A KECSKEMÉTI FŐISKOLA BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYVE

Átírás

1 A KECSKEMÉTI FŐISKOLA BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYVE Készítette: Horváth Béla belső ellenőrzési vezető Jóváhagyta: Dr. Ailer Piroska rektor Kecskemét 2013

2 Tartalomjegyzék I. Bevezetés... 4 II. A belső ellenőrzés hatásörét, feladatait és célját meghatározó belső ellenőrzési alapszabály (CHARTA)... 5 III. A belső ellenőzési tevékenység irányítása Belső ellenőrzési humán-erőforrásgazdálkodás Külső szolgáltató bevonásának feltételei Belső ellenőrzési tevékenység teljesítmény értékelése IV. A belső ellenőrzési tevékenység tervezése A tervezés alapelvei A tervezés előkészítése Kockázatelemzés Stratégiai ellenőrzési terv Éves ellenőrzési terv V. A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása Bizonyságot adó ellenőrzések jellemzői Adminisztratív felkészülés Az ellenőrzési program előkészítésének menete Az ellenőrzés lefolytatása Az ellenőrzési jelentés VI. Az ellenőrzéek nyomon követése VII. Az ellenőrzések során feltárt súlyos szabálytalanságok esetén alkalmazandó eljárás VIII. Beszámolás IX. Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások X. Tanácsadó tevékenység és kapcsolódó eljárásrend XI. Egyéb rendelkezések Iratminták számú iratminta Egyéni képzési terv számú iratminta Folyamatlista számú iratminta- kontroll pontok számú iratminta Kockázatelemzés összesítése számú iratminta Kockázati térkép számú iratminta kapacitás terv számú iratminta éves terv

3 8. számú iratminta Ellenőrzési program számú iratminta Megbízólevél számú iratminta Összeférhetetlenségi nyilatkozat számú iratminta Értesítő levél számú iratminta Munkalap (belső ellenőr által készített számú iratminta Teljességi nyilatkozat számú iratminta Ellenőrzési jelentés/-tervezet számú iratminta Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez számú iratminta Válaszlevél az észrevételekre számú iratminta Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv számú iratminta Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez számú iratminta Intézkedési terv elfogadása számú iratminta Intézkedések nyilvántartása számú iratminta Ellenőrzések nyilvántartása számú iratminta Ellenőrzési mappa számú iratminta Tanácsadói feladat munkaprogram számú iratminta Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés számú iratminta Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv

4 I. Bevezetés Belső Ellenőrzési Kézikönyv Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) határozza meg a belső ellenőrzés jogszabályi alapjait. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) határozza meg a költségvetési szervek vezetői számára a belső kontrollrendszer kialakítására és működtetésére vonatkozó további részletszabályokat, valamint a bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység eljárásrendjét. A Bkr. értelmében a belső ellenőrzés: független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. Az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel módszeresen értékeli, illetve fejleszti az irányítási és belső kontrollrendszer hatékonyságát. A Kecskeméti Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) a Bkr. 17. (2) b) pontja alapján, kidolgozta Belső Ellenőrzési Kézikönyvét, melynek célja, hogy a Főiskola belső ellenőre munkáját a nemzetközi szakmai normák, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardok, útmutatók figyelembevételével, a miniszter által közzétett belsőellenőrzési kézikönyv minta megfelelő alkalmazásával végezze. A Főiskola Belső Ellenőrzési Kézikönyve egységbe foglaltan tartalmazza: a) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt, b) a tervezési mechanizmust stratégiai-, és éves tervezést c) a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását d) bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat, e) az ellenőrzési megállapítások hasznosulásának nyomon követését, f) az ellenőrzési dokumentumok kezelését, formai követelményeit, az iratmintákat g) az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást. A Kecskeméti Főiskola belső ellenőre tevékenységét az államháztartás működéséért felelős miniszter által kiadott Etikai Kódex előírásainak megfelelően végzi. A Főiskola által közalkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőr ellátja a belső ellenőrzési vezető jogszabályban meghatározott feladatait is. Tevékenységét közvetlenül a Rektornak alárendelten végzi, jelentéseit közvetlenül neki küldi meg. A Főiskola Belső Ellenőrzési Kézikönyve (BEK) a belső ellenőrzési vezető által került kidolgozásra, jóváhagyására és kiadására a Kecskeméti Főiskola Rektora jogosult. Jogszabályváltozás esetén a kézikönyvet 60 napon belül módosítani szükséges, és egységét tekintve legalább 2 évente felül kell vizsgálni. A módosításokat csatolni kell az eredeti szabályzathoz! A Kézikönyv egy kinyomtatott, hitelesített példányát a belső ellenőrzési vezető őrzi. A Belső Ellenőrzési Kézikönyvet megismerés céljából az intézmény belső honlapján a főiskolai dokumentumok/ szabályzatok között kell szerepeltetni! 4

