magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság

Átírás

1 3. szám 128. évfolyam január 25. Utasítások 7/2013. (I. 25. MÁV Ért.3.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a szerződéskötések rendjéről szóló 22/2007. (VIII. 31. MÁV Ért. 29.) VIG számú utasítás 2. számú módosítása (egységes szerkezetben). ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM Oldal 197 8/2013. (I. 25. MÁV Ért.3.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az idegen felek részére történő energiaszolgáltatás és továbbadás eljárási rendjének szabályozásáról. Egyéb közlemény: Hirdetmény Oldal Utasítások 7/2013. (I. 25. MÁV ÉRT.3.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A szerződéskötések REndjÉRőL szóló 22/2007. (VIII. 31. MÁV ÉRT. 29.) VIG számú UTAsíTÁs 2. számú MódOsíTÁsA (EGysÉGEs szerkezetben). Ezen utasítás közzététele napjával a szerződéskötések rendjéről szóló 22/2007.(VIII.31. MÁV Ért.29.) VIG.sz. utasítás egyes rendelkezéseinek alábbi módosítását rendelem el: 1. Az utasítás 1. pontja az alábbiakkal egészül ki: Az utasítás célja a MÁV Zrt.-nél (a továbbiakban Társaság) a szerződéskötések folyamatának (a szerződések előkészítésének, aláírásának, nyilvántartásba vételének, teljesítésének) szabályozása, a szerződések társasági szintű, egységes kezelése és koordinálása érdekében. 2. Az utasítás egyéb pontjaiban a MÁV Zrt. helyett a Társaság, a Jogi Igazgató helyett a Vezető Jogtanácsos kifejezés kerül alkalmazásra. 3. Az utasítás 2.1. pont negyedik bekezdése az alábbiak szerint módosul: A közbeszerzésekről szóló törvény (jelenleg hatályos a évi CVIII. törvény, továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó szerződéskötések esetében a szerződés előkészítésére és megkötésére, a Társaság mindenkor hatályos Közbeszerzési Utasításában (lásd 5.3 pont) foglaltakat is megfelelően alkalmazni kell. 4. Az utasítás 2.1. pont utolsó bekezdésének első mondata ( Jelen utasítás 4.1, 4.2, pontjainak alkalmazása alól megindokolt esetben teljes felelősség mellett felmentést adhat az a főtevékenységi kör vezető, akihez a szerződést megkötő szervezeti egység szervezetileg tartozik ) törlésre kerül. 5. Az utasítás 2.1. pont hetedik bekezdése az alábbiak szerint módosul: A közbeszerzési eljárás hatálya alá nem tartozó szerződéskötések esetén a szerződő partnerek versenyeztetésére vonatkozó szabályoktól való eltérésre a Működési és Szervezeti Szabályzatnak (a továbbiak-

2 198 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám ban: MSZSZ) megfelelően csak a MÁV Zrt. Igazgatóságának egyedi döntése alapján kerülhet sor. 6. Az utasítás 2.2. pontja az alábbiak szerint módosul: Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Vezető jogtanácsos felelős. 7. Az utasítás 3.1. pont ötödik és hatodik bekezdése az alábbiak szerint módosul: A szerződés lehet: - vevői szerződés; - szállítói szerződés; - egyéb, vevői illetve szállítói szerződés körébe nem tartozó szerződés, pl. támogatási szerződés, szindikátusi szerződés, együttműködési megállapodás stb. A vevői és szállítói szerződés fogalmát a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló mindenkor hatályos utasítás tartalmazza. 8. Az utasítás 3.2. pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződés értéke A szerződés értéke a szerződő fél által vállalt fizetési (ellenszolgáltatási) kötelezettség nettó, ÁFA nélküli értéke. A szerződés értékének megállapításakor a teljes (opcióval, díjakkal, kamatokkal, jutalékokkal, egyéb, a szerződéskötéskor ismert és meghatározott ellenszolgáltatásokkal együttesen) fizetendő ellenértéket figyelembe kell venni. Határozott időre kötött szerződés esetén a szerződés értéke a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás teljes értéke, a határozatlan időre kötött szerződések esetén pedig az egy évi ellenszolgáltatás értéke. Ha a szerződés több részből áll, illetőleg a beszerzés több szerződés alapján kerül teljesítésre, mindegyik rész értékét egybe kell számítani. A keretszerződés értéke a keretösszeg, annak hiányában a szerződés alapján annak hatálya alatt kötendő szerződések becsült legmagasabb összértéke. Amennyiben a szerződés alapján fizetendő ellenszolgáltatás mértéke egyértelműen nem állapítható meg (pl. óradíjas szerződések esetén) az ellenszolgáltatás becsült értékét kell figyelembe venni a szerződéses érték meghatározásakor. A becsült érték megállapításánál figyelembe kell venni az adott szerződésre, rendelkezésre álló, illetve engedélyezett költségkeretet. Közbeszerzési eljárás keretében megkötésre kerülő szerződések esetében a szerződés becsült értékét a Kbt aiban foglaltaknak megfelelően kell megállapítani. A Kbt. hatálya alá tartozás megállapításához, az egybeszámítás során valamennyi szerződés becsült értékeként a Kbt.-ban meghatározottakat kell alapul venni. 9. Az utasítás 3.3. pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződés előkészítését a Társaság MSZSZ-ében, valamint a Döntési és Hatásköri Listában (továbbiakban: DHL) megjelölt azon munkaszervezet köteles elvégezni, amelynek az adott üzleti folyamat vagy tevékenység a feladatai között szerepel, figyelemmel a beruházásra, beszerzésekre vonatkozó és a mindenkor hatályos Közbeszerzési utasítás, valamint az 1932/T/2010 számon kiadott, CenterLed-re vonatkozó utasítás rendelkezéseire is. 10. Az utasításban új 3.4. pont kerül beiktatásra, az ezt követő sorszámozás pedig eggyel nő (a hivatkozások is ennek megfelelően módosulnak): A MÁV Zrt.-n belül az a szervezet, akinél a szerződésből eredően kötelezettség keletkezik, és erre a kötelezettségre jóváhagyott üzleti terve fedezetet nyújt. 11. Az utasítás 3.5. pontja (korábbi 3.4. pontja) az alábbiak szerint módosul: A Társaságnál minden szerződést írásban kell megkötni, a személyszállítási szerződések és a 200 ezer Ft alatti készpénzes beszerzések kivételével. A szerződés írásban történő megkötésének minősül a 4.6. pont szerint kiállított megrendeléssel és annak visszaigazolásával létrejött szerződés is. 12. Az utasítás 3.6. pont (korábbi 3.5. pont) első bekezdése az alábbiak szerint módosul: A szerződés aláírása akkor cégszerű, ha a Társaság kézzel, vagy géppel előírt, előnyomott, vagy nyomtatott cégneve alá vagy fölé - címpéldánynak vagy meghatalmazásnak megfelelően - a cégjegyzékbe bejegyzett vagy meghatalmazáson alapuló cégjegyzésre jogosult személy(ek) nevüket aláírják. 13. Az utasítás 3.6. pontja (korábbi 3.5. pontja) kiegészül egy új negyedik bekezdéssel az alábbiak szerint (a további bekezdések változatlanul maradnak): A helyettesítésre vonatkozó szabályokat az MSZSZ tartalmazza. A helyettesítésre adott megbízás nem minősül a cégjegyzési jog delegálásának. 14. Az utasítás 3.7. pontja (korábbi 3.6. pontja) az alábbiak szerint módosul:

3 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője 199 A szerződés akkor teljesül, ha az abban foglalt szolgáltatások beleértve a szerződést biztosító mellékkötelezettségeket is maradéktalanul megvalósultak, valamint a szerződés szerinti díj megfizetésre került. A teljesítést a ,- Ft alatti ún. készpénzes beszerzések kivételével dokumentálni szükséges. A teljesítés igazolás kiállítása azon szervezet feladata, amelynek az MSZSZ szerint az adott üzleti folyamat vagy tevékenység során a szerződő partner szolgáltatását át kell vennie, el kell fogadnia. 15. Az utasítás teljes szövegében a típusszerződés helyett a mintaszerződés fogalom kerül alkalmazásra. 16. Az utasítás pontja (korábbi 3.9. pontja) kiegészül egy második bekezdéssel az alábbiak szerint: Az előszerződés a jelen utasítás alkalmazása vonatkozásában szerződésnek minősül. 17. Az utasítás pontja (a korábbi pontja) kiegészül az alábbi mondattal: Eseti szerződés keretszerződés hiányában nem köthető. 18. Az utasítás pontja (a korábbi pontja) az alábbiak szerint módosul: Általános szerződési feltételek azok a részletesen kidolgozott gazdasági- jogi feltételek, amelyeket az egyik fél hasonló árukra vagy hasonló szolgáltatásokra nagy számban, rendszeresen kötendő szerződések esetén a szerződéskötés egyszerűsítése és gyorsítása érdekében egyoldalúan előre meghatároz. A Társaság általános szerződési feltételeket határoz meg, például: Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzat A belföldi vasúti forgalomban elszállított személyek és kézipoggyászaik szállítására vonatkozó általános valamint jogszabályban nem szabályozott kiegészítő szerződési feltételeket a Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzat tartalmazza. Az Üzletszabályzatot a vasút igazgatási szerv hagyja jóvá. A Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzatot és annak módosításait a vasúti társaság a honlapján közzéteszi. Az Üzletszabályzat megjelenését a MÁV Értesítősben külön közzé kell tenni. A Személyszállítási szervezet gondoskodik arról, hogy a Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzatot az utasok az utas kiszolgáló helyeken megtekinthessék. Országos nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózat igénybevételének feltételeiről szóló Hálózati Üzletszabályzat A Társaságáltal üzemeltetett nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózat esetében a a) a vasúti pályahálózat-kapacitás biztosítására vonatkozó általános szerződési feltételeket, b) a hálózat-hozzáférési díjakat, illetve azok alkalmazásának részletes feltételeit, c) a vasúti pályahálózat-kapacitás elosztásának részletes feltételeit, d) a vasúti pályahálózatra vonatkozó forgalmi és műszaki specifikációt a Hálózati Üzletszabályzat tartalmazza. A Hálózati Üzletszabályzatot a VPSZ Vasúti Pályakapacitás-elosztó Szervezet honlapján közzéteszi. A HÜSZ módosítása, ezen belül a hálózat-hozzáférési szerződés (továbbiakban hhfsz) általános szerződéses feltételeinek módosítása esetén a hhfsz-t felül kell vizsgálni és szükséges esetben a fentieknek megfelelő tartalommal módosítani kell. A Beszerzési és Logisztikai Igazgatóság feladatkörébe tartozó ÁSZF-ek 19. Az utasítás pontja (a korábbi pontja) kiegészül egy új harmadik bekezdéssel az alábbiak szerint: A külföldi szerződőpartnerrel kötött szerződésekben törekedni kell arra, hogy a szerződés hivatalos szövege magyar nyelven szülessen, a szerződésre a magyar jog legyen az irányadó és joghatósággal a magyar bíróságok rendelkezzenek. Idegen nyelven született szerződésről aláírás előtt kötelező hivatalos fordítás készítése. A joghatóság és az irányadó jog tekintetében a Jogi Igazgatóság állásfoglalását be kell szerezni minden olyan esetben, amikor a külföldi fél a magyar jogot és bíróságot nem fogadja el. 20. Az utasítás kiegészül egy új ponttal: Alkalmazott rövidítések Döntési és Hatásköri Lista: DHL Működési és Szervezeti Szabályzat: MSzSz Hálózati Üzletszabályzat: HÜSZ 21. Az utasítás 4.1. pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződéskötés folyamata azoknak a tevékenységeknek összessége, amelyek eredményeként kötelezettség vállalásra irányuló szerződéses jogviszony jön létre a Társaság és a szerződő fél között.

