GAZDASÁGI ÉS ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG MŰKÖDÉSI RENDJE *

Átírás

1 Ikt. sz.: SZF/ /2015. S Z O L N O K I F Ő I S K O L A GAZDASÁGI ÉS ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG MŰKÖDÉSI RENDJE * * A 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 13. (5) bekezdés szerint

2 1. A Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság jogállása (1) A Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság a Főiskolán a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a pénzügyi, számviteli rend betartásáért, az Intézmény működtetéséért, a használatában lévő vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért felelős szervezeti egység. (2) A GÜI szervezeti egységei: a. Gazdasági Osztály, b. Üzemeltetési Osztály, c. Informatikai Központ, d. Kollégium. (3) A gazdasági és üzemeltetési igazgató munkáját titkárság segíti. 2. A GÜI vezetőjének feladat-és általános jogköre (1) A GÜI vezetője a gazdasági és üzemeltetési igazgató, aki irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet. Tevékenységét közvetlenül a kancellárnak alárendelten végzi. (2) A gazdasági és üzemeltetési igazgatóval kapcsolatos munkáltatói jogokat a kancellár gyakorolja. (3) A gazdasági és üzemeltetési igazgató az általa ellátott feladatok tekintetében a kancellár helyettese, ennek megfelelő jogkörrel és felelősséggel. (4) A gazdasági és üzemeltetési igazgató feladatköre: a. szakmai irányítást, felügyeletet és ellenőrzést gyakorol a GÜI szervezetének munkája felett, b. a Főiskola kancellárjának folyamatos tájékoztatása a gazdálkodás helyzetéről, a költségvetés végrehajtásáról és a Főiskola pénzügyi helyzetéről, c. felügyeli a pályázati pénzügyi tevékenységet, d. felügyeli a Kollégium működését, e. elszámolás technikailag és gazdasági ügyekben ellátja a Campus tanétterem valamint a Liget Hotel és Tanszálloda felügyeletét, f. felügyeli a Főiskola tulajdonában lévő gazdasági társaságok tevékenységét, g. a Főiskola gazdasági, közbeszerzési, műszaki üzemeltetési és informatikai folyamatainak ellenőrzése h. Pro-Ant pályázati információs rendszerben történő munkavégzés felügyelete, i. az államháztartási és a költségvetési tervezéssel, gazdálkodással és beszámolással, az állami vagyon kezelésével és fejlesztésével, a munkaerő- és személyi juttatás-gazdálkodással, a pénzgazdálkodással, az előírt adatszolgáltatással és a belső gazdálkodás ellenőrzésével kapcsolatos főiskolai feladatok megszervezése, irányítása és ellenőrzése, j. az előirányzatok felhasználásának betartása, és betartatása, k. a Főiskola pénzügyi egyensúlyának likviditásának megtervezése, figyelemmel kisérése, a szükséges intézkedések meghozatala, l. a hatáskörébe utalt feladatok tekintetében, kiadmányozási, pénzügyi ellenjegyzési és utalványozási jogkört gyakorol, a kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, 1

