Spider Számlázó. Felhasználói dokumentáció. Fejlesztő és forgalmazó: NAV bejelentés adatai: GiantStep Kft.

Átírás

1 Spider Számlázó Felhasználói dokumentáció Fejlesztő és forgalmazó: GiantStep Kft. Adószám: Cégjegyzékszám: NAV bejelentés adatai: Online számlázó neve: Spider Számlázó Elérhetősége: Szolgáltatást nyújtó neve: GiantStep Kft. Adószám:

2 Tartalomjegyzék Fiók, saját cégek és limit Beállítások Törzsadatok - ÁFA kulcsok, Mennyiségi egységek, Pénznemek, Fizetési módok, Bankok, Határidők, Országok, Jogi státusz sablonok Megjegyzések Típusok - Számla, Pro Forma, Becsült árajánlat, Árajánlat, Szállítólevél, Megrendelések, Jóváírás Bizonylat típusok létrehozása Formázás Egyéni mezők Általános Dokumentumok Új dokumentum Deviza számla Sztornó számla Kifizetések Dokumentum szerkesztés Dokumentum törlés Partnerek Új partner Partner szerkesztése Partner törlése Termékek Új termék Termék szerkesztése Termék törlése Dizájn szerkesztő Új sablon Sablon duplikálás és új dokumentum típus Sablon átnevezése Sablon törlése Új mező hozzáadása Mezők szerkesztése Háttérkép eltávolítása Mezők törlése 1

3 Kimutatások Importálás Frissítés Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás NAV online adatszolgáltatás 2

4 Fiók, saját cégek és limit Fiók Egy fiók hoz több saját céget is felvehet. Ezt az alábbi biztonságos weboldalon tudja kezelni: Különböző adószámú cégek Minden különbőző adószámú saját céghez szükséges előfizetés. Saját cég felvétele után 5 napja van kiegyenlíteni az előfizetés összegét. Az utalás bankba érkezése után 48 órán belül meghosszabbítjuk az előfizetés időtartamát. Limit Az aktuális tárolási mennyiségről és limitről a weboldalon tájékozódhat. 3

5 Váltás saját cégek között A váltáshoz nem kell ki- és bejelentkezni, egy fiókhoz több cég is tartozhat. A menüsorban a Súgó mellett találja az aktuális saját céget amit éppen használ. Váltáshoz nyissa le a menüt és válasszon másik céget. A dokumentumok nézetben a navigációs sorban koppintson az aktuális cégre és válasszon másik céget. 4

6 Beállítások A Beállítások menüpont csak az asztali alkalmazásokban érhető el. Beállítások megjelenítése Spider Számlázó/Beállítások menü vagy,, (vessző) billentyűk A felhő gomb megjelenése az ablak bal felső sarkában jelzi, hogy módosítás történt. A módosítások mentéséhez nyomja meg a felhő gombot vagy a S billentyűket. Így az adatok mentésre kerülnek a központi tárolóhelyre. 5

7 Listában szereplő adatok módosítása Új sor hozzáadása + gomb a lista bal felső sarkában Sor törlése - gomb a lista bal felső sarkában Sorok rendezése Bal klikk a rendezés ikonra és tartsa nyomva a gombot, mozgassa fel-le az egeret a sorrend megváltoztatásához, majd engedje el a gombot. Az első sor lesz az alapértelmezett. 6

8 Törzsadatok - ÁFA kulcsok, Mennyiségi egységek, Pénznemek, Fizetési módok, Bankok, Határidők, Országok, Jogi státusz MAGYAR JOGSZABÁLYOK szerint az alapértelmezett pénznem a HUF, ez nem mozgatható el az első helyről. Országok Ide vegye fel azokat az országokat ahova számlázik. FONTOS, hogy az ISO 3166 Alpha-2 kód pontos legyen, mert ez megy fel a NAV-hoz. Két betűs kódra van szükség, itt elérhető: Az Alpha-2 oszlopot használja. Jogi státusz A partnerekhez szükséges, itt csak a sorrend állítható. 7

