TRACES. Felhasználói kézikönyv Hivatalos kereskedelmi okmányok I Rész. Célközönség... Gazdasági szereplők (EU/EFTA)

Átírás

1 Felhasználói kézikönyv Hivatalos kereskedelmi okmányok I Rész Célközönség... Gazdasági szereplők (EU/EFTA) Útmutató az alábbi okmányok előterjesztéséhez... I. INTRA Állat-egészségügyi bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez II. EXPORT Kiviteli egészségügyi bizonyítványok III. DOCOM Kereskedelmi okmányok TRACES Az Egészségügy és a Fogyasztók

2 Tartalomjegyzék I. Bevezetés... 4 I.1. A Hivatalos kereskedelmi okmányok című felhasználói kézikönyv alkalmazási köre I. rész...4 I.2. Rövidítések és fogalommeghatározások... 5 I.3. Munkanyelvek... 5 I.4. A TRACES programverziói... 6 I.5. Hozzáférés... 7 I.5.1. Adatelérés és adatvédelem... 7 I.5.2. Biztonsági figyelmeztetés... 7 I.5.3. Környezetek... 8 I.5.4. Fiókregisztrálás... 9 I Létrehozás gazdasági szereplő által I Létrehozás illetékes hatóság által I.5.5. Bejelentkezés és kijelentkezés I Bejelentkezés I Kijelentkezés I Bejelentkezési problémák I.5.6. A TRACES menüinek testreszabása I.5.7. Friss hírek a TRACES-ben I Üdvözlő oldal I Hírlevél II. Állatorvosibizonyítványok menü...19 II.1. Bevezetés II.1.1. Az érvényesítési folyamat II.2. I. rész elküldése (Szállítmány) II.2.1. A nómenklatúrakód kiválasztása II.2.2. Szervezetek megjelölése a hivatalos kereskedelmi okmányok rovataiban II Keresés II Létrehozás II Hivatalos kereskedelmi okmányok rovatainak automatikus kitöltése II.2.3. Az I. rész kitöltése II INTRA esetén II EXPORT esetén II DOCOM esetén II.2.4. Előterjesztési lehetőségek II Általános szempontok II DOCOM okmányok / 82

3 II.2.5. Aláírás II.3. Nyomon követés II.3.1. INTRA, EXPORT: következő lépések II.3.2. DOCOM: Következő lépések klónozás INTRA-ba II Elérés hiperhivatkozáson keresztül II Elérés a menüből II Előterjesztés II.3.3. Kapcsolatfelvétel az illetékes hatósággal III. IV. A hivatalos kereskedelmi okmányokat érintő funkciók...62 III.1. Hivatalos kereskedelmi okmány visszakeresése III.1.1. Kerülő megoldások és korlátozások III.2. Újként másol III.3. Előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmány módosítása III.4. Hivatalos kereskedelmi okmány törlése III.5. Hivatalos kereskedelmi okmányok nyomtatása III.5.1. Előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmányok nyomtatása III.5.2. Hivatalos kereskedelmi okmányok kitöltetlen mintái III.6. Automatikus TRACES értesítések III.6.1. Mennyiségi ellenőrzések III.6.2. Biztonságos hozzáférés Egyéb TRACES menük...73 IV.1. Jelentés IV.2. Felhasználók és szervezetek kezelése IV.2.1. Jelszó megváltoztatása/biztonsági kérdés és válasz IV.2.2. Felhasználói profil módosítása IV.3. Létesítmények jegyzékeinek közzététele IV.4. Jogszabályok IV.5. Tájékoztatás V. Gyakran feltett kérdések...78 V.1. Nem tudok új hivatalos kereskedelmi okmányt előterjeszteni V.2. Figyelmeztető üzenet: A többszörös előterjesztés nem engedélyezett V.3. Figyelmeztető üzenet: Biztonsági kivétel: Ön nem rendelkezik a kért művelet elvégzéséhez szükséges jogosultságokkal V.4. Figyelmeztető üzenet: Az okmány nem található V.5. Figyelmeztető üzenet: GEN (váratlan hiba lépett fel) VI. További információ és kapcsolattartás / 82

4 I. Bevezetés I.1. A Hivatalos kereskedelmi okmányok című felhasználói kézikönyv alkalmazási köre I. rész A felhasználói kézikönyv I. része azokat a TRACES azon főbb alapelvekeit és funkcióit ismerteti, amelyek a következő hivatalos kereskedelmi okmányoknak az EU/EFTA szintjén működő illetékes hatóság számára történő előterjesztését érintik: INTRA: 1 Állat-egészségügyi bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez EXPORT: 2 Kiviteli egészségügyi bizonyítványok DOCOM: 3 Kereskedelmi okmány A TRACES felületének bemutatását és működésének leírását a felhasználói felületről készült képernyőképek egészítik ki. A felhasználói kézikönyv célja elősegíteni a gyorsabb, ugyanakkor pontatlanságoktólés gépelési hibáktól mentes munkavégzést. A felhasználói kézikönyvet ajánlott a további TRACES használati útmutatókat, videókat és sablonokat tartalmazó TRACES eszközkészletben 4 szereplő dokumentumokkal együtt olvasni. A TRACES eszközkészlet összevont platform -dokumentumként tartalmaz minden szükséges információt. A TRACES az állati és nem állati eredetű termékeket, az élőállatokat és az állati melléktermékeket, valamint a növényegészségügyet egyaránt lefedve az állategészségügyre és a közegészségügyre vonatkozó európai jogszabályok egyesített rendszereként szolgál. Az általános európai uniós jogszabályok végrehajtását illetően a szállításra és az egyéb részletekre vonatkozó információkért forduljon a nemzeti illetékes hatóságokhoz vagy a hivatalos európai uniós szolgálatokhoz. A TRACES-ről mindent megtudhat az Európai Bizottság hivatalos Egészség- és fogyasztóügyi honlapján. 5 A TRACES-ről itt találhat további prezentációkat. 6 1 A Bizottság 599/2004/EK rendelete: 2 Az uniós szintű harmonizált bizonyítványok tekintetében (például Chile, Mexikó és Kanada). 3 A Bizottság 142/2011/EK rendelete: 4 TRACES eszközkészlet: 5 A TRACES-re vonatkozó részletek: 6 TRACES prezentációk: 4 / 82

5 I.2. Rövidítések és fogalommeghatározások A TRACES rövidítéseinek és betűszavainak teljes listája megtalálható a TRACES eszközkészletben 7 az Általános funkciók cím A TRACES fogalomtár alcím alatt. I.3. Munkanyelvek A TRACES felhasználói felületén a munkanyelv harminckét 8 nyelv közül választható ki: Nyelvkód Nyelv Nyelvkód Nyelv ba boszniai lv lett bg bolgár mk macedón cs cseh mt máltai da dán nl holland de német nw norvég el görög pl lengyel en angol pt portugál es spanyol ro román et észt ru orosz fi finn sk szlovák fr francia sl szlovén hr horvát sr szerb hu magyar sv svéd il izlandi sq albán it olasz tr török lt litván zh kínai A nyelvváltást követően a TRACES üdvözlő oldala jelenik meg. 7 TRACES eszközkészlet: 8 A nyelvek között szerepel az Európai Unió 22 hivatalos (azaz az ír [ga] kivételével bármelyik) nyelve, továbbá az albán, a bosnyák, a horvát, az izlandi, a kínai, a macedón, a norvég, az orosz, a szerb és a török nyelv. 5 / 82

6 I.4. A TRACES programverziói A TRACES a jogi követelményeknek megfelelően és a felhasználók kívánságai alapján folyamatos fejlesztés alatt áll. A fejlesztés lépésről lépésre történik. Minden egyes frissítés megjelenését követően az új TRACESverzió online telepítésére kerül sor. A felhasználói felület és a funkciók bővítéséről, valamint a módosításokról a TRACES-programverziókra vonatkozó megjegyzések rendszeres közzétételével adunk útmutatást a felhasználók számára. 9 A TRACES programverziójára vonatkozó megjegyzések érvényességéről célszerű meggyőződni az online telepített verzió számának ellenőrzésével. A TRACES felhasználói felületének jobb felső sarkában található, világtérképet/szarvasmarhát ábrázoló képre kattintva a felső sávban a következő információk jelennek meg: a TRACES verziószáma (például ), a megjelenési dátum nn/hh/éééé formátumban (például 23/04/2013), a TRACES-környezet és -szerver (például TRACES_NT2_2_WEB). Az egérkurzorral a világtérképre/szarvasmarhát ábrázoló képre mutatva ugyanezek az információk eszközleírásként is megjeleníthetők. 9 A TRACES programverzióira vonatkozó megjegyzések megtalálhatók a TRACES eszközkészlet bevezető oldalán: circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 6 / 82

7 I.5. Hozzáférés I.5.1. Adatelérés és adatvédelem Az üzleti és nem üzleti jellegű adatokra egyaránt vonatkozó, a megjelenítést és a hozzáférhetőséget meghatározó szabályoknak való megfelelés, valamint az adatvédelem biztosítása 10 érdekében az egyes TRACES felhasználói profilokhoz szigorú hozzáférési jogosultságok társulnak. Ezek a jogosultsági szabályok a gazdasági szereplőkre és az illetékes hatóságok felhasználóira is érvényesek. A TRACES adatvédelmi nyilatkozata a bejelentkezést követően különféle nyelveken érhető el a felhasználói felület jobb felső sarkában található Privacy Statement [hu] hivatkozásra kattintva. I.5.2. Biztonsági figyelmeztetés A TRACES weboldalára belépve előfordulhat, hogy a rendszer biztonsági figyelmeztetést küld, amelyben a továbblépéshez megerősítést kér a felhasználótól. A biztonsági figyelmeztetés a TRACES konfigurációs beállításainak következménye, ezért annak jóváhagyása maradéktalanul biztonságos. A kliens és a kiszolgáló közötti adatforgalom titkosításával (https, SSL) a TRACES-ben az alkalmazáshozzáférést, a hivatalos kereskedelmi okmányok érvényesítését és a kommunikáció adatvédelmét érintő különféle biztonsági funkciók valósulnak meg. Az elektronikus aláírások a vonatkozó jogi követelményeknek megfelelő biztonsági szabályok alapján fokozzák a gyorsaságot, a hatékonyságot és a nyomonkövethetőséget, továbbá kibővítik a hamisítással szembeni intézkedések lehetőségét is. Ha a képernyőn ilyen Biztonsági figyelmeztetés jelenik meg, a továbblépés előtt a Tanúsítvány megtekintése gombra kattintva olvassa el a részleteket, majd a TRACES használatának megkezdéséhez kattintson az Igen gombra /2001/EK rendelet: 7 / 82

8 A kliens ekkor importálja a kiszolgálóról a HTTPS SSL és a HTTPS TLS tanúsítványt a helyi alkalmazásba vagy környezetbe, és megbízhatónak nyilvánítja azokat. A figyelmeztetést tehát valójában nem a TRACES generálja, hanem a tanúsítványt tároló kiszolgáló. I.5.3. Környezetek A TRACES munkakörnyezete a hivatkozáson érhető el. Az érintett gazdasági szereplők és illetékes hatóságok a TRACES valódi környezetében végzett valamennyi műveletről automatikus értesítést kapnak. A TRACES funkcióit és működését a felhasználók a két tesztkörnyezet közül bármelyikben kipróbálhatják. A TRACES KÉPZÉSI és ELFOGADÁSI környezetének használatáról további tájékoztatás a TRACES eszközkészletben 11 az A TRACES funkcióinak tesztelése című fejezetben található. 11 TRACES eszközkészlet: 8 / 82