4 200 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám A szerződéskötési folyamat fontosabb elemei: a jóváhagyott üzleti cél és a felmerült igény alapján a szerződés tárgyának pontos meghatározása, a szerződő fél kiválasztása pl. beszerzés vagy közbeszerzés útján szerződéstervezet elkészítése, illetve megfelelő mintaszerződés vagy általános szerződési feltételek kiválasztása, vagy a szerződő fél szerződéstervezetének értékelése, egyeztetés (tárgyalás útján, vagy írásbeli véleményeltérések cseréje és elfogadása útján) szerződéstervezet Társaságon belüli véleményeztetése és szignóval történő ellátása, a DHL szerinti döntéshozatalra jogosult döntése (szükség szerint előzetesen) a szerződés megkötése, az aláírt szerződés egy eredeti, jogi szignóval és a szerződést kötő szignójával ellátott példányának megküldése a Jogi Igazgatóság Levéltári Csoport számára nyilvántartásba vétel céljából, A szerződéskötést követő feladatok: a szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítése, és annak értékelése, szerződésszegés esetén a pénzügyi és jogi következmények (szankciók) érvényesítése szerződés nyilvántartás (levéltári és szerződéskötő szervezet általi) és szerződés management. A Dokumentum Menedzsment Rendszer (a továbbiakban DMS) bevezetésével, a szerződéskötés folyamata a DMS-en keresztül történik. A DMS-ben kezelt szerződések esetén jelen utasításban ügyirat alatt az elektronikus ügyirat, szignó alatt pedig a jogi szignó kivételével az elektronikus szignó értendő. A DMSen belül történő szerződéskötés folyamatábráját és annak leírását a 4. sz. melléklet tartalmazza. 22. Az utasítás 4.2. pont második bekezdése az alábbiakkal egészül ki: Beszerzésre irányuló szerződések esetén az igény pontos meghatározása és a forrás rendelkezésre állásának biztosítása a Költségviselő szervezetek feladata és felelőssége, Ugyancsak a Költségviselő szervezet feladata a beszerzési eljárás olyan időpontban történő kezdeményezése, hogy a beszerzés teljes időigényét (figyelemmel a belső egyeztetési, szignózási folyamatokra, valamint a beszerzési, közbeszerzési eljárás lebonyolításának időigényére, esetleges sikertelenség esetén a beszerzési, közbeszerzési eljárások megismétlésének időigényére) alapul véve elegendő idő álljon rendelkezésre a szerződés megkötésére. 23. Az utasítás 4.3. pontja az alábbiak szerint módosul: A Társaság a Kbt. 6. (1) bekezdés c) pontja alapján a Kbt. hatálya alá tartozó ajánlatkérőnek minősül, mind az ún. klasszikus, mind az ún. közszolgáltatói rezsimben. A szerződő fél kiválasztása szükség esetén a költségviselő szervezet bevonásával a szerződéskötésre feljogosított szervezet feladata. A szerződéskötésre feljogosított szervezetek kötelesek beszerzéseik során figyelemmel kísérni a közbeszerzési értékhatárokat. Amennyiben a közbeszerzéseik értéke eléri, vagy meghaladja a Kbt. szerinti értékhatárokat figyelemmel az egybeszámítási szabályokra (Kbt ) is - az eljárást a Kbt. szerint kell lefolytatni. A közbeszerzési értékhatárokat a jogszabály és a vonatkozó utasítás tartalmazza (lásd 5.3. pont). Az egybeszámítási nyilatkozat kiadásáért és tartalmának helyességéért a Beszerzési és Logisztikai Igazgatóság felelős. A szerződő fél kiválasztására és az alkalmazandó eljárás meghatározására vonatkozó szabályokat a szerződések módosítása során is alkalmazni kell. A Kbt. hatálya alá nem tartozó szerződéskötések esetén a szerződő fél kiválasztására az alábbi szabályokat kell alkalmazni: Ft-ot el nem érő szerződési érték esetében a szerződő felet szabadon lehet kiválasztani Ft és a közbeszerzési értékhatár közötti értékre a szerződő felet árajánlat(ok) értékelése alapján kell kiválasztani Ft feletti értékhatár felett minimum három árajánlat bekérése kötelező. Az ajánlatkérésnek és az ajánlattevők válaszának időben korábbinak kell lenniük a nyertes ajánlattevő kiválasztásának időpontjánál, az utólagos (kontroll-) ajánlatok a szerződő fél kiválasztásának indokaként nem vehetők figyelembe. A közbeszerzési értékhatárokat a mindenkor hatályos Közbeszerzési Utasítás tartalmazza. Az adott évre irányadó értékhatárok a Közbeszerzési Tanács a Közbeszerzési Értesítőben teszi közzé: 0/ertesitoProperties?objectID=friss&topPosition=1 A Kbt. szerinti alanyi mentesség esetén tehát ha a Kbt. szerinti kivételi kör feltételei a szerződéskötő fél irányában határoznak meg kritériumokat azzal a társasággal kell és lehet szerződést kötni, melynél a mentesség feltételei fennállnak, a DHL szerint döntésre

5 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője 201 jogosult szerv/személy a mentesség alkalmazásának lehetőségét elvetheti. Ügyiratban, írásban megindokolt, illetve dokumentumokkal alátámasztott esetben (pl. ha a szerződés tárgyának speciális volta, illetve kizárólagos jog miatt nincs a piacon három teljesítésre képes és alkalmas partner, vagy olyan, a szerződést biztosító kötelezettségre kötött önálló szerződésről van szó, ahol a szerződő felek adottak, vagy ha a megkeresett partnerektől ajánlat, illetve érdemi válasz nem érkezett) egy ajánlat esetén is megköthető a szerződés. Az indok valós voltáért a szerződést kötő szervezeti egység felelős. A szerződő fél kiválasztásánál a tisztességes piaci versenyt, és az esélyegyenlőség szabályainak alkalmazását és a Társaság üzleti érdekeinek védelmét minden körülmények között biztosítani kell. 24. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: A Társaság által megkötött szerződések tartalmának kialakításakor az adott szerződés céljához és tárgyához igazodóan törekedni kell az alábbiak pontos rögzítésére: - a szerződés fejlécében a szerződés száma (4.7 pontnak megfelelően), a szerződés tárgyára vonatkozó CPV kód és EBR szám (CPV kódok elérhetőek: - közbeszerzési eljárásra, beszerzési eljárásra utalás a preambulumban, a felek meghatározása, (1. számú melléklet szerint), a szerződés aláírójának/aláíróinak olvasható neve (igazodva az Alapító Okirat és a DHL rendelkezéseihez), a szolgáltatás, a szerződés pontos tárgya (pl. áru beszerzése, szolgáltatás beszerzése), - jogszabályi kötelező előírások, - számlázási és fizetési feltételek, a szerződő felek feladatainak (jogok és kötelezettségek) részletes meghatározása az ellenszolgáltatás (díj) pontos megjelölése betűvel és számmal is, az elszámolás módjának megállapítása, ideértve a termék vagy szolgáltatás általános forgalmi adóvonzatát, hivatkozva a szerződött összegnél a mindenkor hatályos ÁFÁ-ra (Ft + mindenkor hatályos ÁFA), megjelölve a szerződött összegnél annak %-os adótartalmát, illetve a termékértékesítés, vagy szolgáltatás esetleges adómentességét, a teljesítési határidő, részhatáridő, további más határidő, - teljesítés igazolás szabályai, - alvállalkozó, közreműködő igénybevételének szabályai, azok érvényesülésének ellenőrzése, ezzel kapcsolatos szankciók, a kellék- és jogszavatosság, jótállás (garancia) kikötése, meghatározása, a szerződés időbeli hatálya, a szerződésszegés következményeinek (elállás, kötbér, kártérítés) meghatározása, - annak szabályozása, hogy a Társaság tulajdon, illetve használati jogszerzése esetén harmadik személy jogfenntartása nem akadályozhatja vagy korlátozhatja a Társaság tulajdonszerzését, használati jogát, ennek megszegése esetére a Társasággal szerződő partner korlátlan felelősségének rögzítése, - annak rögzítése, hogy Társaság munkavállalója nem vehet részt a Társasággal szerződő fél teljesítésében - melyet a Társaság bármikor jogosult ellenőrizni, ennek megszegése esetén a Társasággal szerződő fél teljes körű kártérítési felelősségének rögzítése, - annak rögzítése, hogy a (szerződéses partner) megismerte ( és elfogadja a MÁV Zrt. Etikai Kódexét, az abban foglalt értékeket a jogviszony fennállása alatt magára nézve mérvadónak tartja. Kijelenti, hogy vitás eset felmerülésekor a MÁV Zrt. által lefolytatott eljárásban együttműködik a vizsgálókkal. Vállaja, hogy a MÁV Zrt. nevében eljáró személy(ek) Etikai Kódexet sértő cselekményé(ei)t jelzi a MÁV Zrt. által működtetett etikai bejelentő ás tanácsadó csatornán keresztül, - az üzleti titokra és a nyilvánosságra hozatali kötelezettségre vonatkozó rendelkezés az irányadó jogszabályok szerint, a szerződéses jogviszony megszüntetésének lehetőségei, (elállás, felmondás, felmondási idő), - a vonatkozó jogszabályok felsorolása, a szerződés aláírásának helye és ideje, a szerződés cégszerű aláírása. A szerződés tartalmának kialakításakor figyelembe kell venni a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló, a mindenkor hatályos utasítás (lásd 5.4 pont) kötelező és ajánlott tartalmi elemeit is. 25. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződő felek által lényegesnek minősített, egyéb szerződéses feltételek az alábbiak szerint: a szerződő felek szerződés teljesítéséért felelős megbízottjainak név-, cím, telefon- és telefax szám megjelölése, a szerződés módosításának feltételei, - keretszerződés esetén az egyedi lehívások és visszaigazolások szabályai, eljárásrendje, a mennyiségi és minőségi átadás-átvétel meghatározása, összeférhetetlenségi szabályok, pótmunka szabályozása,