5 II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT, ÉS CÉLJÁT MEGHATÁROZÓ BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY (CHARTA) A belső ellenőrzés fogalma, célja A Bkr. 2. b) pontja alapján a belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy a Főiskola működését fejlessze és eredményességét növelje. A Főiskola, céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát. Belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó standardok, előírások A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a vonatkozó szervezeti belső szabályzatok alapján, a belső ellenőrzési vezető által kidolgozott, a rektor által jóváhagyott Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint végzi. A belső ellenőrzés feladata A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata, hogy kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e a követelményeknek. A követelményeknek való megfelelés vizsgálatakor elegendő bizonyítékkal alátámasztva, bizonyosságot adni a vezetés által kialakított és működtetetett kontroll- és irányítási rendszerek megfelelő működéséről. A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed a Főiskola minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára. A belső ellenőr bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenysége keretében a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, a tervezést, gazdálkodást, és a közfeladatok ellátását vizsgálva megállapításokat és javaslatokat fogalmaz meg. A belső ellenőrzési vezető tájékoztatja a megbízást adó személyt a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenység során feltárt, a belső kontrollrendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről. A belső ellenőrzés mint vezetőt támogató tevékenység nem mentesíti ugyanakkor a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a belső kontrollrendszert működtessék. A belső ellenőrzés céljainak elérése érdekében többek között információkat gyűjt és értékel, elemzéseket készít, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a Főiskola számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A tudomására jutott jelentős kockázati kitettségről, eseményről, kontrollhiányosságról a Rektort, illetve az általa kijelölt személyt azonnal tájékoztatja 5

6 a) Bizonyosságot adó tevékenység A belső ellenőrzés elemzi, értékeli a folyamatokat a belső kontrollrendszer kialakítását és működését aszerint, hogy azok eredményesen, hatékonyan és gazdaságosan biztosítják-e a feladatellátást. A belső ellenőr ehhez kapcsolódó feladata elsősorban: elemzi és értékeli a belső kontrollrendszer működését (a kontrollkörnyezetet, kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, az információáramlást és kommunikációt, valamint a nyomon követési rendszer (monitoring) folyamatait), vizsgálja a belső kontroll rendszer eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát; az ellenőrzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg; a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladata annak vizsgálata, hogy az intézmény irányítása és a vezetés által kialakított, működtetett belső kontrollrendszer megfelel-e az alábbi követelményeknek: a főiskolai célkitűzések összhangban vannak az intézményi stratégiával, a főiskolai célkitűzések elérésére kidolgozott mutatórendszer megfelelő, a főiskolai folyamatok kialakítása biztosítja a célkitűzések megvalósulását; azaz a folyamatok belső szabályozása teljes, naprakész, a felelősségek, feladatok egyértelműen meghatározottak, a kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak, a főiskolai célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a Főiskola kockázatkezelési rendszere képes azonosítani, elemezni és a Főiskola kockázatviselési hajlandóságának figyelembe vételével megfelelően kezeli, a Főiskola munkafolyamataiban a belső kontrollok kialakítása megfelel az elvárásoknak, - képesek a kockázatokból fakadó veszteségek mérséklésére folyamatos korszerűsítésük biztosított, az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban, szabályzatokban és a vonatkozó szerződésekben foglalt rendelkezéseknek. az eszközökkel gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak. az egyes vezetők, szervezeti egységek közötti információáramlás, kommunikáció és együttműködés megfelelő. a pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak. a Főiskola vezetői a releváns eseményekről és tevékenységekről rendszeres jelleggel, strukturált, döntéstámogató információkhoz jutnak, amely által a különböző szintű szervezeti célok megvalósításának folyamata figyelemmel kísérhető, valamint a feltárt hiányosságok megszüntetése biztosított. b) Tanácsadó tevékenység A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységével támogathatja a Főiskolát, a Rektortól kapott megbízása alapján. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatokról a Bkr. 21. (4) bekezdése rendelkezik, azonban a jogszabályban meghatározott feladatokon túlmenően további feladatok is elláthatók, amennyiben azok megfelelnek a belső ellenőr függetlenségére vonatkozó előírásoknak. 6

7 Tanácsadó tevékenység keretében jellemzően ellátott feladat: jogszabályok értelmezése a helyes jogszabály alkalmazói gyakorlat kialakítása érdekében, számviteli feladatellátást támogató rendszerek ajánlásként történő megfogalmazása, számviteli feladatellátást támogató minta nyomtatványok és dokumentumok megfogalmazása, szenátusi döntést igénylő előterjesztések előzetes megismerése, igény esetén véleményezése. Fenti feladatellátása során a belső ellenőrzés a Főiskola belső kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. Szervezeti függetlenség A belső ellenőrnek tevékenysége során függetlennek, külső befolyástól mentesnek, pártatlannak és tárgyilagosnak kell lennie. A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőr a belső ellenőrzési szervezeti egység vezetőjeként közvetlenül a Rektornak alárendelten végzi feladatait, melyről SZMSZ I. része, a Szervezeti és Működési Rend 37. -a rendelkezik. Szervezeti elhelyezkedését a Főiskola alábbi Organogramja 46/2012(X.04)mutatja be. Funkcionális függetlenség A funkcionális függetlenség teljes körű biztosítása érdekében a belső ellenőr nem rendelkezik semmilyen, az ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem felel az ellenőrzött tevékenységért. A belső ellenőr nem vehet részt a Főiskola operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában kivéve saját tevékenységét. 7

