszatérő tevékenységeket a projektben taszkoknak hívjuk. Taszkokat a Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek paranccsal hozhatunk létre: 25. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek 28 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

30 26. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek tulajdonságai Szúrjon be a Betanítási pont elé egy Ellenőrzési pont rekurzív tevékenységet, amely minden hét kedden 2 óra hosszat fog tartani! Megoldás 27. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek tulajdonságai PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

31 28. ábra. Rekurzív tevékenység Mivel példánk nem tartalmaz ilyen kapcsolatot, törölje ki a létrehozott tevékenységet! Tevékenység törlése, mozgatása Tevékenység beszúrása: Tevékenység törlését a Delete gombbal vagy a helyi menüből vagy a Szerkesztés/Törlés paranccsal lehet végrehajtani A taszkokat fogd és vidd technikával vagy a kivágás/másolás funkcióval lehet mozgatni. Tevékenységet beszúrhatunk az Insert gomb lenyomásával vagy a Beszúrás menü/új tevékenység paranccsal vagy a helyi menüből. Szúrja be a Humánerőforrás-részleg betanítása tevékenység elé 4 nappal a Szoftver tesztelése tevékenységet! Majd a tesztelést követően szúrja be a Tesztelés dokumentálása tevékenységet, ennek időtartama legyen 1 nap! 30 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

32 Megoldás 29. ábra. Tevékenység beszúrása PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

33 6. Egyszerű szerkesztési lehetőségek mezők, határidők, korlátok Ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje az egyszerű szerkesztési lépéseket, így a mezők, határidők, korlátok felvitelét, törlését, beszúrását, módosítását, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a mezők, határidők, korlátok területén, megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a mezők, határidők, korlátok kezeléséhez. A tevékenységekre korlátok alkalmazhatók, amelyek a tevékenység kezdési és befejezési dátumának számítása során figyelembe vett megszorításokat jelentik. Egyéni mezők létrehozása Szúrjon be egy oszlopot oda, ahová a telephelyeket vesszük fel! Megoldás Először fel kell venni a telephely nevét, amelyhez az Eszközök menü/testreszabás/mezők parancsot alkalmazzuk: A Típusnál a Szöveg lehetőséget kell választani. 30. ábra. Eszközök menü/testreszabás/mezők 32 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

34 31. ábra. Mezők testre szabása Hajtsa végre az átnevezést, majd adja meg névnek azt, hogy telephely. Ezután az Értéklista gombra kattintva megadhatjuk a telephelyeket. 32. ábra. Átnevezés, majd névmegadás PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

35 33. ábra. Telephelyek megadása Határidők és korlátok beállítása Amikor beállítja a kezdési és befejezési dátumot egy tevékenységhez a programban, az azt jelenti, hogy nem szeretné annak a tevékenységnek a megadottnál korábbi kezdését vagy befejezését. Azokra a tevékenységekre alkalmazhatók, amelyek a tevékenység kezdési és befejezési dátumának számítása során figyelembe vett megszorításokat jelentik. A Határidő és Korlát típusát is a Tevékenység adatai/speciális lapon lehet beállítani. 34. ábra. Tevékenység adatai/speciális 34 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

36 35. ábra. A Korlát típusának beállítása Állítsa be a Szoftver tesztelése tevékenység határidejét! Legyen ! Megoldás A Szoftver tesztelése tevékenységre kettőt kell kattintani a Gantt-nézetben, és a Speciális lapon a Határidőt be kell állítani a kívánt dátumra. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

37 7. Kritikus út lekérdezése Ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére képes legyen meghatározni a projekt hosszát, azaz azon tevékenységek sorozatát (de lehet akár egyetlen tevékenység is), amely a projekt számított befejezési dátumát határozza meg, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a projekt hosszának meghatározása területén, megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a projekt hosszának meghatározásához. A kritikus úton lévő tevékenységek és a hozzájuk rendelt erőforrások figyelésével biztosíthatja a projekt terv szerinti befejezését. A program számos lehetőséget nyújt a kritikus út lekérdezésével kapcsolatban. A kritikus utat lekérdezhetjük: jelentésből, szűréssel, oszlop beszúrásával. Kérdezzük le a kritikus utat az előző példánkban! Megoldás 1. A Projekt/Szűrés alapja/kritikus út parancsot lehet használni. 36. ábra. Kritikus út meghatározása 36 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