6 202 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám jogvitában eljáró bíróság meghatározása, melynek során törekedni kell a Társaság székhelyétől eltérő földrajzi fekvésű bíróságok illetékessége kikötésének elkerülésére. 26. Az utasítás pont második, harmadik és utolsó bekezdése az alábbiak szerint módosul, illetve kiegészül egy új negyedik bekezdéssel: Az időrendi sorrend nyomon követhetősége érdekében valamennyi szerződés tervezetet ügyiratban (ide értve a DMS szerinti elektronikus ügyiratot is) kell tárgyalni. Az ügyirati bejegyzések alapján kell a szerződés tervezet műszaki, üzleti, pénzügyi, minőségügyi és jogi felelősséggel terhelt munkavállalóját meghatározni. A szerződést az annak elkészítéséért felelős szervezet kijelölt munkavállalója köteles a jelen utasítás 4.4. pontjában leírtaknak megfelelően elkészíteni. Ez a személy munkajogi felelősséggel tartozik a szerződéstervezet műszaki és üzleti tartalmáért. A szakmailag bonyolult szerződések előkészítésébe az illetékes kontrolling-számviteli-pénzügyi szervezetet és a Jogi Igazgatóságot előzetesen a megfelelő idő biztosításával be kell vonni. A szerződés előkészítéséért felelős munkavállaló kezdeményezésére, ezen szervezeteknek biztosítani kell a közreműködést a szerződés szövegének elkészítésében. A szerződéskötések előkészítése során a vonatkozó utasításokat minden esetben figyelembe kell venni. Az Alapító, Igazgatóság és Elnök-vezérigazgatói szint esetén az előterjesztések rendjéről szóló utasítást is megfelelően alkalmazni kell. A szerződéses tartalom és feltételek előkészítése során vizsgálni kell különösen: a szerződő fél legalitását, referenciáit, teljesítőképességét (pl. cégnyilvántartás, céginformációs rendszer, szállítói minősítési rendszer stb. segítségével), a szerződés kötelező tartalmi elemeinek meglétét, a műszaki tartalom és feltételek helyességét, a határidők kitűzését, az igénybe vehető biztosítékokat, a szerződés gazdasági hatásait, a minőségi, kereskedelmi feltételek biztosíthatóságát, a teljesítési határidők realitását, a hatályos jogszabályok betartását, (a szerződéstervezet feleljen meg a törvényes követelményeknek, melyek a szerződés érvényességéhez szükségesek), a versenyszabályok betartását, a szerződésszegés esetére vonatkozó kikötéseket, a szerződés megszüntetésének lehetőségét a körülmények (partner fizetőképessége stb.), vagy a Társaság érdekének változása esetén, szerződésszegés esetére igénybe vehető biztosítékokat, a pénzügyi biztosítékokat, amelyekről külön utasítás rendelkezik (lásd 5.4 pont). 27. Az utasítás pont első és második bekezdése az alábbiak szerint módosul: A szerződést - cégszerű aláírását megelőzően - először a szerződést kötő szervezeti egység szignójával, majd kontrolling-számviteli-pénzügyi (külön utasítás szerint lásd 5.4 pont), és jogi szignóval kell ellátni. A DMS bevezetéséig a szerződést kötő szervezeti egységnek minden oldalon szignálnia kell a szerződést. Az előírt szignók beszerzéséért a szerződést kötő szervezeti egység felelős. A szignó kérelmezése szerződés tervezet 2 példányban történő ügyiratba helyezésével és - vevő és szállítói szerződések esetén a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló a mindenkor hatályos utasítás (lásd 5.4 pont) 1. vagy 2. számú mellékletével, - egyéb, vevői illetve szállítói szerződés körébe nem tartozó szerződés esetén ezen utasítás 2. sz. mellékletével (szerződést kísérő adatlap) együtt, az ott feltüntetett szervezeti egységeknek való megküldésével történik. A szignó a DMS bevezetéséig akkor érvényes, ha a szignó megadására jogosult személy, vagy az általa felhatalmazott személy a szerződés minden oldalának alsó sarkában elhelyezi aláírását, és a szerződést kísérő adatlapot (lásd e pont 2. bekezdését) ellátta olvasható nevével és aláírásával. A DMS bevezetését követően a jogi szignó akkor érvényes, ha a kontrolling-számviteli-pénzügyi szignó megadását követően a jogi szignó megadására jogosult személy, vagy az általa felhatalmazott személy a szerződés minden oldalának alsó sarkában elhelyezi aláírását. 28. Az utasítás pont címe és tartalma az alábbiak szerint módosul: jogi szignó (jogtanácsos vagy ügyvéd szignója) A közbeszerzési, beszerzési, valamint nyilvános, illetve meghívásos versenyeztetési eljárás eredményeképpen megkötésre kerülő szerződés esetén a jogi szignót a szerződési feltételeket illetve a szerződéstervezetet tartalmazó pályázati dokumentációra is be kell szerezni. Közbeszerzési, beszerzési eljárás esetén az eljárás megindítását megelőzően a szerződés tervezetre a jogi szignót be kell szerezni. Nem szükséges a jogi szignó újbóli megszerzése, amennyiben a szerződés az eljárás megindítására irányuló előterjesztés mellékleteként, illetve egyszer már szignóval ellátott szerződéstervezet szerint kerül megkötésre, a tervezet és a megkötött szerződés tartalmi azonosságáért a szerződést aláírásra előterjesz-

7 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője 203 tők munkajogi felelősséggel tartoznak. A szerződéskötő szervezeti egység ilyen esetben a jogi szignóval ellátott szerződést köteles az ügyiratba elhelyezni és a tartalmi azonosságról nyilatkozni. A szerződéstervezetre jogi szignót a Vezető jogtanácsos, az általa erre felhatalmazott jogtanácsos vagy a Jogi Igazgatósággal szerződéses kapcsolatban álló ügyvédi iroda képviselője, vagy egyéni ügyvéd adhat. A szerződéstervezetet jogi szignóval ellátni csak akkor lehet, ha a szerződésből, illetve az ügyiratból az alábbi feltételek fennállása megállapítható, illetve az alábbi dokumentumok csatolásra kerültek: ha a szerződésben írt kötelezettségek és jogosultságok a hatályos jogszabályok és a jogi szakmai követelmények szerint megalapozottak és a Társaság részéről jogi úton érvényesíthetők,- - a tervezetet az összes szignózásra jogosult szervezeti egység ellátta szignójával (lásd pont), vagy annak beszerzése alól jelen utasítás rendelkezései alapján a szerződést kötő mentesül, a jelen utasítás pontjában előírt kötelező tartalmi elemeket a szerződéstervezet tartalmazza, - a szerződő partner kiválasztására a vonatkozó jogszabályoknak, illetve utasításoknak megfelelően került sor. - A szerződéskötő szervezeti egységnek a jogi szignó megadásához mellékelni kell: a szerződés tervezet végleges, a DMS bevezetéséig az előkészítő által minden oldalon szignált, a többi szignózásra feljogosított szervezet által már jóváhagyott és szignált szerződés 2 példányát, - közbeszerzési, beszerzési, versenyeztetési eljárás esetén az előzetesen jogi szignóval ellátott szerződéshez képest a változtatások ismertetését amennyiben az eljárás fajtája a változtatást megengedi, a Kbt. szerinti egybeszámítás szabályainak figyelembevételére sor került, és a vonatkozó nyilatkozatot csatolták, a lefolytatott közbeszerzési, beszerzési, versenyeztetési eljárás dokumentumai, (értékelési szempontok, ajánlatkérés, bontási jegyzőkönyv, értékelő bizottság javaslata, ettől eltérő döntés indokolása, elektronikus árlejtés dokumentációja, ajánlatok, stb.), az ágazat-szakmailag érintett belső szervezeti egység véleményét (pl. az infokommunikációs tartalmú szerződések esetén az Infokommunikációs Igazgatóság), - a szükséges, adott esetben jogszabály által előírt engedélyeket, hozzájárulásokat (pl. NFM, MNV stb.) szerződésmódosítás esetén a teljes előzmény dokumentációt, különösen az alapszerződést, továbbá az arról szóló nyilatkozatot, hogy vizsgálták a szerződésmódosítás során a Kbt. hatálya alá tartozást, Kbt. szerinti kizárólagosság esetén a kizárólagosság indokolását és az azokat alátámasztó dokumentumokat (pl. szerződés, oltalom, forgalmazási kizárólagosság stb.) A szerződés(tervezet) jogi szignóval történő ellátása azt jelenti, hogy a jogi szignó kiadására feljogosított személy a szerződés (versenyeztetési dokumentáció) aláírásra (megjelentetésre) kerülő egy példányának minden oldalát kézjegyével és a Társaság oldaláról jogszabály alapján ellenjegyzést igénylő szerződések esetén jogtanácsosi/ügyvédi pecséttel látja el. A szerződést kötő szervezeti egység jogi szignó megadására olyan szerződés tervezetet köteles ügyiratban megküldeni, melyet a többi, kötelező szignózásra feljogosított szervezet már jóváhagyott. Nem kell jogi szignó az általános szerződési feltételekkel teljes mértékben megegyező tartalmú, 500 ezer Ft alatti szerződések esetében, valamint a mintaszerződésekkel teljes mértékben megegyező tartalmú, 200 ezer Ft alatti szerződések esetében (lásd pont), kivéve, ha a vezető jogtanácsos (illetve a vonatkozó belső utasítás) másként nem rendelkezik. 29. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Kontrolling-számviteli-pénzügyi és jogi szignót ebben a sorrendben minden szerződéshez kell kérni (kivétel vonatkozó utasítás /lásd 5.4/ 2.2 pontja, illetve a jelen utasításban meghatározott egyéb esetek, így különösen a és a pontban foglalt esetekben). Amennyiben a kontrolling-számviteli-pénzügyi szignó adását az illetékes szervezet vagy a jogi szignó adását a Jogi Igazgatóság, illetve a Vezető jogtanácsos által kijelölt jogtanácsos/ügyvédi Iroda/ügyvéd megtagadja, azt az ügyiratban foglalt írásbeli indoklással felülbírálhatják, és a vonatkozó szerződést megköthetik a következő vezetők: - ha a jogi szignó megtagadása a szerződő partner kiválasztására vonatkozó szabályok megsértése miatt történik, az Igazgatóság döntése alapján a felhatalmazott vezető (vezetők), - egyéb esetekben: - elnök-vezérigazgató (ha a szerződést kötő szervezeti egység az elnök-vezérigazgató közvetlen irányítása alá tartozik), - vezérigazgató-helyettesek (ha a szerződést kötő szervezeti egység a vezérigazgató-helyettes irányítása alá tartozik). Bármely szignó megtagadása esetén a szerződést kötő szervezet az engedély megküldésével írásban értesíti a szignót megtagadó szervezeti egység vezetőjét. 30. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul:

8 204 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám A szerződés előkészítési folyamatot a tervezett aláírást megelőzően olyan időben kell elindítani, hogy a szervezeti egységek számára a vonatkozó szabályok szerint elegendő idő álljon rendelkezésre a tervezet áttanulmányozására és a kötelező szignók megadására, figyelemmel az előkészítési időt esetlegesen befolyásoló tényezőkre, mint pl. a közbeszerzési eljárás időtartama, a szignó megadásához szükséges módosítás átvezetése, illetve, a szerződő partnerrel folytatandó egyeztetés időigénye stb. Ezért, továbbá azért, hogy a szerződés alá legyen írva a teljesítés megkezdésének időpontjára, a szerződést kötő szervezeti egység felelős. A határozott idejű, folyamatos teljesítésről vagy szolgáltatásról szóló szerződés esetén a 4.2 pont szerinti szervezetnek, illetve a szerződést kötő szervezeti egységnek már a szerződés megkötésekor rendelkezni kell arról, hogy a jogviszony folyamatosságára tekintettel a lejárat előtt hány hónappal kell indítványozni az új szerződés megkötését, (szükség esetén figyelemmel a közbeszerzés időszükségletére is). A jogi szignó megadására 5 munkanap áll rendelkezésre. A Jogi Igazgatóság jogosult érdemi vizsgálat nélkül visszaküldeni az olyan szerződést, amely a jogi szignó megadásához szükséges, jelen utasítás szerinti mellékleteket nem tartalmazza. Ebben az esetben a pontban meghatározott dokumentumokkal felszerelt szerződés véleményezésére és a jogi szignó megadására az ismételt megküldéstől számítva 5 munkanap áll a Jogi Igazgatóság rendelkezésre. Ha a szignó megadását a szignózó módosításhoz köti, a módosított tervezet szignóval való ellátására további 2 munkanap áll rendelkezésre. Ebben az esetben a szignó megadásához a Jogi Igazgatóság részére a szerződés korrektúrázott, a DMS bevezetéséig a szerződéskötő szervezet által oldalanként szignált változatát is meg kell küldeni. Az irattovábbítási idő a határidőbe nem számít bele. A kontrolling-számviteli-pénzügyi szignó megadásának határidejéről külön utasítás rendelkezik (lásd 5.4. pont.) Ha az utasításba foglalt határidőt valamelyik szervezeti egység elmulasztja, annak okát szükség esetén köteles az ügyiratba helyezett betétlapon megindokolni. 31. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Rendkívül indokolt esetben a jogi szignó 1 munkanapon belüli megadását kérheti a szerződést kötő szervezeti egység. Ilyen esetben a szerződést kötő szervezet felelőssége, hogy az előkészített tervezetet véleményezés céljából elektronikus levélben a Vezető jogtanácsos részére a jogi vélemény kialakítása céljából a lehető legkorábbi időpontban a szükséges dokumentumokkal együtt rendelkezésre bocsássa. A rendkívüli sürgősséget betétlapon külön indokolni kell, indokként csak olyan okok hozhatók fel, melyeknek tényleges gyakorlati hatásuk van, pl. pénzügyi vagy jogi következmény, számviteli, adózási vagy szolgáltatási kötelezettség stb. Amennyiben a szerződéskötő szervezeti egység a rendkívüli sürgősség megalapozását szolgáló dokumentumokat a Jogi Igazgatóság részére a tervezet szignóra történő megküldésével egyidejűleg nem adja át, vagy azokból egyébként az állapítható meg, hogy a Jogi Igazgatóság rendkívüli eljárása nem indokolt a Jogi Igazgatóság a jogi szignót normál ügymenetben adja meg, vagy amennyiben a szerződéskötő szervezeti egység a rendkívüli sürgősségre vonatkozó álláspontját változatlanul fenntartja, a szignót megtagadhatja. Ez utóbbi esetben jelen utasítás pontjában meghatározott szabályok irányadók. 32. Az utasítás 4.6. pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződés előkészítési folyamat befejezése után kerülhet sor a szerződés megkötésére, aláírására. A szerződésből legalább két olyan aláírt példányt kell készíteni, melyet a szerződést kötő szervezet szignóval ellátott és kontrolling-számviteli-pénzügyi, valamint jogi szignóval is rendelkezik, ebből az egyik az ügyirati példány, a másikat a pontnak megfelelően a Jogi Igazgatóság nyilvántartásába kell megküldeni. A szerződéseket és azok valamennyi mellékletét cégszerűen a 3.5. pontban meghatározott módon kell aláírni. A szerződést aláírók nevét és beosztását a szerződésen fel kell tüntetni. Az írásbeli megrendeléssel és visszaigazolással szerződés csak kivételesen, Ft értékhatár alatti szerződéseknél, illetve általános szerződési feltételek alkalmazása esetén Ft értékhatár alatt jöhet létre. A szerződések teljesítését, a szolgáltatás igénybevételét vagy nyújtását aláírt szerződés hiányában megkezdeni nem lehet. Az ettől eltérő esetekre a jogi szignó megtagadása esetén a pontban írtak irányadók. 33. Az utasítás 4.7. pont utolsó bekezdése törlésre kerül Az utasítás pont címe és tartalma az alábbiak szerint módosul:

9 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője A szerződések nyilvántartása, szerződés management A szerződést kötő szervezeti egységek kötelesek elektronikus nyilvántartást vezetni az általunk kötött szerződésekről a 3. sz. melléklet szerinti adattartalommal. A megkötött szerződések, szerződés módosítások lényeges adatait, a szerződéskötést követően haladéktalanul rögzíteni kell a vonatkozó mindenkor hatályos utasítások (lásd. 5.4, 5.8, pontok) rendelkezései szerint. A szerződéskötő szervezeti egységek a nyilvántartásuk alapján kötelesek eljárni a szerződés teljesítése érdekében, illetve figyelemmel kísérni a szerződés teljesítését. A szerződés kötő szervezeti egységek kötelesek továbbá ellátni a szerződés utógondozását, kezelését a szerződésben biztosított jogok, kötelezettségek szerint pl. opciós jog gyakorlásáról döntés, meghosszabbításról döntés, meghosszabbítás elutasításáról döntés, utófelülvizsgálati eljárás tartása (szerződés management). A szerződéskötő szervezeti egység szerződés management tevékenységét a Jogi Igazgatóság a szükséges informatikai háttér bevezetése után támogatja, azzal, hogy ez a szerződés kötő szervezeti egység felelősségét nem érinti. Amennyiben valamely aláírt szerződés tartalmaz olyan később gyakorolható jogokat, később teljesítendő intézkedéseket, amelyek a szerződéskötő szervezeti egységnek nem a szokásos tevékenységébe tartoznak, annak adatait (ügyiratszám, szerződésszám, szerződéskötő felek, szerződés tárgya, a szerződéssel kapcsolatos szükséges intézkedések, megjelölve a szerződés vonatkozó pontját is, szükséges lépés megtételének határideje, ügyintéző jogász) az aláírást követően a Jogi Igazgatóság felviszi a szükséges informatikai háttér bevezetésével a jövőben kialakításra kerülő rendszerbe és megjelöl egy, az intézkedési határidőt kellő idővel megelőző időpontot, majd azt figyelemmel kíséri. Az aláírt szerződés, megrendelés, lehívás, szerződésmódosítás, meghosszabbítás, megszüntetés egy eredeti példányát, a szerződést kötő szervezet az aláírást követően haladéktalanul köteles dokumentáltan megküldeni a Jogi Igazgatóság Levéltári Csoport részére, függetlenül annak értékétől. Erről a szerződést kötő szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni. Kizárólag minden lapján jogi szignóval és a szerződést kötő szignójával ellátott, cégszerűen a szerződésen olvasható módon megjelölt személy/személyek által - aláírt, dátummal és pecséttel ellátott, számmal és ügyiratszámmal is rendelkező szerződési példány küldhető a nyilvántartásba, a 3. melléklet szerinti, értelemszerűen kitöltött fedlappal és a szignós lap másolatával együtt. Ezek meglétét a Levéltári Csoport ellenőrzi és bármely hiányosság esetén a szerződést a szerződéskötő szervezeti egység részére a hiány soron kívüli pótlása érdekében visszaküldi. A Levéltári Csoport gondoskodik a szerződés és a fedlap scanneléséről a Jogi Igazgatóság részére történő megküldését követően. A szerződések módosításáról és megszüntetéséről szintén tájékoztatni kell a nyilvántartást, annak naprakész állapotban tartása érdekében. A 4.6. pont szerint megrendeléssel és annak visszaigazolásával létrejövő szerződéseket elegendő kéthavonta, közös fedlappal, másolatban megküldeni a nyilvántartásba, feltüntetve a köteg ügyiratszámát, ha azonban azok a BASEWARE rendszerben megtalálhatók, akkor a nyilvántartásba való megküldésük nem szükséges. A jelen pontban foglaltak teljesítésének ellenőrzése érdekében a Jogi Igazgatóság Levéltári Csoport 2 havonta elektronikus levélben felhívja a főtevékenységi kör vezetőket, hogy nyilatkozzanak, hogy az irányításuk alatt működő szervezeti egységek a megelőző két hónapban milyen szerződéseket kötöttek, és azokat hiánytalanul megküldték-e a Jogi Igazgatóság kezelésében lévő nyilvántartásba. A főtevékenységi kör vezetők az irányításuk alatt működő szervezeti egységek vezetőitől teljességi nyilatkozatot kérnek a beküldött szerződések vonatkozásában, melyeket az esetlegesen még meg nem küldött szerződésekkel együtt továbbítanak a Jogi Igazgatóság Levéltári Csoport részére. A teljességi nyilatkozat tartalmáért az azt tevő munkajogi felelősséggel tartozik. A szerződés egy példányát, a szerződést kötő szervezeti egység is köteles megőrizni. A Jogi Igazgatóság felelős az érvényben levő szerződések központi nyilvántartásáért, azok előírás szerinti megőrzéséért. A Jogi Igazgatóság a nyilvántartásban szereplő szerződésekről az Igazgatóság Elnöke, az Elnök-vezérigazgató, a Felügyelő Bizottság elnöke részére, illetve a szerződést kötő szervezeti egység részére az általa kötött szerződésekről, valamint belső ellenőri vizsgálat céljából a belső ellenőri szervezet részére kérésére másolatot ad ki. A Vezető jogtanácsos engedélyezheti más szervezeti egység részére is másolat kiadását. 36. Az utasítás pont első bekezdése az alábbiak szerint módosul: Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. tv. 1. sz. melléklete és a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény 2. -ban leírtak alapján az államháztartás, illetve a Társaság pénzeszközei felhasználásával, államháztartáshoz, Társasághoz tartozó vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő a nettó 5 millió forintot elérő vagy azt meghaladó értékű árubeszerzésre, építési be-

10 206 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám ruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezését (típusát), tárgyát, a szerződést kötő felek nevét, a szerződés értékét, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartamát, valamint az említett adatok változásait a döntés meghozatalát követő 60 napon belül közzé kell tenni (kivéve nemzetbiztonsági, illetve honvédelmi érdekkel közvetlenül összefüggő beszerzések adatai, minősített adatok, államtitokká, szolgálati titokká minősített adatok). 37. Az utasítás pont negyedik bekezdésében a hivatkozás az alábbiak szerint módosul: A nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos, a Társaság közzétételi szabályzatáról szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 26/2012. (V. 04. MÁV Ért. 11.) EVIG utasításban] előírt intézkedéseket a Jogi Igazgatóság a pontban leírtak szerint nyilvántartásba vétel céljából megküldött szerződések alapján végzi. 38. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződés tárgya (szerződéses főkötelezettség) azzal teljesül, ha a szerződéses szolgáltatás elfogadásra (átadás-átvételre) jogosult szervezet erre felhatalmazott képviselője igazolja, hogy a szerződésben vállalt szolgáltatást, megfelelően és hibátlanul teljesítették, mely alapján a szolgáltatás ellenértékéről a számla kiállítható, illetve a kiállított számla kifizethető. A határidő teljesítésének megállapításakor figyelembe kell venni az alábbiakat: A napokban, hónapokban vagy években megállapított határidőbe vagy időtartamba (a továbbiakban együtt: határidő) a szerződéskötés napja nem számít bele. Kezdőnap az a nap, amelyre, a határidő megkezdésére okot adó cselekmény vagy egyéb körülmény esik. A hónapokban vagy években megállapított határidő azon a napon jár le, amely számánál fogva a kezdőnapot követő napnak megfelel; ha ez a nap a lejárat hónapjában hiányzik, a hónap utolsó napján. Ha a határidő utolsó napja nem munkanapra esik, a határidő csak az ezt követő legközelebbi munkanapon jár le. 39. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Pénzügyi teljesítés alatt nem készpénzes fizetés esetén azt kell érteni, hogy a leigazolt számla vagy egyéb bizonylat alapján a kifizetés megtörténik, és a szerződéses összeg a másik szerződő fél számláján jóváírásra került. A Társaság fizetési kötelezettsége esetén pénzügyi teljesítésnek minősül az is, ha a vételárral a Társaság számlavezető bankja a Társaság számláját megterhelte Ennek egyik módja a Ptk. szerinti beszámítás. Készpénzes fizetés esetén pedig a pénztárba történő befizetés/pénztárból történő kifizetés tekintendő a pénzügyi teljesítésnek. 40. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Az utasítás ezen pontja csak azokban az esetekben alkalmazandó, amelyekre a Társaság kinnlévőségének kezeléséről szóló mindenkor hatályos utasítás [jelenleg a 2/2011. (I. 28. MÁV Ért. 1.) sz. EVIG utasítás] illetve a vevőminősítésre és kinnlévőség kezelésre a nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózatot és pályavasúti szolgáltatásokat hálózat-hozzáférési szerződés keretében igénybe vevő, fizetési késedelembe esett vállalkozó vasúti társaságok vonatkozásában követendő eljárási rendről szóló mindenkor hatályos utasítás [jelenleg a 38/2011. (IX.30. MÁV Ért.19.) sz. EVIG utasítás] hatálya nem terjed ki. 41. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Szerződésszegés esetén a szerződéskötés folyamatában résztvevő szervezeti egységeknek haladéktalanul egyeztetniük kell. A Társasággal szerződő fél szerződésszegése esetén a Társaság igényei érvényesítésének módjáról és mértékéről a szerződéskötésért felelős szervezet vezetője dönt vagy kezdeményezi a DHL szerint illetékes vezető döntését a pénzügyi (számviteli, adózási) és jogi szervezettel egyeztetett álláspont alapján. 42. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződésszegésből származó igény érvényesítése során a szerződéskötésért felelős szervezet a pert megelőző eljárás keretében a szerinti belső egyeztetésben résztvevő érintett szervezeti egységek jóváhagyásának birtokában írásban felszólítja a szerződést szegő felet a teljesítésre, annak jogi és pénzügyi következményei mellett. Amennyiben a szerződést szegő fél a szerződéssel összefüggésben számlát bocsát ki, a felmondási kérelem benyújtásának elkerülése érdekében a szerződéskötésért felelős szervezet a pert megelőző eljárás keretében szükség esetén a Jogi Igazgatóság közreműködésével köteles a számlában szereplő összeget a szerződésszegésre vonatkozó részletes indokolással a teljesítési idő lejártát követő 20 napon belül vitatni, és a számlát ezen határidőn belül a szerződést szegő fél részére visszaküldeni. A pert megelőző eljárás során is törekedni kell arra, hogy a szerződés teljesüljön. Ha attól eredmény várható, egyeztetést kell lefolytatni. A pert megelőző eljárásba be kell