3 érvényesítés, teljesítés igazolás rendjének szabályozása, illetve pénzügyi ellenjegyzés jogkörének delegálása, m. a jogszabályok és belső szabályozások betartása, illetve betartatása, a szabályozástól eltérő működés esetén a kancellárnál intézkedés kezdeményezése, n. javaslat a kancellár részére a belső ellenőrzésekre vonatkozóan, a külső és belső ellenőrzésekhez szükséges feltételek biztosítása, illetve intézkedés kezdeményezése az ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében, o. az éves leltározási ütemterv előkészítésének, valamint a leltárellenőrzések irányítása. A leltárellenőrök által készített leltárellenőrzési jelentések jóváhagyása, p. a GÜI szabályzatainak folyamatos karbantartása, aktualizálása, q. továbbá mindazon feladatok ellátása, amelyeket a jogszabályok és a főiskolai szabályzatok meghatároznak, illetve amelyekkel a Kancellár megbízza. (5) A gazdasági és üzemeltetési igazgató felelős: a. a Főiskola pénzügyi, valamint gazdálkodási terveinek előkészítéséért, a tervezés rendjének kialakításáért, az éves és középtávú gazdálkodási tervek elkészítéséért, b. a Főiskola rendelkezésére álló források és eszközök hatékony és célszerű felhasználásáért, a gazdálkodás megfelelő rendjének kialakításáért, folyamatos fejlesztéséért, c. a pályázati pénzügyek, kontrolling és forrásszerző tevékenység összehangolásáért, d. a pénzellátás és a bizonylati fegyelem rendjéért, a pénzkezelés szabályszerű működéséért, e. a számviteli és pénzügyi nyilvántartások rendjének megszervezéséért, végrehajtásáért, ellenőrzéséért, valamint a nyilvántartások folyamatos fejlesztéséért, a Főiskola pénzügyi helyzetének figyelemmel kíséréséért, a szükséges intézkedések és beavatkozások kezdeményezéséért, f. a költségvetési beszámolók, statisztikai jelentések, adatszolgáltatások elkészítéséért, g. a főiskolai tulajdon védelméért, a Főiskola épületeinek állagmegóvásáért. (6) A gazdasági és üzemeltetési igazgató jogköre: a. általános utasítási és ellenőrzési jogkör a Főiskola működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok ellátása tekintetében, b. ellenőrzési jogkör a GÜI alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett, c. gazdálkodási és pénzügyi intézkedések, utasítások meghozatala feladatkörében a Főiskolára kiterjedően. (7) A gazdasági és üzemeltetési igazgatót távollétében kivéve a kancellár által átruházott feladatokat - teljes jogkörrel a gazdasági osztályvezető helyettesíti. 3. Gazdasági Osztály (1) A Gazdaság Osztály a gazdasági és üzemeltetési igazgatónak alárendelten, a gazdasági osztályvezető közvetlen irányítása alatt végzi tevékenységét. (2) A Gazdasági Osztály általános feladatai: a. államháztartási és belső költségvetés készítése a tervezési egységek adatainak figyelembe vételével, b. előirányzatok nyilvántartása, c. a Főiskola éves beszámolójának mérleg sorait alátámasztó dokumentumok bekérése, ellenőrzése, összesítése, 2

4 d. pályázatok pénzügyi nyilvántartása, elszámolása, e. adatszolgáltatási kötelezettségek, jelentések teljesítése, főiskolai szintű összesítése, f. ad hoc beszámolók, elemzések készítése az igénylő szervezeti egységek számára. Pénzügyiszámviteli és egyéb gazdasági adatok alapján elemzések végzése a jogszabályi előírásoknak, illetve a belső információs igényeknek a figyelembe vételével, g. a gazdálkodási szabályok változásának figyelemmel kisérése, a szabályzatok módosításával kapcsolatban javaslattétel, h. könyvvezetési feladatok ellátása az Intézmény szervezeti egységeire vonatkozóan, gazdasági informatikai rendszerben, i. az év végi vagyonmegállapító leltározás szabályszerű előkészítése, a vonatkozó köriratok előkészítése, a leltározók felkészítése, a leltározás, a leltáreredmény feldolgozása és kiértékelése, j. a gazdasági informatikai rendszer egyeztetett adataira támaszkodva a vezetés igényeinek megfelelő információ szolgáltatás biztosítása, k. könyvelt adatok főiskolai szintű ellenőrzése, hibák feltárása, l. főkönyvi törzsadatok (főkönyvi szám, témaszám, egységkódok) nyitása, karbantartása, m. a számvitelre vonatkozó jogszabályi változások nyomon követése, betartása, alkalmazása, n. szabályzatok aktualizálásában részvétel, o. pénzügyi-számviteli és egyéb gazdasági adatok alapján elemzések végzése a jogszabályi előírásoknak, illetve a belső információs igényeknek a figyelembe vételével, p. gazdálkodási szabályzatban megjelölt érvényesítési, teljesítésigazolási, pénzügyi ellenjegyzési, utalványozási feladatok ellátása, q. munkaügyi tevékenységgel és bérszámfejtéssel kapcsolatos feladatok ellátása; társadalombiztosítási ellátásokkal kapcsolatos teendők, kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, r. az adózással, a nyugdíjazással, az állományba nem tartozók ügyeinek intézésével kapcsolatos feladatok ellátása. s. folyamatba épített ellenőrzés alkalmazása. 4. Üzemeltetési Osztály (1) Az Üzemeltetési Osztály a gazdasági és üzemeltetési igazgatónak alárendelten, az üzemeltetési osztályvezető közvetlen irányítása alatt végzi tevékenységét. (2) Üzemeltetési Osztály feladata: a. a Főiskola létesítményeinek beruházási, felújítási, fejlesztési, korszerűsítési feladatainak szervezése ellenőrzése, irányítása, b. a Főiskolai karbantartási munkák szervezése, koordinálása, ellenőrzése, c. műszaki átadás-átvétel megszervezése, d. garanciális és szavatossági igények érvényesítése, e. közüzemi díjak tervezése, felhasználások folyamatos ellenőrzése, f. épület- és terület gondnoki feladatainak ellátása, g. közbeszerzések bonyolítása, h. üzemeltetési feltételek biztosítása, ügyeleti és készenléti szolgálat működtetése, i. a Főiskola gépjármű parkjának üzemeltetése, szervezése, j. biztosítási ügyintézés (épület- és vagyonbiztosítás), k. ingatlanok, épületek műszaki adatainak nyilvántartása, 3

