MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI SZABÁLYZAT 1. SZ. VERZIÓ A hatálybalépés dátuma: OKTÓBER 28. (Érvényes visszavonásig.) Jóváhagyta: Dr. Danyi József rektor

2 A Kecskeméti Főiskola Szenátusa a felsőoktatásról szóló évi CXXXIX. törvény 21. (2) bekezdés alapján, a Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képező Minőségbiztosítási Szabályzatot fogad el, melynek részei: FME-01 Dokumentumkezelés c. minőségirányítási eljárás, FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése c. minőségirányítási eljárás, FME-03 Az intézmény által megfogalmazott ígérvények felülvizsgálata c. minőségirányítási eljárás, FME-04 A hallgatói jogviszonnyal járó képzési folyamatok c. minőségirányítási eljárás, FME-05 Tudományos munka tervezése és fejlesztése c. minőségirányítási eljárás FME-06 Felnőttképzési folyamatok c. minőségirányítási eljárás, FME-07 Beszerzés, külső erőforrás minősítése c. minőségirányítási eljárás, FME-08 Hallgatói élet hallgatói szolgáltatások c. minőségirányítási eljárás, FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. minőségirányítási eljárás. A szabályzatot a Szenátus a 72/2011.(X.27.) számú határozattal elfogadta. Fájlnév (verziószám): KF Minőségbizt. szab. V_1. Érvényes visszavonásig.

3 FME - 01 DOKUMENTUMKEZELÉS (MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS) 1. SZ. VERZIÓ HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: HATÁLYOS: visszavonásig KÉSZÍTETTE: ELLENŐRIZTE: Szabóné Kiss Márta főtitkár Dr. Kuti István minőségirányítási vezető JÓVÁHAGYTA: Dr. Danyi József rektor

4 FME-01 DOKUMENTUMKEZELÉS 1/7 TARTALOMJEGYZÉK 1. Az eljárás célja Érvényességi terület Az eljárás leírása A Kecskeméti Főiskola belső dokumentumainak kezelése Dokumentumok elkészítése A főiskolai szabályzatok és kari eljárásrendek elkészítése, módosítása Minőségirányítási dokumentumok elkészítése Dokumentumok jóváhagyása A dokumentumok nyomon követési rendszere Elektronikus formában megjelenő dokumentumok nyomon követése Nyomtatott formátumban megjelenő dokumentumok nyomon követése Dokumentumok archiválása Tényrögzítő dokumentumok kezelése Tényrögzítő dokumentumok készítése A tényrögzítő dokumentumok tárolása, selejtezése Dokumentációs mátrix Jogszabályfigyelő Kapcsolódó dokumentumok... 7 Folyamatgazda: főtitkár

5 FME-01 DOKUMENTUMKEZELÉS 2/7 1. Az eljárás célja Az eljárás szabályozza a főiskola dokumentumainak, feljegyzéseinek kezelését. 2. Érvényességi terület Jelen minőségirányítási eljárás a Kecskeméti Főiskola teljes tevékenységi körébe tartozó, a minőségirányítási rendszerben létrehozott és alkalmazott dokumentumokra, adatokra és az ezeket készítő és kezelő területekre vonatkozik, ahol minőségirányítási bizonylatok, vagy feljegyzések keletkeznek. 3. Az eljárás leírása 3.1. A Kecskeméti Főiskola belső dokumentumainak kezelése Dokumentumok elkészítése A főiskolai szabályzatok és kari eljárásrendek elkészítése, módosítása A dokumentumok kidolgozása egységes formában történik a főiskola arculatához illeszkedően. Szükség esetén a főtitkár, illetve az adott szakterület vezetője kezdeményezésével, az illetékes bizottság(ok) bevonásával új szabályzat, vagy módosítási javaslat készül. A dékán a kari eljárásrendek készítésére, vagy módosítására munkatársakat, vagy a tevékenységért felelős bizottságot kérheti fel. A megbízott munkatárs, illetve bizottság, felelős az elkészített eljárásrend szakmai tartalmáért, a javasolt változtatások előterjesztéséért. Az elkészített szabályzatot, vagy módosítási javaslatot a főtitkárhoz, a kari eljárásrendet, vagy módosítási javaslatot pedig a dékáni hivatalvezetőhöz kell továbbítani. A főtitkár és a dékáni hivatalvezetők feladata a szabályzathoz/eljárásrendhez kapcsolódó egyéb szabályozások (jogszabályok, egyéb szabályzatok, minőségirányítási előírások) összhangjának megteremtése. Ennek érdekében kikérhetik az érintett terület felelőseinek véleményét, illetve javasolhatják más előíró dokumentumok módosítását. Az elkészült szabályzat, vagy módosítási javaslat a Rektori Tanács jóváhagyását követően kerül a Szenátus elé. Az elkészült eljárásrend, módosítási javaslat a Kari Tanács elé kerül jóváhagyásra Minőségirányítási dokumentumok elkészítése A minőségirányítási rendszer működéséhez szükséges dokumentumok körét a rektor határozza meg. A karok speciális folyamataihoz igazodó kiegészítő dokumentáció a dékánok javaslatára készíthető. A dokumentáció elkészítéséhez külső szakértők munkája vehető igénybe. A minőségirányítási eljárások, végrehajtási utasítások kidolgozása a minőségirányítási vezető előkészítő munkájának, valamint koordinációs tevékenységének megfelelően a folyamatgazdák szakmai útmutatásai alapján valósul meg. A folyamatgazdák felelősek a minőségirányítási dokumentumok szakmai szempontok szerinti felülvizsgálatáért, és a működtetés hatékonysága érdekében tett javaslatok, kiegészítések előterjesztéséért mind kari, mind főiskolai szinten. Feladatuk az eljáráshoz kapcsolódó a jogszabályi és a főiskolai szabályozás átvizsgálása, és a fi- Folyamatgazda: főtitkár