9 I.5.4. Fiókregisztrálás A TRACES-ben a gazdasági szereplők és az illetékes hatóságok is létrehozhatnak gazdasági szereplői felhasználói fiókokat. Gazdasági szereplő regisztrálása TRACES munkafolyamat Gazdasági szereplő Helyi illetékes hatóság Új felhasználó regisztrálásához kérjük kattintson ide. a TRACES bejelentkezési oldalán Előterjeszt Felhasználói státusz: ÚJ Mentés Felhasználói státusz: ÉRVÉNYES Új a TRACES Felhasználók karbantartása menüjében Megerősítési kérelem a gazdasági szereplőnek Felhasználói státusz: MEGERŐSÍTVE Értesítés a gazdasági szereplőnek Felhasználói státusz: ÉRVÉNYES A gazdasági szereplő addig nem férhet hozzá a TRACEShez, amíg a helyi illetékes hatóság nem aktiválja regisztrációját (nem érvényesítette kérését) Értesítés a helyi illetékes hatóságnak Helyi illetékes hatóság Aktivál Felhasználói státusz: ÉRVÉNYES Értesítés a gazdasági szereplőnek Felhasználói státusz: ÉRVÉNYES 9 / 82

10 I Létrehozás gazdasági szereplő által Új felhasználó regisztrálásához a gazdasági szereplő 12 kattintson a TRACES bejelentkezési oldalán található Új felhasználó regisztrálásához kérjük, kattintson ide hivatkozásra. 13 A gazdasági szereplő megadja a TRACES felhasználói fiókjának összes adatát, majd az Előterjeszt gombra kattint. 12 Vagy az illetékes hatóság. 13 Illetékes hatósági fiókokat ilyen módon nem lehet létrehozni. Ezt a nemzeti TRACES-adminisztrátornak kell elvégeznie. 10 / 82

11 A TRACES rendszer visszaigazolást küld az új gazdasági szereplői fiók iránti kérésre. A rendszer Megerősítési kérés tárgysorral üzenetet küld a gazdasági szereplő címére, amelyben a TRACES-regisztráció megerősítését kéri. A megerősítési üzenet Kattintson ide hivatkozására kattintva a gazdasági szereplő a következő oldalra jut: A gazdasági szereplő csak a regisztrálási kérelem illetékes hatóság általi jóváhagyását követően léphet be a TRACES-be. 14 Ennek érdekében az illetékes hatóság üzenetben kap értesítést a megerősített TRACES regisztrálási kérelemről. 14 A visszaigazolt gazdasági szereplői fiókot biztonsági okokból az illetékes hatóságnak kell érvényessé tennie ahhoz, hogy a gazdasági szereplő hozzáférhessen a TRACES-hez. További tájékoztatás a TRACES eszközkészletben is elérhető Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 11 / 82

12 Az illetékes hatóság részéről történő Aktiválás után a gazdasági szereplő már beléphet a TRACES-be. Mentési lehetőségek Mégse Mentés Törlés Visszatérés a Felhasználók kezelése menübe és a felhasználói adatokon végzett valamennyi módosítás visszavonása. A felhasználói adatokon végzett összes módosítás elmentése, a státusz kivételével. A felhasználói fiók törlése a TRACES-ből. Meg kell jegyezni, hogy ugyanazzal az címmel még ezután sem lehet újabb fiókot regisztrálni. A felhasználói fiókhoz tartozó cím lecserélhető. Az cím cseréjéhez lépjen kapcsolatba a TRACES csapatával. 12 / 82

13 Mentési lehetőségek Jelszó visszaállítása A TRACES felhasználói jelszó visszaállítása és az új jelszót tartalmazó értesítés automatikus elküldése a felhasználói fiókhoz tartozó címre. Az új jelszót az első bejelentkezés alkalmával személyes jelszóra kell lecserélni (amelyet meg is kell erősíteni). A biztonsági kérdés és az arra adandó válasz változatlan marad. A felhasználói fiókhoz tartozó biztonsági kérdés és az arra adandó válasz módosításához lépjen kapcsolatba a TRACES csapatával. Elutasítás A megerősített TRACES regisztrálási kérelmet az illetékes hatóság elutasíthatja. A regisztrálási kérelem elutasításáról a kérelmező értesítésben kap tájékoztatást. Aktiválás A megerősített TRACES regisztrálási kérelmet az illetékes hatóság jóváhagyhatja. A regisztrálási kérelem jóváhagyásáról és a TRACES fiók aktiválásáról a kérelmező értesítésben kap tájékoztatást. 13 / 82

14 I Létrehozás illetékes hatóság által Az illetékes hatóság a Felhasználók és szervezetek kezelése menü Felhasználók kezelése almenüjében regisztrálhat új gazdasági szereplői fiókot. 15 Az illetékes hatóság megadja a gazdasági szereplő TRACES felhasználói fiókjának összes adatát, majd a Mentés gombra kattint. Az illetékes hatóság által regisztrált gazdasági szereplői fiók az előterjesztést követően azonnal érvényes státuszt kap. A gazdasági szereplő értesítést kap felhasználói fiókjának létrehozásáról. 16 Az értesítésben a felhasználónévvel és a jelszóval együtt megtalálható a TRACES-re mutató közvetlen hivatkozás. 15 A gazdasági szereplő felhasználói fiókjának adatai az Új gombra kattintva adhatók meg. 16 További tájékoztatás a TRACES eszközkészletben is elérhető Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 14 / 82

15 15 / 82

16 I.5.5. Bejelentkezés és kijelentkezés I Bejelentkezés A TRACES üdvözlő oldalán található mezőben adja meg bejelentkezési azonosítóját ( címét), írja be a jelszót, majd kattintson a Bejelentkezés gombra: 17 Belépés után a felhasználói fiók azonosítója a képernyő jobb felső részén látható. I Kijelentkezés Kattintson a képernyő jobb felső részén található Kijelentkezés hivatkozásra, majd az OK gombra kattintva erősítse meg szándékát Öt egymást követő sikertelen bejelentkezési kísérlet után fiókját a rendszer letiltja. A fiók újraaktiválását a TRACES illetékes hatóságától kérheti. 18 A rendszer a felhasználói fiókból automatikusan kijelentkezik, ha 30 percen át semmilyen műveletet nem hajt végre. 16 / 82

17 I Bejelentkezési problémák A bejelentkezési problémákról további tájékoztatás a TRACES eszközkészletben 19 is elérhető Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. I.5.6. A TRACES menüinek testreszabása A TRACES felhasználói felületének bal oldalán található menüsáv testreszabható. A ritkábban keresett menüket be lehet csukni, a gyakrabban használtakat pedig ki lehet bontani. A TRACES felhasználói profil ezeket a beállításokat eltárolja, így azok az új módosításokig minden munkamenetre érvényesek maradnak. 19 TRACES eszközkészlet: 17 / 82

18 I.5.7. Friss hírek a TRACES-ben I Üdvözlő oldal A TRACES munkakörnyezetébe (azaz a valós környezetbe) való bejelentkezést követően 20 az alkalmazás üdvözlő oldalán a TRACES-zel kapcsolatos tudnivalók mellett fontos egészségügyi információkat is olvashat. Rendszeresen tekintse át a TRACES üdvözlő oldalán közzétett friss híreket, amelyek a következő témákat ölelik fel: Általános információk és tippek Veszélyek és járványkitörések Közegészségügyi információk, például a hivatalos kereskedelmi okmányok mintái Műszaki frissítések és a TRACES verzióinak kiadása Munkacsoportok és ülések I Hírlevél A kéthavonta kiadott TRACES hírlevélben a TRACES-ről, tényekről és adatokról, szemináriumokról, képzési programokról, munkaértekezletekről, valamint a közelgő eseményekről szóló hírek jelennek meg. Az Egészség- és Fogyasztóügyi Főigazgatóság által kiadott ingyenes hírlevélre ezen a hivatkozáson iratkozhat fel Bővebb információ a I.5.3. Környezetek című részben. 21 TRACES hírlevél: 18 / 82

19 II. Állatorvosibizonyítványok menü II.1. Bevezetés II.1.1. Az érvényesítési folyamat A TRACES-ben a gazdasági szereplők 22 a hivatalos kereskedelmi okmány Szállítmány című I. részét hozhatják létre, amelyet aztán érvényesítésre előterjeszthetnek az illetékes hatósághoz. Az I. rész előterjesztése során két fő művelet választható: 1. A Mentés piszkozatként művelettel a gazdasági szereplő a hivatalos kereskedelmi okmányt a helyi rendszerbe mentheti el. Az illetékes hatósághoz még nem előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmány áttekintésére és módosítására csak a létrehozónak, valamint a gazdasági szervezetéhez tartozó munkatársainak van lehetősége. 2. Az Érvényesítésért előterjeszt művelettel a gazdasági szereplő előterjesztheti a hivatalos kereskedelmi okmányát az illetékes hatósághoz. Mivel a TRACES webes alapú online rendszer, az előterjesztés azonnal megtörténik. 23 A DOCOM okmányok esetében további lehetőségek választhatók ki: Mentés folyamatban és Határozatot érvényesít/elküld A hivatalos kereskedelmi okmány első részét az illetékes hatóság felhasználói is létrehozhatják. 23 További tájékoztatás az Értesítések kezelése című használati útmutatóban található. 24 A DOCOM okmányok INTRA-ként is klónozhatók. További tájékoztatás a következő két fejezetben található: II.2.4. Előterjesztési lehetőségek és II.3.2. További lépések DOCOM okmányokkal: klónozás INTRA-ba. 19 / 82

20 Save as Draft CERTIFICATE STATUS: Draft CERTIFICATE CONTENT: incomplete Part I WATERMARK PRINT: Draft VISIBILITY TO USERS: * only direct colleagues linked to the same establishment or authority Submit for certification CERTIFICATE STATUS: New CERTIFICATE CONTENT: Part I completed WATERMARK PRINT: New VISIBILITY TO USERS: * IntraTrade/IMPORT: CA of origin (LVU) * CED/CVED: CA of entry point (BIP) PART I Certification workflow TRACES Clone as CVED CERTIFICATE STATUS AFTER CLONING: Draft, New, In progress, Valid depending on the decision taken by the Transitair or BIP CERTIFICATE CONTENT: Part I and/or Part II WATERMARK PRINT: Draft, New, In progress, Original or Rejected depending on the decision taken by the Transitair or BIP officer VISIBILITY TO USERS: * CVED: depending on the decision taken by the Transitair or BIP REMARK: this button is only available for Transitair and BIP officers, within IMPORT certificates Delete CERTIFICATE STATUS: Deleted CERTIFICATE CONTENT: NA WATERMARK PRINT: NA VISIBILITY TO USERS: * None Save in progress CERTIFICATE STATUS: In progress CERTIFICATE CONTENT: incomplete Part II WATERMARK PRINT: In progress VISIBILITY TO USERS: * only direct colleagues linked to the same authority Reject CERTIFICATE STATUS: Rejected CERTIFICATE CONTENT: Part I and II completed WATERMARK PRINT: Rejected VISIBILITY TO USERS: * IntraTrade/IMPORT: CA of origin, destination and transiting countries * CED/CVED: all EU BIPs and CA of entry point, destination and transiting countries Validate / Submit Decision CERTIFICATE STATUS: Valid CERTIFICATE CONTENT: Part I and II completed WATERMARK PRINT: Original VISIBILITY TO USERS: * IntraTrade/IMPORT: CA of origin, destination and transiting countries * CED/CVED: CA of entry point, destination and transiting countries REMARKS: * The certificate version (V1, V2...) will be visible next to the Traces Reference number, indicating if a modification to Part I or II has been executed by the CA. * The certificate will become prevalid if the decision on Part II has been taken by a restricted CA. PART II PART III Cancel CERTIFICATE STATUS: Cancel CERTIFICATE CONTENT: Part I and II completed WATERMARK PRINT: Cancelled VISIBILITY TO USERS: * IntraTrade/IMPORT: CA of origin, destination and transiting countries * CED/CVED: CA of entry point, destination and transiting countries REMARK: it is not possible to cancel rejected consignments! Recalled CERTIFICATE STATUS: Recalled CERTIFICATE CONTENT: Part I and II completed WATERMARK PRINT: Recalled VISIBILITY TO USERS: * IntraTrade/IMPORT: CA of origin, destination and transiting countries * CED/CVED: CA of entry point, destination and transiting countries REMARK: CA of origin can recall certificates up to 3 months after Validation Control CERTIFICATE STATUS: Valid CERTIFICATE CONTENT: Part I, II and III completed WATERMARK PRINT: Original VISIBILITY TO USERS: * IntraTrade/IMPORT: CA of origin, destination and transiting countries * CED/CVED: CA of entry point, destination and transiting countries REMARK: multiple controls may be added to 1 certificate 20 / 82

