Belső Ellenőrzési Kézikönyv Hatályos: től

Átírás

1

2

3 IRATMINTÁK, MELLÉKLETEK sz. iratminta: Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához kapacitás meghatározás sz. iratminta: Éves ellenőrzési terv sz. iratminta: Megbízólevél sz. iratminta: Ellenőrzési program sz. iratminta: Értesítő levél sz. iratminta: Ellenőri napok számának nyilvántartása sz. iratminta: Teljességi nyilatkozat sz. iratminta: Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv sz. iratminta: Ellenőrzési jelentés /-tervezet sz. iratminta: Kísérő levél jelentés tervezet megküldéséhez sz. iratminta: Kísérő levél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéshez sz. iratminta: Intézkedések nyilvántartása sz. iratminta: Ellenőrzések nyilvántartása sz. melléklet: Belső ellenőrzési tevékenység folyamatábrája sz. melléklet: Kockázatelemzés módszere sz. melléklet: Összesített vélemény kategóriák sz. melléklet: Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása /49

4 I. BEVEZETÉS Az államháztartási kontrollrendszer külső ellenőrzésből, kormányzati ellenőrzésből és a költségvetési szervek szintjén megvalósuló államháztartási belső kontrollrendszerekből épül fel január 1-től a szabályozási háttér teljes mértékben megújult. Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: új Áht.) keretjellegű szabályozást alkalmaz, folyamatokra tekintettel lévő törvényi szerkezetet képvisel. Az új Áht. VIII. fejezetében a 61. (1)-(4) bekezdéseiben tesz említést az államháztartás ellenőrzési rendszeréről, melynek végrehajtási és részletszabályait a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.) összesíti. A Bkr. vonatkozó előírásai a következőképp fogalmazzák meg a belső kontrollrendszer kiépítésével és működtetésével kapcsolatos feladatokat: A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, valamint az annak részét képező belső ellenőrzést. Az állami felsőoktatási intézmények tekintetében a hivatkozott kormányrendeletnek a költségvetési szerv vezetőjére vonatkozó rendelkezéseit a Kancellár tekintetében kell alkalmazni (175/2015.VII.7. korm. rendelet 34. ). A belső ellenőrzés a nemzetközileg elfogadott standardok definíciójának megfelelően olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet működéséhez és javítja annak minőségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását. A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban BGF) Szervezeti és működési szabályzatában foglaltak alapján a Főiskola belső ellenőrzését a Kancellári szervezethez tartozó, önálló szervezeti egységként működő Ellenőrzési Iroda látja el, amely feladatai ellátása folyamán a hazai és nemzetközi standardokat figyelembe véve jár el. A belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítményellenőrzéseket, illetve szükség szerint informatikai rendszerellenőrzéseket végez. A Bkr. 17. (1) bekezdése alapján az államháztartásért felelős miniszter teszi közzé a Belső Ellenőrzési Kézikönyv mintát, hogy a költségvetési szervek belső ellenőrei egy központilag harmonizált, egységes elveken nyugvó BEK minta alapján dolgozhassák ki a saját szervezetük nagyságának, szerepének, célkitűzéseinek, feladatainak megfelelő belső ellenőrzési kézikönyvet. A BGF Belső ellenőrzési kézikönyve (BEK) tartalmazza az intézmény belső ellenőrzése hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt, végrehajtási útmutatót, alapul szolgálva a BGF-en dolgozó belső ellenőrök számára, hogy a mindennapi munkájuk során egységes eljárásrend és iratminták mentén végezzék tevékenységüket. A kézikönyv felépítését tekintve a belső ellenőrzési tevékenységet és annak elemeit azok folyamatjellegének megfelelően mutatja be, jóváhagyására a BGF Kancellárja jogosult. Elektronikus közzététele a széles körű - ellenőr és ellenőrzött általi - megismerés érdekében a BGF honlapján biztosított. A BEK tartalmát és előírásait kétévente célszerű felülvizsgálni a BEK alapját képező jogszabályokban, vagy egyéb jogszabályi környezetváltozás függvényében. A jelen kézikönyvben nem szabályozott kérdésekben, illetve az ellenőrzés gyakorlati végrehajtásának módszertana, vizsgálati és mintavételezési eljárások, technikák, továbbá a belső ellenőri képességek és elvárá- 4/49

5 sok tekintetében az államháztartásért felelős miniszter által közzétett Belső Ellenőrzési Kézikönyv Minta szolgál általános útmutatóul. 5/49

6 II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT ÉS CÉLJAIT MEGHATÁROZÓ BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY (CHARTA) 1. A belső ellenőrzés célja A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy a BGF működését fejlessze, és eredményességét növelje. A BGF céljai elérése érdekében a belső ellenőrzés a vizsgálatokon keresztül rendszerszemléletű megközelítéssel és módszerrel értékeli, illetve fejleszti a Főiskola irányítási és belső kontrollrendszerének eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát. 2. A belső ellenőrzés feladata A belső ellenőrzés céljainak elérése érdekében többek között - információkat gyűjt és értékel, elemzéseket készít, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a Főiskola vezetése számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A tudomására jutott jelentős kockázati kitettségről, eseményről, kontrollhiányosságról a Kancellárt azonnal tájékoztatja. Tevékenysége kiterjed a BGF által irányított, többségi tulajdonú gazdasági társaságra is. a) Bizonyosságot adó tevékenység A bizonyosságot adó tevékenység keretében a belső ellenőrzés elemzi, értékeli az irányítási folyamatokat és a belső kontrollrendszer kialakítását, működését aszerint, hogy azok eredményesen, hatékonyan, gazdaságosan biztosítják-e a szervezeti célok megvalósulását. A belső kontrollrendszer megfelelőségére vonatkozó főbb követelmények: a szervezeti célkitűzések összhangban vannak a szervezet stratégiájával; a szervezeti folyamatok kialakítása biztosítja a célkitűzések megvalósulását; a folyamatok belső szabályozása teljes, naprakész, a naprakészség biztosított, a felelősségek, feladatok egyértelműen meghatározottak; a munkafolyamatokban a belső kontrollok kialakítása megfelel az elvárásoknak, folyamatos korszerűsítésük biztosított; az eszközökkel gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen gazdálkodnak, a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; a pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; a szervezet vezetői a releváns eseményekről és tevékenységekről rendszeres jelleggel, strukturált, döntéstámogató információkhoz jutnak, amely által a különböző szintű szervezeti célok megvalósításának folyamata figyelemmel kísérhető, valamint a feltárt hiányosságok megszüntetése biztosított. A belső ellenőrzés hatóköre magába foglalja mind a központilag kiadott jogszabályok, irányelvek, és eljárások, a belső szabályozások pontos betartásának ellenőrzését, mind a költségvetési bevételek és kiadások, valamint a BGF tevékenysége gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatát. A BGF belső ellenőrzése a vizsgálatok során megállapításokat tesz, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg, a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladatait részletesen a Bkr. 21. (2) bekezdése határozza meg. b) Tanácsadó tevékenység A tanácsadói feladatok ellátása a bizonyosságot adó vizsgálati feladatok, a kontrollok és működési folyamatok elemzései elvégzésének természetes folytatása. Jelenthet formális vagy informális tanácsadást, elemzést vagy értékelést. A belső ellenőrzés e tevékenysége feltételezi a lehető legmagasabb szintű objektivitási normák megtartását, a szervezet folyamatainak, kockázatainak és stratégiájának alapos ismeretét. A tanácsadói feladatok révén a belső ellenőr párbeszédet folytathat a vezetéssel egyes irányítási problémák megoldása érdekében. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatokról a Bkr. 21. (4) bekezdése rendelkezik, azonban a jogszabályban megfogalmazott feladatokon túlmenően további feladatok is elláthatók a Kancellár megbízása alapján, ha azok nem ütköznek a belső ellenőr függetlenségére vonatkozó előírásokkal. 6/49