6 FME-01 DOKUMENTUMKEZELÉS 3/7 gyelem felhívása az esetleg előforduló anomáliákra. A folyamatgazdák személyének megbízása a Minőségirányítási kézikönyv szerint történik. A folyamatgazdák, illetve a munkatársak a minőségirányítási dokumentációban megjelenő folyamatok szakmai szabályozására vonatkozó javaslatukat en (minosegiranyitas@kefo.hu) vagy más elektronikus hordozón eljuttatják a minőségirányítási vezetőnek, aki átvizsgálja és véleményezi azokat annak tükrében, hogy a minőségirányítási szabványban foglaltaknak megfelelnek-e. A folyamatgazda ezt követően egyeztet az érintett terület felelősével, majd a véglegesített módosítási javaslatot a Főiskolai Minőségirányítási Tanács elé terjeszti véleményezésre. A tanács szavazás útján fogadja el a szabályozás új verzióját Dokumentumok jóváhagyása A főiskolai szabályzatok jóváhagyása a Szenátus, a kari eljárásrendek pedig a Kari Tanács hatáskörébe tartozik. A Minőségirányítási kézikönyvet, a minőségirányítási eljárásokat és a minőségirányítási végrehajtási utasításokat a rektor hagyja jóvá. A minőségirányítási feljegyzések sablonjait a minőségirányítási vezető javaslata alapján a rektor hagyja jóvá. Dokumentum A készítés elindítója A készítésében részt vevők Ellenőrző Döntő Jóváhagyó főiskolai szabályzat kari eljárásrend adott szakterület vezetője, főtitkár érintett bizottság(ok) főtitkár, adott szakterület vezetője dékán, dékánhelyettes, hivatalvezető hivatalvezető Szenátus Kari Tanács rektor dékán Dokumentum A készítés elindítója A készítésében részt vevők Ellenőrző Véleményező Jóváhagyó MIR kézikönyv, MIR eljárás, MIR végrehajtási utasítás MIR vezető intézményi és kari folyamatgazdák, valamint az érintett terület képviselői MIR vezető MIR Tanács rektor A dokumentumok nyomon követési rendszere Elektronikus formában megjelenő dokumentumok nyomon követése A jóváhagyott és véglegesített minőségirányítási dokumentumokat a minőségirányítási vezető, a főiskolai szabályzatokat a főtitkár, a kari eljárásrendeket a dékáni hivatalvezetők eljuttatják az Informatikai Hálózati Csoport (IHCS) megbízott informatikusához, akinek feladata a szabályozás belső számítógépes hálózatra történő feltétele a VU-01 Főiskolai információk intranetes megjelenítése c. végrehajtási utasítás szerint. A dokumentumok a felhasználók számára az Intraneten a oldalon érhetők el. A dokumentumok azonosítására, valamint változásainak nyomonkövetésére az adott dokumentum fájl neve szolgál, amely egyértelműen meghatározza az adott dokumentum minőségirányí- Folyamatgazda: főtitkár

7 FME-01 DOKUMENTUMKEZELÉS 4/7 tási dokumentációs rendszerbe való hovatartozását, és a hatályban lévő dokumentum aktuális verziószámát. A dokumentumok változáskövetését jelölő verziószám egy folyamatosan növekvő sorszám. Bevezetéskor a fájlnév _V1 kiegészítést kapja, módosításakor pedig eggyel nagyobb sorszámmal kell kiadni. A dokumentumok fájl neve betű és számkombinációból áll, mely dokumentációs szintenként a következő felépítésű: Minőségirányítási Kézikönyv Kézikönyv_V[verziószám].doc Szabályzatok NÉV_V[verziószám].doc Kari Eljárásrendek NÉV_GAMFK _V[verziószám].doc NÉV_ KFK _V[verziószám].doc NÉV_ TFK_V[verziószám].doc Rektori Utasítás RU sorszám/évszám.doc - Főigazgatói Utasítás FU-sorszám/évszám.doc - Dékáni Utasítás DU-sorszám/évszám.doc Főiskolai szintű minőségirányítási eljárások FME[eljárásszám]_V[verziószám].doc Kari szintű minőségirányítási eljárások KME[eljárásszám]_GAMFK_V[verziószám].doc KME[eljárásszám]_KFK_V[verziószám].doc KME[eljárásszám]_TFK _V[verziószám].doc Végrehajtási utasítás VU[eljárásszám]_V[verziószám].doc (pl. az FME 01 főiskolai szintű minőségirányítási eljárás fájl neve: FME 01_V1.doc) Nyomtatott formátumban megjelenő dokumentumok nyomon követése A hatályban lévő főiskolai szabályzatokból és Rektori, valamint Főigazgatói Utasításokból a főtitkár, a kari eljárásrendekből, dékáni utasításokból pedig a dékáni hivatalvezetők (A4-es lapformátumban) törzspéldányt tartanak fenn. A hatályban lévő Minőségirányítási kézikönyvről, a minőségirányítási eljárásokról és a Végrehajtási utasításokról a minőségirányítási vezető külön iratgyűjtőben egy-egy törzspéldányt tart fenn. A törzspéldány változtatásköteles példány! A változtatásköteles főiskolai szabályzatok és a minőségirányítási dokumentumok változásáról szóló értesítés a következő helyekre kerül: Rektori Hivatal rh@kefo.hu, Gazdasági-műszaki Főigazgatóság gmf@kefo.hu, Dékáni Hivatalok gamf@gamf.kefo.hu, kfk@kfk.kefo.hu, tfk@tfk.kefo.hu, Folyamatgazda: főtitkár

8 FME-01 DOKUMENTUMKEZELÉS 5/7 Könyvtár és Információs Központ szakkönyvtárai Felnőttképzési Koordináló Központ Hallgatói és Oktatói Szolgáltató Központ Kollégium Oktatási Iroda Testnevelési és Sport Központ valamint a rektor és a dékánok által írásban történő elrendelése esetén bármely érintettnek. A változtatásköteles kari eljárásrendről és a kari minőségirányítási eljárások változásáról szóló értesítés a következő helyekre kerül: Rektori Hivatal rh@kefo.hu, az adott kar dékáni hivatala gamf@gamf.kefo.hu, kfk@kfk.kefo.hu, tfk@tfk.kefo.hu, Könyvtár és Információs Központ adott szakkönyvtára gamf.szakk@kik.hu, kfk.szakk@kik.kefo.hu, tfk.szakk@kik.kefo.hu, valamint a dékán által írásban történő elrendelés esetén bármely érintettnek Dokumentumok archiválása A csak elektronikus formában tárolt adatok (pl.: ETR stb.), rendszeres mentéséről és az adatbázisok alternatív rögzítéséről, tárolásáról, valamint az adatokat tartalmazó, dátumazonosítóval ellátott CD, egyéb eszközök tárolásáról az IHCS megbízott informatikusa gondoskodik A Kecskeméti Főiskola Informatikai szabályzata és Az elektronikusan tárolt adatok védelméről szóló szabályzat előírásainak megfelelően. A nyomtatott formában megjelenő törzspéldányok archiválása a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság felülvizsgálataihoz igazodva történik. Ennek megfelelően a minőségirányítási vezető, a főtitkár, és a kari dékáni hivatalvezető az általuk fenntartott törzspéldányokat 8 évig őrzik meg Tényrögzítő dokumentumok kezelése Tényrögzítő dokumentumok készítése A Kecskeméti Főiskolán az alábbi tényrögzítő dokumentum típusokat különböztetjük meg: - nyomtatvány, - főiskolai nyomtatvány, - feljegyzés. Az elektronikus formátumú főiskolai nyomtatványokat az Intraneten, letölthető formátumban érhetik el a felhasználók. E főiskolai nyomtatványok azonosítója a fájl neve, amely a dokumentum megnevezéséből és _V[verziószám] kiterjesztésből áll ( pont szerint). Folyamatgazda: főtitkár