21 II.2. I. rész elküldése (Szállítmány) A hivatalos kereskedelmi okmány I. része a szállítmányra vonatkozó olyan általános információkra terjed ki, mint például a hivatkozások, a kereskedők, a szállítmány, a szállítóeszköz és az útvonal. A hivatalos kereskedelmi okmány I. részét az Állatorvosi bizonyítványok 25 menüben mind a gazdasági szereplő, mind az illetékes hatóság előterjesztheti: Állat-egészségügyi bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez : INTRA Kiviteli egészségügyi bizonyítványok : EXPORT Kereskedelmi okmány : DOCOM Az új hivatalos kereskedelmi okmány létrehozásának lépései minden esetben a következők: 1/ Az Új gombra kattintva új hivatalos kereskedelmi okmány hozható létre, üres I. résszel. 2/ Az Újként másol 26 gombra kattintva már létező (hasonló) dokumentum alapján hozható létre új I. rész. 25 Lásd az INTRA tekintetében az 599/2004/EK bizottsági rendeletet, illetve a DOCOM tekintetében a 142/2011/EK bizottsági rendeletet. Az EXPORT az uniós szinten harmonizált bizonyítványokra vonatkozik. 26 További tájékoztatás a III.2. Újként másol című fejezetben található. 21 / 82

22 II.2.1. A nómenklatúrakód kiválasztása A nómenklatúrakódot a gazdasági szereplő által feladandó árunak megfelelően, a származási ország illetékes hatósága általi érvényesítést követően kell kiválasztani. Az Európai Unió állat-egészségügyi határállomásain a jelenleg hatályos Kombinált Nómenklatúra szerinti kódok (KN-kódok) biztosítják a különféle rendszerek közötti átjárhatóságot. A TRACES listáján a következő csoportok KN-kódjai szerepelnek: élőállat állati termékek és állati eredetű termékek nem állati eredetű takarmányok és élelmiszerek melléktermékek A Kombinált Nómenklatúra termékek és áruk megjelölésére szolgáló rendszer, amely megfelel az Európai Unió közös vámtarifájára vonatkozó követelményeknek. A Kombinált Nómenklatúra a Vámigazgatások Világszervezete (WCO) által kialakított harmonizált rendszeren alapszik, amelyet európai uniós szinten további alosztályok egészítenek ki. A HR-nómenklatúrát alkalmazza a DG TAXUD TARIC (az Európai Közösségek integrált vámtarifája) 27 néven ismert online vámtarifa-adatbázisa is, ezért a gazdasági szereplők számára kényelmes a TRACES használata. A TRACES-felhasználók lehetőségei: Lehetőség Hozzárendelés Keresés Szűrő Jelentés A Névjegyzék kód mezőbe a nómenklatúrakód közvetlen kitöltése, majd továbblépés a Hozzárendel gombra kattintással. Ez a leggyorsabb módszer. A nómenklatúrakód kikeresése a fastruktúrába rendezett KN-kódok közül, a Névjegyzék kód mezőben a keresett kód kitöltése, majd továbblépés a Keresés gombra kattintással. A nómenklatúrakód kiszűrése a hivatalos kereskedelmi okmányok felkínált mintájából, vagy pedig a jogszabály számának begépelése, majd továbblépés a Szűrő gombra kattintással. Ebben az esetben a vonatkozó nómenklatúrakódok a fastruktúrán belül jelennek meg. + jel A kód mellett látható + jelre kattintva a fastruktúra alsóbb szintje bontható ki, ahonnan kiválasztható a nómenklatúrakód. 27 TARIC: 22 / 82

23 Csak a vastagon szedett KN-kódokat lehet kiválasztani. A kiválasztott nómenklatúrakódtól függően szükség lehet az áru közegészségügyi (típus) és filogenetikai (osztály, család, faj) besorolását lehetővé tevő kódkiterjesztésre is. EXPORT okmány esetén a TRACES-felhasználónak külön jeleznie kell azt is, hogy az áru tranzitszállítmányként áthalad-e uniós országokon. 28 A TRACES-felhasználók lehetőségei a következő lépésben: Lehetőség Jelentés Új kód kijelölése és megadása Több áru kiválasztása a hivatalos kereskedelmi okmányok valamely adott mintájának közegészségügyi (típus) és filogenetikai (osztály, család, faj) szintjén. Csak a hivatalos kereskedelmi okmányok kiválasztott mintájához tartozó nómenklatúrakódok jelölhetők ki. Hozzárendelés A kiválasztott áru megadása a hivatalos kereskedelmi okmányban. 28 További tájékoztatás a III EXPORT esetén című fejezetben található. 23 / 82

24 II.2.2. Szervezetek megjelölése a hivatalos kereskedelmi okmányok rovataiban II Keresés Új szervezeti adatlap létrehozása előtt rákereséssel győződjön meg arról, hogy az adott szervezet nem szerepel-e már a TRACES-ben (vö.: Előbb a keresés, azután, ha szükséges, a létrehozás alapelv). Szervezeti adatlap az alábbi két módon illeszthető be bármely rovatba: Lehetőség Jelentés Hozzárendelés Kiválasztás A szervezet gyors kikeresése az ország (ISO-kód) és a szervezethez tartozó Jóváhagyási szám kiválasztásával. A szervezet kiválasztása keresési párbeszédablakból. Megjegyzés: az adatvédelem biztosításának érdekében szervezetek keresésekor a gazdasági szereplőnek meg kell adnia az országot, továbbá legalább három karaktert a szervezet nevéből vagy engedélyszámából. A keresési találatok köre szükség esetén kibővíthető a % jel alkalmazásával. (Példa: a %Logistics keresőkifejezés illeszkedik az S.A. Logistics Name Company találatra is). A szervezetek kezelésének kérdéseit a Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutató írja le. 24 / 82

25 II Létrehozás A TRACES-ben még nem szereplő szervezetek adatlapjai létrehozhatók a hivatalos kereskedelmi okmányok elkészítése során. Kattintson a hivatalos kereskedelmi okmány egyik rovatának Kiválasztás gombjára, majd válasszon a következők közül: Új, amennyiben egy EU/EFTA-tagállamon belüli szervezet adatlapját hozza létre; Új nem tagállami, amennyiben egy Európai Unión kívüli országba tartozó szervezet adatlapját hozza létre. Adja meg az új szervezet adatait. 25 / 82

26 Adatmező Csoportkód Jóváhagyási szám Jelentés Az (EU/EFTA) szervezet általános azonosító számának felel meg, és választható; országonként egyedinek kell lennie; megegyezhet a szervezet jóváhagyási számával/számaival. Ez a rovat az Európai Unión kívüli országok esetében nem tölthető ki. A szervezet olyan tevékenységtípusára vonatkozik, amely nem szerepel a hivatalos létesítményjegyzékben, és: a tevékenységtípustól függően kötelező lehet; ugyanazon szervezet csoportkódjával és egyéb jóváhagyási számaival nem feltétlenül azonos. 26 / 82

27 Adatmező Tanúsítványban Típus Irányítószám Jelentés A hivatalos kereskedelmi okmányban a szervezethez tartozó tevékenységtípus hozzárendelését teszi lehetővé. Eltérően attól az eljárástól, amelynek keretén belül a szervezeti adatlap létrehozása a Felhasználók és szervezetek kezelése menün és a Szervezetek almenün keresztül valósul meg, az adott létesítmény tevékenységtípusát a tanúsítvány rovatában kell megadni. Ez a hivatalos kereskedelmi okmányon feltüntetett árunak fog megfelelni. A tanúsítvány rovatában hozzárendelhető tevékenységtípusokat csillag (*) jelöli, a hivatalos kereskedelmi okmányon belül ezektől eltérő típust nem lehet hozzárendelni. A Hozzáad és az Eltávolít gombok használatával több tevékenységtípus feltüntetését teszi lehetővé. A hivatalos kiadványban szereplő létesítmények listázási eljárásának hatálya alá tartozó tevékenységtípusok ennek az eljárásnak a keretén belül nem rendelhetők hozzá. Azoknak a szervezeteknek, amelyeknek tevékenységtípusa szerint a listázási eljárás hatálya alá tartozik, a hivatalos listázási eljárást kell követniük. A szervezethez hozzá kell rendelni egy állat-egészségügyi határállomást ahhoz, hogy az A rakodásért felelős személy tevékenységtípus megadható legyen. Ilyenkor a rendszer a tevékenységtípusok legördülő menüjét automatikusan új tartalommal tölti fel. Az EU/EFTA-államok, valamint bizonyos Európai Unión kívüli régiók, tartományok és államok postai irányítószámainak kiválasztását teszi lehetővé. Ha a szervezet tevékenységének korábban feltüntetett típusa nem A rakodásért felelős személy, akkor a rendszer az illetékes hatóságot az Irányítószám mezőben megadott adat alapján automatikusan társítja, illetve jeleníti meg a szervezet érvényesítése után. Kattintson a Mentés gombra a szervezet adatainak elmentéséhez és az előző képernyőhöz való visszatéréshez. A szervezetek kezelésének kérdéseit részletesen a Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutató írja le. 27 / 82

28 II Hivatalos kereskedelmi okmányok rovatainak automatikus kitöltése A rendszer az előterjesztési folyamat felgyorsítása érdekében a rovatok között bizonyos esetekben automatikusan átmásolja a szervezet adatait. Ez a TRACES-funkció a következő paraméterek megléte mellett teljesül: Hivatalos kereskedelmi okmány típusa: INTRA, EXPORT, DOCOM Hivatalos kereskedelmi okmány rovatának típusa: Feladó/Származási hely/berakodás helye/szállító, Címzett/Rendeltetési hely A szervezet tevékenységének a hivatalos kereskedelmi okmány kezdeményezési rovatában használt típusa A hivatalos kereskedelmi okmányok egyes típusainak különféle rovatai közötti kapcsolatok leírása a II.2.3. Az I. rész kitöltése című fejezetben található. 29 Az automatikusan kitöltött adatok törölhetők és módosíthatók. 29 A hivatalos kereskedelmi okmányok egyes típusairól további tájékoztatás a megfelelő alcímek alatt található. 28 / 82