11 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője 207 vonni a Jogi Igazgatóságot és a Pénzügyi Igazgatóságot. 43. Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Amennyiben a pert megelőző eljárás eredménytelen, a szerződést kötő szervezet vezetője, a Jogi Igazgatósággal történő ismételt egyeztetést követően, és annak eredményétől függően, az igények jogi úton történő érvényesítésére írásban megbízást ad peres vagy peren kívüli eljárás megindítására a Jogi Igazgatóságnak, illetve a Vezető jogtanácsos által kijelölt Ügyvédi Irodának/ügyvédnek. A perlési megbízás csak írásban adható ki. A megbízásnak tartalmaznia kell a tények és a rendelkezésre álló bizonyítékok alapján az ügy rövid öszszegzését is. A megbízáshoz csatolni kell mindazokat az eredeti okiratokat és bizonylatokat, amelyek a jogi igények érvényesítését megalapozzák. 44. Az utasítás pont címe és tartalma az alábbiak szerint módosul: Általános szerződési feltételekre (ÁSZF) és a mintaszerződésekre vonatkozó különös szabályok Az általános szerződési feltételeket és a mintaszerződéseket a szerződéses kapcsolatokban, a Jogi Igazgatóság által elfogadott formában és tartalommal lehet alkalmazni. Amennyiben adott ügycsoportra vonatkozóan van a Társaságon belül elérhető mintaszerződés, a szerződéseket minden esetben az aktuális mintaszerződés alapulvételével kell elkészíteni, és az ügyiratban betétlapon (a DMS rendszer működését követően az ennek megfelelő elektronikus dokumentumon) a szerződéskötő szervezeti egységnek nyilatkoznia kell, hogy melyik mintaszerződést alkalmazta. Az általános szerződési feltételekben szabályozni kell minden, a Társaság gazdasági és jogi érdekeit támogató körülményt és feltételt, amely nem az adott ügylet konkrét jellemzőiről szól, és az adott szerződéstípus esetében alkalmazásuk indokolt. A szerződések létrejönnek a felek által megtett jognyilatkozattal (ajánlatkérés, ajánlat, ajánlat elfogadása), amennyiben ezen jognyilatkozat(ok)ban hivatkoznak az általános szerződési feltételekre, és a jognyilatkozat(ok) tartalmazzák a szerződés létrejöttéhez szükséges valamennyi, az eseti ügyletre vonatkozó lényeges tartalmi elemet. A mintaszerződésekben szabályozni kell minden, a Társaság gazdasági és jogi érdekeit támogató körülményt és feltételt, amely nem az adott ügylet konkrét jellemzőiről szól, és az adott szerződéstípus esetében alkalmazásuk indokolt. Az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetők a Vezető jogtanácsosnál kezdeményezhetik új általános szerződési feltételek vagy mintaszerződések kiadását, továbbá a Vezető jogtanácsos egyéb tevékenységi kör vezetők kezdeményezése hiányában is jogosult általános szerződési feltételeket vagy mintaszerződéseket jogi szignóval ellátva az érintett szervezetek részére kiadni, melyeket az érintett szervezetek kötelesek alkalmazni. A mintaszerződéseket elektronikus formában kell rendelkezésre bocsátani. A Beszerzési és Logisztikai Igazgatóság köteles a mintaszerződések elektronikus formában történő Társaságon belüli elérhetőségének biztosítására. A mintaszerződések a DMS rendszer működésének megkezdéséig a T meghajtón érhetők el, a DMS rendszer működését követően pedig a rendszeren belül. A mintaszerződések módosítására, cserélésére kizárólag a Jogi Igazgatóság jogosult saját észlelése, vagy az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetők kezdeményezésére. A Társaság a leányvállalatainak biztosítja a mintaszerződésekhez a hozzáférés lehetőségét. A Jogi Igazgatóság az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetők által kezdeményezett általános szerződési feltételt vagy mintaszerződést az erre irányuló igény beérkezését követő 15 napon belül bonyolult szerződéstípus esetén 30 napon belül elkészíti, szükség esetén a kezdeményező szervezeti egység, valamint a pénzügyi szervezet bevonásával. A Jogi Igazgatóság az általános szerződési feltétel vagy mintaszerződés elkészítését abban az esetben jogosult megtagadni, ha az adott ügytípusra nézve ilyen dokumentum már rendelkezésre áll, vagy megítélése szerint az adott ügycsoportra, annak jellegénél, értékénél, gyakoriságánál fogva általános szerződési feltétel vagy mintaszerződés elkészítése nem indokolt. Jogi Igazgatóság álláspontjáról az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetőt írásban értesíti. Az általános szerződési feltételeket valamennyi, a szerződéskötésben érintett szervezeti egységnek jóvá kell hagyni. A Vezető jogtanácsos jogosult a közműszolgáltató szerződéses partner által készített és elfogadásra javasolt szerződést mintaszerződésnek minősíteni. Általános szerződési feltételek vagy mintaszerződések belső utasítással is kiadhatók. Az általános szerződési feltételek vagy mintaszerződés szerinti szerződések előkészítésére és alkalmazásuk elfogadására jelen utasításban rögzített szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy az általános szerződési feltételekkel vagy mintaszerződéssel teljes mértékben megegyező tartalmú szerződések

12 208 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám általános szerződési feltételek alkalmazása esetén Ft alatt, mintaszerződések esetén Ft alatt amennyiben a vezető jogtanácsos (illetve a vonatkozó belső utasítás) másként nem rendelkezik jogi szignó nélkül köthetőek meg. A Vezető jogtanácsos (illetve a vonatkozó belső utasítás) jogosult a fentiektől eltérően a mintaszerződések kiadásakor akár alacsonyabb, akár magasabb összegben meghatározni azt a szerződéses értéket, amely felett a jogi szignó megszerzése kötelező a mintaszerződéssel megegyező tartalmú szerződések esetén. A szerződéskötő szervezeti egység kijelölt munkavállalója az ügyiratban felelősséggel nyilatkozik a szerződést aláíró személy felé, hogy a jogi szignó nélkül aláírásra előterjesztett szerződés teljes mértékben megegyező tartalmú jogi szignóval ellátott általános szerződési feltételekkel vagy mintaszerződéssel. Az általános szerződési feltételektől vagy mintaszerződéstől eltérő tartalmú szerződéseket minden esetben meg kell küldeni jogi szignóra. Mintaszerződés esetén az ügyiratban a betétlapon (a DMS rendszer működését követően az ennek megfelelő elektronikus dokumentumon) jelezni kell, hogy az adott szerződés mely mintaszerződés alapulvételével készült. A Vezető jogtanácsos által elfogadott, kiadott és alkalmazott általános szerződési feltételek és mintaszerződések felülvizsgálata a Vezető jogtanácsos hatáskörébe tartozik, bármikor jogosult akár saját hatáskörben, akár az MSZSZ szerinti tevékenységi kör vezetője kezdeményezésére azokat módosítani, felülvizsgálni, beleértve a megjelölt értékhatárt is. Az általános szerződési feltételek vagy mintaszerződések alapján szerződést kötő szervezet havonta köteles kimutatást készíteni az ilyen formában megkötött szerződésekről, és ezt a kimutatást kérésre a Jogi Igazgatóság rendelkezésére kell bocsátania. A Vezető jogtanácsos, illetve a Jogi Igazgatóság jogosult ellenőrizni az általános szerződési feltételek és mintaszerződések alkalmazását. Az ellenőrzésben az érintett szerződéskötő szervezeti egység köteles a Jogi Igazgatósággal együttműködni. A Vezető jogtanácsos az ellenőrzés eredményeként a szükséges intézkedéseket megteszi. A Jogi Igazgatóság az általa kiadott általános szerződési feltételekről és mintaszerződésekről nyilvántartást vezet. Az általános szerződési feltételeket a Társaság honlapján ( kell nyilvánosságra hozni. 45. Az utasítás pont címe az alábbiak szerint módosul, illetve az utolsó bekezdése törlésre kerül: A személyszállítási szerződésekre vonatkozó különös szabályok 46. Az utasítás 5.0. fejezete az alábbiak szerint módosul: 5.1. Az ügyvédi szerződésekre jelen utasításban foglaltakat az ügyvédek megbízásáról a, szakmai felügyeletéről és az ügyvédi teljesítés igazolásáról szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 21/2011. (VI. 17. MÁV Ért. 14.) EVIG számú utasításban] foglalt eltérésekkel kell alkalmazni A szakértői szerződésekre jelen utasításban foglaltakat a szakértői szerződésekről szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg 26/2007. (IX.14. MÁV Ért. 31.) VIG sz. utasítás 2. számú módosításáról szóló 20/2009 (III.13. MÁV Ért. 9.) VIG számú utasításban (egységes szerkezetben)] foglalt eltérésekkel kell alkalmazni A Kbt. hatálya alá tartozó szerződések megkötésénél figyelembe kell venni A Társaság Közbeszerzési Szabályzatáról szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 32/2010. (MÁV. Ért. 18.) Elnök-vezérigazgatói utasításban] foglaltakat A szerződéskötések során a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló mindenkor hatályos utasítás [jelenleg a 4/2010. (I.29. MÁV Ért. 2.) EVIG sz. utasítás] rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell A szerződésekkel összefüggő iratkezelési, ügyintézési feladatokra a MÁV Zrt. ügyviteli utasításáról szóló mindenkor hatályos utasítás [jelenleg a 24/2003. (XII. 19. MÁV Ért. 51.) VIG. sz. utasítás 3. számú módosításáról szóló 41/2008 (XII.23. MÁV Ért. 31.) VIG számú utasítás (egységes szerkezetben)] vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni A cégjegyzési jog részletes szabályairól a cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjéről szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a módosított 1/2010. (MÁV. Ért. 1.) Elnök-vezérigazgatói utasítás] rendelkezik A Társaságtól nem független vállalkozással kötött szerződések esetén a szerződés megkötésekor el kell készíteni a kapcsolt vállalkozások közötti alkalmazott árak nyilvántartási és adózási követelményeiről szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 3/2010 (III.26. MÁV Ért. 10.) GÁVIGH számú utasítás] szerint a teljes ár nyilvántartást.

13 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője A szerződések nyilvántartására vonatkozóan rendelkezéseket tartalmaz a számviteli szervezet átszervezése miatt bekövetkező, a számviteli folyamatokat érintő változásokról szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 4/2010. (MÁV. Ért. 11.) GÁVIGH sz. utasítás] Az alapítói, Igazgatósági és Elnök-vezérigazgatói döntések esetén az előterjesztések rendjéről szóló mindenkor hatályos utasításban [jelenleg a 33/2011. EVIG sz. utasítás] rendelkezéseit is alkalmazni kell A június 1-jén kiadott 880/T/2011. sz. EVIG munkautasításban foglaltakat a jelen utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. 47. Az utasítás 3. sz. melléklete az alábbiak szerint módosul: 3.sz. melléklet Fedlap a szerződések nyilvántartásba való megküldéséhez (A fedőlapon értelemszerűen csak azok az adatok adandók meg, amelyek az adott szerződés szempontjából értelmezhetőek.) 1. Az utasítás egy új 4. sz. melléklettel egészül ki (külön iratként csatolva), és a 7. pont ennek megfelelően módosul. Jelen utasítás rendelkezései a kiadásának napján lépnek hatályba.

