AJÁNLATI FELHÍVÁSA. Rendezvény szervezési feladatok ellátására

Átírás

1 Az Egészségügyi Gazdasági Vezetők Egyesülete (rövidítve: EGVE, 1024 Budapest, Köves u. 1. AJÁNLATI FELHÍVÁSA Rendezvény szervezési feladatok ellátására Az EGVE jelen felhívásával ajánlattételre kéri fel a jelentkező szolgáltatókat. Az ajánlati felhívás az EGVE hivatalos honlapján ( jelenik meg Az ajánlatkérés tárgya Az Egyesület egyedi megbízása alapján szakmai és szervezeti rendezvények szervezése, lebonyolítása, különös tekintettel az alábbi rendezvényre: Magyarországi Egészségügyi Napok (MEN) szervezése és lebonyolítása minden év október első hetében, évenként egyeztetett konkrét időpontban. Az egyesület eseti felkérés alapján egyéb rendezvények szervezésére és lebonyolítására is adhat megbízást. I. Az ajánlat tárgyának körülhatározása 1. Minden rendezvény esetében a. Gondoskodni kell a gépkocsival érkezők parkolási lehetőségéről. b. A szállást egy és kétágyas szobákban, eltérő kategóriájú/árfekvésű elhelyezési lehetőségekkel kell felajánlani a résztvevőknek. c. A biztosítandó szobák száma a jelentkezések számától függően, a tájékoztató adatok szerinti. d. A résztvevők átlagos létszáma várhatóan a tájékoztató adatok szerinti. e. A kiállítók részére kiállítási területet kellett biztosítani, a tájékoztató adatok szerint. f. A kiállítók száma várhatóan a tájékoztató adatok szerinti. g. A rendezvény(ek) keretében biztosítani kell az egyesületi közgyűlés lebonyolításának feltételeit is, a rendezvény(ek) első napja délutánján, melyen a résztvevők száma a tájékoztató adatok szerinti. h. A rendezvény(ek) keretében biztosítani kell az egyesület által szervezett Kreditpontos képzés lebonyolításának feltételeit is, a rendezvény(ek) első napja délutánján, melyen a résztvevők száma a tájékoztató adatok szerinti. i. A szponzorációval kapcsolatos elszámolási feladatokat az EGVE biztosítja. 1

2 2. Magyarországi Egészségügyi Napok a. MEN az egészségügyi ágazat 3 napos tudományos kongresszusa, hazai és nemzetközi cégek kiállításával. b. A kongresszushoz kapcsolódóan legalább 2 éjszakára szállást reggelivel és napi háromszori étkezést kell biztosítani. c. Törekedni kell a helyszín kiválasztása során arra, hogy a rendezvény és a szállás minél közelebb essen egymáshoz, optimális esetben legyen egy helyen. d. Amennyiben a két helyszín elhelyezkedése azt szükségessé teszi, a résztvevők szállításáról gondoskodni kell. e. A MEN keretében kísérőprogramokat kell szervezni, a tájékoztató adatok szerinti alkalommal, amely esetileg kerül egyeztetésre az EGVE szervezési feladatokra kijelölt képviselőjével. 3. Egyéb opcionális rendezvények a. Kétnapos rendezvényhez kapcsolódóan legalább 1 éjszakára szállást reggelivel, 2 ebédet és 1 vacsorát 1 kell biztosítani. b. Egynapos rendezvény esetén a résztvevők számára ebédet, igény szerint egy éjszakára szállás lehetőséget kell biztosítani. c. A rendezvény helyszínét úgy kell kiválasztani, hogy az a szálláshellyel azonos helyszínen legyen. 4. Tájékoztató adatok Tájékoztató adatoknak nevezzük az elmúlt 3 év 2 tényadatai alapján relevánsként kezelendő irányszámokat, melyek célja, hogy a rendezvények szervezése tárgyában ajánlatot tevők részére iránymutatást jelentsen. Megnevezés Me. MEN Rendezvény időtartama nap 3 Szállás éjszakáinak száma nap 2 Ebéd száma db 3 Vacsora száma db 2 Biztosítandó szobák száma db 500 Kísérőprogramok száma db 2 A rendezvényen résztvevők átlagos száma fő A közgyűlésen résztvevők átlagos száma fő Kiállítási terület nagysága m tájékoztató adat évek 2