29 II.2.3. Az I. rész kitöltése II INTRA esetén A TRACES-ben megjelenő INTRA űrlap Szállítmány című I. része az alábbiakban összefoglalt fülekre csoportosítva tartalmazza az 599/2004/EK bizottsági rendeletben előírt valamennyi rovatot. A rovatok hivatalos leírása az 599/2004/EK bizottsági rendelet Magyarázat a Közösségen belüli kereskedelmi bizonyítványhoz című fejezetében található meg. Az alábbiakban egyes rovatok leírása található. Hivatkozások I.2. Bizonyítvány hivatkozási száma A TRACES rendszer által automatikusan adott egyedi hivatkozási szám, amely csak az I. rész elküldése után jelenik meg. A TRACES-felhasználók módosíthatják az előterjesztési ( Új ) fázisban lévő hivatalos kereskedelmi okmányokat. Az INTRA egyedi hivatkozási számához a rendszer automatikusan verziószámot (- Vx) társít, amelyet a dokumentum minden egyes újbóli előterjesztésének alkalmával megnövel, függetlenül attól, hogy valójában történt-e módosítás. I.2.a. Helyi hivatkozási szám A TRACES-felhasználók a saját nemzeti közigazgatási szabályaik szerint kapott számot írhatják be (választható). Megadott információ hiányában ez a mező üresen marad. I.6. Kapcsolódó eredeti bizonyítványok száma(i) A gyűjtőállomáson áthaladó állatok (szarvasmarha-, sertés-, juh-, kecske- és lófélék) teljes körű nyomonkövethetőségének biztosítása érdekében a TRACES-ben meg lehet adni az új szállítmányhoz tartozó egyes bizonyítványok hivatkozási számát. A kapcsolódó INTRA-ra vagy KÁBO-T-re mutató hivatkozásnak az I.6. Kapcsolódó eredeti 29 / 82

30 bizonyítványok száma(i) című rovatba történő beszúrására két új lehetőség áll rendelkezésre: Kapcsolódó IntraTrade hozzáadása Kapcsolódó KÁBO-T hozzáadása A fenti két lehetőség valamelyikére kattintva a rendszer átirányítja a felhasználót a keresőoldalra, és meghatároz két kötelező keresési feltételt: a TRACES bizonyítvány hivatkozási számát és a rendeltetési országot. Miután a származási ország illetékes hatósága érvényesítette az INTRA bizonyítványt, a rendeltetési ország illetékes hatósága az I.6. Kapcsolódó eredeti bizonyítványok száma(i) rovatban található hiperhivatkozások segítségével megtekintheti az eredeti okmányok elektronikus példányát. Az egyedi nemzeti okmány(ok) sorozatszámának rögzítéséhez üres szövegdoboz áll rendelkezésre. Példa: Szarvasmarhasperma 30 esetében az állategészségügyi bizonyítványok 2011/629/EU bizottsági végrehajtási határozat D3 mellékletében közölt sablonját további igazolási követelményekkel kell kiegészíteni, valamint csak a spermagyűjtő központban gyűjtött és spermatároló központból feladott sperma kereskedelmének céljára szabad felhasználni 31. I.6. Kapcsolódó CITES bizonyítványok A CITES-egyezmény (Egyezmény a veszélyeztetett vadon élő állat- és növényfajok nemzetközi kereskedelméről) ma már az egyetlen olyan nemzetközi szerződés, amely biztosítja, hogy a vadon élő állatok és növények nemzetközi kereskedelme a vad és befogott populációk fenntartható felhasználásán és kezelésén alapuljon. A CITES 32 nemzetközi együttműködési keretet biztosít a vadon élő állat- és növényfajok populációi további csökkenésének megelőzéséhez. A rovat a kiválasztott árutípus (közegészségügyi [típus] és filogenetikai [osztály, család, faj] szint) függvényében automatikusan aktiválódik a TRACES-ben. A Hozzáad gomb segítségével több CITES-szám is megjelölhető. Illetékes hatóságok Amint az I. rész létrejön, az illetékes hatóságok neveinek és TRACES-kódjainak mezőjét a rendszer automatikusan kitölti az I.12. Származási hely/betakarítás helye rovatban szereplő szervezetnek megfelelően. Ha az I.12. Származási hely/betakarítás helye 33 rovatban kiválasztott szervezet egy olyan hatósági magán-állatorvosi hatóságnak alárendelt helyi állatorvosi egységgel áll összeköttetésben, amelynek esetében meg van jelölve a Manuálisan hozzárendelve opció 34, a gazdasági szereplőnek a hivatalos kereskedelmi okmány TRACES-ben történő előterjesztésekor a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: Hatósági magánállatorvos a Hivatkozások fülön található Illetékes hatóságok menüpontban választható. Ez a (zöld) figyelmeztető üzenet mindaddig látható, amíg a gazdasági szereplő rá nem kattint a Hivatkozások fülre, és az Illetékes hatóságok legördülő menüből ki nem választja a megfelelő hatósági magánállatorvost. Ebben a legördülő menüben csak azok az hatósági magánállatorvosok jelennek meg, amelyek esetében meg van jelölve a Manuálisan hozzárendelve opció. A Hivatkozások fül megtekintése nem kötelező. Ha a hivatalos kereskedelmi okmányt hatósági magánállatorvos kezdeményezi, annak hatósága automatikusan megjelenik az Illetékes hatóságok 30 A szarvasmarhasperma KN-kódja: Akkor is, ha a spermagyűjtő központ egy más jóváhagyási számon jóváhagyott spermatároló központ részét képezi. 32 CITES: 33 EXPORT esetén: az I.11. Származási hely. 34 A hatóságok kezelésével kapcsolatban további tájékoztatás a Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 30 / 82

31 mezőben. Így a helyi állatorvosi egység a II. részben ki tudja tölteni a nemzeti közegészségügyi információkat, és a hivatalos kereskedelmi okmány Folyamatban levő státuszúként történő elmentését követően azokat továbbíthatja a kiválasztott hatósági magánállatorvosnak. A hatósági magánállatorvos a szükséges ellenőrzések elvégzése után kiadhatja a szükséges bizonyítványt. Kérelmező azonosítása Amennyiben a gazdasági szereplő a TRACES regisztrált felhasználója, és a nyilatkozatot (I. rész) saját maga készíti el, akkor a rendszer ebben a mezőben automatikusan megjeleníti a vezeték- és keresztnevét. 31 / 82

32 Kereskedők I.7. Kereskedő Ez a rovat csak szarvasmarha-, sertés-, juh- vagy kecskefélékből álló szállítmány esetén aktiválódik. 35 I.5. Címzett és I.13. Rendeltetési hely A 93/444/EGK bizottsági határozat cikkének (2) bekezdésével összhangban export esetén és amennyiben az érintett nem uniós országgal nem áll fenn kétoldalú megállapodás, az I.5. Címzett rovatban nem uniós ország is feltüntethető. Amennyiben az I.13. Rendeltetési hely rovatban nem uniós ország szerepel, az I.28. Kivitel rovat ( Útvonal fül) automatikusan aktiválódik és kitöltődik. I.12. Származási hely/betakarítás helye Az I.12. Származási hely/betakarítás helye rovatban megjelölt szervezet és a hivatalos kereskedelmi okmányhoz automatikusan hozzárendelt illetékes hatóság között egyértelmű összefüggés van Az 599/2004/EK bizottsági rendelet értelmében. 36 A Bizottság 93/444/EGK határozata: 37 További tájékoztatás a Hivatkozások című fejezet Illetékes hatóságok című szakaszában található. 32 / 82

33 Szállítmány I.18. Állatfaj/Termék A hivatalos kereskedelmi okmányban feltüntetett nómenklatúrakódok és kiterjesztéseik a Kiválaszt, az Eltávolít, a Visszaállít és az Új kód gombbal módosíthatók. A hozzáadható nómenklatúrakódok és -kiterjesztések köre az éppen kiválasztott INTRA-mintára korlátozódhat. Az I. részből a nómenklatúrakód és -kódkiterjesztés bármilyen módosításának hatására törlődhetnek olyan információk, amelyek sértik a konzisztenciaszabályokat. Amennyiben a szállítmányra több kiválasztott nómenklatúrakód is érvényes, azok sorszámok (Id.) mögött, a vámbesorolásnak megfelelően jelennek meg: A sorszám (Id.) szerepel az Állatok beazonosítása rovatban is: 33 / 82

34 Meg kell jegyezni, hogy a hivatalos okmányban csak azonos (környezeti, hűtött vagy fagyasztott) hőmérsékletű áruk választhatók ki. I.20. Szám/Mennyiség Amennyiben a 2009/156 Nyilvántartott lófélék mintához tartozó INTRA bizonyítványt kíván előterjeszteni, és az I.20. rovat 1-nél magasabb értéket tartalmaz, az INTRA-084 SzállítmányCI.20. Szám/Mennyiség Az érték legfeljebb 1 lehet figyelmeztető üzenet jelenik meg. Ez az eljárás megfelel a 2009/156/EK tanácsi irányelv 38 II. mellékletében foglalt előírásoknak. I.31. Állatok beazonosítása A Hozzáad, illetve a Hozzáad (10) gombbal az I.31. rovathoz újabb sorokat adhat. Az Import gombbal feltölthet olyan, TRACES-en kívül kitöltött CSV fájlokat 39, amelyek tartalmazzák a következő INTRA-mintákhoz szükséges adatokat (például: Faj [tudományos név], Útlevélszám, Azonosító szám, Ivar vagy Mennyiség ): A Tanács 64/432/EGK irányelve (F1) 40 Szarvasmarha (0102) Az állat-egészségügyi vegyes bizottság 2005/22/EK határozata 41 Legeltetés (0102) A Bizottság 2012/112/EU végrehajtási határozata 42 Kutyák, macskák és görények ( ) A Bizottság 2010/470/EU határozata 43 A ló-, juh- és kecskefélékhez tartozó állatok spermái, petesejtjei és embriói, valamint a sertésfélékhez tartozó állatok petesejtjei és embriói ( ) A Bizottság 2011/629/EU végrehajtási határozata 44 Szarvasmarhasperma ( ) 38 A lófélék mozgására és harmadik országból történő behozatalára irányadó állat-egészségügyi feltételekről és a 90/426/EGK tanácsi irányelv ( hatályon kívül helyezéséről szóló 2009/156/EK tanácsi irányelv ( do?uri=celex:32009l0156:hu:not) II. melléklete. 39 A TRACES eszközkészlet üres CSV fájlokat is kínál: 40 A Tanács 64/432/EGK irányelve: 41 Az állat-egészségügyi vegyes bizottság 2005/22/EK határozata: 42 A Bizottság 2012/112/EU végrehajtási határozata (92/65EI minta): 43 A Bizottság 2010/470/EU határozata: 44 A Bizottság 2011/629/EU végrehajtási határozata: 34 / 82

35 A Tanács 90/429/EGK irányelve 45 Sertéssperma ( ) A CSV fájlban korlátlan számú sor áll rendelkezésre. Tizedesvesszők és -pontok A törtrészt (legfeljebb két tizedesjegy) vesszővel kell elválasztani az egészrésztől. Az egészrészt nem kell pontokkal hármas csoportokra tagolni. A kinyomtatott hivatalos kereskedelmi okmányon azonban a törtrész az egészrésztől ponttal elválasztva jelenik meg. Példa: Az 1.234,567 (egyezer-kettőszázharmincnégy egész ötszázhatvanhét ezred) érték a kinyomtatott hivatalos kereskedelmi okmányon mint (egyezer-kettőszázharmincnégy egész ötvenhét század) jelenik meg. 45 A Tanács 90/429/EGK irányelve: 35 / 82

36 Szállítás A Szállítás fülön a berakodás helyéről való továbbszállítás (I.14. rovat) adatai szerepelnek, amelyet élőállatok szállítása esetén kötelező kitölteni. I.15. Az indulás időpontja A rendszer konzisztencia-ellenőrzést végez az I.15. Az indulás időpontja rovat és a gazdasági szereplő nyilatkozatának dátuma (I. rész, Hivatkozások fül) 46 között. A nyilatkozat dátuma 30 nappal térhet el az indulás dátumától. 47 I.16. Szállítóeszköz Amennyiben az I.17. Szállító rovatban Kereskedelmi szállító kerül megjelölésre, a megfelelő Típus az I.16. Szállítóeszköz rovat legördülő menüjéből választható ki. Ehhez kattintson a Hozzárendel gombra. INTRA érvényesítésekor a TRACES ellenőrzi a szállítóeszköz-engedélyek érvényességét. I.29. A szállítás becsült ideje A I.16. Szállítóeszköz rovat Típus legördülő menüjének Közúti jármű értéke mellett a Szállítás becsült ideje értéket földrajzi információs rendszer (GIS) számítja ki automatikusan. A légi szállítás időtartamát azonban a rendszer nem számítja ki. Az algoritmus az Berakodás helye és az I.13. Rendeltetési hely című rovatban megadott hely 46 A nyilatkozat dátuma (I. rész) eltérhet az érvényesítés dátumától (II. rész), ha a DOCOM okmány I. részét először a gazdasági szereplő terjesztette elő. 47 A rendszer DOCOM okmány cseréjekor is elvégzi a konzisztencia-ellenőrzést. A hivatalos kereskedelmi okmányok cseréjéről további tájékoztatás a Hivatalos kereskedelmi okmányok II. rész című használati útmutató III Az I. részben (Szállítmány) és a II. részben (Határozat) szereplő adatok helyesbítése című fejezetében található. 36 / 82