7 A belső ellenőrzés mint vezetőt támogató tevékenység nem mentesíti a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a saját területükön a vezetői, pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert működtessék. A belső ellenőrzés a szervezet belső kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. 3. Standardok és etikai kódex elfogadása és alkalmazása A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi és magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a vonatkozó szervezeti belső szabályzatok alapján, az ellenőrzési vezető által kidolgozott és a Kancellár által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi. A belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök a belső ellenőrzési tevékenységet az államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai kódex figyelembe vételével végzik. Az etikai kódex főbb alapelvei A belső ellenőr feddhetetlensége, tisztessége megalapozza az ellenőr tevékenysége iránti bizalmat. A belső ellenőr minden esetben objektíven, kellő szakmai gondossággal, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint szakmai álláspontjának kialakítása és közlése során. A belső ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. A belső ellenőr bizalmasan kezel minden, az ellenőrzés során tudomására jutott szakmai, személyes vagy egyéb adatot és információt. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, harmadik személy(ek) tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége. A belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok (együtt: kompetencia) birtokában látja el. A belső ellenőr köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elősegíti az ellenőrök, illetve az ellenőrök és az ellenőrzöttek közötti együttműködést és jó kapcsolatok kialakítását. További részletek: ódex.pdf 4. Szervezeti és funkcionális függetlenség biztosítékai A Budapesti Gazdasági Főiskola belső ellenőrzési egysége az Ellenőrzési Iroda, amely a Kancellárhoz közvetlenül tartozva végzi tevékenységét, jelentéseit közvetlenül a Kancellár számára küldi meg. A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőrök az Iroda vezetőjének alárendeltségébe tartoznak. A belső ellenőrzési vezető közvetlenül a Kancellárnak alárendelten végzi feladatait. A belső ellenőrzési vezető közvetlen kommunikációs kapcsolatban kell, hogy álljon a felső vezetéssel. A közvetlen kommunikáció hatékony módja, ha a belső ellenőrzési vezető meghívást kaphat, és részt vehet a testületi üléseken. Mivel a Szenátus a Főiskola döntési, véleményező, javaslattevő és ellenőrzési jogkörrel rendelkező testülete, így a belső ellenőrzési vezető számára biztosítani kell a szenátusi előterjesztésekhez és döntésekről szóló határozatokhoz való hozzáférést. A funkcionális függetlenség biztosítása érdekében a belső ellenőr nem rendelkezhet semmilyen, az ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem lehet az ellenőrzött tevékenységért felelős. A belső ellenőr bevonása a szervezet szabályzatainak, rendszereinek, eljárásainak kidolgozásába és végrehajtásába csak tanácsadás, véleményezés jelleggel történhet. A belső ellenőr, illetve az ellenőrzési vezető tekintetében fennálló összeférhetetlenségi szabályokról a Bkr a rendelkezik. Amennyiben a belső ellenőr a vizsgált szervezeti egység számára ellenőrzési vagy tanácsadási tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. A belső ellenőrzés funkcionális függetlenségét a BGF Szervezeti és Működési rendjének 3. sz. mellékletében szereplő szervezeti ábra szemlélteti: EKLET/Organogram_2015_02_14.pdf 7/49

8 5. Belső ellenőrzési vezető feladatai, felelősségi körei A belső ellenőrzési vezető felelősségi körébe tartozik: a kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervek kidolgozása, és az azok módosítására irányuló javaslatokat benyújtása a költségvetési szerv vezetőjének jóváhagyásra; a jóváhagyott éves ellenőrzési terv végrehajtásának biztosítása, ideértve a vezetés felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a Kancellárnak, illetve a Kancellár érintettsége esetén a fenntartó szerv vezetőjének a haladéktalan tájékoztatása és javaslattétel a megfelelő eljárások megindítására az intézkedési tervek végrehajtásának nyomon követése a Kancellár tájékoztatása alapján. gondoskodás az ellenőrzések nyilvántartásáról, a Kancellár döntésétől függően a külső ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról; új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, működtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos problémák értékelése igény szerint; a Kancellár által igényelt időközönként beszámoló készítése a költségvetési szerv vezetője számára, amelyben összegzésre kerülnek az ellenőrzések megállapításai, a belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzései és az azokhoz mérten elért eredmények; az éves ellenőrzési jelentésnek, illetve az éves összefoglaló ellenőrzési jelentésnek a Bkr. előírása i szerinti összeállítása, előterjesztése a Kancellár számára; a BGF Ellenőrzési Iroda eredményes vezetése, az ellenőrzési tevékenység fejlesztése a hazai, valamint a nemzetközi belső ellenőrzési standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak megfelelően; a BEK összeállítása, a BEK alapját képező jogszabályokban, vagy egyéb jogszabályi környezetváltozás függvényében tartalmának és előírásainak kétévente történő felülvizsgálata; évente a belső ellenőrzés tárgyi, személyi feltételeinek értékelése, és javaslattétel a Kancellár számára, a feltételeknek az éves tervvel történő összehangolására; az ellenőrzési célok elérése érdekében gazdálkodás a rendelkezésére álló erőforrásokkal; szükség szerint a megfelelő kapacitás és szakértelem biztosítása érdekében külső szolgáltató igénybe vétele az ellenőrzések végrehajtásához; meghívás szerinti részvétel testületi üléseken. A belső ellenőrzési vezető feladatait alapvetően a Bkr a határozza meg. 6. A belső ellenőr jogai és kötelezettségei A belső ellenőr jogosult többek között: A belső ellenőr köteles: az ellenőrzött szervezeti egység helyiségeibe belépni, figyelemmel a vonatkozó biztonsági előírásokra és munkarendre; az ellenőrzött szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó iratokba, nyilvántartásokba, elektronikus adathordozón tárolt adatokba, rendszerekbe betekinteni, eredeti dokumentumokat átvenni illetve visszaadni, az ellenőrzések végrehajtásához jogosult az ellenőrzött szervezet bármely dolgozójától információt kérni, illetve speciális szakértelmet igénylő esetekben az ellenőrzési tevékenység lefolytatásához más szervezeti egységtől vagy szervezettől szakértő segítségét igénybe venni; a Kancellárhoz bármikor közvetlenül is fordulhat. ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani, tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött szervezet vezetőjét tájékoztatni; az objektív véleményt kialakítani, az ehhez szükséges dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; 8/49

9 Belső Ellenőrzési Kézikönyv megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerűen írásba foglalni, azokat megfelelő bizonyítékkal alátámasztani; az ellenőrzött területtel folyamatos kommunikációt fenntartani, az ellenőrzési jelentés tervezetét a belső ellenőrzési vezetővel egyeztetni; a tudomására jutott minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot megőrizni, az ellenőrzési tevékenységet a BEK-ben meghatározott módon dokumentálni; az éves munkatervkészítésben és a kockázatelemzésben közreműködni; az intézkedési javaslatok végrehajtását nyomon követni.. A belső ellenőr jogairól és kötelezettségeiről a Bkr a rendelkezik. A belső ellenőrzési vezető illetve a belső ellenőr hatásköre általában nem terjed ki: a költségvetési szerv végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvételre; pénzügyi tranzakciók kezdeményezésére vagy jóváhagyására a belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozókon kívül; a szervezet bármely nem a belső ellenőrzési egység alkalmazásában álló munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb módon segítsék, működjenek együtt a belső ellenőrzéssel. 9. Ellenőrzött szervezeti egység jogai és kötelezettségei Az ellenőrzött szervezet, szervezeti egység vezetője és alkalmazottai: a) jogosultak: b) kötelesek az ellenőr megbízólevelének bemutatását kérni, az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra a Bkr 42. szerint észrevételeket tenni. az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, abban együttműködni, az ellenőr részére a kért tájékoztatást megadni, a dokumentációkhoz, nyilvántartásokhoz való hozzáférést biztosítani, az ellenőrzés megállapításai és javaslatai alapján intézkedési tervet készíteni a végrehajtásért felelősök és határidő megjelölésével az intézkedéseket a megadott határidőig végrehajtani, arról a Kancellárt és a belső ellenőrzés vezetőjét tájékoztatni. Az ellenőrzött szervezeti egység jogait és kötelezettségeit a Bkr a határozza meg. 10. Beszámolás módja, rendszeressége A belső ellenőrzési vezető köteles a Kancellár számára: a Bkr a alapján megküldeni az ellenőrzési jelentéseket; a Bkr ai alapján elkészíteni és megküldeni az éves, illetve az összefoglaló éves ellenőrzési jelentéseket évente átfogó értékelést adni a Főiskola belső kontrollrendszeréről; rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzés feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről; a költségvetési szerv vezetőjének kérése esetén a más ellenőrzési tevékenységekkel kapcsolatos szakmai tanácsadást biztosítani, a Bkr. 13. szerinti külső ellenőrzések nyomon követését elvégezni, és az arról szóló beszámolót előkészíteni. 9/49