3 Kiállítók száma cég Biztosítandó előadótermek száma db 1+1 A résztvevők létszáma eltérhet a kiírásban szereplő keretszámoktól. A konkrét szervezési feladatok illetve az eseti rendezvények vonatkozásában az aktuális létszámadatok az irányadóak, melyeket az előkészítés során az EGVE elnöksége határoz meg. II. Az ajánlattevő által ellátandó feladatok: 1. A rendezvény előkészítése kapcsán: Javaslattétel a rendezvény helyszínére/helyszíneire; Részvétel a helyszín kiválasztásában (a helyszínről az EGVE Választmánya dönt); Költségvetési előkalkuláció készítése; A szervezéssel, lebonyolítással kapcsolatos feladat- és ütemterv elkészítése; A rendezvény helyszínének lefoglalása, a szükséges szerződések megkötése. A jelentkezési lapok, tájékoztatók, programfüzet elkészítése, postázása; A visszaigazolások kezelése; A számlák kiállítása, a részvételi díjak beszedése elkülönített bankszámlára; A reklámlehetőségekre javaslattétel; A reklámszerződések megkötése, számlák kiállítása, a díj beszedése. A jelentkezőkkel való kapcsolattartás; A kongresszusi táskák összeállítása (kizárólag a MEN esetében); A kitűzők elkészítése. 2. A rendezvény lebonyolítása során A rendezvény és a kiállítás (kizárólag a MEN esetében) technikai feltételeinek biztosítása; A fennakadás nélküli regisztráció biztosítása a rendezvény teljes időszaka alatt; Információs pult működtetése, a résztvevők folyamatos informálása, útbaigazítása; A kiállítókkal való kapcsolattartás a MEN rendezvényen; A teremdekoráció biztosítása, reklámanyagok kihelyezése; A kísérőprogramok lebonyolítása; Parkolási lehetőség biztosítása, őrzéssel; A résztvevők elszállásolásával kapcsolatos operatív feladatok biztosítása; Az előzetesen egyeztetett ajándékok biztosítása az előadók részére; Szükség esetén a résztvevők szállításának biztosítása; 3

4 Teljes körű biztonsági szolgálat és beléptetés biztosítása; 3. A rendezvényt követően A rendezvény lebonyolítását követő 30 napon belül tételes elszámolás elkészítése és benyújtása, az EGVE Ellenőrző Bizottságának elvárásai szerint; Szakmai értékelés összeállítása a rendezvénnyel kapcsolatos tapasztalatokról és esetleges javaslatokról; Az elszámolás elfogadását követően az EGVE részére megállapított összeg 8 napon belüli utalása. 4. Általános rendezvény-szervezési elvárások A regisztrációs díjat egy összegben kell meghatározni, külön az EGVE tagok, és külön a nem EGVE tagok részére. A regisztrációs díjat az EGVE elnöksége állapítja meg. A jelentkezési lapokat úgy kell elkészíteni, hogy a résztvevők szabadon választhassanak az általuk igényelt szállás, étkezés mennyiségéről, illetve a kísérő programok megrendeléséről. Csomag ajánlatok felkínálása lehetőség van. Az EGVE Választmányának ellenkező döntéséig Budapest mint helyszín kizárva. A meghívók expediálásához a címjegyzéket az EGVE biztosítja, de a szervező jogosult maga is javaslattal élni a meghívottakra vonatkozóan. Konkrét meghívót ezen kör részére csak előzetes egyeztetést és az EGVE elnöksége általi elfogadást követően lehet kiküldeni. A kiállítással kapcsolatos díjak meghatározása a nyertes rendezvényszervező joga, azokat azonban jóváhagyásra be kell nyújtani az EGVE elnöksége felé. A jelentkezéssel, a kapcsolattartással összefüggő ügyek elektronikusan is intézhetőek legyenek a résztvevők számára. Az EGVE fenntartja annak lehetőségét, hogy a felhívásban jelzett rendezvényeken túl, további események szervezésével is megbízhatja a nyertes ajánlattevőt, melynek szervezésére vonatkozó általános elvárások a felhívásban közöltekkel azonosak. Ajánlattevő a teljesítésben személyesen köteles eljárni, alvállalkozó bevonása a szervezési feladatokba csak eseti jelleggel, az EGVE Elnökségének előzetes jóváhagyása alapján lehetséges. Ajánlattevőnek be kell mutatnia, hogy a II.1-4. pontokban foglaltakat milyen módon kívánja teljesíteni. 4