5 l. árajánlatok beszerzése, szerződések előkészítése, kivitelezések műszaki ellenőrzése, illetve ellenőriztetése, m. folyamatba épített ellenőrzés alkalmazása. 5. Informatikai Központ (1) Az Informatikai Központ a gazdasági és üzemeltetési igazgatónak alárendelten, informatikai központvezető irányítása alatt végzi tevékenységét. (2) Az Informatikai Központ feladata: a. az intézményi informatikai rendszerek (kiszolgáló szerverek, helyi hálózat, internetes csatlakozási pontok, tűzfalrendszer, hálózati aktív és passzív eszközök, adatátviteli rendszerek, telefonhálózat, telefonközpontok, kliens munkaállomások, oktató termet munkaállomásai, nyomtatási rendszer) zavartalan működtetése, felügyelete, karbantartása, b. a teljes informatikai rendszer biztonságos üzemállapotának biztosítása az intézményi tűzfal rendszer kezelésével (jelen tevékenység magába foglalja a teljes vírus védelmet, az elektronikus adatcsatornák biztonságos üzemeltetését, a kéretlen levelek szűrését, az internetes adatfogalom kontrollált hozzáférhetőségét, annak tartalom szűrését), c. informatikai, oktatástechnikai fejlesztési igények felmérése, fejlesztési feladatok végrehajtása, közreműködés pályázati megvalósítási tevékenységekben, d. a Vezetői Információs Rendszer hatékony működésének biztosítása, e. a Neptun tanulmányi rendszerének kiemelt fontosságú folyamatos üzemének biztosítása, f. a helyi hálózat teljes körű üzemeltetése, fejlesztése, ide értve az Internet szolgáltatás tartalomszűrt biztonságos üzemeltetését is, g. kiszolgáló szerverek üzemeltetése szorosan együttműködve az egyes felhasználói szakterületekkel, szervezeti egységekkel, h. szolgáltatás biztosítása SPAM szűréssel, i. vírusvédelem megvalósítása, j. az intézmény belső hálózatának tűzfallal történő védelme, annak üzemeltetése, k. az alkalmazások, felhasználók adatainak biztonságos tárolása, mentések megvalósítása, l. törvényi előírások, szoftver jogtisztaság betartása, használt szoftverek licenszelése, m. WAN (telephelyek közötti) hálózat üzemeltetése, fejlesztése, n. számítógépes tantermek, egyéb Internet hozzáférési pontok üzemeltetése, fejlesztése, o. az oktatás területén a beépített és mobil eszközök magas rendelkezésre állásának biztosítása, minőségük folyamatos figyelése, korszerűsítése, p. a strukturált hálózat igény szerinti fejlesztése, q. a telekommunikáció Főiskola szintű fejlesztése, üzemeltetése, r. telekommunikációs eszközök beszerzése, üzemeltetése, kapcsolódó szolgáltatásokra szerződések előkészítése, s. a Főiskola szervezeti egységeinek teljes körű informatikai támogatása, t. intézményi rendszerek használatának oktatása, u. informatikai és oktatástechnikai eszközök beszerzése. v. nyomtatási rendszer üzemeltetése, kellékanyag ellátásának biztosítása, w. intézményi mobil flotta fenntartása, ügyintézésének biztosítása. x. az intézmény költségvetésében, illetve beszerzési tervében meghatározott informatikai beszerzések lebonyolítása, a vonatkozó szerződések előkészítése (azok szakmai felügyelete), y. informatikai és oktatás technikai beszállítók kapcsolattartása, z. intézményi elektronikus adatok kezelése és védelme, aa. gazdasági informatikai rendszerek üzemeltetése, kiemelt támogatása, bb. internetes oldalak üzemeltetése, folyamatos elérhetőségének biztosítása, fejlesztése, 4

