JDolBer Humánügyviteli Rendszer. Általános Lekérdező - dokumentáció 2 /17

Átírás

1 Általános Lekérdező Dokumentáció Változat V8.0 Készítette Orgware Kft. Dátum Budapest, Angol u. 32., Fax:

2 Tartalomjegyzék 1. Általános, univerzális lekérdező modul A program kezelése Tábla létrehozása Feltételek megadása Lekérdezés sorrendjének összeállítása Listakép összeállítás Az adatok feldolgozása Export (átadás más rendszerek felé) Sablonok Sorozatfeldolgozások Szabadság megállapítás KJT besorolás /17

3 1. Általános, univerzális lekérdező modul Az összes lekérdezési lehetőség, ami adott a külön HR, a Bér- és TB számfejtésnél, vagy bármely egyéb modulunknál, elérhető egyetlen összefogott felületről is. Innen a teljes integrált rendszer összes adata elérhető, listába szervezhető, a megfelelő jogosultságoknak megfelelően! 2. A program kezelése Az általános lekérdező alrendszer a Dolber programban rögzített összes adat meghatározott feltételek szerinti lekérdezésére szolgál. Bár minden programrész rendelkezik lekérdezővel, ami az adott terület adatait tartalmazza, itt szinte mindenre rákérdezhetünk korlátozás nélkül. A menüpont elindítása után az alábbi képernyőt láthatjuk: Innen azonnal kiválaszthatók a korábban összeállított vagy központi sablonként lementett listák, illetőleg új feladat esetén a Lista összeállítás, egyedi lekérdezés menüpont indításával készíthetnek új riportot. 3 /17

4 2.1. Tábla létrehozása Elsőként, belépve a menübe a tábla neve sorban adjon meg egy nevet felirat látható, aminek a helyébe az általunk meghatározott táblanév kerül (jelen esetben 4 órás munkaidőben dolgozók ). A fejléc szöveg mezőbe beírhatunk egy tetszőleges szöveget, ez a listánk fejléce lesz. Mentés ikonnal rögzítjük, és a mappa segítségével tudunk a táblába belépni. Az általános lekérdező alrendszerbe való ismételt belépéskor a felhasználó nevünkkel létrehozott táblát megtaláljuk, ismételten lekérdezhetjük, módosíthatjuk. Új tábla létrehozása a sárga füzetlappal (új tétel) történik. A fejléc sorba beírt szöveg a táblához tartozó lista fejlécében megjelenik. A feleslegessé vált táblákat a törlés ikonnal lehet törölni. Mindenki csak a belépéskor használt jelszavával készített táblát látja, használhatja. 4 /17

5 2.2. Feltételek megadása A táblába megnyitása után a következő panelt látjuk. Itt az a néhány feltétel látható, melyekre legtöbbször szükség van. További feltétel megadásához használhatják a részletes feltételek menüpontot is. A jelre kattintva, megtaláljuk azokat a mappá -kat amelyeket az adatok rögzítése során kezeltünk. A feltételsorból kiválasztjuk, hogy melyik adathalmazban szeretnénk szűrő feltételt beállítani. Pl. :keressük azokat az munkavállalókat, akik a tárgy időszakban a cégnél, adott szervezeten, napi 4 órás rész munkaidőben dolgoznak. Ezeket az adatokat a munkaügyi nyilvántartás változások mappájában rögzítettük be. Ezért a változás adatmappában kell a szűrő feltételeket is beállítanunk. Az alap táblában nincs benne a napi óra szám, de erre kell szűrni. A változás adatok-ra 2* kattintva megnyitja a mappát. Ebben megkeressük a napi óraszám feltételt, a mezőt pipával kijelöljük, majd mentjük, és a változás adatok mappát az ikonnal akár be is zárhatjuk. Így a kiválasztott feltételeknél megjelenik a napi óraszám mező is. 5 /17

