2010. évi ellenőrzési jelentés az Esztergom és Nyergesújfalu Többcélú Kistérségi Társulás munkaszervezetének belső ellenőrzéséről

Átírás

1 2010. évi ellenőrzési jelentés az Esztergom és Nyergesújfalu Többcélú Kistérségi Társulás munkaszervezetének belső ellenőrzéséről I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása (Ber. 31. (3) bekezdés a) pont) A 2.3. számú melléklet táblázatos formában az alábbiakat rögzíti: Terv: A Társulási Tanács a 92/2009. (XI.12.) TTh. határozatával fogadta el a évre vonatkozó belső ellenőrzési tervet. A évi belső ellenőrzési tevékenység tervezése során a terv végrehajtására fordítható nettó munkaidőt 464 munkaórával hagyta jóvá a Társulási Tanács. A tanácsadó tevékenységekre fordítható nettó munkaidőt 80 munkaórában, míg az egyéb tevékenységekre eső időt (továbbképzés, beszámoló, tervezés, nyilvántartások) szintén 80 munkaórában határozták meg. Összesen: 624 munkaóra. Tény: A évben, a terv végrehajtására fordított nettó munkaidő 464 munkaórát jelentett, tanácsadó tevékenységre nem került sor, míg az egyéb tevékenységek 32 munkaórát tettek ki. Ez az idő az ellenőrzések adminisztratív nyilvántartásaira, valamint a évi ellenőrzési terv összeállítására lett igénybevéve. Összesen: 496 munkaóra. Az ellenőr díjazása csak a végrehajtott ellenőrzésekre terjedt ki. 1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága (Ber. 31. (3) bekezdés aa) pont) 1.1. A tervezés minőségének utólagos rövid értékelése A terv végrehajtása során a tervezés folyamatában végzett kockázatelemzés megfelelőnek bizonyult, a kockázatos területek és folyamatok feltárásra kerültek, a fókuszcélok kijelölése, továbbá a kockázatok súlyozása megtörtént, így a tervezés stabil alapját képezte a hatékony és eredményes munkavégzésnek. A gazdasági- pénzügyi- irányítási folyamatokat kielégítően lefedte a belső ellenőrzési tevékenység, azaz a tervezés során a kockázatelemzés kiterjedt minden kockázatos területre, illetve az érintett területek megfelelő mértékét lefedte A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Az 2.2. számú melléklet alapján az elvégzett ellenőrzések kerülnek bemutatásra: Ellenőrzendő folyamatok A kistérségi társulás által nyújtott (vissza- és vissza nem térítendő) támogatások elszámolásának ellenőrzése /különös tekintettel a Kistelepülési Alapra vonatkozólag/ Közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása, a törvényi előírásoknak megfelelősége az adott időszakban. Az ellenőrzés ütemezése januárfebruár március áprilismájus június Erőforrás szükségletek 112 munkaóra 96 munkaóra 1

2 A költségvetés tervezése, az előirányzatok módosítása és átcsoportosítása A költségvetés végrehajtása (kiadások teljesítése és a bevételek realizálása) júliusaugusztus szeptember októbernovember- december 2. számú melléklet 128 munkaóra 128 munkaóra Összegezve megállapítható, hogy a tervezett 5 db ellenőrzésből (1 db szabályszerűségi, 2 db pénzügyi, és 2 db rendszer) 5 db ellenőrzés került végrehajtásra (1 db szabályszerűségi, 2 db pénzügyi, és 2 db rendszer) A tervezettel megegyezően 464 munkaóra (szabályszerűségi ellenőrzésekre: 48 munkaóra, pénzügyi ellenőrzésekre: 160 munkaóra, rendszer ellenőrzésekre: 256 munkaóra) került felhasználásra. * Elmaradt ellenőrzések Elmaradt ellenőrzések nem történtek Soron kívüli ellenőrzések Soron kívüli ellenőrzések lefolytatására a Tanács elnöke és a munkaszervezet vezetője a terv végrehajtása során megbízást nem adott Terven felüli ellenőrzések Terven felüli ellenőrzések lefolytatására a Tanács elnöke és a munkaszervezet vezetője a terv végrehajtása során megbízást nem adott. 2. Az ellenőrzések minőségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők (Ber. 31. (3) bekezdés ab) pont) Ebben a pontban kerül bemutatásra és értékelésre a belső ellenőrzési tevékenység ellátásának minősége, az adott évben rendelkezésre álló személyi és tárgyi feltételek, valamint a belső ellenőrzési tevékenység ellátását elősegítő és akadályozó tényezők: 2.1. A belső ellenőrzési egység(ek) létszámhelyzete Az 2.1. számú mellékletben részletezett módon a belső ellenőrzési tevékenységet 1 fő megbízási jogviszonyban álló belső ellenőr látta el. A megbízás kizárólag a munkaszervezetre vonatkozott, nem terjedt ki a társult önkormányzatokra, intézményeikre, költségvetési szerveikre, gazdasági társaságaikra. A PM útmutatása szerint a megbízásos jogviszony külső szolgáltató bevonásának minősül, a kapacitás meghatározása munkanapok helyett, munkaórákban történik. A fentiek alapján az ellenőr tevékenységei ellátására tervezett munkaóráinak száma: 464 munkaóra. A felhasznált munkaóra 464, tehát a terv az előirányzott adatokkal teljesült. * A Társulási Tanács valójában 4 db ellenőrzést hagyott jóvá, csak a közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása tárgyú ellenőrzés pénzügyi és szabályszerűségi is volt egyben, amit a táblázatos mellékletben külön-külön kellett szerepeltetni, tehát az a 4 db ellenőrzés valójában 5 db a beszámoló struktúrája szerint. 2