5 5. Kötelező ajánlati feltételek Az EGVE 5 évre kíván szerződést kötni a nyertes ajánlattevővel. A határozott időre szóló vállalkozási szerződés tervezetét az ajánlattevőnek kell elkészítenie, az ajánlati feltételekben foglaltakat maradéktalanul tartalmaznia kell és azt az ajánlat részeként kell benyújtani. A rendezvényen résztvevők által fizetendő regisztrációs díjak teljes összege az EGVE-t illeti meg. A regisztrációs díj összegét a rendezvény eredményének megállapítása során figyelmen kívül kell hagyni! Az ajánlattevőnek vállalnia kell, hogy a rendezvény(ek) jóváhagyott elszámolásai alapján megállapított eredmény minimálisan 60 százalékának megfelelő összeget az Egyesület számára, külön eseti megállapodásban rögzített módon, biztosítja. Az elvárt EGVE-t illető összeg a MEN rendezvények esetében 5 millió forint. Az egyes rendezvények valós eredménye kimutatásakor az EGVE-t megillető bevételek (regisztrációs díj) a bevételek között nem kimutatandóak, a teljesítés az EGVE felé a rendezvény elszámolásának elfogadását követően esedékes. a kiadások között a vállalkozás nem szerepeltethet semminemű olyan saját költséget, amely a szervezéshez kapcsolódó munkavégzést tartalmaz. amennyiben az ajánlattevő az EGVE által előzetesen megállapított eseti feltételek keretei között nem tudja garantálni a pozitív eredményű megvalósítást, úgy a felek a rendezvény tartalmát illetően egyeztetni kötelesek. Amennyiben az egyeztetés nem jár eredménnyel, úgy az EGVE jogosult a szerződés rendkívüli felmondására. A szerződésben vállalni kell, hogy amennyiben a rendezvényszervező a rendezvényszervezési feladatokat saját hibájára visszavezethető módon nem látja el, vagy a rendezvény a rendezvényszervezőnek felróható okból hiúsul meg, Ft meghiúsulási kötbért köteles fizetni az EGVE részére. 6. Részvételi feltételek Az EGVE csak az általa alkalmasnak ítélt ajánlattevő ajánlatát fogadja be. Az elmúlt/előző három (lezárt, üzleti) év: évek Az alkalmasság feltételei: A rendezvényszervezés, mint tevékenység, szerepel a vállalkozás tevékenységében; A rendezvényszervezésből legalább 50 millió Ft volt az elmúlt három lezárt üzleti évben az ajánlattevő átlagos bevétele; 5

6 Három megfelelő referenciaigazolás csatolása, mellyel az ajánlattevő igazolja, hogy hasonló rendezvényt 3 sikeresen megszervezett az elmúlt 3 évben. A ajánlattevő szokásos üzleti eredménye az elmúlt három évből legalább két évben pozitív volt. Az alkalmasság igazolása: Cégkivonat, mely tartalmazza a vállalkozás tevékenységét és szerepel benne a rendezvényszervezés, mint tevékenység. Az elmúlt három év eredmény kimutatása, amely igazolja, hogy rendezvényszervezési tevékenységéből legalább átlagosan 50 millió Ft bevételt ért el az elmúlt három lezárt üzleti évben (amennyiben az eredmény kimutatásból ez nem igazolható, könyvvizsgálói záradékkal ellátott igazolást kell mellékelni eredeti példányban); az elmúlt három lezárt üzleti évből legalább két évben pozitív eredménye volt a vállalkozásnak; Eredeti példányú, legalább három referencia-igazolás az 1. számú mellékletben szereplő minta szerint; Személyi feltételek igazolása: azon személyek rendezvényszervezési gyakorlata, referenciái, akik a rendezvény szervezésében közvetlenül részt vesznek. 7. Bírálati szempontok Az EGVE részére vállalt támogatás mértéke, aránya a rendezvény elvárt eredményéhez viszonyítva. A rendezvények helyszínére vonatkozó konkrét javaslatok értékelése. A rendezvények lebonyolításával kapcsolatos technikai szolgáltatások színvonala és azok szakmai tartalma. A szervezési feladatok és a lebonyolítás informatikai támogatásának szakmai tartalma. Az ajánlati felhívás II.1-5. pontjaiban meghatározott feltételek teljesítésére vonatkozó szakmai anyag értékelése. A határozott időre szóló vállalkozási szerződés ajánlat tartalma, kondíciói. 8. A ajánlatok elbírálása, értékelése A beérkezett ajánlatokat az EGVE által kijelölt 3 fős Bíráló Bizottság értékeli, rangsorolja. Jelen ajánlati felhívás nem tartozik a közbeszerzés hatálya alá. 3 Hasonló rendezvénynek minősül az a rendezvény, melyen legalább 300 résztvevő és legalább 20 kiállító vett részt, és amely rendezvény legalább két napos volt, szállásbiztosítással. 6