8 A belső ellenőr tevékenységsége tervezése során önállóan jár el, ellenőrzési tervét kockázatelemzésre alapozva, a soron kívüli ellenőrzések és a tanácsadói tevékenység egyidejű tervezésével és a vezetői igények figyelembevételével állítja össze. A belső ellenőr bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadó tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belső ellenőr hatásköre az alábbiakra nem terjed ki: a végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvétel; pénzügyi tranzakciók kezdeményezése vagy jóváhagyása, a Főiskola által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belső ellenőrzést. Összeférhetetlenség A belső ellenőr, illetve a belső ellenőrzési vezető tekintetében fennálló összeférhetetlenségi szabályokról a Bkr a rendelkezik. Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési vagy tanácsadási tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. A belső ellenőr megbízásával egyidejűleg a Főiskolát érintő összeférhetetlenségről, az egyes ellenőrzések tekintetében pedig az ellenőrzések megkezdésekor összeférhetetlenségi nyilatkozatot köteles tenni. A belső ellenőrzési vezető feladatai A Főiskolán egy személy látja el a belső ellenőrzési feladatokat, a munkakör betöltője egyben a belső ellenőrzési vezetői feladatok ellátásáért is felelős. A belső ellenőrzési vezető feladatairól a Bkr. 22. rendelkezik, s ennek keretében a belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető felelősségi körébe tartozik: A Belső Ellenőrzési Kézikönyv elkészítése és rendszeres felülvizsgálata, A kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervek kidolgozása, melyek elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezőket is figyelembe kell venni; A jóváhagyott éves ellenőrzési terv végrehajtása, ideértve a felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; A Főiskolán működő főbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, működtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos kockázatok értékelése; A belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseinek meghatározása, figyelemmel kísérése, a Rektor tájékoztatása a belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseiről és az azokhoz mérten elért eredményekről; A más szervezetek által végzett ellenőrzések és a jogalkotók munkájának figyelemmel kísérése annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés a Főiskola működését ésszerű költséghatárokon belül lefedje. 8

9 A belső ellenőr jogai és kötelezettségei A belső ellenőr jogairól és kötelezettségeiről a Bkr a rendelkezik A belső ellenőr jogosult: a) az ellenőrzött szervezeti egység helyiségeibe belépni, - figyelemmel az ellenőrzött szervezeti egység biztonsági előírásaira, munkarendjére; b) az ellenőrzött szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a közszolgálati alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni, illetve visszaadni; c) az ellenőrzött egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától információt kérni; d) az ellenőrzött szervezeti egység működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben a rektor tájékoztatása mellett más szervektől információt kérni; e) a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni. A belső ellenőr köteles: a) ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani; b) tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni; c) objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; d) megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani; e) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, haladéktalanul jelentést tenni a Rektornak; f) az ellenőrzési jelentés tervezetet az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjével egyeztetni, ellenőrzési jelentést készíteni, az ellenőrzési jelentés aláírását követően a lezárt ellenőrzési jelentést a Rektornak átadni; g) ellenőrzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról haladéktalanul jelentést tenni a Rektornak, amely fennállása esetén ennek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik; h) az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni; i) az ellenőrzött szervezeti egységnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni; j) a tudomására jutott minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot megőrizni; k) az ellenőrzési tevékenységet jelen Kézikönyvben meghatározott módon megfelelően dokumentálni, az ellenőrzés során készített iratokat és iratmásolatokat az adatvédelmi és a minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával az ellenőrzés dokumentációjához csatolni. Az ellenőrzött szervezeti egység jogai és kötelezettségei Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai jogosultak:, a) az ellenőr személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az együttműködést megtagadni; b) az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételeket tenni, és az észrevételekre választ kapni. 9

10 Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai kötelesek: a) az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, együttműködni; b) az ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti dokumentumokat másolat és jegyzőkönyv ellenében az ellenőrnek a megadott határidőre átadni; c) a saját hatáskörébe tartozóan az ellenőrzés megállapításai, és javaslatai alapján a végrehajtásért felelősöket és a végrehajtás határidejét feltüntető intézkedési tervet készíteni, az intézkedéseket a megadott határidőig végrehajtani, arról a költségvetési szerv vezetőjét és a belső ellenőrzési vezetőt tájékoztatni; d) az ellenőrök számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani. Beszámolási kötelezettség teljesítése A belső ellenőrzési vezető köteles a Rektor számára: a Bkr. 43. alapján megküldeni az ellenőrzési jelentéseket; a Bkr ai alapján elkészíteni és megküldeni az éves, illetve az összefoglaló éves ellenőrzési jelentéseket; a Rektornak rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről; a Rektor kérése esetén a más ellenőrzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerűségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külső ellenőrzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt biztosítani, valamint erről rendszeresen tájékoztatást adni. Kecskemét, szeptember 01. Horváth Béla belső ellenőrzési vezető Dr. Ailer Piroska rektor 10