9 sablonok Az alábbi mező nevek az aktuális adatot jelenítik meg. [DocumentNumber] [ClientName] [DueDate] [Total] [DocumentLink] Dokumentum sorszáma Partner neve Dokumentum lejárat dátuma Bruttó végösszeg Távszámla, böngészőböl elérhető link a dokumentumra. Ha az sablonban szerepel a [DocumentLink] mező, akkor az automatikusan távszámlának minősül. A távszámlák elérhetősége 14 napig tart, de bármikor újra küldhető. Javasoljuk, hogy távszámláiról küldjön másolatot a könyvelőjének. Érdemes a Távszámla szót szerepeltetni az sablon nevében, hogy könnyen kiválasztható legyen. 8

10 Megjegyzések Előre rögzíthet gyakran használt megjegyzéseket a Megjegyzés gyűjteménybe. Három féle megjegyzés típus lehetséges. Fejléc Sor Lábléc Megjegyzéseket dokumentum készítése közben is rögzíthet. Klikkeljen a fogaskerék gomra és válassza ki a Sor megjegyzések menüt. 9

11 Típusok - Számla, Pro Forma, Becsült árajánlat, Árajánlat, Szállítólevél, Megrendelések, Jóváírás Állítsa be milyen dokumentum típusokat szeretne látni a programban. Így a nem használt típusokat elrejti és ezzel az igényeinek megfelelően átláthatóbbá teszi a számlázó programot. 10

12 Bizonylat típusok létrehozása A számla típuson kívül létre kell hozni az alábbi sablonokat duplikálással. Pro Forma, Becsült árajánlat, Árajánlat, Szállítólevél, Megrendelések, Jóváírás. A Dizájn szerkesztő fülön, jobb felső sarokban elhelyezkedő lenyiló menüből duplikálással hozhat létre új típusú sablonokat. Például: Duplikálás / Szállítólevél. 11

13 Formázás Dokumentum sorszám formátum Dátum formátum Szám formátum Az egyéni mezőkben megadható a Szám típus, ami a hozzá beállított formázásban fog az egyéni mező aktuális tartalma megjelenni a dokumentumon.. A dokumentum sorok mennyisége Szám típusként jelenik meg. 12

14 Egyéni mezők Saját cégem, Partner és Termék törzsadatokhoz egyéni mezőket vehetőek fel. Ezek lehetnek Szöveg, Több soros szöveg, Szám és Pénz típusúak. Termékeknél amennyiben több árat szeretne megadni válassza a pénz típust. Például vegye fel a forint, euró vagy akc ár stb. egyéni mezőket. Ezek közül dokumentum készítése közben könnyen választhat. 13

15 Az egyéni mezők aktuális tartalma megjeleníthető a dokumentumokban. Ezeket a dizájn szerkesztőben lehet hozzáadni a sablonokhoz. 14

16 Általános Az Automatikus dátum beállítás mai napra hasznos funkció, ha például több napig lecsukva tartja laptopját és felnyitás után nem kell foglalkozni a mai dátum beállításával, így mindig a legfrissebb dokumentumokat látja. 15

17 Dokumentumok Új dokumentum Új dokumentum létrehozása Fájl/Új dokumentum menü vagy, + gomb az eszköztárban dokumentumok nézetben vagy, 1 billentyűk + gomb a dokumentumok nézetben Kezdő sorszám megadható minden évben az első dokumentum mentésekor. Partner és termékek hozzáadása dokumentumhoz A dokumentum szerkesztő ablak jobb felső sarkában adhat hozzá partnert és termékeket. A felbukkanó kereső ablakban használhatja a fel - le nyilakat, majd a kiválasztáshoz nyomjon enter billentyűt vagy jobb egér gombot. Új partnert is tud itt rögzíteni: 2 vagy, ha a keresőben nincs találat nyomjon entert. Új terméket is tud itt rögzíteni: 3 vagy, ha a keresőben nincs találat nyomjon entert. Koppintson a partner sorra, használja a keresőt, majd koppintson a kiválasztott sorra. Új partner rögzítése: jobb felső sarok + gomb. Nyomja meg a navigációs sávban a + gombot termék hozzáadásához, használja a keresőt, majd koppintson a kiválasztott sorra. Új terméket rögzítése: jobb felső sarok + gomb. 16