14 210 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám MódOsíTÁsOkkAL EGysÉGEs szerkezetbe FOGLALT szöveg 1.0. UTAsíTÁs CÉLjA Az utasítás célja a MÁV Zrt.-nél (a továbbiakban Társaság) a szerződéskötések folyamatának (a szerződések előkészítésének, aláírásának, nyilvántartásba vételének, teljesítésének) szabályozása, a szerződések társasági szintű, egységes kezelése és koordinálása érdekében HATÁLy És FELELőssÉG MEGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed azokra a munkavállalókra, akik részt vesznek szerződések előkészítésében, végrehajtásában, illetve azokra, akik a szerződéseket a Társaság képviseletében aláírják. Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a Társaság által kötött valamennyi szerződésre, továbbá a már megkötött szerződések módosítására, kiegészítésére. Az ügyvédi és a szakértői szerződésekre jelen utasítás rendelkezéseit akkor kell alkalmazni, ha az e szerződésekre kiadott 5. pontban megjelölt külön utasítások eltérően nem rendelkeznek. A közbeszerzésekről szóló törvény (jelenleg hatályos a évi CVIII. törvény, továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó szerződéskötések esetében a szerződés előkészítésére és megkötésére, a Társaság mindenkor hatályos Közbeszerzési Utasításában (jelenleg lásd 5.3 pont) foglaltakat is megfelelően alkalmazni kell. Nem terjed ki az utasítás hatálya a Munka Törvénykönyvének hatálya alá tartozó munkaszerződésekre és a munkavégzésre irányuló egyéb szerződésekre. Amennyiben jelen utasítás rendelkezései bármely jogszabály rendelkezéseivel ellentétesek, úgy a szerződés megkötése illetve teljesítése során a jogszabály rendelkezéseit kell alkalmazni. Az eltérés okaira ügyiratban minden esetben a jogszabályhely megjelölésével hivatkozni kell. A közbeszerzési eljárás hatálya alá nem tartozó szerződéskötések esetén a szerződő partnerek versenyeztetésére vonatkozó szabályoktól való eltérésre a Működési és Szervezeti Szabályzatnak (a továbbiakban: MSZSZ) megfelelően csak a MÁV Zrt. Igazgatóságának egyedi döntése alapján kerülhet sor Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős: Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Vezető jogtanácsos felelős FOGALMAk 3.1. szerződés A szerződés a felek akaratának kölcsönös és egybehangzó kifejezése valamely meghatározott gazdasági cél elérése érdekében, amelyből kötelezettség keletkezik a szolgáltatás teljesítésére és jogosultság a szolgáltatás követelésére. A szerződés tartalmát a felek szabadon állapíthatják meg. A szerződés létrejöttéhez a feleknek a lényeges, valamint a bármelyikük által lényegesnek minősített kérdésekben történő megállapodása szükséges. Nem szükséges a feleknek megállapodniuk olyan kérdésekben, amelyeket jogszabály rendez. A szerződés lehet: - vevői szerződés; - szállítói szerződés; - egyéb, vevői illetve szállítói szerződés körébe nem tartozó szerződés, pl. támogatási szerződés, szindikátusi szerződés, együttműködési megállapodás stb. A vevői és szállítói szerződés fogalmát a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló mindenkor hatályos utasítás tartalmazza A szerződés értéke A szerződés értéke a szerződő fél által vállalt fizetési (ellenszolgáltatási) kötelezettség nettó, ÁFA nélküli értéke. A szerződés értékének megállapításakor a teljes (opcióval, díjakkal, kamatokkal, jutalékokkal, egyéb, a szerződéskötéskor ismert és meghatározott ellenszolgáltatásokkal együttesen) fizetendő ellenértéket figyelembe kell venni. Határozott időre kötött szerződés esetén a szerződés értéke a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás teljes értéke, a határozatlan időre kötött szerződések esetén pedig az egy évi ellenszolgáltatás értéke. Ha a szerződés több részből áll, illetőleg a beszerzés több szerződés alapján kerül teljesítésre, mindegyik rész értékét egybe kell számítani. A keretszerződés értéke a keretösszeg, annak hiányában a szerződés alapján annak hatálya alatt kötendő szerződések becsült legmagasabb összértéke. Amennyiben a szerződés alapján fizetendő ellenszolgáltatás mértéke egyértelműen nem állapítható meg (pl. óradíjas szerződések esetén) az ellenszolgáltatás becsült értékét kell figyelembe venni a szerződéses érték meghatározásakor. A becsült érték megállapításánál figyelembe kell venni az adott szerződésre, rendelkezésre álló, illetve engedélyezett költségkeretet.

15 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője 211 Közbeszerzési eljárás keretében megkötésre kerülő szerződések esetében a szerződés becsült értékét a Kbt aiban foglaltaknak megfelelően kell megállapítani. A Kbt. hatálya alá tartozás megállapításához, az egybeszámítás során valamennyi szerződés becsült értékeként a Kbt.-ban meghatározottakat kell alapul venni szerződést előkészítő szervezet A szerződés előkészítését a Társaság MSZSZ-ében, valamint a Döntési és Hatásköri Listában (továbbiakban: DHL) megjelölt azon munkaszervezet köteles elvégezni, amelynek az adott üzleti folyamat vagy tevékenység a feladatai között szerepel, figyelemmel a beruházásra, beszerzésekre vonatkozó és a mindenkor hatályos Közbeszerzési utasítás, valamint az 1932/T/2010 számon kiadott, CenterLed-re vonatkozó utasítás rendelkezéseire is költségviselő szervezet A MÁV Zrt.-n belül az a szervezet, akinél a szerződésből eredően kötelezettség keletkezik, és erre a kötelezettségre jóváhagyott üzleti terve fedezetet nyújt szerződéskötés módja A Társaságnál minden szerződést írásban kell megkötni, a személyszállítási szerződések és a 200 ezer Ft alatti készpénzes beszerzések kivételével. A szerződés írásban történő megkötésének minősül a 4.6. pont szerint kiállított megrendeléssel és annak visszaigazolásával létrejött szerződés is Cégszerű aláírás fogalma A szerződés aláírása akkor cégszerű, ha a Társaság kézzel, vagy géppel előírt, előnyomott, vagy nyomtatott cégneve alá vagy fölé címpéldánynak vagy meghatalmazásnak megfelelően a cégjegyzékbe bejegyzett vagy meghatalmazáson alapuló cégjegyzésre jogosult személy(ek) nevüket aláírják. A társaság cégjegyzésére jogosultak körét az Alapító Okirat 15.2 pontja határozza meg. A cégjegyzésre feljogosított aláírási címpéldánnyal illetve meghatalmazással rendelkező személyekről a Jogi Igazgatóság nyilvántartást vezet. Cégjegyzésre feljogosított személyek a cégjegyzési jogukat nem delegálhatják. A helyettesítésre vonatkozó szabályokat az MSZSZ tartalmazza. A helyettesítésre adott megbízás nem minősül a cégjegyzési jog delegálásának. Az aláírási jog megléte nem jogosít fel döntéshozatalra. A döntéshozatal jogát és kereteit, korlátait az Alapító Okirat és a MÁV Zrt. Igazgatósága által elfogadott MSZSZ II. kötetének mellékletét képező DHL határozza meg. Az aláírásra az adott ügyben az Alapító Okirat és a DHL előírásai szerinti döntéshozó jogosult kettős aláírás esetén egyik aláíróként vagy az aláíráshoz rendelkezni kell az Alapító Okirat és a DHL előírásai szerinti döntéshozó adott ügyben meghozott döntésével. Együttes aláírás esetén a másik aláíró lehet cégjegyzékbe bejegyzett vagy meghatalmazással rendelkező cégjegyzésre jogosult személy egyaránt. Főszabály szerint cégjegyzésre jogosult meghatalmazott csak cégjegyzékbe bejegyzett cégjegyzésre jogosult személlyel írhat alá. Ettől eltérő tartalmú meghatalmazás kiadásáról a MÁV Zrt. Igazgatósága dönthet, illetve két meghatalmazott együtt is aláírhat abban az esetben, ha rendelkeznek az Alapító Okirat és a DHL előírásai szerinti döntéshozó adott ügyben meghozott döntésével. A cégjegyzési jog részletes szabályairól külön utasítás rendelkezik (lásd 5.6.) szerződés teljesítése A szerződés akkor teljesül, ha az abban foglalt szolgáltatások beleértve a szerződést biztosító mellékkötelezettségeket is maradéktalanul megvalósultak, valamint a szerződés szerinti díj megfizetésre került. A teljesítést a ,- Ft alatti ún. készpénzes beszerzések kivételével dokumentálni szükséges. A teljesítés igazolás kiállítása azon szervezet feladata, amelynek az MSZSZ szerint az adott üzleti folyamat vagy tevékenység során a szerződő partner szolgáltatását át kell vennie, el kell fogadnia szerződésszegés Szerződésszegésnek minősül a szerződő felek minden olyan magatartása, amellyel ok-okozati összefüggésben, a szerződésben meghatározott szolgáltatások, illetve kötelezettségek nem, vagy csak részben teljesülnek, a szerződéses jogok vagy kötelezettségek maradéktalanul nem érvényesülnek Mintaszerződés Mintaszerződések azok a Társaságnál gyakran, illetve nagyobb számban előforduló szerződések, amelyek azonos vagy nagymértékben hasonló jogviszonyokra, jogügyletekre vonatkoznak, a szerződések főbb tartalmi elemeikben azonosak Előszerződés Előszerződés az a szerződés, amelyben a felek abban állapodnak meg, hogy későbbi időpontban egymással szerződést kötnek. Az előszerződés alapján a felek kö-

