Protokollügyintéző Protokoll és utazásügyintéző Rendezvény- és

Átírás

1 A 10/2007 (II. 27.) SzMM rendelettel módosított 1/2006 (II. 17.) OM rendelet Országos Képzési Jegyzékről és az Országos Képzési Jegyzékbe történő felvétel és törlés eljárási rendjéről alapján. Szakképesítés, szakképesítés-elágazás, rész-szakképesítés, szakképesítés-ráépülés azonosító száma és megnevezése, valamint a kapcsolódó szakképesítés megnevezése: Protokollügyintéző Protokoll és utazásügyintéző Rendezvény- és Protokoll és utazásügyintéző konferenciaszervező É 1/6

2 Hazai cég hazai banki hitel igénybevételével a Balaton-felvidéken tervez szálláshelyberuházást. A háromnapos tárgyaláson kilenc fő vesz részt, a beruházó négy, a bank három, továbbá a Balaton-felvidéki Nemzeti Park két veszprémi képviselője. A tárgyalásra Veszprémben kerül sor, melynek folyamán kisbusszal bejárják a beruházás tervezett helyszínét és környékét is. A rendezvény második napjának délutánján az egyik banki képviselőt váratlan telefon azonnal visszarendeli munkahelyére. A visszarendelés nem teszi lehetővé a tárgyalás egészén való jelenlétét, és helyettesítő kolléga sem érkezik. A rendezvény kapcsolattartója, szervezője, lebonyolítója és idegenvezetője a beruházó egyik szakmailag felkészült résztvevője. 1. feladat Összesen: 15 pont Fenti esettanulmány alapján tegyen javaslatot mind a beruházás, mind a tárgyalás helyszínére, étkezésekre, majd figyelemmel a rendezvényszervezés modulban tanultakra, készítse el a háromnapos tárgyalás részletes, mindenre kiterjedő programját, ismertesse a bejárandó terület útvonalát! A program legyen szakmailag átgondolt, nehézség nélkül lebonyolítható és tartalmas! A program az alábbiakat tartalmazza: - A programokat (tárgyalások, helyszín bejárás stb.), azok időpontját és helyszíneit 6 pont - A tárgyalás konkrét helyszínét 4 pont - A szálláshely kiválasztását, leírását - Az ellátások fajtáját, leírását - A létszámokat és résztvevőket - A program legyen tartalmas, lebonyolítható 2 pont 2. feladat Összesen: 20 pont A program alapján készítse el a háromnapos tárgyalás időre lebontott, részletes forgatókönyvét! A rendezvény forgatókönyve tartalmazza az alábbiakra vonatkozó információkat, instrukciókat: - A rendezvény megnevezése, időpontja - A szervező neve, elérhetősége (cím, mobil, vezetékes telefon, faxszám, ) - Szolgáltatók megnevezése, elérhetőségük (cím, telefon- és faxszám, ) - Tárgyalófelek névsora, pozíciója, cég megnevezése, elérhetőségük (cím, mobil, vezetékes telefon, faxszám, ) 2 pont - Érkezés, távozás 0,5 pont - A szálláshely adatai, szálláshelybontás - Napi program időbontásban 2 pont - Balaton-felvidéki program 2 pont É 2/6

3 - A tárgyalás helyszíne 0,5 pont - Terem, teremberendezés 0,5 pont - Tárgyalóban fénymásoló, számítógép, nyomtató, vonalas telefon - Parkolóhely biztosítása - Kávészünetek - Étkezések - Mappák, tollak, ajándékok - Virágdekoráció 0,5 pont - Időpont-egyeztetés - Éttermek adatai - A rendezvény teljes idejére ütemterv, feladatok 3. feladat Összesen: 20 pont Készítse el a rendezvény mindenre kiterjedő előkalkulációját HUF-ban, táblázatos formában! A program függvényében az alábbi adatokat kell alkalmaznia előkalkuláció készítésekor (a program egyéb költségeit Ön határozza meg): Szolgáltatás Költség, HUF Megjegyzés Szállás - Egyágyas szoba - Kétágyas szoba Áfás ár Főétkezés itallal/fő Áfás ár Kisbusz - km-díj legalacsonyabb kiállási díj/nap Áfa nélküli ár - autópályadíj parkolás Figyelem! Szervezési díj nem alkalmazandó, mivel a cég saját rendezvényéről hivatalos tárgyalás szól a feladat. A költségvetés legyen áttekinthető, logikus felépítésű, tartalmazzon minden adatot, számolási hibáktól mentes legyen! - A költségvetés tartalmazzon minden szükséges költséget, a költségek legyenek összhangban a program és a forgatókönyv szolgáltatásaival 1,5 pont - Egyágyas szobaár alkalmazása (VIP vendégek ld. megrendelőlevél) 1,5 pont - Az előkalkulációt a váratlanul visszarendelt telefontól függetlenül valamennyi résztvevőre kell elkészíteni - Ifamentesség (hivatalos tárgyalás) - A kerekítés szabályainak való megfelelés - Helyiérték megfelelő alkalmazása, áttekinthetőség 3 pont - Számolási hibától mentesség 4 pont - Gépjármű (kisbusz) km szükségletének és egyéb költségének helyes számítása 2 pont É 3/6