6 cc. felhasználói helpdesk rendszer fenntartása, felhasználói oldal informatikai támogatása, dd. informatikai eszközök leltári nyilvántartása, annak aktualizálása, kezelése, ee. folyamatba épített ellenőrzés alkalmazása. (3) Az Informatikai Központ feladata a Főiskola oktatástechnikai infrastruktúrájának magas színvonalú üzemeltetése, fejlesztése, ezen belül: a. videó stúdió technikai üzemeltetése, b. oktatástechnikai eszköz igények kezelése, az eszközök átadása, szükség esetén beüzemelése, c. vizuál-technikai kellékek biztosítása, d. teljes körű oktatástámogatás, e. az intézményi oktatási rendszerek, módszerek, tananyagok digitális fejlesztésének támogatása, f. a rendezvények technikai támogatása. (4) Az Informatikai Központ az országos akadémiai hálózattal való kapcsolatot is ellátja a vonatkozó szerződés alapján. A Főiskola Hungarnet/NIIF (Nemzeti Informatikai Infrastruktúra Fejlesztés) regionális központ, amely a régió NIIF intézményei számára Internet hozzáférést biztosít. Ezen feladat ellátása az érintett NIIF intézmények rendszergazdáival való szoros szakmai kapcsolat alapján történik. (5) Az NIIF által az Intézményben elhelyezett berendezések felügyeleti feladatait az Informatikai Központ látja el. 6. Kollégium (1) Kollégium a Főiskola szolgáltató szervezeti egysége, melynek élén kollégiumvezető áll, aki a tevékenységét a gazdasági és üzemeltetési igazgató közvetlen irányításával végzi. (2) A Kollégium feladata hogy támogassa azon elsősorban vidéki - hallgatók tanulmányait, akik eredményeik, szociális helyzetük, továbbá közösségi munkájuk alapján arra jogosultak és érdemesek és ezáltal segítse a hallgatók értelmiségi pályára való felkészülését. (3) A Kollégium térítés ellenében otthont és megfelelő tanulási feltételeket teremt a Főiskola hallgatóinak, lehetőséget ad tehetségük kibontakoztatásához, művelődésükhöz, testedzésükhöz és szabadidejük tartalmas eltöltéséhez. (4) A Kollégiumi titkárság a kollégiumvezető irányítása alatt végzi tevékenységét. A Kollégiumi titkárság feladata: a. a Főiskola kollégiumi adatainak, rögzítése, kezelése, b. a Főiskola kollégiumába felvételt nyert hallgatók adatainak Neptun rendszerben történő rögzítése, kezelése, c. a kollégiumi díjak és egyéb, kollégiummal kapcsolatos tételek Neptun rendszerben történő kiírása, a befizetések ellenőrzése, d. a Neptun kérvénykezelőben a titkárságra érkező Kollégiumi kérvények megválaszolása, véleményeztetése, 5

7 e. a Főiskola kollégiumában lévő vendégszobák hasznosításának koordinálása, az ezzel összefüggő árajánlatok összeállítása, tájékoztatás harmadik fél felé, szerződések előkészítése, számlák kiállítása, f. a Főiskola kollégiumában lévő vendégszobák hasznosításával járó szolgáltatások (szobák takarítása, ágynemű-mosatás) koordinálása, g. adatszolgáltatási kötelezettségek, jelentések teljesítése, főiskolai szinten és külső fél felé, h. ad hoc beszámolók, elemzések készítése az igénylő szervezeti egység kérésének megfelelően, i. a gazdálkodási szabályok változásának figyelemmel kisérése (pl. IFA, ÁFA változás), j. folyamatba épített ellenőrzés alkalmazása. 7. Záró rendelkezések (1) A GÜI-n keletkezett és az oda érkezett iratokat, dokumentumokat a Főiskola Iratkezelési és Irattárazási Szabályzata alapján kell kezelni. (2) A GÜI-n az EOS, TÜSZ, NEPTUN, Poszeidon, KIR3, NEXON rendszerek használatának ismerete kötelező a munkaköri feladatoknak megfelelően. (3) A Főiskola Szenátusa a GÜI Működési Rendjét a ülésén hozott 43/w/2015. (VII. 16.) számú határozatával elfogadta és az elfogadás napján lép hatályba. (4) A jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a Szolnoki Főiskola Szenátusa által napján 14/2015. (II. 26.) számú határozattal elfogadott Működési Rend hatályát veszti. Szolnok, július 16. Varga Csaba kancellár Dr. Túróczi Imre rektor 6