18 Termék sor eltávolítása Nyomja meg a fogaskerék gombot és válassza a Törlés menüt. Koppintson a törölni kívánt sorra és nyomja meg a kuka ikont a navigációs sávban. Kedvezmény Nyomja meg a fogaskerék gombot és válassza a Kedvezmény menüt. Koppintson a kívánt sorra és nyomja meg a % gombot a navigációs sávban. Adja meg hány százalék kedvezményt ad a kijelölt sorra vagy az összes felvett sorra. A termék sorokhoz megjegyzésben beírhatja a kedvezmény nagyságát. Megjegyzések A dokumentumhoz megadható fejléc, lábléc és sorok megjegyzések. Nyomja meg a fogaskerék gombot és válassza a Sor megjegyzések menüt. A megjegyzés gyűjteményből választhat, törölhet vagy vehet fel újat. Koppintson a kívánt termék sorra vagy a Megjegyzések sorra, majd írjon be megjegyzést vagy válasszon a korábban rögzítettek közül. Új megjegyzéseket csak rendszer alatt tud rögzíteni a Beállítások/Megjegyzések nézetben vagy dokumentum készítése közben. 17

19 Ár kiválasztása Lehetőség van több ár rögzítésére termékek felvétele közben, ha több pénz típusú egyedi mezőt adott meg. Nyomja meg a fogaskerék gombot és válassza az Ár menüt. 18

20 Koppintson a kívánt sorra és válassza ki a kívánt árat. 19

21 Deviza számla MAGYAR JOGSZABÁLYOK szerint az ÁFA összegnek szerepelni kell forint összegben a számlán, ezt automatikusan számolja a program. Válassza ki a pénznemet és írja be az árfolyamot. Koppintson a pénznem sorra, majd válassza ki a pénznemet és írja be az árfolyamot. A dizájn szerkesztőben a [Summary_BaseCurrencyTaxValue] és [Summary_GrandBaseCurrencyTaxValue] mezők megjelenítik a számított ÁFA értékét forintban a számlán. Az árfolyamot pedig a [Summary_ExchangeRate] mező jeleníti meg. 20

22 Sztornó számla A dokumentum nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot vagy a jobb egér gombot és válassza a Sztornózás menüt. A dokumentum megjelenik mínusz összeggel ezt mentse el. A dokumentum nézetben koppintson a dokumentum sorra és válassza a sztornózás menüt. A dokumentum megjelenik mínusz összeggel ezt mentse el. Kifizetések Lehetőség van részfizetések nyilvántartására. A dokumentum nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot válassza a Kifizetések menüt. vagy a jobb egér gombot és Új részletfizetés hozzáadásához nyomja meg a + gombot, törléshez pedig a - gombot. Teljes kifizetéshez nyomja meg a Teljes kifizetés gombot. A dokumentum nézetben koppintson a dokumentum sorra és válassza a Kifizetések menüt. A navigációs sávban + gombbal vehet fel új részletfizetést, vagy válalszthatja a teljes kiegyenlítést. Módosításhoz koppintson a sorra, ha törölni szeretné akkor válassza a kuka ikont. 21

23 Dokumentum szerkesztés A dokumentum nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot válassza a Szerkesztés menüt. vagy a jobb egér gombot és A dokumentum nézetben koppintson a dokumentum sorra és válassza a Szerkesztés menüt. MAGYAR JOGSZABÁLYOK szerint kiállított számla utólag nem szerkeszthető. Dokumentum törlés A dokumentum nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot válassza a Törlés menüt. vagy a jobb egér gombot és A dokumentum nézetben koppintson a dokumentum sorra és válassza a Törlés menüt. MAGYAR JOGSZABÁLYOK szerint kiállított számla nem törölhető csak sztornózható. 22

24 Partnerek Új partner Fájl/Új partner menü vagy, + gomb az eszköztárban partnerek nézetben vagy, 2 billentyűk + gomb a partnerek nézetben Partner ablak és egyéni mezők A Beállítások/Egyéni mezők menünél beállított sorrendben jelennek meg a bekérő mezők. A Választható mezők tartalma a Beállítások/Törzsadatok nézetben rögzíthetőek. Partner szerkesztése A partnerek nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot válassza a Szerkesztés menüt. vagy a jobb egér gombot és A partnerek nézetben koppintson a partner sorra és válassza a Szerkesztés menüt. Partner törlése A partnerek nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot válassza a Törlés menüt. vagy a jobb egér gombot és A partnerek nézetben koppintson a termék sorra és válassza a Törlés menüt. 23