4 - Áfa szakszerű alkalmazása 1,5 pont - Szervezésidíj-mentesség 1,5 pont - A rendezvény teljes költségének megállapítása forintban 2 pont 4. feladat Összesen: 15 pont Írjon megrendelőlevelet a szálláshelynek! A vendégek: VIP-vendégek! A megrendelőlevél céges papíron készüljön, formailag, tartalmilag megfelelő, udvarias, lényeges információkra összpontosító legyen. Tartalmában térjen ki előző levélváltásokra, az ajánlatkérő és ajánlatadó levélben foglaltakra. Célszerű kitérni megrendelő szolgáltató jelen megrendelést megelőző esetleges együttműködésére, mely magában foglalhat érvényes szerződést, ez pedig tartalmazhatja a kedvezményes szállásárat, jutalékot és fizetési feltételeket. Mivel VIP-vendégekről van szó, egyágyas elhelyezés és a szobákba bekészítés (gyümölcstál, tájjellegű bor stb.) szükséges. A megrendelő levélnek tartalmaznia kell: - Címzés - Megszólítás - Tárgy megjelölése - Az ügyintéző neve és elérhetősége - Bevezető gondolatsor - A szállás igénybevételének időpontja - A kért szolgáltatás mennyiségi és minőségi jellemzői - Gyümölcstál, tájjellegű bor bekészítése a szobákba 0,5 pont - A szobákban internetkapcsolat 0,5 pont - Árra vonatkozó információ - Jutalék 0,5 pont - Fizetési feltételek és módozatok - Lemondási feltételek elfogadása - Visszaigazolás kérése - Dátum 0,5 pont - Elköszönési formula és aláírás - A levél tartalmilag helyes adatokat tartalmazzon, közérthető és udvarias, valamint helyesírási hibától mentes legyen É 4/6

5 5. feladat Összesen: 20 pont Készítse el a rendezvény utókalkulációját! Az utókalkuláció az eltávozott résztvevőre tekintettel egyéni megoldást tesz lehetővé, mely megoldást jogilag is elfogadható módon kell röviden megindokolnia! Az utókalkuláció vegye figyelembe, hogy az egyik résztvevő a tárgyalás második napján visszautazott munkahelyére, ezért a programban felsorolt bizonyos szolgáltatásokat nem vette igénybe. Mindez azt jelenti, hogy az utókalkuláció egyéni megoldásokat tesz lehetővé, mely megoldások jogilag is megfelelő indoklással elfogadhatók. A szálláshely lemondása például a szálláshelynek írt megrendelőlevélben foglaltaknak megfelelően kötbérmentes is lehet. Az utókalkuláció legyen áttekinthető, logikus felépítésű, tartalmazzon minden költséget, számolási hibáktól mentes legyen! - A végelszámolás tartalmaz minden költséget, a költségek összhangban vannak a programban foglalt szolgáltatásokkal 2,5 pont - Mivel az előkalkuláció készítését írásbeli visszaigazolások előzték meg, ezért az utókalkuláció tételeinek összegei csak minimális mértékben térnek el az előkalkuláció azonos tételeinek összegszerűségétől 3 pont - Az előkalkuláció és az utókalkuláció eltérő létszámbeli különbsége 4 pont - Számolási hibától mentes - A kerekítés szabályainak megfelel - Helyiérték megfelelő alkalmazása, áttekinthetőség 3 pont - Megfelelő indoklás 2 pont - Szervezési díjat nem tartalmaz 1,5 pont - A szervező cég tényleges kiadása 2 pont 6. feladat Összesen: 10 pont A feladatokat számítógépen készítette el. Szempontok a dokumentumok formázásához: - Betűtípus: Times New Roman 12 - Sorköz: 1,5 - Margó 2,5 cm minden oldalon - A rendezvényszervező cég adatainak elhelyezése a céges levélpapír felső és alsó részén - Kép beszúrása - Oldalszám beszúrása: oldal alja középre - Törzsszöveg sorkizárt - Táblázat beszúrása és formázása - Nyomtatás 1 példányban - Mentés: dokumentum neve_nev címen. A nev helyére a saját nevét írta be! É 5/6

6 A Rendezvényszervezés szakmai követelménymodul írásbeli vizsgarésze a feladat jellegéből adódóan egyéni tanulói megoldásokat tesz lehetővé. Ennek megfelelően az írásbeli vizsgafeladat minden részletre megoldókulcsot nem igényelhet. A megoldókulcs a legfontosabb, az adott feladat nélkülözhetetlen tartalmi elemeit és az azokra adható maximális pontszámot határozza meg. A megoldókulcstól eltérő, más helyes megoldásokat is el kell fogadni. Összesen: 100 pont 100% = 100 pont EBBEN A VIZSGARÉSZBEN A VIZSGAFELADAT ARÁNYA 60%. É 6/6