3 Tekintettel, hogy a társulás 1 fő belső ellenőrt foglalkoztatott, így egyedül látta el a Ber.-ben meghatározott valamennyi ellenőrzési tevékenységet, és további kapacitás- kihasználást jelentett, hogy el kellett látnia a belső ellenőrzési vezető, továbbá a vizsgálatvezető hatáskörébe delegált feladatokat is A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok sikeresek-e, melyek a főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél Közszolgálati jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőri állásra kiírt pályázatokra nem került sor A belső ellenőrök képzettségi szintje és gyakorlata (Ber. 11. ) A belső ellenőr megbízási szerződéseiben vállalt feladatai teljesítéséhez - Ber. 11. (1) a) - kellő szakértelemmel /iskolai végzettség és gyakorlat tekintetében/ rendelkezett A belső ellenőrök képzései (Ber. 12. k)) Szakmai képzés Nem került rá sor Idegennyelvi képzés Nem került sor Informatikai képzés Nem került sor Egyéb (pl. kommunikációs, vezetési képzések). Nem került sor A belső ellenőrzés funkcionális függetlensége biztosított-e, sérült-e (Ber. 6. ) A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőr a Társulási Tanács elnöke és a munkaszervezet vezetőjének alárendeltségébe tartozott, és közvetlenül a Társulási Tanács elnökének, és a munkaszervezet vezetőjének alárendelten végzte a feladatait. Feladatot, megbízást az ellenőrzések lefolytatása során csak a Társulási Tanács elnökétől és a munkaszervezet vezetőjétől kapott Az ellenőrzés során valamilyen dokumentációhoz és/vagy ellenőrzötthöz való hozzáférés akadályai (Ber. 13. ) Az ellenőrzések során a munkaszervezet felelős munkatársai: a) az ellenőrzés végrehajtását nem akadályozták, az együttműködés biztosított volt; b) az ellenőr részére szóban és/vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadták, a dokumentációkba a betekintést biztosították, kérés esetén az eredeti dokumentumokat - másolat és átvételi elismervény ellenében - az ellenőrnek megadott határidőre átadták; c) az ellenőrzés megállapításai, és javaslatai alapján a végrehajtásért felelősöket és a végrehajtás határidejét feltüntetve intézkedési tervet készítettek,. d) az ellenőr számára megfelelő munkakörülményeket biztosították. 3

4 2.7. Összeférhetetlenségi esetek (Ber. 15. ) Összeférhetetlenségi esetek, a vizsgált folyamatok és személyek tekintetében nem álltak fenn Az ellenőrzési jelentések általános minősége (Ber. 27. ) A munkaszervezet felelős munkatársai részéről a megállapítások elfogadottsága a záradékolás során megfelelő volt, a belső ellenőr megvalósítható ajánlásokat tett, a jelentés érdemi ajánlásokat és javaslatokat tartalmazott A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők Az ellenőrzések lefolytatása során a személyi és tárgyi feltételek biztosítva voltak a munkaszervezet vezetője részéről, technikai feltételek (pl. számítógép, internet-hozzáférés, jogtár) hiánya nem akadályozta a munka hatékonyságát Az ellenőrzések nyilvántartása (Ber. 32. ) A munkaszervezet belső ellenőre az iktatási és nyilvántartási kötelezettségeknek, a hivatali iktatórendszer keretében tett eleget. Valamennyi konkrét ellenőrzési mappát, külön iktatószám alatt kezelt, s a kötelezően tárolni szükséges dokumentumokat a mappában lefűzte (összefoglalóan: ügyirat): Ellenőrzendő folyamatok A kistérségi társulás által nyújtott (vissza- és vissza nem térítendő) támogatások elszámolásának ellenőrzése /különös tekintettel a Kistelepülési Alapra vonatkozólag/ Közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása, a törvényi előírásoknak megfelelősége az adott időszakban A költségvetés tervezése, az előirányzatok módosítása és átcsoportosítása A költségvetés végrehajtása (kiadások teljesítése és a bevételek realizálása) Nyilvántartás száma (iktatószám) 6806/ / / / Az ellenőrzések fontosabb megállapításai, következtetései és javaslatai (Ber. 31. (3) bekezdés ac) pont) Az alábbiakban kerülnek bemutatásra a belső ellenőr által fontosnak minősített megállapítások, illetve a következtetések, és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatok. Tekintettel a megállapítások, és a következtetések jelentős számára, azokat a konkrét ellenőrzési jelentések tartalmazzák, jelen beszámolóban a javaslatok felsorolása történik meg ellenőrzésenként: 1 Az ellenőr: az ellenőrzött szerv ellenőrzött szerv munkatársainak, illetve ellenőrzött terület felelőseinek a Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény 685. b) pontja szerinti közeli hozzátartozója nem volt; az ellenőrizendő szakterülettel vagy folyamattal közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában nem működött közre, a program lezárását, illetve a feladat elvégzését követő két éven belül; nem fordult elő olyan eset, amikor az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása tőle egyéb okból nem lett volna elvárható. 4