6 6 /17

7 A lekérdezési feltételek beállítására van egy egyszerűbb lehetőség is, a ikon használatával. A szűkítés mezőbe kell beírni az a feltételt, ami a feltételek szűkítését eredményezi. Pl. ha a dolgozóink eltartottjaira akarunk szűrni, akkor a mezőbe eltartottak szót írjuk be. A program megmutatja a lehetséges feltételeket. Ha meg találtuk a használni kívánt paramétert, akkor vagy kétszer kattintunk a feltételre vagy megnyomjuk a Hozzáadás gombra. Mindkettő az eredményezi, hogy átkerül a Kiválasztott feltételek panelre. 7 /17

8 Ha minden kívánt feltétel mellé betesszük a pipát, és elmentjük, majd becsukjuk az adott panelt, akkor a kiválasztott feltételek -nél egy jól áttekinthető táblát találunk. Ha mégsem ezzel az adattartammal szeretnénk lekérdezni ezen a táblán, a ikonnal az összes feltételt egy szerre törölhetjük,és ezt a feltételtáblát ikonnal be is zárhatjuk. A leválogatás szempontjainak meghatározása a táblázat mezőinek kitöltésével történik. Kitöltéskor az egyes sorok mellett található kattintva a kódszótárból segítséget kérhetünk. Az összes feltétel-mező ÉS kapcsolatban van egymással. Pl: Azokat a munkavállalókat keressük, akik főállásúak, ÉS X területen, ÉS a meghatározott témaszámon dolgoznak. Tehát mindhárom feltételnek megfelelnek. Az adatmezők kitöltésénél használhatók bizonyos karakterek, melyek megkönnyítik a lekérdezést: < jel a tól-ig. Mellyel két határérték között nem kell felsorolni az összes feltételt Pl: területkód: 1000<2000 (nem kell a két érték között lévőket felsorolni.)! jel mely a mező első pozíciójában állhat,a mögötte lévő feltétel nem kerül leválogatásra. Pl: területkód:!1000 azt jelenti, hogy az 1000-es területkód kimarad a feldolgozásból.? tetszőleges helyettesítő jel. Abban a pozícióban áll ahol bármilyen szám, ill. betű állhat. Pl: területkód:??11 minden olyan területet figyelembe vesz, ami 11-re végződik. A mentés után, a kiválasztott feltételekben, az összes bevitt feltételt megtekinthetjük. Ha minden táblán meghatároztuk amit akartunk, és elmentettük,akár a ikonnal be is zárhatjuk,mert a feldolgozási feltételek menüpontra kattintva az összes kiválasztott feltételt látni fogjuk. Az elkészített táblát leellenőrizzük, hogy valóban így, ezekkel, az adatokkal szeretnék lekérdezést készíteni. 8 /17

9 A feldolgozási feltételekben megjelenő adatokat a feltételablakok->feltételek rendezése menüpontban a könnyebb átláthatóság miatt sorba rakhatjuk. A kiválasztott sort a lefelé-felfelé nyíl segítségével a megfelelő helyre tehetjük Lekérdezés sorrendjének összeállítása A lekérdezés sorrendjét az ikonra kattintva határozhatjuk meg. 9 /17