11 A BELSŐ ELLENŐRÖKRE VONATKOZÓ ETIKAI KÓDEX A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 17. -ának (3) bekezdése alapján a belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök a belső ellenőrzési tevékenységet (mind a bizonyosságot adó, mind pedig a tanácsadó tevékenységet ideértve) az államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai kódex figyelembe vételével végzik. Az Etikai Kódexben megfogalmazottak vonatkoznak Kecskeméti Főiskolánál belső ellenőrzési tevékenységet folytató személyekre, így a külső szolgáltatókra is. A Kódex célja, hogy ismertesse minden érintettel a belső ellenőrzési tevékenység ellátása során kiemelten fontos etikai normákat, deklarálja a költségvetési szerv belső ellenőrének elkötelezettségét az etikai célok mellett, segítséget nyújtson a szakmai etikai problémák felismerésében és kezelésében, valamint elősegítse a belső ellenőrzési szakmán belüli egységes etikai kultúra kialakulását. A független és tárgyilagos belső ellenőrzési tevékenységet ellátóknak a közszférában általános etikai követelményekhez viszonyítva szigorúbb etikai elvárásoknak kell megfelelniük. Ahhoz, hogy ellenőri véleményüket hitelesnek tartsák és elfogadják, az ellenőrök munkájának és magatartásának mindenkor és minden körülmények között feddhetetlennek kell lennie. Mind a szakmai, mind az etikai követelményeknek megfelelő feladatvégzés megerősíti az ellenőrzés iránti bizalmat, a szakmai megbízhatóságot és általában kedvező hatást gyakorol a közigazgatásnak, az ellenőrzés rendszerének és az ellenőrök tisztességének társadalmi megítélésére is. A Kódex elfogadása, az abban megfogalmazottak betartása ugyanakkor az egyes szervezetekben is megalapozza a bizalmat az ellenőrök és munkájuk iránt. A belső ellenőrzési vezetőnek kiemelt szerepe van a belső ellenőrzés etikus működésének kialakításában. Ez a felelősség magában foglalja a példamutatást, a belső ellenőrök tevékenységének figyelemmel kísérését szakmai etikai szempontból is, valamint segítségnyújtást a felmerülő egyéb szakmai etikai problémák felmerülésének elkerülésében, illetve megoldásában. Jelen Etikai Kódex a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett Etikai Kódexben megfogalmazott elvek figyelembe vételével készült. 11

12 A BELSŐ ELLENŐR ETIKAI KÓDEXE Belső Ellenőrzési Kézikönyv Integritás A belső ellenőr feddhetetlensége, tisztessége megalapozza az ellenőr tevékenysége iránti bizalmat. A belső ellenőr: 1. munkáját becsülettel, a tőle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végzi; 2. a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét; 3. tartózkodik minden olyan tevékenységtől, viselkedéstől, amely jogszabályellenes vagy belső szabályzatot sért, illetve nem méltó a közfeladat ellátását végzőhöz, a belső ellenőrzési szakmához vagy a költségvetési szervhez; 4. tiszteletben tartja a költségvetési szerv céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem előtt tartásával végzi; 5. tevékenysége során olyan magatartást tanúsít, amely nem vezet jogtalan hátrány okozásához, illetve jogtalan előny szerzéséhez. Tárgyilagosság és pártatlanság A belső ellenőr minden esetben objektíven, kellő szakmai gondossággal, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint szakmai álláspontjának kialakítása és közlése során. A belső ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, szakmai véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. A belső ellenőr: 1. tartózkodik minden olyan tevékenységtől, mely során a szakmai célok ütközhetnek a belső ellenőr egyéni érdekeivel. A belső ellenőr az összeférhetetlenségét azonnal jelenti felettesének. 2. nem vesz részt olyan tevékenységben, illetve elkerül minden olyan kapcsolatot, amely a korrupció veszélyét hordozza magában, vagy amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, objektivitását, illetve annak látszatát keltheti. 3. nem fogad el ajándékot, juttatást vagy bármely előnyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakításában, illetve a befolyásolhatóság látszatát keltheti; 4. feltár és az ellenőrzési jelentésben bemutat minden olyan lényeges és jelentős tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét. Bizalmasság A belső ellenőr bizalmasan kezel minden, az ellenőrzés során tudomására jutott szakmai, személyes vagy egyéb adatot és információt. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, harmadik személy(ek) tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége. 12

13 A belső ellenőr: 1. a tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintően kezeli, azok megfelelő védelméről gondoskodik; 2. a tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi előírásokkal ellentétes, illetve közérdeket sértő módon nem használhatja fel; 3. a tevékenysége során tudomására jutott információkat saját hatáskörben sem közvetett, sem közvetlen formában, még beazonosításra alkalmatlan formában sem hozhatja nyilvánosságra. Kompetencia A belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok (együtt: kompetencia) birtokában látja el. A belső ellenőr: 1. kizárólag olyan, bizonyosságot adó vagy tanácsadó tevékenységet végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel, és tapasztalattal, 2. amennyiben olyan feladatot kap, amit megítélése szerint nem tud ellátni, azt jelzi a Főiskola vezetőjének. 3. tevékenységét a nemzetközi és hazai standardokon alapuló iránymutatásokkal, ajánlásokkal és az államháztartásért felelős miniszter által kiadott módszertani útmutatókkal összhangban végzi. 4. szakmai ismereteit, tevékenysége eredményességét, hatékonyságát és minőségét folyamatosan fejleszti. Együttműködés A belső ellenőr köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elősegíti az ellenőrök, illetve az ellenőrök és az ellenőrzöttek közötti együttműködést és a jó munkakapcsolatok kialakítását. A belső ellenőr: 1. együttműködés révén elősegíti saját maga és kollégái szakmai fejlődését, 2. együtt működik kollégáival. Kecskemét, szeptember 01. belső ellenőr. rektor 13