9 FME-01 DOKUMENTUMKEZELÉS 6/7 A tényrögzítő dokumentum bevezetését a területért felelős vezető rendelheti el, akinek rendelkeznie kell a hivatalos példány elérési helyéről és a kezeléséért felelős személyről. Ha minőségirányítási dokumentumról van szó, akkor az új főiskolai nyomtatványt és a kezelésére szolgáló szabályozást a folyamatgazdának be kell illesztenie a minőségirányítási eljárásba. Új főiskolai nyomtatvány bevezetése felmenő rendszerben történik kivéve, ha a rektor, a dékán vagy a főigazgató erről másként nem rendelkezik. Az új főiskolai nyomtatványok érvényességéről a minőségirányítási vezető elektronikus körlevélben értesíti a munkatársakat. Az új nyomtatvány felmenő rendszerben történő bevezetése azt jelenti, hogy az új főiskolai nyomtatvány hatálybalépését követően sem kell kicserélni a hatályosságot megelőző dátumozást tartalmazó feljegyzéseket. Akkor sem, ha azok a korábbi verziószámú nyomtatványon készültek. Abban az esetben viszont, ha a feljegyzések tartalma változik, a módosítást az új formátumban kell elkészíteni. Ennek ellenőrzését a feljegyzésen szereplő dátum teszi lehetővé. A főiskolai nyomtatványok módosítása, vagy visszavonása esetén a minőségirányítási vezető feladata a már nem érvényes nyomtatványok folyamatokból történő kivonása, és a VU-01 Főiskolai információk intranetes megjelenítése című végrehajtási utasítás szerinti aktualizálása A tényrögzítő dokumentumok tárolása, selejtezése A dokumentumokat olyan módon kell tárolni és megőrizni, hogy a teljes megőrzési idő során biztosítva legyen az olvashatóságuk. Különösen érvényes ez az adatok elektronikus tárolása esetén, ahol nem csak az elektromágneses zavaroktól való megóvást kell biztosítani, hanem a nyilvántartó szoftverek fejlesztése során is fenn kell tartani a megelőző verziókkal a konvertibilitást. A főiskolai folyamatokra vonatkozó egyéb feljegyzések megőrzési idejét a hatályos törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről, és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló jogszabály határozza meg. A minőségirányítási rendszer alapját képező dokumentumok, a külső auditok feljegyzései, a tanúsítási okiratok és a belső minőségirányítási felülvizsgálatok intézkedési tervei, a dokumentum lezárását követően 3 évig a minőségirányítás nyilvántartásban megőrizendők. A megfelelő megőrzési idők lejárta után a minőségirányítási feljegyzések és dokumentumok selejtezése a minőségirányítási vezető feladata Dokumentációs mátrix A Kecskeméti Főiskola működésére vonatkozó legfontosabb dokumentumok jegyzékét és elérhetőségét a dokumentációs mátrix tartalmazza. A dokumentációs mátrix célja, hogy a tájékoztató jelleggel a felhasználókhoz eljuttatott elektronikus vagy kinyomtatott információk érvényessége egyszerűen visszaellenőrizhető legyen. Mindemellett áttekinthető formában jeleníti meg az adott dokumentum kezelésért felelős személyt. Folyamatgazda: főtitkár

10 FME-01 DOKUMENTUMKEZELÉS 7/7 A Dokumentációs mátrixba történő bejegyzéséért a minőségirányítási dokumentumoknál a minőségirányítási vezető, a Rektori Hivatalban a főtitkár, a Gazdasági-műszaki Főigazgatóságon a főigazgató által megbízott gazdasági ügyintéző, az Oktatási Irodánál az igazgató által megbízott személy, a Könyvtár és Információs Központnál az igazgató által megbízott személy, a karokon a dékáni hivatalvezetők a felelősek. Ennek megfelelően a dokumentumok kezeléséért és eléréséért felelős személyeknek minden változásról tájékoztatni kell a bejegyzésért felelős illetékest. A Dokumentációs mátrixot tanévenként felül kell vizsgálni, melynek határideje minden év szeptember vége. A felülvizsgálatot és szükség esetén az aktualizálást a bejegyzésért felelős személyek végzik. Az átvizsgált (az átvizsgáló által aláírással, dátummal ellátott) Dokumentációs mátrixot a minőségirányítási vezetőhöz kell eljuttatni (kinyomtatott és elektronikus formában egyaránt). A minőségirányítási vezető felelős a főiskolai összesített mátrix elkészítéséért, ellenjegyzéséért és az IHCS megbízott informatikusához való eljuttatásért, akinek feladata a mátrix intranetre történő feltétele Jogszabályfigyelő Az oktatási folyamatot, illetve a főiskola működését szabályozó jogszabályi rendelkezések gyűjtése, figyelése és naprakészen tartása a főtitkár feladata. Az ő feladata biztosítani, hogy a számítógépes hálózaton mindig az aktuális jogszabályi rendelkezések álljanak a felhasználók rendelkezésére. Az oktatás folyamatát érintő jogszabályi változásokról az intraneten megjelenített, a változásokat nyomon követő Jogszabályfigyelőből értesülhetnek a felhasználók, melynek legalább negyedévente történő aktualizálásáért a főtitkár a felelős. 4. Kapcsolódó dokumentumok Minőségirányítási kézikönyv 4. fejezete törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről A Kecskeméti Főiskola Szervezeti és működési szabályzata A Kecskeméti Főiskola Informatikai szabályzata (SZMSZ 30. melléklete) Az elektronikusan tárolt adatok védelméről szóló szabályzat VU-01 Főiskolai információk intranetes megjelenítése Az eljáráshoz kapcsolódó jogszabályokat a Jogszabályfigyelő tartalmazza ( Folyamatgazda: főtitkár

11 FME - 02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE (MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS) 1. SZ. VERZIÓ HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: HATÁLYOS: VISSZAVONÁSIG KÉSZÍTETTE: ELLENŐRIZTE: JÓVÁHAGYTA: Dr. Danyi József rektor Dr. Kuti István általános rektorhelyettes Dr. Danyi József rektor

12 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 1/9 Tartalomjegyzék 1. Az eljárás célja Érvényességi terület Az eljárás leírása A humánpolitikai tervezés folyamatai Humánpolitikai stratégia kialakítása Éves humánpolitikai terv kidolgozása A tervezés megvalósulásának értékelése Belső erőforrások felmérése A munkakörökhöz előírt követelmények meghatározása Az oktató és kutatói státuszokkal kapcsolatos elvárások megfogalmazása Belső óraadók követelményrendszere Külső óraadók követelményrendszere, kiválasztása Az oktatói, kutatói tevékenységet támogató (nem oktató) munkakörökkel szembeni elvárások meghatározása Vezetői és szakmai megbízások betöltésével kapcsolatos elvárások A munkatársak alkalmazásának folyamata Munkaköri követelmények Belső és külső óraadók alkalmazása A munkatársak szakmai előmenetelének tervezése, fejlesztése Oktatók hallgatói véleményezése Munkatársak elégedettségének értékelése Betöltött státuszok esetén mutatott eltérések Munkatársak önértékelése Munkatársak vezetői értékelése, karriertervezés Külső óraadók értékelése Vezetői és szakmai megbízások betöltésével kapcsolatos értékelések Adatszolgáltatás Kapcsolódó dokumentumok... 9 Folyamatgazda: rektor