5 PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉSEK 2. számú melléklet I. A kistérségi társulás által nyújtott (vissza- és vissza nem térítendő) támogatások elszámolásának ellenőrzése /különös tekintettel a Kistelepülési Alapra vonatkozólag/ 1. Gondolja végig, hogy a települési tagönkormányzatok által benyújtott elszámolási dokumentumok hatékonyabb ellenőrzéséhez, egységesített tartalmú számadási rendszert határoz-e meg. 2. Rögzítse az elszámolások ellenőrzési rendjét, melynek során a munkaszervezet erre a feladatra kijelölt munkatársa megbízásán túl, pénzügyi végzettséggel és érvényesítői jogkörrel felruházott munkatárs megbízása is szükséges. Rögzítse továbbá az ellenőrzések dokumentálási módját is. 3. Készítse/készíttesse el a támogatások folyamatára vonatkozó ellenőrzési nyomvonalat, tekintettel az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 156. (2) bekezdésben foglaltakra. PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSEK I. Közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása, a törvényi előírásoknak megfelelősége az adott időszakban 1. Legkésőbb a soron következő eljárás előkészítését megelőzően 2 gondoskodjon a Kbt. 6. (1) bekezdésében meghatározott közbeszerzési szabályzat kiegészítéséről a közbeszerzési eljárások belső ellenőrzésének felelősségi rendjére vonatkozólag. RENDSZERELLENŐRZÉSEK I. A költségvetés tervezése, az előirányzatok módosítása és átcsoportosítása 1. A Társulás költségvetésének elkészítése során biztosítsa, az Ámr. 29. (12) bekezdésében foglaltak betartását a költségvetés szerkezetére vonatkozóan, és alakítsa ki a fejezet/cím rendet. 2. Az Ámr. 145/B. (1) bekezdése alapján, készítse el az ellenőrzési nyomvonalat a költségvetési tervezés és előirányzat módosítás folyamatára. II. A költségvetés végrehajtása (kiadások teljesítése és a bevételek realizálása 1. Az Ámr. 145/B. (1) bekezdése alapján, készítse el az ellenőrzési nyomvonalat a költségvetési gazdálkodás, kötelezettségvállalás és előirányzat felhasználás folyamatára. 4. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása (Ber. 31. (3) bekezdés ad) pont) Az ellenőrzések végrehajtása során nem fordultak elő ilyen esetek. 2 Kbt : közbeszerzési eljárás előkészítése: az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítése 5

6 5. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Ber. 31. (3) bekezdés ae) pont) Az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény 121. (1) bekezdésével, továbbá az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet val összhangban a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési (FEUVE) rendszer kiépítése és működtetése szükséges a szervezet folyamataiban rejlő kockázatok minimális szintre szorítása érdekében, ami egyben megalapozza a munkaszervezet törvényes és szakmai-működési rendszerének a kritériumait, ezáltal a tevékenységek hatékonysága és gazdaságossága is növelhető. II. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása (Ber. 31. (3) bekezdés b) pont) 1. Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolás a 12. n) pontjában meghatározott nyilvántartási rendszer alapján, figyelembe véve a 29/A. (4) és (5) bekezdésében meghatározott, az ellenőrzött szerv, szervezeti egység vezetője által megküldött beszámolót (Ber. 31. (3) bekezdés ba) pont) - 2. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok (Ber. 31. (3) bekezdés bb) pont) - Esztergom, április.. Készítette: Bodnár Mihály 6