14 III. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA A független belső ellenőrzés eredményes irányítása, a belső ellenőrzési erőforrások hatékony, eredményes és gazdaságos felhasználása a belső ellenőrzési vezető felelőssége. A belső ellenőrzési vezető feladata, hogy oly módon szervezze és irányítsa a független belső ellenőrzési tevékenységet, hogy az működésével növelje a Főiskola eredményességét. Ennek kapcsán a belső ellenőrzés irányításához kapcsolódó feladatok közül kiemelt jelentőségű: a megfelelő humánerőforrás-gazdálkodás, a külső szolgáltató esetleges bevonásával kapcsolatos feladatok, valamint a belső ellenőrzési tevékenység értékelésével összefüggő feladatok. A belső ellenőrzési vezető feladata a Belső Ellenőrzési Alapszabálynak, az IIA Normáknak, a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak és a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex előírásainak történő megfelelés biztosítása. Tekintettel arra, hogy a Főiskolán egy fő látja el a belső ellenőrzési tevékenységet, ezért a Bkr. Szerint ő végzi el a Rendelet. Által a belsőellenőrzési vezető felelősség körébe sorolt tevékenységeket is. 1. Belső ellenőrzési humán-erőforrásgazdálkodás A belső ellenőrzési vezető munkaszervezési feladatai Az intézmény rektora úgy alakítja ki a belső ellenőrzés szervezetét, hogy az megfelelő bizonyosságot tudjon nyújtani a költségvetési szervek vezetői számára a belső kontrollrendszerek hatékony működéséről, arányban álljon a Főiskola által ellátott feladatokkal és a stratégiai tervben foglaltakkal. A belsőellenőrzési vezető felelőssége, hogy tájékoztatást adjon a Főiskola vezetőjének, ha a rendelkezésre álló kapacitás nem elegendő a belső ellenőrzési feladatok ellátására. Köteles a rektor által jóváhagyott éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósulásáról annak érdekében, hogy teljesüljenek az ellenőri regisztrációra, képzettségre és szakmai gyakorlatra vonatkozó jogszabályi előírások, azaz a belső ellenőr folyamatosan rendelkezzen az összetett munkakörre előírt végzettséggel és gyakorlattal. A humán-erőforrás gazdálkodásfőbb elemei a) humán-erőforrások tervezése, ahol a cél annak meghatározása, hogy mekkora, illetve milyen humán- és tárgyi erőforrás szükséges ahhoz, hogy a belső ellenőrzés megfelelő bizonyosságot tudjon nyújtani a rektor számára a belső kontrollrendszerek hatékony működéséről. b) kapacitás-felmérés: Az éves ellenőrzési terv teljesítésének időrendi előrehaladásával, illetve esetleges módosulásával összhangban rendszeres időközönként aktualizálni kell a kapacitás szükségletet. A kapacitás-felmérés eredményeképpen a belső ellenőrzési vezető meg tudja határozni, hogy a rendelkezésére álló humán erőforrás elégséges-e a tervezett munka elvégzésére, és javaslatokat tesz szükség esetén további erőforrások bevonására. c) munkakör kialakítása munkaköri leírás A munkaköri leírásban meg kell jeleníteni azt, hogy az egyszemélyes belső ellenőrzési egység egyszerre lát el belső ellenőrzési vezetői, vizsgálat-vezetői, és belső ellenőri munkaköri feladatokat, és érvényesíteni kell az alkalmazásra vonatkozó jogszabályi előírásokat a következőkre tekintettel A belső ellenőrökre vonatkozóan a Bkr. 24. (2) bekezdése legalább két éves ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli, vagy az adott költségvetési szerv tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlatot ír elő. A vizsgálatvezetőre a Bkr. 24. (4) bekezdése határoz meg előírást, miszerint nem lehet 14