13 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 2/9 1. Az eljárás célja Az eljárás szabályozza a Kecskeméti Főiskolán ellátott tevékenységek humán erőforrás igényének meghatározását, a megfelelő munkatársak rendelkezésre állását. Az eljárás kitér az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges elvárások megfogalmazására, a felkészültséghez és folyamatos fejlesztéshez alkalmas oktatásra, továbbképzésekről való gondoskodásra és a személyi értékelésekre. 2. Érvényességi terület A jelen minőségirányítási eljárás a Kecskeméti Főiskola teljes munkavállalói körére vonatkozik. 3. Az eljárás leírása 3.1. A humánpolitikai tervezés folyamatai A főiskola 4 évre vonatkozó humánpolitikai céljait a Humánpolitikai stratégia rögzíti. A Humánpolitikai stratégia éves, szervezeti egységek szintjére történő lebontását a Főiskolai humánpolitikai terv dokumentálja Humánpolitikai stratégia kialakítása A felső vezetés a stratégiai elképzeléseit a középvezetők bevonásával a főiskola stratégai tervében rögzíti. A Humánpolitikai stratégia tervezetét a feladattal megbízott rektorhelyettes felügyeletével a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság készíti el és terjeszti elő a Szenátusnak jóváhagyásra. A Humánpolitikai stratégia kialakításánál figyelembe kell venni a kari szinten meghatározott elképzeléseket is a következő tartalmi elemeknél: humánerőforrás fejlesztési költségterv, létszám-gazdálkodás elve, képzések, továbbképzések, utánpótlás nevelés vezetői posztokra, oktatói korfa, minősített oktatók aránya, szabad státuszokra felveendő szakemberek megnyerési módja, vezetői megbízások pályázatának kiírásai, motivációs elvek, kitüntetések, munkahelyi környezet, tudományos teljesítmény. A Humánpolitikai stratégia tervezetét a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság vezetője terjeszti elő a Szenátusnak jóváhagyásra. A Humánpolitikai stratégia elkészítésének idejét a Folyamatgazda: rektor

14 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 3/9 rektor határozza meg, a főiskola többi stratégiai tervéhez igazodva. A Humánpolitikai stratégia az Intézményfejlesztési terv részét képzi Éves humánpolitikai terv kidolgozása A Humánpolitikai stratégia célkitűzéseinek figyelembevételével, annak lebontásaként kell meghatározni az éves Humánpolitikai terveket. Ehhez a főiskolai karok, illetve az egyes központi szervezeti egységek szintjén kell megtervezni az adott évre kitűzött humánpolitikával kapcsolatos operatív tevékenységeket. A Humánpolitikai tervek elkészítésénél figyelembe kell venni az előző évi intézményi szintű és szervezeti egységek szintjén készülő tervek értékelésének tapasztalatait is. A karokon készülő Humánpolitikai tervek elkészítéséért a dékánok, illetve a feladattal megbízott kari bizottság, az egyes központi szervezeti egységeknél készülő Humánpolitikai tervek elkészítéséért a szervezeti egységek vezetői a felelősek. A tervekben meghatározott fejlesztésekkel összhangban kell elkészíteni az oktatókra vonatkozó Szakmai fejlesztési lapokat. Ennek biztosításához az éves humánpolitikai terv elkészítésébe be kell vonni az oktatási szervezeti egységek vezetőit. A Humánpolitikai terv a meghatározott akciókat a prioritás szempontjából is értékeli. A karokon készülő Humánpolitikai tervek véleményezése a Kari Tanács, az egyes központi szervezeti egységeknél készülő Humánpolitikai tervek véleményezése az adott szervezeti egységek vezetőinek hatásköre. A Tervek véleményezési határideje minden év február 28. Az intézményi szintű humánpolitikai terv meghatározása a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság feladata. A Főiskolai humánpolitikai tervet a Szenátus hagyja jóvá minden év március 31-ig A tervezés megvalósulásának értékelése Az éves Humánpolitikai tervek megvalósulásának értékelése a dékánok és az egyes központi szervezeti egységek vezetői, illetve a feladattal megbízott kari bizottság feladata, az intézményi szintű Főiskolai humánpolitikai terv értékelése a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság feladata. Az éves Humánpolitikai tervek és az éves főiskolai Humánpolitikai terv megvalósulásáról a dékánok és az egyes központi szervezeti egységek vezetői a februári utolsó Szenátus ülésén számolnak be, aminek dokumentációját a Szenátus ülésének Előterjesztései és Jegyzőkönyve jelentik. Ennek alapján a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság elkészíti a főiskolai Humánpolitikai terv teljesítésére vonatkozó értékelő jelentést, amelyet a Szenátus hagy jóvá március 31-ig. Az éves értékelések alapján a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság felülvizsgálja az érvényes Humánpolitikai stratégiát. Szükség esetén módosításokat határoznak meg Belső erőforrások felmérése Szervezeti egységenként el kell végezni a főiskola humánerőforrás bázisának felmérését, melyért a szervezeti egység vezetők a felelősek. A felmérést oktatói, kutatói és egyéb oktatói munkakörökben dolgozó munkatársakra kell kiterjeszteni. A felmérés tartalmazza: a szervezeti egység(ek) megnevezését (amelyen belül ellátja feladatait), az elérhetőségét (telefonszám, ), a születési évét, Folyamatgazda: rektor