37 közötti optimális útvonalon, óránként 70 kilométeresnél nem nagyobb sebességen alapul. 48 A földrajzi információs rendszer (GIS) által generált eredmény a minimális időtartam, amely (manuálisan) felfelé módosítható. 49 A Szállítás fül A szállítás becsült ideje mezője kapcsolatban áll az Útvonal fül Tervezett pihenővagy átrakodóhelyek mezőjével. Az állatvédelmi rendelet 50 jogi követelményeit túllépő becsült szállítási idő esetén előfordulhat, hogy pihenő- és átrakodóhelyeket kell kiválasztani, illetve az útvonalhoz hozzáadni Amennyiben az utazás automatikusan számított becsült, illetve valós időtartama gyaníthatóan egyáltalán nem felel meg egymásnak, úgy a TRACES csapatát fel kell kérni az érintett helységek pontos földrajzi hosszúsági és szélességi koordinátáinak újbóli ellenőrzésére, szükség szerinti módosítására. 49 Növeléssel való módosítás esetén A szállítás becsült ideje mezőben megjelenő érték helyességét gondosan ellenőrizni kell, előfordulhat ugyanis, hogy az oldal frissítésekor automatikusan visszaáll a kezdeti értékre. 50 A Tanács 1/2005/EK rendelete: 51 További tájékoztatás az Útvonal fülön található. 37 / 82

38 Útvonal I.27. Árutovábbítás tagállamokon keresztül Az ebben a rovatban feltüntetett országok nem lehetnek azonosak a berakodás helye (I.14. rovat), illetve a rendeltetési hely (I.10. rovat) szerinti országgal. E szabály figyelmen kívül hagyása esetén a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: Útvonal I.27. Árutovábbítás tagállamokon keresztül A rendeltetési ország nem szerepelhet az árutovábbítás kapcsán megjelölt tagállamok között Tervezett pihenő- vagy átrakodóhelyek Az állatjóléti rendelet 52 alapján a következő fajok esetében útvonalterv készítését írhatják elő: élő szarvasmarhafélék (0102), juh ( ), kecske ( ), élő sertés (0103), élő ló, szamár, lóöszvér (muli) és szamáröszvér (0101), különösen akkor, ha el nem választott állatok -ról van szó. Ezeknek a fajoknak az esetében útvonaltervet kell előterjeszteni akkor, ha a szállítás becsült ideje meghaladja a 8 órát. Ezekben az esetekben legalább egy pihenő- vagy átrakodóhelyet ki kell jelölni. Az információt olyan szabad szövegmezőbe kell megadni, amely egyetlen adott ellenőrző hatósághoz sem kapcsolódik. Az adatok megadásához kattintson a Pihenő vagy átrakodóhely hozzáadása gombra. A hivatalos kereskedelmi okmány előterjesztésekor a fentiek elmulasztása esetén a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: Útvonal tervezett pihenő- vagy átrakodóhelyei: Adjon meg legalább egy pihenő- vagy átrakodóhelyet. Az érintett fajnak, az utazási időtartamnak, valamint annak függvényében, hogy elválasztott állatokról van-e szó, legalább egy, a menüből kiválasztandó ellenőrző/gyűjtőállomást meg kell jelölni. Ez a következő esetekre érvényes: ha az el nem választott állatok szállításának időtartama meghaladja a 19 órát; ha a sertések vagy lovak szállításának időtartama meghaladja a 24 órát; ha a juhok, kecskék vagy szarvasmarhák szállításának időtartama meghaladja a 29 órát 52 A Tanács 1/2005/EK rendelete: 38 / 82

39 Ezekben az esetekben az Ellenőrző állomás kiválasztása gombra kattintva legalább egy ellenőrző állomást és egy átrakodóhelyet meg kell jelölni. A hivatalos kereskedelmi okmány előterjesztésekor a fentiek elmulasztása esetén a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: Útvonal tervezett pihenő- vagy átrakodóhelyei: Adjon meg legalább egy ellenőrző állomást. 39 / 82

40 Megjegyzés az INTRA rovatok összekapcsolása a TRACES-ben Azokban az esetekben, amelyekben a szervezet tevékenységének a rovatok valamelyikében megadott típusa 53 más rovat(ok)ban is megadható, a rendszer az INTRA I. része létrehozásának felgyorsítása érdekében automatikusan átmásolhatja az információkat. A Címzett rovat tartalma például automatikusan bekerülhet a Rendeltetési hely és az Importőr rovatba. 53 A tevékenységtípusokról további tájékoztatás a TRACES eszközkészleten keresztül elérhető, Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 40 / 82

41 II EXPORT esetén A TRACES-ben megjelenő EXPORT űrlap Szállítmány című I. része az INTRA-hoz kapcsolódó, az 599/2004/ EK bizottsági rendeletben előírt összes rovatot tartalmazza. A rovatok leírásáról további tájékoztatás a II INTRA esetén című fejezetben található. Az EXPORT és az INTRA kapcsolódása a szállítmány közegészségügyi (típus) és filogenetikai (osztály, család, faj) besorolását lehetővé tevő megfelelő nómenklatúrakód és -kiterjesztés kiválasztásában is tükröződik. 54 EXPORT létrehozásakor fel kell tüntetnie, hogy a szállítmány áthalad-e EU/EFTA-országokon. 55 Ha az EXPORT nem halad át EU/EFTA-országon, válassza a Non transit through MS EXPORT certificate (tagállamokon történő áthaladás nélküli EXPORT bizonyítvány) opciót. Így csak az EXPORT bizonyítványt terjeszti elő. A többi opció valamelyikének megjelölése esetén az EXPORT bizonyítvánnyal egyidejűleg a rendszer automatikusan létrehozza a kapcsolódó INTRA bizonyítvány -t is. Az EXPORT Szállítmány című I. része és ezen belül a kapcsolódó INTRA kibocsátása során különbséget lehet tenni az áru EXPORT, illetve INTRA mintához tartozó azonosító elemei között, amennyiben azok eltérőek. Az INTRA mintára korlátozott elemek csillag (*) jelölést kapnak. 54 További tájékoztatás a II.2.1. A nómenklatúrakód kiválasztása című fejezetben található. 55 Válassza a Non transit through MS EXPORT certificate opciót vagy bármely más elérhető mintát. 41 / 82

42 Az EXPORT előterjesztésekor a kapcsolódó INTRA bizonyítvány hivatkozási száma hiperhivatkozás formájában megjelenik az EXPORT I.6. Kapcsolódó eredeti bizonyítványok száma(i) rovatában. Az EXPORT bizonyítvány hivatkozási száma hiperhivatkozás formájában szintén megjelenik a kapcsolódó INTRA I.6. Kapcsolódó eredeti bizonyítványok száma(i) rovatában. 42 / 82

43 Megjegyzés az EXPORT rovatok összekapcsolása a TRACES-ben Azokban az esetekben, amelyekben a szervezet tevékenységének a rovatok valamelyikében megadott típusa 56 más rovatokban is megadható, a rendszer az EXPORT I. része előterjesztésének felgyorsítása érdekében automatikusan átmásolhatja az információkat. A Címzett rovat tartalma például automatikusan bekerülhet a Rendeltetési hely és az Importőr rovatba. 56 A tevékenységtípusokról további tájékoztatás a TRACES eszközkészleten keresztül elérhető, Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 43 / 82

44 II DOCOM esetén A TRACES-ben megjelenő DOCOM-űrlap Szállítmány című I. része az alábbiakban összefoglalt fülekre csoportosítva tartalmazza a Bizottság 142/2011/EK rendeletében előírt valamennyi rovatot. A rovatok hivatalos leírása a 142/2011/EU bizottsági rendeletben található. Az alábbiakban egyes rovatok leírása található. Hivatkozások I.2. Bizonyítvány hivatkozási száma A TRACES rendszer által automatikusan adott egyedi hivatkozási szám, amely csak az I. rész elküldése után jelenik meg. A TRACES-felhasználók módosíthatják az előterjesztési ( Új ) fázisban lévő hivatalos kereskedelmi okmányokat. A DOCOM egyedi hivatkozási számához a rendszer automatikusan verziószámot (- Vx) társít, amelyet a dokumentum minden egyes újbóli előterjesztésének alkalmával megnövel, függetlenül attól, hogy valójában történt-e módosítás. I.2.a Helyi hivatkozási szám A TRACES-felhasználók a saját nemzeti közigazgatási szabályaik szerint kapott számot írhatják be (választható). Megadott információ hiányában ez a mező üresen marad. I.6. Kapcsolódó eredeti bizonyítványok száma(i) Ez a rovat a DOCOM esetében inaktív. I.6. Kapcsolódó CITES bizonyítványok Feldolgozatlan trágya esetében 57 a 142/2011/EU bizottsági rendelet XI. melléklete 1. szakaszában előírt okmányok DOCOM okmány INTRA-ként történő klónozásával hozhatók létre. 58 Ekkor a kapcsolódó INTRA hivatkozási száma automatikusan megjelenik a klónozott DOCOM I.6. rovatában. Illetékes hatóságok 57 A feldolgozatlan trágya KN-kódja: A DOCOM okmányok INTRA-ba történő klónozásáról további tájékoztatás a II.3.2. Következő lépések: DOCOM klónozás INTRA-ba című fejezetben található. 44 / 82

45 Amint az I. rész létrejön, az illetékes hatóságok neveinek és TRACES-kódjainak mezőjét a rendszer automatikusan kitölti az I.12. Származási hely/betakarítás helye rovatban szereplő szervezetnek megfelelően. Ha az I.12. Származási hely/betakarítás helye rovatban kiválasztott szervezet egy olyan hatósági magán-állatorvosi hatóságnak alárendelt helyi állatorvosi egységgel áll összeköttetésben, amelynek esetében meg van jelölve a Manuálisan hozzárendelve opció, a gazdasági szereplőnek a hivatalos kereskedelmi okmány TRACES-ben történő előterjesztésekor a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: EXPORT-160 Hivatkozások Hatósági állatorvos Hatósági magánállatorvos a Hivatkozások fülön található Illetékes hatóságok menüpontban választható. Ez a (zöld) figyelmeztető üzenet mindaddig látható, amíg a gazdasági szereplő rá nem kattint a Hivatkozások fülre, és az Illetékes hatóságok legördülő menüből ki nem választja a megfelelő hatósági magánállatorvost. Ebben a legördülő menüben csak azok a hatósági magánállatorvosok jelennek meg, amelyek esetében meg van jelölve a Manuálisan hozzárendelve opció. A Hivatkozások fül megtekintése nem kötelező. Ha a hivatalos kereskedelmi okmányt hatósági magánállatorvos kezdeményezi, annak hatósága automatikusan megjelenik az Illetékes hatóságok mezőben. Így a helyi állatorvosi egység a II. részben ki tudja tölteni a nemzeti közegészségügyi információkat, és a hivatalos kereskedelmi okmány Folyamatban levő státuszúként történő elmentését követően azokat továbbíthatja a kiválasztott hatósági magánállatorvosnak. A hatósági magánállatorvos a szükséges ellenőrzések elvégzése után kiadhatja a szükséges bizonyítványt. Kérelmező azonosítása Amennyiben a gazdasági szereplő a TRACES regisztrált felhasználója, és a nyilatkozatot (I. rész) saját maga készíti el, akkor a rendszer ebben a mezőben automatikusan megjeleníti a vezeték- és keresztnevét. 45 / 82