7 A Bíráló Bizottság minden érvényes ajánlatot benyújtott ajánlattevővel egyeztető tárgyalást folytat, amelynek keretében a benyújtott szerződés tervezetet is értékeli. A Bíráló Bizottság írásos javaslata, az EGVE Választmányának véleménye alapján az ajánlat eredményéről az EGVE elnöke dönt azzal, hogy köti a választmányi javaslat. 9. Az ajánlatok benyújtása Az ajánlatot magyar nyelven, 1 példányban nyomtatott formában, illetve CD vagy DVD adathordozón kell benyújtani, az alábbi címre: EGVE BUDAPEST, Köves u Az ajánlat beérkezési határideje: február 20, 12ºº óra. A határidőt követően benyújtott ajánlat érvénytelen. Az ajánlatra rá kell írni: EGVE AJÁNLAT A kiíró fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlatkérést eredménytelennek minősítse. Az ajánlat elkészítésének és benyújtásának valamennyi járulékos költségét a benyújtó viseli, melynek részbeni, vagy teljes megtérítésére a ajánlat érvénytelensége, vagy eredménytelensége esetén sem tarthat igényt. Az ajánlatok elbírálására és az érvényes ajánlatot benyújtókkal folytatandó egyeztető tárgyalásokra március 3. és március 7. között kerül sor Budapesten, az EGVE székhelyén. A Bíráló Bizottság írásos javaslatát az EGVE Választmánya március 13.- ig tárgyalja, döntéséről 10 napon belül tájékoztatja az ajánlattevőket. Budapest, január 20.. Molnár Attila EGVE elnök 7

8 1. számú melléklet REFERENCIA IGAZOLÁS 4 A referencia igazolást kérő vállalkozás megnevezése:... A referenciát kérő vállalkozás adószáma:... A referenciát igazoló vállalkozás megnevezése:... A referenciát igazoló vállalkozás adószáma:... A referenciát igazoló személy neve:... A referenciát igazoló személy beosztása:... A referenciát igazoló személy elérhetősége (telefon, )... Alulírott, referenciát igazoló vállalkozás képviselője igazolom, hogy a referencia igazolást kérő vállalkozás az elmúlt három évben az alábbi rendezvényeket szervezte vállalkozásunk megbízásából: 1. A rendezvény időpontja: A rendezvényszervezőnek kifizetett bruttó összeg: A rendezvény résztvevőinek száma: A rendezvénnyel párhuzamos kiállítás kiállítóinak száma: A rendezvény egybefüggő napjainak száma: A rendezvény résztvevőinek számára biztosított szállás éjszakáinak átlagos száma:.. 7. A rendezvény résztvevői számára biztosított szállás minősítése az ár-értékarány alapján 5 : a. nem volt megfelelő b. elfogadható volt c. jó volt d. kiváló volt 8. A rendezvény résztvevői számára biztosított étkezés minősítése az ár-értékarány alapján 6 : a. nem volt megfelelő b. elfogadható volt c. jó volt d. kiváló volt 9. A rendezvényszervező munkájának minősítése 7 : a. nem volt megfelelő b. elfogadható volt c. jó volt d. kiváló volt.. (hely), (hó) (nap)... a referenciát igazoló személy aláírása... a referenciát igazoló vállalkozás 4 Amennyiben a referencia időszakában a rendezvényszervező több rendezvényt is szervezett a referenciát igazoló vállalkozás részére, azokat külön lapon kell igazolni! 5 A megfelelő válasz aláhúzandó! 6 A megfelelő válasz aláhúzandó! 7 A megfelelő válasz aláhúzandó! 8

9 vezetőjének aláírása 9