15 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 4/9 a végzettségét, a szakképzettségét, a tudományos fokozatát, a tudományos/művészeti akadémiai tagságát, a Széchenyi professzori ösztöndíjat, Széchenyi István ösztöndíjat, vagy Békéssy György Posztdoktori ösztöndíjat és juttatásának időpontját), eddigi oktatói tevékenységét (oktatott tárgyak, oktatásban töltött idő) eddigi szakmai gyakorlatát, fontosabb megbízásokat, eredményes K+F témákat stb. a publikációit, az eddigi életmű 5 legfontosabb publikációját vagy alkotását, a tudományos/szakmai közéleti tevékenységét, nemzetközi kapcsolatait, a kutatási területeit. Az információk közös adatbázisba kerülnek (Humánerőforrás térkép), mely adatbázis a belső számítógépes hálózaton ( keresztül minden munkatárs számára folyamatosan elérhető, és legkésőbb minden év február 28-ig aktualizálandó. A Humánerőforrás térkép adatlapjának a kialakítása és rendszeres karbantartása a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság feladata. A Humánerőforrás térkép teszi lehetővé, hogy az egyes oktatók terhelésük és képességeik alapján, szabadon mozgathatóak legyenek a különböző oktatási területeken, így biztosítva az oktatók, kutatók hatékony, belső mobilitását. A Humánerőforrás térkép alapján megvalósítható más szakterületeken történő átoktatások szervezése, mely eseti megjelenésnél terhelés kiegyenlítést eredményez, míg rendszeres, egyirányú átoktatásoknál a státusz átkerülésével járhat. Hasonló mobilitást igényel a kutatási, a szolgáltatási és a képzési tevékenységen kívüli oktatás is. Az oktatói mobilitásról a karokon belül a dékánok, főiskolai szinten a rektor dönthet A munkakörökhöz előírt követelmények meghatározása Az oktató és kutatói státuszokkal kapcsolatos elvárások megfogalmazása A főiskolán alkalmazott valamennyi oktatói és kutatói és az oktatási folyamatban közvetlenül részt vevő egyéb oktatói státuszra vonatkozóan a Foglalkoztatási követelményrendszer, mint minimális szintet tartalmazza a kinevezési követelmények tételes elvárásait. A követelményrendszerben rögzítettek: az alkalmazási (kinevezési) feltételek, az adott munkakörrel kapcsolatos alkalmassági követelmények és az előmenetellel kapcsolatos követelmények Belső óraadók követelményrendszere A belső óraadók a Kecskeméti Főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló személyek, akik átoktatnak a főiskola másik karára. Alkalmazásuk feltételeit, munkavégzésük rendjét a Kecskeméti Főiskola Foglalkoztatási követelményrendszere tartalmazza. Folyamatgazda: rektor

16 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 5/ Külső óraadók követelményrendszere, kiválasztása A külső óraadói igény konkrét oktatási órákhoz kötött tervezése félévenként az oktatási szervezeti egységek vezetőinek irányításával valósul meg. A külső óraadói igény meghatározásánál figyelembe kell venni: a munkatársak kötelező óraterhelését és a szervezeti egység oktatási erősségét, az oktatandó tananyag specialitásait. A külső óraadói igényt a Tantárgyfelosztásban rögzítik, melyet jóváhagyásra el kell küldeni az érintett kar dékánjának, aki a dékánhelyettessel/oktatási dékánhelyettessel történt egyeztetés után dönt a jóváhagyásról. A dékán és a gazdasági-műszaki főigazgató meghatározza az óraadói díjakat. Külső óraadók felkérése az oktatási szervezeti egység vezetőjének a feladata. A kiválasztáshoz az előző évek alkalmazási tapasztalatai (Külső óraadók listája, A külső óraadók minősítésének eredménye c. jegyzék), valamint az óraadással kapcsolatos követelmények (Foglalkoztatási követelményrendszer) nyújtanak segítséget. A külső óraadók alkalmasságának és alkalmazásának feltételeit az oktatási szervezeti egység vezetői ítélik meg, az egység munkatársainak bevonásával. Az értékelés, illetve egyeztetés kiterjed: az óraadáshoz szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétére, biztosítására, a gazdasági elszámolás lehetőségeire, a félévbeosztásra, órarend egyeztetésre, az együttműködési hajlam, rugalmasság, egyéb felmerülő témakörökre. A Külső óraadók listájának elkészítéséért az oktatási dékánhelyettes/dékánhelyettes felelős, a szükséges információkat az oktatási szervezeti egység vezetői biztosítják Az oktatói, kutatói tevékenységet támogató (nem oktató) munkakörökkel szembeni elvárások meghatározása A Főiskolán folyó oktatói, kutatói tevékenységet támogató munkakörökben a munkatársakra vonatkozó szakmai követelményrendszert az egyes szervezeti egységek vezetői állítják össze a Kollektív szerződéssel összhangban. Támogató munkakörök lehetnek: a szakmai alkalmazottak, pl. jogász, gazdasági szakember stb., valamint az egyéb munkaerők, pl. portaszolgálat, takarítók stb Vezetői és szakmai megbízások betöltésével kapcsolatos elvárások Valamennyi megbízáshoz (vezetői és szakmai megbízások), a Megbízással együtt annak mellékleteként a feladattal járó elvárásokat és hatásköröket írásban rögzített formában kell átadni. Amennyiben az elvárásokat és hatásköröket valamely főiskolai szabályzat rögzíti, elegendő a mellékletnek arra való hivatkozása. Vezetői megbízások esetében a betöltött vezetői munkakörrel kapcsolatos feladatok és hatáskörök a Kecskeméti Főiskola Szervezeti és működési szabályzatában és annak mellékleteiben kerültek meghatározásra. Folyamatgazda: rektor

17 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 6/ A munkatársak alkalmazásának folyamata A főiskola dolgozói fölött a munkáltatói jogkör gyakorlásának szabályait A munkáltatói jogok gyakorlásának rendjéről szóló szabályzat rögzíti. A szabályzat tartalmazza a munkáltatói jogkörrel járó hatásköröket és felelősségeket, valamint a kinevezési és megbízási rendet Munkaköri követelmények A Főiskolán betölthető munkakörökre az általános feltételeket a Kollektív szerződés és a Foglalkoztatási követelményrendszer rögzíti. A Kinevezési okmány és annak mellékleteként készülő Munkaköri leírás elkészítésére és tartalmi elemeinek szabályozására, felülvizsgálatára vonatkozó előírásokat a Kollektív szerződés tartalmazza. Az oktatási szervezeti egységeknél a Munkaköri leírásban szereplő feladatok adott félévre vonatkozó részletes meghatározása a félévtervezés keretében történik, a szervezeti egységeknél (tanszékeknél stb.) a félév kezdete előtt megtartott értekezleten. Ennek dokumentálása az értekezletről készült Jegyzőkönyv, amit az adott szervezeti egység vezetője ír alá. A Munkaköri leírások megőrzése az illetékes szervezeti egység vezetőjénél, illetve a Munka- és Bérügyi Csoportnál történik Belső és külső óraadók alkalmazása Belső és külső óraadók (óraadók) alkalmazása esetén az óraadóval az adott oktatási félévre - az egyes karokon a dékánhelyettes/oktatási dékánhelyettes előterjesztése alapján - a dékán Megbízási szerződést köt a Főiskola nevében. Az óraadói Megbízási szerződés előkészítése az oktatási szervezeti egység vezetőjének feladata. Az óraadók oktatási munkája a Munkanaplóból követhető nyomon. Az oktatási folyamathoz szükséges előre egyeztetett tárgyi feltételeket az oktatási szervezeti egység vezetője biztosítja. Az óraadó bérezése a Megbízási szerződésben rögzített gazdasági elszámolás szerint a teljesítést követően történik a Munkanapló alapján A munkatársak szakmai előmenetelének tervezése, fejlesztése A Főiskola munkatársai számára folyamatosan biztosítja az oktatási, kutatási, valamint a minőségirányítási rendszer által előírt szakmai feladatokhoz szükséges fejlesztési és fejlődési lehetőségeket. A főiskola munkatársait folyamatosan, tervszerűen továbbképzi, illetve képezteti, ha nem rendelkeznek az adott munkakörre előírt végzettséggel, a dolgozó maga kíván külső intézmény képzésében részt venni ehhez azonban a közvetlen felettes, valamint a gazdasági-műszaki főigazgató és a dékán hozzájárulása szükséges, a tervszerű utánpótlás biztosítása szükségessé teszi, megváltoznak a külső szabályozások, Folyamatgazda: rektor