46 Kereskedők 1.7. Kereskedő Ez a rovat a DOCOM esetében inaktív. I.5. Címzett és I.13. Rendeltetési hely A 93/444/EGK bizottsági határozat cikkének (2) bekezdésével összhangban export esetén és amennyiben az érintett nem uniós országgal nem áll fenn kétoldalú megállapodás, az I.5. Címzett rovatban nem uniós ország is feltüntethető. Amennyiben az Rendeltetési hely rovatban nem uniós ország szerepel, az I.28. Kivitel rovat ( Útvonal fül) automatikusan aktiválódik és kitöltődik. I.12. Származási hely/betakarítás helye Az I.12. Származási hely/betakarítás helye rovatban megjelölt szervezet és a hivatalos kereskedelmi okmányhoz automatikusan hozzárendelt illetékes hatóság között egyértelmű összefüggés van A Bizottság 93/444/EGK határozata: 60 További tájékoztatás a Hivatkozások című fejezet Illetékes hatóságok című szakaszában található. 46 / 82

47 Szállítmány Állatfaj/Termék A hivatalos kereskedelmi okmányban feltüntetett nómenklatúrakódok és kiterjesztéseik a Kiválaszt, az Eltávolít, a Visszaállít és az Új kód gombbal módosíthatók. A hozzáadható nómenklatúrakódok és -kiterjesztések köre a kiválasztott DOCOM-mintára korlátozódhat. Az I. részből a nómenklatúrakód és -kódkiterjesztés bármilyen módosításának hatására törlődhetnek olyan információk, amelyek sértik a konzisztenciaszabályokat. Amennyiben a szállítmányra több kiválasztott nómenklatúrakód is érvényes, azok sorszámok (Id.) mögött, a vámbesorolásnak megfelelően jelennek meg: A sorszám (Id.) szerepel a Szállítmány beazonosítása rovatban is: 47 / 82

48 Meg kell jegyezni, hogy a hivatalos kereskedelmi okmányban csak azonos (környezeti, hűtött vagy fagyasztott) hőmérsékletű áruk választhatók ki. I.31. Állatok beazonosítása A Hozzáad, illetve a Hozzáad (10) gombbal az I.31. rovathoz újabb sorokat adhat. Tizedesvesszők és -pontok A törtrészt (legfeljebb két tizedesjegy) vesszővel kell elválasztani az egészrésztől. Az egészrészt nem kell pontokkal hármas csoportokra tagolni. A kinyomtatott hivatalos kereskedelmi okmányon azonban a törtrész az egészrésztől ponttal elválasztva jelenik meg. Példa: Az 1.234,567 (egyezer-kettőszázharmincnégy egész ötszázhatvanhét ezred) érték a kinyomtatott hivatalos kereskedelmi okmányon mint (egyezer-kettőszázharmincnégy egész ötvenhét század) jelenik meg. 48 / 82

49 Szállítás A Szállítás fülön a berakodás helyéről való továbbszállítás (I.14. rovat) adatai szerepelnek, amelynek kitöltése kötelező. I.15. Indulás dátuma A rendszer konzisztencia-ellenőrzést végez az I.15. Indulás dátuma és a gazdasági szereplő nyilatkozatának dátuma (I. rész, Hivatkozások fül) 61 között. A nyilatkozat dátuma 30 nappal térhet el az indulás dátumától. 62 I.16. Szállítóeszköz Amennyiben az I.17. Szállító rovatban Kereskedelmi szállító kerül megjelölésre, a megfelelő Típus az I.16. Szállítóeszköz rovat legördülő menüjéből választható ki. Ehhez kattintson a Hozzárendel gombra. INTRA érvényesítésekor a TRACES ellenőrzi a szállítóeszköz-engedélyek érvényességét. I.29. A szállítás becsült ideje A I.16. Szállítóeszköz rovat Típus legördülő menüjének Közúti jármű értéke mellett a Szállítás becsült ideje értéket földrajzi információs rendszer (GIS) számítja ki automatikusan. A légi szállítás 61 A nyilatkozat dátuma (I. rész) eltérhet az érvényesítés dátumától (II. rész), ha a DOCOM okmány I. részét először a gazdasági szereplő terjesztette elő. 62 A rendszer DOCOM okmány cseréjekor is elvégzi a konzisztencia-ellenőrzést. A hivatalos kereskedelmi okmányok cseréjéről további tájékoztatás a Hivatalos kereskedelmi okmányok II. rész című használati útmutató III Az I. részben (Szállítmány) és a II. részben (Határozat) szereplő adatok helyesbítése című fejezetében található. 49 / 82

50 időtartamát azonban a rendszer nem számítja ki. Az algoritmus az Berakodás helye és az I.13. Rendeltetési hely című rovatban megadott hely közötti optimális útvonalon, óránként 70 kilométeresnél nem nagyobb sebességen alapul. 63 A földrajzi információs rendszer (GIS) által generált eredmény a minimális időtartam, amely (manuális) növeléssel módosítható Amennyiben az utazás automatikusan számított becsült, illetve valós időtartama gyaníthatóan egyáltalán nem felel meg egymásnak, úgy a TRACES csapatát fel kell kérni az érintett helységek pontos földrajzi hosszúsági és szélességi koordinátáinak újbóli ellenőrzésére, szükség szerinti módosítására. 64 Növeléssel való módosítás esetén A szállítás becsült ideje mezőben megjelenő érték helyességét gondosan ellenőrizni kell, előfordulhat ugyanis, hogy az oldal frissítésekor automatikusan visszaáll a kezdeti értékre. 50 / 82

51 Útvonal I.27. Árutovábbítás tagállamokon keresztül Az ebben a rovatban feltüntetett országok nem lehetnek azonosak a berakodás helye (I.14. rovat), illetve a rendeltetési hely (I.10. rovat) szerinti országgal. E szabály figyelmen kívül hagyása esetén a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: Útvonal. I.27. Árutovábbítás tagállamokon keresztül. A rendeltetési ország nem szerepelhet az árutovábbítás kapcsán megjelölt tagállamok között. 51 / 82

52 Megjegyzés a DOCOM rovatok összekapcsolása a TRACES-ben Azokban az esetekben, amelyekben a szervezet tevékenységének a rovatok valamelyikében megadott típusa 65 más rovatokban is megadható, a rendszer a DOCOM I. része előterjesztésének felgyorsítása érdekében automatikusan átmásolhatja az információkat. Példa: a Címzett automatikusan bekerülhet a Rendeltetési hely és az Importőr rovatokba. 65 A tevékenységtípusokról további tájékoztatás a TRACES eszközkészleten keresztül elérhető, Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 52 / 82

53 II.2.4. Előterjesztési lehetőségek II Általános szempontok A hivatalos kereskedelmi okmányok (I. rész, Szállítmány) előterjesztésének (általános 66 ) lehetőségei a TRACES-ben a következők: Mentési lehetőségek Visszavonás és visszatérés a menübe Mentés piszkozatként Visszatérés az INTRA, EXPORT vagy DOCOM almenük egyikébe, és a hivatalos kereskedelmi okmány létrehozása során elvégzett összes művelet visszavonása. A még egyszer sem elmentett hivatalos kereskedelmi okmány esetében a visszavonás végrehajtásával az I. részben megadott összes információ elvész. A hivatalos kereskedelmi okmány még nem teljesen kitöltött I. részének az elmentése. A hivatalos kereskedelmi okmány I. részének illetékes hatósághoz való előterjesztését megelőző köztes, kihagyható lépés. A TRACES Mentés piszkozatként funkciója szükség szerint több alkalommal vehető igénybe. A Mentés piszkozatként parancs használatához a keresési célok szállítmányra, feladóra/exportőrre és címzettre vonatkozó információk egy részét is meg kell adni. Az I. részhez szükséges összes többi információ kitöltése elhalasztható. A hivatalos kereskedelmi okmány ebben a szakaszban Piszkozat státuszt kap. Ezzel a lehetőséggel a gazdasági szereplők és az illetékes hatóságok egyaránt élhetnek, a Piszkozat státuszú hivatalos kereskedelmi okmányokat azonban csak a közvetlen munkatársak tekinthetik meg. A Piszkozat státuszú hivatalos kereskedelmi okmányok előterjesztéséről a rendszer nem küld értesítő üzeneteket. 66 A következő hivatalos kereskedelmi okmányok mindegyikére vonatkozik: INTRA, EXPORT és DOCOM. 53 / 82

54 Mentési lehetőségek Érvényesítésért előterjeszt A hivatalos kereskedelmi okmányt csak az I. rész valamennyi kötelező rovatának kitöltése után lehet az illetékes hatósághoz érvényesítésre előterjeszteni. Ez a lehetőség a gazdasági szereplők és az illetékes hatóságok számára egyaránt elérhető. A gazdasági szereplő által előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmányok esetében a megtekintés az előterjesztőnek, az előterjesztő közvetlen munkatársainak és az illetékes hatóságnak áll módjában. Azokat a hivatalos kereskedelmi okmányokat, amelyeket maga az illetékes hatóság terjesztett elő, a gazdasági szereplők nem tekinthetik meg (még az okmányban megemlített gazdasági szereplők sem). A hivatalos kereskedelmi okmány ebben a szakaszban Új státuszt kap. Az ( Új ) hivatalos kereskedelmi okmány előterjesztésekor a rendszer értesítő üzenetet küld. Megjegyzés DOCOM Amennyiben a gazdasági szereplő DOCOM okmány esetében az Érvényesítésért előterjeszt lehetőséget választja, az automatikusan Érvényes státuszt kap. Ehhez nincs szükség kiegészítő Egészségügyi információk nyilatkozatra. Érvényesít DOCOM okmányok benyújtása esetében a gazdasági szereplők választhatják az Érvényesít mentési lehetőséget is. Az I. rész összes kötelező rovatának kitöltése után a TRACES-felhasználó átléphet közvetlenül az Egészségügyi információk című nyilatkozatra, és megadhatja annak adatait. Az erre a nyilatkozatrészre érvényes egyedi mentési lehetőségek leírása a II DOCOM okmányok című fejezetben található meg. 54 / 82

55 II DOCOM okmányok A DOCOM okmányok esetében a gazdasági szereplők Egészségügyi információk nyilatkozatot tölthetnek ki. DOCOM okmányok mentéséhez a következő három kiegészítő lehetőség választható: Mentési lehetőségek Elutasítás Mentés folyamatban Határozatot elküld Ez a lehetőség gazdasági szereplő részére csak DOCOM okmányok esetében érhető el. Az I. rész összes kötelező rovatának kitöltése után a gazdasági szereplő dönthet a bemutatott szállítmány visszautasítása mellett. A hivatalos kereskedelmi okmány ebben a szakaszban Visszautasított státuszt kap. Ez a lehetőség gazdasági szereplő részére csak DOCOM okmányok esetében érhető el. Az I. rész összes kötelező rovatának kitöltése után a gazdasági szereplő későbbi kiegészítés céljára még akkor is elmentheti a DOCOM okmány részét képző Egészségügyi információk című nyilatkozatot, ha abból az információk egy része még hiányzik. Ez az Egészségügyi információk című nyilatkozat aláírását megelőző köztes lépés kihagyható. A hivatalos kereskedelmi okmány ebben a szakaszban Folyamatban levő státuszt kap. Ez a lehetőség gazdasági szereplő részére csak DOCOM okmányok esetében érhető el. Az I. rész összes kötelező rovatának kitöltése után a gazdasági szereplő dönthet a bemutatott szállítmány megerősítése mellett. A hivatalos kereskedelmi okmány ebben a szakaszban Érvényes státuszt kap. 55 / 82