25 Termékek Új termék Fájl/Új termék menü vagy, + gomb az eszköztárban termékek nézetben vagy, 3 billentyűk + gomb a termékek nézetben Termék ablak és egyéni mezők A Beállítások/Egyéni mezők menünél beállított sorrendben jelennek meg a bekérő mezők. A Választható mezők tartalma a Beállítások/Törzsadatok nézetben rögzíthetőek. Bruttó ár kezelés Ha megjelöli a pénz típusú bekérő mezőt a bruttó pipával, akkor a program ezt veszi alapul a számításnál és szerepelteti bruttó összegként a számlán, így megszűnnek a kerekítési problémák. A termék listában és a keresőben a bruttóra állított pénz mező értéke vastagon van szedve. 24

26 Termék szerkesztése A termékek nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot válassza a Szerkesztés menüt. vagy a jobb egér gombot és A termékek nézetben koppintson a termék sorra és válassza a Szerkesztés menüt. Termék törlése A termékek nézetben nyomja meg a fogaskerék gombot válassza a Törlés menüt. vagy a jobb egér gombot és A termékek nézetben koppintson a termék sorra és válassza a Törlés menüt. 25

27 Dizájn szerkesztő Válassza a Dizájn nézetet a dokumentum sablonok szerkesztéséhez. Új sablon Eszköztárban jobb felső sarokban válassza az Új sablon menüt. A böngészőben megnyíló weboldalra lépjen be, nyomja meg a Dokumentum sablonok gombot és mentse el a kívánt sablont. Mentés után indítsa újra a Spider Számlázó programot, vagy használja a Frissítés gombot a Dizájn nézetben. Sablon duplikálás és új dokumentum típus A számla sablon duplikálható más típusú dokumentum sablonként. Dokumentum készítésekor az új sablon kiválasztható lesz. Sablon átnevezése Eszköztárban jobb felső sarokban válassza az Átnevezés menüt, írja be az új nevet és nyomjon Enter-t. Sablon törlése Eszköztárban jobb felső sarokban válassza a Törlése menüt Új mező hozzáadása Eszköztárban + gomb vagy, Jobb klikk a szerkesztőben Megnevezés mező A [Label_...] típusú mezők az operác rendszer nyelvi beállításától függően automatikusan megjelenítik az aktuális megnevezést. Például: [Label_DocumentTitle] = Megjeleníti a dokumentum típusát (Számla, Árajánlat stb.) [Label_Payment] = Fizetési mód [Label_Subtotal] = Nettó [Label_GrandTotal] = Összesen 26

28 Mezők szerkesztése Az osztott képernyő jobb oldalán láthatja a kijelölt mezők tulajdonságait, ezeket igényeinek megfelelően testreszabhatja. Több mező kijelölése Tartsa nyomva a Shift gombot miközben bal egér gombbal kijelöli a mezőket. Mezők mozgatása Tartsa lenyomva a bal egér gombot és mozgassa az egeret, majd a kívánt helyen engedje el a gombot. Egy mező előtérbe vagy háttérbe helyezése Jobb klikk a mezőn és válassza az Előre hoz vagy Háttérbe küld menüt. Képek hozzáadása és törlése Az eszköztárban a + gomb megnyomása után válassza a Képek és Hátterek menüt. A kép gyűjtemény ablakban válassza ki milyen típusú képekket szerkeszt (Kép / Háttér). Az eszköztárban nyomja meg a + gombot a feltöltéshez vagy a törléshez a - gombot. Háttérkép eltávolítása Az eszköztárban a + gomb megnyomása után válassza a Háttér törlése menüt. Ezzel csak az aktuális sablonról távolítja el a háttérképet, a kép gyűjteményből nem törlődik. Mezők törlése Jobb klikk a törölni kívánt mezőn és válassza a mezők törlése menüt, egyszerre többet is tud törölni. 27

29 Kimutatások A kimutatások tartalma megegyezik a dokumentumok nézetben szereplő dokumentumokkal, tehát a beállított szűrök hatással vannak a kimutatások tartalmára. Dokumentumok nézetbe lépve nyomja meg az eszköztárban a fogaskerék gombot és válasszon kimutatást. Dokumentumok nézetbe lépve a navigációs sávban nyomja meg a kerek grafikon gombot és válasszon kimutatást. 28