10 III. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA 1. Belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás Belső Ellenőrzési Kézikönyv A BGF Kancellárja úgy alakítja ki a belső ellenőrzést, annak szervezetét, hogy az arányban álljon a szervezet által ellátott feladatokkal, a kezelt eszközök nagyságával és a stratégiai tervben foglaltakkal, illetve hogy a belső ellenőrzés megfelelő bizonyosságot tudjon nyújtani a főiskola vezetése számára a kockázatkezelési, kontroll, és irányítási eljárások hatékony működéséről. A belső ellenőri munkakör betöltésekor mindig az adott jogviszonyra vonatkozó jogszabályok az irányadók. A kiválasztási folyamatnál az összeférhetetlenségi szabályok betartására is kiemelt figyelmet kell fordítani. Az Aht. 70. (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelően belső ellenőrzési tevékenységet csak az államháztartásért felelős miniszter engedélyével rendelkező személy végezhet. A belső ellenőri pozíciók ellátásának további feltételeiről a Bkr. 24. rendelkezik. A belső ellenőrök a már megszerzett ismeretek naprakészen tartása, fejlesztése érdekében kétévente kötelesek szakmai továbbképzéseken részt venni és külön jogszabályban előírt esetekben vizsgát tenni a vonatkozó jogszabály értelmében (a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII.3.) NGM rendelet alapján). 2. Külső szolgáltató bevonására vonatkozó előírások A hazai jogi szabályozás lehetőséget ad külső ellenőrzési szakértők bevonására a költségvetési szerv belső ellenőrzési feladatainak végrehajtásába. Erre a Főiskolánál akkor kerülhet sor, ha a meglévő belső ellenőrzési erőforrások nem elegendőek az elvégzendő feladatok mennyiségéhez vagy azok jellegéhez képest (például speciális ellenőrzésekhez: IT ellenőrzés, FIDIC ellenőr, stb.). A munka elvárt eredményessége szempontjából nagyon fontos, hogy a Főiskola kellő alapossággal járjon el a külső szakértők bevonásakor, a végrehajtandó feladatok szempontjából megfelelő gyakorlatot szerzett és tapasztalt szolgáltatóval szerződjön. A külső szolgáltató meghatározott feladatok adott határidőn belüli teljesítésére vállalhat kötelezettséget. A Főiskola vezetője a külső szakértővel, legyen az magánszemély vagy gazdasági társaság, írásbeli szerződést köt, amely részletesen meghatározza a teljesítendő szolgáltatásokat, az irányadó jogszabályokat (Áht., a Bkr., stb.), valamint az egyéb feltételeket (pl. kapcsolattartás, határidők, díjazás). Az ilyen megállapodások formája megbízási vagy vállalkozási szerződés lehet attól függően, hogy milyen céllal kötik a megállapodást. A külső szolgáltató a vonatkozó hazai és külföldi jogszabályok, valamint belső ellenőrzési standardok szerint látja el ellenőrzési feladatait. Ugyancsak vonatkoznak rá a szakmai, etikai normák. Ha a külső szolgáltató által delegált szakértő ellenőr dolgozik a Főiskolánál, akkor a Főiskola által kialakított belső ellenőrzési kézikönyv és módszertani leírások, valamint a nemzetközi legjobb gyakorlat követelményeit is maradéktalanul alkalmaznia kell, és ezt a szolgáltatói szerződésben rögzíteni szükséges. A külső szakértőket is megbízólevéllel kell ellátni az ellenőrzések megkezdése előtt, amelyet a belső ellenőrzési vezető ír alá. 3. A belső ellenőrzési tevékenység értékelése Belső értékelés: A belső ellenőrzési tevékenység folyamatos felülvizsgálata az alábbiak szerint végezhető: Ellenőrzési listák (checklist) vagy más, olyan eszközök alkalmazásával, amelyek biztosítják, hogy az ellenőrzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben előírt eljárásoknak megfelelően jár el az ellenőr. Az ellenőrzött területtől, szervezeti egységtől kapott visszajelzés szerint. Az ellenőrzött szervezetektől érkező, a belső ellenőrzés tevékenységére vonatkozó visszajelzések és vélemények összegyűjtésének elsődleges eszköze lehet pl. egy ellenőrzést követő felmérés, vagy egyéb visszajelzés. A belső értékelés keretében a belső ellenőrzési vezető folyamatosan figyelemmel kíséri a belső ellenőrzési feladatok ellátásának minőségét, és az értékelések alapján nyomon tudja követni a fejlődést (főképp nagyobb létszámú szervezeti egységnél). A belső értékelés eredményeit a belső ellenőrzés éves tevékenységéről szóló jelentésében kell összefoglalni. 10/49

11 Külső értékelés: A belső ellenőrzés működésének külső értékelését mint minőségbiztosítási felülvizsgálatot ötévente legalább egyszer ajánlott elvégeztetni. A BGF-en a belső ellenőrzés külső minőségértékelése az ún. független külső jóváhagyással végzett önértékelés módszerével valósul meg, melynek legfőbb jellemzői az alábbiak: átfogó és részletesen dokumentált önértékelési folyamat; egy képzett minőségértékelő által végzett független helyszíni jóváhagyás; gazdaságos idő- és erőforrás-szükséglet. Ebben az esetben az Ellenőrzési iroda végzi az önértékelést. A Minőségügyi Osztályról egy képzett, független értékelő megvizsgálja az önértékelést annak érdekében, hogy kifejezze véleményét a tevékenység megfelelőségére vonatkozóan. Ennek keretében a külső ellenőrnek értékelnie kell, hogy a belső ellenőrzési tevékenység megfelel-e a vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete szakmai gyakorlati standardjainak, a belső ellenőrök szakmai etikai kódexének, valamint ha szükséges javaslatokat fogalmaz meg a belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozóan. Habár a teljes külső értékelés a lehető leghasznosabb módszer az ötévente legalább egyszer elvégzendő külső minőségértékelésre, a független jóváhagyással végzett önértékelés is lehetőséget jelent az 1312 számú IIA Normának való megfelelésre. A felülvizsgálat befejeztével az eredményekről a felülvizsgálatot végzőnek hivatalos tájékoztatást kell adnia a Kancellárnak. 11/49

12 IV. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE Belső Ellenőrzési Kézikönyv Az ellenőrzési munka megtervezéséhez a belső ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével stratégiai ellenőrzési tervet és éves ellenőrzési tervet készít, amelyeket a költségvetési szerv vezetője hagy jóvá. /Bkr. 29 (1)/ 1. A tervezés alapelvei Az ellenőrzés tervezési folyamat során a következő kulcsfontosságú alapelveket kell követni: a tervezést folyamatokra és az azokban rejlő kockázatokra kell alapozni; a tervezésnek a jövőbe kell tekintenie; a tervezésnek folyamatosnak, rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie. Fenti alapelvek alapján a BGF belső ellenőrzése az ellenőrzési feladatok prioritásának meghatározása során a Belső ellenőrzési Kézikönyvben meghatározott kockázatelemzés eredményeit felhasználva kell, hogy eljárjon. A stratégiai ellenőrzési tervnek a Bkr (1) bekezdés alapján 4 évet kell lefednie. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát meghatározott rendszerességgel. 1-2 évente újra bele kell foglalni a belső ellenőrzési tervbe. Az ellenőrzések tervezésének a szervezetre ható változásokhoz is igazodnia kell, így a szervezet kockázati struktúráját évente át kell tekinteni, értékelni, szükség szerint a kockázatelemzést, és/vagy ellenőrzési terveket ennek megfelelően módosítani kell. 2. A tervezés előkészítése A tervezés előkészítése során a belső ellenőrzés: elemzi a kontroll környezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenőrzési tervezés során figyelembe veendő változásokat; értelmezi a szervezet célkitűzéseit, beleértve a belső ellenőrzés céljait is, azonosítja a folyamatokat és a folyamatgazdákat, és a vezetőkkel egyeztet az egyes folyamatok a szervezet célkitűzéseihez viszonyított fontosságáról; megvitatja a vezetőkkel, mit várnak el a belső ellenőrzéstől. Az általános felmérés részeként a BGF külső és belső kontroll környezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti és elemzi a szervezet működési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat. A környezet változásának elsődleges forrásai: a hazai és európai uniós jogszabályi változások; gazdasági-politikai környezet változása; a Főiskola stratégiájának, célkitűzéseinek változása; belső szervezeti változások; belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak változása. Ezek a változások a szervezet folyamataiban rejlő kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak. A belső ellenőrzési tevékenység a szervezet működési folyamatainak ellenőrzésére koncentrál. Különösen fontos az ellenőrzés tervezése során azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket a szervezeten belül, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, működtetéséért. Amennyiben készül ellenőrzési nyomvonal, úgy az a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amelynek elkészítése a költségvetési szerv vezetőjének feladata. Az ellenőrzési nyomvonal és a működési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a működési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott költségvetési szervnél. 12/49