56 II.2.5. Aláírás A hivatalos kereskedelmi okmány előterjesztéséhez a TRACES a felhasználó jelszavát kéri. A jelszó begépelése után kattintson az Érvényesítést aláír gombra. A Használja ugyanazt a jelszót mindegyik rész aláírásához négyzet bejelölése esetén a TRACES a jelszót a teljes munkamenet idejére megjegyzi. Egy munkamenet 30 perc inaktív állapotot követően automatikusan véget ér. 56 / 82

57 II.3. Nyomon követés II.3.1. INTRA, EXPORT: következő lépések A hivatalos kereskedelmi okmány előterjesztéskor ( Érvényesítésért előterjeszt ) azonnal elérhetővé válik az illetékes hatóság számára, amelyet a TRACES automatikusan elküldött értesítésben is kér a következő lépés, azaz az érvényesítési eljárás megkezdésére. 67 Az INTRA esetében kivételt képez a nemzeti kereskedelem vagy (közvetlen) kivitel, amelynek esetében a hivatalos kereskedelmi okmány az Érvényesítésért előterjeszt gombra kattintva automatikusan érvényessé válik. Az INTRA előterjesztésekor megjelenhet az INTRA-063 A kivitelhez vagy nemzeti kereskedelemhez kapcsolódó IntraTrade bizonyítványok nem igényelnek érvényesítést figyelmeztető üzenet. Az illetékes hatóság általi érvényesítésről további tájékoztatás a TRACES eszközkészletben is elérhető Hivatalos kereskedelmi okmányok II. rész című használati útmutatóban található A DOCOM okmányokra mindez nem vonatkozik. 68 TRACES eszközkészlet: 57 / 82

58 II.3.2. DOCOM: Következő lépések klónozás INTRA-ba Az INTRA kibocsátásának megkönnyítése érdekében a DOCOM okmányban előterjesztett adatok automatikusan átemelhetők az INTRA bizonyítványba. 69 Ezt a műveletet a TRACES-ben klónozásnak nevezik. Ezt a funkciót az érvényesített DOCOM okmány megnyitásakor a gazdasági szereplő 70 és az illetékes hatóság 71 egyaránt alkalmazhatja. II Elérés hiperhivatkozáson keresztül A TRACES értesítő üzenetében közölt hiperhivatkozásra kattintva a gazdasági szereplő közvetlenül elérheti a DOCOM okmányt. II Elérés a menüből A DOCOM okmányt a gazdasági szereplő az Állatorvosi bizonyítványok menü Kereskedelmi okmány almenüjén keresztül is elérheti: Jelentkezzen be a TRACES-be. A bal oldali menü Kereskedelmi okmány menüpontjára kattintva megnyílik a DOCOM-keresőablak. Indítson keresést olyan (érvényes) 72 DOCOM okmányokra, amelyek még klónozhatók, azaz átvezethetők az INTRA bizonyítványba. 73 Kattintson a kiválasztott DOCOM okmány sorában lévő Megnyit gombra. 69 Például a feldolgozatlan trágya (KN-kód: ) esetében, a 142/2011/EU bizottsági rendelet XI. melléklete 1. szakasza értelmében. 70 A DOCOM okmányt bejelentő és a Hivatkozások fül Kérelem azonosítása menüpontjában megjelölt gazdasági szereplő. 71 A DOCOM okmányban feltüntetett származási helyhez kapcsolódó illetékes hatóság. 72 A DOCOM okmányok érvényesítése az előterjesztéskor ( Érvényesítésért előterjeszt ) automatikusan megtörténik. 73 A hivatalos kereskedelmi okmányok visszakereséséről további tájékoztatás a III.1. Hivatalos kereskedelmi okmány visszakeresése című fejezetben található. 58 / 82

59 II Előterjesztés A gazdasági szereplők az érvényesített DOCOM okmányok I. részét átvihetik (klónozhatják) az Állategészségügyi bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez (INTRA) I. részébe. A TRACES erre a műveletre a klónozás megnevezést használja. A klónozás elvégzéséhez az adott érvényes DOCOM okmány Klónozás IntraTrade-ként gombjára kell kattintani. A gomb csak addig érhető el, amíg a gazdasági szereplő (vagy az illetékes hatóság) még nem végezte el a klónozási műveletet. Amennyiben egyazon nómenklatúrakódhoz és -kódkiterjesztéshez több INTRA-minta is kapcsolódik, a megfelelő minta a legördülő menüből választható ki. A DOCOM okmány I. részében megadott információk átvitelével új INTRA jön létre. Az INTRA Hivatkozások fülén található 1.6. Kapcsolódó kereskedelmi okmány rovatba hiperhivatkozás formájában automatikusan bekerül a vonatkozó DOCOM okmány TRACES hivatkozási száma. 59 / 82

60 Hasonlóképpen a DOCOM okmány Hivatkozások fülén található 1.6. Kapcsolódó IntraTrade bizonyítvány rovatba is (hiperhivatkozás formájában) automatikusan bekerül (frissül) a vonatkozó INTRA bizonyítvány TRACES hivatkozási száma. Az INTRA-ba átvitt adatok többségét a gazdasági szereplő módosíthatja és ki is egészítheti a következők kivételével: Szállítás fül: I.15. Indulás dátuma (nn/hh/éééé) rovat I.15. Indulás időpontja (óó:pp) rovat Az adatok ellenőrzése és szükség szerinti kiegészítése után az INTRA I. részét a gazdasági szereplőnek az Érvényesítésért előterjeszt gombra való kattintással elő kell terjesztenie Az aláírásról további tájékoztatás a II.2.5. Aláírás című fejezetben található. 60 / 82

61 II.3.3. Kapcsolatfelvétel az illetékes hatósággal A gazdasági szereplő által előterjesztett hivatalos beléptetési okmány (II. rész) illetékes hatóság általi igazolását követően a gazdasági szereplő 75 a kapcsolatfelvételi adatokhoz az igazolt hivatalos beléptetési okmányt visszakeresve, megnyitva, majd az azt aláíró illetékes hatóság nevére mutató hivatkozásra kattintva férhet hozzá. Adatvédelmi okok miatt előfordulhat, hogy az aláíró illetékes hatóságnak csak a hivatalos címe érhető el. 75 Azokat a hivatalos kereskedelmi okmányokat, amelyeket maga az illetékes hatóság terjesztett elő, a gazdasági szereplők nem tekinthetik meg (még az okmányban megemlített gazdasági szereplők sem). 61 / 82

62 III. A hivatalos kereskedelmi okmányokat érintő funkciók III.1. Hivatalos kereskedelmi okmány visszakeresése Válasszon egyet az Állatorvosi bizonyítványok menüben felsorolt következő okmánytípusok közül: Bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez Kiviteli egészségügyi bizonyítványok Kereskedelmi okmány Határozzon meg legalább egy keresési feltételt, 76 amely elsősorban a hivatalos kereskedelmi okmány Szállítmány című I. részére vonatkozik. A keresési feltételek önmagukban 77 és más feltételekkel együtt is alkalmazhatók. A következőkben az egyes okmánytípusok egyedi keresési feltételeinek bemutatása szerepel. Keresési lehetőségek Bizonyítvány hivatkozási száma A bizonyítvány státusza Klónozott A hivatalos kereskedelmi okmány automatikusan hozzárendelt egyedi TRACES hivatkozási számára vonatkozik. A hivatalos kereskedelmi okmányok státuszairól további tájékoztatás a II.1.1. Az érvényesítési folyamat című fejezetben található. A Klónozott gombra kattintva a gazdasági szereplők DOCOM okmányokból klónozott INTRA bizonyítványokra kereshetnek rá, így leegyszerűsíthetik a DOCOM okmányokból előterjesztett INTRA-k ellenőrzését. 76 A % helyettesítő karakter használatával a TRACES keresési feltételeinek többsége kiterjeszthető szélesebb adathalmazra. Ezen túlmenően a TRACES kereséskor nem különbözteti meg egymástól a kis- és nagybetűket sem. Példa: a Bizonyítvány hivatkozási száma mezőben (minimum 8 karakter) megadott INTRA.FR% kifejezés illeszkedik az adott felhasználó számára elérhető valamennyi INTRA bizonyítványra. 77 A Bizonyítvány státusza feltétel önmagában nem használható. 62 / 82

63 III.1.1. Kerülő megoldások és korlátozások A TRACES keresési feltételei mellett bármely adott hivatalos kereskedelmi okmány visszakereshető egyedi bizonyítványhivatkozási száma alapján a következő speciális kerülő megoldás alkalmazásával: Válassza ki az alábbiak közül a megfelelő URL-címet, és adja meg annak végén a TRACES hivatkozási számot a következők szerint: Az (üzleti jellegű) adatokra vonatkozó hozzáférési szabályok értelmében a hivatalos kereskedelmi okmányhoz csak az abban megemlített személyek férhetnek hozzá. Amennyiben Ön nem szerepel a dokumentumban, a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: Biztonsági kivétel: Ön nem rendelkezik a kért művelet elvégzéséhez szükséges jogosultságokkal. 78 Jelmagyarázat: XX = annak az országnak az ISO-kódja, amelyben a Származási hely/betakarítás helye helyi állatorvosi egysége található. YYYY = az előterjesztés éve. NNNNNNN = egyedi TRACES hivatkozási szám. 63 / 82

64 III.2. Újként másol Új hivatalos kereskedelmi okmány létrehozására két lehetőség áll rendelkezésre: 1. Az Új gomb használatával üres hivatalos kereskedelmi okmányt hozhat létre A létező hivatalos kereskedelmi okmányok neve alatt található Újként másol gombok egyikét használva létező okmányról készíthet másolatot. A TRACES-ben gazdasági szereplő és illetékes hatóság egyaránt létrehozhat új hivatalos kereskedelmi okmányt. Az Újként másol funkció tehát mindkét felhasználótípus számára rendelkezésre áll. Az Újként másol funkció révén létező hivatalos kereskedelmi okmány I. részéből adatokat átmásolva gyorsabban hozható létre új hivatalos kereskedelmi okmány, amivel az előterjesztési folyamat felgyorsul. Az átmásolt információk jellege a kiválasztott kombináltnómenklatúra-kódtól függ. Változatlan kód esetén az eredetiből az új hivatalos kereskedelmi okmányba a rendszer a Kereskedő fülön szereplő összes adatot átmásolja. Az eredeti hivatalos kereskedelmi okmány szabad szöveges mezőiben közölt információk a minta és a KN-kód alapján automatikusan kerülnek át az új okmányba. Az (eredeti) hivatalos kereskedelmi okmány változatlan marad. Az új okmányban szereplő információk módosíthatók. Az Újként másol funkció státusztól (érvényes, visszautasított, visszavonva, új stb.) függetlenül bármely hivatalos kereskedelmi okmány esetében alkalmazható. 80 Az Új gombhoz hasonlóan az Újként másol gomb is csak azok számára érhető el, akik jogosultak az adott hivatalos kereskedelmi okmány létrehozására. 79 Az üres hivatalos kereskedelmi okmányok létrehozásáról és előterjesztéséről további tájékoztatás a II.2. I. rész (Szállítmány) elküldése című fejezetben található. 80 Az érvényesítési folyamatról további tájékoztatás a II.1.1. Az érvényesítési folyamat című fejezetben található. 64 / 82