15 vizsgálatvezetőnek kijelölni azt a belső ellenőrt, aki a két éves szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, addig amíg a belső ellenőrzési szervezeti egységnél a hiányzó szakmai gyakorlatot meg nem szerezte. A belső ellenőrzési vezetőnek a Bkr. 24. (5) bekezdése értelmében csak legalább öt éves szakmai gyakorlattal rendelkező belső ellenőr nevezhető ki. A jogszabályok a kötelező belső ellenőri regisztrációt ismétlődő 2 éves képzéshez, illetve éves szakmai továbbképzéshez kötik. A belső ellenőrzési vezetőnek kötelezettsége az alkalmazási feltételek folyamatos teljesítése, d) képzés és készségfejlesztés személyre szabott egyéni képzési terv, amely lehetőséget ad, az ellenőr folyamatos fejlődésére; A beazonosított fejlesztési szükségletek alapján lehet meghatározni a személyre szabott egyéni képzési tervet. Ez formális, írásban jóváhagyott terv, mely megvalósulását az év során folyamatosan nyomon kell követni és az éves teljesítményértékelésének részévé kell tenni. (1.számú iratminta) 2. Külső szolgáltató bevonásának feltételei Mivel a Főiskola főállású belső ellenőrt foglalkoztat, ezért külső szolgáltató igénybevétele abban az esetekben indokolt és kérhető, ha a szakértő bevonása speciális szakértelmet igénylő ellenőrzési területeken merül fel. (informatikai-, jogi-, közbeszerzési-, adózási területeken. Feltételei: a felkért szakértő regisztrált belső ellenőr legyen, összeférhetetlenség a feladat elvégzésében nem áll fenn, szolgáltatási szerződés megkötésre kerüljön. A szerződésben rögzíteni kell, hogy a külső szolgáltató, a vonatkozó hazai, és nemzetközi jogszabályok, valamint belső ellenőrzési standardok, szakmai és etikai normák szerint látja el ellenőrzési feladatait. a megbízó intézmény által kialakított belső ellenőrzési kézikönyvet és módszertani leírásokat, valamint a nemzetközi és hazai belső ellenőrzési standardok, legjobb gyakorlat követelményeit is maradéktalanul alkalmazni köteles. Az eseti szerződés, meghatározza az igényelt szolgáltatás célját, irányadó jogszabályok alkalmazását, nyilvántartásokhoz való hozzáférést tevékenység ütemezését, kapcsolattartás, együttműködés rendjét adatvédelmi kikötéseket, teljesítési határidőket, igazolásokat, illetve az elkészített ellenőrzési dokumentumok átadási rendjét, titoktartási elvárásokat a munka díjazását. 3. Belső ellenőrzési tevékenység teljesítmény értékelése A Bkr.48. -a szerint a belső ellenőr felelőssége, hogy évente egyszer éves ellenőrzési jelentés keretében önértékelést végezzen az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembe vételével. Az elkészített éves ellenőrzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: a) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján: az éve ellenőrzési tervben foglaltak teljesítésének étékelése, bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása, tanácsadó tevékenység bemutatása. A vonatkozó jogszabályi előírás alapján az ellenőrzési vezető felelőssége, hogy évente legalább egyszer, az ellenőrzéseket követő felmérésekre alapozva elvégezze az önértékelést. 15

16 16 Belső Ellenőrzési Kézikönyv A teljesítményértékelés elsődleges eszközei/módszerei A teljesítményértékelés elsődleges eszközei: - az ellenőrzést követő felmérő lapok, illetve - a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) alkalmazása. A KTM olyan teljesítmény-mérőszámok, amelyek lehetővé teszik a belső ellenőrzési vezető számára, hogy mennyiségi méréseket végezzen, és a belső ellenőrzés teljesítményét erre alapozva értékelje. A belső ellenőr munkaidő ráfordításának kimutatását az ellenőrzések nyilvántartásának felhasználása segíti.(21. számú iratminta). A nyilvántartás alkalmas annak nyomon követésére és értékelésére, hogy egy ellenőr mennyi időt fordított az egyes ellenőrzési lépésekre, a jelentés elkészítésére, ill. nyomon követhető az is, hogy adott ellenőrzésre mennyi munkaidőt fordított a belső ellenőrzési vezetői és vizsgálatvezetői szerepkörében. IV. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE 1. A tervezés alapelvei Az ellenőrzés tervezési folyamat során a következő kulcsfontosságú alapelveket kell követni: a) A tervezést folyamatokra és az azokban rejlő kockázatokra kell alapozni. Az ellenőrzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a belső ellenőrzés vezetője a folyamat alapú kockázatelemzés eredményeit felhasználva jár el. b) A tervezésnek a jövőbe kell tekintenie A stratégiai ellenőrzési tervnek a Bkr. 30. (1) bekezdése alapján négy évet kell lefednie. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi időpontra kell tervezni. Az ilyen folyamatokat meghatározott rendszerességgel, 1-2 évente újra bele kell foglalni az éves ellenőrzési tervbe. c) A tervezésnek folyamatosnak kell lennie A tervezés folyamatában mindvégig célszerű betartani a gördülő tervezés elvét, a stratégiai ellenőrzési tervet szükség szerint kell felülvizsgálni. Ezzel párhuzamosan év végén kockázatelemzés alapján el kell készíteni a következő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet. d) A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie Az ellenőrzések tervezésének a Főiskolára ható külső-belső változásokhoz kell igazodnia. Előfordulhat, hogy azok a területek, amelyek egy adott időpontban jelentős kockázatúnak minősültek, a továbbiakban már nem lesznek azok és fordítva. Ezért a Főiskola kockázati struktúráját évente értékelni, és az ellenőrzési terveket ennek megfelelően módosítani kell. 2. A tervezés előkészítése A tervezés előkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelőző előkészítő lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést is. A kockázatelemzést megelőző előkészítés során a belső ellenőrzés: elemzi a külső és belső kontrollkörnyezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenőrzési tervezés során figyelembe vehető változásokat; értelmezi a Főiskola célkitűzéseit, beleértve a belső ellenőrzés céljait is; azonosítja a folyamatokat, illetve az adott folyamat irányításáért, működtetésért felelős személyeket, azaz a folyamatgazdákat és a vezetőkkel egyeztet az egyes folyamatok a Főiskola célkitűzéseihez viszonyított fontosságáról; megvitatja a vezetőkkel, mit várnak el a belső ellenőrzéstől; a vezetőkkel közösen meghatározza a belső ellenőrzési fókuszt.