13 A belső ellenőrzésnek figyelembe kell vennie a BGF stratégiai és rövid távú célkitűzéseit annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásait e célok elérésének támogatására mozgósítsa. A célkitűzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezőket meg kell vitatni a szervezet vezetőivel. A vezetők elvárásai alatt annak meghatározása értendő, hogy a vezetők milyen kérdésköröket, feladatokat illetően számítanak az ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezeket az elvárásokat az éves ellenőrzési terv elkészítése során a Kancellárral egyeztetve, annak egyetértése mellett kell figyelembe venni. 3. Kockázatelemzés A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja a szervezet folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is. Az ellenőrzési célú kockázatelemzést a belső ellenőrzési vezető irányítja. Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység, vagy tevékenység elmulasztása, ami befolyásolhatja egy adott szervezet működését, a célok elérését. Minden kockázatnak két lényeges jellemzője van: A bekövetkezés valószínűsége; A bekövetkezés hatása. A kockázatelemzés során értékelésre kerülnek a munkafolyamatok, legfontosabb kontrollpontok. A belső ellenőrzés saját szakmai ítélőképességére (eddigi ellenőrzési tapasztalatok) támaszkova végzi a kockázatelemzést. A kontrollkörnyezetben rejlő kockázatok megismerését és kontrollpontok feltárását kockázatelemzési kérdőív segíti, melyek megküldésre kerülnek a Főiskola több vezetője részére. A vezetők által az ellenőrzési vezető részére megküldött kockázati tényezők hatás és valószínűség értékeléseinek összesítése és elemzése, valamint az általános folyamati kockázatértékeléssel való összevetés alapján áll össze a kockázati térkép. A kockázatelemzés módszertanát az 1. sz. melléklet tartalmazza. 4. Stratégiai ellenőrzési terv A belső ellenőrzés stratégiai terve, összhangban a BGF hosszú távú terveivel, 4 évre készül. A stratégiai tervet a Kancellár hagyja jóvá. A stratégiai terv készítésekor a Bkr. 30. (1) bekezdés előírásai az irányadók. A belső ellenőrzési stratégiai terv nem konkrét ellenőrzési programokat, hanem a belső ellenőrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső kontrollok fejlesztésének irányára vonatkozó megállapításokat tartalmaz. 5. Éves ellenőrzési terv Az éves ellenőrzési tervet összhangban a stratégiai tervvel - a belső ellenőrzési vezető a tárgyévet megelőzően, egy évre dolgozza ki a várhatóan rendelkezésre álló erőforrások figyelembe vételével Az éves ellenőrzési terv a tárgyévre tervezett ellenőrzéseket részletezi. Az éves ellenőrzési terv a Bkr. 31. (4) alapján az alábbiakat tartalmazza: az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását; a tervezett ellenőrzések felsorolást; az ellenőrzések tárgyát, célját; módszereit, az ellenőrizendő időszakot; az ellenőrzések típusát; az ellenőrzések tervezett ütemezését; az ellenőrzött szervezet, szervezeti egységek megnevezését; a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást; 13/49

14 a soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitást; a képzésekre tervezett kapacitást; Belső Ellenőrzési Kézikönyv az egyéb tevékenységeket. Az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően kell megválasztani az ellenőrzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárásokat és módszereket. Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához rendelkezésre álló kapacitás megállapításának segédeszközét az 1. sz. iratminta mutatja. Az éves ellenőrzési terv formai előírásait a 2. sz. iratminta mutatja. Az erőforrások elosztása az ellenőrzési tervek megvalósíthatóságának biztosítása szempontjából kulcsfontosságú lépés. Egy tervezett ellenőrzés erőforrás-szükségleteinek felmérése során elsősorban a következőket kell figyelembe venni: az azonosított kockázatok besorolása, értékelése; a tervezett ellenőrzés típusa; az ellenőrzendő tevékenységek összetettsége; a tevékenység kapcsán rendelkezésre álló ismeretek szintje; a tevékenységekkel kapcsolatosan és a bevont ellenőrzendő területeken szerzett korábbi ellenőrzési tapasztalatok; az ellenőrök képzettsége, hozzáértése, szakmai gyakorlata. A tervezett ellenőrzések elvégzéséhez szükséges ellenőri napok száma az erőforrás szükséglet felmérés alapján becsülhető meg. Soron kívüli ellenőrzésre a Kancellár, illetve a belső ellenőrzési vezető kezdeményezésére kerülhet sor. A soron kívüli ellenőrzések szükségessége nem várt eseményekből adódik, így a soron kívüli ellenőrzések számát és erőforrás-szükségletét az ellenőrzési tervezés során nem lehet előre pontosan meghatározni. Általános szabályként ezért a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás %-át célszerű elkülöníteni az ellenőrzési tervezés során soron kívüli ellenőrzések elvégzésére. A Kancellár a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervét megküldi a fejezet felügyeletét ellátó költségvetési szerv belső ellenőrzési egységének vezetője részére minden év november 15-ig. Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a Kancellár egyetértésével módosíthatja. A módosítás két legtipikusabb esete az ellenőrzés/tanácsadás elhagyása, illetve új ellenőrzés/tanácsadás felvétele. Terven felülinek minősül az az ellenőrzés, ami a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül kerül megvalósításra, pl. egy tervezett ellenőrzés helyett. 14/49