18 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 7/9 lényegesen változnak a belső technikai, technológiai feltételek. A munkatársak számára kötelező jelleggel kell biztosítani a hatósági előírások által megkövetelt képzéseket (pl. munka- és tűzvédelmi oktatások), melyek szervezéséért a szervezeti egységek vezetői felelősek. A minőségirányítási rendszerhez kapcsolódó képzések tervezése a minőségirányítási vezető feladata, megvalósításának koordinálása a központi szervezeti egységek szintjén a minőségirányítási vezető, kari szinten a kari minőségirányítási megbízottak feladata. A minőségirányítási rendszerhez kapcsolódó képzések köre: új dolgozók oktatása, a rendszeres teljes körű képzés, a rendszerhez kapcsolódó speciális képzések (folyamatgazda, belső auditor) és egyéb igény esetén felmerülő képzések. A hatósági előírások által megkövetelt képzéseket, illetve a minőségirányítási rendszerhez kapcsolódó képzéseket fel kell venni az éves Főiskolai humánpolitikai tervbe Oktatók hallgatói véleményezése Az oktatók hallgatói értékelése a hallgatói elégedettségmérés részeként kerül felmérésre, ami az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. eljárásban foglaltak szerint történik. A személyre lebontott Beavatkozási terveket a munkatársak önfejlesztési tervének kialakításánál kell figyelembe venni Munkatársak elégedettségének értékelése A főiskola munkatársainak elégedettség mérése a VU-03 Dolgozói elégedettségmérés szabályozása c. végrehajtási utasítás szerint történik. A munkatársi elégedettség mérés kérdőíves módszerrel valósul meg. A kérdőív segítségével az alábbi területek értékelése történik: az ellátandó feladatok pontos ismerete, infrastruktúra biztosítása, információk biztosítása, vezetői motiválás és feladatirányítás, hallgatói visszajelzések, A munkatársi értékelés kérdőívét a minőségirányítási vezető irányításával a Minőségirányítási Tanács készíti elő, figyelembe véve, hogy az értékelőlap összeállításánál a minőségirányítási beavatkozások jellegét és mechanizmusát is meg kell tervezni. Előzetes véleményezést követően a kérdőívet a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság hagyja jóvá a Szakszervezet és a Közalkalmazotti Tanács véleményének figyelembe vételével. Szükség szerint külső tanácsadó is bevonható a munkába. Az eredmények intézményszintű statisztikai feldolgoztatása a Főiskolai Minőségirányítási Tanács, feladata. Az értékelés eredményéről tájékoztatást kap a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság, amely főiskolai szintű beavatkozásokat tervez, illetve a kari és a központi szervezeti egységek szintjén intézkedéseket javasol. A jelentést a oldalon kell közzé tenni a minőségirányítási vezetőnek. Folyamatgazda: rektor

19 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 8/9 A beavatkozás az intézményszintű Főiskolai humánpolitikai terven keresztül, valamint az éves személyiség fejlesztési tervvel összhangban valósul meg Betöltött státuszok esetén mutatott eltérések Betöltött státusz esetén a munkakörrel kapcsolatos követelményrendszertől való eltérést a dolgozó Szakmai fejlesztési lapján kell rögzíteni. Az eltérések érdekében hozott tevékenységeket a munkatárs fejlesztési tervének részeként kell tervezni, megvalósítani és a feltételekkel összhangban értékelni. A Szakmai fejlesztési lapon rögzíteni kell a teljesítés elmaradása esetén várható következményeket is. Az eltérések érdekében hozott tevékenységek meghatározásáért az adott munkatárs közvetlen felettese a felelős Munkatársak önértékelése Minden oktatói, kutatói státuszban dolgozó és egyéb oktató munkatársnak 4 éves időtartamra vonatkozó fejlesztési tervet kell összeállítania összhangban a Foglalkoztatási követelményrendszer elvárásaival és a Humánpolitikai stratégiával. Az önfejlesztési tervet éves szinten konkrét tevékenységekre kell lebontania a munkatársnak a Szakmai fejlesztési lapon, megnevezve a megvalósításhoz szükséges erőforrásokat és a megvalósítás határidejét (jóváhagyása a vezetői értékelés alakalmával történik. Az éves önfejlesztési terv meghatározását minden évben január 31-ig kell elvégezni. Az éves tervezés részeként a munkatársaknak értékelni kell az elmúlt évre tervezett tevékenységek megvalósulását is. Az önértékelési területeket (oktatástervezés, szervezés, oktatási módszertan, kutatás, publikációs tevékenység, szervezetfejlesztés, stb.) a Szakmai fejlesztési lap részletesen tartalmazza, melytől a szervezeti egység vezetője a Főiskolai Minőségirányítási Tanács jóváhagyásával eltérhet. Az önfejlesztési terv elemei az önértékelési területekhez kapcsolódnak Munkatársak vezetői értékelése, karriertervezés A vezetői értékelés és a munkatársi önértékelés megvitatása, a tervezett tevékenységek, beavatkozások meghatározása, illetve véglegesítése az érintett munkatárs és a szervezeti egység vezető közös megbeszélésén történik. A vezető által végzett teljesítményértékelés alapja a munkatárs által végzett önértékelés és a meghatározott fejlesztési terv (Szakmai fejlesztési lap), valamint a Minősítési lap a munkatársi elégedettség felmérések értékelései és a hallgatói felmérések eredményeként hozott Beavatkozási tervek. Az értékelő beszélgetés fő szempontjait, az értékelés területeit a Szakmai fejlesztési lap valamint a Minősítési lap tartalmazza. Az értékelést éves gyakorisággal kell lefolytatni január 31-ig. A beszélgetés alapján kell kijelölni azokat a területeket, melyek megvalósítására fejlesztési tervet készítenek, amit a munkatárs Szakmai fejlesztési lapján tüntetnek fel. Az akcióterv meghatározásánál figyelembe kell venni a munkatárs által meghatározott fejlesztési tervvel kapcsolatos összhangot is. A Szakmai fejlesztési lap, valamint a Minősítési lap eredeti példányát a szervezeti egység vezető, annak másolatát az érintett munkatárs őrzi meg. Folyamatgazda: rektor

20 FME-02 A HUMÁNERŐFORRÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS FEJLESZTÉSE 9/ Külső óraadók értékelése A külső óraadók értékelése az FME-07 Beszerzés, külső erőforrás minősítése c. eljárásban rögzítettek szerint történik Vezetői és szakmai megbízások betöltésével kapcsolatos értékelések Vezetői megbízások esetén a megbízások betöltőinek értékelését jogszabály szabályozza. A szakmai megbízások betöltőinek értékelése megbízatásuk időszakosságához igazodik. Az értékelést minden rendszeres pénzügyi javadalmazással (a megbízási ciklus határpontjain és végén), illetve a határozatlan idejű megbízás esetén évenként a munkatársak önfejlesztési tervének elkészítéséhez igazodva kell elvégezni. Az értékelés alapján, az érvényben lévő szabályozásokkal összhangban a megbízási ciklus végén történhet pályázati eljárás során újraválasztásuk, vagy új személy megválasztása. Az értékelést vezetői megbízások esetén a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság, szakmai megbízások esetén minden esetben a közvetlen felettes végzi Adatszolgáltatás Az adatszolgáltatás a felsőoktatási törvény és 2. sz. melléklete szerint történik. 4. Kapcsolódó dokumentumok Felsőoktatási törvény A közalkalmazotti törvénynek a felsőoktatásban foglalkoztatottakra vonatkozó szabályozása A Kecskeméti Főiskola Szervezeti és működési szabályzata Foglalkoztatási követelményrendszer A munkáltatói jogok gyakorlásának rendjéről szóló szabályzat Kollektív szerződés VU-02 Hallgatói elégedettség mérés szabályozása VU-03 Dolgozói elégedettség mérés szabályozása Minőségirányítási kézikönyv 7. fejezete Az eljáráshoz kapcsolódó jogszabályokat a Jogszabályfigyelő tartalmazza ( 5. Mellékletek Szakmai fejlesztési lap 4 éves fejlesztési terv Szakmai fejlesztési lap éves fejlesztési terv Szakmai fejlesztési lap éves fejlesztési terv értékelése Munkanapló Minősítési lap Az eljáráshoz kapcsolódó mellékletek a belső hálózatról ( letölthetők. Folyamatgazda: rektor

21 FME - 03 AZ INTÉZMÉNY ÁLTAL MEGFOGALMAZOTT ÍGÉRVÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA (MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS) 1. SZ. VERZIÓ HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: HATÁLYOS: visszavonásig KÉSZÍTETTE: ELLENŐRIZTE: Dr. Kuti István általános rektorhelyettes Dr. Danyi József rektor JÓVÁHAGYTA: Dr. Danyi József rektor

22 FME-03 AZ INTÉZMÉNY ÁLTAL MEGFOGALMAZOTT ÍGÉRVÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA 1/8 TARTALOMJEGYZÉK 1. Az eljárás célja Érvényességi terület Az eljárás leírása Hallgatók felé megfogalmazott ígérvények Leendő hallgatók Aktív hallgatók Finanszírozó és felügyeleti szervek Igényfelmérés, igények elemzése Igényfelmérés, igények elemzése Az ígérvények nyomon követése Intézkedések meghozatala, visszacsatolás Munkaerőpiac Igényfelmérés, igények elemzése A munkaerőpiac felé tett ígérvények Az ígérvények nyomon követése Intézkedések meghozatala, visszacsatolás A belső kommunikáció Kapcsolódó előírások, szabályozások... 7 Folyamatgazda: általános rektorhelyettes

23 FME-03 AZ INTÉZMÉNY ÁLTAL MEGFOGALMAZOTT ÍGÉRVÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA 2/8 1. Az eljárás célja Az eljárás célja, hogy a partnereink által megfogalmazott elvárásokat, fejlesztési igényeket fogadjuk és megértsük, az oktatási, kutatási és egyéb szolgáltatásokhoz tartozó folyamatok szakszerű logikája szerint értelmezzük, és azokat a fejlesztési folyamatokba bevonjuk. Szerződéseinket és ígérvényeinket egyértelműen, lehetőség szerint számon kérhetően (adatszerűsítve) adjuk meg. Az általunk vállalt kötelezvényeket és ígérvényeket szerződéskötés előtt a teljesíthetőség szempontjából átvizsgáljuk, az ígérvények teljesülését nyomon követjük és eredményeit a minőség fejlesztésére használjuk fel. Az eljárás a főiskola Minőségirányítási kézikönyvével összhangban készült és azzal együtt érvényes. 2. Érvényességi terület A jelen minőségirányítási eljárás a Kecskeméti Főiskola teljes dolgozói körére vonatkozik. 3. Az eljárás leírása A főiskola kiemelt partnerei: főiskolai hallgatók, főiskolai dolgozók (FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése c. eljárás), finanszírozó és felügyeleti szervek, munkaerőpiac. A felsőoktatási folyamatban a minőségirányítási rendszerre vonatkozó szabvány szerint vevőként értelmezhető elsősorban a főiskolai hallgató. A főiskola működésében megjelenő szolgáltatások között tanfolyami, továbbképzési, kutatás-fejlesztési és egyéb tevékenységek is megjelennek. Ezekhez a folyamatokhoz eseti vagy általános szerződések tartoznak, amelyekből az ott értelmezett vevő személye egyértelművé válik Hallgatók felé megfogalmazott ígérvények A főiskolai hallgatók felé vállalt szolgáltatási kötelezettségek részben a felsőoktatási törvényben, részben intézmény specifikus ígérvények formájában jelennek meg. Befolyásolják még a hallgatók felé megfogalmazott ígérvényeket egyéb szabályozó követelmények is pl. a munkaerőpiac visszajelzései. A főiskolai vezetés felelőssége, hogy a felsőoktatási törvény által meghatározott követelményeket a helyi viszonyoknak megfelelően értelmezze, megvalósítását, valamint a teljesítését és hatékonyságát ellenőrizze. A hallgatók felé tett intézmény-specifikus ígérvények megtervezése, végrehajtása, betartatása és ellenőrzése a főiskolai szabályzatok és a minőségirányítási eljárások szerint történik. Folyamatgazda: általános rektorhelyettes