17 Az általános felmérés részeként a külső és belső kontrollkörnyezetnek vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti és elemzi a működési környezetben és a folyamatokban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat is. A környezet változásának elsődleges forrásai: hazai és európai uniós jogszabályi változások; gazdasági-politikai környezet változása; Főiskola stratégiájának, célkitűzéseinek, rövid- és hosszú távú terveinek változása; belső szervezeti változások; belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak, kézikönyvek változása. Ezek a változások a Főiskola folyamataiban rejlő kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belső ellenőrzésnek arra kell törekednie, hogy összegyűjtsön minden információt. a Főiskola vezetésétől, illetve az egyes szervezeti egységektől 2.1 A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása A belső ellenőrzés a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása során a működés folyamataira koncentrál. A folyamatok a Főiskola célkitűzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra és ennek érdekében működnek. Különösen fontos ezért a tervezés során figyelembe venni a Főiskola működési folyamatait, és azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, működtetéséért. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítását, valamint a folyamatok fontosságának 1-4-ig terjedő skálán történő besorolását és elemzését a Főiskola vezetésével közösen kell elvégezni. A vezetők bevonása vezetői interjúk, munkamegbeszélések keretében történik. A korábban kialakított ellenőrzési nyomvonalak (FEUVE) segítenek a Főiskola működési folyamatainak azonosításában, megértésében.(2. számú iratminta) Az alkalmazott módszer a kockázatelemzés időpontjában, a legfontosabb működési folyamatok meghatározására irányul. Az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végeredményének kialakításához. 2.2 A belső ellenőrzési fókusz kialakítása A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőr és a Rektor egyeztetett közös álláspontját, elképzeléseit jelenti, hogy a belső ellenőrzésnek mely területekre kell irányítania erőforrásait. A belső ellenőrzési fókusznak a kockázatelemzéshez lefolytatott interjúkon, vagy egyéb munkaértekezleteken, munkamegbeszéléseken történő közös kialakítása a tervezés előkészítési folyamat egyik legfontosabb lépése. A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőrzést segíti a kockázatosnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenőrzött tevékenységek és az érintett egységek közötti erőforrás elosztás meghatározásában, a belső ellenőrzéssel szemben támasztott vezetői igények azonosításában. A belső ellenőrzési fókuszt a Főiskola célkitűzéseinek és a vezetők belső ellenőrzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembe vételével kell kialakítani. A Főiskola célkitűzéseinek feltárása során a belső ellenőrzésnek a vezetőkkel értelmeznie kell az intézmény stratégiai időtávú(4<) és rövidtávú(1>) éves célkitűzéseit annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. A vezetők elvárásai alatt annak meghatározása értendő, hogy a vezetők milyen kérdéseket, feladatokat illetően számítanak a belső ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. 17

18 18 Belső Ellenőrzési Kézikönyv A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a Főiskola működésével kapcsolatos főbb vezetői elgondolásokból adódnak (pl.: egy-egy speciális működési követelménynek megtérülés, ráfordítás, megfelelés). Ezeket az elvárásokat az éves ellenőrzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. A belső ellenőrzési fókuszt az elfogadott célkitűzések és egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzésnek és a vezetőknek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén az ellenőr a kockázatokat elemezni fogja, amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog. 3. Kockázatelemzés A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze, rangsorolja és dokumentálja a Főiskola folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatelemzés az első lépés ahhoz, hogy az éves ellenőrzési tevékenység a Főiskola vezetésével egyetértésben meghatározott belső ellenőrzési fókusszal összehangolásra kerüljön. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is A Főiskola folyamatainak azonosítása és megértése A kockázatelemzés első lépése a Főiskola valamennyi, az elemzésbe bevont fő-, és alfolyamatainak meghatározása. A folyamatokban rejlő főbb kockázatok azonosításának első lépéseként a belső ellenőrzésnek meg kell értenie a főbb folyamatokat. Ennek érdekében a vonatkozó belső szabályzatok megismerését követően azonosítani kell a folyamat felelősöket. A folyamatok felelőseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. Azt követően, hogy az elemzésbe bevont valamennyi folyamat meghatározásra és értelmezésre került, szükséges megvizsgálni a működési folyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentőségét (magas közepes alacsony). Ezt az elemzést a költségvetési szervezet vezetőivel, a folyamatgazdákkal, közösen célszerű elvégezni, konszenzusra kell jutni a folyamatok fontosságának kockázati tényezők összesített értékelése tekintetében, és azt 5 fokozatú skálán behatárolni Kockázatok, kockázati tényezők és a főbb kontrollpontok azonosítása, elemzése Miután viszonylag részletesen megismerte és megértette a fő-, és alfolyamatokat, a belső ellenőrzésnek azonosítania kell a folyamathoz kapcsolódó jelentős kockázatokat. Ehhez segítséget nyújthat egy a folyamatgazdáknak összeállított kockázat elemzési kérdőív, azonban fontos megjegyezni, hogy a belső ellenőrzés a saját szakmai véleményére támaszkodva felül bírálhatja a folyamatgazdák által meghatározott kockázatokat, illetve azok mértékét. Az egyes fő-, és alfolyamathoz meghatározott kockázatokat a Kockázatelemzési Kritérium Mátrixban (KKM) meghatározott kockázati tényezők mentén, az alábbi két szempont alapján kell értékelni: a kockázati tényező bekövetkezési Valószínűsége (mely lehet magas(5), jelentős(4), közepes(3) mérsékelt(2) és alacsony(1); a kockázati tényező célokra gyakorolt Hatása (mely ugyancsak lehet: magas(5), jelentős(4), közepes(3), mérsékelt(2), és alacsony(1); alapján. A kontrollpontok a folyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által kialakított olyan folyamat elemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos

19 kontroll vagy ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés során a legfontosabb kontrollpontokat fel kell tárni, a belső ellenőrzésének látnia kell a kontrollpontok rendszerét A kockázatelemzés végeredményének kialakítása A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belső ellenőrzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését (3-4. számú iratminta)a folyamatok kockázatáról és a kontrollpontok azonosításáról) a működési folyamatok jelentőségének feltérképezésének és elemzésének eredményeivel. Ennek során két összetevőt kell bemutatni: az adott folyamat mennyire jelentős, fontos Súly (10*) az adott folyamat mennyire kockázatos. (Valószínű(5)*Hatás(5) Ebből a két tényezőből kell a végső következtetést levonni, ami a folyamat összesített kockázatai értékelését adja. (4.-5. számú iratminta) Az értékelés végeredménye mutatja meg, hogy elsődlegesen mire irányuljon az ellenőrzési erőforrások elosztása az ellenőrzés tervezési szakaszában. (S*V*H) 4. Stratégiai ellenőrzési terv A Főiskola belső ellenőre stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely összhangban a Főiskola hosszú távú céljaival - meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket. A Bkr. 29..(1) értelmében a stratégiai ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján készíti el, négy évre szól és a Főiskola rektora hagyja jóvá. A terv az alábbiakat tartalmazza: a) a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat; b) a belső kontrollrendszer általános értékelését; c) a kockázati tényezőket és értékelésüket; d) a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet; e) a szükséges erőforrások felmérését a létszám, képzettség, tárgyi feltételek tekintetében; f) az a)-c) pont alapján meghatározott ellenőrzési prioritásokat és az ellenőrzési gyakoriságot. A stratégiai terv nem konkrét ellenőrzési feladatokat, hanem a belső ellenőrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső ellenőrzés fejlesztésének irányára, prioritásaira vonatkozó összegzést tartalmaz, meghatározza a belső ellenőrzés irányait és súlypontjait, a feladat ellátáshoz szükséges erőforrásokat, valamint a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket A stratégiai ellenőrzési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni. A Főiskola Intézményfejlesztési tervében megjelölt hosszú távú célokat kijelölő stratégiát és cselekvési feladattervet, a stratégiai ellenőrzési terv elkészítéséhez figyelembe kell venni, annak változásait azon át kell vezetni. A tervezés aktualizálása során a belső ellenőrzés gördülő tervezési technikát alkalmaz. 5. Éves ellenőrzési terv A belső ellenőrzési vezető - összhangban a stratégiai ellenőrzési tervvel - összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet, melyet a Rektor hagy jóvá. Az éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia.(6. számú iratminta). 19

20 Az elvégzett kockázatelemzés során magas kockázatúnak minősített területekre az éves ellenőrzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehető legrövidebb időn belül ellenőrizni kell. Az éves ellenőrzési terv tartalmazza: (7.számú iratminta) a) az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását; b) a tervezett ellenőrzések tárgyát; c) az ellenőrzések célját; d) az ellenőrizendő időszakot; e) a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását; f) az ellenőrzések típusát; g) az ellenőrzések tervezett ütemezését; h) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését; i) a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást; j) a soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitást; k) a képzésekre tervezett kapacitást; l) az egyéb tevékenységeket. A szöveges éves ellenőrzési terv a jogszabályokra figyelemmel az alábbiakat tartalmazza: Az ellenőrzési terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, dokumentumok, Az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása, Bizonyságot adó tevékenységhez rendelkezésre álló ellenőri kapacitás tervezése, A tervezett feladatok felsorolása Éves ellenőrzési Terv, Kötelező mellékletek Az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint a kockázatelemzés eredményeivel összhangban kerülnek megválasztásra az ellenőrzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárások és módszerek. Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzés a Rektor döntése alapján módosíthatja. A soron kívüli ellenőrzések szükségessége nem várt eseményekből adódik, így a soron kívüli ellenőrzések számát és erőforrás-szükségletét az ellenőrzési tervezés során nem lehet előre pontosan meghatározni. Általános szabályként a soron kívüli ellenőrzések elvégzésére ezért a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás %-át célszerű elkülöníteni az ellenőrzési tervezés során. Terven felülinek minősül az az ellenőrzés, amit a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósítanak meg. Az alábbi esetekben jellemzően nem szükséges az éves ellenőrzési terv módosítása: - az ellenőrzés tervezett kezdete vagy vége módosul; - az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek körének bővítésére kerül sor; - az ellenőrzendő időszak kibővítése vált szükségessé. 20