16 212 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám telesek az előszerződésben meghatározott szerződést megkötni. Az előszerződésnek tartalmaznia kell a megkötendő szerződés lényeges tartalmi elemeit. Az előszerződés a jelen utasítás alkalmazása vonatkozásában szerződésnek minősül keretszerződés és eseti szerződések A keretszerződés olyan szerződés, amelynek célja, hogy egy adott időszakra vonatkozóan rögzítse a felek között meghatározott módon megkötendő szerződések (eseti szerződések) lényeges feltételeit, különösen a szerződés tárgyát, az ellenszolgáltatás mértékét, és ha lehetséges, az előirányzott mennyiséget. Az eseti szerződések a keretszerződéssel együttesen határozzák meg a konkrét jogügyletek feltételeit, egyes tartalmi elemeit. Eseti szerződés keretszerződés hiányában nem köthető. A keretszerződésben szabályozottak alapján az eseti szerződések az egyik szerződő fél megrendelésével, és annak a másik szerződő fél általi visszaigazolásával is létrejöhetnek Általános szerződési feltételek Általános szerződési feltételek azok a részletesen kidolgozott gazdasági, jogi feltételek, amelyeket az egyik fél hasonló árukra vagy hasonló szolgáltatásokra nagy számban, rendszeresen kötendő szerződések esetén a szerződéskötés egyszerűsítése és gyorsítása érdekében egyoldalúan előre meghatároz. A Társaság általános szerződési feltételeket határoz meg, például: Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzat A belföldi vasúti forgalomban elszállított személyek és kézipoggyászaik szállítására vonatkozó általános valamint jogszabályban nem szabályozott kiegészítő szerződési feltételeket a Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzat tartalmazza. Az Üzletszabályzatot a vasút igazgatási szerv hagyja jóvá. A Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzatot és annak módosításait a vasúti társaság a honlapján közzéteszi. Az Üzletszabályzat megjelenését a MÁV Értesítőben külön közzé kell tenni. A Személyszállítási szervezet gondoskodik arról, hogy a Térségi vasutakra vonatkozó Személyszállítási Üzletszabályzatot az utasok az utas kiszolgáló helyeken megtekinthessék. Országos nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózat igénybevételének feltételeiről szóló Hálózati Üzletszabályzat A Társaság által üzemeltetett nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózat esetében a) a vasúti pályahálózat-kapacitás biztosítására vonatkozó általános szerződési feltételeket, b) a hálózat-hozzáférési díjakat, illetve azok alkalmazásának részletes feltételeit, c) a vasúti pályahálózat-kapacitás elosztásának részletes feltételeit, d) a vasúti pályahálózatra vonatkozó forgalmi és műszaki specifikációt a Hálózati Üzletszabályzat tartalmazza. A Hálózati Üzletszabályzatot a VPSZ Vasúti Pályakapacitás-elosztó Szervezet honlapján közzéteszi. A HÜSZ módosítása, ezen belül a hálózat-hozzáférési szerződés általános szerződéses feltételeinek módosítása esetén a hálózat-hozzáférési szerződést felül kell vizsgálni és szükséges esetben a fentieknek megfelelő tartalommal módosítani kell. A Beszerzési és Logisztikai Igazgatóság feladatkörébe tartozó ÁSZF-ek nemzetközi magánjogi szerződés Nemzetközi magánjogi szerződésnek tekintendők azok a szerződések, amelyekben az egyik szerződést kötő fél a jogszabályok szerint külföldinek minősül. A Társaság nemzetközi szerződéseinek megkötésénél figyelembe kell venni a vonatkozó nemzetközi vasúti egyezményeket, megállapodásokat. A külföldi szerződőpartnerrel kötött szerződésekben törekedni kell arra, hogy a szerződés hivatalos szövege magyar nyelven szülessen, a szerződésre a magyar jog legyen az irányadó és joghatósággal a magyar bíróságok rendelkezzenek. Idegen nyelven született szerződésről aláírás előtt kötelező hivatalos fordítás készítése. A joghatóság és az irányadó jog tekintetében a Jogi Igazgatóság állásfoglalását be kell szerezni minden olyan esetben, amikor a külföldi fél a magyar jogot és bíróságot nem fogadja el Alkalmazott rövidítések Döntési és Hatásköri Lista: DHL Működési és Szervezeti Szabályzat: MSzSz Hálózati Üzletszabályzat: HÜSZ 4.0. UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. szerződéskötés folyamata A szerződéskötés folyamata azoknak a tevékenységeknek összessége, amelyek eredményeként kötelezettség vállalásra irányuló szerződéses jogviszony jön létre a Társaság és a szerződő fél között.

17 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője 213 A szerződéskötési folyamat fontosabb elemei: a jóváhagyott üzleti cél és a felmerült igény alapján a szerződés tárgyának pontos meghatározása, a szerződő fél kiválasztása pl. beszerzés vagy közbeszerzés útján, szerződéstervezet elkészítése, illetve megfelelő mintaszerződés vagy általános szerződési feltételek kiválasztása, vagy a szerződő fél szerződéstervezetének értékelése, egyeztetés (tárgyalás útján, vagy írásbeli véleményeltérések cseréje és elfogadása útján) szerződéstervezet Társaságon belüli véleményeztetése és szignóval történő ellátása, a DHL szerinti döntéshozatalra jogosult döntése (szükség szerint előzetesen) a szerződés megkötése, az aláírt szerződés egy eredeti, jogi szignóval és a szerződést kötő szignójával ellátott példányának megküldése a Jogi Igazgatóság, Levéltári Csoport számára nyilvántartásba vétel céljából, A szerződéskötést követő feladatok: a szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítése, és annak értékelése, szerződésszegés esetén a pénzügyi és jogi következmények (szankciók) érvényesítése, szerződés nyilvántartás (levéltári és szerződéskötő szervezet általi) és szerződés management. A Dokumentum Menedzsment Rendszer (a továbbiakban DMS) bevezetésével, a szerződéskötés folyamata a DMS-en keresztül történik. A DMS-ben kezelt szerződések esetén jelen utasításban ügyirat alatt az elektronikus ügyirat, szignó alatt pedig a jogi szignó kivételével az elektronikus szignó értendő. A DMSen belül történő szerződéskötés folyamatábráját és annak leírását a 4. sz. melléklet tartalmazza Az igény pontos meghatározása Az igény pontos meghatározása a DHL-ben megjelölt, a szerződés tárgyától és értékétől függően döntésre feljogosított személyek feladata, figyelemmel az alábbiakra: Beszerzésre irányuló szerződések esetén az igény pontos meghatározása és a forrás rendelkezésre állásának biztosítása a költségviselő szervezetek feladata és felelőssége. Ugyancsak a költségviselő szervezet feladata a beszerzési eljárás olyan időpontban történő kezdeményezése, hogy a beszerzés teljes időigényét (figyelemmel a belső egyeztetési, szignózási folyamatokra, valamint a beszerzési, közbeszerzési eljárás lebonyolításának időigényére, esetleges sikertelenség esetén a beszerzési, közbeszerzési eljárások megismétlésének időigényére) alapul véve elegendő idő álljon rendelkezésre a szerződés megkötésére A szerződő fél kiválasztása A Társaság a Kbt. 6. (1) bekezdés c) pontja alapján a Kbt. hatálya alá tartozó ajánlatkérőnek minősül, mind az ún. klasszikus, mind az ún. közszolgáltatói rezsimben. A szerződő fél kiválasztása szükség esetén a költségviselő szervezet bevonásával a szerződéskötésre feljogosított szervezet feladata. A szerződéskötésre feljogosított szervezetek kötelesek beszerzéseik során figyelemmel kísérni a közbeszerzési értékhatárokat. Amennyiben a közbeszerzéseik értéke eléri, vagy meghaladja a Kbt. szerinti értékhatárokat figyelemmel az egybeszámítási szabályokra (Kbt ) is az eljárást a Kbt. szerint kell lefolytatni. A közbeszerzési értékhatárokat a jogszabály és a vonatkozó utasítás tartalmazza (lásd 5.3. pont). Az egybeszámítási nyilatkozat kiadásáért és tartalmának helyességéért a Beszerzési és Logisztikai Igazgatóság felelős. A szerződő fél kiválasztására és az alkalmazandó eljárás meghatározására vonatkozó szabályokat a szerződések módosítása során is alkalmazni kell. A Kbt. hatálya alá nem tartozó szerződéskötések esetén a szerződő fél kiválasztására az alábbi szabályokat kell alkalmazni: Ft-ot el nem érő szerződési érték esetében a szerződő felet szabadon lehet kiválasztani Ft és a közbeszerzési értékhatár közötti értékre a szerződő felet árajánlat(ok) értékelése alapján kell kiválasztani Ft feletti értékhatár felett minimum három árajánlat bekérése kötelező. Az ajánlatkérésnek és az ajánlattevők válaszának időben korábbinak kell lenniük a nyertes ajánlattevő kiválasztásának időpontjánál, az utólagos (kontroll-) ajánlatok a szerződő fél kiválasztásának indokaként nem vehetők figyelembe. A közbeszerzési értékhatárokat a mindenkor hatályos Közbeszerzési Utasítás tartalmazza. Az adott évre irányadó értékhatárok a Közbeszerzési Tanács a Közbeszerzési Értesítőben teszi közzé: 0/ertesitoProperties?objectID=friss&topPosition=1 A Kbt. szerinti alanyi mentesség esetén tehát ha a Kbt. szerinti kivételi kör feltételei a szerződéskötő fél irányában határoznak meg kritériumokat azzal a társasággal kell és lehet szerződést kötni, melynél a mentesség feltételei fennállnak, a DHL szerint döntésre jogosult

18 214 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám szerv/személy a mentesség alkalmazásának lehetőségét elvetheti. Ügyiratban, írásban megindokolt, illetve dokumentumokkal alátámasztott esetben (pl. ha a szerződés tárgyának speciális volta, illetve kizárólagos jog miatt nincs a piacon három teljesítésre képes és alkalmas partner, vagy olyan, a szerződést biztosító kötelezettségre kötött önálló szerződésről van szó, ahol a szerződő felek adottak, vagy ha a megkeresett partnerektől ajánlat, illetve érdemi válasz nem érkezett) egy ajánlat esetén is megköthető a szerződés. Az indok valós voltáért a szerződést kötő szervezeti egység felelős. A szerződő fél kiválasztásánál a tisztességes piaci verseny és az esélyegyenlőség szabályainak alkalmazását és a Társaság üzleti érdekeinek védelmét minden körülmények között biztosítani kell A szerződés tartalmának megállapítása A szerződés kötelező tartalmi elemei A Társaság által megkötött szerződések tartalmának kialakításakor az adott szerződés céljához és tárgyához igazodóan törekedni kell az alábbiak pontos rögzítésére: a szerződés fejlécében a szerződés száma (4.7 pontnak megfelelően), a szerződés tárgyára vonatkozó CPV kód és EBR szám (CPV kódok elérhetőek: közbeszerzési eljárásra, beszerzési eljárásra utalás a preambulumban, a felek meghatározása, (1. számú melléklet szerint), a szerződés aláírójának/aláíróinak olvasható neve (igazodva az Alapító Okirat és a DHL rendelkezéseihez), a szolgáltatás, a szerződés pontos tárgya (pl. áru beszerzése, szolgáltatás beszerzése), jogszabályi kötelező előírások, számlázási és fizetési feltételek, a szerződő felek feladatainak (jogok és kötelezettségek) részletes meghatározása az ellenszolgáltatás (díj) pontos megjelölése betűvel és számmal is, az elszámolás módjának megállapítása, ideértve a termék vagy szolgáltatás általános forgalmi adóvonzatát, hivatkozva a szerződött összegnél a mindenkor hatályos ÁFÁ-ra (Ft + mindenkor hatályos ÁFA), megjelölve a szerződött összegnél annak %-os adótartalmát, illetve a termékértékesítés, vagy szolgáltatás esetleges adómentességét, a teljesítési határidő, részhatáridő, további más határidő, teljesítés igazolás szabályai, alvállalkozó, közreműködő igénybevételének szabályai, azok érvényesülésének ellenőrzése, ezzel kapcsolatos szankciók, a kellék- és jogszavatosság, jótállás (garancia) kikötése, meghatározása, a szerződés időbeli hatálya, a szerződésszegés következményeinek (elállás, kötbér, kártérítés) meghatározása, annak szabályozása, hogy a Társaság tulajdon, illetve használati jogszerzése esetén harmadik személy jogfenntartása nem akadályozhatja vagy korlátozhatja a Társaság tulajdonszerzését, használati jogát, ennek megszegése esetére a Társasággal szerződő partner korlátlan felelősségének rögzítése, annak rögzítése, hogy Társaság munkavállalója nem vehet részt a Társasággal szerződő fél teljesítésében melyet a Társaság bármikor jogosult ellenőrizni, ennek megszegése esetén a Társasággal szerződő fél teljes körű kártérítési felelősségének rögzítése, annak rögzítése, hogy a (szerződéses partner) megismerte ( és elfogadja a MÁV Zrt. Etikai Kódexét, az abban foglalt értékeket a jogviszony fennállása alatt magára nézve mérvadónak tartja. Kijelenti, hogy vitás eset felmerülésekor a MÁV Zrt. által lefolytatott eljárásban együttműködik a vizsgálókkal. Vállaja, hogy a MÁV Zrt. nevében eljáró személy(ek) Etikai Kódexet sértő cselekményé(ei)t jelzi a MÁV Zrt. által működtetett etikai bejelentő és tanácsadó csatornán keresztül, az üzleti titokra és a nyilvánosságra hozatali kötelezettségre vonatkozó rendelkezés az irányadó jogszabályok szerint, a szerződéses jogviszony megszüntetésének lehetőségei, (elállás, felmondás, felmondási idő), a vonatkozó jogszabályok felsorolása, a szerződés aláírásának helye és ideje, a szerződés cégszerű aláírása. A szerződés tartalmának kialakításakor figyelembe kell venni a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló, a mindenkor hatályos utasítás (lásd 5.4 pont) kötelező és ajánlott tartalmi elemeit is Egyéb, nem kötelező tartalmi elemek A szerződő felek által lényegesnek minősített, egyéb szerződéses feltételek az alábbiak szerint: a szerződő felek szerződés teljesítéséért felelős megbízottjainak név-, cím, telefon- és telefax szám megjelölése, a szerződés módosításának feltételei, keretszerződés esetén az egyedi lehívások és visszaigazolások szabályai, eljárásrendje, a mennyiségi és minőségi átadás-átvétel meghatározása, összeférhetetlenségi szabályok, pótmunka szabályozása, jogvitában eljáró bíróság meghatározása, melynek során törekedni kell a Társaság székhelyétől eltérő földrajzi fekvésű bíróságok illetékessége kikötésének elkerülésére