10 A tételsor beállításánál kérhetjük, hogy tételesen listázzon, esetleg többszörös tételsort is kérhetünk, és az egyes tételeket összesíthetjük. De kérhetjük, hogy tételesen ne listázza ki a kért jogcímeket, csak összesítse azokat. A kiegészítő sorok beállításával az egyes sorok közötti távolságot határozhatjuk meg. Ez a lehetőség pl. aláírós lista készítéséhez hasznos lehet. A rendezettség beállításánál a kis nyílra való rákattintással megtekinthetjük a menüt, amiből kiválaszthatjuk a megfelelőt. Példánk szerint szervezetenként (területenként), névsorban listázunk. Ha az egyes rendezettségeket összesíteni szeretnénk a kell mezőbe pipát teszünk. Jelen esetben csak területenként összesítünk. A vizsgált hossz beállítása arra szolgál, hogy a beállított hossznak megfelelően gyűjti be az adatokat. Példánknál a területhosszt, ha csak két karakterig vizsgáljuk, akkor csak ennek a két karakternek megfelelően csoportosít, az utolsó két karakter figyelmen kívül marad. Példa: A terület első két számjegye egy régióra utal pl: Észak-Pest, de a 3. és 4. karakter Észak-Pest-régión belül más területeket jelöl, de a lekérdezésünkben egy Észak-Pest összesenre van szükség, és nem kell a többi területet részletesen listázni. Az Új lap mezőbe elhelyezett pipával azt határozhatjuk meg, hogy a nyomtatáskor a rendezettség beállításnak megfelelően, mikor kerüljön új lapra az adat. A vég-összesen pipával kérhetünk teljes összesítést. Folyamatos gyűjtés: lehetővé teszi, az aktuális lekérdezésben, az új szűkítő feltételek beállítását követően a korábbi lekérdezés eredményét megtartsuk. Tartozik, hozzá egy törlés gomb, amivel a törölhetjük a korábbi eredményeket. Másodlagos leválogatás: segítségével az azonos szűkítő feltételbe további szűrést állíthatunk be a nyomtatás előtt. Pl: a leválogatáskor a szervezeti adatoknál nem állítottunk be területi feltételt, hanem csak a nyomtatás előtt. Az oldal beállításnál választhatunk álló vagy fekvő lapot, de egyéb nyomtatási paramétereket is beállíthatunk. A betűméter beállításnál érdemes oda figyelni az oldal méretre is, hiszen a betűmérettől függ, hogy függőlegesen és vízszintesen hány karakter fér ki az A/4-s lapra.pl:13 betű méret esetén 70 függőleges sorban, 95 karaktert ( vízszintesen) képes a lapra nyomtatni. 10 /17

11 2.4. Listakép összeállítás A listázott mezőket, Listakép -et az ikonra kattintva határozhatjuk meg A listakép összeállításkor beállítjuk, hogy milyen adatokat akarunk a a listában látni. A baloldali menüsorból kiválasztjuk, hogy melyik feltételcsoportból (mappából) akarunk kiíratni. A részleteket a + jelre való rákattintással megtekinthetjük. Jelen példánkban a változó adatok mappából válogatunk, ezért megnyitjuk a mappát, majd rákattintunk kétszer a kiválasztott mezőre, ez által az átkerül a jobb oldalra, ahol látjuk, hogy mi, és milyen sorrendben kerüljön nyomtatásra. Egy új lehetőség a listakép összeállításra: A példa szerint a dolgozó nemét akarjuk kiíratni a listába. Az kereső mezőbe beírjuk a neme feltételt. A program megkeresi melyik mappában van, rá is áll a feltételre. Vagy kétszer rákattintunk erre vagy a mező mellett található gombra kattintunk, így bekerül a listaképbe. gombokkal a kiválasztott sorokat a számunkra meg- gombbal a nem kívántakat törölhetjük. A felfelé lefelé felelő sorrendbe rakhatjuk, 11 /17

12 Ha a jobboldalon a kiválasztott sorra, ha kétszer rákattintunk, több hasznos dolgot is beállíthatunk. Pl. a kiíratás hosszát de, megváltoztathatjuk a fejléc szövegét is. Ha a megnevezést bepipáljuk, akkor az kerül kiíratásra (jelen esetben a munkakör neve). Meghatározhatjuk a kiíratás egyéb formai tulajdonságait is Az adatok feldolgozása Következő feladat az adatok begyűjtése, mely az ikonra kattintva történik. A program a képernyőn jelzi, hogy hol tart a feldolgozásban. A feldolgozást bármikor megszakíthatjuk ekkor kinyomtatásra az addig feldolgozott tételek kerülnek. 12 /17

13 Ha a leválogatás befejeződött, ikonra kattintva a képernyőn megtekinthetjük a leválogatásunk eredményét. Ha a listában van olyan tétel, amit nem akarunk kiíratni,(mert pl. őt, majd külön szeretnénk kilistázni ), azt törölhetjük a következő módon. Rákattintunk az ikonra, és itt kiszűrhetjük mi az, ami nem kell a listába, olyan módon hogy kivesszük mellőle a pipát, a következő nyomtatásnál megkapjuk a végleges listát. Ezt a listát elmenthetjük az ikonnal, vagy kilistázhatjuk az ikonnal. 13 /17