15 V. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉG VÉGREHAJTÁSA Belső Ellenőrzési Kézikönyv Az ellenőrzések végrehajtása az éves ellenőrzési tervben foglalt ellenőrzések módszeres elvégzését jelenti. A végrehajtási folyamat legfőbb célja, hogy minden egyes ellenőrzött folyamaton és területen a főbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelőségét megállapítsa, értékelje, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelően működnek-e, illetve meghatározza, hogy a szükséges ellenőrzési pontok vagy folyamatok teljeskörűek-e. 1. Adminisztratív felkészülés A Bkr. 34 (1) bekezdése alapján a belső ellenőrt ideértve a vizsgálatban részt vevő szakértőt is - megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belső ellenőrzés vezetője ír alá. A belső ellenőrzési vezető megbízó levelét a Kancellár írja alá. A megbízó levél tartalmát és formáját a 3. sz. iratminta tartalmazza. Az ellenőrzés megkezdéséről, valamint a helyszíni ellenőrzést megelőzően legalább 3 munkanappal korábban szóban vagy írásban értesíteni kell az ellenőrzött szervezeti egység(ek) vezetőjét. Ennek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. Az előzetes bejelentést nem kell megtenni, ha az a rendelkezésre álló adatok alapján meghiúsíthatja az ellenőrzés eredményes lefolytatását. Az előzetes bejelentés mellőzéséről a belső ellenőrzés dönt. Az értesítő levél formában is megküldhető az érintett szervezetek vezetői számára, tartalmára vonatkozó elvárások a 5. sz. iratminta szerint. A belső ellenőrzési tevékenység hatékonyságának mérését, a jövőbeni ellenőrzési programok időszükségletének tervezését segítő eszköz az ellenőrzés időszükségletének nyilvántartása. Az ellenőri napok vezetését már az ellenőrzésre történő felkészüléssel célszerű megkezdeni, majd az ellenőrzés valamennyi további fázisában folytatni. Az ellenőrzés időszükséglete nyilvántartásának egyik lehetséges módját a 6. sz. iratminta mutatja, de a belső ellenőr egyéb nyilvántartást is alkalmazhat, ha kellően dokumentálja az ellenőrzésre fordított időt. 2. Az ellenőrzési program elkészítésének menete A felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított főbb kockázati tényezőkre, a vonatkozó ellenőrzési célkitűzésekre kell alapozni. A hatékonyság és az ellenőrzés eredményességének növelése érdekében az ellenőrzött szervezetek vezetőivel folytatott előzetes megbeszélés/felmérés elősegítheti a kockázatok feltérképezését, a vizsgálati feladatok meghatározását. Az azonosított kockázatok, az ellenőrzés célkitűzései és hatóköre alapján a vizsgálatot végzőnek a részletes ellenőrzési program kidolgozásánál az alábbiakat kell figyelembe vennie: az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzés célját; az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél lefolytatott korábbi ellenőrzések tapasztalatait; az adott ellenőrzés lefolytatásához szükséges időt és ütemezést; az ellenőrzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét, beleértve az alkalmazott mintavételi eljárásokat. A belső ellenőr feladata, hogy az ellenőrzés tervezése során megfogalmazott ellenőrzési célkitűzést pontosítsa és véglegesítse a feladatokat. Az ellenőrzési program kötelező tartalmát a Bkr. 33. (2) határozza meg, a használt formátumot jelen kézikönyv 4. sz. iratmintája mutatja. Az ellenőrzési programot a munka megkezdése előtt a belső ellenőrzési vezetőnek / Kancellárnak jóvá kell hagynia. Az ellenőrzési programtól eltérni a jóváhagyó hozzájárulásával lehet. 15/49

16 3. Az ellenőrzés lefolytatása A helyszíni munka az ellenőrzési program végrehajtását jelenti, amely az adott folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó ellenőrzési pontoknak vagy folyamatoknak (kontrolloknak) a részletes elemzéséhez, értékeléséhez vezet, szükség szerint ezen kontrollok tesztelésével és értékelésével zárul. A helyszíni ellenőrzés során kiemelt figyelmet kell fordítani: az ellenőrzési célkitűzéshez kapcsolódó megfelelő, elegendő és megbízható bizonyíték beszerzésére az ellenőrzési megállapítások levonása érdekében; az ellenőrzött vezetőkkel a folyamatos kommunikáció fenntartására és az ellenőrzés megállapításaira vonatkozó tájékoztatásra. Ellenőrzési munkaanyagként gyakran használt dokumentumok a következők lehetnek: az ellenőrzött szervezet tevékenységének ellenőrzési nyomvonala; az ellenőrzött szervezet által a vizsgálat tárgyát képező eljárásra vagy feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy másolat); korábbi ellenőrzések dokumentumai; az ellenőrzött személyekkel folytatott tárgyalásról készült jegyzőkönyv; az ellenőrzött szervezet működésének folyamatleírása vagy folyamatábrája; a belső ellenőrzés által végzett tesztelés leírása, ideértve a teszteredményeket is; a belső ellenőrzés által készített kérdőívek; a törvények, rendeletek, belső utasítások, szabályzatok, körlevelek stb., amelyek a vizsgálat tárgyát képező területet vagy eljárást szabályozzák; az ellenőrzött szervezet által alkalmazott írásbeli irányelvek és eljárások. Az ellenőrzési célkitűzések elérése és az ellenőrzési program megfelelő végrehajtása érdekében a belső ellenőrnek: minden szokatlan adatra, tényre rá kell kérdeznie; megállapításait és következtetéseit a bizonyítékok elemzésére és értékelésére kell alapoznia; biztosítania kell a helyszíni munka során tapasztalt kivételek és hiányosságok megfelelő dokumentáltságát, amely a záró megbeszélésen az ellenőrzött vezetőkkel folytatandó konzultáció alapját fogja képezni. Amennyiben az ellenőrzés témája, összetettsége igényli, nyitó megbeszélés is tartható, ami az ellenőrzöttekkel való munkakapcsolatok kialakításában is fontos szerepet játszik. A nyitó megbeszélésre általában a helyszíni munka első napján kerül sor az ellenőrzött területért felelős vezető az ellenőrzést végző ellenőr és (lehetőség szerint) a belső ellenőrzési vezető részvételével. A nyitó megbeszélés főbb céljai a következők: tájékoztatás az ellenőrzés céljairól, hatóköréről és folyamatáról; az ellenőrzés megkezdéséhez szükséges adatok bekérése; az ellenőrzött szervezeti egységnél elvégzendő ellenőrzési munka időkereteinek meghatározása. szükség szerint koordináló személy kijelölése az ellenőrzött terület részéről. A helyszíni ellenőrzés lefolytatása során a belső ellenőr az ellenőrzött szervezeti egységnél a folyamatgazdákkal és a folyamatban résztvevő más munkatársakkal interjúkat készít a folyamatok és kockázatok elemzése céljából. Az interjúknak az a célja, hogy elmélyítse ismereteit a folyamatokról, tevékenységekről, kockázatokról és vonatkozó ellenőrzési pontokról. Az interjú alapján az ellenőr a folyamatot leírhatja szöveges magyarázatok vagy különböző folyamatábrák használatával. A hatékonyság érdekében fontos, hogy az ellenőr feljegyezzen és felmérjen minden olyan, az interjúk és/vagy folyamat-vizsgálatok során feltárt, beazonosított kockázatot és ellenőrzési pontot vagy folyamatot (kontrollt), amely az eredeti kockázatelemzésben még nem, vagy nem kellő részletességgel szerepelt. Az ellenőrzési pontok és folyamatok, illetve a kockázatok megismerésére alapozva az ellenőr értékeli, hogy az egyes kontrollok milyen hatékonyan csökkentik, vagy eredményesen kezelik az adott kockázatokat. 16/49