38 2. Használhatunk autószűrőt is. A kritikus utat lekérdezhetjük a Projekt/Szűrés alapja/további szűrők/kritikus szempont kiválasztásával, majd a Kijelölés gombra kattintva is. Szűrést nem csak tevékenységen végezhetünk, hanem erőforrásokon is, ehhez viszont valamelyik erőforrásnézetben Erőforrás kihasználtsága/erőforrás lap kell elvégeznünk a szűrést vagy a Szűrés/További szűrők parancsnál a Szűrők kapcsolónál az Erőforrást kell beállítani. Házi feladat Szűrje le azokat a tevékenységeket, amelyek a Külső telephelyen vannak és kritikusak! Kritikus út megjelenítése A határidők betartásához fontos, hogy a kritikus utat is figyelemmel kísérje. (Kritikus út: azon tevékenységek sorozata, amelyeket az előirányzott határidőre el kell végezni ahhoz, hogy a projekt határidőre elkészüljön. A kritikus úton lévő tevékenységek mindegyike kritikus tevékenység.) Annak ellenőrzésére, hogy a projektterven végzett változtatások a kritikus utat nem érintik-e károsan, a kritikus utat és a kritikus tevékenységeket többféleképpen is megtekintheti. A kritikus út valamennyi tevékenység környezetében való megjelenítése 1. Kattintson a Nézet menü További nézetek parancsára. 2. Kattintson a Részletes Gantt, majd az Alkalmaz gombra. Csak a kritikus tevékenységek megjelenítése 1. A Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. Kattintson a Kritikus mezőre a Szűrő mezőben. Ha ismét meg szeretné jeleníteni az összes tevékenységet, a Szűrő mezőben válassza a Minden tevékenység lehetőséget. A kritikus tevékenységeket egy csoportba is összefoghatja. Mutasson a Projekt menü Csoportosítás pontjára, majd kattintson a Kritikus parancsra. A kritikus út megjelenítése a Gantt-diagram varázslóval 1. A Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. Kattintson a Gantt-diagram varázsló gombra. 3. A kritikus út formázásához kövesse a Gantt-diagram varázsló utasításait. Alapértelmezés szerint a kritikus tevékenység Gantt-sávjai (Gantt-sáv: a Gantt-diagram nézet diagramrészében látható grafikai elem, mely egy tevékenység időtartamát szemlélteti) és kapcsolati vonalai (kapcsolati vonal: a Gantt- és a hálózati diagramokon a két tevékenység között látható, azok egymástól való függőségét jelző vonal) pirosak. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

39 A kritikus út jelen formázása csak az aktuális fájl Gantt-diagram nézetére vonatkozik. Az Eszközök menü Szervező parancsa segítségével azonban a Gantt-diagram nézetek formátumát más fájlokra másolhatja. (Szervező: több lapból álló párbeszédpanel, amelyen egyéni nézeteket, táblázatokat, szűrőket, csoportosítási definíciókat, naptárakat, jelentéseket, űrlapokat, eszköztárakat, leképezéseket, mezőattribútumokat és VBA-modulokat másolhat más dokumentumba vagy más felhasználóhoz.) A formátum megváltoztatása a sáv stílusán vagy az egyes sávok formázásán végzett minden korábbi módosítást felülír. Több kritikus út megjelenítése 1. Kattintson az Eszközök menü Beállítások parancsára, majd a Számítás fülre! 2. Jelölje be a Több kritikus út számítása négyzetet! A teljes kritikus út megjelenítése több projektben 1. Jelölje be a Beszúrt projektek számítása összefoglaló tevékenységként négyzetet! Ez az eljárás csak konszolidált projektben érvényes. (Konszolidált projekt: egy vagy több beszúrt projektet [más néven alprojektet] tartalmazó projekt. Az alprojektek összeköttetést tarthatnak fenn forrásprojektjükkel, emellett egymással is összeköthetők. A konszolidált projekt másik neve főprojekt.) Ha nincs konszolidált projektje, először hozza létre azt. 38 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam

40 8. Erőforrások hozzárendelése ÉS KIHASZNÁLTSÁGA Ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére legyen képes a projekt igényeitől függően eltávolítani vagy kicserélni a projekt egy-egy tevékenységéhez hozzárendelt erőforrásokat, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az erőforrás-hozzárendelés meghatározása területén, megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat az erőforrás hozzárendelése meghatározásához. a témakör végére legyen képes az egyes erőforrások hozzárendelésének nyomon követésére azok hatékony terheléselosztásának megvalósítása érdekében, megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az egyes erőforrások hozzárendelésének nyomon követése területén, megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat az erőforrások hozzárendelésének nyomon követése meghatározásához. Az erőforrás-hozzárendelés módosítása segíthet például a túlterhelés vagy alulterhelés csökkentésében, a költségek ellenőrzésében, a hatékonyság növelésében és a minőség javításában. A projekttevékenységek végrehajtásához erőforrásokra van szükség, amelyekkel megadhatja, hogy ki vagy mi szükséges az adott ütemezett tevékenység végzéséhez. Az erőforrások hozzárendelésével a következő célokat érheti el: nyomon követheti az egyes személyek vagy eszközök által végzett munkát, felhasznált anyagmennyiséget; biztosíthatja a projekt elszámolhatóságát és átláthatóságát; pontosabban meghatározhatja az ütemtervben a tevékenységek időtartamát és várható befejezési dátumát; figyelemmel kísérheti, hogy mely erőforrásokból van túl kevés vagy túl sok; számításba veheti az erőforrások idejét és költségét. PETRIK TISZK TÁMOP /1-2F

41 Az erőforrásokat az Erőforráslapon adhatjuk meg: Erőforráslap nézet 37. ábra. Erőforrások megadása Alap kitöltésekor ügyelni kell arra, hogy a név után elsőként a típust adjuk meg, ugyanis ha nem ezzel kezdjük, hanem előbb állítjuk be a többi opciót, akkor ha a végén megadni kívánt típus eltér az alapértelmezettől, törlődnek az előtte megadott adatok! Vegye fel az alábbi erőforrásokat és hozzárendelt költségeket! Oktató 1 Oktató 2 Programozó Rendszergazda Elemző 3 000,00 Ft/ó 3 000,00 Ft/ó 5 000,00 Ft/ó 2 500,00 Ft/ó 3 000,00 Ft/ó Megoldás: 38. ábra. Erőforráslap kitöltése 40 Projektmenedzsment eszközök tanulói jegyzet I/13. évfolyam