24 FME-03 AZ INTÉZMÉNY ÁLTAL MEGFOGALMAZOTT ÍGÉRVÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA 3/ Leendő hallgatók A leendő hallgatók felé tett ígérvények Az intézmény a leendő hallgatói felé különféle fórumokon kommunikálja az intézménybe kerülés feltételeit, az oktatási folyamat ismérveit, valamint a tanulmányok támogatási lehetőségeit. Az ígérvények megjelentetési formái az alábbiak: Felsőoktatási felvételi tájékoztató, A felvételi eljárás rendje, Honlapok, Nyílt nap, Főiskolai felvételi tájékoztató, Egyéb, médiában megjelenő anyag, Különböző helyszíneken történő szóbeli tájékoztatás, Educatio Szakkiállítás. Alapvető követelmény, hogy csak olyan ígérvények fogalmazhatók meg a leendő hallgatók számára, amelyek már megvalósultak, illetve kialakításuk folyamatban van, és azok a hallgatói jogviszony ideje alatt érvényessé, (fel)használhatóvá válnak. Felsőoktatási felvételi tájékoztató A Nemzeti Erőforrás Minisztérium minden évben, egységes formában megjelenteti a Felsőoktatási felvételi tájékoztatót. A tájékoztatóba kerülő adatok tartalmát és formáját a Nemzeti Erőforrás Minisztérium határozza meg. Az adatszolgáltatás és a megjelentetés határidejét a felsőoktatási intézmények felvételi eljárásairól szóló hatályos kormányrendelet tartalmazza. Az intézményre vonatkozó információkért az általános rektorhelyettes a felelős. A karokra vonatkozó információkat a dékánhelyettesek/oktatási dékánhelyettes állítják össze. Honlapok A főiskola központi honlapján ( megjelenő információk felügyelete az általános rektorhelyettes feladata, a kari honlapokon megjelentethető információkat a dékánok hagyják jóvá. A központi honlap működtetése az Informatikai Hálózat Csoport (IHCS) vezetőjének a feladata. Nyílt napok Nyílt napok kari szervezés keretében valósulnak meg, melynek időpontját a dékánok határozzák meg, és a kari éves programterv keretén belül a Kari Tanács hagyja jóvá. A nyílt napok szervezéséért és lebonyolításáért felelős a dékánhelyettes/oktatási dékánhelyettes, valamint az Oktatási Iroda kari felelőse. Főiskolai felvételi tájékoztató A főiskola a beiskolázást segítő tájékoztató kiadványokat készít. elkészítése a kommunikációs munkatárs feladata, tartalmát a rektor hagyja jóvá. Az anyag segíti a különböző helyeken történő szóbeli tájékoztatást. Folyamatgazda: általános rektorhelyettes

25 FME-03 AZ INTÉZMÉNY ÁLTAL MEGFOGALMAZOTT ÍGÉRVÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA 4/8 A médiában megjelenő anyagok Amennyiben a nyilatkozó és a Kecskeméti Főiskola kapcsolata a médiában világossá válik, és a nyilatkozatot nem a főiskola nevében teszi, hangsúlyozni kell, hogy megnyilvánulása a saját véleményét tükrözi. Minden, a média irányába, az Intézmény nevében tett nyilatkozat csak olyan területre vonatkozhat, melyet szenátusi határozat, vagy vezetői konszenzus támaszt alá. Vitás helyzetben a rektor véleménye nyilvánulhat meg intézményi álláspontként Aktív hallgatók Hallgatói jogviszonnyal rendelkező hallgatók A hallgatói jogviszony definiálását a Főiskolai Szervezeti és működési szabályzata tartalmazza. A hallgatói jogviszony szüneteltetése és megszüntetése a Főiskolai Szervezeti és működési szabályzatban, valamint a Tanulmányi- és vizsgaszabályzatban előírtak szerint történik. A hallgató tanulmányi folyamataira a beiratkozásakor érvényben lévő tantervben lefektetettek az irányadók. Beiratkozáskor a hallgató a képzési folyamatra vonatkozó tudnivalókat Intézményi tájékoztató formájában kapja meg. Az érvényben lévő kurzuskínálat elérhető az Egységes Tanulmányi Rendszeren (ETR) keresztül. A szorgalmi időszakra történő beiratkozás gyakorlati megvalósításának rendjét a Tanulmányi- és vizsgaszabályzat, valamint az FME-04 Hallgatói jogviszonnyal járó képzési folyamatok c. eljárás szabályozza Hallgatói jogviszonnyal nem rendelkező, tanfolyami hallgatók A tanfolyami képzések tervezésének, engedélyezésének, indításának és értékelésének folyamatát az FME-06 Felnőttképzési folyamatok c. eljárás szabályozza Finanszírozó és felügyeleti szervek A Kecskeméti Főiskola finanszírozó és felügyeleti szerve a fenntartó minisztérium, amelynek kiemelt minősítő szerve a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság Igényfelmérés, igények elemzése A fenntartó minisztérium elvárásai az alábbi formátumban jelenhetnek meg: Törvény, jogszabály, rendelet; Intézményi Fejlesztési Terv; Pályázati kiírás; Fórumok, tájékoztatók; Fenntartó honlapjai Direkt igények kifejezése A fenntartó minisztériuma kötelező jellegű elvárásait a jogszabályokban jeleníti meg. A jogszabályi előírásokat a főtitkár figyeli és azonosítja az FME-01 Dokumentumkezelés c. eljárás szerint. Az előírások feldolgozása és a szabályozásba való bevonása az adott területet felügyelő rektorhelyettes feladata. Folyamatgazda: általános rektorhelyettes

26 FME-03 AZ INTÉZMÉNY ÁLTAL MEGFOGALMAZOTT ÍGÉRVÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA 5/ Pályázati elvárások A kormány az általa preferált fejlesztési törekvésekre pályázati alapot különít el. A pályázati lehetőségek figyelése, a pályázatbenyújtás koordinálása az adott területért felelős vezető feladata. A pályázat benyújtásával járó jogokról és kötelezettségekről, valamint eljárásrendről a Pályázatok rendjéről szóló szabályzat rendelkezik MAB elvárások A Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság az Akkreditációs követelményrendszerben, határozatokban, állásfoglalásokban, útmutatókban, ajánlásokban fogalmazza meg elvárásait, amelyek honlapon ( fórumokon, tájékoztatókon vagy postai kiküldéssel válnak ismertté a felsőoktatási intézmények számára. Az elvárások figyelése, azonosítása és feldolgozása a rektor és helyetteseinek, valamint a minőségirányítási vezető felelőssége Az ígérvények nyomon követése meg. Az ígérvények nyomon követése az Intézményi Fejlesztési Terv értékelésével valósul Intézkedések meghozatala, visszacsatolás A finanszírozó és felügyeleti szervekkel való kapcsolattartást, és az igények feldolgozásának folyamatát a visszajelzések alapján fejleszti a főiskola. A visszajelzések származhatnak: az Intézményfejlesztési Terv értékeléséből, a minőségirányítási rendszer vezetőségi átvizsgálásán készült jegyzőkönyvben megfogalmazott intézkedésekből, a minőségirányítási rendszer felügyeleti/megújító auditjának tapasztalatait összefoglaló Audit jelentésből és Eltérés lapokból, külső szervektől, intézményektől érkező konkrét megkeresésből Munkaerőpiac Főiskolánk célja, hogy végzettjeink olyan számban és tudással kerüljenek a munkaerőpiacra, amely értelmiségi hivatásuknak hosszú távon értelmet ad. A munkaerőt fölvevő piac akkor alkalmazza végzettjeinket, ha munkájuk révén hasznot képes realizálni. Ehhez szakmailag a legkorszerűbb, a gyakorlat és az elmélet megfelelő arányával, a munkaerőpiac szempontjait figyelembe vevő oktatási folyamatot fejlesztünk ki. A főiskola oktatási területei közé csak a megfelelő erőforrásokkal rendelkező területek vehetők fel. Ilyen erőforrás: az adott területen oktatók gyakorlati tapasztalata, a hasonló szakmai területeken működő intézmények tematikái, a szakirodalmi és kutatási tevékenységek, az eszközellátottság. Folyamatgazda: általános rektorhelyettes