17 A főbb tesztelési technikák a következők: Belső Ellenőrzési Kézikönyv Bizonylatolás (dokumentumok átvizsgálása): a tételek végigkövetése az alapdokumentumig az ellenőrzési pontok vagy folyamatok működésének bizonyításához. Újraértékelés: a meglévő ellenőrzési pontok vagy folyamatok újbóli értékelése, az ellenőrzés eredményeinek, illetve az alkalmazottak által elért eredmények és a vezetők által megtett intézkedések összehasonlítása. Megfigyelés: egy ellenőrzési pont vagy folyamat működésének megfigyelése; ez főként akkor fontos, ha nincs a teljesítésről fizikai bizonyíték. Kikérdezés: tudakozódni arról, hogy a kontrollt hogyan hajtják végre, ki hajtja végre, és milyen eljárások vannak az ellenőrzési pont vagy folyamat hatékony működésének meghatározására. Analitikus eljárások: a felhasznált adatokra való rákérdezés technikája nagyon hatékonyan használható nagy mennyiségű tranzakció és adat esetében; használható trendek, statisztikai irányvonalak meghatározására, hatáselemzésre és a minta kiválasztáshoz, illetve a végrehajtott kontroll, valamint a tesztelési folyamat hatékonyságának igazolására. Az alapvető vizsgálati eljárások, technikák fajtáit, metodikáit az Államháztartási Belső Kontroll Munkacsoport által kidolgozott BEK Minta Melléklet mutatja be részletesen, melyek útmutatóul szolgálnak az ellenőrzés lefolytatásához. Az ellenőr által elkészített anyagok (pl.: megbeszélések jegyzőkönyvei, folyamatleírások) összegezik az ellenőrzési programban foglalt minden egyes lépés teljesítéséhez kapcsolódó kulcsfontosságú információkat, amelyek a megállapítások alátámasztásául szolgálnak. Bármely eljárás elvégzése során az ellenőrnek elegendő és megbízható bizonyítékot kell szereznie annak igazolására, hogy a kontrollok a szándékoltnak megfelelően működnek-e. Szükség esetén a belső ellenőr kérésére az ellenőrzött szervezeti egység vezetője köteles a 7. sz. iratminta szerinti teljeségi nyilatkozatot adni, amelyben igazolja, hogy az ellenőrzött feladattal összefüggő, felelősségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt az ellenőr rendelkezésére bocsátotta (Bkr. 36. ) Az ellenőrzést a belső ellenőrzési vezető a Bkr. 38. (1) és (2) bekezdéseiben foglalt kritériumok alapján megszakíthatja, vagy felfüggesztheti. Erről írásban tájékoztatni kell az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét, továbbá a Kancellárt. Az ellenőrzés megszakítása esetén jellemzően az ellenőrzést végző részéről merül fel akadály, míg az ellenőrzés felfüggesztésekor az ellenőrzöttnél merül fel az ellenőrzés lefolytatását akadályozó ok. Amennyiben a megszakítás, illetve felfüggesztés elrendelése okául szolgáló akadály elhárul, az elhárulástól számított 30 napon belül az ellenőrzést folytatni kell. A folytatásról írásban értesíteni kell az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a vizsgálat során olyan súlyos hiányosság gyanúja merül fel, amelynek alapján jelentős negatív hatással fenyegető kockázat bekövetkezése valószínűsíthető, az ellenőrzést végzőnek haladéktalanul kezdeményeznie kell a folyamatgazdánál a szükséges intézkedések megtételét. Ezzel egyidejűleg informálni kell a belső ellenőrzés vezetőjét és rajta keresztül a Kancellárt. Ez utóbbinál nem lehet várni az ellenőrzési jelentés vagy annak tervezetének elkészültéig. Jelen kérdéskörbe a büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása tartozik. A súlyos hiányosság gyanújának észlelése esetén a belső ellenőrnek célszerű azonnal a 8. sz. iratminta szerinti jegyzőkönyvet felvennie. 4. Az ellenőrzési jelentés Az ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzési folyamat legfontosabb terméke, amely a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg a működés minőségi szintjének emelése érdekében. A belső ellenőr az általa készített ellenőrzési jelentés vezetői összefoglalója összegző értékelést ad az ellenőrzés eredményéről és a feltárt hiányosságokról. A belső kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat azok folyamatokra gyakorolt hatása alapján kell sorba rendezni. Az értékelési kategóriák tartalmi meghatározása a 3. sz. mellékletben található. A belső ellenőr köteles a jelentésben objektíven szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, pozitív és negatív megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét. Nem elegendő pusztán a folyamatok, tevékenységek megfigyelt működését leírni, a megállapításokat mindig az ellenőrzési kritériumokkal, ellenőrzési feladatokkal összefüggésben kell leírni. 17/49

18 A jelentésben lényegre törő, az eredményeket és a hiányosságokat összefoglaló, rövid, tömör jelentést kell adni, továbbá ajánlásokat és javaslatokat kell megfogalmazni a hiányosságok felszámolása, illetve a folyamatok hatékonyabb, eredményesebb működése érdekében. A jelentésben foglalt megállapításokat úgy kell megfogalmazni, hogy az ellenőrzött terület, szervezeti egység működése, gazdálkodása vagy az ellenőrzött tevékenység objektíven értékelhető legyen. Minden ügyet, megállapítást és következtetést meg kell beszélni az ellenőrzött terület vezetőivel, mielőtt az ellenőrzési jelentés lezárásra kerül. Ezt általában az ellenőrzés folyamán célszerű megtenni, hiszen így az ellenőrzött területnek lehetősége lesz a megállapítások és következtetések tisztázására és nézete kifejtésére, illetve biztosítva lesz, hogy a tényeket ne lehessen félreérteni vagy félreértelmezni. A Bkr. 39. (3) bekezdés alapján az ellenőrzési jelentésnek tartalmaznia kell: az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését, az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzés célját; az ellenőrzött időszakot, a helyszíni ellenőrzés kezdetét és végét, az alkalmazott ellenőrzési módszereket és eljárásokat, vezetői összefoglalót; az ellenőrzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat; a következtetéseket és javaslatokat, az ellenőrzött időszakban az ellenőrzött területért (vagy feladatért) felelős vezetők nevét, beosztását; a jelentés dátumát és az ellenőrzésben közreműködött ellenőrök, szakértők nevét és aláírását. Az áttekinthetőség érdekében minden ellenőrzési jelentésnek a 9. sz. iratminta szerinti standard formátumot kell követnie. A belső ellenőrzés vezetőjének felül kell vizsgálnia az ellenőrzési jelentés tervezetét, hogy megbizonyosodjon róla, hogy minden megállapítás és következtetés pontos, ok-okozati összefüggésben van és bizonyítékokkal megfelelően alátámasztott. 5. Eredmények ismertetése A belső ellenőrzési vezető a Bkr. 42. (1) bekezdése alapján - az ellenőrzési jelentés tervezetét véleményezés céljából megküldi az ellenőrzött terület vezetőjének, illetve annak, akire vonatkozóan a jelentés tervezet megállapítást vagy javaslatot tartalmaz. Az észrevételeket a jelentés tervezetének kézhezvételétől számított 8 napon belül kell megküldeni az Ellenőrzési Iroda vezetője részére. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat. Soron kívüli ellenőrzés esetén rövidebb határidő is megállapítható. A jelentéstervezet megküldésére vonatkozó kísérő levélben fel kell hívni az ellenőrzött / javaslattal érintett figyelmét arra, hogy a határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidőn belül. A kísérő levél formátumára a 10. sz. iratminta vonatkozik. A jelentéstervezet egyeztetése történhet elektronikus úton, -ben is, így gyorsítható az egyeztetésre fordított idő. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének visszajelzését, észrevételeit, illetve az arra adott választ csatolni kell az ellenőrzési anyaghoz, és a továbbiakban ellenőrzési dokumentumként kell kezelni. Amennyiben az ellenőrzött szervezeti egység részéről a megállapításokat vitatják, egyeztető megbeszélés kezdeményezhető, amelyet az észrevétel kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül kell megtartani. Célja a megállapítások és következtetések elemzése, valamint az összeállított javaslatok egyeztetése. A megbeszélésen az ellenőrzést végző belső ellenőr(ök), az Ellenőrzési Iroda vezetője, az ellenőrzött terület, illetve szervezeti egység vezetője és belső ellenőrzési vezetője (ha ez különbözik az ellenőrzést végző szervezet belső ellenőrzési vezetőjétől) vesznek részt, valamint a vizsgálatban érintett egységek vezetői és 18/49

19 szükség szerint minden más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt indokolt. Az egyeztető megbeszélésről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek tartalmaznia kell a megbeszélés eredményét. Indokolt esetben az észrevételek átvezetése után a belső ellenőrzési vezető a jelentés tervezet ismételten megküldheti az érintettek számára 5 naptári napos határidővel. 6. A jelentés lezárása, megküldése A Bkr. 2. o) pontja szerint a belső ellenőr által elkészített, az ellenőrzött szervezettel egyeztetett, az elfogadott észrevétel átvezetésével véglegesített és aláírt jelentés tekinthető lezárt ellenőrzési jelentésnek. A Bkr 2. f) alapján egy ellenőrzés akkor tekinthető lezártnak, ha az ellenőrzési jelentést (vagy annak kivonatát) az ellenőrzést végző költségvetési szerv vezetője megküldte az ellenőrzött szervezeti egység részére (illetve annak, akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz). Fentiekből következően a Kancellár jogosult a lezárt ellenőrzési jelentés megküldésére, illetve szükség esetén intézkedési terv elkészítésre vonatkozó felkérésre. A lezárt ellenőrzési jelentés megküldésére vonatkozó kísérő levél formátumát a 11. sz. iratminta mutatja. 19/49