30 Importálás Fájl/Partnerek importálás Fájl/Termékek importálás Feltételek CSV formátumú fájl UTF-8 karakterkódolás Pontosvessző az elválasztó Tizedes jel: (.) pont Példa Partner: Vásárló cég; ;1234;budapest;akármilyen utca 12. Vevő cég; ;5432;eger;valamilyen út 7. Termék: Saját termékem; Második termékem; Oszlopok cseréje Válassza ki a cserélendő oszlopokat és nyomja meg a Csere gombot. Import Az importáláshoz nyomja meg az Import gombot. Egyszerre 500 sor importálása történik meg, az importált sorok eltűnnek a listából. Ha ennél több sor van, akkor nyomja meg ismét az Import gombot. 29

31 Frissítés Ha egyszerre többen használják a programot és szükség van azonnali szinkronizálásra, akkor használja a frissítés gombot. 30

32 A dóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás 31

33 NAV online adatszolgáltatás A számla az alábbi összes feltétel teljesülése esetén kerül felküldésre a NAV-hoz: - az ÁFA összege Ft ( Ft sztornó esetén) vagy több, - a számla kiállító magyar adószámmal rendelkezik, - a számla befogadó magyar adószámmal rendelkezik. Ahhoz, hogy ezek a számlái automatikusan a NAV Online Számla rendszerébe felküldésre kerüljenek először a technikai felhasználó kapcsolódási adatait kell kitöltenie a Beállítások / NAV menüpontban. A szükséges adatokat (felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs) a NAV Online Számla felületén találja. A regisztrációval és a technikai felhasználó hozzáadásával, valamint a kulcsgenerálással kapcsolatos segítségünket a oldalon tekintheti meg illetve keresse könyvelőjét. Amennyiben nem állít ki a fenti feltételeknek megfelelő számlát, úgy a technikai felhasználó adatai nélkül is használható a program. Ha ezek a feltételek teljesülnek, akkor a véglegesítés előtt az alábbi módon jelzi a számlázó program, hogy felküldésre fog kerülni a számla a NAV-hoz. 32

34 FIGYELEM! Ha nem jelezi a program, hogy felküldésre fog kerülni számla pedig az összes feltétel teljesült, akkor kérjük jelezze az ügyfélszolgálatnak és NE állítsa ki a számlát! A felküldendő számlák véglegesítéset csak abban az esetben engedi a program, ha van működő internet kapcsolata és lehetséges a küldés a NAV szerverei felé. Amennyiben ezek a feltételek nincsenek meg, úgy piszkozatként tudja elmenteni a számlát és próbálja később véglegesíteni. FIGYELEM! Ha a véglegesítés során szintaktikai hibára utaló hibaüzenetet kap, kérjük jelezze az info@spiderszamlazo.hu címen és küldje el a kapott hibaüzenetet! A felküldést követően a számla listában látszani fog a számla küldésének pillanatnyi állapota. A NAV 5 percet garantál, hogy feldolgozza, illetve visszaküldi a számlainformációkat, így több időt is igénybe vehet, amíg a számla küldési állapotának végleges eredményét látjuk. Az állapot frissítéséhez használja a lenyíló menüből a NAV frissítés pontot. Sikeres felküldés esetén a dokumentum listában megjelenik a NAV ikon. Ebben az esetben nincs további teendője, a számla sikeresként rögzült a NAV Online Számla rendszerébe. 33

35 Amíg a NAV ellenőrzés folyamatban felirat látszik, addig a NAV szervere nem dolgozta még fel a számla adatait. Ha frissítette és megérkezett a visszajelzés, akkor a program kiírja a kapott értesítést. FONTOS! Amennyiben a státusz egy napos intervallum után is NAV ellenőrzés folyamatban állapotot mutat vagy hiba üzenet látható, akkor ellenőrizze a NAV Online Számla felületén és manuálisan érvénytelenítse illetve módosítsa a számlát (például XML validációs hiba esetén). Segítség az online módosításhoz a NAV weboldalán: Sztornózni, akkor kell ha hibás adatot meg, például hibás a vevő adószáma. Könyvelőjével mindenképpen konzultáljon. Az üzemzavar és számla felküldés meghiúsulásakori teendők határidejéről a oldalon tájékozódhat. A számítástechnika és az internet komplexitása miatt a fejlesztők és a forgalmazó NEM vállal felelőséget az online adatszolgáltatás következtében jelentkező hibákért! 34