14 2.6. Export (átadás más rendszerek felé) A kész lekérdezést átadhatjuk Excel táblának, vagy Word-nek az ikonnal. Itt megadjuk az átadás feltételeit. A típusban a táblázat kezelőnek megfelelő formátumot (CSV, xls, mdb,text, dbase) és a karakter-kódkészletet lehet beállítani. Az átadó fájl nevébe meg kell adjuk, hogy milyen néven kívánjuk menteni a lekérdezést Sablonok Fontos és hasznos funkció a sablonkészítés, amivel más számára is elérhetővé teszszük az általunk összeállított lekérdezést. Az így készített lekérdezés ugyanebben a menüpontban a sablon betöltésére kattintva bárki számára használhatóvá válik Sorozatfeldolgozások Az általános lekérdező alapjaira épülő, de sorozat feldolgozásokat lehetővé tévő külön menüpont, a keret programból indítható. A következő lehetőségeket kínálja: szabadság megállapítása, kjt besorolás, átsorolás törlése Szabadság megállapítás 14 /17

15 A menüpont elindításakor az általános lekérdezőben megszokott beugró ablak nyílik meg, ahol a ikonnal megadjuk a lista nevét, majd a Mentés ikonnal rögzítjük, és a szétnyíló mappa segítségével tudunk a táblába belépni. A kiválasztott feltételek panelen be kell állítani a megállapítás évét, azt a jogviszony érvényességének a dátumát. Lehet szűrni a foglalkoztatás jellegére is. Lásd alább. 15 /17

16 A lekérdezés rendezettségét a 2.3. pontban, a listakép összeállítását pedig a 2.4. pontnál leírtak szerint kell beállítani, az adatok feldolgozását az ikonnal kell elindítani. A feldolgozást követően kapunk egy ellenőrző listát, amiben láthatjuk, hogy kinek hány napot állapítana meg a sorozat feldolgozás. Ha a listát jónak találjuk, akkor a gombra kattintva elindul a sorozat-feldolgozás, így az ellenőrző listában szereplő dolgozóknak a program megállapítja az adott évre vonatkozó szabadságot. A gomb segítségével elkészíthetjük az érintett dolgozók szabadság kiértesítő nyomtatványát is. Ha esetleg a már megállapított szabadság visszavonására van szükség, akkor azt a gomb segítségével megtehetjük KJT besorolás A 2.9. pontban leírt módon tudjuk létrehozni a táblát. A kiválasztott feltételek panelen az érvényesség dátumát ( azt a dátumot kell megadni, amikortól ez a változás érvényes!), és a változás okmányszámát mindenképpen meg kell adni. Az átsorolás típusa ebben az esetben számítás. A van változás feltételnél megválaszthatjuk, hogy mindenkinek készüljön változás, vagy csak azoknak, akinek van valamelyik típusú kjtátsorolása. A következő 3 mezőbe megválaszthatjuk, hogy milyen típusú kjtátsorolást akarunk végrehajtani, együtt vagy külön-külön.(ha külön-külön átsorolást kell készíteni a minimálbér különbözet, garantált bérminimum igazítás, fizetési fokozatváltás miatt, akkor az okmányszámokat meg kell különböztetni egymástól!) A további szűrő feltételek beállítása már mind egyéni. 16 /17

17 A lekérdezés rendezettségét a 2.3. pontban, a listakép összeállítását pedig a 2.4. pontnál leírtak szerint kell beállítani, az adatok feldolgozását az ikonnal kell elindítani. A feldolgozást követően szintén kapunk egy ellenőrző listát, amiben ellenőrizhetjük, hogy kinek, milyen adatokkal készülhet el a következő kjt-átsorolása. Ha a listát jónak találjuk, akkor a gombra kattintva elindul a sorozat-feldolgozás, a munkaügyi nyilvántartásban az érintett dolgozóknak létrehoz a program az érvényesség dátumnak megfelelő szerződésváltást. A gombra kattintva elkészül az érintettek átsorolási nyomtatványa. Az átsorolás visszavonására is van lehetőség, de nem itt, hanem a sorozat feldolgozás- átsorolás törlése menüpontjának indításával, az itt leírt módon kell beállítani egy hasonló lekérdezést. 17 /17