20 VI. AZ ELLENŐRZÉSEK NYOMONKOVETÉSE 1. Intézkedési terv A Bkr. 45. (3) bekezdése alapján a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül (indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető hosszabb határidőt, de legfeljebb 30 napot is megállapíthat) az ellenőrzött terület vagy szervezeti egység vezetőjének intézkedési tervet kell készítenie és megküldenie a Kancellár és az Ellenőrzési Iroda vezetője részére a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével. A Kancellár az intézkedési terv jóváhagyásáról 8 napon belül dönt a belső ellenőrzési vezető véleményének kikérésével [Bkr. 45. (4)]. Az intézkedési terv elkészítéséért, végrehajtásáért és a megtett intézkedésekről történő beszámolásért az ellenőrzött, illetve javaslattal érintett szervezeti egység vezetője a felelős (külső ellenőrzés esetén a költségvetési szerv vezetője). 2. Az ellenőrzések nyomon követése Az ellenőrzések nyomon követése az a folyamat, melynek keretében a költségvetési szerv belső ellenőrzése értékeli, hogy az ellenőrzött terület vezetői által, az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán kiadott intézkedések megvalósultak-e; mennyire voltak megfelelőek, hatékonyak és időszerűek. Az ellenőrzési megállapítások nyomon követésének elsődleges eszközei: az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése; utóvizsgálat. Az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése Az ellenőrzött terület vezetőjének a Bkr a szerint be kell számolnia írásban az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról a Kancellár számára és a beszámolót egyidejűleg meg kell küldenie a belső ellenőrzés vezetőjének is. A belső ellenőrzés akkor tekint lezártnak egy adott ellenőrzési megállapítást, következtetést vagy javaslatot, ha az arra vonatkozó intézkedési tervben foglalt feladatokat végrehajtották. Az adott ellenőrzésre vonatkozó mappában nyilván kell tartani az intézkedési terv végrehajtásához kapcsolódó információkat, illetve a nyomon követés folyamán beérkezett új információkat is. A belső ellenőrzési vezető a kapott tájékoztatás alapján éves bontásban az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembe vételével kidolgozott nyilvántartást vezet, amellyel a belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapításokat, javaslatokat, a vonatkozó intézkedési terveket és azok végrehajtását követi nyomon. A nyomon követésre a 12. sz. iratminta szolgál. Utóvizsgálat Az utóvizsgálatot lefolytatásának célja, hogy a belső ellenőrzés megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések megfelelő végrehajtásáról, vagy arról a tényről, hogy ha az ellenőrzött terület vezetője nem, vagy nem megfelelően hajtja végre az intézkedéseket. Az utóvizsgálat hasonlít a hagyományos ellenőrzésre, azonban az ellenőrzési célok és az ellenőrzés hatóköre szűkebb, csak az ellenőrzési jelentésben leírt hiányosságokra terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenőrzés során, figyelembe véve az alábbiakat: az alapellenőrzés jelentésének megállapításait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki; az intézkedés értékeléséhez használt ellenőrzési tesztelést és eljárást megfelelően meg kell tervezni; szükség szerint helyszíni ellenőrzést kell végezni, és az elvégzett ellenőrzési munkát dokumentálni kell; a végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni; Ha a belső ellenőr az utóvizsgálat során megállapítja, hogy a korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelő lépések, akkor arról a Kancellárt tájékoztatni kell. 20/49

21 VII. BESZÁMOLÁS A belső ellenőrzési vezető meghatározott rendszerességgel beszámol az érintett szerv vezetőinek a belső ellenőrzési tevékenység céljáról, felhatalmazásáról, felelősségéről, és a tervhez képest megvalósult működéséről. Az éves ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazza. Az éves ellenőrzési jelentést az államháztartásért felelő miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembe vételével kell elkészíteni. Tartalma: a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján: az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indokai; a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (személyi és tárgyi feltételek) tanácsadó tevékenység bemutatása; b) a belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján: a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok; a belső kontrollrendszer öt elemének értékelése; intézkedési tervek megvalósítása. Az éves ellenőrzési jelentést elkészítéséért a belső ellenőrzési vezető a felelős, amelyet jóváhagyásra megküld a Kancellár számára. A Kancellár az általa jóváhagyott éves ellenőrzési jelentést a tárgyévet követő év február 15-ig köteles megküldeni a fejezetet irányító költségvetési szerv belső ellenőrzése számára. 21/49

22 VIII. ELLENŐRZÉSI DOKUMENTUMOKKAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK Nyilvántartási követelmények, megőrzés Belső Ellenőrzési Kézikönyv A belső ellenőrzési vezető köteles nyilvántartást vezetni az elvégzett ellenőrzésekről a 13. sz. iratminta szerint és gondoskodni az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról. Az elvégzett belső ellenőrzésekről szóló közös hálózati meghajtón tárolt és vezetett - nyilvántartásnak tartalmaznia kell: Az ellenőrzés azonosítóját, Az ellenőrzött szervezeti egységek megnevezését, Az ellenőrzés tárgyát, Az ellenőrzés kezdetének és lezárásának időpontját, Az ellenőrzés lefolytatásában részt vett belső ellenőr és szakértő nevét A vizsgált időszakot Az intézkedési terv készítésének szükségességét. Az Ellenőrzési Irodán az ellenőrzések dokumentálása az ún. ellenőrzési mappák útján történik, amely mappák úgy elektronikus adathordozókon, mind papír alapon tárolt formában létezhetnek. A belső ellenőrnek az elvégzett ellenőrzési munkáról minden fontos információt és adatot dokumentálni kell, amelyek bizonyítékul szolgálnak a megállapítások és következtetések alátámasztásához. Ezeket az írásos és/vagy elektronikus dokumentumokat összefoglalóan munkadokumentumoknak nevezzük. Minden ellenőrzési dokumentumot vagy az állandó vagy az adott ellenőrzésre vonatkozó mappában esetlegesen mindkét mappában kell tárolni. Az állandó mappa olyan kronológiai sorrendbe rendezett általános érvényű a kontroll rendszerre vonatkozó releváns információkat tartalmaz (szervezési, pénzügyi és jogi dokumentumok, folyamatleírások, adminisztratív és kontroll elemek, ellenőrzési nyomvonalak, folyamatábrák, szabályzatok, nyilvántartások), amelyek a későbbi ellenőrzések során is hasznosíthatók. A mappa virtuális jellegű, mivel a BGF honlapján illetve egyéb tároló helyein elektronikusan tárolt anyagok különféle szabályzatok, működési rendek, eljárások stb is ide tartozónak minősülnek. Az konkrét ellenőrzésre vonatkozó Munkamappa egy adott aktuális ellenőrzés összes munka- és ellenőrzési iratanyag és más fontos, az adott ellenőrzésre vonatkozó adat meghatározott elrendezésben történő tárolására használatos. A Munkamappát a felelős belső ellenőr kezeli, az iratok mappában történő elhelyezésével. Az iratok az ellenőrök birtokában vannak, és fontosságuk miatt biztonságos őrzésükről, valamint tartalmuk bizalmas kezeléséről nekik kell gondoskodniuk. A mappa tartalmának tanulmányozása alapján bárki meggyőződhet arról, hogy az ellenőrzést megfelelően hajtották-e végre. A mappának a következőket kell tartalmaznia: az ellenőrzés tervezése, ellenőrzési program, határidők, megbeszélések jegyzőkönyvei, kivonatai, a belső ellenőrzési jelentés, az elvégzett tesztek és igazolások anyagai..az ellenőrzési iratokat a belső ellenőrzés őrzi. A biztonságos és védett helyen történő tárolás biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. 22/49

23 IX. TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG A Bkr. 2. r) pontjában meghatározott értelmezés szerint a tanácsadói tevékenység a költségvetési szerv vezetője részére nyújtott olyan hozzáadott értéket eredményező szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belső ellenőrzési vezető és a költségvetési szerv vezetője a megbízáskor közösen határozza meg írásban vagy szóban anélkül, hogy a vezetői felelősséget magára vállalná a belső ellenőr. A belső ellenőrök tanácsadói tevékenysége a hivatalos megbízástól, az írásban rögzített szerződésektől olyan tanácsadói feladatok ellátásáig terjedhet, mint az állandó vagy ad-hoc bizottságokban vagy projekt csoportokban való részvétel, azaz a belső ellenőrök rendes tevékenységük részeként végezhetnek tanácsadói feladatot, de tehetik ezt a vezetés felkérése alapján is. Ilyen feladatok lehetnek különösen: vezetők támogatása egyes megoldási lehetőségek elemzésével, kockázatának becslésével; szakértői támogatás a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek illetve teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában; javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően. A tanácsadói tevékenység végzése során a belső ellenőr nem vállalhat át az adott folyamat kialakításával, irányításával, átalakításával stb. kapcsolatos vezetői felelősséget, feladatokat. A belső ellenőr a tanácsadó tevékenységet a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival összhangban, a belső ellenőrökre vonatkozó Etikai Kódexnek, valamint a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak megfelelően kell, hogy ellássa. A szóban vagy írásban történő tanácsadói tevékenységre szóló felkérésnek tartalmaznia kell a tanácsadói tevékenység tárgyát és célját, a beszámolás formáját és határidejét. A tárgyévben végzett tanácsadói tevékenységről az éves jelentés keretében történik beszámolás. 23/49