19 3. szám A MÁV Zrt. Értesítője szerződéstervezet elkészítése, szignálása A szerződéstervezet elkészítése A szerződéstervezet elkészítése az MSZSZ (DHL) szerinti szerződéskötésre jogosult szervezet feladata. Az időrendi sorrend nyomon követhetősége érdekében valamennyi szerződés tervezetet ügyiratban (ide értve a DMS szerinti elektronikus ügyiratot is) kell tárgyalni. Az ügyirati bejegyzések alapján kell a szerződés tervezet műszaki, üzleti, pénzügyi, minőségügyi és jogi felelősséggel terhelt munkavállalóját meghatározni. A szerződést az annak elkészítéséért felelős szervezet kijelölt munkavállalója köteles a jelen utasítás 4.4. pontjában leírtaknak megfelelően elkészíteni. Ez a személy munkajogi felelősséggel tartozik a szerződéstervezet műszaki és üzleti tartalmáért. A szakmailag bonyolult szerződések előkészítésébe az illetékes kontrolling-számviteli-pénzügyi szervezetet és a Jogi Igazgatóságot előzetesen a megfelelő idő biztosításával be kell vonni. A szerződés előkészítéséért felelős munkavállaló kezdeményezésére, ezen szervezeteknek biztosítani kell a közreműködést a szerződés szövegének elkészítésében. A szerződéskötések előkészítése során a vonatkozó utasításokat minden esetben figyelembe kell venni. Az Alapító, Igazgatóság és Elnök-vezérigazgatói szint esetén az előterjesztések rendjéről szóló utasítást is megfelelően alkalmazni kell. A szerződést kötő szervezeti egység vezetőjének felelőssége és kötelessége, hogy a szerződéssel érintett kockázatok azonosítása után gondoskodjon a kockázatok minimalizálásáról vagy megszüntetéséről. A szerződések előkészítése során a harmadik személyek felé történő kommunikációban rögzíteni szükséges, hogy az előkészítés nem minősül kötelezettségvállalásnak, jogról való lemondásnak vagy tartozás elismerésének a Társaság részéről mindaddig, amíg a döntésre jogosult szerv vagy személy a szerződést a Társaság képviseletében jóvá nem hagyja, illetőleg alá nem írja. A szerződéses tartalom és feltételek előkészítése során vizsgálni kell különösen: a szerződő fél legalitását, referenciáit, teljesítőképességét (pl. cégnyilvántartás, céginformációs rendszer, szállítói minősítési rendszer stb. segítségével), a szerződés kötelező tartalmi elemeinek meglétét, a műszaki tartalom és feltételek helyességét, a határidők kitűzését, az igénybe vehető biztosítékokat, a szerződés gazdasági hatásait, a minőségi, kereskedelmi feltételek biztosíthatóságát, a teljesítési határidők realitását, a hatályos jogszabályok betartását, (a szerződéstervezet feleljen meg a törvényes követelményeknek, melyek a szerződés érvényességéhez szükségesek), a versenyszabályok betartását, a szerződésszegés esetére vonatkozó kikötéseket, a szerződés megszüntetésének lehetőségét a körülmények (partner fizetőképessége stb.), vagy a Társaság érdekének változása esetén, szerződésszegés esetére igénybe vehető biztosítékokat, a pénzügyi biztosítékokat, amelyekről külön utasítás rendelkezik (lásd 5.4 pont) A szerződéstervezet cégszerű aláírását megelőző eljárás A szerződést cégszerű aláírását megelőzően először a szerződést kötő szervezeti egység szignójával, majd kontrolling-számviteli-pénzügyi (külön utasítás szerint, lásd 5.4 pont), és jogi szignóval kell ellátni. A DMS bevezetéséig a szerződést kötő szervezeti egységnek minden oldalon szignálnia kell a szerződést. Az előírt szignók beszerzéséért a szerződést kötő szervezeti egység felelős. A szignó kérelmezése szerződés tervezet 2 példányban történő ügyiratba helyezésével és vevő és szállítói szerződések esetén a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló a mindenkor hatályos utasítás (lásd 5.4 pont) 1. vagy 2. számú mellékletével, egyéb, vevői illetve szállítói szerződés körébe nem tartozó szerződés esetén ezen utasítás 2. sz. mellékletével (szerződést kísérő adatlap) együtt, az ott feltüntetett szervezeti egységeknek való megküldésével történik. A szignó a DMS bevezetéséig akkor érvényes, ha a szignó megadására jogosult személy, vagy az általa felhatalmazott személy a szerződés minden oldalának alsó sarkában elhelyezi aláírását, és a szerződést kísérő adatlapot (lásd e pont 2. bekezdését) ellátta olvasható nevével és aláírásával. A DMS bevezetését követően a jogi szignó akkor érvényes, ha a kontrolling-számvitelipénzügyi szignó megadását követően a jogi szignó megadására jogosult személy, vagy az általa felhatalmazott személy a szerződés minden oldalának alsó sarkában elhelyezi aláírását A kontrolling-számviteli-pénzügyi szignó A kontrolling-számviteli-pénzügyi szignó megadásánál az 5.4. pontban megjelölt utasítás rendelkezései szerint kell eljárni.

20 216 A MÁV Zrt. Értesítője 3. szám jogi szignó (jogtanácsos vagy ügyvéd szignója) A közbeszerzési, beszerzési, valamint nyilvános, illetve meghívásos versenyeztetési eljárás eredményeképpen megkötésre kerülő szerződés esetén a jogi szignót a szerződési feltételeket illetve a szerződéstervezetet tartalmazó pályázati dokumentációra is be kell szerezni. Közbeszerzési, beszerzési eljárás esetén az eljárás megindítását megelőzően a szerződés tervezetre a jogi szignót be kell szerezni. Nem szükséges a jogi szignó újbóli megszerzése, amennyiben a szerződés az eljárás megindítására irányuló előterjesztés mellékleteként, illetve egyszer már szignóval ellátott szerződéstervezet szerint kerül megkötésre, a tervezet és a megkötött szerződés tartalmi azonosságáért a szerződést aláírásra előterjesztők munkajogi felelősséggel tartoznak. A szerződéskötő szervezeti egység ilyen esetben a jogi szignóval ellátott szerződést köteles az ügyiratba elhelyezni és a tartalmi azonosságról nyilatkozni. A szerződéstervezetre jogi szignót a Vezető jogtanácsos, az általa erre felhatalmazott jogtanácsos vagy a Jogi Irodával szerződéses kapcsolatban álló ügyvédi iroda képviselője, vagy egyéni ügyvéd adhat. A szerződéstervezetet jogi szignóval ellátni csak akkor lehet, ha a szerződésből, illetve az ügyiratból az alábbi feltételek fennállása megállapítható, illetve az alábbi dokumentumok csatolásra kerültek: ha a szerződésben írt kötelezettségek és jogosultságok a hatályos jogszabályok és a jogi szakmai követelmények szerint megalapozottak és a Társaság részéről jogi úton érvényesíthetők, a tervezetet az összes szignózásra jogosult szervezeti egység ellátta szignójával (lásd pont), vagy annak beszerzése alól jelen utasítás rendelkezései alapján a szerződést kötő mentesül, a jelen utasítás pontjában előírt kötelező tartalmi elemeket a szerződéstervezet tartalmazza, a szerződő partner kiválasztására a vonatkozó jogszabályoknak, illetve utasításoknak megfelelően került sor. A szerződéskötő szervezeti egységnek a jogi szignó megadásához mellékelni kell: a szerződés tervezet végleges, a DMS bevezetéséig az előkészítő által minden oldalon szignált, a többi szignózásra feljogosított szervezet által már jóváhagyott és szignált szerződés 2 példányát, közbeszerzési, beszerzési, versenyeztetési eljárás esetén az előzetesen jogi szignóval ellátott szerződéshez képest a változtatások ismertetését amennyiben az eljárás fajtája a változtatást megengedi, a Kbt. szerinti egybeszámítás szabályainak figyelembevételére sor került, és a vonatkozó nyilatkozatot csatolták, a lefolytatott közbeszerzési, beszerzési, versenyeztetési eljárás dokumentumai, (értékelési szempontok, ajánlatkérés, bontási jegyzőkönyv, értékelő bizottság javaslata, ettől eltérő döntés indokolása, elektronikus árlejtés dokumentációja, ajánlatok, stb.), az ágazat-szakmailag érintett belső szervezeti egység véleményét (pl. az infokommunikációs tartalmú szerződések esetén az Infokommunikációs Igazgatóság), - a szükséges, adott esetben jogszabály által előírt engedélyeket, hozzájárulásokat (pl. NFM, MNV stb.) szerződésmódosítás esetén a teljes előzmény dokumentációt, különösen az alapszerződést, továbbá az arról szóló nyilatkozatot, hogy vizsgálták a szerződésmódosítás során a Kbt. hatálya alá tartozást, Kbt. szerinti kizárólagosság esetén a kizárólagosság indokolását és az azokat alátámasztó dokumentumokat (pl. szerződés, oltalom, forgalmazási kizárólagosság stb.) A szerződés(tervezet) jogi szignóval történő ellátása azt jelenti, hogy a jogi szignó kiadására feljogosított személy a szerződés (versenyeztetési dokumentáció) aláírásra (megjelentetésre) kerülő egy példányának minden oldalát kézjegyével és a Társaság oldaláról jogszabály alapján ellenjegyzést igénylő szerződések esetén jogtanácsosi/ügyvédi pecséttel látja el. A szerződést kötő szervezeti egység jogi szignó megadására olyan szerződés tervezetet köteles ügyiratban megküldeni, melyet a többi, kötelező szignózásra feljogosított szervezet már jóváhagyott. Nem kell jogi szignó az általános szerződési feltételekkel teljes mértékben megegyező tartalmú, 500 ezer Ft alatti szerződések esetében, valamint a mintaszerződésekkel teljes mértékben megegyező tartalmú, 200 ezer Ft alatti szerződések esetében (lásd pont), kivéve, ha a vezető jogtanácsos (illetve a vonatkozó belső utasítás) másként nem rendelkezik A kontrolling-számviteli-pénzügyi és jogi szignó megtagadása és következményei Kontrolling-számviteli-pénzügyi és jogi szignót ebben a sorrendben minden szerződéshez kell kérni (kivétel vonatkozó utasítás /lásd 5.4/ 2.2 pontja, illetve a jelen utasításban meghatározott egyéb esetek, így különösen a és pontban foglalt esetekben). Amenynyiben a kontrolling-számviteli-pénzügyi szignó adását az illetékes szervezet vagy a jogi szignó adását a Jogi Igazgatóság, illetve a Vezető jogtanácsos által kijelölt jogtanácsos/ügyvédi Iroda/ügyvéd megtagadja, azt az ügyiratban foglalt írásbeli indoklással felülbírálhatják, és a vonatkozó szerződést megköthetik a következő vezetők: - ha a jogi szignó megtagadása a szerződő partner kiválasztására vonatkozó szabályok megsértése miatt történik, az Igazgatóság döntése alapján a felhatalmazott vezető (vezetők),