65 III.3. Előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmány módosítása A gazdasági szereplőnek a kiválasztott minta lehetőségein belüli módosítások elvégzéséhez a hivatalos kereskedelmi okmányt vissza kell keresni, megnyitni, és módosítani az adott Piszkozat vagy Új státuszú okmányt, majd (újból) előterjeszteni azt. A Piszkozat státuszú hivatalos kereskedelmi okmányok kizárólag az előterjesztőként eljáró, a TRACESben regisztrált felhasználó és a vele azonos szervezethez tartozó közvetlen munkatársai számára érhetők el. Az Új státuszú hivatalos kereskedelmi okmányok csak addig módosíthatók, amíg az illetékes hatóság általi érvényesítésre sor kerül. A bizonyítvány TRACES hivatkozási száma végére fűzött verziószám (- Vx) megtekintésével a felhasználók egyszerűen ellenőrizhetik, hogy az eredeti változatához képest módosult-e az I. rész. Az okmányok kinyomtatásával kapcsolatban érdemes megjegyezni, hogy a hivatalos kereskedelmi okmányok I. része kinyomtatásának és feldolgozásának időpontja között végzett módosítások gyors beazonosítása a későbbiekben fontos lehet. 65 / 82

66 III.4. Hivatalos kereskedelmi okmány törlése A Törlés gomb csak a hivatalos kereskedelmi okmányok már előterjesztett, ugyanakkor Piszkozat vagy Új státuszú 81 I. rész esetében érhető el a TRACES-ben. A gazdasági szereplők és az illetékes hatóság számára a hivatalos kereskedelmi okmány és a Törlés lehetőség is elérhető. Törlés után a hivatalos kereskedelmi okmány többé nem látható. A hivatalos kereskedelmi okmány törlésének lépései: 1. Keresse meg az érintett hivatalos kereskedelmi okmányt 82 az Állatorvosi bizonyítványok menü következő almenüi között: Bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez Kiviteli egészségügyi bizonyítványok Kereskedelmi okmány 2. A hivatalos kereskedelmi okmány alatt kattintson a Megnyit gombra. 3. Kattintson a Törlés gombra. 81 Az érvényesítési folyamatról további tájékoztatás a II.1.1. Az érvényesítési folyamat című fejezetben található. 82 A Piszkozat státuszú hivatalos kereskedelmi okmányok áttekintésére és további módosítására (azaz például törlésére) csak a létrehozónak és a vele azonos szervezethez tartozó közvetlen munkatársainak van lehetősége. Az érvényesítési folyamatról további tájékoztatás a II.1.1. Az érvényesítési folyamat című fejezetben található. 66 / 82

67 III.5. Hivatalos kereskedelmi okmányok nyomtatása A TRACES-ben kezelt hivatalos kereskedelmi okmányok kinyomtatásához a következők szükségesek: Hardver: nyomtató Szoftver: az Adobe Acrobat Reader 83 legfrissebb verziója A hivatalos kereskedelmi okmány kinyomtatásához kiválasztott nyelvnek meg kell egyeznie a származási és célországban használt nyelvekkel. III.5.1. Előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmányok nyomtatása Az előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmányok nyomtatásának lépései: 1. Válassza ki az érintett hivatalos kereskedelmi okmányt az Állatorvosi bizonyítványok menü következő almenüi között: Bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez Kiviteli egészségügyi bizonyítványok Kereskedelmi okmányok 2. A hivatalos kereskedelmi okmány alatt kattintson a Megnyit gombra. 3. Kattintson a Nyomtat gombra. Egy új weboldal nyílik meg, ahol az előterjesztett hivatalos kereskedelmi okmány egyetlen PDF fájlba való kinyomtatásához egy vagy több nyelv választható ki Az alapértelmezett kijelölt nyelv a TRACES aktuális munkanyelve. Szükség szerint bármely nyelv kijelölhető, illetve bármely nyelv kijelölése törölhető. 67 / 82

68 A hivatalos kereskedelmi okmány státuszát vízjel azonosítja. Az EREDETI vízjel csak az érvényes hivatalos kereskedelmi okmányon látható. Az Új státuszhoz nem tartozik vízjel. A Visszavonva, a Piszkozat, a Visszautasított és a Cserélt státuszt külön-külön vízjelek azonosítják. 85 A valódi munkakörnyezettel való keveredés elkerülése érdekében a TRACES képzési környezeteiben státusztól függetlenül minden hivatalos kereskedelmi okmányon a KÉPZÉSI, illetve az ELFOGADÁSI vízjel szerepel. 85 Az érvényesítési folyamatról további tájékoztatás a II.1.1. Az érvényesítési folyamat című fejezetben található. 68 / 82

69 III.5.2. Hivatalos kereskedelmi okmányok kitöltetlen mintái A TRACES felhasználói valamennyi összevont hivatalos kereskedelmi okmány (kitöltetlen) mintáját megtalálják az Állatorvosi bizonyítványok Üres bizonyítvány almenüjében. INTRA minták (többféle): Bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez EXPORT-minták (tízféle 86 ): Kiviteli egészségügyi bizonyítványok DOCOM-minta (egyféle 87 ): Kereskedelmi okmányok A hivatalos kereskedelmi okmány mintája a következő lépések szerint nyomtatható ki: 1. Kattintson az Állatorvosi bizonyítványok Üres bizonyítvány almenüjére. 2. Válassza ki a nyelvet a legördülő menüből Válassza ki, mely hivatalos kereskedelmi okmány kitöltetlen mintáját keresi: Bizonyítvány a Közösségen belüli kereskedelemhez Kiviteli egészségügyi bizonyítványok Kereskedelmi okmány Kattintson a kitöltetlen hivatalos kereskedelmi okmány alatti Nyomtat gombra. Az okmány kitöltetlen mintája új weboldalon, PDF-formátumban jelenik meg a kiválasztott nyelven Azaz tíz minta a nem harmonizált mintán kívül. 87 Azaz egy minta a nem harmonizált mintán kívül. 88 A hivatalos kereskedelmi okmányt a rendszer a származási és rendeltetési országban használt nyelveken nyomtatja ki. 89 A megfelelő DOCOM-minta a legördülő menüből választható ki. 90 Az esetleges további nyelveket beállítva hajtsa végre újból ezeket a lépéseket. 69 / 82

70 III.6. Automatikus TRACES értesítések A rendszer minden érvényes és aktív fiókkal rendelkezdő felhasználót automatikusan elküldött értesítésekben tájékoztat a TRACES-ben elvégzett, vagy elvégzendő feladatokról. Ezek az értesítő üzenetek kategóriák alapján a következők: Hivatalos okmányok: létrehozás, érvényesítés, elutasítás, visszavonás, törlés: INTRA EXPORT DOCOM KÁBO-Á KÁBO-T KBO CHED-PP DECLAR A KÁBO-T-kről szóló értesítő üzenetek a következő kategóriákba tartoznak: az árutovábbításra/átrakodásra való elfogadhatóságra (30. és 31. rovat) vonatkozó értesítés; a belső piacra való elfogadhatóságra (32. rovat) vonatkozó értesítés; ellenőrzött továbbításra (33. rovat) és egyedi vámraktározási eljárásra (34. rovat) vonatkozó értesítés; nemmegfelelőségre (35. rovat) vonatkozó értesítés, megsemmisítés vagy feldolgozás esetén. A TRACES-felhasználók a Felhasználók és szervezetek kezelése menü Felhasználói profil módosítása almenüjében található megfelelő négyzetek bejelölésével választhatják ki, hogy mely automatikus értesítéseket kérik. Az automatikus TRACES értesítések beállítása nem befolyásolja az online TRACES információkhoz való hozzáférést, amelyek az illetékes hatóság által végzett módosításokat követően azonnal frissülnek. 70 / 82

71 III.6.1. Mennyiségi ellenőrzések Azokban az esetekben, amelyekben az állatok száma, illetve az áruk tömege túllépi az előre meghatározott korlátot, a TRACES felhasználói az előterjesztést követően az alábbi figyelmeztető üzenetben kapnak felhívást a mennyiség ellenőrzésére; az üzenetet a rendszer a hivatalos kereskedelmi okmány érvényesítéséig többször is elküldi. A megadott mennyiség túllépi a rögzített határértéket: igazolja a mennyiséget. A rögzített korlátot meghaladó mennyiséggel érvényesített hivatalos kereskedelmi okmányokról a rendszer értesítő üzenetet küld az Európai Bizottság részére. Az élőállat-mennyiségek maximumai a következők: KN-kód Faj Maximális mennyiség Artiodactyla 300 Perrissodactyla 15 Proboscida 15 Rodentia Lagomorpha / 82

72 III.6.2. Biztonságos hozzáférés Az automatikus TRACES értesítő üzenetek hiperhivatkozásain keresztül elérhető TRACES információk védelmét jelszó alkalmazása biztosítja. 72 / 82

73 IV. Egyéb TRACES menük IV.1. Jelentés Ebben a menüben az Európai Unió határánál visszautasított KÁBO-Á és KÁBO-T 91 okmányok tekinthetők meg. 92 Ehhez kattintson a következőkre: Visszautasított szállítmányok KÁBO élőállatra Visszautasított szállítmányok KÁBO állati termékre A KÁBO-k keresése több keresési feltétel megadásával finomítható. Az EU- és az EFTA-államok állat-egészségügyi határállomásokkal összeköttetésben álló TRACES-felhasználói az ezekből az országokból visszautasított KÁBO-k mindegyikéhez hozzáférhetnek. Az EU- és az EFTA-államok állat-egészségügyi határállomásnak nem minősülő illetékes hatóságokkal összeköttetésben álló felhasználói az ezekből az országokból visszautasított KÁBO-khoz akkor férhetnek hozzá, ha azok szerepelnek a hivatalos beléptetési dokumentumokban. Az Európai Unión kívüli országokban csak az adott országból származó IMPORT okmányok érvényesítésének révén előterjesztett KÁBO-khoz lehet hozzáférni. A vonatkozó üzleti jellegű adatok védelmét a TRACES felhasználói profilokra érvényes szigorú hozzáférési szabályok biztosítják. 91 Ez a funkció a KBO és a DECLAR okmányok esetében (még) nem elérhető. 92 Időbeli korlátozás nincs érvényben. 73 / 82

74 IV.2. Felhasználók és szervezetek kezelése IV.2.1. Jelszó megváltoztatása/biztonsági kérdés és válasz 93 A TRACES felhasználói jelszavaikat, valamint a biztonsági kérdéseket és az azokra adandó válaszokat a Felhasználók és szervezetek kezelése menü Jelszó megváltoztatása almenüjében módosíthatják. IV.2.2. Felhasználói profil módosítása 94 A Felhasználók és szervezek kezelése menü Felhasználói profil módosítása almenüjén keresztül a következő funkciók érhetők el: az automatikus TRACES értesítő üzenetek kategóriáinak kiválasztása; 95 a TRACES-profilhoz tartozó szervezet azonosítása; az értesítések nyelvének, az értesítéstípusnak (HTML/Text) és a felhasználó egyéb adatainak módosítása, a bejelentkezési név ( cím) kivételével. Az cím módosításáért az illetékes hatósághoz kell fordulni, amely kérvényt nyújt be a TRACES-csapat részére. 93 További tájékoztatás a Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 94 További tájékoztatás a Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található. 95 További tájékoztatás a III.6. Automatikus TRACES értesítések című fejezetben található. 74 / 82

75 IV.3. Létesítmények jegyzékeinek közzététele Az engedélyezett létesítményjegyzék (LMS) bemutatásáról és kezeléséről további tájékoztatás a TRACES eszközkészletben is elérhető Szervezetek, felhasználók és hatóságok kezelése című használati útmutatóban található TRACES eszközkészlet: 75 / 82

76 IV.4. Jogszabályok A Jogszabályok menü a TRACES felhasználóját az Eur-Lex-re, az Európai Unió joganyagához és egyéb nyilvános dokumentumaihoz hozzáférést biztosító weboldalra irányítja át. 76 / 82