24 IRATMINTÁK, MELLÉKLETEK Egységes iratminták 1. sz. iratminta: Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározása 2. sz. iratminta: Éves ellenőrzési terv 3. sz. iratminta: Megbízólevél 4. sz. iratminta: Ellenőrzési program 5. sz. iratminta: Értesítő levél 6. sz. iratminta: Ellenőri napok számának nyilvántartása 7. sz. iratminta: Teljességi nyilatkozat 8. sz. iratminta: Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv 9. sz. iratminta: Ellenőrzési jelentés 10. sz. iratminta: Kísérő levél jelentés tervezet megküldéséhez 11. sz. iratminta: Kísérő levél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez 12. sz. iratminta: Intézkedések nyilvántartása 13. sz. iratminta: Ellenőrzések nyilvántartása Mellékletek 1. számú melléklet: Belső ellenőrzési tevékenység folyamatábrája 2. számú melléklet: Kockázatelemzés módszere 3. sz. melléklet: Összesített vélemény az ellenőrzött területről 4. sz. melléklet: Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása 24/49

25 1. Bruttó munkaidő: Belső Ellenőrzési Kézikönyv 1. sz. iratminta: Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához kapacitás meghatározás Kapacitás-felmérés a <20xx>. évi ellenőrzési tervhez <20xx>. Január 1. december 31. Átlagos munkanapok száma létszám (fő) Ellenőri napok száma (a) (b) (a) * (b) 2. Kieső munkaidő: (3)+(4)+(5) 3. Fizetett ünnepek 4. Fizetett szabadság (átlagos) 5. Átlagos betegszabadság 6. Belső ellenőrzési tevékenységre rendelkezésre álló saját kapacitás (nettó munkaidő) (1)-(2) 7. Tervezett ellenőrzések végrehajtása (65%) 8. Tanácsadó tevékenység (5%) Egyéb tevékenység kapacitásigénye (pl. véleményezés, jogszabálykövetés, adatszolgáltatás, nyilvántartás vezetése stb.) 9. (10%) 10. Továbbképzés (tanfolyam, konferencia) (5%) 11. Soron kívüli ellenőrzés (15%) 12. Saját kapacitás: (7)+(11) 13. Külső szakértő igénybe vétele (kapacitás kiegészítés) <> Az éves ellenőrzési terv végrehajtására fordítható napok száma 14. összesen: (12)+(13) 15. ebből: Soron kívüli vizsgálatra tervezett napok száma Terv szerinti vizsgálatra tervezett napok száma (7)+(13) 25/49

26 2. sz. iratminta: Éves ellenőrzési terv A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA <Év>. ÉVI ELLENŐRZÉSI TERVE <Év>. November Iktató szám: <iktatószám> A szöveges éves ellenőrzési terv a jogszabályi előírásoknak megfelelően tartalmazza: az ellenőrzési terv készítése során felhasznált dokumentumok felsorolását; az ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását; az ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás tervezését (BGF BEK 1. sz. iratminta); a tervezett feladatok felsorolását az alábbi táblázatos formának megfelelően: Sorszám Az ellenőrzés tárgya Az ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Azonosított kockázati tényezők Az ellenőrzés típusa Az ellenőrzött szervezeti egység Az ellenőrzés tervezett ütemezése Az ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) Összesen: Továbbá a jogszabály és útmutató szerinti kötelező mellékleteket. Készítette: Dátum: Jóváhagyta Dátum Ellenőrzési Iroda vezetője Kancellár

27 Ellenőrzési Iroda 3. sz. iratminta: Megbízólevél Iktatószám: KR/<szám>/<év> MEGBÍZÓLEVÉL A költségvetési szervek belső kontroll rendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 34. (1) bekezdés alapján megbízom <Név, beosztás, regisztrációs szám> hogy az <ellenőrzött szervezet, szervezeti egység>nél* Az ellenőrzés <célja.>. <az ellenőrzés tárgya> tárgyban <ellenőrzés típusa> ellenőrzést végezzen, 20xx.. hó. nap-tól 20xx. hó nap-ig terjedő időszakban. A vizsgálat lefolytatására a 20xx. Évi Éves ellenőrzési terv / a Kancellár javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenőrzésként. Vizsgálata során a hatályos jogszabályok különös tekintettel a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011 (XII.31.) Kormányrendeletre - és a BGF Belső Ellenőrzési Kézikönyv vonatkozó előírásai szerint köteles eljárni. Fent nevezett személy a megbízás tárgyát illetően minden ügyiratba betekinthet, azt a helyszínről elviheti, arról másolatot készíthet. Jelen megbízólevél a vizsgálat lezárásáig érvényes. Budapest, <Dátum>. <Név>** * munkatervi feladatnál: az ellenőrzési munkatervben meghatározott szervezeti egységeknél vagy általános jelleggel a BGF-en. Soron kívüli, vagy terven felüli ellenőrzésnél: az adott szervezet megnevezése. ** Belső ellenőr megbízása esetén az ellenőrzési vezető; az ellenőrzési vezető megbízása esetén a Kancellár. (az alkalmazott levélforma az aláírásnak megfelelően módosul) 27/49

28 Budapesti Gazdasági Főiskola Ellenőrzési Iroda 4. sz. iratminta: Ellenőrzési program Iktatószám:. ELLENŐRZÉSI PROGRAM <Ellenőrzés tárgya /címe> című ellenőrzéshez Ellenőrzés célja Ellenőrzött szervezeti egységek Ellenőrzés típusa Az ellenőrzési feladat Ellenőrizendő időszak Ellenőrzés módszerei Ellenőrzés tervezett időtartama Jelentéstervezet elkészítésének határideje Jelentés véglegesítésének határideje Időigény Budapest, <Dátum> Készítette: Jóváhagyta: <Név> belső ellenőr <Név>* Ellenőrzési Iroda vezetője / Kancellár *Belső ellenőr megbízása esetén az ellenőrzési vezető; az ellenőrzési vezető megbízása esetén a Kancellár. (az alkalmazott levélforma 28/49

29 Budapesti Gazdasági Főiskola Ellenőrzési Iroda 5. sz. iratminta: Értesítő levél Iktatószám:. <Ellenőrzött szervezet(ek) vezető(i)nek neve>, <beosztása>, <szervezet megnevezése> Tárgy: Értesítés ellenőrzés megkezdéséről Tisztelt., Ezúton értesítem Önöket,, hogy a BGF Ellenőrzési Irodája az előzetes ütemezés szerint <Év. Hónap nap>.-tól <Év. Hónap nap>.-ig az <Ellenőrzés címe> tárgyban ellenőrzést fog végezni. Az ellenőrzés típusa: <. Ellenőrzés>. Az ellenőrzés célja <.cél> Az ellenőrzési program részletes feladatainak meghatározása érdekében előzetes felmérést is végzünk. VAGY A részleteket a csatolt ellenőrzési program tartalmazza. Az ellenőrzés lefolytatására a <Év>. Évi éves ellenőrzési terv vagy Kancellár úr javaslata alapján kerül sor munkatervi vagy munkaterven kívüli vagy felüli feladatként. A vizsgálatot <Név> belső ellenőr végzi. Kérem, hogy szíveskedjenek az ellenőrzés munkatársa(i) részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetővé tenni az illetékes munkatársakkal való konzultációt. Segítő együttműködésüket előre is köszönöm. Budapest, <Dátum>. Üdvözlettel <Név> Ellenőrzési Iroda vezető s.k.* * az ellenőrzési vezetővel történő egyeztetést követően a belső ellenőr az értesítés formában is elküldheti az érintettek, másolatban az ellenőrzési vezető számára. 29/49

30 6. sz. iratminta: Ellenőri napok számának nyilvántartása 7. 30/49